Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente in der personalisierten Massendruckproduktion

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung
1.1 Motivation
1.2 Zielsetzung
1.3 Aufbau der Diplomarbeit
1.4 Eingrenzung

2 Theoretischer Hintergrund
2.1 Dokument-Aufbereitung
2.2 Dokument-Ausgabe
2.3 Dokument-Nachverarbeitung
2.4 Elektronische Archivierung

3 Empirische Marktstudie
3.1 Untersuchungsproblem
3.2 Untersuchungsziele
3.3 Methoden
3.3.1 Sekundärforschung
3.3.2 Primärforschung

4 Datensammlung und Datenauswertung
4.1 Sekundärforschung
4.2 Primärforschung
4.2.1 Marktsegment Absender
4.2.2 Marktsegment Empfänger
4.2.3 Marktsegment Hersteller
4.2.4 Marktsegment Dienstleister

5 Präsentation des Forschungsergebnisses
5.1 Beurteilung der Daten und Informationen aus der Umfrage
5.1.1 Beurteilung der Entwicklung
5.1.2 Risiken und Chancen der Entwicklung
5.2 Schlussfolgerungen für den Output Management-Markt

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Statistikverzeichnis

Anlagenverzeichnis

Anlagen

Literaturverzeichnis

Internetverzeichnis

1 Einführung

Unternehmen, die täglich große Mengen an Geschäftsdokumenten produzieren, gehen immer mehr dazu über, diese per E-Mail zu verschicken oder im firmen­eigenen Webportal zur Abholung zu hinterlegen, anstatt sie auf Papier zu drucken und per Post zu versenden.

Typische Unternehmen sind z.B. Banken, Telekommunikationsanbieter und Energie­­versorger, welche Kontoauszüge und Verbrauchsabrechnungen erstellen. Ebenso gehören hierzu Versicherer, die Policen und Schäden abwickeln, sowie alle Unternehmen, die logistische Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Liefer­schei­ne, Rechnungen und Mahnungen produzieren.

Kunden können ihre personalisier­­ten Geschäfts­dokumente über das Internet ein­sehen und als Datei her­unter laden. Ein Ausdruck auf Papier, der vielleicht sogar noch per Post zugeschickt wird, erübrigt sich damit.

Seit Grafiken – und damit auch Dateien – immer stärker komprimiert und in höherer Qualität erstellt werden können, geht der Trend immer mehr in Richtung elektronische Dokumente.

Bei einem elektronischen Dokument handelt es sich um ein digitalisiertes Dokument, welches in einem Dateiformat abgelegt ist. Das weitverbreitete Format von elektronischen Dokumenten ist das PDF-Format (wird in Abschnitt 2.2, Dokument-Ausgabe, detailliert erläutert).

Der Gesetzgeber hat durch Gesetzesänderungen im BGB bereits im Jahre 2001 in den §§ 126 und 127 elektronische Dokumente rechtlich verankert. Zitiert sei hier Absatz 3 des § 126 Schriftform: „Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“

Die Aufbewahrung von Dokumenten, die durch eine Reihe von Gesetzen, Verordnungen und Vorschriften direkt oder indirekt gefordert wird, unterliegt Auf­be­wahr­ungsfristen und -formen – ein weiteres wichtiges Argument dafür, elektro­nische Dokumente mehr und mehr zu bevorzugen und die elektronische Archi­vierung zu vereinfachen.

Die Produktion auf Papier überwiegt aber noch nach wie vor. Ein gewisser Anteil aller Papierdokumente wird auch in Zukunft nie in elektronischer Form verschickt werden. Dazu gehören Dokumente, die manuelle Unterschriften erfordern, um rechtlich relevant zu sein, oder auch Dokumente, welche von Personen bearbeitet bzw. aufbewahrt werden, die die Papierform bevorzugen.^[1]

1.1 Motivation

Der Auslöser zu diesem Thema war das Angebot einer Bank, Kontoauszüge ko­s­ten­frei per E-Mail zukommen zu lassen oder sie über einen Login selbst vom Server der Bank zu ziehen.

Ein Kontoauszug auf Papier bedeutet Gebühren für Druck und Porto – Gebühren die bei elektronischer Erstellung des Kontoauszugs eingespart werden können.

