Paperless-Office
Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen Personalakte
©2009
Diplomarbeit
961 Seiten
Zusammenfassung
Inhaltsangabe:Einleitung:
Nachdem ich mich im ersten Studienjahr für das Wahlpflichtfach Personal, Organisation, Kommunikation entschieden habe, reifte bei mir der Entschluss, dass als Schwerpunkt meines Diplomarbeitsthemas ein Bereich aus dem Personalwesen in Frage kommen würde.
Die Motivation zur Bearbeitung des vorliegenden Themas in einer Diplomarbeit entstand somit im darauf folgenden Praxisjahr während meiner Zeit in der Personalabteilung des Landratsamtes Main-Tauber-Kreis in Tauberbischofsheim. Dort wurde im Rahmen der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems die digitale Personalakte implementiert.
Insofern nimmt der Inhalt dieser Arbeit nicht nur aktuellen Bezug auf modernes Verwaltungshandeln im Personalbereich, sondern stellt gleichzeitig auch eine sehr zukunftsweisende Thematik dar.
Bei der Einführung der digitalen Aktenablage in Tauberbischofsheim tauchten viele mögliche Probleme und Unklarheiten auf, die auch bei der Umsetzung in anderen Ämtern zu Schwierigkeiten führen können. Dabei stellten sich Fragen, die sowohl den rechtlichen, als auch den organisatorischen Aspekt der E-Akte* betrafen.
Nach einigen Gesprächen mit den Mitarbeitern des Personalamtes im Landratsamt Main-Tauber-Kreis und meiner betreuenden Professorin entstand die Idee, einen Leitfaden zu entwickeln, der bei der Einführung der digitalen Personalakte Hilfestellung geben soll.
Meine Erfahrungswerte, die ich während meiner Praxiszeit zum bearbeiteten Thema gesammelt habe, fließen in Form von Empfehlungen in diesen Leitfaden mit ein.
Problemstellung:
Das Thema Verwaltungsmodernisierung gewinnt in der heutigen Zeit stetig an Bedeutung. Gründe hierfür sind unter anderem gesellschaftspolitische Veränderungen; die Ansprüche, die an Mitarbeiter der Verwaltung gestellt werden, steigen mit den wachsenden Erwartungen der Bürger gegenüber dem Staat. Die zunehmende Verschuldung öffentlicher Haushalte und die ohnehin schon knappen Kassen verlangen eine fortschrittliche und dazu nachhaltige Verwaltungsarbeit. Letztlich zwingen die ständige Weiterentwicklung bestimmter Technologien und technische Neuerungen die Verwaltung, mit der Zeit zu gehen.
Durch diesen Reformbedarf haben sich viele Verwaltungsspitzen zum Ziel gesetzt, Arbeitsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten.
Bei den Modernisierungsprozessen führt kein Weg am paperless-office vorbei, zu deutsch: Das papierlose Büro. Im digitalen Zeitalter nimmt der Trend dorthin zu; doch stellt sich die […]
Nachdem ich mich im ersten Studienjahr für das Wahlpflichtfach Personal, Organisation, Kommunikation entschieden habe, reifte bei mir der Entschluss, dass als Schwerpunkt meines Diplomarbeitsthemas ein Bereich aus dem Personalwesen in Frage kommen würde.
Die Motivation zur Bearbeitung des vorliegenden Themas in einer Diplomarbeit entstand somit im darauf folgenden Praxisjahr während meiner Zeit in der Personalabteilung des Landratsamtes Main-Tauber-Kreis in Tauberbischofsheim. Dort wurde im Rahmen der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems die digitale Personalakte implementiert.
Insofern nimmt der Inhalt dieser Arbeit nicht nur aktuellen Bezug auf modernes Verwaltungshandeln im Personalbereich, sondern stellt gleichzeitig auch eine sehr zukunftsweisende Thematik dar.
Bei der Einführung der digitalen Aktenablage in Tauberbischofsheim tauchten viele mögliche Probleme und Unklarheiten auf, die auch bei der Umsetzung in anderen Ämtern zu Schwierigkeiten führen können. Dabei stellten sich Fragen, die sowohl den rechtlichen, als auch den organisatorischen Aspekt der E-Akte* betrafen.
Nach einigen Gesprächen mit den Mitarbeitern des Personalamtes im Landratsamt Main-Tauber-Kreis und meiner betreuenden Professorin entstand die Idee, einen Leitfaden zu entwickeln, der bei der Einführung der digitalen Personalakte Hilfestellung geben soll.
Meine Erfahrungswerte, die ich während meiner Praxiszeit zum bearbeiteten Thema gesammelt habe, fließen in Form von Empfehlungen in diesen Leitfaden mit ein.
Problemstellung:
Das Thema Verwaltungsmodernisierung gewinnt in der heutigen Zeit stetig an Bedeutung. Gründe hierfür sind unter anderem gesellschaftspolitische Veränderungen; die Ansprüche, die an Mitarbeiter der Verwaltung gestellt werden, steigen mit den wachsenden Erwartungen der Bürger gegenüber dem Staat. Die zunehmende Verschuldung öffentlicher Haushalte und die ohnehin schon knappen Kassen verlangen eine fortschrittliche und dazu nachhaltige Verwaltungsarbeit. Letztlich zwingen die ständige Weiterentwicklung bestimmter Technologien und technische Neuerungen die Verwaltung, mit der Zeit zu gehen.
Durch diesen Reformbedarf haben sich viele Verwaltungsspitzen zum Ziel gesetzt, Arbeitsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten.
Bei den Modernisierungsprozessen führt kein Weg am paperless-office vorbei, zu deutsch: Das papierlose Büro. Im digitalen Zeitalter nimmt der Trend dorthin zu; doch stellt sich die […]
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Sven Kunzmann
Paperless-Office
Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen
Personalakte
ISBN: 978-3-8366-4397-9
Herstellung: Diplomica® Verlag GmbH, Hamburg, 2010
Zugl. Fachhochschule für öffentliche Verwaltung Kehl, Kehl, Deutschland, Diplomarbeit,
2009
Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte,
insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von
Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der
Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen,
bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung
dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen
der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik
Deutschland in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich
vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des
Urheberrechtes.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in
diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme,
dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei
zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.
Die Informationen in diesem Werk wurden mit Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können
Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden und der Verlag, die Autoren oder
Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für evtl.
verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen.
© Diplomica Verlag GmbH
http://www.diplomica.de, Hamburg 2010
Vorwort
III
Vorwort
DANK
Mein Dank gilt all denjenigen, die mich bei der Erstellung dieser Arbeit
unterstützt haben.
Vorweg bei
Frau Prof. Dr. Birgit Schenk für die Erstbetreuung seitens
der Hochschule Kehl sowie für die vielen Beiträge und Denkanstöße,
welche aus zahlreichen Dialogen mit ihr hervorgegangen sind. Bei Fragen
und Unklarheiten, die während der Erstellungsphase auftraten, hatte sie
immer ein offenes Ohr für mich, zugleich lieferte sie durch ihr fundiertes
Fachwissen hilfreiche Lösungsansätze. Ihr großes Interesse an der
Erstellung dieser Diplomarbeit und ihr umfangreiches Engagement
verbunden mit ihrer Menschlichkeit motivierten mich immer von neuem.
Gleicher Dank gilt auch meinem Zweitbetreuer,
Herrn Torsten Hauck,
seitens meiner ehemaligen Praxisstelle beim Landratsamt Main-Tauber-
Kreis für die Übernahme der Zweitkorrektur. Außerdem ermöglichte mir
Herr Hauck die Teilnahme an einem Seminar der Verwaltungs- und
Wirtschaftsakademie (VWA) Stuttgart über Personalaktenführung, bei dem
mir grundlegendes Fachwissen rund um die Personalakte vermittelt
wurde.
Weiterhin möchte ich mich bei
Herrn Prof. Herbert Kienzler bedanken,
der mir bei beamten- und arbeitsrechtlichen Fragen Rede und Antwort
stand.
Ebenso bedanke ich mich auch bei allen Mitarbeitern meiner Praxisstellen
im Rahmen meiner fachpraktischen Ausbildung:
Vorwort
IV
Bei der Stadtverwaltung Eberbach:
Herrn Rainer Menges, Ordnungs-
amtsleiter, für den großzügigen Freiraum, den er mir zwecks Material-
recherche eingeräumt hat.
Beim Landratsamt Heilbronn:
Frau Beate Raatz-Nübel, Stabsstelle Ver-
waltungsmodernisierung, die mir die Teilnahme an einem Workshop zur
Ausarbeitung eines Anforderungskataloges zur Einführung eines DMS
ermöglicht hat.
Beim Landratsamt Main-Tauber-Kreis:
Frau Anette Krug, Ausbildungs-
leiterin, und insbesondere
Herrn Bernhard Paul, Sachgebietsleiter, gilt für
die mir entgegengebrachte Unterstützung mein weiterer Dank, sowie allen
nicht namentlich aufgeführten Mitarbeitern der Praxisstellen.
Sehr dankbar bin ich auch dem
Bibliothekspersonal der Hochschule
Kehl, welches mir bei Recherchen, Literaturbeschaffung und Fragen stets
behilflich war.
Zu guter letzt möchte ich mich bei meinen
Eltern und besonders bei
meiner
Schwester für ihre Motivation, mehrmaliges Korrekturlesen und
die nützlichen Verbesserungsvorschläge bedanken. Sie haben mir stets
konzentriertes Arbeiten in einem angenehmen Umfeld ermöglicht.
