Umsetzung der Datenarchivierung im SAP-ERP-System

Inhalt

Vorwort

Einleitung

Motivation

Rahmenbedingungen

Ziel der Arbeit

Vorgehensweise

1.Vorstellung von SAP
1.1 Enterprise Resource Planning (ERP)
1.2 Die SAP-Umgebung bei arvato digital services
1.2.1 arvato digital services
1.2.2 Beispielhafter Geschäftsablauf
1.2.3 SAP bei arvato digital services

2. Nutzen der Archivierung
2.1 Gründe für den rapiden Anstieg der Daten
2.2 Warum muss archiviert werden?
2.3 Was soll mit der Archivierung erreicht werden?

3. Phasen eines Archivierungsprojektes
3.1 Rahmenbedingungen
3.2 Projektablauf
3.2.1 Projektablauf bei arvato
3.3 Nach dem Archivierungsprojekt
3.3.1 Zugriffsrechte auf Archiv Files

4. Gesetzliche Anforderungen an steuerrelevante Daten und SAP Lösungen im Rahmen von GDPdU
4.1 Rechte für den Datenzugriff des Steuerprüfers
4.2 Data Retention Tool (DART)
4.2.1 DART-Extrakt für zwei Länder
4.2.2 DART unter SAP

5. Die Technik der Archivierung im R/3
5.1 Archive Development Kit (ADK)
5.2 Die Archivierungsobjekte
5.3 Ablage der Archivdaten
5.3.1 Kriterien zur Ablagestrategie

6. Analyse der Datenbanken, Mandanten und Belege
6.1 Analyse der Datenbank
6.1.1 DB02 (Ermittlung von Tablespaces und Tabellengröße)
6.1.2 DB15 ( Zuordnung von Tabellen und Archiverungsobjekten)
6.1.3 Relevanten Archivierungsobjekte für das Projekt bei arvato
6.1.4 TAANA (Tabellenanalyse Administration)
6.1.5 Eigenentwicklungen der Analyse
6.2 Auswahl der Mandanten und Objekte
6.2.1 Prüfung auf Archivierbarkeit
6.2.2 Auswahl der Archivierungsreihenfolge
6.3 Analyse nach dem Archivieren

7. Ablauf der Archivierung am Beispiel eines Archivierungsobjektes (Vom Customizing zum fertigen Archivlauf)
7.1 Daten ins Archiv schreiben
7.2 Daten aus der Datenbank löschen
7.3 Archivdateien ablegen
7.4 Rückladen
7.4.1 Rückladen im Anschluss an die Archivierung
7.4.2 Rückladen nach längerem zeitlichen Abstand
7.5 Praktische Informationen zu den Archivierungsjobs

8. Möglichkeiten des Zugriffes auf archivierte Daten
8.1 Festlegung des Archivzugriffs im Projekt
8.2 Zugriffsmöglichkeiten
8.2.1 Sequenzielle Leseprogramme
8.2.2 Archivinformationssystem
8.2.3 Document Relationship Browser (DRB)
8.2.4 Auswertung der Archivdateien durch eigene Programme
8.3 Berechtigungskonzept

9. Ergänzungslösungen für die Archivierung

10. XML-basiertes Archivieren
10.1 Was ist die Idee hinter der XML-Archivierung?
10.2 Einordnung der XML-Archivierung im Projekt

11.Unicode
11.1 Unicode im SAP
11.2 Lesen archivierter Daten in Unicode-Systemen
11.3 Veränderungen für den Datenarchivierungsadministrator

12. Technik der Oracle-Datenbank im Bezug zur SAP-Archivierung
12.1 Technik der Datenbank
12.2 Neuaufbau der Datenbank (Export/ Import)
12.3 Reorganisation der Tabellen und Indizes

13. Probleme und Veränderungen in der Umsetzung des Projekts
13.1 Technische Probleme
13.1.1 Kreditkartenverschlüsselung nach der Archivierung
13.1.2 Programm zum Lesen der Materialbelege
13.1.3 Archivdaten aus früherem Archivierungsprojekt
13.2 Organisatorische Probleme
13.2.1 Verkürzung der Projektzeit
13.2.2 Zugriff auf archivierte Daten zeitweise nicht möglich
13.2.3 Berechtigungen für Archivtransaktionen

Fazit und Ausblick

Persönliche Einschätzung des Archivierungsprojektes

Abbildungsverzeichnis

Glossar

Literaturverzeichnis

Bücher

Online

Anhang

Vorwort

Diese Diplomarbeit entstand in der Kooperation mit dem Unternehmen „arvato digital services“.

