Informationsmanagement 2.0

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Ziel und Motivation der Arbeit
1.2 Aufbau der Arbeit

2 Grundbegriffe
2.1 Information
2.2 Management
2.3 Informationssystem
2.4 Informations- und Kommunikationstechnik
2.5 Technologie

3 Einführung Informationsmanagement
3.1 Ziele des Informationsmanagements
3.2 Konzepte des Informationsmanagements
3.2.1 Problemorientierte Ansätze
3.2.2 Aufgabenorientierte Ansätze
3.2.2.1 Strategische Aufgaben
3.2.2.2 Administrative Aufgaben
3.2.2.3 Operative Aufgaben
3.2.3 Prozessorientierte Ansätze
3.2.3.1 ISM
3.2.3.2 CobiT
3.2.3.3 ITIL
3.3 Aufgaben / Anforderungen des Informationsmanagers

4 Informationsmanagement
4.1 Web
4.1.1 Technische Aspekte von Web
4.1.2 Wirtschaftliche Aspekte von Web
4.1.3 Gefahren von Web
4.2 Verbindung von IM und Web
4.3 Anwendungssysteme
4.3.1 Traditionelle Informationsübertragung
4.3.2 Moderne Informationsübertragung durch Web
4.3.2.1 RSS Feeds
4.3.2.2 Weblogs
4.3.2.3 Wikis
4.3.2.4 Podcasts / Vodcasts
4.3.2.5 Skype
4.3.2.6 I-CEE
4.3.2.7 Twitter
4.3.2.8 Google Tools
4.3.2.9 BlackBerry
4.4 Anwendungsbeispiele

5 Konzept zum Aufbau eines Informationsmanagements

6 Zusammenfassung und Ausblick

Literaturverzeichnis

Anhang

a. Quellen der vorgestellten Internet-Tools und Systeme

b. Existierende I-CEE Collectoren

c. Nützliche RSS-Feeds

d. Bekannte Weblogs

e. Hilfreiche Online-Wikis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Hierarchie einer Information in Anlehnung an Krcmar

Abbildung 2: Funktionen und Prozesse des Managements nach Hahn

Abbildung 3: Informationssysteme als Mensch-Maschine-System nach Krcmar

Abbildung 4: Die Beeinflussung von Technologie- und Geschäftssphäre nach Krcmar

Abbildung 5: Organization Fit Framework nach Earl

Abbildung 6: St. Galler Informationssystem-Management

Abbildung 7: CobiT-Würfel

Abbildung 8: ITIL-Referenzprozess

Abbildung 9: Weblog „jetzt.de“

Abbildung 10: Internetportal „YouTube“

Abbildung 11: Skype

Abbildung 12: I-CEE - Information Management Cockpit

Abbildung 13: Internetplattform „Twitter“

Abbildung 14: Google Mail

Abbildung 15: Google Kalender

Abbildung 16: Beispiel eines BlackBerry´s

Abbildung 17: Systeme für die Anforderungen eines Managers

Abbildung 18: Systeme für die Anforderungen eines Entwicklers

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Aufgaben des IM nach Heinrich

Tabelle 2: IS-Management Prozess nach IBM

Tabelle 3: Vergleich Web 1.0 und Web 2.0 nach O’Reilly

Tabelle 4: Anforderungen an eine Informationsversorgung

Tabelle 5: Anforderungen / Systeme Matrix

Tabelle 6: Einstufung der Anforderungen eines Managers

Tabelle 7: Einstufung der Anforderungen eines Entwicklers

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Informationen werden alltäglich und in jeder möglichen Art und Form innerhalb des gesellschaftlichen Zusammenlebens benötigt. Sie bestimmen unter anderem, in welche Aktien wir investieren um den möglichst besten Gewinn zu erzielen, welchen Kinofilm wir uns als nächstes ansehen, sowohl welches Handy als auch Auto wir uns kaufen oder welches Restaurant wir doch lieber meiden sollten. Allgemein gesagt:

„Informationen bestimmen unser tägliches Handeln in jeder Beziehung“.

Dabei haben Informationen die Eigenschaft, unser rationelles Denken so zu beeinflussen, dass wir der Meinung sind „richtig“ zu handeln oder „korrekt“ zu reagieren. Daraus resultieren auch wiederum Gefahren einer Fehlentscheidung, sollten die recherchierten und ermittelten Informationen nicht in ausreichender Menge bzw. nicht qualitativ hochwertig vorliegen. Dies jedoch ist genau die Schwierigkeit einer „optimalen“ Informationsbeschaffung und -verwertung. Traditionelle und vor allem moderne Informations- und Kommunikationssysteme unterstützen uns bei dieser problematischen Informationsverwaltung auf verschiedenen Wegen. Das Internet zum Beispiel gibt uns Zugriff auf zahlreiche Informationsdienste bzw. Internetseiten, die anhand der Quellen auf ihre Seriosität überprüft werden können. Kommunikationsmöglichkeiten via Telefon, E-Mail oder ICQ ermöglichen uns auf einfachste Weise, Daten und Informationen mit Freunden, Verwandten oder Arbeitskollegen auszutauschen.

Je mehr Informationen wir über ein bestimmtes Thema erhalten, umso leichter können wir Entscheidungen treffen, die uns als „sicher“ erscheinen.