Vielen Dank für Ihre / Eure Unterstützung!
Kehl / Oberschefflenz im April 2009
Sven Kunzmann
Inhaltsverzeichnis
V
Inhaltsverzeichnis
Seite
Vorwort
III
Inhaltsverzeichnis
V
Abkürzungsverzeichnis
IX
Abbildungsverzeichnis
XIII
Tabellenverzeichnis
XIV
Hinweise
XV
1. Allgemeines
1.1 Einleitung
1
1.1.1 Motivation
1
1.1.2 Problemstellung
2
1.1.3 Zielsetzung
3
1.1.4 Themeneingrenzung
4
1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?
5
1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?
7
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.1 Rechtsgrundlagen
9
2.1.1 Beamte
9
2.1.2 Arbeitnehmer
10
2.2 Personalaktenbegriff
11
2.2.1 Materieller
11
2.2.2 Formeller
12
2.2.3 Abgrenzung zur Sachakte
12
2.3 Grundsätze der Personalaktenführung
15
2.3.1 Vollständigkeit und Kontinuität
15
2.3.2 Offenheit und Wahrheit
16
2.3.3 Vertraulichkeit
17
Inhaltsverzeichnis
VI
2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte
19
2.4.1 Grundakte
19
2.4.2 Teilakten
21
2.4.3 Nebenakten
22
2.5 Einsichtnahme und Auskunft
24
2.5.1 Allgemeines
24
2.5.2 Verfahren der Einsichtgewährung
26
2.5.2.1 Ort
26
2.5.2.2 Zeitpunkt
26
2.5.2.3 Kontrolle
27
2.5.2.4 Anfertigung von Auszügen, Abschriften,
Kopien und Ausdrucken
27
2.5.3 nach Beendigung des Beamtenverhältnisses
28
2.5.4 nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
29
2.5.5 durch Dritte
29
2.6 Aufbewahrungsnormen und fristen
32
3. Datenschutzrechtliche Regelungen
3.1 Recht auf informationelle Selbstbestimmung
34
3.2 Anwendungsbereich des LDSG
37
3.3 Verbot mit Erlaubnisvorbehalt
38
3.3.1 Erlaubnis durch LDSG und andere Rechtsvorschrift
38
3.3.2 Erlaubnis durch Einwilligung des Betroffenen
40
3.4 Wahrung des Datenschutzes
41
3.4.1 Datenschutzbeauftragte
41
3.4.2 Technische und organisatorische Maßnahmen
43
3.5 Individualrechte des Betroffenen
46
3.5.1 Benachrichtigung
46
3.5.2 Auskunft
46
3.5.3 Berichtigung, Löschung und Sperrung
47
Inhaltsverzeichnis
VII
4. Grundlagen der digitalen Aktenablage
4.1 Dokumenten-Management-System
49
4.1.1 Aufbau und Funktion
49
4.1.2 Eingabe und Ablage von Dokumenten
50
4.1.2.1 Document Imaging
50
4.1.2.2 Indizierung von Dokumenten
51
4.1.2.3 Übernahme von CI-Dokumenten
53
4.1.3 Archivierung von Dokumenten
54
4.1.4 Ausgabe von Dokumenten
55
4.2 Ordnungsgemäße Archivierung
57
4.3 Beweisqualität elektronischer Dokumente
59
4.4 Qualifizierte elektronische Signatur
61
5. Einführung
der digitalen Personalakte
5.1 Beweggründe
65
5.2 Beteiligung der Personalvertretung
70
5.3 Das Projekt ,,Elektronische Personalakte"
74
5.3.1 Projektphasen
75
5.3.2 Phase 1: Konzeption
79
5.3.2.1 Projektbeteiligte
79
5.3.2.2 Projektstart-Workshop
80
5.3.2.3 Projektantrag
82
5.3.2.3.1 Situation vor der Digitalisierung
82
5.3.2.3.2 Situation nach der Digitalisierung
83
5.3.2.4 Projektstrukturplan
84
5.3.2.5 Definition der Anforderungen
88
5.3.3 Phase 2: Realisierung
91
5.3.3.1 Ausschreibung und Anbietersuche
91
5.3.3.2 Registerstruktur
94
5.3.3.3 Berechtigungskonzept
97
5.3.3.3.1 Relative Berechtigung
98
5.3.3.3.2 Individuelle Berechtigung
99
Inhaltsverzeichnis
VIII
5.3.3.3.3 Ausschluss der eigenen Akte
99
5.3.3.3.4 Temporäre Berechtigung
99
5.3.3.3.5 Dezentrale Zugriffsmöglichkeiten
100
5.3.3.3.6 Zugriff der Personalvertretung
101
5.3.4 Phase 3: Implementierung
102
5.3.4.1 Einführung des DMS
102
5.3.4.2 Anbindung anderer Personalprogramme
103
5.3.4.2.1 Stammdaten
103
5.3.4.2.2 ,,Führendes System"
103
5.3.4.3 Aufklären und Schulen der Mitarbeiter
104
5.3.5 Phase 4: Betrieb
105
5.3.5.1 Test- und Pilotphase
105
5.3.5.2 Anpassung der Anforderungen
106
5.3.6 Phase 5: Überführung der Papierakte
108
5.3.6.1 Aufbereiten der Personalakten
108
5.3.6.2 Erstverscannen
110
5.3.6.3 Scannen der Tagesablage
112
5.3.6.3.1 Frühes Archivieren
113
5.3.6.3.2 Spätes Archivieren
114
5.3.6.3.3 Archivieren bei Bearbeitung
115
5.4 Wirtschaftlichkeit und Kosten
116
5.5 Nachteile, Probleme und Lösungsansätze
122
6. Schlussworte
6.1 Zusammenfassendes Fazit
127
6.2 Ausblick
130
Glossar der Fachbegriffe
XVI
Literaturverzeichnis
XXVI
Anhangverzeichnis und Anhang
XXXVIII
Erklärung gem. § 36 Abs. 3 APrOVw gD
Anhang Seite 28
Abkürzungsverzeichnis
IX
Abkürzungsverzeichnis
Abkürzung
Bedeutung
§
Paragraph
§§
Paragraphen
Euro
Abb.
Abbildung
Abs.
Absatz
Abschn.
Abschnitt
AG
Aktiengesellschaft
AO
Abgabenordnung
APrOVw gD
Ausbildungs- und Prüfungsordnung des gehobenen
nichttechnischen Verwaltungsdienstes
ArbZG
Arbeitszeitgesetz
Art.
Artikel
AÜG
Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
Az.
Aktenzeichen
BAG
Bundesarbeitsgericht
BAT
Bundesangestelltentarifvertrag
BDSG
Bundesdatenschutzgesetz
BeamtStG
Beamtenstatusgesetz
BGB
Bürgerliches Gesetzbuch
BRD
Bundesrepublik Deutschland
BRRG
Beamtenrechtsrahmengesetz
BSDG
Bundesdatenschutzgesetz
BVerfG
Bundesverfassungsgericht
BVerwG
Bundesverwaltungsgericht
BW
Baden-Württemberg
bzw.
beziehungsweise
CD
Compakt Disk
CI
Coded Information
COLD
Computer Output on Laser Disc
d. h.
das heißt
DEVO
Datenerfassungsverordnung
DM
Deutsche Mark
Abkürzungsverzeichnis
X
DMS
Dokumenten-Management-System
DOMEA
Dokumentenmanagement und elektronische
Archivierung
DÜVO
Datenübermittlungsverordnung
DV
Datenverarbeitung
E-Akte
elektronische Akte
EDV
elektronische Datenverarbeitung
E-Mail
elektronische Mail
EStG
Einkommenssteuergesetz
etc.
et cetera
evtl.
eventuell
f.
folgende
ff.
fortfolgende
GB
Giga Byte
GDPdU
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen
gem.
gemäß
GemHVO
Gemeindehaushaltsverordnung
GG
Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland
ggf.
gegebenenfalls
GoBS
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme
GWB
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
h
Stunde
HGB
Handelsgesetzbuch
HS
Halbsatz
i. d. R.
in der Regel
i. S. d.
im Sinne des
i. S. v.
im Sinne von
i. V. m.
in Verbindung mit
inkl.
inklusive
IT
Informationstechnologie
JArbSchG
Jugendarbeitsschutzgesetz
KAV
Kommunaler Arbeitgeberverband
Abkürzungsverzeichnis
XI
KB
Kilo Byte
KBSt
Koordinierungs- und Beratungsstelle der
Bundesregierung für Informationstechnik in der
Bundesverwaltung
KGSt
Kommunale Gemeinschaftsstelle für
Verwaltungsmanagement
km
Kilometer
LBG
Landesbeamtengesetz
LDO
Landesdisziplinarordnung
LDSG
Landesdatenschutzgesetz
LHO
Landeshaushaltsordnung
LPVG
Landespersonalvertretungsgesetz
LRA
Landratsamt
LStDV
Lohnsteuerdurchführungsverordnung
LStR
Lohnsteuerrichtlinie
LV
Landesverfassung
LVwVfG
Landesverwaltungsverfahrensgesetz
min.
Minute
MRöA
Mittelstandsrichtlinien für öffentliche Aufträge
MuSchG
Mutterschutzgesetz
NCI
Non Coded Information
Nr.
Nummer
OCR
Optical Character Recognition
ö. D.
öffentlicher Dienst
o. g.
oben genannte/r
PAP
Projektablaufplan
PC
Personal Computer
PIN
Persönliche Identifikationsnummer
PSP
Projektstrukturplan
RA
Registration Authority
Rn.
