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Selbstmanagement

Eine Darstellung der Grundlagen unter vergleichender Berücksichtigung französischer und deutscher Kulturaspekte

Diplomarbeit 2002 73 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Darstellungsverzeichnis

Vorwort

1. Einführung
1.1 Begriffsklärungen
1.1.1 Selbstmanagement
1.1.2 Kultur
1.2 Zweck des Selbstmanagements
1.3 Werte des Selbstmanagements

2. Komponenten des Selbstmanagements
2.1 Zeitmanagement
2.1.1 Einführung ins Zeitmanagement
2.1.2 Zielsetzung
2.1.3 Planung
2.1.4 Umsetzung
2.2 Weitere Komponenten
2.2.1 Selbstwertschätzung
2.2.2 Selbstmotivation
2.2.3 Selbstkonditionierung
2.2.4 Tatendrang
2.2.5 Beziehungsmanagement
2.2.6 Balance

3. Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Eidesstattliche Erklärung

Darstellungsverzeichnis

Darstellung 1: Ebenen der mentalen Programmierung

Darstellung 2: Entscheidungsfreiheit

Darstellung 3: System der Zeitplanung

Darstellung 4: Eisenhower-Prinzip

Darstellung 5: Pareto-Zeitprinzip

Darstellung 6: ALPEN-Methode

Darstellung 7: Physiologische Leistungsbereitschaft als %-Abweichung

Darstellung 8: Tagesstörkurve

Darstellung 9: Entlastungsfragen – Maßnahmenplan

Darstellung 10: Externe und interne Zeitdiebe (Auswahl)

Darstellung 11: Besuchermanagement

Darstellung 12: SQ 3R-Methode

Darstellung 13: Sprach-Negativismus/Sprach-Positivismus

Darstellung 14: Beispiel für Neudefinition des Handlungszyklus

Darstellung 15: Problemmanagement contra Chancenmanagement

Vorwort

Ziel dieser Arbeit ist es, die Grundzüge des Selbstmanagements darzustellen, wobei sowohl Gemeinsamkeiten als auch Unterschiede im Selbstmanagementprozess zwischen Frankreich und Deutschland herauszuarbeiten sind. Die Darstellung erfolgt als einheitlicher Ansatz: wird kein expliziter Vergleich vorgenommen, so kann die Herkunft der jeweiligen Teile jedoch an jeder Stelle im Text anhand der dokumentierenden Quellenangaben nachvollzogen werden.

Nach einer Einführung in das Thema befasse ich mich im Hauptteil mit den einzelnen Komponenten des Selbstmanagements. Zu diesen zählt zunächst einmal das Zeitmanagement, welches bereits an sich ein sehr umfangreiches Themengebiet darstellt und ohne welches Selbstmanagement nicht denkbar wäre. Das Konzept des Selbstmanagement geht jedoch weit über reines Zeitmanagement hinaus, es umfasst darüber hinaus auch folgende Bereiche, die teilweise eigene Forschungszwecke bilden: Selbstwertschätzung, Selbstmotivation, Selbstkonditionierung, Tatendrang, Beziehungsmanagement und Wahrung der eigenen Balance.

Nach den Teilschritten Zielsetzung, Planung und Umsetzung vorzugehen empfiehlt sich nicht nur für ein effektives Zeitmanagement, sondern ebenso für die anderen Bestandteile des Selbstmanagements. Um Redundanz zu vermeiden werden sie jedoch lediglich einmal, nämlich im Rahmen des Zeitmanagements unter den Punkten 2.1.2, 2.1.3 und 2.1.4, dargestellt. Die Arbeit endet mit einer Zusammenfassung.

Mein Interesse für die Ausarbeitung dieses Themas wurde durch die Vorlesung „Internationales Personalmanagement“ geweckt, in welcher gemäß des Ansatzes ‚Bevor Sie andere führen können, müssen Sie sich erst einmal selbst sich selbst managen können!’ u.a. Zeitmanagement behandelt wurde. Den Impuls, Selbstmanagement unter vergleichender Berücksichtigung französischer und deutscher Kulturaspekte zu betrachten, gab mein Professor Dr. Gregor Bräutigam (Leiter o.g. Veranstaltung). Aufgrund der internationalen Ausrichtung meines Studienganges sowie des einen Jahres, das ich an einer französischen Grande Ecole (ICN = Institut Commercial de Nancy) verbrachte, nahm ich diese Anregung jedoch gerne an.

Selbstmanagement – Eine Darstellung der Grundlagen unter vergleichender Berücksichtigung französischer und deutscher Kulturaspekte.

1. Einführung

1.1 Begriffsklärungen

1.1.1 Selbstmanagement

Der Begriff des Selbstmanagements, im Deutschen auch Selbstführung oder Selbststeuerung genannt, wird in den Sechziger- und Siebzigerjahren zunächst als Selbstverpflichtung (engl. „commitment“) verstanden. „Peter Drucker etwa meint, wenn ein Manager sich nicht selbst führen könne, werde ihn keine Fähigkeit, Fertigkeit, Erfahrung und kein Wissen zu einem leistungsfähigen Manager machen.’“[1]