Für die Betreuung dieser Arbeit und die motivierenden Diskussionen möchte ich mich bei meinen Fachhochschulbetreuern Prof. Dr. Eva Schwenzfeier-Hellkmap und Prof. Dr. Lutz Grünwoldt sowie bei meinem Firmenbetreuer und Abteilungsleiter Frank Hanemann besonders herzlich bedanken.

Für die Unterstützung in der Umsetzung des Archivierungsprojektes und die Beantwortung meiner Fragen möchte ich dem Enterprise Applications EMEA Team von arvato sowie dem externen Consultant Matthias Boeck danken.

Ferner möchte ich mich bei Jutta Gimpel und Maik Smuda für die Einblicke der Archivierungs-methoden bei der Miele & Ci. KG bedanken, die mir einen Ausblick auf mögliche noch folgende Archivierungsprojekte gegeben haben.

Ebenso möchte ich mich bei meiner Mutter und meinen Freunden für die Unterstützung in der Diplomarbeitszeit bedanken, im Besonderen bei Frau Jana Lauströer, Herrn Patrick Kleinert und Herrn Marc Jochum für die kritischen Anregungen und das Korrekturlesen. Allen Personen, die mich bei der Erstellung dieser Diplomarbeit unterstützt haben und bislang nicht erwähnt wurden, sei ebenfalls gedankt.

Einleitung

Motivation

Der Abschluss eines Diplomstudiengangs ist die Diplomarbeit. Eine Diplomarbeit soll zeigen, dass der Student das gelernte anzuwenden versteht und eine Problemstellung selbstständig auf wissenschaftlicher Grundlage in angemessener Zeit bearbeiten kann. Ein Unternehmen verlangt in der heutigen Zeit von einem Ingenieur neben der rein technischen Aufgabe auch, dass er weitere Angelegenheiten, die über diese technische Aufgabe hinaus gehen, abdecken kann. So ist es nicht selten Aufgabe eines Ingenieurs ein Projekt zu planen, dessen Wirtschaftlichkeit abzuschätzen und sich mit eigentlich fremden Themen wie etwa Rechtsvorschriften zu beschäftigen.

Alle diese Anforderungen, die ich auch selber an ein Diplomarbeitsprojekt stelle, finde ich in dem empirischen Thema „Umsetzung der Datenarchivierung im SAP-ERP-System“ wieder, da, wie ich im Weiteren noch genauer darlegen werde, dieses Thema alle Facetten von der Projektplanung einer bei arvato bisher noch nicht genutzten SAP Archivierung über die technische Umsetzung bis hin zur späteren Betreuung der Archivierung bietet.

Rahmenbedingungen

Das Unternehmen arvato betreibt seit 1998 ein SAP-System, welches im Laufe der Jahre stetig gewachsen ist. Nach mittlerweile zehn Jahren in Produktion hat das SAP-System eine Größe erreicht, in der die ersten Probleme bezüglich Zugriffszeiten und Festplattenkapazität auftreten. SAP bietet zwar eine Archivierungsfunktionalität an, aber diese wurde bisher noch nicht implementiert. Durch die Einführung eines neuen Geschäftes, welches Unicode voraussetzt, muss das SAP-System Unicode fähig gemacht werden. Dies strapaziert die Datenbank noch weiter und führt bei einer Systemumstellung zu längeren Ausfallzeiten, je größer die Datenbank ist. Aufgrund dieser Rahmenbedingungen führt für arvato kein Weg an einer Verkleinerung der Datenbank vorbei.

Da im SAP-System keine Löschung von Daten vorgesehen ist, bleibt nur die Alternative Daten aus der Datenbank zu archivieren, um die Datenbank zu entlasten. Das erforderliche Know-how zur Umsetzung der Archivierung ist in der internen SAP-Abteilung von arvato nicht vorhanden, so dass zusätzlich ein externer Berater eingekauft werden musste, der dieses Know-how bereitstellt.