Bieten Unternehmen ihren Kunden elektronische Geschäftsdokumente an, und nutzen die Kunden dieses Angebot, so werden sich Arbeitsabläufe und Ko­sten­ver­teilungen ändern oder ganz einsparen lassen.

Wird ein Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente in der Mas­senproduktion stattfinden, wird dies den Output Management-Markt (OM-Markt) verändern. Die Änderungen der Arbeitsabläufe und Kostenverteilungen kön­nen zu existenziellen Bedrohungen für viele OM-Marktteilnehmer werden.

Ist die obige Aussage nur eine Schlussfolgerung oder gibt es wissenschaftliche Studien, die eine solche Entwicklung nachweisen können? Wer ist davon betroffen und wie sehen die Markt­teil­nehmer die Entwicklung? Wurden darüber bereits Stu­di­­en durchgeführt? Wenn ja, durch wen und mit welchen Ergebnissen?

1.2 Zielsetzung

Das Ziel dieser Diplomarbeit ist, eine Prognose darüber zu stellen, ob es in der per­so­na­li­sierten Massen­druck­produktion zu einem Übergang von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente kommen wird und welche Konsequenzen dies für den Output Management-Markt haben würde.

Abbildung 1 soll verdeutlichen, was mit einem Übergang von Papier- auf elek­tro­ni­sche Dokumente gemeint ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Liniendiagramm der Fragestellung^[2]

Die Diplomarbeit erfasst zuerst alle Marktteilnehmer der personalisierten Massen­druck­produktion. Dann wird festgestellt, welche Fragen im Vorfeld an die einzelnen Marktteilnehmer gestellt werden müssen, damit eine Übersicht an Werten ge­schaf­fen werden kann, die einen möglichen Trend erkennen lassen.

Bei den vorstehenden Fragestellungen geht man davon aus, dass sich das Gesamtdruckvolumen nicht verändern wird. Eine weitere und Themen über­grei­fen­de Frage ist, ob das gesamte Druckvolumen noch weiter wächst, sinkt oder sta­gniert, und woran das gemessen werden kann? In Abbildung 1 oben handelt es sich um eine stagnierte Menge an Output.

Die Diplomarbeit wird im Rahmen dieser Marktstudie Statistiken aufstellen und mit Teilnehmern der Studie über Mess- und Planwerte, Ziele und Zukunftsaussichten diskutieren.

1.3 Aufbau der Diplomarbeit

In diesem Kapitel 1, Einführung; wurde bisher eine kurze Übersicht über die Motivation und der Zielsetzung dieser Diplomarbeit gegeben. Hier wird der Aufbau der Arbeit diskutiert. Abschließend werden noch die Eingrenzungen dieser Arbeit definiert.

In Kapitel 2, Theoretischer Hintergrund, wird der theoretische Hintergrund über das Output Management sowie das Verständnis für die Fragestellung dieser Arbeit vermittelt.

In Kapitel 3, Empirische Marktstudie, werden die Grundbestandteile der Markt­studie definiert und die Unter­suchungs­methoden sowie Messinstrumente festgelegt.

In Kapitel 4, Datensammlung und Datenauswertung, geht es dann um die praktische Umsetzung der Marktstudie. Das erforderliche Datenmaterial wird nach der in Kapitel 3, Empirische Marktstudie, beschlossenen Un­ter­su­chungs­methode mit den auch dort beschlossenen Messinstrumenten gesammelt.

In Kapitel 5, Präsentation des Forschungsergebnisses, werden zunächst die in der Umfrage gewonnenen Ergebnisse bzw. die zu erwartende Entwicklung präsentiert. Anschließend werden die Chancen und Risiken, die sich aus dieser Entwicklung für den OM-Markt ergeben, gegenübergestellt und analysiert.

