Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen
2.1 Terminologie
2.2 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement
2.2.1 Revisionssichere Archivierung
2.2.2 Datenschutz
2.2.3 Datensicherheit
2.3 Architektur DMS
2.3.1 Aufbau und Einsatzbereiche
2.3.2 Wesentliche Funktionsbereiche
2.3.3 Schnittstellen und Umgebung

3 Ist-Analyse
3.1 Unternehmensstrategie
3.2 Prozessanalyse
3.3 Umfeld Geschäftsprozesse

4 Potentialanalyse
4.1 Balanced Scorecard
4.2 Time-Saving Time-Salary-Methode
4.3 Hedonistische Methode
4.4 Kosten-Nutzen-Analyse
4.4.1 Einmalige Kosten
4.4.2 Laufende Kosten
4.4.3 Quantitativer Nutzen
4.4.4 Qualitativer Nutzen

5 Fazit

6 Trends von DMS

Glossar

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Angebotsprozess (IST)

Abb. 2: Angebotsprozess (SOLL)

Abb. 3: Vertragsprozess (IST) - Teil 1

Abb. 4: Vertragsprozess (IST) - Teil 2

Abb. 5 Vertragsprozess (SOLL) - Teil 1

Abb. 6: Vertragsprozess (SOLL) - Teil 2

Abb. 7: Prozessabhängigkeiten

Abb. 8: Automobilfirma

Abb. 9: Ursache-Wirkungskette BSC

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: Erfolgsfaktoren

Tab. 2: Methoden/Verfahren

Tab. 3: Aktivitäten Balanced Scorecard

Tab. 4: Finanzperspektive

Tab. 5: Kundenperspektive

Tab. 6: Geschäftsprozessperspektive

Tab. 7: Lern- und Entwicklungsperspektive

Tab. 8: Zeiteinsparung Vorgänge

Tab. 9: Zeiteinsparung

Tab. 10: Kosteneinsparung

Tab. 11: Prämisse Mitarbeiter

Tab. 12: Prämisse Tätigkeitsklassen

Tab. 13: Prämisse Tätigkeitenspektrum

Tab. 14: Gehälter Vertriebsmitarbeiter

Tab. 15: Matrixbeschreibung

Tab. 16: Tätigkeitsmatrix

Tab. 17: Verdienständerungen

Tab. 18: Produktivitätsverbesserungen

Tab. 19: Einmalige Kosten (DMS)

Tab. 20: Kosten Altdatenübernahme

Tab. 21: Laufende Kosten (ohne DMS)

Tab. 22: Laufende Kosten (DMS)

Tab. 23: Einsparung laufende Kosten

Tab. 24: Durchlaufzeitverkürzung

Tab. 25: Zeitersparnis bei Durchlaufzeit

Tab. 26: Kosteneinsparung bei Prozessen

Tab. 27: Zeiteinsparung Prozesse

Tab. 28: Zeit- und Kostenersparnis Prozesse

Tab. 29: Einsparung Prozesskosten

Tab. 30: Einsparung Zugriffskosten

Tab. 31: Einsparung Ablagekosten

Tab. 32: Einsparung Personalkosten

Tab. 33: Einsparung Papierdokumente

Tab. 34: Einsparung Papierkosten

Tab. 35: Amortisierungsrechnung

Tab. 36: Dokumenterfassung

Tab. 37: Dokumentenzugriff

Tab. 38: Dokumententransport

Tab. 39: Dokumentensuche

Tab. 40: Dokumentenindizierung

Tab. 41: Mitarbeiter integrieren

Tab. 42: Handlungssicherheit Mitarbeiter

Tab. 43: Motivation Mitarbeiter

Tab. 44: Arbeitsergebnisse verbessern

Tab. 45: Sicherung Dokumentenstände

Tab. 46: Statistische Auswertungen

Tab. 47: Weiterleitung Dokumente

Tab. 48: Integrierte Dokumente

Tab. 49: Dokumentenaustausch

Tab. 50: Trends DMS

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Der Anlass für das gewählte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum
in der kaufmännischen Abteilung einer Firma aus der Automobilbranche. Das
Unternehmen bietet kombinierte Dienstleistungen für Nutzfahrzeuge an.

Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer DMS-Lösung im
Vertriebsbereich. Die Entscheidung für ein DMS wurde ohne eingehende
Voruntersuchung gefällt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der
vorliegenden Arbeit durchgeführt, um den Nutzen und die Risiken eines
DMS-Einsatzes näher zu betrachten.

Aus der Praktikumssicht können Gründe für die Aktualität und wirtschaftliche
Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine zutreffende Gründe sind ständig wachsende Datenmengen, lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten und steigende Kosten für die Archivierung von Dokumenten.1

In der kaufmännischen Abteilung sind ineffiziente komplexe Geschäftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche Problemfelder.

Knappe Budget-/Personalkapazitäten, hohe Ausfallhäufigkeit von geschäfts-kritischen Anwendungen, heterogene Systemlandschaft und kein Dokumenten-
management sind weitere Einschränkungen. Die aufgezählten Mängel auf
operativer und Ressourcenebene wirken sich mittel- und langfristig negativ auf die
Geschäftsentwicklung aus, weil der operative Geschäftsbetrieb nicht mehr effizient genug funktioniert. Sinkende Servicequalität, nachlassende Wettbewerbsfähigkeit, geringere Umsätze und Gewinne können die Folge sein.

Die genannten Probleme könnten durch einen DMS-Einsatz gelöst werden.
Voraussetzung ist eine genaue Überprüfung des wirtschaftlichen Nutzens einer solchen Systemeinführung. Positive Folgen einer DMS-Nutzung können
eine langfristige Kosteneinsparung, verbesserte Prozesse sowie höhere
Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit sein.

Die Aufgaben-/Problemstellung wird aus zwei Ebenensichten (strategisch, operativ) betrachtet. Je Sicht können relevante Fragen formuliert werden:

Strategieebene:

- Wie kann die Geschäftsstrategie beschrieben werden?
- Ist ein DMS-Einsatz aus strategischer Sicht sinnvoll?
- Wie kann die Effizienz des DMS-Einsatzes mittels Balanced Scorecard
gemessen werden?

Operative Ebene:

- Bringt der DMS-Einsatz einen wirtschaftlichen Nutzen?
- Welche Ergebnisse bringen die Kosten-Nutzen-Analyse, die Hedonistische Methode, Time-Saving Time-Salary-Methode und wie sind diese zu
bewerten?
- Welche Potenziale können mit einem DMS erreicht werden und wie werden diese eingeordnet und bewertet?

Generelle Ziele sind die Bewertung der Geschäftsstrategie und Ermittlung der Wirtschaftlichkeit. Die Detailziele werden durch die Verwendung der jeweiligen Methode festgelegt.

Die Geschäftsstrategie wird mit der Balanced Scorecard bewertet.

Die Wirtschaftlichkeit wird durch Anwenden folgender Methoden ermittelt:

- Prozessanalyse,
- Time-Saving Time-Salary-Methode,
- Hedonistische Methode,
- Kosten-Nutzen-Analyse

Der erste Schritt bei der Potentialanalyse ist die Ist-Analyse. Der aktuelle Stand im Unternehmen wird auf unterschiedlichen Ebenen erfasst und auf Schwachstellen geprüft.

Auf der Strategieebene werden die Geschäftsstrategie und das Umfeld der
Geschäftsprozesse mittels Balanced Scorecard untersucht.
Zweck ist die Verbesserung der Unternehmensstrategie, um die Zielstellung des Unternehmens effizienter zu erreichen.

Operativ werden die wesentlichen Geschäftsprozesse nach verschiedenen Methoden auf Nutzenpotentiale untersucht.

Die Prozessanalyse wird benutzt, um Prozesse zu optimieren.

Die Time-Saving Time-Salary-Methode (TS-TS-Methode) und die Hedonistische Methode werden eingesetzt, um schnell einen Überblick über Kosteneinsparungen zu bekommen.

