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Unternehmensweites Dokumentenmanagement

Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elektrofachgroßhandels

Diplomarbeit 2009 63 Seiten

Informatik - Angewandte Informatik

Leseprobe

Inhalt

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einführung
1.1 Notwendigkeit von Dokumenten-Management 1
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Diplomarbeit

2 Definitionen und Begriffe des Dokumenten-Managements
2.1 Der Begriff des Dokuments
2.2 Erscheinungsformen von Dokumenten
2.2.1 Dokumententypen
2.2.2 Dokumentenarten
2.2.3 Dokumentenformate
2.3 Attribute und Indizierung
2.4 Lebenszyklus von Dokumenten
2.5 Digitale Archivierung

3 Dokumenten-Management
3.1 Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen
3.2 Unterstützende Komponente Workflow-System
3.3 Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumenten-Managements
3.4 Ziele des Dokumenten-Managements

4 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes
4.1 Kosten und Nutzen
4.2 Quantitative Nutzenpotenziale
4.2.1 Verkürzte Durchlaufzeiten
4.2.2 Einsparung von Sachkosten
4.2.3 Einsparung von Personalkosten
4.3 Qualitative Nutzenvorteile
4.3.1 Bessere Nutzung bzw. Erweiterung der Informationsbasis
4.3.2 Motivation der Mitarbeiter
4.3.3 Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse
4.3.4 Verbesserung des Kundenservices

5 Einsatz und Potenzial im Unternehmen
5.1 Ausgangssituation im Unternehmen – Ist Analyse
5.2 Unternehmensziele und Unternehmensstrategie
5.3 Prozessanalyse

6 Potenzialanalyse
6.1 Balanced Scorecard
6.2 Kosten und Nutzen
6.2.1 Einmalige Kosten
6.2.2 Laufende Kosten
6.2.3 Quantitativer Nutzen
6.2.4 Qualitativer Nutzen

7 Rechtliche Aspekte
7.1 Einführende Erläuterung
7.2 Datenschutz und Datensicherheit

8 Fazit

Literaturverzeichnis

Eidesstattliche Erklärung

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Traditionelle Posteingangsbearbeitung

Abb. 2: Traditionelle Dokumentenweiterleitung

Abb. 3: Dokumentenarten

Abb. 4: Attribute und Indizierung von Dokumenten

Abb. 5: Lebenszyklus eines Dokuments

Abb. 6: Dokumenten-Management - abstrakt

Abb. 7: Dokumenten-Management - Kernaufgaben

Abb. 8: Schematische Struktur von Wirtschaftlichkeitsvergleichen

Abb. 9: Balanced Scorecard

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: Vergleich von Archivformen

Tab. 2: Formalziele

Tab. 3: Potenzial- und Kostenanteil je Maßnahmebereich

Tab. 4: Quantitatives Nutzenpotenzial

Tab. 5: Erfolgsfaktoren

Tab. 6: Projektprozesse-Ist

Tab. 7: Projektprozesse-Soll

Tab. 8: Aktivitäten Balanced Scorecard

Tab. 9: Laufende Kosten ohne DMS

Tab. 10: Laufende Kosten mit DMS

Tab. 11: Durchlaufzeitverkürzung

Tab. 12: Zeitersparnis bei Durchlaufzeit

Tab. 13: Mögliche Kosteneinsparung Prozesse

Tab. 14: Zeiteinsparung Prozesse

Tab. 15: Einsparung Papierdokumente

Tab. 16: Dokumentenerfassung

Tab. 17: Dokumentenzugriff

Tab. 18: Dokumententransport

Tab. 19: Dokumentensuche

Tab. 20: Dokumentenindizierung

Tab. 21: Mitarbeiter integrieren

Tab. 22: Handlungssicherheit der Mitarbeiter

Tab. 23: Motivation der Mitarbeiter

Tab. 24: Arbeitsergebnisse verbessern

Tab. 25: Dokumentenstände

Tab. 26: Statistische Auswertung

Tab. 27: Weiterleitung Dokumente

Tab. 28: Integrierte Dokumente

Tab. 29: Dokumentenaustausch

Tab. 30: Gesetzliche Grundlagen und Themen in Deutschland

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einführung

1.1 Notwendigkeit von Dokumenten-Management

Etwa 80 - 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z. B. als ausgefülltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor.[1] Interessant ist, dass mindestens ¾ aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen erstellt werden.[2] Andere Dokumente werden erst in ein Format gebracht, das der Computer beherrscht - sie werden gescannt. Im Computer entstehen laufend neue Dateien wie beispielsweise Texte und Tabellen. Von außen kommen Bilder, Faxe, E-Mails, usw. dazu.[3]

