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IT Controlling

©2010 Bachelorarbeit 42 Seiten

Zusammenfassung

Inhaltsangabe:Einleitung:
Informationstechnologie ist aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Praktisch in allen Unternehmen wird IT zur Abwicklung der Geschäftsprozesse eingesetzt, wobei deren Durchdringungsgrad stetig zunimmt. Der steigende Kostenanteil sowie mangelnde Kostentransparenz in der IT veranlassen die Unternehmensleitung Reduktionen der IT Kosten zu fordern. Einer Umfrage des Beratungsunternehmens Capgemini zufolge, mussten im Jahr 2009, auch aufgrund der Wirtschaftskrise, 82% der IT Budgets im privatwirtschaftlichen Sektor um durchschnittlich 15% reduziert werden.
Um die Wirtschaftlichkeit der Informationstechnologie zu gewährleisten, finden zunehmend mehr betriebswirtschaftliche Methoden im IT Bereich Anwendung. Je nach Größenordnung des Unternehmens werden diese Aufgaben vom IT Management oder von einem eigenen IT Controlling übernommen.
Eine strikte Kostenorientierung in Bezug auf den IT Bereich birgt die Gefahr, die Funktion des IT Controlling primär als Kostensenker zu sehen. Die Frage lautet jedoch nicht, wie die IT Kosten gesenkt werden können, sondern wie die Informationstechnologie effizient zur Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt werden kann. Dabei gilt es zu klären inwieweit IT Controlling dazu beitragen kann.
Bei der Einführung eines IT Controllerdienstes stellen sich auch grundsätzliche Fragen:
Worin bestehen genau die Aufgaben des IT Controllings?
Wie erfolgt die organisatorische Einordnung in das Unternehmen?
Diese Arbeit beantwortet obige Fragen und bietet eine Entscheidungsgrundlage bei der Einführung von IT Controlling im Unternehmen.
Zur Erhöhung der Lesefreundlichkeit wird in dieser Arbeit auf die Nennung der weiblichen Form verzichtet. Bei der Verwendung der männlichen Form ist stets auch die weibliche Form zu verstehen. Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
ZUSAMMENFASSUNGIII
INHALTSVERZEICHNISIV
1EINFÜHRUNG UND MOTIVATION1
2BEGRIFFLICHE EINORDNUNG2
3AUFGABEN UND WERKZEUGE DES IT CONTROLLING3
3.1Überblick3
3.2Strategisches IT Controlling4
3.2.1IT Strategie4
3.2.2Standards5
3.2.3Analyse und Kennzahlen5
3.2.4Portfoliomanagement6
3.3Operatives IT Controlling6
4ORGANISATORISCHE EINORDNUNG8
4.1Einordnung in der Unternehmensstruktur8
4.1.1CIO-Mitarbeiter-Modell8
4.1.2Controlling-Modell9
4.1.3Partnerschaftsmodell10
4.2Stellenbeschreibung für IT Controller10
4.2.1Aufgaben des IT Controllers10
4.2.2Anforderungen an einen IT Controller11
5IT KOSTEN- UND […]

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis


Elisabeth Vorhauer
IT Controlling
ISBN: 978-3-8366-4416-7
Herstellung: Diplomica® Verlag GmbH, Hamburg, 2010
Zugl. Ferdinand Porsche Fernfachhochschul-Studiengänge, Wien, Österreich,
Bachelorarbeit, 2002
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© Diplomica Verlag GmbH
http://www.diplomica.de, Hamburg 2010

IT Controlling
III
Zusammenfassung
Bis auf wenige Kleinstunternehmen spielt die IT eine wesentliche Rolle in allen Organisationen.
Mit steigendem Durchdringungsgrad der IT wächst deren Kostenanteil. Effektive und effizient
eingesetzte IT Ressourcen sind ein Grundbaustein für den Unternehmenserfolg im Informati-
onszeitalter. IT Controlling sorgt für Kostentransparenz und liefert Entscheidungsgrundlagen
für die IT Nutzung.
Diese Bachelorarbeit bietet einen Überblick über die wesentlichen Begriffe des IT Controlling
und dient als Entscheidungsgrundlage bei der Einführung von IT Controlling in Organisationen.
Nach Einordnung und Abgrenzung zu den Bereichen IT Management und klassischem Control-
ling werden die grundsätzlichen Aufgaben und Werkzeuge des IT Controllings vorgestellt. Das
folgende Kapitel behandelt die Vor- und Nachteile der verschiedenen organisatorischen Einord-
nungsvarianten des IT Controllings im Unternehmen bzw. Konzern. In den weiteren Kapiteln
werden die Werkzeuge IT Kosten- und Leistungsrechnung, der Planungsprozess, das IT Be-
richtswesen, sowie unterschiedliche Methoden zur Entscheidungsunterstützung behandelt.