1.4 Eingrenzung

Für die Erstellung und Archivierung von elektronischen Dokumenten gibt es eine Vielzahl von Gesetzen, die einerseits schützen und andererseits rechtlich ein­schrän­ken sollen. Folgende Gesetze regeln u.a. die steuer- und handelsrechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungsfristen betriebswirtschaftlicher Belege: AO (Ab­ga­ben­­ordnung), HGB (Handelsgesetzbuch), ZPO (Zivilprozessordnung), StPO (Straf­pro­zess­ord­nung), BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), StGB (Strafgesetzbuch), BetrVG (Betriebs­ver­fas­sungs­gesetz), IuKDB (Informations- und Kommunika­tion­s­gesetz), UStG (Um­satz­­steuer­gesetz) und GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).^[3]

Aufgrund der Vielfalt der weltweit geltenden Gesetze für die Erstellung und Archivierung von Geschäfts­doku­men­ten kann im Rahmen dieser Diplomarbeit nur auf die deutsche Gesetzgebung eingegangen werden. Die Gesetzgebung hat ent­schei­den­den Einfluss darauf, wie sich der Trend für elektronische Dokumente ent­wickelt. Die rechtliche Relevanz von kauf­män­nischen Geschäftsdokumenten wird von vielen Gesetzen genauestens geregelt.

2 Theoretischer Hintergrund

Der theoretische Hintergrund soll für das Verständnis der anfallenden Aufgaben und Aufwände sowie der Prozesse sorgen, die ein Geschäftsdokument von der Idee, der Erstellung der Vorlage, der Anlieferung der Daten aus den betrieblichen Informationssystemen bis hin zum Massenversand der Dokumente an die Empfänger durchläuft. Dieser Prozess wird unter dem Begriff „Dokument-Ausgabe-Prozess“ zu­sam­men­ge­fasst.

Er besteht aus den drei Teilprozessen Dokument-Aufbereitung, Dokument-Aus­ga­be und Dokument-Nachverarbeitung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Dokument-Ausgabe-Prozess mit Teilprozessen^[4]

Die hinter den deutschen Begriffen in Klammern englischen Begriffe sind die in der Fachsprache gängigen Begriffe.

Am Dokument-Ausgabe-Prozess sind vier Marktsegmente beteiligt.

1. Banken, Telekomanbieter und Energieversorger vertreten das Marktsegment der Unter­­nehmen, die Geschäftsdokumente produzieren und ihren Kunden die Wahl zwischen Papier- und elektronischen Dokumenten bieten. Dieses Markt­seg­ment soll im Folgenden als „Absender“ bezeichnet werden. Näher ein­ge­gan­gen wird auf Geschäftsdokumente wie Kontoauszüge, Rechnungen und Mailings.

Unter einem Mailing versteht man einen personalisierten Werbebrief, der un­auf­ge­for­dert per Post geliefert wird.^[5] Es handelt sich dabei um ein Mar­ke­ting­instrument, über das der Erstkontakt zu den Konsumenten hergestellt wird. Beinhaltet es ein Angebot, und wurde es nicht mit dem Zusatz „unverbindlich“ oder „freibleibend“ gekennzeichnet, so ist es bereits ein Geschäftsdokument welches nach § 145 BGB „Bindung an den Antrag“ den Anbieter zur Erfüllung des Angebots verpflichtet. Deshalb werden viele Angebote mit dem Zu­satz „Angebot gültig bis tt.mm.jjjj“ vermerkt, um die Bindefrist von vornherein aus­­zu­schließen.

Für die anderen Geschäftsdokumentarten als Mailings, bietet der „Absender“ aus ver­schie­denen Motiven heraus die Dokumente in elektronischer Form an – vor­ausgesetzt, die Empfänger nehmen sie in der angebotenen Form an.

2. Das zweite Marktsegment sind die Empfänger von Geschäftsdokumenten, die die Wahl des elektronischen Dokuments treffen können. Im Folgenden wird die­ses Marktsegment als „Empfänger“ bezeichnet.

Der „Empfänger“ treibt mit seiner Nachfrage die Entwicklung voran. Immer mehr Do­ku­ment­ar­ten werden in elektronischer Form produziert.

3. Hersteller von Werkstoffen sowie Soft- und Hardware für das Output Management sind ein weiteres Marktsegment. Für dieses Marktsegment wäre der Übergang der Produktion von Papierdokumenten auf elektronische Doku­mente eine existenzielle Bedrohung. Die Gründe dafür werden in Abschnitt 2.3, Dokument-Nachverarbeitung, auf Seite 17 diskutiert. Dieses Marktsegment wird im Fol­gen­den als „Hersteller“ bezeichnet.

Der „Hersteller“ hat auf den ersten Blick wenig Einfluss auf den Prozess zwischen dem „Absender“ und dem „Empfänger“. Er kann den Prozess nur be­ob­ach­ten und hoffen, dass Geschäftsdokumente auf Papier gedruckt werden, oder er kann den Trend nutzen, um Produkte mit neuer Technologie zu entwickeln.