Mitarbeiter sind ständig damit beschäftigt, Unterlagen zu vervielfältigen und zu verteilen. Dazu werden Fotokopierer, die gewartet werden müssen, Papier und Arbeitskräfte, die Kopien herstellen und weiterleiten, benötigt.[4] Abbildung 1 zeigt schematisch die traditionelle Posteingangsbearbeitung, wie sie heute noch in vielen Unternehmen angewendet wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Traditionelle Posteingangsbearbeitung[5]

Durch Ausdrucken, Bearbeiten und neu Erfassen von Dokumenten entstehende Medienbrüche, d. h. Unterbrechung des Übergangs von einem System zu einem anderen, stehen auf der Tagesordnung. Eine „Sicherung“ der Dokumente erfolgt oftmals in gewohnter Form durch Ablage in Ordnern, Akten und Regalen. Statt gezielt Informationen abzurufen, wird in den Akten oder Ordner gesucht. Ein schnelles und einfaches wieder Auffinden eines Dokumentes ist kaum möglich.[6]

Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen, den Büros, trifft man oft auf äußerst ineffiziente Arbeitsabläufe, Doppelarbeit, zeitaufwendige Suchvorgänge, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage, mangelnde Transparenz von Systemen und Abläufen (Abb. 2).[7]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Traditionelle Dokumentenweiterleitung[8]

Ziel ist es die Papierberge und die Informationsflut im Computer in den Griff zu bekommen, d. h. die Informationen zu strukturieren, zu indizieren und zugänglich zu machen.[9]

Informationen werden erst dann zu einem wertvollen Faktor, wenn sie strukturiert vorliegen und sie für den Benutzer logisch in diese Struktur implementiert werden. Neben der Verwaltung an Daten ist ein direkter Abruf von Informationen unterschiedlichster Art Voraussetzung dafür, sie als Entscheidungs- und Auskunftsgrundlage nutzen zu können. Ein schneller Informationszugriff und hohe Auskunftsbereitschaft werden zur strategischen Komponente eines Unternehmens.[10]

Die daraus resultierende verbesserte Wettbewerbsfähigkeit wird durch eine Verschlankung der Strukturen und die Neugestaltung von Arbeitsabläufen unterstützt. Ein wichtiger Faktor zur Erreichung dieses Ziels ist die schnelle Informations-versorgung und die Minimierung der Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation, Kommunikation und Koordination der Abteilungen notwendig. Teamarbeit, der ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient arbeitenden Unternehmens.

Um die Möglichkeit zur Aufnahme von Dokumenten jeglicher Art in computernutzbare Informationen und deren Verwaltung zu realisieren, bedarf es einer besonderen Software, die Management-Aufgaben übernimmt und sich möglichst einfach in die Struktur des Unternehmens integrieren lässt. Der Einsatz sog. Dokumenten-Management-Systeme (im weiteren auch „DMS" genannt) erfüllt einen Großteil dieser Anforderungen und trägt bei sinnvoller Nutzung dazu bei, eine Verbesserung der Auskunftsfähigkeit zu erzielen, Arbeitseffizienz nachweisbar zu steigern und durch die Substitution von Papier und Lagerfläche zudem Kosten- und Umweltaspekte zu berücksichtigen. Durch Einsatz einer Dokumenten-Management-Anwendung sind immense Einsparungen möglich.[11]

Medienbrüche könnten durch ein modernes DMS vermieden werden, Informationen wären nur noch innerhalb eines einzigen Mediums, dem Computer, verfügbar. Weiter ist zu bedenken, dass ein elektronisches Dokumentenmanagement im Vergleich zur traditionellen Papierablage lediglich einen Bruchteil an Platz braucht und der Zugriff deutlich weniger fehlerträchtig sein würde.

