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Aufbau eines internen Kontrollsystems im Provisionsexkasso

©2010 Studienarbeit 48 Seiten

Zusammenfassung

Inhaltsangabe:Einleitung:
Diese Projektarbeit gliedert sich in fünf Kapitel.
Im ersten Kapitel wird zum einen die Motivation für die Aufgabenstellung erläutert und zum anderen das Praxisunternehmen näher beschrieben, indem dieses Projekt durchgeführt wird. Das zweite Kapitel liefert Hintergründe und Vorwissen, die relevant sind, um die Praxisaufgabe zu verstehen und nachvollziehen zu können. Kapitel drei befasst sich mit der genaueren Analyse der Aufgabe. Es wird beschrieben, wie die momentane Situation ist und wie sie zukünftig aussehen soll. In Kapitel vier folgt das konkrete Konzept. Die Arbeit endet im fünften Kapitel mit einem Fazit und einem Ausblick zu dieser Projektaufgabe.
Fachbegriffe und erklärungsbedürftige Ausdrücke werden im nachfolgenden Glossar näher erläutert. Sie sind beim ersten Auftreten kursiv und mit Sternchen markiert. Verwendete Abkürzungen können im Abkürzungsverzeichnis nachgeschlagen werden und stehen beim ersten Auftreten im Text in Klammern hinter dem dazugehörigen Ausdruck. Quellenangaben sind mit eckigen Klammern und kursiv kenntlich gemacht.
Die untersuchte Vereinigte Versicherung wurde als Haftpflichtversicherungsanstalt gegründet und ist mittlerweile nicht nur Spezialversicherer der Bauwirtschaft, sondern auch einer der größten deutschen Auto- und Haftpflichtversicherer. Der Hauptsitz der Versicherung befindet sich in Hannover. Zurzeit beschäftigt sie ca. 2500 Mitarbeiter, davon sind etwa 250 in der Informatik tätig. Bei dem untersuchten Versicherungsunternehmen wird SAP-Software in mehreren Bereichen eingesetzt. Für alle Fragen und Probleme fachlicher und technischer Art, die im Zusammenhang mit den SAP-Anwendungen bestehen, gibt es das so genannte SAP Competence Center (SAP CC), eine Gruppe von Mitarbeitern der untersuchten Versicherung, die auf SAP-Software spezialisiert sind. Das SAP CC ist als interne Beratung tätig. Es stellt keine reale, sondern eine virtuelle Struktur dar, da die SAP CC Mitglieder organisatorisch zu den Informatikbereichen Anwendungssysteme und Produktion/Betrieb gehören. Es bündelt die SAP-Kompetenz der Versicherung und unterstützt durch direkte partnerschaftliche Zusammenarbeit mit SAP den Betrieb von SAP-Anwendungen.
Das SAP CC der untersuchten Versicherung wurde 2006 erstmals von SAP als Customer Competence Center zertifiziert. Das Zertifikat ist eine offizielle Auszeichnung für die Fähigkeiten und das Wissen einer solchen Gruppe im SAP-Umfeld. SAP verleiht es an Einrichtungen, […]

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis


Angelina Jung
Aufbau eines internen Kontrollsystems im Provisionsexkasso
ISBN: 978-3-8428-2248-1
Herstellung: Diplomica® Verlag GmbH, Hamburg, 2012
Zugl. Fachhochschule für die Wirtschaft Hannover, Hannover, Deutschland,
Studienarbeit, 2010
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© Diplomica Verlag GmbH
http://www.diplomica.de, Hamburg 2012

Abstract
II
Abstract
In dieser Projektarbeit wird ein Konzept für ein internes Kontrollsystem erstellt. Dieses
Kontrollsystem, das in einer nächsten Projektarbeit umgesetzt wird, soll den Vorgang von
manuellen Vorauszahlungen im Provisionsexkasso überwachen. Das Provisionsexkasso ist
ein Begriff aus dem Finanzwesen und beschäftigt sich mit dem Transaktionsvorgang von
Leistungen, in dem Fall mit der Auszahlung des Entgelts, das die Vermittler und Makler
der untersuchten Versicherung für ihre Tätigkeit bekommen.
Um ein geeignetes Konzept für ein internes Kontrollsystem zu entwickeln, wurden Ge-
spräche mit den betroffenen Gruppen, genauer gesagt, mit dem Rechnungswesen, dem
Vertrieb und der Revision, geführt. Diese Gespräche haben dazu beigetragen, den Prozess
der manuellen Vorauszahlungen genau nachvollziehen zu können. Zusätzlich dazu werden
Rahmenbedingungen, unter anderem gesetzliche Richtlinien, betrachtet, auf deren Grund-
lage ein internes Kontrollsystem aufgebaut werden soll.