Ziel der Arbeit

Die massenhafte Erstellung von Informationen und damit Daten schreitet immer weiter voran. Nach einer Studie der „School of Information Management and Systems“ hat die Menschheit im Jahr 2002 neue Informationen in einer Gesamtmenge von fünf Exabyte^[1] erzeugt. 1999 betrug diese Menge noch zwei Exabyte. Dieser Trend wird höchstwahrscheinlich nicht rückläufig sein und findet sich auch in betriebswirtschaftlicher Software wieder. So war ein SAP-System im Terabyte-Bereich vor einigen Jahren noch eine Seltenheit, heute gibt es viele Unternehmen, die ein System mit dieser Größe betreiben.^[2]

Da in diesem Zusammenhang die Bedeutung der Datenarchivierung gestiegen ist, widmet sich diese Diplomarbeit der Umsetzung eines Archivierungsprojektes im SAP-ERP-System. Die Diplomarbeit betrachtet alle Facetten eines Archivierungsprojektes, von der Projektplanung bis zur Nachbetreuung, und berücksichtigt auch verwandte Themen wie steuerliche Aspekte oder die Reorganisation der Datenbank. Dabei soll die Diplomarbeit nicht als technische Dokumentation verstanden werden, sondern vielmehr zur Einarbeitung in das Thema dienen.

Somit richtet sich diese Diplomarbeit an ein relativ breites Publikum vom Manager bis zum Mitarbeiter, der die Archivierung technisch umsetzt. Für Projektverantwortliche und Manager, die über die Umsetzung eines solchen Projektes entscheiden müssen, liegt das Hauptaugenmerk auf den Vor- und Nachteilen des Projektes. Für Projektleiter und Mitarbeiter, die das Archivierungsprojekt umsetzen, soll die Herangehensweise und eventuell auftretende Probleme im Projekt beschrieben werden. Neben der allgemeinen technischen Erklärung der Umsetzung wird auch immer wieder auf eine detaillierte technische Dokumentation im Anhang verwiesen, die die Umsetzung des Projektes bei arvato dokumentiert. Dieser Aspekt der Dokumentation des bei arvato Geleisteten nimmt einen hohen Stellenwert in der Diplomarbeit ein.

Vorgehensweise

Wie am Titel dieser Diplomarbeit zu erkennen ist, beschäftigen sich die nachfolgenden Seiten mit der Umsetzung eines Datenarchivierunsprojektes im SAP-ERP-System. Dabei werden in den einzelnen Kapiteln zuerst die allgemeinen Herangehensweisen erklärt und anschließend deren Umsetzung in dem Projekt bei arvato beschrieben. Literaturverweise zu weiterführenden Informationen finden sich in jedem Kapitel.

In Kapitel 1 wird ein grober Überblick über SAP, ERP und deren Verwendung bei arvato gegeben.

Kapitel 2 beschäftigt sich mit dem Nutzen der Archivierung aus wirtschaftlicher und technischer Sicht. Hier wird auf die Vor- und Nachteile einer Archivierung eingegangen.

Kapitel 3 erlaubt einen Einblick auf die Phasen eines Archivierungsprojektes und erläutert den gesamten Projektablauf. Dieses Kapitel eignet sich besonders gut, um ein erstes Gefühl für den Umfang des Projektes zu bekommen.

Kapitel 4 zeigt auf, welche gesetzlichen Anforderungen an archivierte Daten gestellt werden und was SAP anbietet, um diesen gerecht zu werden. Darüberhinaus wird erklärt, wie die gesetzlichen Anforderungen technisch in SAP umzusetzen sind.

Kapitel 5 befasst sich mit der Technik der Archivierung. Hier wird das Herzstück der Archivierung das ADK (Archive Development Kit) und die Archivierungsobjekte, die die Grundlage für die Datenselektion bieten, vorgestellt. Die optionale Ablage der Archivdateien ist Thema am Ende dieses Kapitels.

Kapitel 6 beschreibt die Analyse des SAP-Systems und stellt die von SAP zu Verfügung gestellten Programme vor. In der Analysephase wird bestimmt, welche Daten archiviert werden können und der Ablauf des Projektes bestimmt. Darüber hinaus werden hier auch die Mechanismen zur Ergebniskontrolle nach dem Archivieren vorgestellt.

Kapitel 7 zeigt das Beispiel eines Archivierungslaufes, angefangen bei den Einstellungen, die zur Archivierung nötig sind, bis hin zur fertigen Archivdatei. In diesem Kapitel werden die dazu benötigten Schritte beschrieben und wertvolle Tipps zu deren Ausführung gegeben.