Kosten für die Katalogisierung und Administration von Dokumenten, sowie die physische Einordnung in Aktenordner reduzieren sich merklich oder entfallen komplett.[12]

Anhand des folgenden Beispiels soll verdeutlicht werden, wie die digitale Archivierung von Dokumenten dazu beiträgt Raumkosten zu reduzieren: Eine CD-ROM fasst bei 650 Megabyte Speicherkapazität ca. 150.000 DIN A4-Seiten mit Texten, die von einem Textverarbeitungsprogramm, wie z. B. Word erstellt wurden. Ein gut gefüllter, breiter Aktenordner fasst problemlos 350 Seiten. D. h., es wären mindestens 400 Ordner nötig, um die Textseiten zu speichern, die auf eine einzige CD-ROM, die nur etwa 1 mm dick ist, passen.[13]

1.2 Zielsetzung und Aufbau der Diplomarbeit

Wenn es darum geht, die Arbeitsabläufe in einer Büroorganisation effizienter zu gestalten, ist eine moderne Informations- und Kommunikationstechnologie heute unverzichtbar. Mit einem Dokumenten-Management-System kann ein bisher nicht durchgängig durch IuK-Systeme unterstütztes Erstellen, Digitalisieren, Attribuieren, Suchen, Weiterleiten und Archivieren von Dokumenten beschleunigt, flexibilisiert und somit kostengünstiger durchgeführt werden. Daher gilt es, in Organisationen die Durchlaufzeiten von Dokumenten zu reduzieren, Medienbrüche abzubauen, mit der unternehmensweiten Verfügbarkeit von Dokumenten die Auskunftsbereitschaft zu erhöhen, wie auch die Raum- und Betriebsmittelkosten für die Papierarchivierung signifikant zu senken.[14] Ein unternehmensweiter Einsatz ist von Bedeutung, da in praktisch allen Prozessen Dokumente eine Rolle spielen und die meisten Dokumente in mehreren Prozessen Verwendung finden.[15]

Ziel dieser Arbeit ist die Untersuchung der Nutzen und Potenziale, die sich bei einem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, in der Vertriebsabteilung eines Elektrofachgroßhandels, ergeben könnten.

Die Untersuchung soll aufzeigen, welche Faktoren im Unternehmen eine wichtige Rolle einnehmen und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um effiziente Arbeitsabläufe zu erreichen.

Die Motivation für das gewählte Thema dieser Arbeit liegt in der beruflichen Tätigkeit des Verfassers in der Fachabteilung dieses Unternehmens. Viele der vorher genannten Punkte wie hohes Papieraufkommen, Medienbrüche, ineffiziente Arbeitsabläufe, zeitaufwendige Suchvorgänge, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage gehören dort zu den täglichen Arbeitsabläufen. Der Fokus liegt auf der Betrachtung der wirtschaftlichen Potenziale aus Sicht des Unternehmens und der Mitarbeiter.

Der Aufbau wird wie folgt vorgenommen:

Im nachfolgenden Kapitel 3 werden zunächst die theoretischen Grundlagen von Dokumenten und seinen Erscheinungsformen beschrieben. Nachfolgend wird die Vorstufe des Dokumenten-Managements definiert, die digitale Archivierung. Sie ist der Übergang zu Kapitel 4, indem die Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen erörtert werden. Der Zusammenhang zu Workflow-Systemen wird geknüpft.

Der Blick wird nicht auf die Architektur und die technischen Details von Dokumenten-Management-Systemen gerichtet, sondern auf die Vor- und Nachteile, sowie die Ziele solcher Systeme. Sie sind Grundlage, um im nächsten Kapitel 5 allgemein die Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes zu beschreiben. Kosten und Nutzen, sowie Nutzenpotenziale aus quantitativer, als auch qualitativer Sicht werden berücksichtigt. Im nächsten Schritt (Kapitel 6) wird die Ausgangssituation im Unternehmen, mit den Unternehmenszielen und -strategie des Unternehmens untersucht. Eine Prozessanalyse wird vorgenommen, um die einzelnen Arbeitsabläufe in der Fachabteilung zu ermitteln.