In der neueren Literatur hingegen wird Selbstmanagement eher als Chance zur individuellen Selbstverwirklichung,[2] als Selbstbehauptung (Wiedererlangung der eigenen Macht)[3] und als Selbstverantwortung gesehen.[4] Durch Selbstanweisungen kann man Verhaltensmodifikationen herbeiführen. Diese Fähigkeit zur Selbstregulation ermöglicht es, sein Leben in Einklang mit seinen Werten und Zielen zu gestalten.[5] Effektives Selbstmanagement besteht darin, seinen persönlichen Entwicklungsprozess weit voranzubringen, indem man sich selbst als Teil eines Vorganges versteht und diesen mitgestaltet. Es verlangt, seine persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten zu erkennen, seine Fähigkeiten zu entfalten und dabei seinen Bedürfnissen gerecht zu werden. Selbstmanagement ist ein dauerhafter Prozess,[6] er kennzeichnet sich durch das . Für effektives Selbstmanagement gibt es jedoch kein Standardrezept, vielmehr bedarf es der Klärung persönlicher Werte und Ziele[7] sowie eines echten Bedürfnisses nach Verbesserung.[8] Selbstmanagement bedeutet somit auch immer die Steuerung von Veränderungsprozessen.[9] Diese schließen insbesondere die aktive und eigenständige Problembewältigung mit ein.[10] Des Weiteren stellt Selbstmanagement das Bemühen dar, körperliche, geistige und emotionale Lebensweise in jede Lebensphase optimal zu integrieren.[11] Dabei findet Selbstmanagement nicht nur in der Berufswelt Anwendung. Es umfasst und fordert vielmehr auch die Verwirklichung privater Ziele.[12]

Letztlich geht es beim Selbstmanagement um die positive Gestaltung eigener Denkmuster.[13] Es ist daher zuvorderst eine Geisteshaltung, vor einem Ensemble von Techniken.“[14]

Nachfolgend werden einige typische Fragestellungen angeführt, deren Beantwortung den Selbstmanagementprozess leitet:

- Wer bin ich? (Welche Einstellungen charakterisieren mich, welche Werte habe ich?)[15]
- Was kann ich? (Über welche Kenntnisse und Fähigkeiten verfüge ich?)
- „Was will ich aus meinem Leben machen?“[16]
- Wo möchte ich in fünf, in zehn, in zwanzig Jahren stehen?[17]
- Was würde ich tun (wollen), wenn ich nur noch ein halbes Jahr zu leben hätte?
- Will ich das wirklich, oder will jemand anderes, dass ich dies tue?[18]
- „In welchem Ausmaß steht das, von dem ich denke, dass ich es tun muss, in Zusammenhang mit dem, was ich tun möchte?“
- Ist dies der richtige Moment, um eine Veränderung einzuleiten? Wen oder was benötige ich für die Umsetzung?[19]

1.1.2 Kultur

Das Wort Kultur kommt aus dem Lateinischen, wo es das Bestellen des Bodens bezeichnet.[20] In der westlichen Welt versteht man hierunter jedoch meist ‚Zivilisation’ oder ‚Verfeinerung des Geistes’ und insbesondere die Resultate dieser Verfeinerung wie Bildung, Kunst und Literatur. Dies ist die Bedeutung des Begriffs im engeren Sinne. Darüber hinaus bezeichnet Kultur aber auch die Denk-, Fühl- und Handlungsmuster der Menschen, die im Laufe des Lebens, die meisten davon in der Kindheit, erlernt werden. Hofstede nennt diese Denk-, Fühl- und Handlungsmuster mentale Programme. Sie umfassen nicht nur den Geist verfeinernde Tätigkeiten, sondern auch gewöhnliche und niedrige Dinge des Lebens (z.B.: Grüßen oder Essen). Dabei wird die mentale Programmierung von dem sozialen Umfeld bestimmt, in dem sie erworben wurde. Kultur umfasst damit die „Gesamtheit der Gewohnheiten eines Kollektivs“.[21] Kultur wird also erlernt, nicht vererbt. Man sollte daher unterscheiden zwischen menschlicher Natur einerseits und Persönlichkeit andererseits (siehe nachfolgende Darstellung).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Darst. 1: Ebenen der mentalen Programmierung[22]

1.2 Zweck des Selbstmanagements

Trotz einer Verkürzung der täglichen Arbeitszeit im Laufe der Jahrzehnte sowie der Er findung von immer mehr zeitsparenden Produkten haben Menschen dennoch zunehmend das Gefühl, immer weniger Zeit zu haben.[23] Ständig neue Veränderungen der Umwelt führen zu Beschleunigung, steigende Anforderungen an den Einzelnen bei vielen zu Überforderung.[24] Der Zweck des Selbstmanagements besteht darin, nicht fremd-, sondern selbstbestimmt zu handeln, seine Ziele zu verwirklichen und dabei[25] jede Tätigkeit effizienter, doch stressfreier zu gestalten. Es geht darum, durch eine bessere Lebensqualität ein Höchstmaß an Gefallen an dem zu finden, was man tut.