IT Controlling
IV
Inhaltsverzeichnis
Z
USAMMENFASSUNG
________________________________________________________ III
I
NHALTSVERZEICHNIS
_______________________________________________________ IV
1
E
INFÜHRUNG UND
M
OTIVATION
___________________________________________ 1
2
B
EGRIFFLICHE
E
INORDNUNG
______________________________________________ 2
3
A
UFGABEN UND
W
ERKZEUGE DES
IT
C
ONTROLLING
__________________________ 3
3.1 Überblick ____________________________________________________________ 3
3.2 Strategisches IT Controlling ______________________________________________ 4
3.2.1 IT Strategie _______________________________________________________ 4
3.2.2 Standards ________________________________________________________ 5
3.2.3 Analyse und Kennzahlen ____________________________________________ 5
3.2.4 Portfoliomanagement _______________________________________________ 6
3.3 Operatives IT Controlling ________________________________________________ 6
4
O
RGANISATORISCHE
E
INORDNUNG
_________________________________________ 8
4.1 Einordnung in der Unternehmensstruktur ____________________________________ 8
4.1.1 CIO-Mitarbeiter-Modell_____________________________________________ 8
4.1.2 Controlling-Modell ________________________________________________ 9
4.1.3 Partnerschaftsmodell ______________________________________________ 10
4.2 Stellenbeschreibung für IT Controller _____________________________________ 10
4.2.1 Aufgaben des IT Controllers ________________________________________ 10
4.2.2 Anforderungen an einen IT Controller _________________________________ 11
5
IT
K
OSTEN
-
UND
L
EISTUNGSRECHNUNG
____________________________________ 12
5.1 Ziele der IT Kosten- und Leistungsrechnung ________________________________ 12
5.2 Kostenermittlung _____________________________________________________ 13
5.3 IT Kostenarten und IT Kostenstellen ______________________________________ 14
5.3.1 IT Kostenarten ___________________________________________________ 14
5.3.2 IT Kostenstellen __________________________________________________ 14
5.3.3 IT Kostenträger __________________________________________________ 15
5.4 IT Kostenrechnungsmethoden ___________________________________________ 15
5.4.1 Vollkostenrechnung _______________________________________________ 15
5.4.2 Teilkostenrechnung _______________________________________________ 16
5.4.3 Prozesskostenrechnung ____________________________________________ 16
5.4.4 Total Cost of Ownership (TCO) ______________________________________ 18
5.5 Interne IT Leistungsverrechnung _________________________________________ 18
5.5.1 IT Bereich als IT Profit Center ______________________________________ 18
5.5.2 IT Produktbildung und Abrechnungsmodelle____________________________ 19
5.5.3 Leistungsmessung und -verrechnung __________________________________ 22
6
IT
P
LANUNG UND
A
NALYSE
______________________________________________ 24
6.1 Planungsprozess ______________________________________________________ 24
6.1.1 Planungsphasen im Regelkreis _______________________________________ 24
6.1.2 Koordination der Planung __________________________________________ 25
6.2 Das IT Budget ________________________________________________________ 26
6.2.1 IT Budgetierungsprozess ___________________________________________ 26
6.2.2 Zero Based Budgeting _____________________________________________ 27
6.3 Prognoseverfahren ____________________________________________________ 28

IT Controlling
V
6.4 Kontrolle und Abweichungsanalyse _______________________________________ 28
7
V
ERFAHREN ZUR
E
NTSCHEIDUNGSUNTERSTÜTZUNG
__________________________ 30
7.1 Investitionsrechnung ___________________________________________________ 30
7.2 Make-or-Buy-Analyse _________________________________________________ 30
7.3 Nutzwertanalyse ______________________________________________________ 30
7.4 SWOT-Analyse _______________________________________________________ 31
8
IT
B
ERICHTSWESEN
_____________________________________________________ 32
9
S
CHLUSS
______________________________________________________________ 33
L
ITERATURVERZEICHNIS
_____________________________________________________ 34
A
BBILDUNGSVERZEICHNIS
_____________________________________________________ 1