Die TS-TS-Methode schätzt Zeiteinsparungen durch die Einführung moderner IuK-Technik ab und bildet diese in Form von Kosteneinsparungen ab.

Die Hedonistische Methode erfasst geänderte Tätigkeitsprofile und bewertet diese monetär.

Die Kosten-Nutzen-Analyse wird genutzt, um tatsächlichen Kostenfaktoren monetär bewertete Nutzeneffekte gegenüberzustellen.

2 Grundlagen

2.1 Terminologie

Es werden die wesentlichen Begriffe zum Dokumentenmanagement und dessen Umfeld stichpunktartig erläutert.1 Weitere Begriffe können im Glossar
nachgesehen werden.

Archivsystem

System zur langfristigen, systematischen Ablage von Dokumenten in digitaler Form auf optischen Speichermedien.

Attribut

Identifizierende oder beschreibende Eigenschaft eines Dokuments.

CI

CI ist die Abkürzung für "Coded Information“ und bedeutet von den
jeweiligen Programmen direkt interpretierbare und weiterverarbeitbare Zeichen. Kodierte Information wird in der Regel durch ASCII, EBCDIC oder verwandte,
erweiterte Zeichensätze dargestellt. Im Gegensatz zu CI bezeichnet der Begriff NCI nicht kodierte Bild- oder Sprachinformationen.

Verfahren zur Massendatenarchivierung, meist von Daten aus Großrechner-systemen (Host) auf digitalen optischen Speichern.

Customizing

Standardprodukte oder -module von Softwarelösungen werden durch individuelle Programmierung ergänzt oder variiert und so an die spezifischen Anforderungen eines Kunden angepasst.

Dokument

Dokumente sind i.A. Urkunden oder Schriftstücke. Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen. Einzelobjekte können z.B. Bilder, Datensätze, Texte oder Tabellen sein.

Dokumenten Management System

Kennzeichen von DMS sind Repository Services zum Erfassen, Speichern,
Verwalten, Recherchieren, Bearbeiten und Publizieren der Dokumente von Unternehmen und Institutionen. Komponenten werden angeboten für Authoring, Workflow, Authentifizierung, Versionskontrolle, Check-In/Check-Out, Archivierung, Übersetzung und Publishing.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement umfasst Dokumente erfassen, bearbeiten, verwalten, recherchieren und speichern. Die Konsistenz, Performance, Eindeutigkeit,
Sicherheit und Zuverlässigkeit der Dokumente ist sicherzustellen unabhängig vom Format und Speicherort der Dokumente.

Enabling

Die gleichen Informationen und Dokumente können aus verschiedenen Applika-tionen genutzt werden durch Integration von DMS-Funktionen.

ICR

Methode, die Text in einem nicht kodierten Dokument (NCI) erkennt.

Index

Ein Index beinhaltet die Menge festgelegter Suchinformationen für das Wiederauffinden (Retrieval) und den Zugriff auf ein Dokument.

Indexdatenbank

Referenzdatenbank eines DMS, die Indexinformationen (Index) und notwendige Merkmale der abgelegten oder archivierten Dokumente beinhaltet, nicht aber
die Dokumente selbst.

Indizierung

Verfahren, mit dem möglichst eindeutige Zugriffsinformationen erstellt werden für das schnelle Wiederauffinden (Retrieval) gespeicherter Dokumente, Dokumentengruppen oder einzelner Teile von Dokumenten.

NCI

Nicht kodierte Informationen (z.B. Bilder, Sprache, Tonsequenzen oder Videos), die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind.

OCR

Methode, die Texte im Rasterformat (NCI, Rasterbild) in eine kodierte, vom
Rechner verarbeitbare Zeichenfolge (kodierte Information, CI) umwandelt.