4. Unternehmen, die anderen Unternehmen die Hardware, Werkstoffe und Ausführung der Produktion von Geschäfts­doku­men­ten anbieten, sind ein weiteres Marktsegment. Für dieses Marktsegment könnte der Übergang der Produktion von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente eine neue Chance bieten oder aber auch eine existenzielle Bedrohung darstellen. Die Gründe dafür werden in Abschnitt 2.3, Dokument-Nachverarbeitung, auf Seite 17 erläutert. Dieses Marktsegment wird im Folgenden als „Dienstleister“ bezeichnet.

Der „Dienstleister“ ist nicht ganz so abhängig von der Entscheidung des „Ab­sen­ders“, da er auch den Dienst zur Erstellung von elektronischen Dokumenten übernehmen kann – zwar vielleicht nicht zum selben Preis wie für die Papier­produktion, aber dafür auch mit geringeren Kosten.

Im Folgenden werden die Marktsegmente (ohne speziellen Hinweis) nur mit „Absender“, „Empfänger“, „Hersteller“ und „Dienstleister“ bezeichnet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Dokument-Ausgabe-Prozess^[6]

Die einzelnen Arbeitsabläufe sowie die verwendeten Begriffe werden in den folgenden Abschnitten detailliert erläutert. Das Diskutieren dieser Details ist notwendig, um die Motivation und Beweggründe zur Umstellung auf elektronische Dokumente der einzelnen Marktsegmente zu verstehen.

2.1 Dokument-Aufbereitung

Der Begriff Dokument ist nicht eindeutig definiert. Einerseits versteht man darunter im Allgemeinen ein Schrift­stück und im Speziellen eine Urkunde^[7], an­der­er­seits wird damit ein Schriftstück bezeichnet, das üblicherweise auf Papier geschrieben ist.^[8] Ein Dokument nur auf rechtlich relevante Urkunden, Verträge oder Ge­schäfts­briefe zu beschränken ist zu eng.^[9]

Der Begriff Geschäftsdokument ist ein Synonym für Geschäftsbrief. Ein Ge­schäfts­brief stellt eine schriftliche Kommunikationsform zwischen Ge­schäfts­part­nern dar und muss die gesetzliche Form nach §37a des Handelsgesetzbuchs erfüllen. Dieser Paragraf beschreibt ein Minimum an Informationen, die ein Ge­schäfts­brief beinhalten muss. Deutsches Institut für Normung (DIN) 5008:2005-5 geht da sehr viel weiter und gibt Schreib- und Ge­stal­tungs­re­geln vor.^[10] Für per­so­na­li­sier­ten Massen­druck ist auch die DIN-Norm 676:1995-05 von Bedeutung. Sie gilt für Einzel- oder End­los­vordrucke von Ge­schäfts­briefen.^[11] Im Abschnitt 2.3, Dokument-Nachverarbeitung, auf Seite 17 wird verdeutlicht, warum diese Norm bei Mas­sen­druck­pro­duk­ti­on­en eingehalten werden muss, um den an der Hardware einge­stellten Falt- und Kuvertiereinstellungen gerecht zu werden.^[12]

Bei der Dokument-Aufbereitung wird das in einem Vorprozess außerhalb des Dokument-Ausgabe-Prozesses entworfene Dokument in eine „Vorlage“ umgesetzt. Vorlagen werden verwendet, um die Struktur eines Dokuments im Sinne der DIN 676 festzulegen, wie oben bereits kurz erwähnt. Vorlagen können auch konstanten Text mit variablen Feldern enthalten, welche dann zur Laufzeit mit den Inhalten aus einer Datendatei ersetzt werden. Die Vorlage kann über ein Programm mit grafi­scher Oberfläche oder auch über eine Programmiersprache umgesetzt werden.