Genau aus diesem Grund ist auch für Unternehmen die Beschaffung, Auswertung und auch Übermittlung von speziellen Informationen zu einem wichtigen Faktor des wirtschaftlichen Erfolges geworden. Dabei handelt es sich nicht nur um Unternehmen, die sich im internationalen Wettbewerb befinden. Auch Kleinbetriebe können von den richtigen Informationen im positiven Sinne profitieren. Da der Umfang der benötigten Informationen für Unternehmen jedoch den „normalen“ Informationsbedarf eines einzelnen Individuums um ein vielfaches übersteigt, ist hier der Einsatz einer organisierten Verwaltungsstruktur maßgebend für ein erfolgversprechendes Ergebnis. In der heutigen Zeit wird diese Form der organisierten Informationsverwaltung als Informationsmanagement bezeichnet.

Wettbewerbsvorteile, Kostenersparnisse oder auch Workflow-Optimizing sind nur ein paar Schlagwörter, die in Verbindung mit Informationsmanagement an ihrer grundlegenden Bedeutung gewinnen. Auch Fragen wie zum Beispiel: „Welches Unternehmen sollen wir als Geschäftspartner akquirieren?“ oder „Welchem Kunden räumen wir die Möglichkeit zur Ratenzahlung ein?“ können anhand des strukturierten Informationsmanagements eindeutig geklärt werden. Dies jedoch zeigt, dass Informationen nicht nur erhoben, sondern auch systematisch und gezielt ausgewertet werden müssen. Nur so lassen sich die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Der Erfolg eines Unternehmens steht also in direktem Zusammenhang zu seinem Umgang mit der Ressource Information, denn die betriebliche Leistungserstellung hängt von der gelungenen Kombination der verschiedenen Produktionsfaktoren ab. Die Optimierung der Beschaffung und Bearbeitung dieser Produktionsfaktoren erfordert die Nutzung und Verwendung von Informationen in sämtlichen Bereichen.

„Der Faktor Information ist der vierte Produktionsfaktor neben Arbeit, Kapital und Boden. Information wird zum Beginn des 21. Jahrhunderts zum wichtigsten Produktionsfaktor, zum Rohstoff des Informationszeitalters.“ [vgl. 1, S.781]

Vor allem in den letzten Jahren sind genau aus diesen genannten Gründen immer mehr Technologien entstanden, die zu einer besseren Informationsbeschaffung und -übermittlung innerhalb wirtschaftlicher Aktivitäten beitragen sollen. In diesem Bereich kann durchaus von einer technischen Revolution gesprochen werden.

Immer wieder tauchen in renommierten Fachzeitschriften Artikel auf, die von „High-Tech-Büros der Zukunft“ und einem „papierlosen Schreibtisch“ berichten. An der Existenz moderner und innovativer Systeme und Techniken gibt es keine Zweifel. Dennoch werden diese noch nicht in vollem Umfang genutzt bzw. eingesetzt. Dabei können nicht nur Geschäftsprozesse erleichtert, sondern eventuell ganz neu gestaltet werden.

Dazu kommt, dass oftmals erst die Kombinationen verschiedener Systeme und Techniken zu einem optimalen Ergebnis führen kann. Als Beispiel soll hier die Viedeokonferenz genannt werden, die mittlerweile durch die meisten Chat-Programme unterstützt wird. Hierdurch ist es möglich, aktiv an bestimmten Ereignissen (Konferenzen, Verhandlungen, etc.) teilzunehmen. Die Kombination besteht hier aus der Übertragung von Audio und Video via Internet.

1.1 Ziel und Motivation der Arbeit

Obwohl Informationsmanagement besonders in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen hat, ist es auch vielen Unternehmen heut zutage noch nicht bewusst, welch wichtige Rolle ein gut organisiertes Informationsmanagement innerhalb der eigenen Unternehmensstruktur spielt.

Deshalb ist es Ziel und Motivation dieser Arbeit, einerseits die wesentlichen Bestandteile eines Informationsmanagements innerhalb von Unternehmen aufzuzeigen bzw. zu verdeutlichen und andererseits, den Einsatz verschiedenster Informationssysteme und Technologien darzustellen.

Da vor allem moderne Informationssysteme - die erst mit der Einführung des Web 2.0 entstanden - die planmäßige und strukturierte Informationsbeschaffung in jeglicher Hinsicht unterstützen, sollen insbesondere diese Techniken hier ausführlich beschrieben und analysiert werden. Dabei wird nicht nur der Informationsbedarf innerhalb der wirtschaftlichen Aktivitäten betrachtet, sondern auch unternehmensinterne Faktoren wie zum Beispiel die Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Mitarbeitern.

Anhand der realitätsnahen und aus der Praxis entnommenen Anwendungsbeispiele können für den Leser nicht nur Parallelen zu dem eigenen Geschäftsumfeld geschlossen, sondern auch Lösungen in diesen Bereichen übernommen werden.

Diese Arbeit soll des Weiteren auch diejenigen unterstützen, die bereits großen Wert auf ein strukturiertes und organisiertes Informationsmanagement legen. Mit Hilfe der hier vorgestellten, modernen Informationssysteme können Unternehmen in bestimmten Bereichen den Informationsfluss optimieren oder sogar ergänzen, um dadurch ihre wirtschaftlichen Aktivitäten zu verbessern.