ODMA

ODMA ist eine einheitliche Schnittstelle für den Zugriff auf DMS und deren
Funktionen (z.B. Ablage, Recherche, Versionierung) aus der aktuellen Desktop-Anwendung. ODMA wird von vielen großen Firmen unterstützt, u. a. von IBM, Microsoft und Lotus.

ODBC

Standard für den herstellerunabhängigen Datenbankzugriff. Der Zugriff auf
Datenbanken aus Anwendungen ist prinzipiell herstellerunabhängig, jedoch
werden für jeden Datenbanktyp zusätzliche Treiber oder Module für den Zugriff über ODBC benötigt.

Optisches Laufwerk

Laufwerk, das Daten von optischen oder auch magnetooptischen Medien
(CD, DVD, WORM, MO, etc.) lesen und ggf. auch darauf schreiben kann.
Beispiele für optische Laufwerke sind CD-ROM- und WORM-Laufwerke.

Original

Ein Original ist in Papierform eine Urschrift im Sinne des HGB und in
elektronischer Form eine unveränderte elektronische Ursprungsinformation.

Prozess

Mehrere parallel oder seriell ablaufende Aktivitäten (manuell oder automatisiert) werden miteinander koordiniert, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Referenzdatenbank

Datenbank, die nur Verweise (Pointer, z.B. auf Wörter) und nicht die Objekte selbst enthält.

Retrieval

Dokumente, Dokumentengruppen oder Dokumententeile werden gesucht bzw. wiedergefunden.

Scanner

Gerät, mit dem Papier- oder Mikrofilm-Dokumente (vergleichbar einem
Kopiergerät, bei dem die Ausgabe digital erfolgt) digitalisiert werden.
In Archivsystemen werden Scanner zur Erfassung von Papierdokumenten
verwendet.

Skalierbarkeit

In einem System, z.B. Information Retrieval System (IRS), werden weitere
Komponenten (z.B. Jukebox) so hinzugefügt, dass alte und neue Komponenten eine logische Einheit darstellen.

Standard

Nicht zwingend normiertes aber gebräuchliches und in zahlreichen Produkten
implementiertes Verfahren, das sich im Markt wie eine Norm auswirkt.

TWAIN

Treiberstandard, der es ermöglichen soll, Scanner verschiedener Hersteller mit sehr unterschiedlicher Software anzusprechen, um die gescannte Information (Bild) direkt an die aufrufende Anwendung zu übergeben.

Versionsmanagement

Unterschiedliche Versionen von Dokumenten, Programmen etc. werden verwaltet und konsistent gespeichert.

Volltextdatenbank

Datenbank, bei welcher der gesamte Text indiziert wird und somit eine Suche im gesamten Inhalt ermöglicht.

2.2 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement

In Unternehmen werden laufend Dokumente erzeugt, verwaltet und abgelegt
(Dokumentenzyklus). Der Dokumentenzyklus berührt eine Reihe von Gesetzen, Normen und Vorschriften.1 Bei rechtlichen Anforderungen ist der Dokumentinhalt entscheidend.

International wird die Übereinstimmung und Erfüllung von rechtlichen und
regulativen Vorgaben als Compliance bezeichnet.2

Compliance wird umgesetzt durch sichergestellte Revisionssicherheit, DMS- und BPM-Einsatz und eine laufende Kontrolle der fachlichen und technischen
Prozesse.

2.2.1 Revisionssichere Archivierung

Dokumente werden in elektronischen Archivsystemen revisionssicher aufbewahrt, falls die Anforderungen gemäß HGB (§§ 239, 257), AO (§§ 146, 147), GoBS und weiteren steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben erfüllt sind.3

Es gelten die Kriterien der Revisionssicherheit gemäß HGB-Vorschriften:

- Authentizität, Integrität, Ordnungsmäßigkeit,
- Datenschutz, Datensicherheit,
- Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation

Die Begriff Authentizität, Integrität, Ordnungsmäßigkeit werden zum besseren Verständnis erklärt:

Ein Dokument ist authentisch, wenn sein Ursprung rechtlich relevant ist
(Urkundencharakter des Dokuments). Es ist integer, wenn es unverändert und inhaltlich vollständig ist. Ordnungsmäßigkeit liegt vor, wenn Vorgänge und
Dokumentinhalte nachvollziehbar und Authentizität sowie Integrität gegeben sind.