Die Architektur einer Vorlage ergibt sich aus den Anforderungen zur Ausgabe einzelner Objekte im Dokument. Die Objekte eines Dokuments werden auch als „Elemente“ oder als „Ressourcen“ bezeichnet. Damit sind die personalisierten Daten eines jeden Dokumentempfängers gemeint, d.h. Grafiken wie Logos, For­ma­tie­rungselemente wie Textblöcke (Brieftexte), einzelne Absätze oder auch einzelne Konto­bewegungszeilen bei Konto­aus­zü­gen. For­ma­tie­rungs­ele­mente wer­den mit „Fonts“ und deren Gestaltungsmöglichkeiten formatiert. Unter einem Font versteht man die Typografie einer Schriftart, eines Schrift­schnittes oder eines Zeichen­satzes zur Schrift­zei­chen­dar­stel­lung. In welcher Kombination Ressourcen im Do­ku­ment aus­ge­ge­ben werden, ist von definierten Bedingungen abhängig.

In einer Vorlage gibt es u. a. folgende Objekte:

- Absenderzeile und Briefanrede: Eingabedaten in Verbindung mit konstantem Text
- Adressbereich: Eingabedaten
- Logo: Grafik
- Datum: Eingabedaten, Systeminformationen
- Rechnungsnummer: Eingabedaten
- Fließtext: Formatierungselemente mit Eingabedaten in Verbindung mit konstantem Text
- Fußzeile mit konstantem Text

Zur Verdeutlichung ist in Abbildung 4 eine Vorlage mit den soeben vorgestellten Objekten grafisch dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Dokumentvorlage mit vorgegebenen Dokument-Objekten^[13]

Eine der gängigsten Art von personalisierten Vorlagen sind „Formulare“, die bereits auf vorbedrucktes Papier mit personalisierten Daten in den dafür vorgesehenen Feldern ergänzt werden.

Von „Personalisierung“ spricht man bei Dokumenten mit em­pfän­ger­spe­zi­fischen Inhalten. Die einfachste Form eines personalisierten Briefs ist ein Dokument, bei dem im Adressbereich die Empfängeradresse eingetragen ist.

Personalisierte Daten kommen aus einem Daten-Management-System, in dem z.B. Daten von Kunden oder sonstige Vertragsdaten erfasst werden. Bei Kon­to­aus­zü­gen handelt es sich um Kontobewegungen wie Einzahlungen und Kon­to­be­las­tun­gen, in Kombination mit den Kundenstammdaten, die zu den personalisierten Daten zählen.

Welche dieser Daten mit dem Dokument-Ausgabe-Prozess zu verarbeiten sind, wird ebenfalls während des Designs in dem auf Seite 13 beschriebenem Vor­prozess entschieden. An das Dokument-Ausgabe-System werden nur die aus­gewählten und gefilterten Daten geliefert.

Noch komplexer als die Vorlagen für personalisierte Dokumente sind die Vorlagen für das „variable data printing“ (VDP). Mit VDP lassen sich in einem Produktionslauf Dokumente in unterschiedlichen Designs auf dasselbe Layout drucken. Ein „Layout“ ist das Format eines Dokuments, z.B. DIN A4. Unterschiedliche Designs werden durch unterschiedliche Größen und Po­si­tio­nie­rungen einzelner Objekte erzielt. Die Ausgabe von unterschiedlichen Designs in einem Ausgabe-Prozess erfordert spezielle Strukturen der zu bedruckenden Formulare. Auf einem völlig leeren weißem Blatt Papier kann z.B. für jeden Kunden ein dynamisches, indivi­duelles Design umgesetzt werden. VDP-Vorlagen können viele Vorlagen in sich bündeln und ermöglichen nicht nur die Ausgabe von Daten, sondern auch verschiedene Kombinationen einzelner Objekte und deren Positionen im Dokument abhängig von vordefinierten Bedingungen. Eine Vorlage für das VDP wird auch als Sammelvorlage bezeichnet.

Ein Beispiel für eine solche Sammelvorlage ist das Rechnungsformular eines Reise­büros, in dem Daten über die Kunden und deren Reiseziele gesammelt sind. Jedes Reiseziel wird als Grafik dargestellt. Auch die Informationen zu den je­wei­lig­en Unterkünften werden in unterschiedlich große Tabellen zu­sam­men­ge­fas­st. Der zur Verfügung stehende Platz auf dem Papier soll optimal genutzt werden. Dies führt dazu, dass der Text und die Grafiken an unterschiedlichen Positionen auf dem Papier ausgegeben werden.