Randnummer
S.
Seite
s. o.
siehe oben
s. u.
siehe unten
Abkürzungsverzeichnis
XII
SGB
Sozialgesetzbuch
SigG
Signaturgesetz
SigV
Signaturverordnung
sog.
so genannte/r
TC
Trust Center
TTP
Trusted Third Party
TV-L
Tarifvertrag Land
TVöD
Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
u.
und
u. g.
unten genannte/r
usw.
und so weiter
VBG
Vorschrift der gewerblichen
Berufsgenossenschaften
VergabeVwV
Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums über
die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich
vgl.
vergleiche
VgV
Vergabeverordnung
VOB
Verdingungsordnung für Bauleistungen
VOI
Verband Optischer Informationssysteme
VOL
Verdingungsordnung für Leistungen
WORM
Write Once Read Many
VwGO
Verwaltungsgerichtsordnung
VwV
Verwaltungsvorschrift
VRS
Virtual ReScan
z. B.
zum Beispiel
ZPO
Zivilprozessordnung
Abbildungsverzeichnis
XIII
Abbildungsverzeichnis
Seite
Abbildung 1: Grundstruktur eines DMS ...- 50 -
Abbildung 2: Barcode-Erkennung...- 52 -
Abbildung 3: Zusammenwirken der Metainformationen auf der Datenbank
und Dokumentenablage (Archiv) in der Jukebox...- 56 -
Abbildung 4: Graphische Darstellung der Signaturerstellung...- 63 -
Abbildung 5: Graphische Darstellung der Signaturprüfung ...- 63 -
Abbildung 6: Das System der elektronischen Signatur ...- 64 -
Abbildung 7: Projektdefinition ...- 74 -
Abbildung 8: Projektphasen der Einführung der digitalen Personalakte...- 75 -
Abbildung 9: Phase 1: Konzeption...- 79 -
Abbildung 10: Phase 2: Realisierung...- 91 -
Abbildung 11: Benutzeroberfläche einer digitalen Personalakte (Beispiel) ...- 96 -
Abbildung 12: Phase 3: Implementierung ...- 102 -
Abbildung 13: Phase 4: Betrieb ...- 105 -
Abbildung 14: Phase 5: Überführung der Papierakte...- 108 -
Abbildung 15: Frühes Archivieren...- 113 -
Abbildung 16: Spätes Archivieren...- 114 -
Abbildung 17: Archivieren bei Bearbeitung...- 115 -
Abbildung 18: Beispiel einer Registerstruktur ...Anhang Seite 14
Titelbild (1)
Grafiken eingefügt aus Microsoft Word Clip Arts, auffindbar
unter dem Suchbegriff ,,digital".
Titelbild (2)
Logo der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl
http://www.verwaltungmodern.de/wp-
content/uploads/2008/07/logo_neu_ohneschrift.jpg
(05.01.2009)
Anhang
Datenträger: Grafiken eingefügt aus Mircrosoft Word
Clip Arts, auffindbar unter dem Suchbegriff ,,CD"
Schlussblatt
Abbildung 1 eingefügt aus pdf-Datei, Folie 17
http://www.pentadoc.de/fileadmin/_temp_/documents/ecmt
ag/20080429_wien/V8_VAMED_d-velop.pdf
(18.01.2009)
Abbildung 2 (grafisch bearbeitet) eingefügt aus
http://www.bubi-mueller.de/uploads/tx_templavoila
/bild_diplomarbeit_01.jpg
(05.03.2009)
Abbildung 3 eingefügt aus pdf-Datei, Folie 9
http://www.pentadoc.com/fileadmin/_temp_/documents/ec
mtag/20071011_koeln/Servicesteigerung_und_Kostensenk
ung_-_Digital_optimierte_Prozesse_.pdf
(18.01.2009)
Tabellenverzeichnis
XIV
Tabellenverzeichnis
Seite
Tabelle 1: Merksätze für eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung - 58 -
Tabelle 2: Beispiel für einen Projektstrukturplan
- 87 -
Tabelle 3: Beispiel für eine Berechtigungsstruktur
- 98 -
Tabelle 4: Softwareangebot Anbieter 1
- 120 -
Tabelle 5: Softwareangebot Anbieter 2
- 120 -
Tabelle 6: Softwareangebot Anbieter 3
- 121 -
Tabelle 7: Glossar der Fachbegriffe
XXVI
Tabelle 8: Aufbewahrungsfristen- und form
Anhang Seite 19
Hinweise
XV
Hinweis zur sprachlichen Regelung
In dieser Arbeit wird bei geschlechtsabhängigen Bezeichnungen wie z. B.
bei ,,Beamter" auf die zusätzliche weibliche Form ,,Beamtin" aus Ver-
einfachungsgründen verzichtet. Mit der männlichen Form sind deshalb
beide Geschlechter gemeint.
Die Begrifflichkeiten ,,digital", ,,elektronisch" und ,,virtuell" werden in der
Diplomarbeit als Synonyme verwendet.
Sonstige Hinweise
Der Begriff ,,digitale Personalakte" wird im Folgenden ausschließlich für die
digitale Ablage und Archivierung der Personalakte im Rahmen eines
Dokumenten-Management-Systems (DMS) verwendet.
Alle in dieser Arbeit aufgeführten Gesetze, Verordnungen, Verwaltungs-
vorschriften, etc. sind teils auszugsweise im Anhang abgedruckt.
Bei Nennung von Landesgesetzen (z. B. LBG, LDO, LDSG) bezieht sich
dies auf die Landesgesetze von Baden-Württemberg. Auf Abweichendes
wird hingewiesen.
Paragraphen werden im Fließtext in Klammern zitiert, z. B. (§ 113 LBG).
Quellenangaben gehen aus den Fußnoten hervor (siehe Literatur-
verzeichnis). Kursiv gedrucktes in der Fußleiste beinhaltet Verweise auf
andere Gliederungspunkte und sonstige ergänzende Hinweise.
Alle mit einem Sternchen (*) versehenen Wörter werden im ,,Glossar der
Fachbegriffe" am Ende dieser Arbeit erklärt.
1. Allgemeines
1.1 Einleitung
- 1 -
1.
Allgemeines
1.1
Einleitung
1.1.1
Motivation
Nachdem ich mich im ersten Studienjahr für das Wahlpflichtfach
,,Personal, Organisation, Kommunikation" entschieden habe, reifte bei mir
der Entschluss, dass als Schwerpunkt meines Diplomarbeitsthemas ein
Bereich aus dem Personalwesen in Frage kommen würde.
Die Motivation zur Bearbeitung des vorliegenden Themas in einer
Diplomarbeit entstand somit im darauf folgenden Praxisjahr während
meiner Zeit in der Personalabteilung des Landratsamtes Main-Tauber-
Kreis in Tauberbischofsheim. Dort wurde im Rahmen der Einführung eines
Dokumenten-Management-Systems
1
die digitale Personalakte imple-
mentiert.
Insofern nimmt der Inhalt dieser Arbeit nicht nur aktuellen Bezug auf
modernes Verwaltungshandeln im Personalbereich, sondern stellt gleich-
zeitig auch eine sehr zukunftsweisende Thematik dar.
Bei der Einführung der digitalen Aktenablage in Tauberbischofsheim
tauchten viele mögliche Probleme und Unklarheiten auf, die auch bei der
Umsetzung in anderen Ämtern zu Schwierigkeiten führen können. Dabei
stellten sich Fragen, die sowohl den rechtlichen, als auch den
organisatorischen Aspekt der E-Akte* betrafen.
Nach einigen Gesprächen mit den Mitarbeitern des Personalamtes im
Landratsamt Main-Tauber-Kreis und meiner betreuenden Professorin
entstand die Idee, einen Leitfaden zu entwickeln, der bei der Einführung
der digitalen Personalakte Hilfestellung geben soll.
Meine Erfahrungswerte, die ich während meiner Praxiszeit zum
bearbeiteten Thema gesammelt habe, fließen in Form von Empfehlungen
in diesen Leitfaden mit ein.
1
Siehe hierzu Gliederungspunkt 4.1, Dokumenten-Management-System.
1. Allgemeines
1.1 Einleitung
- 2 -
1.1.2
Problemstellung
Das Thema Verwaltungsmodernisierung gewinnt in der heutigen Zeit
stetig an Bedeutung. Gründe hierfür sind unter anderem gesellschafts-
politische Veränderungen; die Ansprüche, die an Mitarbeiter der Ver-
waltung gestellt werden, steigen mit den wachsenden Erwartungen der
Bürger gegenüber dem Staat. Die zunehmende Verschuldung öffentlicher
Haushalte und die ohnehin schon knappen Kassen verlangen eine
fortschrittliche und dazu nachhaltige Verwaltungsarbeit. Letztlich zwingen
die ständige Weiterentwicklung bestimmter Technologien und technische
Neuerungen die Verwaltung, mit der Zeit zu gehen.
Durch diesen Reformbedarf haben sich viele Verwaltungsspitzen zum Ziel
gesetzt, Arbeitsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten.
Bei den Modernisierungsprozessen führt kein Weg am ,,paperless-office"
vorbei, zu deutsch: Das papierlose Büro. Im digitalen Zeitalter nimmt der
Trend dorthin zu; doch stellt sich die Frage, ob das papierlose Büro
überhaupt erstrebenswert ist.