Als Grundlage für die Untersuchung der Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes wird in Kapitel 7 auf strategischer und operativer Ebene eine Potenzialanalyse durchgeführt. Ein Wirtschaftlichkeitsvergleich bildet die Grundlage für eine Entscheidungs-unterstützung für ein DMS. Auf strategischer Ebene wird eine Balanced Scorecard gewählt, um die einzelnen Perspektiven der Unternehmensstrategie darzustellen. Um die Nutzenpotenziale auf operativer Ebene zu untersuchen, werden einmaligen und laufenden Kosten aufgeführt und eine Nutzenanalyse angewandt. Es wird zwischen quantitativem und qualitativem Nutzen unterschieden.[16]

In Kapitel 8 wird die Bedeutung von rechtlichen Aspekten beschrieben. Das Fazit in Kapitel 9 soll eine objektive Zusammenfassung und Bewertung auf diese Arbeit und die Wirtschaftlichkeit von Dokumenten-Management-Systemen vornehmen.

2 Definitionen und Begriffe des Dokumenten-Managements

2.1 Der Begriff des Dokuments

Für den Bereich des Dokumenten-Managements wird sinnvollerweise der Begriff „Dokument“ verwendet.[17] Das Dokument soll als Nachweis einer Tatsache oder potenzielles Beweismittel dienen (Beispielsweise Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Protokolle, Gutachten usw.). Diese Dokumente bezeichnet man umgangssprachlich auch als Belege. Oder das Dokument dient als Träger von Informationen. Das können Fachaufsätze, Produktblätter, Preislisten, Pflichtenhefte usw. sein.[18]

Der Begriff „elektronisches Dokument” bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Image-Dokument oder ein digital übermitteltes Fax, aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln. Dokumentenmanagementsysteme dienen der Verwaltung elektronischer Dokumente. Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zum papiergebundenen Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden.[19]

„Götzer“ differenziert in „Dokumente im konventionellen Sinne“ und „Dokumente im weiteren Sinne“:

„Als Dokument im konventionellen Sinne werden Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument (bsw. Papier) vorliegen, ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen oder für die Publizierung auf einem körperlichen Medium vorgesehen sind.

Die Begrifflichkeit des Dokuments im weiteren Sinne erweitert den Begriff des Dokuments um semantisch zusammengehörige Informationsbestände, die für die Publikation in nicht körperlichen Medien, z. B. Webseiten, Radio, Fernsehen o. ä. vorgesehen sind. Derartige Dokumente werden oft dynamisch gestaltet und zusammengestellt. Oft erscheinen sie nur für kurze Zeit und verschwinden dann wieder.“[20]

Dokumente können in vielseitigen Erscheinungsformen auftreten und über allgemeine Merkmale bzw. Ausprägungsformen gekennzeichnet werden. In der Literatur finden sich unterschiedliche Klassifikationsansätze zu Erscheinungsformen von Dokumenten mit teilweise überlappenden Begriffsauslegungen. Grundsätzlich müssen zwei Arten elektronischer Dokumente unterschieden werden. Dokumente die keine codierten Informationen enthalten (NCI-Dokumente) und Dokumente, die codierte, d. h. durch EDV-Systemen auswertbare, Informationen enthalten (CI-Dokumente).[21] Zwischen beiden muss ein physikalischer Medienbruch überwunden werden.

2.2 Erscheinungsformen von Dokumenten

2.2.1 Dokumententypen

Der Dokumententyp wird nach organisatorischen Erfordernissen klassifiziert und fasst Dokumente mit gleicher inhaltlicher Struktur zusammen. Die Einordnung kann sehr spezifisch oder eher generell erfolgen.[22]

Inhaltlich können Dokumente, z. B. in Bereiche, Korrespondenz oder Rechnungsbelege, gruppiert werden. Diese Klassifizierung kann bis zu einem konkreten Dokumententyp, z. B. Kundenrechnung, verfeinert werden. Vergleichbar mit einem Formular stellt der Dokumententyp die Vorlage für ein Dokument dar. Es ist dabei nur noch mit Inhalten zu füllen. Der Begriff Dokumententyp wird teilweise auch synonym mit Dokumentenklasse benutzt. Eine Dokumentenklasse erstreckt sich sowohl auf organisatorische als auch auf technische Erfordernisse.[23]