Kapitel 8 erläutert die Möglichkeiten, wie nach dem Archivieren auf die archivierten Daten zugegriffen werden kann. Hierbei werden die verschiedenen Möglichkeiten vom sequenziellen Leseprogramm bis hin zur perfekten Integration in bestehende Standard SAP Programm beschrieben.

Kapitel 9 & 10 zeigen Ergänzungslösungen zur SAP Standard Archivierung am Beispiel von PBS Software und stellen die alternative Archivierungstechnologie der XML Archivierung vor.

Kapitel 11 bietet eine Erklärung zu Unicode und stellt die Auswirkungen auf ein Archivierungsprojekt dar.

Kapitel 12 befasst sich mit der Technik der Oracle Datenbank, auf der die Archivierung physikalisch stattfindet. Hier wird sich hauptsächlich mit dem für die Archivierung relevanten Teil der Datenbankreorganisation beschäftigt.

Kapitel 13 zeigt exemplarisch einige im Projekt aufgetretene Probleme mit deren Lösungen.

Der Anhang enthält technische Dokumentationen zur Umsetzung der Archivierung sowie weiterführende Informationen zur Archivierung und Arbeitsdokumente, die im Projekt bei arvato entstanden sind.

1. Vorstellung von SAP

SAP wurde 1972 gegründet und 1988 zur AG. Der Hauptsitz der Firma befindet sich in Waldorf. SAP stand bis 2005 für Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, bis von der Hauptversammlung die Auflösung des Firmenkürzels aus der Satzung des Unternehmens beschlossen wurde. Damit ist SAP mittlerweile der offizielle Name des Unternehmens und keine Abkürzung mehr. Die SAP AG ist führender Anbieter von Unternehmens-Software und drittgrößter unabhängiger Softwarelieferant. SAP hat weltweit mehr als 46.100 Kunden und 43.800 Mitarbeiter.^[3] Hauptsächlich entwickelt SAP Software für große und mittelständische Firmen und bietet 25 branchenspezifische Lösungsportfolios in den Bereichen Handel, Finanzen, High Tech, Gesundheitswesen und öffentliche Verwaltung an.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Anteil am Enterprise Application Software Markt ^[4]

Wie aus der Grafik ersichtlich wird, nimmt SAP eine führende Position im Bereich der Enterprise Application Software ein.

1.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP steht für E nterprise R esource P lanning und ist das Kernprodukt von SAP. Bei ERP Software handelt es sich grob gesagt um Software, die einem Unternehmen die Ressourcenplanung vereinfacht und hilft, diese im betrieblichen Ablauf effizient einzusetzen. Im etwas vereinfachten Sinne kann gesagt werden, dass ERP eine neuere Version vom R/3^[5] ist, wobei es im ERP einige technische Veränderungen gegeben hat. Diese spielen für das hier vorliegende Projekt kaum eine Rolle, weshalb im weiteren Verlauf mit ERP und R/3 das Gleiche gemeint ist. Bei dem Unternehmen arvato wird momentan mit der Version „SAP ERP Central Component 5.0“ gearbeitet.

R/3 wurde mit einer dreigliedrigen Client Server Architektur entwickelt. Diese besteht aus Datenbankserver, Applikationsserver und Präsentationsschicht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Struktur eines SAP-Systems

Auf dem Datenbankserver sind alle Informationen eines SAP-Systems zentral gespeichert. Die Applikationsserver stellen Dienste bereit, diese werden Work-Prozesse genannt. Die GUI’s (G rafical U ser I nterface) laufen auf den Arbeitsplätzen der Anwender und verarbeiten die Informationen, um diese für den Benutzer darzustellen. Diese Struktur ermöglicht eine größere Leistungsfähigkeit durch Verteilung der Aufgaben auf verschiedene Server.

„Die R/3-Software beruht auf einem Integrationsmodell und dem Ansatz, dass die R/3 Module einzeln oder in Kombination miteinander eingesetzt werden können. Das gibt dem Unternehmen die Freiheit, sich nur mit den Teilen der Software zu beschäftigen, die für sie relevant sind. Der betriebswirtschaftliche Funktionsumfang erweitert sich zusätzlich durch Branchenlösungen und Komplementärsoftware von Drittanbietern.“^[6]

Dieser modulare Aufbau spiegelt die typischen Organisationsstrukturen in einem Unternehmen wieder. Dabei ist das ganze System darauf ausgerichtet, dass alle Module eng zusammenarbeiten. Dies ist der Grund dafür, dass Änderungen in einem Modul auch immer Auswirkungen auf andere Module haben. Dies ist aber nicht als Nachteil zu sehen, sondern genau der gewünschte Effekt, welcher Informationen, die in einem Modul eingegeben wurden, jedem anderen Modul zugänglich macht.