Inhaltsverzeichnis
III
Inhaltsverzeichnis
Abstract ... II
Inhaltsverzeichnis ... III
Abbildungsverzeichnis ... IV
Abkürzungsverzeichnis ... 5
SAP-Abkürzungsverzeichnis ... 5
1. Einleitung ... 6
1.1 Aufbau der Arbeit ... 6
1.2 Beschreibung des Praxisunternehmens ... 6
1.3 Motivation für ein internes Kontrollsystem im Provisionsexkasso ... 7
2. Hintergründe und Vorwissen ... 8
2.1 Das Unternehmen SAP ... 8
2.1.1 SAP Enterprise Resource Planning - Das Hauptprodukt von SAP ... 9
2.1.2 SAP for Insurance ... 11
2.3 Der Versicherungsaußendienst und seine Vergütung ... 12
2.4 Rahmenbedingungen für ein internes Kontrollsystem ... 13
3. Analyse ... 15
3.1 SAP Systemlandschaft und angrenzende Komponenten ... 15
3.2 Ist-Zustand ... 18
3.3 Soll-Zustand ... 20
4. Konzept ... 22
4.1 Internes Kontrollsystem in Form einer Auswertungsliste ... 22
4.2 Inhalt der Auswertungsliste ... 22
4.3 Methodiken zur Anzeige der Daten im Report ... 24
4.4 Benötigte Daten ... 25
5. Fazit und Ausblick... 28
Anhang ... i
Glossar ... xv
Quellenverzeichnis ... xvii

Abbildungsverzeichnis
IV
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: ERP-Module [int08] ... 11
Abbildung 2: SAP Systemlandschaft ... 17
Abbildung 3: Teilprozess Vertrieb ... 18
Abbildung 4: Felder für die Erfassung einer Vorauszahlung... 19
Abbildung 5: Teilprozess Rechnungswesen ... 20
Abbildung 6: Soll-Prozess ... 21
Abbildung 7: Beispiel Einfache Liste durch write-Anweisung ... 24
Abbildung 8: Beispiel Liste im ALV-Grid ... 25
Abbildung 9: ER-Diagramm ... 27

Abkürzungsverzeichnis
V
Abkürzungsverzeichnis
ER
Entity-Relationship
GUI
Graphical User Interface
HGB
Handelsgesetzbuch
IKS
internes Kontrollsystem
Panda
Partnerdatenbank
SAP-Abkürzungsverzeichnis
ABAP
Advanced Business Application Programming
ALV SAP List Viewer
ERP
Enterprise Resource Planning
FI
Financial Accounting
FS-CD
Financial Services ­ Collections and Disbursements
FS-ICM
Financial Services ­ Incentive and Commissions Management
HR
Human Resource Management
SAP
Systeme, Anwendungen, Produkte
SAP CC
SAP Competence Center
SAP EP
SAP Enterprise Portal
SAP Web AS
SAP Web Application Server
ZGP
Zentraler Geschäftspartner