2.2.2 Dokumentenarten

Wie in Kapitel 3.1 bereits angedeutet werden Dokumente grundsätzlich in zwei Arten klassifiziert.[24] Die unterschiedlichen „Codierungen“ einer Information, z. B. als Text oder Zeichnung, werden daher als Dokumentenart bezeichnet. Dokumente liegen in codierter (CI = Coded Information) oder nicht-codierter Form (NCI = Non-Coded Information) vor.[25]

NCI-Dokumente:

NCI-Dokumente sind digitalisierte Bilder des papiergebundenen Originaldokuments, die zwar auf dem Computer-Monitor oder dem Drucker reproduziert werden können, deren Verarbeitung oder Interpretation durch den Computer jedoch ohne zusätzliche softwaretechnische Nachbearbeitung nicht möglich ist. Wird ein Papierdokument eingescannt und als Datei abgespeichert, liegt nur ein Rasterbild bestehend aus einer Folge von Pixeldaten vor. Die in einem NCI-Dokument enthaltenen Informationen können analog zu dem Papierdokument nur von dem menschlichen Betrachter interpretiert werden.[26] NCI-Dokumente liegen beispielsweise im TIFF-Format vor.[27]

Der Computer kann in solchen Informationen keine Texte erkennen. Um auf die in den Bilddateien wiedergegebenen Texte zugreifen zu können, muss eine solche Datei mit so genannter „Optical Character Recognition“ (OCR) Software in CI-Dokumente umgewandelt werden.[28] Bei OCR handelt es sich um Texterkennungsverfahren für Maschinen- und Handschriften.

CI-Dokumente:

Die Informationen in CI-Dokumenten können per Computer weiterverarbeitet werden, z. B. für Textsuche. Die Umwandlung geschieht mit OCR in Codierungen wie zum Beispiel ASCII- oder ANSI-Code.[29]

Typische CI-Dokumente sind mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellte Briefe oder Tabellen, z. B. Word-Datei, die bearbeitbar gespeichert werden.[30]

Abb. 3 zeigt die drei Dokumentenarten, wobei ein Papierdokument durch Scannen zu einem NCI-Dokument wird. Diese Umwandlung ist notwendig, da von einem DMS nur digitale Dokumente verwaltet werden können. Wenn erforderlich, kann in einem weiteren Schritt mit Hilfe von OCR-Software ein NCI-Dokument in ein CI-Dokument transformiert werden. Betrachtet man die Dokumentenformate, so lassen sich zwei Übergänge zwischen den Dokumentenarten Papier, NCI- und CI-Dokumenten identifizieren: zum einen die Konvertierung eines Papierdokumentes in ein NCI-Dokument und zum anderen die Umwandlung eines NCI- in ein CI-Dokument.[31]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Dokumentenarten[32]

Sollte für ein CI-Dokument keine Volltextindizierung erfolgen, hat ein CI-Dokument im Vergleich zu einem NCI-Dokument den Vorteil des geringen Speicherbedarfs bei der Ablage in einem DMS. Nachteilig wirkt sich aus, dass CI-Dokumente mit unterschiedlichen Dateiformaten codiert und im DMS gespeichert werden.[33]

2.2.3 Dokumentenformate

Dokumente können in unterschiedlichen Formaten existieren und zur Weiterverarbeitung in andere Formate umgewandelt werden. Die Möglichkeiten der Weiterverarbeitung werden stark durch das eingesetzte Dokumentenformat bestimmt. Als Beispiel kann eine Rechnung elektronisch als Textdatei oder gescanntes Rasterbild vorliegen. Beim Textformat kann weiter, bsw. in ASCII oder Microsoft Word, differenziert werden.[34]