Ein weiteres Ziel dieser Arbeit ist es, ein Konzept zu präsentieren, das die Kombinationen aus den einzelnen Informationssystemen für bestimmte Berufsgruppen darstellt. Führungskräfte können sich somit aus einem Schema ihren optimalen Arbeitsplatz zusammenstellen, um so den Informationsfluss in allen Bereichen bestmöglich steuern und kontrollieren zu können. Da der Umfang dieses Konzeptes jedoch eingeschränkt ist, können hier nicht sämtliche Berufsgruppen berücksichtigt werden. Ziel jedoch ist es, zwei verschiedene Arten von Rollen darzustellen, die sich, zum Beispiel anhand eines Auftrages, stetig neue Informationen beschaffen, weitergeben oder auswerten müssen.

1.2 Aufbau der Arbeit

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, das Thema Informationsmanagement zu analysieren und darzustellen. Diese Arbeit wird sich vor allem mit der technischen Umsetzbarkeit des Informationsmanagements mit Hilfe verschiedenster Systeme auseinandersetzen.

Der erste Teil dieser Arbeit stellt wichtige Grundbegriffe und Grundelemente vor, die im Bereich des Informationsmanagements häufig Anwendung finden und daher von großer Bedeutung sind. Diese Erläuterungen und Definitionen sind Voraussetzung für die weiteren Kapitel dieser Ausarbeitung.

Das darauffolgende Kapitel widmet sich dem allgemeinen Informationsmanagement. Hier werden nicht nur allgemeine Aufgaben und Ziele dargelegt, sondern auch verschiedene Konzepte vorgestellt. Auch die Aufgaben eines Informationsmanagers werden hier in aller Ausführlichkeit behandelt.

Der nächste Abschnitt ist dem eigentlichen Hauptthema, dem Informationsmanagement 2.0 gewidmet. Hier wird erläutert, was sich hinter dieser modernen Bezeichnung verbirgt. Auch wird die Verbindung zu dem mittlerweile allseits bekannten Web 2.0 dargelegt. Im Anschluss werden verschiedene Informationssysteme mit all ihren positiven und negativen Eigenschaften ausführlich beschrieben und anhand bestimmter Kriterien genauestens analysiert und bewertet. Diese Systeme sind in traditionelle, moderne und zukunftsorientierte Informationsbeschaffung aufgeteilt. Im letzten Teil dieses Kapitels sollen diese vorgestellten Informationssysteme anhand eines ausführlichen Anwendungsbeispiels aufgezeigt werden.

Nachdem die hier vorgestellten Informationssysteme innerhalb des Anwendungsbeispiels praktisch zum Einsatz gekommen sind, soll innerhalb dieses Kapitels ein Konzept vorgestellt werden, welches einen „optimalen“ Arbeitsplatz für Mitarbeiter darstellt. Dabei wird zuerst zwischen verschiedenen Rollen unterschieden, die anschließend mit dem entsprechenden System „ausgestattet“ werden.

2 Grundbegriffe

Um in dieses Themengebiet besser vordringen zu können, müssen vorweg ein paar Grundbegriffe und Definitionen erläutert werden, die mit dem Informationsmanagement unmittelbar in Verbindung stehen.

2.1 Information

Der Begriff Information wird auch in der heutigen Zeit noch mit Daten oder auch Wissen gleichgesetzt. Dies ist bei genauerer Betrachtung nicht ganz richtig. Bevor jedoch die Bedeutung der Information genauer betrachtet wird, soll der Zusammenhang zwischen Zeichen, Daten und Information aufgezeigt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Hierarchie einer Information in Anlehnung an Krcmar

Wie in der Abbildung 1 zu sehen ist, befindet sich auf unterster Ebene ein gewisser Vorrat an Zeichen als eine Art Basis. Werden diese Zeichen nun einem bestimmten Alphabet zugeordnet, so entstehen entsprechende Daten daraus.

Werden diese erstellten Daten mit einem zusätzlichen Kontext versehen, so kann von einer Information gesprochen werden. In dem hier gezeigten Beispiel wäre die Information aus den einzelnen Zeichen und Daten der Aktienkurs von 1,77 US $. [vgl. 2, S.15]

Information ist ein vielfältig gebrauchter Begriff, der in nahezu allen Lebensbereichen an zu-treffen ist. Dazu gehören unter anderem die Betriebswissenschaft, die Informatik, die Naturwissenschaften, die Technik und natürlich auch der Bereich des menschlichen Handelns. Je nach Sachgebiet erhält auch der Informationsbegriff eine unterschiedliche Bedeutung. Dadurch ist es äußerst schwierig, eine einheitliche und allgemein gültige Definition für diesen weiträumigen Begriff festzulegen.

In der Betriebswirtschaft wird Information als zweckorientiertes bzw. zielgerichtetes Wissen aufgefasst. In der Informatik hingegen als neues Wissen über ein Ereignis, einen Tatbestand oder einen Sachverhalt und wird als Beseitigung von Ungewissheit definiert. Die Nachrichtentheorie reduziert den Informationsbegriff ganz allgemein dagegen auf Mitteilung und Nachricht. Auffällig ist dabei, dass besonders in den Wissenschaften „Information“ oftmals mit dem Begriff „Wissen“ gleichgesetzt wird. In der allgemeinsprachlichen Verwendung wird der Begriff jedoch als ein potenziell oder tatsächlich vorhandenes nutzbares oder genutztes Muster von Materie und/oder Energieformen verstanden, das für den Verwender innerhalb eines bestimmten Kontextes relevant ist. [vgl. 3]

Information ist somit das, was sich aus dem Zustand eines Systems für die Zustände anderer Systeme ableiten lässt.