Aus beruflicher Sicht erhöht die Fähigkeit zum Selbstmanagement zudem den Wert einer Arbeitskraft, denn Organisationen benötigen zunehmend Mitarbeiter, die ihre Aus- und Weiterbildung selbst gestalten und auf Veränderungen flexibel reagieren können.[26]

Zudem ist man, sich selbst und anderen gegenüber, zur Selbstführung verpflichtet, da man als Individuum für sich als erster verantwortlich ist.[27]

1.3 Werte des Selbstmanagements

Es gibt einige grundlegende, das Selbstmanagement fundierende Wertvorstellungen wie z.B. Aufrichtigkeit, Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit.[28]

Darüber hinaus gibt es weitere, zentrale Werte, die zumal in Problemsituationen von entscheidender Bedeutung sein können. Dazu zählen das Gefühl von Sicherheit und Lebensbejahung, Vertrauen in die Fähigkeiten und das Entwicklungspotential anderer, Offenheit und Interesse, Selbständigkeit und Eigenverantwortlichkeit sowie das Bejahen von Interdependenz.[29]

Sicherheit und Lebensbejahung sind außerordentlich wichtig, da sie ständig durch unvorhersehbare, exogene Einflüsse (Ungerechtigkeit, Krankheit, Verbrechen etc.) bedroht werden. Um sein Leben dennoch selbstbestimmt zu gestalten, bedarf es manchmal eines unerschütterlichen Vertrauens in sich selbst. Dieses sowie eine positive Lebenseinstellung entwickeln und ausbauen zu können ist eine entscheidende Vorraussetzung für effektives Selbstmanagement.

Vertrauen in die Fähigkeiten und das Entwicklungspotential anderer, welches die Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit bildet, hängt eng mit dem Bejahen von Interdependenz zusammen. „Interdependente Menschen kombinieren ihre eigenen Bemühungen mit denen anderer, um zu größerem Erfolg zu gelangen“, sie bringen sich bei ihnen ein und haben gleichzeitig Zugang zu deren Ressourcen und deren Potential.[30]

Offenheit und Interesse begünstigen Selbstmanagement, da sie helfen, Mitmenschen und Umwelt zu verstehen. Es ist jedoch anzumerken, dass Interesse, vor allem in Organisationen, häufig auf Ablehnung stößt, da es für wenig produktiv gehalten wird. Auch kann ein zu offener Umgang mit Informationen Risiken bergen, sodass Offenheit und Interesse stets vorsichtig zu handhaben sind.

Zu den bedeutendsten Werten für effektives Selbstmanagement zählen jedoch Selbständigkeit und Eigenverantwortlichkeit.

Selbständigkeit verlangt, die eigene Motivation zu kennen, für sich Prioritäten festzulegen, eigenständig Entscheidungen zu treffen und deren Konsequenzen zu tragen.

Eigenverantwortlichkeit meint folgendes: man darf sich nicht von seinen Gefühlen, den Umständen oder Bedingungen leiten lassen.[31] Stattdessen muss man anerkennen, dass nicht andere oder die Umwelt für das eigene Tun verantwortlich sind, sondern dass man sein Verhalten und seine Reaktionen selbst wählt. Dabei ist das Verhalten eine Funktion der eigenen Entscheidungen, nicht der gegebenen Bedingungen.[32]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Darst. 2: Entscheidungsfreiheit[33]

Selbstbewusstheit, Vorstellungskraft, Gewissen und unabhängiger Wille, die Begabungen, die den Menschen einzigartig machen, ermöglichen es ihm, seine Gefühle seinen Werten unterzuordnen und somit getreu letzteren zu handeln. Das Leben ist somit letzten Endes die Summe der Entscheidungen, die man getroffen hat.[34]

Eigenverantwortlichkeit bedeutet Des Weiteren, das ‚Gesetz der zwei Phasen’ anzuerkennen. Dieses besagt, dass alles zweimal geschaffen wird: so gibt es eine mentale Phase des Entstehens, z.B. beim Hausbau die Planung des Architekten und, wenn diese erste Phase abgeschlossen ist, eine zweite, physische Phase, die des tatsächlichen Baus. Eigenverantwortlichkeit in diesem Sinne meint, die Verantwortung für beide Phasen, insbesondere jedoch auch für die mentale Phase des Entstehens, zu übernehmen, um somit selbst zu gestalten statt lediglich fremde Entwürfe umzusetzen. Eine der wichtigsten Grundregeln für persönlichen Erfolg und Zufriedenheit ist daher die Verinnerlichung und Anwendung des Verantwortungsprinzips.[35]

Unabhängig davon, aus welchen Werten sich darüber hinaus das persönliche Glaubenssystem zusammensetzt, um effektives Selbstmanagement betreiben zu können, muss man diese Werte kennen. Nur anhand dieser kann man seine Entscheidungen fällen und somit seine Identität und Integrität wahren.

2. Komponenten des Selbstmanagements

2.1 Zeitmanagement

2.1.1 Einführung ins Zeitmanagement

Häufig hört man den Satz, ;Zeit ist Geld’. Servan-Schreiber schlägt vor, in den folgenden gängigen Redewendungen einmal das Wörtchen ‚Zeit’ durch ‚Leben’ zu ersetzen:

- keine Zeit haben für
- seine Zeit gut nutzen
- Zeit verlieren
- Zeit aufwenden für
- Ich brauche mehr Zeit !