1 Einführung und Motivation
- 1 ­
1 Einführung und Motivation
Informationstechnologie ist aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Praktisch in
allen Unternehmen wird IT zur Abwicklung der Geschäftsprozesse eingesetzt
1
, wobei deren
Durchdringungsgrad stetig zunimmt. Der steigende Kostenanteil sowie mangelnde Kostentrans-
parenz in der IT veranlassen die Unternehmensleitung Reduktionen der IT Kosten zu fordern.
Einer Umfrage des Beratungsunternehmens Capgemini zufolge, mussten im Jahr 2009, auch
aufgrund der Wirtschaftskrise, 82% der IT Budgets im privatwirtschaftlichen Sektor um durch-
schnittlich 15% reduziert werden.
2
Um die Wirtschaftlichkeit der Informationstechnologie zu gewährleisten, finden zunehmend
mehr betriebswirtschaftliche Methoden im IT Bereich Anwendung. Je nach Größenordnung des
Unternehmens werden diese Aufgaben vom IT Management oder von einem eigenen IT Con-
trolling übernommen.
Eine strikte Kostenorientierung in Bezug auf den IT Bereich birgt die Gefahr, die Funktion des
IT Controlling primär als Kostensenker zu sehen. Die Frage lautet jedoch nicht, wie die IT Kos-
ten gesenkt werden können, sondern wie die Informationstechnologie effizient zur Erreichung
der Unternehmensziele eingesetzt werden kann. Dabei gilt es zu klären inwieweit IT Controlling
dazu beitragen kann.
Bei der Einführung eines IT Controllerdienstes stellen sich auch grundsätzliche Fragen:
Worin bestehen genau die Aufgaben des IT Controllings?
Wie erfolgt die organisatorische Einordnung in das Unternehmen?
Diese Arbeit beantwortet obige Fragen und bietet eine Entscheidungsgrundlage bei der Einfüh-
rung von IT Controlling im Unternehmen.
Zur Erhöhung der Lesefreundlichkeit wird in dieser Arbeit auf die Nennung der weiblichen
Form verzichtet. Bei der Verwendung der männlichen Form ist stets auch die weibliche Form zu
verstehen.
1
100% der Unternehmen über 250 Mitarbeiter verwenden Computer. (Statistik Austria, 2009)
2
vgl. Capgemini Consulting, 2009, S. 22

2 Begriffliche Einordnung
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2 Begriffliche Einordnung
In der Literatur und Praxis findet man zahlreiche unterschiedliche Bezeichnungen wie DV-
Controlling, EDV-Controlling, IV-Controlling, IS-Controlling und IT Controlling. Interessant
ist, dass der Terminus IT Controlling als eine offenkundig englischsprachige Wortkonstruktion,
im angelsächsischen Raum nicht gebräuchlich ist. Jedoch hat sich die Bezeichnung IT Control-
ling im deutschsprachigen Raum durchgesetzt und wird daher auch in dieser Arbeit verwendet.
Nicht zu verwechseln ist das IT Controlling mit dem IT gestützten Controlling. Unter IT ge-
stütztem Controlling sind jene Bereiche des Unternehmenscontrollings zu verstehen, die Infor-
mationstechnologie zur Erledigung ihrer Aufgaben benützen.
Ebenso wie die Bezeichnungen, variieren die Definitionen von IT Controlling und Auffassun-
gen für dessen Aufgabenkatalog. Allen Definitionen gemein ist die Auffassung, IT Controlling
ist als Disziplin der Wirtschaftsinformatik einzuordnen.
Im Lexikon des Controlling wird IT Controlling von Witt
3
beschrieben als ,,Controlling in Be-
zug auf den DV-Bereich eines Unternehmens." Weiters lautet es zum Inhalt des IT Controllings:
,,Standen früher hier die Ermittlungen von Hardwareauslastungen, CPU-Zeiten und entspre-
chender ­Kosten im Vordergrund, so geht es [...] eher um In- und Outsourcingaspekte sowie um
eine Transparenzschaffung in Bezug auf DV-Leistung und DV-Nutzen für das Unternehmen."
Eine weite Definition für IT Controlling von Reichmann lautet:
4
,,Gegenstand [...] sind alle
Vorgänge und Tätigkeiten im Unternehmen, die im Zusammenhang mit der Beschaffung und
Verarbeitung von Information auftreten"
Diese Auffassung ist sehr weitläufig formuliert und trifft wohl auch auf das IT Management im
Allgemeinen zu. Dies zeigt, dass eine klare Abgrenzung dieser beiden Gebiete nicht möglich ist.
IT Controlling wird überwiegend als Teilgebiet des IT Managements gesehen, teilweise aber
auch als Spezialform des Unternehmenscontrollings.
Die Methoden und Werkzeuge des finanzwirtschaftlichen Unternehmenscontrollings werden
zwar ebenso im IT Controlling eingesetzt, der Focus liegt dabei aber auf den technischen As-
pekten der Informationstechnologie.
5
Ergo: IT Controlling steuert und gestaltet durch zielorientierte Koordination und Kontrolle den
gegenwärtigen und künftigen Einsatz von IT-Ressourcen in Organisationen. Dies betrifft so-
wohl die Informationssysteme als auch den Informationsfluss.
3
Witt, 1997, S. 95
4
Reichmann, 1997, S. 565
5
vgl. Gadatsch, et al., 2007, S. 333