Speziell im Hinblick auf die Personalaktenverwaltung hat diese Innovation
auch im Personalbereich Einzug gehalten. Immer mehr personal-
verwaltende Stellen versuchen durch Modernisierungsmaßnahmen ihre
anfallenden Arbeiten und Verwaltungsabläufe zu optimieren. Dabei ist es
wichtig, an Arbeitsprozesse anzuknüpfen, die von wesentlicher Bedeutung
für die Personalarbeit sind.
Die Sachbearbeiter in den Personalämtern müssen tagtäglich mit
Personalakten arbeiten. Hier stellen die Ablage von Schriftgut und die
Recherche nach Informationen zur Vorbereitung von Personalent-
scheidungen die Hauptaufgaben dar und nehmen die meiste Arbeitszeit in
Anspruch. Diese Vorgänge sollen mit der digitalen Personalakte erleichtert
werden. Die Umstellung von der manuellen zu der elektronischen
Personalakte ist für die personalverwaltenden Stellen allerdings eine
große Herausforderung.
1. Allgemeines
1.1 Einleitung
- 3 -
Einerseits ist die Einführung einer digitalen Personalakte mit hohen
Erwartungen, andererseits aber auch mit großen Bedenken verbunden.
Die Erwartungen beziehen sich auf enorme Einsparpotentiale in Bezug auf
Personal- und Sachkosten, aber auch einer zeitlichen Komponente. Die
Bedenken sind durch Unsicherheiten geprägt:
Kann die digitale Personalakte wirklich den rechtlichen Anforderungen ge-
nügen? Kann der Zugriff auf Akten und die Recherche über deren Inhalt
vereinfacht werden und schneller erfolgen? Können wirklich alle Schrift-
stücke digitalisiert werden, oder müssen nach wie vor Dokumente in
Papierform abgelegt werden? Welche technischen Ansprüche müssen
erfüllt werden? Welche Schritte müssen bei dem Einführungsprozess
beachtet werden? Welche organisatorischen Veränderungen bringt die
Implementierung mit sich? Werden die Mitarbeiter das neue Medium auch
annehmen?
An diesen und weiteren interessanten Fragestellungen knüpft dieser
Leitfaden an. Er klärt die Zulässigkeit der digitalen Aktenführung und zeigt
die organisatorischen Schritte ihrer Umsetzung auf.
1.1.3
Zielsetzung
Hauptziel des vorliegenden Leitfadens ist es, den personalverwaltenden
Stellen aufzuzeigen, wie man dort Schritt für Schritt die digitale Personal-
akte einführt.
Den projektbeteiligten Mitarbeitern dient er als ,,Gebrauchsanleitung", die
offene Fragen klärt und hilft, mit Schwierigkeiten in der Umsetzung
umzugehen.
Es soll verständlich gemacht werden, welche rechtlichen und organisa-
torischen Gesichtspunkte bei der Implementierung der E-Akte eine Rolle
spielen. Gleichermaßen werden technische Möglichkeiten aufgezeigt
sowie Problemlösungen und -ansätze dargestellt.
1. Allgemeines
1.1 Einleitung
- 4 -
Untergeordnet kann der Leitfaden auch als Entscheidungshilfe zur Ein-
führung herangezogen werden, um sich ein Bild über die Thematik zu
machen und den Aufwand abschätzen können, der auf die Personalstellen
zukommt. Außerdem kann eine Wirtschaftlichkeitsabwägung (siehe 5.4)
zeigen, ob die E-Akte wirklich die sinnvollste und nützlichste Lösung für
die jeweilige Personalabteilung ist oder ob eine Einführung womöglich
überhaupt nicht in Frage kommt.
Keinesfalls soll der Leitfaden eine ,,Werbemaßnahme" für die Digitali-
sierung* sein. Vorteile und Nachteile dieser Art der Aktenablage werden
aus neutralem Blickwinkel von allen Seiten beleuchtet.
Ziel dieser Ausarbeitung ist ebenso, die Leser für den gewissenhaften
Umgang mit dem Thema Datenschutz zu sensibilisieren.
Diese Orientierungshilfe soll auch für jedermann ohne entsprechende
EDV-Vorkenntnisse einleuchtend sein.
1.1.4
Themeneingrenzung
Obwohl sich diese Arbeit umfassend mit der Einführung der digitalen
Personalakte befasst, kann nicht für jedes dabei auftretende Problem eine
allgemein gültige Musterlösung gegeben werden. Bestimmte Probleme
können auftreten, die einer individuellen Lösung bedürfen.
Auch liegt es in der Natur eines Leitfadens, nicht gänzlich auf jedes noch
so kleine Detail eingehen zu können; hierfür wäre die behandelte
Thematik zu komplex. Deshalb möchte der Autor an dieser Stelle auf die
im Literaturverzeichnis niedergeschriebenen Quellen verweisen. Aus
dieser umfangreichen Literatur können weitere Informationen zur
behandelten Thematik entnommen werden.
Dennoch sollte eine weitestgehend reibungslose Einführung der elek-
tronischen Aktenführung anhand dieses Leitfadens möglich sein.
Die digitale Personalakte wird in Form eines Projektes eingeführt.
Allerdings soll im vorliegenden Leitfaden nicht explizit auf Projekt-
management-Grundlagen eingegangen werden.
1. Allgemeines
1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?
- 5 -
1.2
An wen richtet sich der Leitfaden?
Im Allgemeinen richtet sich dieser Leitfaden an alle öffentlichen Stellen
des Landes Baden-Württemberg, welche noch mit Papierakten arbeiten
und eine elektronische Aktenführung anstreben.
Die Grundzüge der Vorgehensweise und die Struktur sind auf viele
verschiedene Fachgebiete im öffentlichen Dienst anwendbar (z. B.
Krankenhausverwaltung, Sparkassenverwaltung).
Im Besonderen liegt der Schwerpunkt des Leitfadens allerdings auf der
Digitalisierung der Personalakte, weshalb er vor allem personalakten-
führende Stellen ansprechen soll.
Explizit möchte der Leitfaden folgende Personenkreise ansprechen:
Behördenleiter
... weil mit ihrer Entscheidung ein Projekt fällt oder steht
Führungskräfte der Personalverwaltungen
... weil sie in der Regel als Projektleiter und Verantwortliche eingesetzt
werden. Sie sind dafür zuständig, dass alle personalrechtlichen An-
forderungen ordnungsgemäß umgesetzt werden
Stabsstellen der Verwaltungsmodernisierung
... weil sie die nötigen Impulse an die Verwaltungsspitze herantragen;
somit wirken sie auf eine mögliche Modernisierungsmaßnahme hin
Organisations- und EDV-Abteilungen
... weil sie das erforderliche Organisationsgeschick haben,
die nötigen
Arbeitsabläufe bei der Umsetzung planen und ihr technisches Wissen
hinsichtlich der EDV mit einbringen
1. Allgemeines
1.2 An wen richtet sich der Leitfaden?
- 6 -
Personalvertretung
... weil sie die Interessen der Mitarbeiter vertritt und mitbestimmende
Funktion ausübt
Datenschutzbeauftragte
... weil der Schutz von personenbezogenen Daten bei der digitalen
Personalakte eine erhebliche Rolle spielt
sowie alle Mitarbeiter in der Personalverwaltung
... weil sie wesentlich von einer solchen Umstellungsmaßnahme
betroffen sind und mit der Anwendung vertraut sein müssen
Verantwortliche Projektleiter, die sich bei der Einführung der digitalen
Personalakte an den Empfehlungen aus diesem Leitfaden orientieren,
sind für eine erfolgreiche Projektarbeit umfassend vorbereitet.
1. Allgemeines
1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?
7
1.3
Wie ist der Leitfaden aufgebaut?
Nach der Einleitung gliedert sich der Leitfaden in fünf Teilbereiche:
Zunächst werden im zweiten Abschnitt die Grundlagen der Personal-
aktenführung aufgezeigt. Hierunter fallen beispielsweise die einschlägigen
Rechtsgrundlagen im Beamten- und Arbeitnehmerbereich. Im Anschluss
wird der Personalaktenbegriff materieller und formeller Art sowie die
Abgrenzung zur Sachakte erläutert. Den nächsten Unterpunkt bilden
wichtige Grundsätze der Personalaktenführung. Eingehend auf den
Aufbau, den Inhalt und die Einsichtnahme der Personalakte endet der
erste Abschnitt mit den Aufbewahrungsnormen und fristen der Personal-
aktenschriftstücke.
Im Fokus des dritten Teils steht der Datenschutz. Anfangs wird das Recht
auf informationelle Selbstbestimmung dargelegt. Danach wird die Frage
geklärt, ob die digitale Personalakte im Rahmen der datenschutzrecht-
lichen Bestimmungen überhaupt zulässig ist. Des Weiteren wird auf
Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes und auf die Individualrechte
der Betroffenen eingegangen.
Der vierte Teil beschäftigt sich mit den Grundlagen der digitalen
Aktenablage. Zunächst werden der Aufbau und die Funktion eines
Dokumenten-Management-Systems dargestellt, sowie die Grundsätze
ordnungsgemäßer Archivierung erläutert. Anschließend wird im Rahmen
der Beweisqualität digitaler Dokumente vor Gericht auf die qualifizierte
elektronische Signatur* eingegangen.