Finanzbehörden dürfen seit 2002 gemäß § 147 Abs. 6 AO auf elektronische gespeicherte Unternehmensdaten zugreifen.1 Alle anfallenden Dokumente aus den Bereichen Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung müssen in einem revisions-sicheren Archivsystem vorgehalten werden. Die Finanzbehörden können per Software Dokumente analysieren und auf die Dokumentenformate Plaintext (ASCII), MS Excel, MS Access, dBASE, SAP/AIS sowie auf ODBC-fähige Datenbanken zugreifen. Für die elektronische Archivierung gelten die gleichen Voraussetzungen wie für die Papierform, falls die Schriftform nicht explizit vorgeschrieben ist.2
Gemäß § 126a BGB ist die elektronische Form von Dokumenten durch qualifi-zierte digitale Signatur mit der schriftlichen Form gleichgestellt.

Die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments ist festgelegt als der Aufbewahrungszeitraum ab Fristbeginn.3 Der Fristbeginn kann an einen Zeitpunkt bzw. ein Ereignis gekoppelt sein. Eine relevante Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist in der Praxis häufig schwer ermittelbar, weil Aufbewahrungsgründe nicht hinreichend
spezifiziert werden. Aufbewahrungsgründe sind innerbetriebliche Dokumentatonszwecke (z.B. Wartung/Instandhaltung), historische Belange (Basis für eine Unternehmenschronik), gesetzliche Gründe und Nachweise (gerichtlich verwertbares Beweismaterial).

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind oft schwierig zu ermitteln, weil sie an Sachverhalte (z.B. Nachweispflichten) geknüpft sind und nicht an bestimmte
Dokumenttypen. Eine Lösung ist die „ dokumentenbezogene “ und „ prozess-bezogene “Fristfindung, die den Dokumententypen die Fristen zuordnet. Dies ist auch die Basis für eine automatische Fristenüberwachung.

Dokumente, die als Beweismittel1 vor Gericht verwendet werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

Grundsätzlich müssen gespeicherte Dokumente auf Speichermedien jederzeit
reproduzierbar sein:

- Reproduktionen müssen die digitalisierte Kopie eines NCI -Dokumentes
unverändert und ohne Manipulation wiederherstellen
- Reproduktionen müssen inhaltlich die Originaldaten von CI -Dokumenten wiederherstellen

Urkunden sind als Beweismittel vor Gericht zugelassen. Der Urkundenbegriff
gemäß § 416 ZPO geht von der Vorlage des Originals in Papierform aus. Elektronische Dokumente mit einer qualifizierten elektronische Signatur können gemäß
§ 292 a, 371 als Beweismittel gebilligt werden. Eine Verfahrensdokumentation kann Gültigkeit nachweisen.

Ein wesentliches Beispiel für den betrieblichen Kontext ist die Prüfbarkeit von steuerrelevanten Daten (GDPdU).2 Gemäß GDPdU können Prüfer Zugriff auf digital gespeicherte Daten und eine (elektronische) Kopie der Daten erhalten.

2.2.2 Datenschutz

Dokumente werden vor unberechtigtem Zugriff und Verlust geschützt (siehe
Bundesdatenschutzgesetz).3 Die Speicherung personenbezogener Daten wird vom Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Wichtige Rechtsgrundlagen
liefern §§ 8, 28, 35 des BDSG.

Rechtsgrundlagen werden durch folgende Regelungen umgesetzt:

Eine betroffene Person kann bei falschen Daten die Korrektur, Sperrung,
Löschung bzw. Gegendarstellung verlangen. Fällt die Rechtsgrundlage weg oder ist sie nicht mehr gegeben, sind die Daten zu löschen (Regelung bei Personen).