Durch diese Beispiele wird deutlich, dass Zeit und Leben für den Einzelnen praktisch dasselbe sind.[36] So auch die Sicht in Deutschland: „Zeit ist so etwas wie das Leben selbst.“[37] Dennoch denken die meisten Menschen weitaus mehr über die Verwendung ihres (erneuerbaren) Geldes, als über die ihrer (unwiederbringlichen) Zeit nach.[38] Servan-Schreiber hingegen hält es für vernünftiger, sein Portemonnaie aus der Hand zu geben als seinen Kalender. Hinzu kommt, dass Zeit weder gespeichert, noch vermehrt oder übertragen werden kann.[39] Die Erfindung der Digitaluhr mit Sekundenanzeige führt darüber hinaus vor Augen, wie schnell Zeit vergeht: die Sekunden verfliegen geradezu. Diese unangenehme Erkenntnis ist allerdings Grundlage jeglicher Motivation, seine Zeit besser nutzen zu wollen.[40]

Viele Menschen benennen Zeitmangel als ihr größtes Problem. Jedoch ist Zeitmangel kein Problem, sondern ein Symptom – ein Symptom für unklare Ziele, falsche Prioritätensetzung sowie mangelhafte Planung. Schließlich nimmt man sich Zeit, wenn etwas nur wichtig genug erscheint.[41] Denn: „Zeit hat man nie, Zeit muss man sich nehmen!“ (Martin Ochsner)[42]

Im Übrigen ist Zeit demokratisch verteilt: jedem stehen 24 Stunden am Tag zur Verfügung, jeden Tag.[43] Somit hat jeder alle Zeit, die es gibt. Jedoch lässt sich Zeit im eigentlichen Sinne nicht managen: man kann nur versuchen, sie so gut wie möglich zu nutzen. Es gibt nur eines, was man managen kann – sich selbst. Zeitmanagement ist die durchgängige und zielorientierte Anwendung von bewährten Arbeitsmethoden, um sich selbst so zu organisieren, dass die vorhandene Zeit optimal genutzt wird. Erfolgreiches Zeitmanagement ist daher vor allem konsequentes Selbstmanagement.[44] „Maîtriser le temps, c’est se maîtriser soi-même.“[45]

Um seine Zeit jedoch besser einteilen zu können, muss man erst einmal wissen, wofür man sie bislang aufgewandt hat. Erster Schritt jeden Versuchs seinen Umgang mit der Zeit neu zu gestalten ist daher eine umfassende Zeitnutzungsanalyse.[46]

In Frankreich stehen beim Zeitmanagement[47] zwei von einander untrennbare, wenn auch fast entgegengesetzte Ziele im Vordergrund: einerseits soll Zeitmanagement dazu dienen, effizienter zu sein, andererseits wird großer Wert darauf gelegt, den Augenblick zu genießen. Es wird unterschieden zwischen Zeitbeherrschung („maîtrise du temps“) und Zeitmanagement („gestion du temps“). Während es bei letzterem darum geht, eine Stunde pro Tag zu gewinnen oder in der gleichen Zeit mehr zu erledigen, so ist bei ersterem erklärtes Ziel, besser zu leben. Zeitmanagement wird nicht nur als probates Mittel gesehen, Stress zu vermeiden, sondern vielmehr noch als Lebensphilosophie aufgefasst.[48] Im Gegensatz dazu wird in Deutschland Zeitmanagement in erster Linie auf die Arbeitswelt bezogen: es soll helfen, seine beruflichen Ziele zu verwirklichen. Vor allem wird neben höherer Effizienz (Tätigkeitsorientierung) vielmehr eine höhere Effektivität (Zielorientierung) angestrebt.[49]

Als Motivation, seine Zeitverwendung zu überdenken und neu zu gestalten, kann neben dem Wissen, dass die zur Verfügung stehende Zeit beschränkt ist, folgende Erkenntnis dienen: „Heute ist der erste Tag des Rests Ihres Lebens.“[50] Obwohl für den Menschen nur die Gegenwart zählt, denn es ist für ihn unvorstellbar woanders zu sein, werden Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft dennoch häufig auf eine Ebene gesetzt.[51] Dies verfälscht allerdings erheblich die Wahrnehmung der nutzbaren Zeit, welche lediglich die gegenwärtige ist. Der Mensch verfügt jedoch über die einzigartige Fähigkeit, in der Gegenwart die Vergangenheit zu nutzen um die Zukunft vorzubereiten. Dabei ist der Blick auf die Vergangenheit dem in die Zukunft für gewöhnlich überlegen, denn sich zu erinnern ist einfacher als vorherzusehen.

Zeitbeherrschung sollte nicht nur sporadisch als Leitprinzip für das Verhalten dienen: entweder lebt man es konsequent 24 Stunden am Tag oder aber man macht sich etwas vor. Das Gefühl, über zu wenig Zeit zu verfügen oder Zeit zu verlieren, wird bleiben, wenn man keine Zeit darauf verwendet, eben darüber nachzudenken. Zeitmangel lässt sich nur bekämpfen, indem man sich die Zeit nimmt, seine Zeitverwendung vorzubereiten. Abschließend muss man dabei vielleicht folgendes anerkennen: will man, gleichgültig worin, zu den Besten gehören, muss man mangels Zeit akzeptieren, in anderen Bereichen zu den weniger Guten zu gehören.

2.1.2 Zielsetzung

(1) Bedeutung der Zielsetzung

Man kann seine Zeit nur in die Hand nehmen, wenn man weiß, was genau man eigentlich mit ihr anfangen will, sowohl lang- als auch kurzfristig.[52] „A qui prend la mer sans décider de son port de destination, le vent n’est jamais favorable.“ (Montaigne)[53] Die Zielsetzung ist daher der erste wichtige Schritt beim Zeit- wie auch beim Selbstmanagement. Ohne Ziele ist jede Tätigkeit richtig – oder falsch, denn es fehlt jegliches Bewertungskriterium.[54] Außerdem helfen Ziele, Aktivität von Effektivität zu unterscheiden, denn „es ist möglich, sehr, sehr beschäftigt, aber nur wenig effektiv zu sein“.[55] Doch Sinn und Zweck von Tätigkeiten ist schließlich nicht die Beschäftigung an sich (Ausnahme: therapeutische Maßnahmen), sondern seinen Zielen näher zu kommen. Bevor man also versucht, Sprosse für Sprosse einer Leiter zu erklimmen, sollte man sich zuvor vergewissern, dass diese auch an der richtigen Mauer lehnt.[56] Des Weiteren bewirkt eine bewusste Zielsetzung, sich weniger durch andere oder die Umstände treiben zu lassen.[57] Als Ziel bezeichnet man dabei „.. die gedankliche Vorwegnahme eines zukünftig gewünschten Zustandes“[58] – ansonsten kann man lediglich von einem Vorsatz sprechen.[59]