Gliederungspunkt Fünf bildet den Hauptteil der Diplomarbeit. Hier sollen
vorab die Beweggründe für den Einsatz der digitalen Personalakte
aufgezeigt werden. Im weiteren Verlauf befasst sich dieser Bereich mit
dem Einführungsprozess. Dabei wird dem Leser Schritt für Schritt die
1. Allgemeines
1.3 Wie ist der Leitfaden aufgebaut?
8
Vorgehensweise bei der Umsetzung einer digitalen Personalakte näher
gebracht. Wichtige Bestandteile sind beispielsweise die Beteiligung der
Personalvertretung, das Festlegen von Anforderungen an ein DMS,
dessen Einführung und die Einigung über eine Register- und
Berechtigungsstruktur. Einen weiteren Meilenstein des Vorhabens stellt
die Überführung von der Papierakte in die elektronische Akte mittels
Scanner dar.
Der fünfte Abschnitt geht auch auf die Anbindung anderer Personal-
programme und die Wirtschaftlichkeit der elektronischen Personalakte ein.
Außerdem werden die Vorteile und Risiken, sowie die Probleme, welche
die digitale Personalakte vor, während und nach der Einführung mit sich
bringt, hervorgehoben und kritisch betrachtet. Diesbezüglich werden
Ansätze zur Problemlösung genannt.
Der Leitfaden endet mit einem Fazit, in welchem der Autor die Ergebnisse
zusammenfasst und eine persönliche Bewertung vornimmt. Des Weiteren
gibt der Verfasser einen Ausblick auf die voraussichtliche
Entwicklung im
Themengebiet ,,paperless-office".
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.1 Rechtsgrundlagen
- 9 -
2.
Einführung in das Personalaktenrecht
2.1
Rechtsgrundlagen
2.1.1
Beamte
Die Pflicht zur Führung von Personalakten für Beamte* ergibt sich aus
unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Grundnorm bildet § 50 Beamten-
statusgesetz.
2
Die hier niedergeschriebenen Regelungen gelten verbind-
lich für alle Bundesländer.
Durch Art. 72 Abs. 1 i. V. m. Art. 74 Abs. 1 Nr. 27 GG
3
wird den Ländern
das Recht eingeräumt, ergänzende Vorschriften zum Personalaktenrecht
der Beamten zu erlassen, sofern diese nicht den Regelungen aus dem
BeamtStG entgegenstehen. Von dieser Befugnis hat das Land Baden-
Württemberg Gebrauch gemacht und ausführlichere Rechtsnormen zur
Führung von Personalakten im Landesbeamtengesetz in den §§ 113 bis
113 g festgelegt.
Demnach besteht für jeden Dienstherren* die Pflicht, über jeden seiner
Beamten eine Personalakte anzulegen und zu führen (vgl. § 113 Abs. 1
S. 1 LBG). Hierbei kommt es nicht darauf an, in welcher Art des
Beamtenverhältnisses (auf Lebenszeit, auf Zeit, auf Probe oder auf
Widerruf, vgl. § 7 Abs. 1 Nr. 1 - 4 LBG) sich der Beamte befindet.
4
Neben diesen gesetzlichen Normen hat das Innenministerium BW eine
Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des LBG erlassen. Diese Vor-
schrift gibt detaillierte Hinweise zur Personalaktenführung, präzisiert damit
die im Landesgesetz aufgeführten Regelungen und hat Wirkung auf
nachgeordnete Behörden.
5
Außerhalb dieser Vorschriften steht es den personalverwaltenden Stellen
frei, weitere eingehendere Regelungen durch Dienstvereinbarungen* zu
treffen.
6
2
Mit Wirkung vom 1. April 2009 wurde das BRRG durch das BeamtStG ersetzt.
3
Sog. konkurrierende Gesetzgebung.
4
Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 2.
5
Z. B. für Gemeinden, Landkreise und den sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften,
Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts (vgl. II. VwV-LBG).
6
Siehe hierzu auch 3.3.1, Erlaubnis durch LDSG und andere Rechtsvorschrift.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.1 Rechtsgrundlagen
- 10 -
2.1.2
Arbeitnehmer
Das Recht zur Führung von Personalakten über die Arbeitnehmer* im
öffentlichen Dienst ist unbestritten. Es hat Bedeutung für die Personal-
planung, den sachgemäßen Einsatz der Beschäftigten auf den verschie-
denen Arbeitsplätzen, die berufliche Entwicklung und den Vergleich der
einzelnen Arbeitnehmer untereinander.
7
Eine gesetzliche Verpflichtung zur
Führung von Personalakten der Arbeitnehmer gibt es allerdings nicht.
8
Aus § 3 Abs. 5 TVöD ergibt sich lediglich das Einsichtsrecht des Arbeit-
nehmers in seine Personalakte. Es wird daher als selbstverständlich an-
gesehen, dass Personalakten auch im Arbeitsverhältnis geführt werden.
Hier gelten mangels spezieller Vorschriften die allgemeinen Grundsätze
des Personalaktenrechts (siehe 2.3).
9
Bis zur Einführung des TVöD am 1. Oktober 2005 war das Personalakten-
recht für die Angestellten und Arbeiter (jetzt Beschäftigte) des öffentlichen
Dienstes in § 13 BAT geregelt. Diese Regelungen wurden überwiegend
aus dem Beamtenrecht übernommen.
Obwohl durch die Einführung des TVöD eine Loslösung vom Beamten-
recht erfolgt ist, werden in der Praxis nach wie vor die beamtenrechtlichen
Vorschriften (§§ 113 113 g LBG) zur Personalaktenführung auch auf die
Arbeitnehmer angewandt. Dies wird hauptsächlich aus Gründen der
Praktikabilität und des weitgehend einheitlichen Vollzugs als sinnvoll
angesehen. Dieser Ansicht ist auch das Innen- und Finanzministerium
Baden-Württemberg.
10
Des Weiteren verweist § 36 Abs. 3 LDSG, für den Bereich der
Verarbeitung von Personalaktendaten von Beschäftigten, auf die für
Beamte geltenden Vorschriften der §§ 113 bis 113 g LBG.
7
Vgl. [Kammerer2001], Rn. 94.
8
Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5, Gruppe 3, Rn. 4.
9
Neben den Grundsätzen der Personalaktenführung ist hier auch die Rechtsprechung des BAG heranzuziehen
(z. B. bei der Auslegung von Begriffen). Vgl. [BremeckerHock2008], § 3 Abs. 5, Gruppe 3, Rn. 2.
10
Vgl. [Wenz2007], S. 11.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.2 Personalaktenbegriff
- 11 -
2.2
Personalaktenbegriff
Der Personalaktenbegriff unterscheidet sich im formellen und materiellen
Sinne.
11
Bestimmte Unterlagen, auch Sachakten* genannt, müssen
außerdem getrennt von der Personalakte geführt werden (vgl. § 113
Abs. 1 S. 4 LBG).
Der Personalaktenbegriff ist im Arbeitnehmerbereich gesetzlich nicht
definiert.
12
Das BAG unterscheidet in Anlehnung an die Rechtsprechung
des BVerwG aber ebenso zwischen dem formellen und dem materiellen
Personalaktenbegriff.
13
Die Vorschriften des Beamtenrechts finden
demnach entsprechende Anwendung für die Beschäftigten
14
des öffent-
lichen Dienstes.
15
2.2.1
Materieller
Der materiellrechtliche Personalaktenbegriff umfasst alle schriftlichen
Aufzeichnungen, die sich mit der Person eines bestimmten Bediensteten
befassen. Hierzu gehören auch Unterlagen, welche die Entwicklung des
Dienstverhältnisses betreffen.
16
Das Beamtenrecht kennt eine materielle Begriffsdefinition, die auf den
Inhalt der Personalakte abstellt (vgl. BVerwGE 67, 300). Hiernach versteht
man unter der Personalakte eine Sammlung von Personalunterlagen und
dienstlichen Beurteilungen, sowie Vorgänge, die den Inhalt des Dienst-
verhältnisses insgesamt oder einzelner aus ihm fließender Rechte und
Pflichten bestimmen oder verändern; des Weiteren Unterlagen, aus denen
die Art und Weise zu ersehen ist, in der die jeweilige Entscheidung
vorbereitet worden ist, oder die Aufschluss über die Gesichtspunkte und
Erwägungen geben, die für die einzelne das Dienstverhältnis berührende
11
Vgl. [Kessler1997], S. 8.
12
Vgl. [SchallHeupel2007], Rn. 63.
13
Vgl. [Kammerer2001], Rn. 94.
14
Beschäftigte i. S. v. § 1 Abs. 1 TVöD.
15
Vgl. [Graz2004], S. 9.
16
Vgl. [BoltenPulte2002], S. 18.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.2 Personalaktenbegriff
- 12 -
Maßnahme oder dafür, dass sie unterblieben ist, maßgebend waren (vgl.
Nr. 1.1 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).
17
Ferner kommt es nicht darauf an, ob eine Akte formal als Personalakte
bezeichnet wird, entscheidend ist ihr Inhalt (vgl. BVerwGE 35, 255 und 36,
134; 32, 135).
18
2.2.2
Formeller
Die Personalakte im formellen Sinne umfasst die Anwendung formeller
Kriterien im Hinblick auf die förmliche Aktenanlage, Behandlung, Regis-
trierung und Aufbewahrung der Personalunterlagen.
19
Sie bezeichnet alle in Ordnern, Heftern, Aktendeckeln und sonstigen
Blattsammlungen untergebrachte, chronologisch oder alphabetische ge-
ordnete, ggf. nach Untergruppen (Grund- und Teilakten) gegliederte
Sammlungen, wie sie einheitlich im öffentlichen Dienst angelegt und als
solche gekennzeichnet wird.