3 Aufgaben und Werkzeuge des IT Controlling
- 3 ­
3 Aufgaben und Werkzeuge des IT Controlling
3.1 Überblick
Das Aufgabengebiet des IT Controlling ist nicht eindeutig, insbesondere von jenem des IT Ma-
nagements, abgrenzbar.
6
Grundsätzlich lässt sich sagen, Aufgabe des IT Controlling ist es, In-
strumente und Daten für die Planung und Steuerung der IT Landschaft bereitzustellen. Das IT
Controlling liefert dabei dem Management die nötigen Informationen für IT relevante Entschei-
dungen.
IT Controlling begleitet den gesamten IT Prozess, von der IT Strategie über IT Entwicklung bis
zum IT Betrieb. Zu Beginn der Prozesskette wird das IT Management vor allem vom strategi-
schen IT Controlling beeinflusst. Am Ende, im IT Betrieb, überwiegen hingegen die Aufgaben
des operativen IT Controllings. Die Grenze zwischen strategischem und operativem Controlling
ist dabei fließend.
7
Die Einordnung der einzelnen Aufgabengebiete in strategisches oder opera-
tives IT Controlling erfolgt nicht immer eindeutig. Brun beschränkt die Aufgaben des IT Con-
trollings generell auf die operative Ebene und ordnet die strategischen Aufgaben der IT
Governance zu
8
. Bei den Aufgaben definiert er allerdings ,,[...] ein wirksames IT-Controlling
[...], das die Kosten auf operativer Ebene optimiert und die IT strategisch im Sinne der Unter-
nehmensziele steuert"
9
.
Eine einfache Unterscheidungsmöglichkeit bietet der Zeitbezug. Eine Strategie verfolgt immer
ein längerfristiges Gesamtziel, während operative Tätigkeiten kurzfristige Teilziele erfüllen
sollen. Gadatsch folgt diesem Ansatz und unterteilt das IT Controlling Konzept in den strategi-
schen Bereich, der sich ohne Zeitbezug am Gesamtunternehmen orientiert, und den operativen
Bereich, der sich mit definierten Zeitrahmen auf Geschäftsprozesse, Anwendungssysteme und
Kostenstellen bezieht.
10
Im Gegensatz zu Gadatsch wird im IT Controlling Konzept von Plaut (Abb. 1) auf eine strikte
Trennung in strategische und operative Aufgaben verzichtet. Dennoch finden sich die fünf Auf-
gabegebiete, im Wesentlichen in den operativen und strategischen Werkzeugen nach Gadatsch
wieder.
6
vgl. Horváth, 2009, S. 645
7
vgl. Kütz, 2003, S. 7 und Gadatsch, et al., 2006b, S. 38f
8
vgl. Brun, 2008
9
Brun, 2008, S63
10
vgl. Gadatsch, et al., 2006b, S. 39f