(2) Zielfindung

Es stellen sich also die Fragen: Was ist mir wichtig? Was will ich in meinem Leben erreichen? (langfristige Zielsetzung) Wo will ich in ein bis fünf Jahren stehen? (mittelfristige Zielsetzung) sowie: Was möchte ich innerhalb des nächsten Jahres erreichen? (kurzfristige Zielsetzung).

Die Beantwortung dieser Fragen erfordert Zeit: man muss in sich gehen um seine innersten Bedürfnisse und Motive zu erforschen und die Antwort auch ein Stück weit erspüren.[60] Es gilt, sich ein Bild, eine Vision seines zukünftigen Lebens zu machen. Diese Lebensvision lässt sich beispielsweise mithilfe von Tagträumen oder Meditation entwickeln. Covey hingegen schlägt folgende Visualisierungsübung vor:[61]

Stellen Sie sich vor, Sie gehen zur Beerdigung eines geliebten Menschen. Sie betreten die Friedhofskapelle, hören die Orgelmusik, sehen die Blumen und Kränze. Sie befinden sich mitten unter den Angehörigen und Freunden, spüren die Trauer über den Verlust dieses Menschen. Als Sie jedoch nach vorne gehen, um in den Sarg zu blicken, sehen Sie sich selbst darin liegen. Es handelt sich um Ihre eigene Beerdigung, die in drei Jahren stattfinden wird. Alle hier versammelten Menschen sind gekommen, um von Ihnen Abschied zu nehmen. Dem Programm der Trauerfeier entnehmen Sie, dass es vier Redner geben wird: ein Familienmitglied, einen Freund, einen Kollegen sowie einen Vereinskameraden.

Nun denken Sie gründlich darüber nach, was Sie gerne von jedem der Redner über sich hören möchten. Was aus Ihrem Leben sollten sie erwähnen? Wie sollten sie Sie beschreiben? Als welche Art von Partner, Vater oder Mutter, Sohn oder Tochter? Als welche Art von Freund oder Kollege? Welche Leistungen sollten gelobt werden, welche Charakterzüge?

Wenn man sich einige Minuten Zeit nimmt und ernsthaft in diese Situation hineinversetzt, erhält man ein Bild, seine Vision davon, wie man sein und was man erreichen möchte. Wenn man schon „am Anfang das Ende im Kopf hat“[62] läuft man keine Gefahr, die eigenen, für wichtig befundenen Kriterien zu verletzen, sodass dann jeder Tag ein Beitrag zur eigenen Lebensvision darstellt. Die Zielsetzung ist unerlässlich, damit Zeitmanagement nicht nur eine koordiniertere Abfolge der Dinge ermöglicht, sondern auch das Wesentliche sichert, d.h., eine Vision des Ganzen, einen Sinn.[63] Zur Erleichterung der Zielfindung empfiehlt Covey, seine Vision in Form einer Lebensaussage aufzuschreiben, anhand welcher man „... alles andere im Leben messen kann.“

Beim Zielfindungsprozess bietet es sich an, zunächst einmal seine verschiedenen Rollen zu identifizieren und für jede einzelne zwei bis drei Hauptziele festzulegen. Hierbei stellt sich die Frage, ob man seine Rollenvielfalt (Vater/Mutter, Sohn/Tochter, Onkel/Tante, Kollege, Vorgesetzter, Nachbar, Kassenwart, Elternsprecher, Wahlhelfer, Hausmeister, Babysitter etc.) erhalten möchte, oder ob man einige (zugeflogene) Rollen lieber wieder abgäbe.[64] Hat man Rollen übernommen, die nicht zur eigenen Zielsetzung beitragen, sollten diese umgehend abgelegt werden, da sie Zeit und Energie kosten.

(3) Zielerreichung

Bereits das ‚bewusste’ Setzen von Zielen führt dazu, dass auch die unbewussten Kräfte auf deren Realisierung ausgerichtet werden.[65]

Zunächst ist zu klären, welche Mittel (persönliche, finanzielle und zeitliche Ressourcen) man zur Verwirklichung seiner Ziele benötigt und über welche davon man bereits verfügt, bzw. welche noch zu beschaffen sind (Ziel-Mittel-Analyse). In einem weiteren Schritt sind dann konkrete Handlungen zur Zielerreichung festzulegen. Was muss man tatsächlich tun, um seine Ziele realisieren zu können?

Ist man sich über seine Ziele im Klaren,[66] gilt es diese möglichst so zu formulieren, dass sie sich in unmittelbare Handlungen umsetzen lassen. Anstatt „ Ich will gesünder leben. “ also besser „ Ich will jeden Tag 15 Min. Waldlauf .. machen. “ festlegen. Denn je konkreter, handlungsbezogener und messbarer („was sind die sichtbaren Resultate meines Erfolges?“)[67] die Ziele sind, desto einfacher lassen sie sich planen und im nächsten Schritt auch realisieren.