Ein heute sehr weit verbreitetes Dokumentenformat ist das Portable Document Format, kurz PDF. Es ist plattform- und applikationsunabhängig. Zur Darstellung von PDF-Dokumenten wird ein sogenannter Viewer von Adobe benötigt. Er ist frei erhältlich und kann von vielen Websites kostenlos heruntergeladen werden.[35]

2.3 Attribute und Indizierung

Um ein Dokument in einem DMS wieder zu finden, muss dieses identifizierbar sein. Die Indizierung ist für dessen eindeutige Beschreibung notwendig, denn nur so kann ein Dokument zielgerichtet aus einem DMS recherchiert werden.[36]

Beim Indizieren werden die Dokumente mit Attributen versehen, die ein rasches wieder Auffinden und eine eindeutige Identifizierung des Dokuments ermöglichen. Nach Eintippen eines oder mehrerer Suchbegriffe soll das Dokument sofort zur Verfügung stehen, d. h. am Monitor angezeigt werden.[37]

Attribute sind Eigenschaften oder Werte, die durch alphanumerische Zeichenstrings ausgedrückt werden. Die Datentypen, die hier verwandt werden, sind Buchstaben, Zahlen oder kurze Texte.[38] Diese Attribute, Indizes bzw. Indexwerte werden bei der Aufnahme eines Dokuments in ein DMS erfasst. Dieser Vorgang wird als Indizierung oder Attribuierung bezeichnet. Die Summe der Attribute eines Dokuments ergibt das Dokumentenprofil.[39]

Die Indexwerte werden getrennt von den Dokumenten in einer Datenbank gespeichert (Abb. 4). Eine Erstindizierung erfolgt in Abhängigkeit von Dokumentenart und Dokumentenumfang manuell, teilautomatisch oder automatisch zum Zeitpunkt der Erfassung oder nachträglich bei der ersten Bearbeitung des Dokumentes.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Attribute und Indizierung von

Dokumenten[40]

Bei einem NCI-Dokument ist die Attributvergabe unverzichtbar, da das Dokument nur als (Pixel-) Bild gespeichert wird. Bei CI-Dokumenten besteht die Möglichkeit der automatischen Volltextindizierung. Die Art und Anzahl der Indizes ist abhängig von dem Inhalt und dem Verwendungszweck des Dokumentes. Für das Auffinden einer Rechnung sind z. B. die Rechnungs- und Kundenummer ausreichend, während technische Zeichnungen mit wesentlich mehr Attributen versehen werden sollten.[41]

2.4 Lebenszyklus von Dokumenten

Dokumente sind nicht statisch, sondern haben einen Lebenszyklus – sie entstehen, verändern sich, werden „eingefroren“ und irgendwann vernichtet. In einer Organisation sieht man oft nur einen Ausschnitt aus dem Gesamtleben eines Dokuments.[42] Der Lebenszyklus beginnt mit der Erstellung des Dokuments, der Bearbeitung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung bis zur Löschung.[43] Dokumente können dabei aus unterschiedlichen Quellen mittels Suchkriterien, wieder gefunden und modifiziert werden. Die veränderte Version wird nach erfolgter Genehmigung wieder freigegeben und an entsprechende Instanzen verteilt.[44]

Abb. 4 skizziert einen Dokumentenlebenszyklus ausgehend von verschiedenen Quellmedien, z. B. E-Mail oder Fax.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Lebenszyklus eines Dokuments[45]

2.5 Digitale Archivierung

Die Vorstufe des Dokumenten-Managements ist die Archivierung von Dokumenten mit dem Computer. Der Computer wird für die Archivierung eingesetzt, seit es ihn gibt. Archivierung bedeutet die methodische Sammlung und Abspeicherung von digitalen Dokumenten, von technischen Zeichnungen, Abbildungen, Tabellen, Datenbankdateien und besonders auch von Texten, zu diesen Projektprotokolle, Reparatur- und Wartungsberichte, Pressemitteilungen, Zeitungsartikel, Fachberichte und vieles mehr zählen.[46] Dokumenten-Management-Systeme haben ihre Wurzeln oft in speziellen Archivsystemen für gescannte Dokumente. Das Dokumenten-Management befasst sich mit den Verwaltungsfunktionen von digitalen Dokumenten. Im Prinzip nutzt jedes DMS zur Dokumentenablage ein Archivsystem.[47] Aber auch andere Systeme wie SAP nutzen Archivsysteme.