Einleitung
6
1. Einleitung
1.1 Aufbau der Arbeit
Diese Projektarbeit gliedert sich in fünf Kapitel.
Im ersten Kapitel wird zum einen die Motivation für die Aufgabenstellung erläutert und
zum anderen das Praxisunternehmen näher beschrieben, indem dieses Projekt durchge-
führt wird. Das zweite Kapitel liefert Hintergründe und Vorwissen, die relevant sind, um
die Praxisaufgabe zu verstehen und nachvollziehen zu können. Kapitel drei befasst sich mit
der genaueren Analyse der Aufgabe. Es wird beschrieben, wie die momentane Situation ist
und wie sie zukünftig aussehen soll. In Kapitel vier folgt das konkrete Konzept. Die Arbeit
endet im fünften Kapitel mit einem Fazit und einem Ausblick zu dieser Projektaufgabe.
Fachbegriffe und erklärungsbedürftige Ausdrücke werden im nachfolgenden Glossar näher
erläutert. Sie sind beim ersten Auftreten kursiv und mit Sternchen markiert. Verwendete
Abkürzungen können im Abkürzungsverzeichnis nachgeschlagen werden und stehen beim
ersten Auftreten im Text in Klammern hinter dem dazugehörigen Ausdruck. Quellenanga-
ben sind mit eckigen Klammern und kursiv kenntlich gemacht.
1.2 Beschreibung des Praxisunternehmens
Die untersuchte Vereinigte Versicherung wurde als Haftpflichtversicherungsanstalt ge-
gründet und ist mittlerweile nicht nur Spezialversicherer der Bauwirtschaft, sondern auch
einer der größten deutschen Auto- und Haftpflichtversicherer.
Der Hauptsitz der Versicherung befindet sich in Hannover. Zurzeit beschäftigt sie ca. 2500
Mitarbeiter, davon sind etwa 250 in der Informatik tätig.
Bei dem untersuchten Versicherungsunternehmen wird SAP-Software in mehreren Berei-
chen eingesetzt. Für alle Fragen und Probleme fachlicher und technischer Art, die im Zu-
sammenhang mit den SAP-Anwendungen bestehen, gibt es das so genannte SAP Compe-
tence Center (SAP CC), eine Gruppe von Mitarbeitern der untersuchten Versicherung, die
auf SAP-Software spezialisiert sind. Das SAP CC ist als interne Beratung tätig. Es stellt
keine reale, sondern eine virtuelle Struktur dar, da die SAP CC Mitglieder organisatorisch
zu den Informatikbereichen Anwendungssysteme und Produktion/Betrieb gehören. Es
bündelt die SAP-Kompetenz der Versicherung und unterstützt durch direkte partnerschaft-
liche Zusammenarbeit mit SAP den Betrieb von SAP-Anwendungen.

Einleitung
7
Das SAP CC der untersuchten Versicherung wurde 2006 erstmals von SAP als Customer
Competence Center
1
zertifiziert (siehe Anhang 1). Das Zertifikat ist eine offizielle Aus-
zeichnung für die Fähigkeiten und das Wissen einer solchen Gruppe im SAP-Umfeld. SAP
verleiht es an Einrichtungen, die sowohl über die erforderlichen Methoden, technischen
Kenntnisse und Werkzeuge als auch über effiziente Arbeitstechniken verfügen, um die
Themen rund um die SAP- Systemen erfolgreich bewältigen zu können.
1.3 Motivation für ein internes Kontrollsystem im Provisionsexkasso
Bei einer Provision* handelt es sich um das Entgelt, das Vermittler* und Makler* erhalten,
wenn sie Verträge an Kunden vermitteln. Die Höhe der Provision ist vertraglich zwischen
der untersuchten Versicherung und den Maklern bzw. Vermittlern geregelt. Dabei besteht
die Möglichkeit, Provisionen oder einen Teil davon vor Leistungsbescheinigung vorauszu-
zahlen. Für diesen Vorgang gibt es jedoch keine einheitlichen Tarife und Abstimmungen.
Die Bedingungen für Vorauszahlungen und deren Höhe werden individuell zwischen den
Maklern bzw. Vermittlern und der Versicherung abgesprochen und festgelegt.
Die Erfassung und Freigabe von Vorauszahlungen geschieht manuell von zwei Sachbear-
beitern des Vertriebs und wird daraufhin von einem Sachbearbeiter aus dem Rechnungs-
wesen geprüft und bei Korrektheit zur Auszahlung freigegeben. Dieser Vorgang unterliegt
dem Vier-Augen-Prinzip, da zwei verschiedene Instanzen (ein Mitarbeiter des Vertriebs
und einer des Rechnungswesens) die Vorauszahlungen prüfen und freigeben. Weitere Kon-
trollen gibt es jedoch nicht. Die Motivation für ein internes Kontrollsystem (IKS) über
diesen Vorgang besteht also darin, mögliche Fehler und auch vorsätzlichen Betrug zu ver-
meiden und einen Überblick über erfasste und getätigte Vorauszahlungen zu ermöglichen.
Dies entspricht auch dem betriebswirtschaftlichen Fachbegriff Compliance, der im Zu-
sammenhang mit Überwachung über die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in ei-
nem Unternehmen verwendet wird. Das Ziel von Compliance ist es, sicherzustellen, dass
sich alle Handelnden im Unternehmen rechtskonform und regelungskonform verhalten.
Zur Sicherstellung von Compliance werden Maßnahmen ergriffen, die über menschliche
Fehler und kriminelle Handlungen (z.B. Betrug) wachen. Demnach ist ein weiterer Motiva-
tionsgrund für ein IKS im Provisionsexkasso* die Steigerung von Compliance in der unter-
suchten Versicherung.
1
deutsch: Kundenkompetenzzentrum