2.2 Dokument-Ausgabe

Im Ausgabe-Prozess werden Ausgabedateien in druckerverständlichen Da­ten­for­ma­ten erzeugt. Eine dafür vorgesehene Software lädt die auszugebende Vorlage in den Haupt­spei­cher. Die Software geht die Eingabedatei mit den personalisierten Daten Satz für Satz durch und erzeugt die ein­zel­nen Dokumente aufgrund vor­de­fi­nier­ter Bedingungen in der Vorlage. Sie hinterlegt sie alle in einer Datei, die als „Aus­gabedatei“ bezeichnet wird. Hierbei wird das druckerverständliche Daten­format verwendet, welches auch als „Seitenbeschreibungssprache“ be­zeich­net wird. Die Seitenbeschreibungssprache beinhaltet Kommandos, die u.a. den Anfang und das Ende einer Seite kennzeichnen. In der Ausgabedatei befinden sich die Do­ku­­mente, die durch die Seitenbeschreibungssprache beschrieben wurden und im drucker­­verständlichen Format gespeichert sind. Solche Aus­ga­be­da­tei­en werden als „Datenstrom“ bezeichnet, der sequentiell vom Drucker abgearbeitet wird. Die gäng­igsten druckerverständlichen Datenformate sind AFP, IPDS, PS, PDF und PCL.

- AFP (Advanced Function Presentation): Eine von der Firma IBM entwickelte Datenarchitektur, die die Ressourcen eines Dokuments nicht in den Daten­strom für jedes Dokument positioniert, sondern in einem eigenen Bereich des Datenstroms einmalig ablegt. Ressourcen sind z.B. Textobjekte, welche wiederum Attribute wie Text, Schriftart, Schriftgröße und Position besitzen, sowie Vektor- und Rastergrafiken.Für jedes einzelne Dokument wird dann bei der Produktion nur auf seine Ressourcen verwiesen. Der Drucker legt diese Ressourcen nur einmal in seinem Speicher ab; im Anschluss werden nur variable Daten wie Name, Vorname usw. über die Leitung zum Drucker geschickt. Diese Architektur des Datenstroms ermöglicht eine bisher nicht erreichte Geschwindigkeit des Datentransfers vom Server zum Drucker.^[14]

Bei Vektor- und Rastergrafiken handelt es sich jeweils um eine eigene Darstellungs- und Ausgabeart von Grafiken. Eine Vektorgrafik bildet die Objekte, aus denen sie sich zusammensetzt, in Linien mit Anfangs- und Endpunkten ab. Eine Rastergrafik hingegen hat das Format einer Matrix, die das Bild mit einzelnen Bildelementen (Pixel) zusammensetzt.^[15]

- IPDS (Intelligent Printer Data Stream): Ein Format der AFP-Familie, welches mit einem bidirektionalem Protokoll ausgestattet ist. Das Protokoll wird zur Kommunikation zwischen dem Drucker und dem Server verwendet.

Damit werden nicht nur Daten zum Drucker geschickt, sondern der Drucker wird in die Lage versetzt, über den IPDS-Datenstrom Fehlermeldungen und Statusinformationen an den Server zu berichten.

Statusinformationen sind z.B. aktuelle Speicher­belegungs­meldungen, ge­la­de­ne Fonts und Informationen über verwendete Papiersorten und deren Her­kunft. Andere Druckersprachen als IPDS benutzen für diese Drucker-Server-Kom­munikation das IPP (Internet Printer Protocol).

IPP ist ähnlich wie das HTTP (Hypertext Transfer Protocol) ein Internet-Dienst-Protokoll zum Transport von Daten über das Internet.

- PostScript: Eine von Adobe Systems ent­wickelte Sei­ten­be­schrei­bungs­spra­che, die durch eine spezielle Speicherverwaltung die Darstellung von Text und Bild in einer beliebig hohen Auflösung^[18] erlaubt.
- PDF (Portable Document Format): Eine ebenfalls von Adobe Systems entwickel­te Seitenbeschreibungssprache, die 2008 als ISO-Standard 32000-1:2008 publiziert wurde. Sie hat sich zu einem Standard-Datenstrom für Web-Dokumente entwickelt, da sie im Gegensatz zu AFP alle Ressourcen außer Fonts im Dokument pro Seite vorhält.