Digitale Archivierung, wie auch Dokumenten-Management sind besonders wirksam, wo mehrere Nutzer immer wieder auf dieselben Unterlagen zurückgreifen.[48] In Tab. 1 erkennt man, wie „Götzer“ die konventionelle- und die elektronische Archivform gegenüberstellt. Es lassen sich klare organisatorische Vorteile für das elektronische Archiv erkennen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab. 1: Vergleich von Archivformen[49]

3 Dokumenten-Management

3.1 Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen

Dokumenten-Management beinhaltet das Management der Dokumente, also primär Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Konzeption und Erstellung. Das Dokumenten-Management umfasst dabei alle Prozesse, Abläufe und Verantwortlich-keiten, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen. Vor allem folgende Punkte stehen im Vordergrund:[50]

- Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten (auch Metadaten des Dokuments genannt),
- Fortschreibung, Versionisierung und Historienverwaltung von Dokumenten,
- Ablage und Archivierung von Dokumenten,
- Verteilung und Umlauf von Dokumenten (Geschäftsprozesse und Workflow),
- Suche nach Dokumenten bzw. Dokumenteninhalten,
- Schutz der Dokumente vor Verfälschung, Missbrauch und Vernichtung,
- Langfristiger Zugriff auf die Dokumente und die Lesbarkeit der Dokumente,
- Lebenslauf und Vernichtung von Dokumenten,
- Regelung von Verantwortlichkeiten für den Inhalt und die Verwaltung von Dokumenten.

Dokumenten-Management soll die digitalisierte Verwaltung und den Zugriff auf alles, was Informationen ausmacht, wesentlich erleichtern.[51]

Ein Dokumenten-Management-System stellt eine IT-Anwendung dar, die Dokumente verwaltet und archiviert. Es ist unerheblich, ob die Informationen auf Mikrofilm, auf Papier oder digital vorliegen. Alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus, wie in Kapitel 3.4 beschrieben, werden durch ein DMS berücksichtigt (Abb. 5).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 5: Dokumenten-Management - abstrakt[52]

Dokumenten-Management-Systeme bieten Hilfsmittel an, die Dokumenten-Management-Prozesse effizienter gestalten. Dokumenten-Management-Systeme unterscheiden sich darin, wie umfassend, komfortabel und effektiv die Hilfsmittel sind, die sie für diese Aufgabe anbieten. Es gibt hier keine einheitliche Verwendung des Begriffs Dokumenten-Management. Daher wird je nach Sichtweise von Dokumenten-Management im engeren Sinne und Dokumenten-Management im weiteren Sinne gesprochen.

Bei Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinne geht es um die Logik der Verwaltung von Dokumenten, deren Status, Struktur, Lebenszyklus und Inhalt. Dokumente werden beschrieben, klassifiziert und in einer bestimmten logischen Struktur eingeordnet, damit sie einfach wieder gefunden werden können. Dokumente entstehen, werden verändert und (irgendwann) vernichtet.[53]

Ein Dokumenten-Management-System im engeren Sinne hat folgende Aufgaben zu erfüllen:[54]

- Erfassen der digitalen und nicht-digitalen Dokumente,
- Attribuieren der Dokumente: Indizieren, Ordnung- und Suchkriterien,
- Ablage der Dokumente für geregelten Zugriff und für die Sicherheitskopie,
- Kontrolle der DMS-Struktur einschließlich Speichermedien,
- Organisation von Suche, Abbildung, Ausdruck,
- Verteilung von Dokumenten.

[...]


[1] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, München, Deutscher Taschenbuchverlag 2001, S. 28.

[2] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, 4. vollständig überarb. und erw. Auflage, Heidelberg 2008, S. 56.

[3] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 18.

[4] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 28.

[5] Fachhochschule Flensburg (Hrsg.): Dokumentenmanagement, Online im Internet: http://www2.wi.fh-flensburg.de/wi/riggert/veranstaltungen/AKAD/8-DMS-neu.pdf, Februar 2006.