Neben der Formulierung der gewünschten Ergebnisse kommt auch der Fristsetzung eine hohe Bedeutung zu. Nur wenn ein Endtermin festgelegt wird, lässt sich zu diesem Zeitpunkt überprüfen, ob oder in wieweit das Ziel erreicht ist.

Um große, umfangreiche Aufgaben zu bewältigen, empfiehlt es sich, diese in mehrere kleine Teilaufgaben zu untergliedern und für jede einzelne dieser Teilaufgaben, die jede für sich zu meistern sind, ein Zwischenziel zu setzen. Das Erreichen der jeweiligen Zwischenziele wird dazu motivieren, auch noch die übrigen Aufgaben in Angriff zu nehmen.

2.1.3 Planung

(1) Grundlagen der Planung

Planen bedeutet, die Verwirklichung von Zielen vorzubereiten und seine Zeitverwendung zu strukturieren.[68] Ziele sind ohne Pläne jedoch nichts weiter als Träume, um erstere zu realisieren muss daher der Weg bis zur Zielerreichung geplant werden, wobei ein guter Plan aus einem konkreten Ziel sowie einigen Handlungsstrategien besteht.[69] Seine Tätigkeiten zu planen bietet dabei den großen Vorteil, die für ihre Durchführung benötigte Zeit zu reduzieren. Planen bedeutet somit, Zeit zu gewinnen. Um weder zu wenig zu planen (Unterplanung) noch zu viel (Überplanung), empfiehlt es sich, maximal 1 Prozent der zu planenden Zeitperiode als Planungszeit anzusetzen. Für einen Tagesplan sind also 5-10 Minuten ausreichend.[70]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Darst. 3: System der Zeitplanung[71]

Gemäss der lang-, mittel- und kurzfristigen Zielsetzung[72] gibt es die entsprechende Planung, die sich in Lebensplan und Mehrjahresplänen, Jahres-, Quartals-, Monats- und Tagesplänen niederschlägt. Die Lebensvision ist Ausgangspunkt für den Lebensplan, aus dem sich alle anderen Pläne ableiten. Der Tagesplan ist die letzte, doch wichtigste Stufe der Zeitplanung, da man mit seiner Hilfe die konkrete Umsetzung der gesetzten Ziele anstrebt.

Nach Ablauf einer gesetzten Frist oder zum Ende eines Planungszeitraums wird zur Kontrolle ein Soll-Ist-Vergleich zwischen Plan und tatsächlichen Ergebnissen durchgeführt, denn Zielsetzung und Planung machen nur dann Sinn, wenn ihre Umsetzung und Einhaltung kontrolliert werden. Wurde das Ziel nicht erreicht, können sofort korrektive Maßnahmen, d.h., Plananpassungen, vorgenommen werden.

Insgesamt laufen die Dinge umso besser, je mehr man sie in Ruhe vorausplanen kann. Hingegen kommt einen Zeit, die man anfangs sorglos verloren hat und dann um jeden Preis aufholen muss, teuer zu stehen.[73]

(2) Prinzipien der Planung[74]

Nachfolgend werden die wichtigsten Prinzipien der Zeitplanung dargestellt:

1) Treffen mit sich selbst vereinbaren

Um einen effektiven Tag zu planen wird empfohlen, ein Treffen mit der wichtigsten Person zu vereinbaren, die man kennt: sich selbst![75] Dieses ist in den Kalender einzutragen, mit Ort und Dauer zu präzisieren und unter keinem Vorwand zu verschieben. Es sollte als die wichtigste Verabredung des ganzen Tages betrachtet werden. Während dieser Zeit sollte man auf jeden Fall alleine sein und dafür sorgen, unter keinen Umständen gestört zu werden. Ort und Zeitpunkt des Treffens mit sich selbst sind so zu wählen, wie es einem am besten zusagt. Sich regelmäßig zurückzuziehen, ob für einige Minuten zur Tagesplanung oder für mehrere Stunden, ist von äußerster Wichtigkeit, denn diese Zeit, in der man alleine ist, ist entscheidend: während dessen kann man nachdenken, antizipieren und Neues erschaffen.[76] Nur die Treffen mit anderen in seinen Kalender einzutragen hieße de facto, ihnen eine höhere Priorität bei der Verteilung seiner Zeit einzuräumen als sich selbst. 2) 60:40-Regel

Man sollte nur ca. 60% seiner Zeit verplanen, da erfahrungsgemäß 20% als Pufferzeit für Unvorhergesehenes sowie 20% für spontane Aktivitäten anfallen. Unvorhergesehenes ist dabei „nicht das, was man nicht vorhergesehen hat, sondern das, was übrig bleibt, wenn alles bedacht wurde.“ und lässt sich nur handhaben, wenn Prioritäten und Ziele adäquat definiert sind.[77] Für die eigene Motivation ist es darüber hinaus förderlicher, seinen Tag mit der Frage ‚Was kann ich heute noch erledigen?’ statt mit einem Berg unerledigter Aufgaben zu beenden.[78]

3) Zeit- und Störanalyse

Um planen zu können, muss man seine Zeitverwendung kennen und in der Lage sein, die Dauer von häufig anfallenden Tätigkeiten einzuschätzen.[79] Ebenso muss man wissen, wer oder welche Ereignisse einen regelmäßig stören. Um sich darüber klar zu werden, sollten daher einmal alle Aktivitäten sowie Störungen, jeweils auf einem Blatt, unter Angabe ihrer Dauer notiert werden.