Hintergründe und Vorwissen
8
2. Hintergründe und Vorwissen
2.1 Das Unternehmen SAP
Das IKS, für das in dieser Projektarbeit ein Konzept erstellt wird, soll im SAP-Umfeld auf-
gebaut werden, da für den Prozess der Erfassung von manuellen Vorauszahlungen eine
SAP-Komponente verwendet wird.
Der Prozess der Vorauszahlungserfassung ist über eine kundeneigene Anwendung abgebil-
det, die im SAP-Standard realisiert und im Bereich des Inkasso*-/Exkasso-Moduls Financial
Services ­ Collections and Disbursements
2
(FS-CD) angesiedelt ist. Nachfolgend wird das
Unternehmen SAP und die bei der untersuchten Versicherung im Zusammenhang mit dem
Vorauszahlungsdialog im Einsatz befindliche Technologie näher beschrieben.
Das Unternehmen SAP wurde 1972 von vier ehemaligen IBM-Technikern gegründet und
ist mittlerweile zum weltweit drittgrößten unabhängigen Softwarehersteller herangewach-
sen. Anfänglich existierte das Unternehmen unter dem Namen Systemanalyse und Programm-
entwicklung
. Heutzutage ist es eine börsennotierte Aktiengesellschaft, die den Namen SAP
trägt, was für Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung steht. Der Hauptsitz
von SAP befindet sich in Walldorf. Lange Zeit stand der deutsche Markt im Zentrum der
Aktivitäten. SAP hat aber durch die Internationalisierung der Anwendungssoftware den
Absatzmarkt zunehmend ausgedehnt und mittlerweile lassen sich weitere Standorte in über
50 verschiedenen Ländern auf sämtlichen Kontinenten finden. Insgesamt betreut SAP
mehr als 95.000 Kunden in über 120 Ländern.
Das Kerngeschäft von SAP besteht im Vertrieb von Nutzungsrechten an den SAP Soft-
warelösungen und von damit verbundenen Diensten.
Mithilfe seiner Standardsoftware und branchenspezifischen Anwendungen ermöglicht es
SAP anderen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse effizient und flexibel zu gestalten und
damit Unternehmensprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Bei der Entwicklung neuer Softwarelösungen arbeitet SAP mit den Kunden zusammen und
bietet darüber hinaus Wartungs- und Beratungsleistungen sowie Schulungen an. [int01]
2
deutsch: Finanzdienste ­ Geldeingänge und Auszahlungen

Hintergründe und Vorwissen
9
2.1.1 SAP Enterprise Resource Planning - Das Hauptprodukt von SAP
Auf dem Markt für betriebswirtschaftliche Standardsoftware bietet das deutsche Software-
Unternehmen das so genannte R/3-System für offene Architekturen an. Es wurde aus dem
Großrechnerorientierten Vorgänger SAP R/2 in weiten Teilen neu entwickelt und
unter-
stützt die Hauptanwendungsgebiete Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft.
[int02]
Ein untrennbarer Bestandteil des SAP R/3-Systems ist ABAP, die Programmiersprache
von SAP, die für die Programmierung von kommerziellen Anwendungen im SAP-Umfeld
entwickelt wurde. Die Abkürzung ABAP stand ursprünglich für Allgemeiner Berichts-
Aufbereitungs-Prozessor
, da mit dieser Sprache nur kundenspezifische Auswertungen pro-
grammiert werden konnten, aber keine Datenbankveränderungen möglich waren. Im Zuge
der Weiterentwicklung der Sprache steht die Abkürzung nun für Advanced Business Applicati-
on Programming
. Abgesehen von einem in der Programmiersprache C programmierten Sys-
temkern besteht das SAP R/3-System mit seinen Entwicklungswerkzeugen und Anwen-
dungen aus ABAP Programmen, wodurch eine betriebssystemunabhängige Entwicklung
und Funktionalität gesichert wird. Auch neue Erweiterungen zum R/3-System können mit
ABAP geschrieben werden.
Der Name SAP R/3 entstand aus der Konzeption als Client-Server-System, das R steht
dabei für realtime
3
und die 3 für die drei verschiedenen Ebenen, aus denen ein R/3-System
besteht
:
die Datenbank-, die Applikations- und die Präsentationsschicht, die im Folgenden
näher erläutert werden:
¾ Die Datenbank-Schicht beinhaltet ein relationales Datenbanksystem
4
, in dem neben
Anwendungsdaten auch Objekte der Applikationsschicht (z.B. Programme) gespei-
chert werden.
¾ Die Applikationsschicht enthält die ABAP Laufzeitumgebung zur Ausführung von
ABAP Code und führt den Großteil der Anwendungslogik des SAP-Systems aus.
Über eine Datenbankschnittstelle werden Zugriffe auf die Datenbank vorgenom-
men.
¾ Die Präsentationsschicht enthält Logik zur Aufbereitung der Benutzeroberfläche für
die Endanwender des SAP-Systems. Meistens wird diese Ebene durch das SAP
3
deutsch: Echtzeit - das unmittelbare zeitliche Verhalten eines Vorgangs in der realen Welt [int04]
4
besteht aus beliebig vielen Einzeltabellen, die in beliebiger Art und Weise miteinander verknüpft werden
können, die Informationen werden in Spalten und Reihen gespeichert [int05]