3 Aufgaben und Werkzeuge des IT Controlling
- 4 ­
Abb. 1: Aufgabengebiete des IT Controlling im Lebenszyklus eines typischen IT Vorha-
bens
11
Reichmann
12
führt weiters auch administrative Aufgaben wie die Koordination der strategischen
und operativen Tätigkeiten an. Die folgenden Kapitel beleuchten die wesentlichen strategischen
und operativen Aufgaben des IT Controllings.
3.2 Strategisches IT Controlling
Aufgabe des strategischen IT Controllings ist es dafür zu sorgen, dass die Informationsverarbei-
tung auf die Unternehmensziele und -strategien ausgerichtet ist und die Entscheidungsträger mit
allen relevanten Informationen versorgt werden. Letztendlich ist das Ziel, zur Effizienzsteige-
rung des Unternehmens und zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele beizutragen.
Mit verschiedenen strategischen Werkzeugen unterstützt das IT Controlling das IT Management
bei der Umsetzung der IT Strategie.
3.2.1 IT Strategie
Als grundlegender Bestandteil der Unternehmensstrategie, dient die IT Strategie der Umsetzung
und Überwachung des zielgerichteten und wirtschaftlichen Einsatzes der IT. Die IT Strategie
wird aus den Zielen und Vorgaben der Unternehmensstrategie abgeleitet und wirkt sich ihrer-
seits auf die Unternehmensstrategie, Kennzahlen und Maßnahmen aus. Die IT Strategie liefert
Impulse für Fragen zum Einsatz der IT zur Prozessoptimierung, dem Beitrag der IT zur Steige-
rung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens oder etwa zur Möglichkeit neue Kunden-
gruppen zu erschließen.
13
11
Quelle: Brun, 2008, S. 63
12
vgl. Reichmann, 1997, S. 566
13
vgl. Gadatsch, et al., 2006b, S 67ff

3 Aufgaben und Werkzeuge des IT Controlling
- 5 ­
3.2.2 Standards
In der IT Strategie werden unternehmensinterne Standards festgelegt. Diese können sich auf
Hardware, Software und Services beziehen. Ziel der Einführung von IT Standards ist, durch
einheitliche IT Ausstattung und Prozesse eine Kostenreduktion in Implementierung und Betrieb
zu erreichen.
Das IT Controlling unterstützt das IT Management bei der Definition und Umsetzung von IT
Standards.
14
Im Bereich der Hard- und Software sollten im Unternehmen nur standardisierte Komplettsyste-
me eingesetzt werden. Dazu werden Standard-IT-Arbeitsplätze für verschiedene Einsatzszenari-
en definiert, wie z. B. ein Rechnungswesenarbeitsplatz oder ein mobiler Vertriebsarbeitsplatz.
Die Bildung von Standard-IT-Arbeitsplätzen ist Voraussetzung für den Einsatz des TCO Kon-
zepts. (TCO steht für Total Cost of Ownership und dient dazu die gesamten Kosten eines Ar-
beitsplatzes zu ermitteln. Das TCO Konzept wird in Kapitel 5.4.4 kurz beschrieben.)
Durch den Einsatz von Vorgehensmodellen wird ein einheitliches Vorgehen und somit ein defi-
nierter Standard im Bereich der Softwareentwicklung hergestellt.
3.2.3 Analyse und Kennzahlen
15
Kennzahlen und Kennzahlensysteme liefern dem IT Management wichtige Informationen zur
Steuerung des IT Bereichs. Kennzahlen gewinnen zusehends an Bedeutung, da moderne Mana-
gementansätze auf ihnen aufbauen. Aufgabe des IT Controllings ist die Entwicklung von Kenn-
zahlen, sowie Implementierung und Wartung von Kennzahlensystemen.
Im Unternehmensmanagement ist die Balanced Scorecard (BSC) als Kennzahlensystem weit
verbreitet. Sie beschränkt sich nicht nur auf die Auswertung von finanziellen Kennzahlen der
Vergangenheit, sondern stellt die Unternehmensstrategien ins Zentrum der Betrachtung. Die
Unternehmensziele mit ihren Kennzahlen werden in den vier Dimensionen Finanzen, Kunden,
interne Geschäftsprozesse und Lernen und Entwicklung dargestellt. Diese vier Dimensionen
sind auch auf den IT Bereich übertragbar, daher wird nach Gadatsch et al. ,,heute der Aufbau
einer IT-BSC empfohlen"
16
.
Nach der Definition und Ermittlung der Kennzahlen, gehört deren Analyse zu einer wichtigen
Tätigkeiten des IT Controllings. Auf die IT Planung und Analyse wird in Kapitel 6 ausführlich
eingegangen.
14
vgl. Gadatsch, et al., 2006b, S 40
15
vgl. Friedag, et al., 2007, Gadatsch, et al., 2007, S. 378ff, Kargl, et al., 2007, S. 123ff
16
Gadatsch, et al., 2007, S. 383

Details

Seiten
Erscheinungsform
Originalausgabe
Jahr
2010
ISBN (eBook)
9783836644167
DOI
10.3239/9783836644167
Dateigröße
716 KB
Sprache
Deutsch
Institution / Hochschule
Ferdinand Porsche FernFH – Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsinformatik
Erscheinungsdatum
2010 (März)
Note
2
Schlagworte
controlling kostenrechnung leistungsrechnung budget planung governance
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Titel: IT Controlling
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