4) Aufgabensammlung

Um sich einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu verschaffen sind alle für den Planungszeitraum anfallenden Tätigkeiten aufzulisten (nicht zu vergessen sind Routinearbeiten). Werden Kapazitäten frei, kann bisher Unerledigtes in Angriff genommen werden. Andernfalls werden alle unerledigten Aufgaben, die nicht gestrichen werden sollen, durch Übertragen auf den Plan des folgenden Zeitraums sichtbar gemacht und gehen somit nicht verloren.

5) Konsequenz

Es gilt, regelmäßig und systematisch an seinen Zeitplänen zu arbeiten und einmal angefangene Aufgaben konsequent zu Ende zu bringen.

6) Flexibilität

Terminpläne können nicht immer eingehalten werden: aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse kommt es vor, dass sie den Menschen untergeordnet werden müssen. Man sollte dies anerkennen und flexibel bleiben,[80] schließlich dienen Pläne der Verwirklichung von Zielen, nicht der strikten Einhaltung um ihrer selbst willen.

7) Zeitverluste

Anstatt aufgetretene Zeitverluste tagelang vor sich herzuschieben, sollte man versuchen, verlorene Zeit umgehend wieder aufzuholen, z.B. indem man einmal, nämlich noch am selben Tag, abends länger arbeitet.

8) Schriftlichkeit

„Was macht der gewöhnliche Mensch mit einem Einfall? Er vergisst ihn.“ (G. Großmann)[81] Man vergisst seine eigenen Ideen, zu erledigende Aufgaben sowie eingegangene Versprechen.[82] Daraus könnte man geradezu ein Gesetz machen: Vergessensquote = Überbeschäftigung zum Quadrat. „Doch was man vergisst, rächt sich immer. Es holt einen im ungünstigsten Augenblick in Form von Zeit-, Geld-, Kräfte- oder gar Gesichtsverlust wieder ein.“ Damit nichts verloren gehen kann, sollte man immer und überall schreibbereit sein, seine Ideen sofort notieren[83] und dementsprechend auch seine Zeitplanung schriftlich fixieren.

9) Resultate statt Tätigkeiten planen

Einen präzise definierten Endzustand anzustreben, etwa: „Weiterbeschäftigung der Azubis mit Fr. Günter klären.“, ist effektiver statt lediglich: „Besprechung mit Fr. Günter.“ einzuplanen. Wer Resultate anstelle bloßer Tätigkeiten festlegt, fixiert sein Tun stark darauf, sein Ziel zu erreichen und vermeidet somit am ehesten Ablenkungen und ungeplante Aktivitäten (z.B. den letzten Urlaub zu besprechen). Die Kontrollfrage hierzu lautet: Was ist das Ziel dieser Tätigkeit?

[...]


[1] Drucker, Peter: How to Be an Effective Executive. In: Nation’s Business, April 1961, zitiert nach Graf-Götz, Friedrich et al.: Organisation gestalten, Neue Wege und Konzepte für Organisationsentwicklung und Selbstmanagement, 2. Aufl., Weinheim 1999, S. 182.

[2] Vgl. Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, 11. Aufl., Frankfurt/Main 1996, S.93-102.

[3] Vgl. Tracy, Diane: Machen Sie das Beste aus Ihrem Job: mehr Zufriedenheit in Beruf, Karriere und Privatleben, Frankfurt/Main 1995, S. 23-24.

[4] Sprenger, Reinhard K.: Das Prinzip Selbstverantwortung: Wege zur Motivation, 8. Aufl., Frankfurt/Main 1998, S. 36-37.

[5] Meichenbaum, Donald: Kognitive Verhaltensmodifikation, München u.a. 1979, zitiert nach Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement: Organisationsentwicklung und Interaktion, Sternenfels 2001, S. 9 vgl. zu den nachfolgenden Ausführungen: Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement, a.a.O., S. 9, 13, 19.

[6] Vgl. hierzu auch: Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, Marabout 1995, S.9-10, dieses sowie folgende Zitate aus dem Französischen übersetzt von Uta Schmidt.

[7] Vgl. Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement, a.a.O., S. 23.

[8] Vgl. Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S.16.

[9] Vgl. Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement, a.a.O., S. 9.

[10] Vgl. Kanfer, Frederick H. et al. : Selbstmanagement -Therapie, 3. Aufl., Berlin u.a. 2000, S. 6.

[11] Vgl. Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement, a.a.O., S. 13.

[12] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Life-Leadership, Frankfurt/Main 2001, S. 60.

[13] Vgl. Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement, a.a.O., S. 9.

[14] Vgl. Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 50.

[15] Vgl. zu dieser sowie der nachfolgenden Ausführung: Graf-Götz, Friedrich et al.: Organisation gestalten, a.a.O., S. 182.

[16] Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 77.

[17] Vgl. Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 77.

[18] Vgl. zu dieser sowie der nachfolgenden Ausführung: Gabilliet, Phillipe et al.: Comment pratiquer l’auto-motivation, Bouxwiller 1993, S. 63.

[19] Vgl. hierzu auch: Gabilliet, Philippe et al.: Comment pratiquer l’auto-motivation, a.a.O., S. 67.

[20] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Hofstede, Geert: Lokales Denken, globales Handeln, Interkulturelle Zusammenarbeit und globales Management, 2. Aufl., München 2001, S. 2-5.