[6] Vgl. Pfaff, Tomas: Dokumentenmanagement – das papierlose Büro?: Konzepte, Technologien, Tipps, Berlin, Offenbach: VDE-Verlag 1995, S. 12.

[7] Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, 3. überarb. und erw. Aufl., Berlin et al.: Springer 2002, S. 2.

[8] Fachhochschule Flensburg (Hrsg.): Dokumentenmanagement, Online im Internet: http://www2.wi.fh-flensburg.de/wi/riggert/veranstaltungen/AKAD/8-DMS-neu.pdf, Februar 2006.

[9] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 18.

[10] Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 2.

[11] Vgl. Pfaff, Thomas: Dokumentenmanagement – das papierlose Büro?: Konzepte, Technologien, Tipps, a. a. O., S. 12.

[12] Vgl. Schimpf, Andreas (Notes Magazin, 5/1999).

[13] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 29.

[14] Vgl. Dandl, Jörg; Universität Giessen (Hrsg.): Dokumenten-Management-Systeme, Eine Einführung, Online im Internet: http://www.econbiz.de/archiv/gi/ugi/winformatik/dms.pdf, S. 3.

[15] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 12.

[16] Vgl. Stahlknecht, Peter; Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 11. vollständig überarb. Aufl., Berlin et al.: Springer 2005, S. 252.

[17] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 25.

[18] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 1.

[19] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumentation zum Seminar: Dokumenten-Management-Systeme, Project-Consult, Hamburg 2005, S. 4.

[20] Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 2.

[21] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 30.

[22] Vgl. Berndt, Oliver; Leger, Lothar: Dokumenten-Management-System: Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied et al.: Luchterhand 1994, S. 114.

[23] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 265.

[24] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 30.

[25] Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, Berlin et al.: Springer 2001, S. 61.

[26] Vgl. Berndt, Oliver; Leger, Lothar: Dokumenten-Management-System: Nutzen, Organisation, Technik, a. a. O., S. 19.

[27] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 30.

[28] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 223.

[29] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 73.

[30] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 30.

[31] Vgl. Altenhofen, Christoph: Document Reengineering: der Pfad der Altbestände in eine strukturierte Zukunft, in: T.I.E.M. Technische Informationen in elektronische Medien, IAO-Forumsband, Stuttgart: Schmidt-Römhild 1997, S. 75.

[32] In Anlehnung an Frodl, Andreas: Dienstleistungslogistik, München et al.: 1998, S. 90.

[33] Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 1.

[34] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 117.

[35] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 180.

[36] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 124.

[37] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 42.

[38] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 56.

[39] Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 379 f .

[40] Vgl. Berndt, Oliver; Leger, Lothar: Dokumenten-Management-System: Nutzen, Organisation, Technik, a. a. O., S. 21.

[41] Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 381 f.

[42] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 32.

[43] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien, Wohin geht die Reise?, S. 56 f.

[44] Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, a. a. O., S. 17.

[45] Fachhochschule Flensburg (Hrsg.): Dokumentenmanagement, Online im Internet: http://www2.wi.fh-flensburg.de/wi/riggert/veranstaltungen/AKAD/8-DMS-neu.pdf, Februar 2006.

[46] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 24 f.

[47] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 5.

[48] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 32.

[49] Eigene Tabelle in Anlehnung an Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 12.

[50] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 3.

[51] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 20.

[52] Fachhochschule Flensburg (Hrsg.): Dokumentenmanagement, Online im Internet: http://www2.wi.fh-flensburg.de/wi/riggert/veranstaltungen/AKAD/8-DMS-neu.pdf, Februar 2006.

[53] Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 4 f.

[54] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital verwalten, a. a. O., S. 94.

Details

Seiten
63
Erscheinungsform
Originalausgabe
Jahr
2009
ISBN (eBook)
9783842811201
Dateigröße
1 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v228379
Institution / Hochschule
Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie Wiesbaden e.V. – Betriebswirtschaftslehre, Studiengang Wirtschaftsinformatik
Note
1,7
Schlagworte
archivierung dokumenten-management-system dokumenten-management digitale

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Titel: Unternehmensweites Dokumentenmanagement