Bei irreversiblen Speichermedien, z.B. WORM muss ein einzelnes Datum oder Dokument als gelöscht markierbar sein, z.B. durch Vernichtung der zugehörigen Metadaten. Die so markierten Daten dürfen nicht auf einen neuen Datenträger übertragen werden (Regelung bei Systemen).

Zugriffsberechtigungen müssen transparent, dokumentiert und nachvollziehbar sein. Datenträger müssen vor fremdem Zugriff geschützt aufbewahrt werden
(Regelung bei Datenzugriff).

2.2.3 Datensicherheit

Datensicherheit1 umfasst

- Zugriffsschutz,
- Zugangskontrolle und
- Schutz vor schädlichen Außeneinwirkungen, z.B. Feuer, Hochwasser.

Zielsetzung ist Datensicherheit im ganzen Unternehmen sicherzustellen. Alle Regelungen, Prozesse, Werkzeuge müssen ganzheitlich im Unternehmen betrachtet werden, um geeignete Maßnahmen zu finden.

Absolute technische Sicherheit kann nicht garantiert werden, weil der
wirtschaftliche Aufwand zu hoch wäre. Eine Verfahrensdokumentation2 sowie
mündliche/schriftliche Arbeitsanweisungen minimieren das Risiko der Manipulation von Daten.

Zusätzlich zur Verfahrensdokumentation ist eine Zertifizierung von Systemen und Lösungen3 sinnvoll, weil damit bestimmte Standards für Produkte und Dienstleistungen sichergestellt werden können.

2.3 Architektur DMS

IKS bestehen aus Komponenten und Schnittstellen. Die Komponenten sind
Anwendungssoftware, Dienste (z.B. Datensicherung), systemnahe Software und Hard-/Netware.1 Die Schnittstellen unterteilen sich in Daten- (Import-/Export,
Formate), Medien- (z.B. CD-ROM, DVD) und Benutzer-Schnittstelle (Software-Ergonomie). Das Raster für IKS wird auf ein DMS übertragen.
Es werden DMS-Komponenten und DMS-Schnittstellen unterschieden.

DMS-Komponenten

Anwendungssoftware betrifft die Software-Komponenten (Dokumente verarbeiten) und die Administration von Benutzern und System. Dienste umfassen Dokumentaktionen (Dokumente erfassen/verteilen, im-/exportieren, sichern/ablegen) und Aktivitäten protokollieren. Das DMS ist systemnahe Software, wenn es in das
Dateisystem des Betriebssystems integriert ist. Hard-/Netware ist ein Gesamtsystem von vernetzten, aber autonomen Rechnern nach dem Client-Server-Konzept mit Funktionstrennung. Die Systemarchitektur wird in Client- und Server-Ebene aufgeteilt. Die Client-Funktionen betreffen Manipulationen auf Dokumenten (erfassen, bearbeiten, speichern, recherchieren, anzeigen, etc.). Server-Funktionen umfassen die Volltextindizierung von Dokumenten, die Vorgangssteuerung und Wiedervorlage von Dokumenten, die langfristige und revisionssichere Archivierung von Dokumenten sowie die Benutzer- und Rechtverwaltung.

DMS-Schnittstellen

Die Daten-Schnittstelle wird im Kontext von Dateiimport/-export und Dateiformaten betrachtet. Die meisten DMS unterstützen die Dateiformate der MS Office Pakete, HTML (vor allem webbasierte DMS), XML, TIFF (bei eingescannten Dokumenten) und PDF (beim Im- und Export von Dokumenten).2

2.3.1 Aufbau und Einsatzbereiche

Ein DMS besteht aus Hard- und Software-Komponenten (Komponentenarchitektur). Wesentliche Software-Komponenten eines DMS sind Ein-/Ausgabe, Archivierung, Verwaltung und evtl. Workflow.1 Wesentliche Hardware-Komponenten eines DMS werden in server- und clientseitige Komponenten unterschieden.2

Serverseitige Komponenten sind DMS-Archivserver mit angeschlossenen Speichermedien (Plattenmatrix/Jukebox), Datenbankserver zur Verwaltung der Indizes (DMS-Index-Server) und DMS-Applikationsserver mit zugehöriger Benutzerverwaltung. Optional sind Fax-, Scann-, OCR- oder Web-Server möglich.