[21] Hansen, Klaus P.: Kultur und Kulturwissenschaft, 2. Aufl., Tübingen u.a.2000

[22] Hofstede, Geert: Lokales Denken, globales Handeln, a.a.O., S. 5.

[23] Vgl. Servan-Schreiber, Jean-Louis: Contre le stress: Le nouvel art du temps, Paris 2000, S. 38.

[24] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Life-Leadership, Frankfurt/Main 2001, S. 29, 33, 54.

[25] Vgl. zu dieser und der nachfolgenden Ausführung: Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 16-17.

[26] Vgl. Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement, a.a.O., S. 20-21.

[27] Vgl. Becker, Helmut L.: Ganzheitliche Management-Methodik, Die Erfolgsfaktoren der Selbstführung, Mitarbeiterführung und Arbeitsmethodik, 3. Renningen-Malmsheim 1994, S. 9.

[28] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen, wenn nicht anders gekennzeichnet: Wehmeier, Peter Matthias: Selbstmanagement, a.a.O., S. 15-20.

[29] Vgl. Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 50.

[30] Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 50, 53.

[31] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 71, 93-95.

[32] Siehe hierzu auch Darstellung 2 auf der nächsten Seite.

[33] Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 71.

[34] Vgl. Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 43.

[35] Vgl. zu dieser sowie der nachfolgenden Ausführung: Seiwert, Lothar J.: Life-Leadership, a.a.O., S. 79, 123-126.

[36] Vgl. Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 13-14.

[37] Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, 7. Aufl., Landsberg am Lech 2001, S.21.

[38] Vgl. zu dieser sowie der nachfolgenden Ausführung: Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 59.

[39] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 21.

[40] Vgl. Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 19-20.

[41] Vgl. Scott, Martin: Zeitgewinn durch Selbstmanagement, 2. Frankfurt/Main u.a. 2001, S. 16.

[42] Jäger, Roland: Selbstmanagement und persönliche Arbeitstechniken: 3. Aufl. des Werkes von Dr. Martin Ochsner, Gießen 2000, S. 113.

[43] Vgl. zu dieser sowie den nachfolgenden Ausführungen: Scott, Martin: Zeitgewinn durch Selbstmanagement, a.a.O., S. 13, 17.

[44] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 14.

[45] Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 25.

[46] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 25-26.

[47] In Anlehnung an die einschlägige Literatur sowie aus Gründen der Vereinfachung wird im folgenden trotz der oben angeführten Vorbehalte von „Zeitmanagement“ gesprochen.

[48] Vgl. Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 98, 147, 146.

[49] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 14-15.

[50] Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 42.

[51] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 91, 99, 101, 142, 110, 203, 189.

[52] Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 142.

[53] Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 61.

[54] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 50.

[55] Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 92.

[56] Vgl. Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 92.

[57] Vgl. hierzu auch Punkt 1.3.2 zentrale Werte: Selbständigkeit, S. 5.

[58] Jäger, Roland: Selbstmanagement und persönliche Arbeitstechniken, a.a.O., S. 35.

[59] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 50.

[60] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Seiwert, Lothar J.: Life-Leadership, a.a.O., S. 118-119.

[61] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 90-93, 116-117, 123-126.

[62] Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 91.

[63] Vgl. Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 148.

[64] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Life-Leadership, a.a.O., S. 138-139.

[65] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 51, 73, 53, 75, 316.

[66] Vgl. hierzu auch Punkt 2.1.2 Zielsetzung (2) Zielfindung, S. 10-11.

[67] Gabilliet, Phillipe et al.: Comment pratiquer l’auto-motivation, a.a.O., S. 145.

[68] Vgl. Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 86.

[69] Vgl. Scott, Martin: Zeitgewinn durch Selbstmanagement, a.a.O., S. 214-215.

[70] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 87-88, 100-106, 208.

[71] Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 101.

[72] Vgl. hierzu auch Punkt 2.1.2 Zielsetzung (2) Zielfindung, S. 10.

[73] Vgl. Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 191.

[74] Vgl., so nicht anders gekennzeichnet, : Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche, a.a.O., S. 90-99.

[75] Vgl. zu diesen sowie den nachfolgenden Ausführungen: Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 81, 53, 52, 82, 84.

[76] Vgl. zu dieser sowie der nachfolgenden Ausführung: Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 195.

[77] Genders, Patrick et al.: Petit manuel d’auto-management, a.a.O., S. 86, 88.

[78] Vgl. Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 83.

[79] Vgl. hierzu auch: Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 104.

[80] Vgl. Covey, Stephen R. : Die sieben Wege zur Effektivität, a.a.O., S. 148.

[81] Großmann, Alexander: Erfolg hat Methode!: Durch ganzheitliches Selbstmanagement effektiver arbeiten, seine Zukunft gestalten, glücklicher leben, 2. Aufl., Offenbach 1995, S. 111.

[82] Vgl. zu diesen sowie folgenden Ausführungen: Servan-Schreiber, Jean-Louis: Le nouvel art du temps, a.a.O., S. 196.

[83] Vgl. Großmann, Alexander: Erfolg hat Methode!, a.a.O., S. 111.

Details

Seiten
73
Erscheinungsform
Originalausgabe
Jahr
2002
ISBN (eBook)
9783832463502
ISBN (Buch)
9783838663500
Dateigröße
614 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v221787
Institution / Hochschule
Fachhochschule Düsseldorf – Betriebswirtschaft
Note
1,7
Schlagworte
zeitmanagement motivation kommunikation selbstbestimmung planung

Autor

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Titel: Selbstmanagement