„Information ist eine […] gegenwarts- und praxisbezogene Mitteilung über Dinge, die uns im Augenblick zu wissen wichtig sind.“ [4, S.20]

2.2 Management

Management ganz allgemein wird nicht nur in Unternehmen, sondern auch außerhalb des wirtschaftlichen Geschehens praktiziert. Sobald sich mehrere Menschen zusammenschließen, um eine Aufgabe gemeinsam zu erfüllen, kann Management beobachtet werden. Als Beispiel sei hier die Planung einer privaten Geburtstagsfeier, oder aber die Sammelbestellung bei einem Online-Shop genannt. Dabei hat das Management die Aufgabe, alle Aktivitäten der einzelnen Personen so zu koordinieren, dass das resultierende Ergebnis bestmöglich mit dem im Vorhinein erwarteten Ziel übereinstimmt. Das Handeln der einzelnen Personen wird demnach durch das Management beeinflusst.

Innerhalb eines Unternehmens soll jedoch nicht alleine das menschliche Handeln beeinflusst und koordiniert werden, sondern auch die materiellen und immateriellen Güter, die diese Personen für ein spezielles Unternehmensziel einsetzen. Die Hauptmanagementaufgabe eines Unternehmens besteht somit darin, diese komplexe Kombination aus Leistungsverrichtung einzelner Mitarbeiter und den damit verbunden Gütereinsatz so zu organisieren, dass die definierten Unternehmensziele erreicht werden können. Dadurch lässt sich Management auch in allen Unternehmensbereichen und auf allen Hierarchiestufen einsetzen.

Aufgrund der Erkenntnis, dass Management die Koordination von Menschen und Gütern innerhalb eines Unternehmens herbeiführt, müssen folglich auch unterschiedliche Aspekte im Bereich des Managements gelten. Helmut Krcmar unterteilt Management in zwei Aspekte:

1. Funktionaler Aspekt

Der funktionale Aspekt des Managements beschreibt spezielle Aufgaben oder Prozesse, die sowohl innerhalb als auch außerhalb eines Unternehmens ablaufen. Diese Aufgaben und Prozesse werden weiterhin in Personalfunktionen und Fachfunktionen unterschieden. Während sich die Aufgaben der Personalfunktionen im Wesentlichen auf soziale Faktoren - wie zum Beispiel der Integration von Mitarbeitern - beschränken, dienen Fachfunktionen eher der Realisierung von Unternehmenszielen.

2. Institutioneller Aspekt

Dieser Aspekt stellt die Wahrnehmung der Aufgaben von Personen und Personengruppen des Managements dar. Hierzu gehören zum Beispiel die Geschäftsleitung, Führungskräfte oder auch spezielle Unternehmensstäbe.

Die Funktionen des Managements lassen sich unterschiedlich festlegen. Nachfolgend sollen jedoch wesentliche Faktoren aufgezeigt werden, welche die aufeinander aufbauende Abfolge von Aufgaben in einem Prozess innerhalb des Managements ausdrücken. [vgl. 2, S.23]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Funktionen und Prozesse des Managements nach Hahn

- Planung bildet den Ausgangspunkt des Managements. Hier werden Zielvorgaben getroffen, die durch die weiteren Funktionen erreicht werden sollen.
- Steuerung setzt die Planung voraus. Hier werden die definierten Ziele umgesetzt indem zum Beispiel geplante Aufgaben an Mitarbeiter verteilt werden.
- Kontrolle überwacht den Fortschritt der Aufgaben. Durch diese Funktion können gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen werden, um Abweichungen zu korrigieren.

Durch diese Managementbestandteile können Aufgaben innerhalb des Unternehmens geplant, durch die speziellen Faktoren wie Mitarbeiter und Güter umgesetzt und schließlich auf Erfolg kontrolliert werden. All dies sind maßgebende Kriterien, um die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. [vgl. 5]

2.3 Informationssystem

Das Management verwendet Informationen, um Entscheidungen in allen Bereichen treffen zu können. Die Resultate aus diesen getroffenen Entscheidungen sind wiederum Informationen, die andere Menschen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens in ihren Tätigkeiten beeinflussen. Um diesen gesteuerten Mechanismus der Informationsgewinnung, -verarbeitung und -weitergabe innerhalb des Managements umsetzen zu können, werden sogenannte Informationssysteme integriert. [vgl. 2, S.24]

„Bei Informationssystemen (IS) handelt es sich um soziotechnische („Mensch-Maschine-“) Systeme, die menschliche und maschinelle Komponenten (Teilsysteme) umfassen und zum Ziel der optimalen Bereitstellung von Information und Kommunikation nach wirtschaftlichen Kriterien eingesetzt werden.“ [2, S.25]

Somit trifft die Aussage zu, dass Informationssysteme den Austausch von Informationen zwischen den einzelnen Elementen eines zu betrachtenden Systems bzw. zwischen dem System und dessen Umwelt steuern. Dabei werden nicht nur Maschinen und die damit verbundene Nutzung von Daten betrachtet, auch der Mensch spielt hier eine entscheidende Rolle.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Informationssysteme als Mensch-Maschine-System nach Krcmar

Im Gegensatz zur Organisationstheorie, welche von einem „einzigen“ IS innerhalb des Unternehmens ausgeht um sämtliche informationsabhängige Tätigkeiten und Aufgaben zu steuern, wird in der Wirtschaftsinformatik der Begriff Informationssystem als eine Verbindung mehrerer Module eines Systems gesehen. Das Gesamtsystem wird so in kleinere Subsysteme zerlegt. Dieses könnte u.a. aus folgenden Komponenten bestehen: [vgl. 2, S.26]

§ Administrationssysteme

Speicherung und Verarbeitung von Massendaten, die in Fachbereichen wie Controlling oder der Buchhaltung vorkommen.