Die drei Kernbereiche von ERP sind:

- Rechnungswesen
- Logistik
- Personalwirtschaft

Die Kernbereiche lassen sich wiederum in einzelne Module unterteilen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: R/3 Basissystem mit Standard Modulen^[7]

Die Abbildung 3 zeigt die wichtigsten R/3 Module. Jedes diese Module kann durch Untermodule erweitert werden, welche dann über das Basissystem wieder miteinander verbunden sind.

Eine vollständige Übersicht der R/3 Module:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Personalwirtschaft:

- HR: Personalmanagement

SAP-Systeme sind meistens in drei Systeme untergliedert.

- Produktivsystem (Hier wird produktiv gearbeitet und es werden Daten eingegeben.)
- Integrationssystem (Dies ist eine Kopie des produktiven Systems mit realen Daten, welches zum Testen von Neuentwicklungen benutzt wird.)
- Testsystem (Dies ist das Entwicklungssystem, auf dem neue Programme geschrieben werden.)
Um die Software den individuellen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen, besteht die Möglichkeit durch Parametrisierung, Konfiguration und Individualprogrammierung, kurz Customizing, die Software den individuellen Anforderungen der einzelnen Unternehmen anzupassen.^[8]

1.2 Die SAP-Umgebung bei arvato digital services

Die Archivierung von SAP-Systemen gestaltet sich in jedem Unternehmen unterschiedlich.

Deshalb sollten sich vor dem Archivieren Gedanken darüber gemacht werden, was für ein SAP-System archiviert werden soll. Ebenfalls interessant sind die Abläufe in einem Unternehmen. Aus dem betriebswirtschaftlichen Ablauf lassen sich viele Schlüsse für die Archivierung ziehen.

1.2.1 arvato digital services

„arvato digital services ist ein Anbieter von integrierten Service-Paketen für die Branchen Video, Audio, Games und IT/Technology. Die Dienstleistungskette reicht von Post Production über Replikation, Fulfilment, Distribution/Supply Chain Management und Financial Services bis zur Electronic Content Distribution, unterstützt von End-to-End-IT-Systemen.

arvato digital services bietet seinen Geschäftspartnern aus den Branchen IT/High-tech, Games, Video und Audio ein umfangreiches Spektrum an Services und Lösungen. arvato digital services gehört zu den Marktführern im Bereich integrierte Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette, von Post-Production über Replikation, Fulfillment, Distribution/Supply Chain Management und Financial Services bis hin zur Electronic Software Distribution. Unterstützt werden all diese Prozesse von innovativen End-to-End-IT-Systemen. Mit unseren Lösungen schaffen wir Mehrwert für unsere Kunden und stellen sicher, dass sie für die Herausforderungen des Marktes gut gerüstet sind. Zusammen mit arvato print, arvato systems und arvato services bilden wir den international vernetzten Medien- und Kommunikationsdienstleister arvato AG. Die arvato AG ist ein Unternehmensbereich der Bertelsmann AG mit Hauptsitz in Gütersloh.“ ^[9]

So beschreibt sich arvato digital services selbst. Aus dieser Beschreibung geht hervor, dass arvato digital services ein Unternehmen ist, dessen Hauptschwerpunkt auf den Dienstleistungen, vor allem im Bereich Logistik, liegt. Diesem Bereich sollte dementsprechend besondere Aufmerksamkeit bei der Archivierung geschenkt werden.

1.2.2 Beispielhafter Geschäftsablauf

Ein Kunde von arvato ist der Routen- und Stadtplan Hersteller Falk. Dessen Internetshop betreibt arvato. Ein Geschäftsablauf kann etwas vereinfacht so beschrieben werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: IT-Ablauf für Falk^[10]

Ein Kunde bestellt einen Artikel im Webshop von Falk. Der Webshop ist an das SAP-System von arvato angeschlossen. Im SAP werden die Zahlungen überprüft, indem sie mit dem SAP Server von Falk abgeglichen werden. Anschließend wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden versandt und eine Packliste ins Lager übermittelt. Von hier aus wird die Ware, incl. Lieferschein und Rechnung, durch einen Spediteur an den Kunden versandt. Dies ist ein relativ einfaches Geschäft, denn arvato betreibt noch wesentlich komplexere Geschäfte. Dennoch wird an diesem Beispiel ersichtlich, dass Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen typisch anfallende Dokumente sind.