Hintergründe und Vorwissen
10
Graphical User Interface
5
(GUI) abgebildet. Das GUI kommuniziert mit Pro-
grammen der Applikationsschicht, um Aktionen auf dem SAP-System durchzufüh-
ren. Für ein Beispiel des SAP GUI siehe Anhang 1.
Dieses R/3-System ist das Hauptprodukt von SAP und trägt seit dem Jahr 2008 den Na-
men SAP Enterprise Resource Planning
6
(ERP). SAP ERP unterscheidet sich von dem
alten R/3-System hauptsächlich dadurch, dass es auf SAP NetWeaver aufbaut, eine Tech-
nologie- und Integrationsplattform, die
zahlreiche Komponenten zusammenfasst, die für
Unternehmensanwendungen relevant sind. Zu diesen Komponenten zählen z.B. der SAP
Web Application Server (SAP Web AS), eine Plattform, auf der alle SAP-Anwendungen
ausgeführt werden oder das SAP Enterprise Portal (SAP EP), der Einstiegspunkt für alle
Benutzer von SAP NetWeaver Applikationen, der die Navigation erleichtert.
SAP ERP ist (genau wie das R/3-System) modular aufgebaut. Dabei sind den drei be-
triebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen Rechnungswesen, Logistik und Personal je-
weils Module zugeordnet, die mit einem eindeutigen Kürzel bezeichnet werden. Diese
Module lassen sich wiederum in Komponenten unterteilen.
Die folgende Graphik zeigt wichtige Module des ERP-Systems. Die Darstellung der Modu-
le durch Bausteine soll dabei die Erweiterbarkeit der Software verdeutlichen.
5
deutsch: graphische Benutzerschnittstelle
6
deutsch: Planung (des Einsatzes / der Verwendung) der Unternehmensressourcen

Hintergründe und Vorwissen
11
Abbildung 1: ERP-Module [int08]
ERP-Systeme bestehen also aus verschiedenen Modulen, wobei jedes dieser Module einem
bestimmten Unternehmensbereich dient und auf die entsprechenden Bedürfnisse und An-
forderungen zugeschnitten ist. Für eine kurze Erklärung der in der Graphik dargestellten
Module und ihrer Kürzel siehe Anhang 2. Außerdem wird auf die Module FI, HR, FS-ICM
und FS-CD im Kapitel 3.1 näher eingegangen.
2.1.2 SAP for Insurance
Mit SAP for Insurance
7
(siehe Anhang 3) stellt SAP versicherungsspezifische Anwendungs-
software zur Verfügung, die einen kunden- und serviceorientierten Ansatz verfolgt. Spar-
tenübergreifend werden die versicherungstechnischen Kernprozesse abgedeckt.
SAP for Insurance ist ein integraler Bestandteil von SAP ERP und liefert folgende Kom-
ponenten zur Bewältigung der Herausforderungen von Versicherungsunternehmen:
¾ Inkasso/Exkasso
¾ Schaden- / Leistungsmanagement
¾ Provisionsmanagement
¾ Rückversicherungsmanagement
¾ Policenmanagement
7
deutsch: SAP für Versicherungen

Details

Seiten
Erscheinungsform
Originalausgabe
Jahr
2010
ISBN (eBook)
9783842822481
DOI
10.3239/9783842822481
Dateigröße
829 KB
Sprache
Deutsch
Institution / Hochschule
Fachhochschule für die Wirtschaft Hannover – Wirtschaftsinformatik
Erscheinungsdatum
2011 (November)
Note
1,7
Schlagworte
aufbau kontrollsystems provisionsexkasso
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