20
2.2.3 Abgrenzung zur Sachakte
Sachakten enthalten alle Unterlagen, die nicht unter den materiellen oder
formellen Personalaktenbegriff gefasst werden können;
21
also Vorgänge,
die nicht in einem inneren Zusammenhang mit dem konkreten Dienst-
verhältnis stehen, sondern anderen sachlich zu trennenden Zwecken
dienen (vgl. Nr. 1.5 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).
Sachakten sind keine Bestandteile der Personalakte, für sie besteht kein
Einsichts- und Auskunftsrecht.
22
17
Vgl. hierzu auch BVerwGE 67, 300.
18
Vgl. [DürrDürr2003], S. 76.
19
Vgl. [Fürst et al. 2008], § 90, B, Rn. 3.
20
Vgl. [Küttner2006], S. 1928, Rn. 3.
21
Vgl. [Kessler1997], S. 10.
22
Siehe hierzu auch 2.5, Einsichtnahme und Auskunft.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.2 Personalaktenbegriff
- 13 -
Zu den Sachakten gehören (vgl. Nr. 1.6 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g):
Prüfungsakten
Hierunter fallen alle Unterlagen über einzelne Prüfungsleistungen (z. B.
Klausuren) einschließlich ihrer Bewertung.
23
Ausgenommen hiervon
sind Prüfungszeugnisse (vgl. Nr. 1.6 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).
Sicherheitsakten
Das Ergebnis einer Sicherheitsprüfung* nach dem Sicherheits-
überprüfungsgesetz ist Bestandteil der Personalakte. Nicht jedoch
Unterlagen, die ausschließlich bei dem Geheimschutzbeauftragten* als
Sachakten geführt werden.
24
Kindergeldakten
Sie dürfen wegen ihrer tatbestandsmäßigen Verknüpfung mit
Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden.
Allerdings müssen sie von der übrigen Personalakte getrennt sein (z.
B. durch Registeraufteilung) und von einer von der Personalverwaltung
getrennten Organisationseinheit verarbeitet werden (vgl. 1.5 VwV-LBG
zu §§ 113 bis 113 g).
Untersuchungsunterlagen des ärztlichen Dienstes des Dienstherrn
Unberührt bleiben hierbei die für die Personalakte bestimmten Zeug-
nisse und Stellungnahmen, die der Vorbereitung einer dienstrecht-
lichen Entscheidung dienen.
25
Prozessakten
Besetzungsvorgänge
Unterlagen der Personalvertretung und des Landespersonalaus-
schusses
Vorgänge der Erteilung von Ausnahmegenehmigungen nach den Lauf-
bahnvorschriften
Vorgänge über die Personalplanung, Stellenausschreibungen, Aus-
leseverfahren, Stellenbewertungen, Geschäftsverteilung
23
Vgl. [Kessler1997], S. 10.
24
Vgl. [Kessler1997], S. 11.
25
Vgl. [Bergauer1996], S. 22.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.2 Personalaktenbegriff
- 14 -
Wie oben festgestellt, können Sachakten auch Personaldaten enthalten.
Es gibt also eine gewisse Schnittmenge zwischen dem Inhalt der
Sachakten und dem der Personalakten.
Auch Sachakten unterliegen dem Datenschutz. Für Sie gelten i. d. R.
spezielle Vorschriften, welche die jeweiligen Bereiche betreffen (z. B.
Sozialdatenschutz, Steuergeheimnis, ärztliche Schweigepflicht), aber auch
die allgemeinen Regelungen aus dem LDSG.
26
26
Vgl. [Wenz2007], S. 20.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.3 Grundsätze der Personalaktenführung
- 15 -
2.3
Grundsätze der Personalaktenführung
Die folgenden Grundsätze der Personalaktenführung gelten für die
Beamten und Arbeitnehmer in gleichem Maße (s. o.). Aus Verein-
fachungsgründen werden die Grundsätze daher aus der Sicht des
Beamtenrechts dargestellt.
2.3.1
Vollständigkeit und Kontinuität
Der Grundsatz der Vollständigkeit bezieht sich auf den materiellen
Personalaktenbegriff und die Führung der Personalakte. Die Vollständig-
keit der Personalakte ist dann gegeben, wenn sie aus allen den Beamten
betreffenden Vorgängen* gebildet wird;
27
d. h. eine chronologische und
vollständige Sammlung von Schriftstücken, welche in Bezug auf die
Person des Arbeitnehmers von dienstlichem Interesse sind.
28
Der Grundsatz der Vollständigkeit wird durch § 113 e LBG eingeschränkt.
Diese Regelung stärkt die Rechte des Beamten insofern, dass eine
eindeutige gesetzliche Grundlage für die Entfernung und Vernichtung
29
von Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen über
den Beamten geschaffen wurde (vgl. § 113 e Abs. 1 LBG sowie Nr. 7
VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).
Eine Bereinigung der Personalakte zur Verhinderung einer Überfrachtung
steht dem Grundsatz der Vollständigkeit nicht entgegen. Unterlagen, die
für das Dienstverhältnis keine Bedeutung mehr haben und für die keine
Aufbewahrungspflicht besteht, können aus der Personalakte entfernt
werden. Eine Bereinigung wäre nicht zulässig, wenn die Personalakte
dadurch ein unrichtiges Bild über den Arbeitnehmer und sein Arbeits-
verhältnis vermittelt.
30
Werden Unterlagen aus der Personalakte entfernt,
27
Vgl. [Geulen1984], S. 46.
28
Vgl. [Bartosch2008], S. 40.
29
Entfernung und Vernichtung sind als physische Herausnahme und Zerstörung zu verstehen. Eine Schwär-
zung zu tilgender Unterlagen reicht nicht aus. Vgl. [Born et al. 2004], § 113 e, Rn. 2.
30
Siehe hierzu auch 2.3.2, Grundsatz der Offenheit und Wahrheit.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.3 Grundsätze der Personalaktenführung
- 16 -
muss der Arbeitnehmer hiervon unterrichtet und ggf. eine Zustimmung
hierüber eingeholt werden. Einer Unterrichtung bedarf es nicht bei
Unterlagen, welche für den Bediensteten nachteilig sind (z. B. negative
Beurteilungen, Verwarnungen, Verweise und Abmahnungen).
31
Unter dem Kontinuitätsgrundsatz versteht man die möglichst lückenlose
Führung der Personalakten über den beruflichen und dienstlichen Werde-
gang des Beamten,
32
sowie dienstlich relevante Daten über seine Befähi-
gung und Leistung.
33
2.3.2 Offenheit und Wahrheit
Der Grundsatz der Offenheit findet zum einen Ausdruck in dem Einsichts-
recht in die Personalakte, welches jedem Beamten zusteht, zum anderen
besagt er, dass das Führen von sog. Geheim- oder Sonderakten über den
Beamten unzulässig ist.
34
Dabei handelt es sich um nichtoffizielle Neben-
akten oder Zweitakten, die ohne Wissen des Beamten geführt werden. Sie
verstoßen gegen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung
35
und
das im Grundgesetz verankerte Persönlichkeitsrecht (vgl. Art. 2 Abs. 1
i. V. m. Art. 1 GG).
36
Der Grundsatz der Wahrheit besagt, dass aus den Personalakten ein
zutreffendes, wahrheitsgemäßes, zuverlässiges und objektives Bild über
die Persönlichkeit des Bediensteten ersichtlich sein muss.
37
Dies setzt
voraus, dass die Personalaktendaten richtig, umfassend offen und
vertraulich dokumentiert werden. Ansonsten vermittelt die inhaltliche
Führung der Personalakte ein falsches Persönlichkeits-, Verhaltens- und
Leistungsbild des Beamten. Es kommt nicht darauf an, ob die Unterlagen
31
Vgl. [Bartosch2008], S. 42.
32
Vgl. [Geulen1984], S. 46.
33
Vgl. [Bartosch2008], S. 40.
34
Vgl. [MüllerBeck1996], § 113 Rn. 4.
35
Siehe hierzu auch 3.1, Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
36
Vgl. [Graz2004], S. 12.
37
Vgl. [Geulen1984], S. 48.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.3 Grundsätze der Personalaktenführung
- 17 -
und Vorgänge für den Beamten vorteilhaft oder nachteilig sind. Wahrheits-
widrige Unterlagen in der Personalakte sind gegebenenfalls richtig zu
stellen und gemäß § 113 e LBG zu entfernen und zu vernichten.
38
2.3.3
Vertraulichkeit (sog. Personalaktengeheimnis)
Der Grundsatz der Vertraulichkeit ergibt sich aus dem im Grundgesetz
festgelegten allgemeinen Persönlichkeitsrecht (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1
Abs. 1 GG) und der Fürsorgepflicht des Dienstherrn.
39
Weitere Gesichts-
punkte der Vertraulichkeit stellen der Vertrauensschutz, die Schweige-
pflicht und der Datenschutz dar.
40
Konkretisiert wird diese Vorschrift durch die im LBG genannten
Regelungen (vgl. § 113 Abs. 1 S. 1 LBG). Danach sind Personalakten der
Beamten vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu
schützen (vgl. Nr. 1.1 VwV-LBG zu § 113 bis 113 g).
Dies bedeutet, dass der Dienstherr dafür verantwortlich ist, die Personal-
akten vor dem Zugriff Dritter* zu sichern. Um das Aktengeheimnis* zu
wahren sollte der Kreis der zugangsberechtigten Personen so klein wie
möglich gehalten werden. Lediglich die im Rahmen der Personalverwal-
tung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten
Personen sollen Zugang zu den Akten haben (vgl. § 113 Abs. 3 LBG). Aus
dem hierarchischen Behördenaufbau ergibt sich, dass darüber hinaus
auch der Behördenleiter und sein ständiger Vertreter Zugang zu den
Personalakten haben dürfen.