§ Dispositionssysteme

Unterstützung von Entscheidungen in Unternehmensbereichen wie zum Beispiel der Materialbeschaffung oder einfachen Bestellabwicklungen.

§ Entscheidungsunterstützungssysteme

Vorbereitung von Entscheidungen für die mittlere und obere Managementebene eines Unternehmens.

2.4 Informations- und Kommunikationstechnik

Aufgrund der festgelegten Basisfunktionen (Speicherung, Verarbeitung und Kommunikation) kann Informations- und Kommunikationstechnik wie folgt definiert werden:

„Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) ist die Gesamtheit der zur Speicherung, Verarbeitung und Kommunikation zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie Art und Weise, wie diese Ressourcen organisiert sind.“ [2, S.27]

In der Literatur wird IKT oftmals mit den Begriffen Informations- bzw. Kommunikationstechnologie gleichgesetzt. Dies kommt vor allem daher, dass es in der englischen Sprache keinen direkten Ausdruck für „Technik“ gibt. Alle Zusammenhänge in diesem Bereich werden mit „Technology“ umschrieben, was bei Übersetzungen häufig zu Begriffsverwirrungen führt. Aufgrund dieser Feststellung kann die Informationstechnik bzw. Informations- und Kommunikationstechnik dem englischen Begriff „Information Technology“ oder kurz „IT“ zugeordnet werden, was jedoch in der gängigen Sprache eher den Oberbegriff der allgemeinen Informations- und Datenverarbeitung bezeichnet. [vgl. 2, S.28]

Des Weiteren lassen sich IS in unterschiedliche Bereiche aufteilen. So kann einerseits zwischen betrieblichen und überbetrieblichen, andererseits zwischen branchenspezifischen und branchenübergreifenden IS unterschieden werden. Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems in einem Baumarkt wäre ein Beispiel für ein branchenspezifisches System, während eine allgemeine Buchhaltungssoftware in jeder Branche eingesetzt werden kann.

2.5 Technologie

Die Technologie beinhaltet bestimmte Faktoren der Technik (zum Beispiel Werkzeuge oder Geräte), Faktoren der Logistik, sowie die materiellen und organisatorischen Voraussetzungen zu deren Anwendung. Häufig wird der Technologiebegriff mit Technik verwechselt. Spricht jemand im Zusammenhang mit Fahrzeugen von eingesetzter „Technologie", ist in aller Regel die eigentliche Fahrzeugtechnik gemeint. Diese Verwechslung der Begriffe ist oftmals keine Absicht, sondern eher die Folge einer schlechten Übersetzung.

„Technologie beschreibt die Gesamtheit der anwendbaren und tatsächlich angewendeten Arbeits-, Entwicklungs-, Produktions- und Implementierungsverfahren der Technik“ [5, S.154]

Laut dieser Definition wird unter Technologie nicht nur die eigentliche Technik, sondern auch allgemeine Verfahren verstanden, die zu einer Umsetzung dieser Technik benötigt werden. Des Weiteren umfasst der Technologiebegriff Methoden, Techniken und Werkzeuge für die Systemplanung. Dabei legt sie einen festen Rahmen einerseits für die gesamte Planung und andererseits für die Ausführung der geplanten Tätigkeiten fest. Dieser Rahmen muss vom Management in jedem Bereich berücksichtigt werden. [vgl. 5, S.154]

3 Einführung Informationsmanagement

Innerhalb der umfangreichen Literatur zum Themengebiet Informationsmanagement (IM) sind die verschiedensten Ansätze zu finden. Die Definition des Begriffes IM ist abhängig von dem jeweiligen Bereich (z.B. Betriebs- oder Informationswissenschaft), in welcher der Begriff und die damit verbundenen Konzepte und Techniken angewendet werden. Eine allgemeingültige Definition lässt sich demnach auch nur sehr schwer festlegen. Nach Krcmar lässt sich IM jedoch wie folgt erklären:

„Informationsmanagement (IM) ist ein Teilbereich der Unternehmensführung, der die Aufgabe hat, den im Hinblick auf die Unternehmensziele bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten.“ [2, S.1]

In diesem Zusammenhang lässt sich IM als Planung, Steuerung und Kontrolle von Informationen beschreiben. Informationssysteme (IS) , sowie Informations- und Kommunikationstechniken (IKT) unterstützen dabei die gesamte Informationsverwaltung und werden deshalb auch als feste Bestandteile des IM angesehen.

Über den genauen Einsatz eines erfolgversprechenden IM waren sich Anwender lange Zeit nicht ganz im Klaren. Zum einen sollte über die Koordination der Informationsströme die Koordination der Leistungserstellung erreicht werden. Des Weiteren sollte Informationsmanagement Geschäftsprozesse unterstützen bzw. überhaupt ermöglichen. Aber egal, welche Aufgaben dem IM auch zugesprochen werden, über das primäre Ziel, nämlich eine Produktivitätsverbesserung in verschiedenen Bereichen, war man sich einig.