1.2.3 SAP bei arvato digital services

arvato betreibt ein SAP-ERP-System in der Version „SAP ERP Central Component 5.0“, auf dem 28 Mandanten^[11] betrieben werden. Jeder Mandant steht hierbei für ein Geschäft bzw. einen Kunden des Unternehmens. Das SAP-System wird von arvato systems gehosted und befindet sich physikalisch in Gütersloh. Die 28 Mandanten werden aus vier Standorten verwaltet: Versmold, Düren, Valencia und Singapur.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Von der Archivierung betroffene Mandanten bei arvato digital services.

Die Abbildung 5 zeigt die Verteilung der Mandanten, die von der Archivierung betroffenen sind. Wie hier zu sehen ist, sind diese Mandanten weltweit angesiedelt. Rein technisch ist das für die Archivierung irrelevant, weil die Archivierung auf dem Server, der in Gütersloh steht, durchgeführt wird. Da aber ein Großteil der Projektarbeit die Kommunikation mit den Fachabteilungen betrifft, erhöht diese Verteilung den Aufwand erheblich.

2. Nutzen der Archivierung

Wieso soll archiviert werden? Dieser Abschnitt soll erläutern, warum eine Archivierung notwendig ist und welchen positiven Effekt ein Unternehmen durch eine Archivierung erreichen kann. Es werden die Gründe für den Anstieg der Datenmassen erläutert und erklärt, was mit einem Archivierungsprojekt erreicht werden kann.

2.1 Gründe für den rapiden Anstieg der Daten.

Durch den stetigen Fortschritt in der IT-Technologie und ihrer weiten Verbreitung, sowie durch die zunehmend komplexer werdenden Prozesse in Wirtschaft und Verwaltung wächst das Datenaufkommen exponentiell. So werden z.B. im Rahmen des CRM (C ustomer R elationship M anagement) Konzeptes möglichst viele Informationen zu jedem einzelnen Kunden gesammelt, um diesen ganz speziell ansprechen zu können. Diese Personalsierung und die allgemeine, größere Vernetzung, z.B. beim Supply Chain Management^[12], führen zu wachsenden Datenmengen. Die gesammelten Informationen unterliegen größtenteils gesetzlichen Regeln. Es wird geschätzt, dass weltweit 20.000 Regeln mit Bezug zur Aufbewahrung und Handhabung von elektronischen Dokumenten existieren.

Damit ist die Verwaltung dieser Daten kein „nice to have“, sondern ein Muss für fast alle Unternehmen.^[13]

2.2 Warum muss archiviert werden?

Die gesammelten Informationen möglichst schnell und effizient zu verarbeiten ist für Unternehmen ein echter Wettbewerbsvorteil, der dem Kunden gegenüber einen erheblichen Mehrwert bietet. Damit lassen sich mit einem intelligenten Datenbank-Managementsystem nicht nur Kosten sparen und die Aufrechterhaltung des Systems sicher stellen, sondern es unterstützt auch die Kundenorientierung eines Unternehmens. Auf die über Jahre hinweg gesammelten Daten eines Unternehmens wird nicht mit gleicher Häufigkeit zugegriffen. Es ist verständlich, dass z.B. ein Lieferschein, der vor einer Woche geschrieben wurde, öfters eingesehen wird, als ein Lieferschein, der schon zwei Jahre alt ist und die auf diesem Lieferschein vermerkten Waren wahrscheinlich schon längst verarbeitet wurden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Häufigkeit des Datenzugriffs in Abhängigkeit vom Alter der Daten^[14]

Weil die Daten nicht alle gleich oft benötigt werden, ist es sinnvoll, Daten, die weniger oft benutzt werden, auf günstigere Speichermedien auszulagern bzw. diese Daten zu komprimieren und zu archivieren.

Der Enterprise Storage, also der Platz direkt auf der Datenbank, gehört aufgrund von Ausfallsicherheit wie z.B. redundanten gespiegelten Systemen zu den teuersten Speichermöglichkeiten.