Clientseitige Komponenten sind Eingabe - (z.B. Workstation mit lokalem Scanner), Recherche - und Anzeigesysteme (z.B. Webbrowser) sowie Scanner-Station oder Drucker.

Ein DMS funktioniert nur optimal, wenn Software-Komponenten kombinierbar sind (Modulprinzip), das System Standard-Schnittstellen enthält und passgenau auf die Unternehmensbelange angepasst ist.3

Einsatzbereiche des Dokumentenmanagement

Die Einsatzbereiche des Dokumentenmanagement können eingeteilt werden nach Branchen, Bereichen der Organisation, Prozessunterstützung, Outsourcing, etc.

Die wesentlichen Branchen für DMS sind

- Industrie und Handel,
- Finanzdienstleister/Versicherungen und
- der öffentliche Bereich/sonstige Dienstleister.

Die einzelnen Branchen1 bieten für den DMS-Einsatz folgende Tätigkeitsfelder:

Industrie und Handel:

- Angebote erstellen,
- Aufträge abwickeln,
- technische Dokumentation und Patente

Finanzdienstleister:

- Wertpapiere verwalten,
- Kredite abwickeln,
- Immobilien und Pressearchiv verwalten

Öffentlicher Bereich:

- Anträge und Meldungen,
- Erlasse und Bescheide,
- Kataster-/Grundbücher und Patente

Sonstige Dienstleister:

- Patientenakten verwalten,
- Steuer-/Rechtsakten und Pressearchiv verwalten

Wesentliche branchenübergreifende Dokumente sind Personalakten, Verträge, Aufträge, Rechnungen, Zahlungsbelege, Projektberichte, Besprechungsprotokolle und Präsentationen.

2.3.2 Wesentliche Funktionsbereiche

Ein DMS realisiert die Funktionen der Ein-/Ausgabe, Ablage, Verwaltung und
Administration.1

Die Eingabe besteht aus dem Eingabemodul, dem Dokumenteneingang und der Indizierung von Dokumenten.2

Eingabemodule können realisiert sein als Direktarchivierung aus Fremdverfahren über Schnittstellen, manueller Archivierung per dialoggesteuerter Attributerfassung oder Host-Archivierung per COLD-Komponente.

Der Dokumenteneingang erfolgt über verschiedene Eingangswege. Dokumente gehen ein über Post-, Fax-, Emaileingang, Datenleitung (EDI, XML), PC- (z.B.
Office-Programme) und EDV-Anwendungen (z.B. FiBu). Dokumente werden manuell oder automatisch indiziert. NCI-Dokumente werden meistens manuell indiziert per Erfassungsmaske. Verfahren, die mit COLD, Volltext, EDI/EDIFACT, Barcode arbeiten, generieren automatisch Indizes aus vorhandenen Quellen.

Die Ablage 3 umfasst die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Die Verwaltung klassifiziert Dokumente und verarbeitet sie weiter, erstellt Konfigurationen und Stati von Dokumenten, repliziert und strukturiert Dokumente (Mappen oder Container).

Die Archivierung besteht aus Archivierungs- und Verwaltungsmodul (häufig
Jukebox), technischen Komponenten/Verfahren und der Archivadministration.
Der Zugriff auf das Archivierungs- und Verwaltungsmodul erfolgt nur über die Komponenten der Eingabe- und Ausgabemodule. Daten und Dokumente werden meistens per Jukebox-Verfahren archiviert (optische Archivierung). Die Dokumentenzugriffszeit kann durch optimierte Cacheeinstellung auf ein Minimum reduziert werden.