Nachdem jedoch vor allem in den 90er Jahren verschiedene Untersuchungen und Statistiken feststellten, dass Produktivitätsverbesserungserwartungen durch den Einsatz von IKT nicht eintraten, brachen allgemeine Diskussionen über die sinnvolle Verwendung von IM aus. Man erkannte jedoch schnell, dass der Einsatz von IKT nicht generell als unproduktiv abgestempelt werden kann. Das Problem lag viel mehr an der zu hohen Produktivitätserwartung. Zusätzlich wurde deutlich, dass nicht der alleinige Einsatz von IKT Produktivitätsgewinne liefert, sondern die entsprechende Nutzung. Dies wird in der Aussage deutlich, dass nicht durch den prinzipiellen Einsatz von Computern Produktivitätsfortschritte erreicht werden können, sondern durch die gezielte Verwendung von Computern bei bestimmten Arbeitsabläufen bzw. Geschäftsprozessen. [vgl. 2, S.2]

Eine weitere wichtige Rolle wird dem IM in der Koordination des Unternehmens zugesprochen. Hierbei werden nicht nur die strategischen Unternehmensziele, sondern auch sämtliche innerbetriebliche Funktionen unterstützt. Mittlerweile kann IM als eine zentrale Unternehmensaufgabe betrachtet werden, die stetig an ihrer Bedeutung gewinnt. Dies spiegelt sich auch in aktuellen Ansätzen zum Wissensmanagement wieder. Viele dieser Ansätze bauen auf IKT, um größere Mengen an „Wissen“ zu verwalten.

Vor allem dieser systematische Umgang mit Unternehmenswissen ist für das IM nicht immer unproblematisch. Nicht nur die große Menge explizierten Wissens, sondern auch die Vereinheitlichung verschiedener Interpretationsmöglichkeiten ist für das gesamte Informationsmanagement eine große Herausforderung. [vgl. 2, S.2]

Dessen ungeachtet, sind sich Experten einig, dass die Voraussetzung einer erfolgreichen Unternehmensführung sowohl die unternehmensinterne Informationsverwaltung, als auch der extern ausgerichtete Austausch von Information ist. Dennoch ist die zielgerichtete Nutzung von Informationen vielen Unternehmen immer noch nicht bewusst.

Dabei stellt ein gut strukturiertes IM erhebliche Vorteile im gesamten Wirtschaftsumfeld eines Unternehmens dar. Nicht nur Wettbewerbsvorteile gegenüber Mittbewerbern in der freien Wirtschaft, sondern auch allgemeine Nutzen wie zum Beispiel Prozessoptimierung, Gewinne oder Kostenersparnisse können dadurch erzielt werden.

IM reduziert auch in den Informationserhaltungsprozess unnötig involvierte Mitarbeiter und setzt dabei erhebliche neue Ressourcen für weitere Tätigkeiten frei. Dies kann die Arbeit eines Unternehmens deutlich verbessern. Informationsmanagement beschleunigt Entscheidungsprozesse im hohen Maße, in dem die erforderlichen Informationen zu Entscheidungen annähernd sofort bereitgestellt werden. Gesammelte Informationen können angepasst, erweitert und qualifiziert werden. Damit reduziert ein Unternehmen falsche oder veraltete Informationen. Informationsaspekte können durch ein strukturiertes IM zusammengefasst werden. Dies bedeutet lückenlose Recherche von benötigten Informationen durch die Mitarbeiter. Gesetzliche Bestimmungen werden eingehalten. [vgl. 6]

Informationsmanagement heißt aber auch, Mitarbeiter zu motivieren, an diesem Prozess teilzunehmen und den dauerhaften, aber minimalen Mehraufwand im Licht des Nutzens für das gesamte Unternehmen zu sehen. Denn ohne die regelrechte Anwendung der durch das IM integrierten Systeme und Techniken ist der Erfolg aussichtslos.

3.1 Ziele des Informationsmanagements

Genaue Ziele des Informationsmanagements können nicht allgemein festgelegt werden. Diese müssen anhand von Abhängigkeiten des Leistungspotentials der Informationsinfrastruktur, der erforderlichen Erfolgspotentiale und aus dem daraus resultierenden Stellenwert des gesamten Informationsmanagements abgeleitet werden.

Im deutschsprachigen Raum greifen Heinrich und Burgholzer 1987 zum ersten Mal das Thema Informationsmanagement auf. Sie sehen den eigentlichen Sinn des IM in der Leitungsfunktion von Information und Kommunikation. Obwohl - wie bereits erläutert - Ziele des IM einen unternehmensspezifische Hintergrund besitzen, teilen Heinrich und Burgholzer dem IM zwei Zielbereiche zu. Dazu gehören einerseits Sachziele, und andererseits Formalziele.