41
Diese Regelung gilt, soweit dies zu
Zwecken der Personalverwaltung* oder der Personalwirtschaft* erforder-
lich ist; ebenso greift diese Vorschrift für den Zugang im automatisierten
Abrufverfahren (vgl. §§ 113 Abs. 1 S. 3 sowie 113 Abs. 3 LBG).
42
38
Vgl. [Fürst et al. 2008], § 90, B, Rn. 35.
39
Vgl. [Küttner et al. 2006], S. 1928.
40
Vgl. [Bergauer1996], S. 23.
41
Vgl [Born et al. 2005], § 113, Rn. 16.
42
Bei der Personalaktenführung mittels EDV ist das LDSG anzuwenden. Vgl. [Bergauer1996], S. 68. Siehe
hierzu auch 3., datenschutzrechtliche Regelungen.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.3 Grundsätze der Personalaktenführung
- 18 -
Besonders sensible Unterlagen, wie beispielsweise der körperliche,
geistige oder seelische Zustand eines Mitarbeiters sind vor Einblick zu
schützen.
43
Wenn es möglich ist, sind solche Daten getrennt der formellen
Akte in einem separaten Raum oder Aktenschrank aufzubewahren. Falls
nicht, so schreibt das BAG vor, müssen diese Schriftstücke in einem
verschlossenen Umschlag in der Akte aufbewahrt werden, um zu
verhindern, dass sie nicht ohne konkreten Anlass bei der regelmäßigen
Sachbearbeitung ins Auge fallen (vgl. Nr. 1.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113
g sowie BAG 15.07.1987, DB 87, 2571 und BAG 12.09.2006 9 AZR
271/06-).
44
43
Vgl. [Ehmann2008], Teil 6/2.1, S. 5.
44
Vgl. [SchallHeupel2007], Rn. 64.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte
- 19 -
2.4
Aufbau und Inhalt der Personalakte
45
Wie bereits oben aufgeführt, darf über jeden Beamten nur eine Personal-
akte geführt werden. Diese kann aber nach sachlichen Gesichtspunkten in
Grund-, Teil- und Nebenakten aufgeteilt werden (vgl. § 113 Abs. 2 LBG
sowie Nr. 2.1 VwV-LBG zu § 113 bis 113 g).
46
Im Rahmen des pflicht-
gemäßen Ermessens
47
bleibt es der personalaktenverwaltenden Stelle
selbst überlassen, wie sie die einheitliche
48
Personalakte verwaltungs-
technisch gliedert.
49
2.4.1
Grundakte
Die Grundakte, auch Hauptakte genannt, enthält insbesondere Unterlagen
über die Begründung des Dienstverhältnisses sowie den dienstlichen
Werdegang und Einsatz des Beamten (vgl. Nr. 1.2 VwV-LBG zu §§ 113
bis 113 g):
Personalbogen
Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild
Ablichtungen des Reisepasses und des Personalausweises, Per-
sonenstandsurkunden und Staatsangehörigkeitsnachweise sowie
Nachweis über die Rechtsstellung als Deutscher
Nachweise über Vor-, Aus- und Weiterbildung einschließlich Prüfungs-
zeugnissen und anderweitigen Befähigungsnachweisen
Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister
Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen
Eignung für einen bestimmten Dienstposten, Nachweis der Schwer-
behinderteneigenschaft
45
Vgl. [Kessler1997], S. 20.
46
Nachfolgende Ausführungen über den Aufbau und Inhalt der Personalakte gelten im Arbeitnehmerbereich
entsprechend z. B: Arbeitsvertrag beim Angestellten; Ernennungsurkunde beim Beamten. Vgl. [Bremecker
Hock2008], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 3.
47
Ausnahmen hierzu siehe 2.4.2, Teilakten.
48
Einheitlich, weil materiell rechtlich definiert.
49
Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 13.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte
- 20 -
Nachweis über Wehr- oder Zivildienst
Unterlagen über Ernennungen, Vereidigung, Beförderungen, Abord-
nungen, Versetzungen, Umsetzungen, Dienstpostenübertragungen,
Urlaub, Dienstjubiläen, Nebentätigkeiten, Ehrungen
mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behaup-
tungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren
geführt haben, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erweisen,
sowie die Äußerung des Beamten dazu
abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem
Dienstverhältnis sowie aus Regress- und Schadensersatzverfahren
dienstliche Beurteilungen, Dienstzeugnisse
aktuelle Leistungsfeststellungen nach der Leistungsstufenverordnung
Besoldungsunterlagen einschließlich der Unterlagen über vermögens-
wirksame Leistungen, Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse
Unterlagen über Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Reise-
kostenvergütung
Unterlagen über die Bewilligung von Leistungsprämien
Unterlagen über Dienstunfälle und Sachschadenersatz
Um die Transparenz der Personalakte gegenüber dem Beamten zu
wahren, enthält die Grundakte stets ein aktuelles und vollständiges
Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten (vgl. § 113 Abs. 2 S. 4 LBG).
50
50
Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 15.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte
- 21 -
2.4.2
Teilakten
Zwingend sieht das Gesetz die Errichtung von Teilakten für Unterlagen
über Disziplinarverfahren (vgl. § 113 Abs. 2 Satz 1, 2. HS LBG), für die
Beihilfeakte (vgl. § 113 a LBG) sowie für Heilfürsorge und -verfahren vor.
51
Im Hinblick auf die besonderen Entfernungs-, Vernichtungs- und Tilgungs-
fristen (§§ 113 e, 113 f LBG, 118 Abs. 4 LDO) sollten folgende Unterlagen
in Teilakten geführt werden (vgl. 2.2 VwV-LBG zu §§ 113 11 g LBG):
52
Unterstützungen und Zuschüsse
Urlaub (Erholungs-, Sonder- u. Erziehungsurlaub, Dienstbefreiung)
Erkrankungen, Kuren
Umzugs- und Reisekostenvergütung
Versorgung
missbilligende Äußerungen eines Dienstvorgesetzten
Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die keinen Anlass
zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen gegeben haben
strafgerichtliche Verurteilungen und andere Entscheidungen in
Straf-, Bußgeld- sowie Ermittlungs- und berufsgerichtlichen Ver-
fahren, die keinen Anlass zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen ge-
geben haben.
Des Weiteren empfiehlt sich die Anlage von Teilakten für Unterlagen über
Besoldung (einschließlich vermögenswirksame Leistungen, Abtre-
tungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse)
Trennungsgeld
dienstliche Beurteilungen
Nebentätigkeiten
Dienstunfälle
Sachschadensersatz.
51
Vgl. [Born et al. 2005], § 113 Rn. 13.
52
Vgl. [Kessler1997], S. 20 f.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte
- 22 -
Je nach Bedarf können weitere Teilakten angelegt werden.
Die Führung von Teilakten kann auch dazu dienen, das Einsichtsrecht
(s. u.) sachgerecht zu ermöglichen, da im Laufe der Dienstzeit ein
erheblicher Unterlagenbestand entsteht.
53
In der Praxis werden Grund- und Teilakten meist zusammen in einem sog.
Organisationshefter mit mehreren Unterregistern geführt. Das erste Regis-
ter beinhaltet hierbei die Grundakte. Die nachfolgenden Register, also die
Teilakten, können je nach Bedarf angelegt werden.
Um die Übersichtlichkeit zu wahren, empfiehlt es sich, ein Deckblatt zu
führen, auf dem der Inhalt der einzelnen Register genauer beschrieben
wird und welches so die Ablage von Schriftstücken erleichtert.
54
2.4.3
Nebenakten
Nebenakten (also Aktendoppelstücke) dürfen nur Unterlagen enthalten,
welche im Original oder als Mehrstück auch in der Grundakte oder in einer
Teilakte enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgaben-
erfüllung der betreffenden Behörde erforderlich ist (vgl. § 113 Abs. 2
S. 3 LBG sowie Nr. 2.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g). Die Erforderlich-
keit zur Errichtung von Nebenakten ist dann gegeben, wenn dies zu einer
reibungslosen Personalverwaltung zwingend notwendig ist.
55
Sie dürfen nur angelegt werden, wenn die Beschäftigungsbehörde nicht
zugleich die Personalakte führt, der Beamte bei einer Außenstelle der
personalaktenführenden Behörde beschäftigt ist, welche nicht für die
Führung der Personalakte zuständig ist, oder wenn mehrere
53
Vgl. [Kathke1994], Rn. 124.
54
Siehe hierzu auch Anhang Seite 14, C: Beispiel einer Registerstruktur.
55
Vgl. [Kathke1994], Rn. 128.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.4 Aufbau und Inhalt der Personalakte
- 23 -
personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind.
56
Dies ist
bei einem mehrstufigen Verwaltungsaufbau häufig der Fall.
57
Sobald eine Notwendigkeit für die Führung von Nebenakten bei der
jeweiligen Behörde nicht mehr besteht, muss das Doppel aufgelöst und
vernichtet werden.
58
56
Vgl. [Born et al. 2005], § 113, Rn. 14.
57
Vgl. [Kessler1997], S. 21.
58
Vgl. [Kathke1994], Rn. 132.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.5 Einsichtnahme und Auskunft
- 24 -
2.5
Einsichtnahme
*
und Auskunft
*
2.5.1
Allgemeines
Das Recht zur Einsicht in die vollständige
59
Personalakte ist ein herge-
brachter Grundsatz des Berufsbeamtentums
60
(vgl. Art. 33 Abs. 5 GG) und
steht jedem Beamten auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses
zu (vgl. § 113 c Abs. 1 LBG).