Als Ressourcen werden alle in Abbildung 4 auf Seite 11 genannten Objekte und deren Eigenschaften in der jeweiligen Vorlage bezeichnet. Objekte im PDF-Format können z.B. Javascript, Links, Verknüpfungen auf andere Objekte, die sich außerhalb der Vorlage befinden, oder Eingabefelder sein. Fonts werden dabei nur verlinkt, da der Datenstrom davon ausgeht, dass die vierzehn gängigsten Fonts auf jedem System verfügbar sind. Weitere Fonts können aber in das Dokument eingebettet oder zur Laufzeit durch einen anderen Font ersetzt werden. Das hat den Vorteil, dass die Aus­ga­be­pro­duk­ti­on nicht wie bei den anderen Seitenbeschreibungssprachen aufgrund eines fehl­enden Fonts stoppt und erst dann fortgesetzt wird, nachdem der Font installiert wurde.

Wird ein fehlender Font durch einen anderen ersetzt und der Font nicht in jedem der ausgegebenen Dokumente verwendet, so wird unter Umständen das Design einzelner Dokumente zerstört. Dies bleibt häufig unerkannt bei Massenausgaben von mehr als zehn- oder hunderttausend Seiten, die nach der Produktion nicht einzeln geprüft werden.

Da PDF-Ressourcen in jedem Dokument separat verwaltet werden, erreicht der Datenstrom PDF nicht die Druck­ge­schwin­dig­keit von AFP. Allerdings lässt sich PDF über den kostenlosen Adobe® Reader® einfach darstellen. AFP-Betrachtungsprogramme sind kostenpflichtig und wenig verbreitet.

- PCL (Printer Command Language): Eine von HP für einfache Drucker ent­wick­elte Befehlssprache, die nur vier Arten von Kommandos verwendet. Diese steuern den Drucker und den Druck­vorgang sowie dessen Ablauf.^[19]

Die Datenströme können von Druckern umgesetzt werden, wobei nicht jeder Dru­cker jedes Datenformat versteht. Für die Produktion elektronischer Do­ku­men­te hat sich das Format PDF zum Standard entwickelt.

Wird nur eine Ausgabedatei („Spool-Datei“) erzeugt, die als Ganzes vom Drucker sequentiell abgearbeitet wird, ist der Erstellungsprozess für die Ausgabedatei schneller als wenn für die Druckausgabe viele einzelne Ausgabedateien zur Bereitstellung für jeden einzelnen Empfänger generiert werden müssen.

Bei elektronischen Dokumenten besteht die Produktion und Nachverarbeitung für den Versand per E-Mail oder für die Bereitstellung im Internet darin, die Spool-Datei in einzelne Dateien zu zerlegen. Damit ist der Dokument-Ausgabe-Prozess für die elektronischen Dokumente abgeschlossen.

[...]

^[1] Vgl. BGB § 126 „Schriftform“ Absatz 1 und 2, in Verbindung mit § 127 „Vereinbarte Form“ Absatz 3.

^[2] Aus eigener Quelle (2009).

^[3] Vgl. Gulbin (2002), S. 375 ff.

^[4] Aus eigener Quelle (2009).

^[5] Vgl. http://www.akademie.de/, Stand 12.06.2009,

^[6] Aus eigener Quelle (2009).

^[7] Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Dokument, Stand 07.05.2009.

^[8] Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Schriftst%C3%BCck, Stand 07.05.2009.

^[9] Vgl. http://www.hmc-cp.de/def/def_doku.htm, Stand 07.05.2009.

^[10] Vgl. http://www.nia.din.de/ cmd%3Bjsessionid (vollständiger Link siehe Internetverzeichnis), Stand 07.05.2009.

^[11] Vgl. http://www.nia.din.de/ cmd?artid (vollständiger Link siehe Internetverzeichnis), Stand 07.05.2009.

^[12] Vgl. http://www.druckeselbst.de/briefbogen/din676.php, Stand 07.05.2009.

^[13] Aus eigener Quelle (2009).

^[14] Vgl. Liebhart u.a. (2008), S. 21 ff.

^[15] Vgl. Bungartz u.a. (2002), S. 6.

^[16] Vgl. Liebhart u.a. (2008), S. 23 f.

^[17] Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Internet_Printing_Protocol, Stand 12.06.2009.

^[18] Vgl. Liebhart u.a. (2008), S. 20.

^[19] Vgl. Liebhart u.a. (2008), S. 20.