„Generelles Sachziel des Informationsmanagements ist es, das Leistungspotenzial der Informationsfunktion für die Erreichung der strategischen Unternehmensziele durch die Schaffung und Aufrechterhaltung einer geeigneten Informationsinfrastruktur in Unternehmenserfolg umzusetzen. Dabei ist das Informationsmanagement nicht nur auf die Nutzbarmachung des innerbetrieblich vorhandenen Leistungspotentials (Innensicht im Sinne von Rationalisierung ausgerichtet, sondern auch auf die Nutzbarmachung des außerbetrieblich vorhandenen Leistungspotentials (Außensicht im Sinn von Beeinflussung kritischer Wettbewerbsfaktoren).“ [5, S.21]

„Generelles Formalziel des Informationsmanagements ist Wirtschaftlichkeit; die Erreichung des Sachziels des Informationsmanagements soll so erfolgen, dass bei gegebenen Kosten der Informationsinfrastruktur der realisierte Nutzen maximal ist bzw. dass bei einem gegebenen Nutzen der Informationsinfrastruktur ihre Kosten minimal sind. Wirtschaftlichkeit kann kurz- bis mittelfristig für einzelne Komponenten der Informationsinfrastruktur durch Wirksamkeit ersetzt, langfristig durch Wirksamkeit ergänzt werden.„ [5, S.21]

3.2 Konzepte des Informationsmanagements

Erfolgversprechende Konzepte für IM gibt es in ausreichender Menge. Viele dieser Konzepte gehen dabei auf das 1981 von Horton eingeführte Information Ressources Management zurück, obwohl seitdem einige neue Konzepte und Begriffe wie zum Beispiel Informationsmanagement oder Informatikmanagement eingeführt wurden. Die moderne Literatur spricht dagegen eher von IT-Management. [vgl. 2, S.28]

Horton legte damals auch schon fest, für welche Aufgaben Informationsmanager verantwortlich sind. Hierzu gehören unter anderem die effiziente und effektive Behandlung der benötigten Informationen und Informationswerkzeuge.

In den folgenden Abschnitten werden drei verschiedene Konzepte zum IM vorgestellt, die jeweils ihre eigene Sicht auf Information und IM besitzen. Zuerst sollen die problemorientierten Ansätze genannt und dargestellt werden. Der zweite Bereich dieser Ansätze beschäftigt sich mit dem aufgabenorientierten Konzept. Letztendlich werden noch die prozessbezogenen Ansätze vorgestellt.

3.2.1 Problemorientierte Ansätze

Beim problemorientierten Ansatz wird zuerst das Unternehmen in zwei Bereiche aufgeteilt. Diese Bereiche setzen sich zum einen aus dem „Nutzer-Bereich“ und zum anderen aus dem „DV-Bereich“ zusammen. Jeder Bereich hat seine eigenen Planungsanforderungen. Diese Anforderungen innerhalb der Bereiche werden durch sogenannte Planungsprozesse (übergreifend) miteinander verbunden. Auffällig hierbei jedoch ist, dass die Verbindungen in den zwei Bereichen entgegengesetzt verlaufen. Nachfolgende Abbildung soll diesen Aufbau verdeutlichen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Die Beeinflussung von Technologie- und Geschäftssphäre nach Krcmar

Wie in der obigen Abbildung zu sehen ist, werden innerhalb der zwei Bereiche fünf Prozesse voneinander unterschieden. Die Ableitung aus der strategischen Planung (1) liefert eine Grundlage für die gesamte Geschäftsplanung.

Durch diese Geschäftsplanung bzw. -ziele wird die bereits bestehende Informationssystemarchitektur mit Hilfe der IT angepasst und optimiert (2). Probleme können jedoch auftreten, wenn zum Beispiel der IT-Bedarf schneller wächst als die Umsetzung dauert oder aber der IT-Bedarf erst während der Umsetzung entsteht. Deshalb kommt hier der nächste Prozess, nämlich die Beeinflussung der Unternehmensstrategie durch die bestehende Informationstechnologie (3), zum Einsatz. Strategische Planungen können sich im Laufe der Zeit durch bestimmte Faktoren verändern. Zu diesen Faktoren zählt natürlich auch die IT.

Dabei werden strategische Planungen nicht alleine von der Technik, sondern vielmehr von der Nutzung dieser Technik beeinflusst. Diese Beeinflussung der Strategie ist natürlich an technische Grenzen gebunden (4), die innerhalb des nächsten Prozesses dargestellt werden. Mit technischen Grenzen ist in diesem Fall nicht nur der technische Entwicklungsstand gemeint, sondern auch der Qualifikationsstand der Mitarbeiter, die diese Technik nutzen. Ist diese Architektur der begrenzenden Faktoren für die Unternehmensstrategie bekannt, kann die strategische Ableitung der Informationssystemarchitektur direkt mit der Geschäftsstrategie verbunden werden (5). Die Bedeutung dieses Ansatzes liegt vor allem darin, die unzertrennliche Verbindung zwischen Nutzer und Bereitsteller von IT darzustellen. Technische Faktoren beeinflussen strategische Anwendungen genauso, wie strategische Planungen die IS-Infrastruktur. [vgl. 2, S.30]

Nach Earl (1996b, S. 485ff) wird die Verbindung beider Bereiche noch konkreter aufgefasst. Für eine effektive Unterstützung der Organisation durch die IT ist eine optimale Abstimmung notwendig. Um diese Abstimmung (auch „Fit“ genannt) zu erreichen, müssen die gegenseitigen Abhängigkeiten und Wechselwirkungen ermittelt werden. Earl führte hierzu das sogenannte „Organizational Fit Framework“ ein. Dieses besteht aus den Komponenten Organizational Strategy, IS-, IT- und IM-Strategy. Dieses Framework wird in Abbildung 5 dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Organization Fit Framework nach Earl

Alle vier Bereiche werden in wiederum vier Sektoren unterteilt, die für Erreichen des Organizational Fits zwar nicht zwingend, aber dennoch notwendig sind. Die Verbindungen der einzelnen Sektoren symbolisiert die Input-Output-Beziehung. Nachfolgend wird jeder einzelne Sektor separat vorgestellt.