Die Einsichtnahme für Beschäftigte* des öffentlichen Dienstes ergibt sich
aus § 3 Abs. 5 TVöD
61
sowie § 3 Abs. 6 TV-L. Die folgenden Aus-
führungen werden aus der Sichtweise des Beamtenverhältnisses darge-
stellt. Sie gelten entsprechend auch für Tarifarbeitnehmer.
62
Das Einsichtsrecht erstreckt sich auf die Personalakte im materiellen Sinn.
Hierzu zählen nicht nur die papiergeführten Akten, sondern alle den
Beamten betreffende Daten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit
seinem Beamtenverhältnis stehen. So auch diese, die in Karteien oder
automatisiert geführten Dateien gespeichert sind (vgl. § 21 Abs. 1 u. 3
S. 2 LDSG sowie Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).
Personenbezogene Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftige Schrift-
stücke müssen vor der Einsichtnahme herausgenommen werden. Hier
bestünde sonst unvermeidlich die Gefahr, den Grundsatz der Vertraulich-
keit hinsichtlich der Daten anderer Bediensteten zu verletzen.
63
Ist die Trennung nicht möglich oder mit unverhältnismäßig großem Auf-
wand verbunden, kann eine mündliche Auskunft gegeben werden (vgl.
§ 113 c Abs. 4 S. 2 u. 3 LBG sowie Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis
113 g).
Besonders sensible Daten wie z. B. ärztliche Gutachten und Unter-
suchungsergebnisse werden i. d. R. in verschlossenen Umschlägen auf-
59
Siehe hierzu auch 2.4, Aufbau und Inhalt der Personalakte sowie 2.3.1, Grundsatz der Vollständigkeit.
60
Vgl. [WichmannLanger2007], S. 427.
61
Zuvor geregelt in § 13 Abs. 2 BAT.
62
Vgl. [Wenz2007], S. 82.
63
Vgl. [Dörner et al. 2003], Rn. 2379.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.5 Einsichtnahme und Auskunft
- 25 -
bewahrt. Auf Verlangen ist dem Beamten auch in diese Unterlagen
Einsicht zu gewähren. Im Rahmen der Fürsorgepflicht kann die Dienst-
stelle die Akteneinsicht in die verschlossenen Umschläge verweigern,
wenn ärztlich begründet die Gefahr besteht, dass der Beamte bei
Kenntnisnahme des Befundes erheblichen Schaden an seiner Gesundheit
nehmen wird. Hier kann alternativ ein bevollmächtigter Arzt Einsicht
nehmen (vgl. Nr. 5.2 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).
Einsicht nehmen können auch Personen, die vom Beamten namentlich/
schriftlich dazu bevollmächtigt wurden (vgl. § 113 c Abs. 2 S. 1 LBG).
Dabei ist die Vollmacht den Personalakten hinzuzufügen. Es genügt nicht,
einen Personenkreis (z. B. den Personalrat) zu benennen. Verstirbt der
Beamte, besteht außerdem die Möglichkeit, den Hinterbliebenen des
Beamten und derer Bevollmächtigten die Einsichtnahme zu gewähren.
Diese sind aber in der Regel nicht an die Amtsverschwiegenheit ge-
bunden. Es muss daher eine sorgfältige Abwägung über die Berechtigung
der Interessen der einsichtnehmenden Person gegenüber den dienst-
lichen Belangen erfolgen.
64
Stehen dienstliche Gründe entgegen, kann die
Einsichtnahme dem Bevollmächtigten verwehrt werden (Geheimhaltungs-
interesse).
65
Das Einsichtsrecht kann mehrfach ausgeübt werden
66
und bedarf keiner
Begründung.
67
Die gleichen Regelungen gelten nicht nur für die Einsichtnahme in die
Personalakte, sondern auch für Auskünfte aus derselben (vgl. § 113 c
Abs. 2 LBG).
68
Schwerbehinderte Menschen können nach § 95 Abs. 3 S. 1 SGB IX die
Schwerbehindertenvertretung bei der Einsichtnahme hinzuziehen.
69
64
Z. B die konkrete Befürchtung des unsachgemäßen Gebrauchs des Akteninhalts durch den Bevollmächtigten.
65
Vgl. [Schaub et al. 2005], Seite 1520.
66
Vgl. [Scheerbarth et al. 1992], S. 465.
67
Vgl. [WichmannLanger2007], S. 427.
68
Vgl. [Born et al. 2005], § 113 c, Rn. 5 - 7.
69
Gilt für Beamte und Arbeitnehmer gleichermaßen.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.5 Einsichtnahme und Auskunft
- 26 -
Das Recht zur Einsichtnahme in die Personalakte sollte möglichst
großzügig durchgeführt werden. Dies fördert das Vertrauen zwischen
Mitarbeitern gegenüber der Dienststelle und dem Personalamt.
2.5.2
Verfahren der Einsichtgewährung
2.5.2.1 Ort
Wo die Akteneinsicht stattfindet, bestimmt die personalaktenführende
Behörde (vgl. § 113 c Abs. 3 S. 1 LBG).
70
In der Regel wird die Personal-
akte dort eingesehen, wo sie verwaltet wird. Befindet sich die Arbeitsstätte
des Bediensteten anderenorts, kann auf Wunsch die Personalakte dorthin
übersendet und zugänglich gemacht werden.
71
Die Übersendung wird im
Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens der Personalstelle ausgeübt. Der
Beamte kann nicht darauf bestehen, seine Personalakte in seinem
Arbeitszimmer einsehen zu können.
72
2.5.2.2 Zeitpunkt
Der Zeitpunkt der Einsichtnahme richtet sich nach den üblichen Dienst-
zeiten der aktenführenden Stelle der Behörde.
73
Befindet sich die Perso-
nalakte zur Bearbeitung an einer anderen Stelle, so muss sie unverzüglich
zur Gewährung des ungehinderten Einsichtsrechts zurück übersendet
werden. Diese Verzögerung muss der Beamte akzeptieren. Allerdings darf
der Dienstherr den Zeitpunkt der Einsichtnahme nicht willkürlich bzw.
missbräuchlich aufschieben.
74
Da die Einsichtnahme nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem
Dienstverhältnis
des
Beamten
steht,
dürfen
hierüber
keine
70
Vgl. [WichmannLanger2007], S. 428.
71
Vgl. [Geulen1984], S. 83.
72
Vgl. [Wenz2007], S. 88. Bei der elektronischen Personalaktenführung ist es möglich, dass jeder Mitarbeiter
seine Personalakte am eigenen PC einsehen kann; siehe hierzu auch 5.3.3.3, Berechtigungskonzept.
73
Vgl. [SchallHeupel2007], S. 43 Rn. 66.
74
Vgl. [Geulen1984], S. 83.
2. Einführung in das Personalaktenrecht
2.5 Einsichtnahme und Auskunft
- 27 -
Aufzeichnungen (z. B. Datum, Dauer, angefertigte Abschriften) gemacht
werden (vgl. Nr. 5.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g).
Abweichend der Regelung im Beamtenverhältnis kann beim Beschäftigten
die erfolgte Einsichtnahme dokumentiert (Ort, Datum, Beteiligte, Bemer-
kungen) werden.
75
Der Arbeitgeber* ist nicht dazu berechtigt, eine Aufwandsentschädigung
für die Zeit der Einsichtnahme zu erheben oder sogar das Arbeitsentgelt
des Beschäftigten zu kürzen.
76
2.5.2.3 Kontrolle
Um einer Veränderung der Personalaktenunterlagen vorzubeugen, erfolgt
die Einsichtnahme unter Anwesenheit eines Personalsachbearbeiters der
Behörde (vgl. Nr. 5.3 VwV-LBG zu §§ 113 bis 113 g), so können
gleichzeitig auftauchende Fragen beantwortet und Unklarheiten (z. B.
Vermerke in Kurzschrift) geklärt werden.
Bei der Aufsicht sollte die damit betraute Person zum einen die aus-
reichende Kontrolle gewährleisten, zum anderen aber entsprechend den
Umständen des Einzelfalls Zurückhaltung üben, um den Eindruck eines
unberechtigten Misstrauens gegenüber dem einsichtnehmenden Mitar-
beiter zu vermeiden.
77
2.5.2.4 Anfertigung von Auszügen, Abschriften, Kopien und Aus-
drucken
Das Einsichtsrecht erlaubt dem Beschäftigten ausdrücklich, Auszüge,
Abschriften und Fotokopien seiner Personalakte anzufertigen, sofern
dienstliche Gründe (z. B. wenn das Dokument auch andere Bedienstete
75
Vgl. [Schaub et al. 2005], S. 1520.
76
Vgl. [BremeckerHock2005], § 3 Abs. 5 TVöD, Gruppe 3, Rn. 7.1.
77
Vgl. [Wenz2007], S. 90.
Details
- Seiten
- Erscheinungsform
- Originalausgabe
- Jahr
- 2009
- ISBN (eBook)
- 9783836643979
- DOI
- 10.3239/9783836643979
- Dateigröße
- 7.6 MB
- Sprache
- Deutsch
- Institution / Hochschule
- Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl – Wirtschafts- Informations- und Sozialwissenschaften, Public Management
- Erscheinungsdatum
- 2010 (März)
- Note
- 1
- Schlagworte
- dokumentenmanagementsystem datenschutz führung personalakte öffentliche verwaltung