Da SAP mit mehreren Systemen (Produktiv-, Integration- und Testsystem) arbeitet, wird der Speicherplatz mehrfach benötigt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 7: Verdeutlichung der drei-Systemstrategie

Neben den eigentlichen Speicherkosten kommen noch viele weitere Kosten hinzu. Im Vergleich dazu sind die Speicherkosten nur ein Bruchteil. Administrative Kosten sind vier- bis fünfmal höher.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 8: Speicherkostendiagramm ^[15]

„Die Kosten für ein Gigabyte produktiver Daten liegen im vier bis fünfstelligen Euro Bereich.“^[16]

Neben der Kostenersparnis für Speicher bietet die Archivierung noch weiter Vorteile:

Die Systemverfügbarkeit wächst und es ist ein schnellerer und einfacherer Wechsel auf höhere Software-Releases möglich. Die Zeiten für Backup- und Retrievallaufzeiten^[17] verkürzen sich. Bei Systemen, die archiviert wurden, verringern sich die Antwortzeiten von allen Prozessen und damit steigert dies die Produktivität der Mitarbeiter und des Systems.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 9: Datenbankwachstum^[18]

Wie an diesem Beispiel zu sehen ist, lässt sich durch die Archivierung erheblich auf das Datenbankwachstum Einfluss nehmen.

2.3 Was soll mit der Archivierung erreicht werden?

Als oberstes Ziel bei einem Archivierungsprojekt steht die Verkleinerung der Datenbank. Neben diesem Ziel wird auch noch eine ganze Reihe von anderen Aufgaben mit bearbeitet. Beim Start eines Archivierungsprojektes werden bei der betriebswirtschaftlichen Vorgehensweise als erste immer die gesamten Prozesse bzw. die entsprechenden Tabellen bei einer technischen Vorgehensweise analysiert. Durch diese Analyse lassen sich oft schon in einem frühen Stadium des Projektes Schwachpunkte im Prozess feststellen. So können Fortschreibungen in Tabellen, die nicht benötigt werden, vermieden werden. Diese müssten dann später nicht archiviert werden.

Die Daten sollen zwar aus der Datenbank entfernt werden, aber im Bedarfsfall, dass sie jemand benötigt, im Zugriff und wiederverwendbar bleiben. Archivierung sollte im Idealfall keine Veränderung der Businessprozesse herbeiführen sondern sich still eingliedern. Am Besten ist es, wenn die Benutzer des SAP-Systems gar nicht bewusst mitbekommen, dass archiviert worden ist. Um dies zu erreichen, ist eine Abstimmung zwischen den Fachabteilungen eine der größten Anforderungen an das Projekt.

Neben den Anforderungen der Benutzer an die Archivierung, müssen auch die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Bei den zu archivierenden Daten handelt es sich um Bewegungsdaten, also Daten, die durch Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel eine Lieferung oder Rechnung, entstehen. Diese sollen für abgeschlossene Geschäftsvorfälle aus der Datenbank herausextrahiert werden. Stammdaten sollen leichter zu handhaben sein und auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Die Größe und Performance der Datenbank soll auch langfristig kontrollierbar und auf einem niedrigen Stand gehalten werden Deswegen ist es notwendig, die Archivierung ins „Tagesgeschäft“ einzubeziehen. Durch die Verringerung der Datenbankgröße sollen Kosten eingespart werden bzw. sollen die Kosten auf dem jetzigen Stand gehalten werden.

3. Phasen eines Archivierungsprojektes

Da diese Diplomarbeit ein Archivierungsprojekt beschreibt, soll geklärt werden, was ein Projekt überhaupt ist.

Definition eines Projektes:

Laut DIN 69901 des D eutschen I nstituts für N ormung werden mehrere für ein Projekt erforderliche Merkmale benannt:

- Einmaligkeit:
- Ein Projekt wird immer zum ersten und letzten Mal durchgeführt
- Zielvorgaben:
- Präzise Ziele, die erreicht werden müssen.
- Zeitliche, personelle, finanzielle Begrenzung:
- Ein Projekt hat stets einen konkreten Endtermin und begrenzte Mittel.
- Abgrenzung von anderen Vorhaben:
- Ein Projekt muss ein geschlossener Vorgang mit eigenem Ergebnis sein.
- Projektspezifische Organisation:
- Für ein Projekt müssen organisatorische Rahmenbedingungen eingerichtet werden.