1. Organizational Strategy

Dieser Sektor gibt die Struktur bzw. den Aufbau für die Strategien der verschiedenen Unternehmensebenen innerhalb der definierten Rahmenbedingungen vor. Er liefert wichtige Informationen, welche die Entscheidungen in allen anderen drei Sektoren beeinflussen.

2. IS-Strategy

Innerhalb dieses Bereichs wird einerseits geklärt, welche Anwendungen für eine optimale Unterstützung der Unternehmensstrategie geeignet sind und andererseits, wie der Einsatz bestimmter Technik innovativ genutzt werden kann, um neue Produkte oder Prozesse zu ermöglichen. Dies erfolgt nicht nur auf der gesamten Unternehmensebene, sondern auch auf bestimmte Teilbereiche.

3. IT-Strategy

Die IT-Strategy entscheidet, welche aktuellen und zukünftigen Techniken innerhalb der geplanten Strategie Anwendung finden. Hierdurch wird eine Architektur erschaffen, die eine Integration von bereits bestehenden oder auch neuen IKT gewährleistet.

4. IM-Strategy

In diesen Sektoren werden die einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten, sowie die daraus resultierenden Beziehungen innerhalb als auch außerhalb des IS definiert und festgelegt. Auch die Ergebnisse der IM-Strategy haben wiederum Einfluss auf die anderen Sektoren.

Das Organizational Fit Framework liefert nicht nur einen Überblick über die unterschiedlichen Perspektiven des IM, es zeigt auch die Wechselwirkungen der einzelnen Sektoren. Auch Konzepte wie das Alignment fließen hier mit ein, welche jedoch nach Earl nur einen Gesichtspunkt innerhalb der IS-Strategy darstellen. Des Weiteren ist in diesem Ansatz ein Analyseraster für die Kontrolle des „Organizational Fits“ zwischen IT und Organisation zu sehen.

3.2.2 Aufgabenorientierte Ansätze

Schwerpunkt des IM soll hiernach nicht das Management an sich, sondern die Informationsfunktion sein. Hierfür unterteilt Heinrich die Aufgaben des IM in die Bereiche strategisch, administrativ und operativ. Diese Arbeitsgebiete werden in den folgenden Absätzen genauer dargestellt und erläutert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Aufgaben des IM nach Heinrich

3.2.2.1 Strategische Aufgaben

Der erste Teil dieses Ansatzes beschäftigt sich mit den strategischen Aufgaben. Der Kern liegt hier vor allem in der strategischen Planung der Informationsinfrastruktur, auch IT-Planung genannt, die sich aus den ersten vier Bereichen zusammensetzt. Die restlichen Aufgaben besitzen zwar primär ebenfalls einen strategischen Charakter, widmen sich jedoch auch operativen bzw. administrativen Aufgaben.

§ Strategische Situationsanalyse

Die strategischen Aufgabenbereiche werden durch die strategische Situationsanalyse eingeleitet. Diese hat den Zweck, die strategische Rolle der Informationsfunktion innerhalb des Unternehmens zu bestimmen und die inner- bzw. außerbetrieblichen Bedingungen einer Informationsinfrastruktur zu erkunden. Genauer gesagt, wird hier der Ist-Zustand der Informationsstruktur ermittelt. Diese Analyse ist Voraussetzung für die darauffolgende strategische Zielplanung. [vgl. 5, S.76-78]

§ Strategische Zielplanung

Durch die gewonnenen Erkenntnisse der strategischen Situationsanalyse wird eine exakte Definition der strategischen IT-Ziele erarbeitet. Durch diese entwickelten IT-Ziele wird der gesamte Handlungsspielraum der nachfolgenden Aufgaben festgelegt. Des Weiteren stellt dieser Handlungsspielraum auch gleichzeitig das Erfolgspotential dar, welches durch die spätere strategische Maßnahmenplanung noch detailierter definiert wird. Die strategische Zielplanung ist somit ein Hilfsmittel für die Suche, den Aufbau und die Erhaltung von Erfolgspotential. [vgl. 5, S.88-89]

§ Strategieentwicklung

Dritte Aufgabe der strategischen IT-Planung ist es, durch die vorher festgelegten IT-Ziele eine strukturierte IT-Strategie zu entwickeln und von Periode zu Periode anzupassen bzw. weiter zu entwickeln. Mit IT-Strategie ist hier die Art und Weise gemeint, wie die definierten IT-Ziele durch die bestimmten Handlungen umgesetzt werden sollen. Sie dient als Schnittstelle zwischen der strategischen Zielplanung und der strategischen Maßnahmenplanung. [vgl. 5, S.98-100]

§ Strategische Maßnahmenplanung

Der vierte Punkt, und damit der letzte innerhalb der IT-Planung, befasst sich mit den strategischen Maßnahmen zur Umsetzung der festgelegten Strategie. Dabei wird von den Ergebnissen der strategischen Situationsanalyse, der strategischen Zielplanung und von der Strategieentwicklung ausgegangen. Hierbei werden jedoch nicht nur allgemeine Maßnahmen im Hinblick auf das Erreichen der IT-Strategie entwickelt, sondern auch spezielle Details wie zum Beispiel die Budgetplanungen ausgearbeitet. [vgl. 5, S.114-116]

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