Die Ablage wird technisch durch schnelle Festplattensysteme und Cachespeicher realisiert. Meta-Datenbank und Archivierungsmodul werden gewöhnlich zur
Speicherung von Dokumenten verwendet. Relationale/netzwerkfähige Datenbanken, Volltext-/XML-Datenbanken sind auch möglich. Die Archivierung erfolgt mit Jukeboxen (mit WORM, MO- oder CD-ROM-Datenträger) und die Datensicherung per Spiegelung (RAID-Systeme).

Aufgaben der Archivsverwaltung und Ablage sind Jukeboxen/Caching einrichten und Medien/Datenbank verwalten.

Die Ausgabe 1 umfasst Funktionen der Recherche und Reproduktion. Die Recherche unterscheidet die Struktur- und die Volltextsuche. Die Struktursuche verwendet festgelegte Suchbegriffe (Klassifikation, Schlagwörter, Attribute). Bei der Volltextsuche wird der Inhalt des gesamten Dokuments nach Suchbegriffen abgesucht. Bei der Reproduktion werden Dokumente gedruckt, am Bildschirm angezeigt, mit passender Applikation gestartet, per Web-Client recherchiert, importiert, etc..

Administrationsaufgaben sind die Installation und Pflege von Benutzerein stellungen und Zugriffsberechtigungen, Komponentenanschlüssen und Schnittstellenintegrationen mit anderen Anwendungen sowie Backup und Recovery.

2.3.3 Schnittstellen und Umgebung

Die Schnittstellen 2 können mehreren Funktionsbereichen zugeordnet werden.
Die Erstellung / Erfassung erfolgt per TWAIN, Email-/Faxeingang, die Ablage per WebDAV, ODMA, ODBC, die Verteilung per PDF, Email-/Faxausgang und die
Benutzerverwaltung per LDAP, Active Directory (Microsoft), NDS (Novell), YP/NIS (Sun).

Erstellung / Erfassung:

NCI-Dokumente werden erfasst per TWAIN-Schnittstelle von Scannern,
Digitalkameras. Faxe und Emails können automatisch (per Anwendungs-
integration) vom DMS erfasst werden.

Ablage:

Dokumente können mit WebDAV per Intranet/Internet im Team erstellt und
bearbeitet werden. DMS-Datenbankzugriffe können applikations- und betriebssystemunabhängig per ODBC-Schnittstelle realisiert werden. Produkte von
Bürokommunikationssoftware können per ODMA in ein DMS integriert werden.

Verteilung:

PDF-Dokumente können einfach verteilt und verwendet werden, weil sie durch Verschlüsselung geschützt und nicht weiter modifiziert werden können.

Benutzerverwaltung:

LDAP ermöglicht den Zugriff auf bereits vorhandene Benutzergruppen in der
IT-Infrastruktur der Organisation. Die Verzeichnisdienste Active Directory
(Microsoft) und NDS (Novell) enthalten beide LDAP.

Umgebung von DMS

DM-Systeme können erweitert werden durch Komponenten, andockbare Systeme und Dokumentquellen.1

Ein DMS kann aus verschiedenen Komponenten aufgebaut sein je nach seinem Einsatzzweck. Komponenten sind z.B. OCR/ICR (zum Erfassen/Erkennen),
Viewer (zum Anzeigen), elektronische Signatur (zum Aufbereiten), Volltext-Retrieval/Text-Mining (spezielle Suchmethoden) und Datenbank-/ Archivsysteme (zum Speichern).

Datenbank- und Archivsysteme können die Dokumente langfristig speichern. Mit Volltext-Retrieval und Text-Mining können Dokumente nach bestimmten Kriterien recherchiert werden.

Ein DMS kann je nach Einsatzzweck mit verschiedenen kompatiblen Systemen kombiniert werden.

Wesentliche andockbare Systeme sind Workflowsysteme, Groupware/Work-groupsysteme, Standardsoftware (SAP R/3, Office-Suiten), Individualprogramme, Webanwendungen/Portale und Wissens-/Content-Management-Systeme.

Als Dokumentquellen können Dokumente angesehen werden, die z.B. per COLD dem DMS bereitgestellt werden.

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