Darüberhinaus treffen folgende Merkmale auf Projekte zu: Komplexität, großer Aufwand, fächerübergreifender Charakter, Teamarbeit.^[19]

Ausschlaggebend für die Umsetzung des Archivierungsprojektes bei arvato waren zwei Dinge: Erstens, eine bevorstehenden Unicode Migration, die sich umso schwieriger gestaltet, je größer die Datenbank ist. (Weiterführende Erläuterung zu Unicode finden Sie im Abschnitt 11 Unicode.) Zweitens, dass vorhersehbare Überschreiten der vier Terabyte Grenze im Filesystem vom Gx7^[20]. arvato digital services hat einen Vertag über das Hosting des SAP-Systems mit arvato systems, der besagt, dass jedes Gigabyte, das über die vier Terabyte hinaus geht, extra bezahlt werden muss. Hierbei entstehen dann im Vergleich zu den vier Terabyte unverhältnismäßig hohe Kosten.

Von Anfang an war klar, dass bei diesem Projekt ein externer Berater hinzugezogen werden sollte, da das erforderliche Know-how von keinem Mitglied der IT-Abteilung bereitgestellt hätte werden können. Der Berater sollte das Projekt unterstützen und für einen Know-how Transfer in die IT Abteilung sorgen, so dass zukünftig die Archivierung ohne externen Beratungsaufwand auskommt. Durch diesen Know-how Transfer lassen sich bei zukünftigen Archivierungen Kosten einsparen, da ein interner Mitarbeiter erheblich günstiger ist als ein externer Berater. Nachdem die Entscheidung zur Projektdurchführung getroffen war und ein passender Berater ausfindig gemacht wurde, begann das Projekt mit einem Kickoff Meeting.

Bei dem hier vorgestellten Projekt handelt es sich um ein internes Wirtschaftsprojekt mit externer Unterstützung. Das Projektteam bestand aus zwei Personen und erfüllte alle Anforderungen der Projektdefinition. Die Archivierung wurde zuvor noch nicht durchgeführt und wird in diesem Ausmaße auch nicht wieder durchgeführt werden. Die primären Zielvorgaben waren, dass mindestens 50 % der Datenbank aus dem GP7^[21] herausarchiviert werden sollten, damit das Filesystem auf unter vier Terabyte verkleinert wird. Es wurden dafür drei Monate Zeit eingeplant und ein fester Endtermin bestimmt, bis wann spätestens alle Arbeiten am System fertig gestellt werden müssten.

Neben den Kosten für einen Mitarbeiter wurden 50 Mann Tage als externer Beratungsaufwand einkalkuliert, so dass das Budget ca. 100.000 Euro betrug. Der ROI (R eturn o f I nvestment) ist durch die Komplexität des Projekte schwer zu bestimmen und lässt sich nur anhand der wirklich messbaren Größen, wie die Kosten der Datenbank, ermitteln. Die weiteren Vorteile einer Archivierung, wie Performancegewinn und leichterer Wechsel der Releases oder, wie in diesem Projekt, leichtere Einführung von Unicode, fließen hier nicht mit ein. Obwohl die Kosteneinsparung nicht der ausschlaggebende Faktor ist, wird der ROI nach ca. einem Jahr erreicht.

[...]

^[1] 1 Exabyte = 1 Milliarde Gigabyte oder 1018 Byte

^[2] Vgl.(Stefani, 2007) S. 21

^[3] (SAP- Daten und Fakten)

^[4] (SAP2)

^[5] R/3 war der Name für ERP bis 2007

^[6] (Hall, 1999) S. 8

^[7] (is-frankfurt)

^[8] Vgl. (Oberniedermaier, 2001) S. 67

^[9] (services, 2008)

^[10] (Arvato intern, 2007)

^[11] Ein Mandant in SAP-Terminologie ist eine Gruppierung von rechtlichen, organisatorischen, administrativen und/oder betriebswirtschaftlichen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck.

^[12] (deutsch: „Versorgungskette“, „Lieferkette“)

^[13] Vgl. (Stefani, 2007) S. 31

^[14] (Stefani, 2007)

^[15] (Support, SAP, 2008)

^[16] (Group, 2007)

^[17] (Retrieval: engl. für Wiederfinden, Abholen)

^[18] (Stefani, 2007) S. 36

^[19] Vgl. (Beiderwieden, et al., 2004) S.7

^[20] Gx7 ist das SAP-System von Arvato digital Services

^[21] GP7 ist das Produktive SAP-System von Arvato digital services