Konzeption eines Dokumentenmanagementsystems durch Einführung von Workflow- und Groupware in einem mittelständischen Unternehmen unter Berücksichtigung bestehender Hard- und Softwaresysteme

Inhaltsangabe

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1.0 Einleitung
1.1 Ausgangslage und Problemstellung
1.2 Motivation
1.3 Zielsetzung
1.4 Lösungsansatzrahmen für ein mittelständisches Unternehmen
1.5 Fazit
1.6 Aufbau der Arbeit

2.0 Abgrenzung und Integration bestehender Ansätze
2.1 Historische Hintergründe zu der Entwicklung von Unternehmensorganisationen und der Datenverarbeitung
2.1.1 Entwicklung der Datenverarbeitung
2.1.2 Bedeutung für die Arbeitsorganisation und Arbeitsprozesse
2.1.3 Zusammenhang zwischen Organisationsentwicklung und Softwareentwicklung..
2.1.4 Ergebnis
2.2 Allgemeine Konzeption zur Optimierung von komplexen Geschäftsprozessen und Abläufen im mittelständischen Unternehmen
2.2.1 Allgemein konzeptionelle Betrachtung
2.2.2 Anforderung an das DMS
2.2.3 Kostenanalyse
2.3 Prozeßmanagement im mittelständischen Unternehmen
2.3.1 Allgemeiner Basisansatz...
2.3.2 Ansatzmethoden für das Prozeßmanagement im mittelständischen Unternehmen..
2.4 Vorgehensweise zur Modellierung der Geschäftsprozesse im mittelständischen Unternehmen
2.4.1 Zielstellung
2.4.2 Vorbereitung..
2.4.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Prozesse
2.4.4 Schnittstellen und Schwachstellen der Ablauf- und Aufbauorganisation
2.4.5 Soll-Modellierung..
2.4.6 Modellierung eines logischen Datenmodells
2.4.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell
2.4.8 Erstellung des Dokumentenlayout
2.4.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows im Geschäftsprozeß
2.5 Workflowsysteme
2.5.1 Allgemeine Beschreibung des Workflowsystems
2.5.2 Workflowreferenzmodell.
2.5.3 Die Einführung eines WFMS
2.6 Workflowabläufe in den Geschäftsprozessen
2.7 Elektronische Dokumente im Workflowsystem
2.8 Die Ergonomie der Workflow basierten Systeme
2.8.1 Software-Ergonomie.
2.8.2 Berechnung der Elemente zur Ergonomie

3.0 Szenario zum Prozeßmanagement und Workflow-basierten
3.1 Ausgangslage
3.2 Vorbereitung der Dokumenten-Management Prozeßmodellierung
3.2.1 Zielstellung
3.2.2 Vorbereitung der Prozeßmodellierung
3.2.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Systeme und Kenntnisse
3.2.3.1 Technische Ist-Erfassung
3.2.4 Identifizierung von Schwachstellen des bisherigen Dokumentenablaufes.
3.2.4.1 Schnittstellen der Ablauf und Aufbauorganisation
3.2.5 Sollmodellierung
3.2.6 Modellierung eines logischen Datenmodells für den Workflowprozeß.
3.2.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell
3.2.8 Erstellung des Dokumentenlayout
3.2.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows

4.0 Konzeption für die praktische Ansatzweise
4.1 Vorgehensweise zur Modellierung eines Diskurses
4.1.1 Ist-Erfassung für den ganzheitlichen Geschäftsprozeß
4.1.2 Ist-Erfassung Dokumenten-Workflow-Diskurs
4.1.3 Identifizierung und Bewertung der Ist-Erfassung in den Schnittstellen und Schwachstellen ganzheitlicher Prozeß
4.1.4 Identifizierung und Bewertung von Schnittstellen und Schwachstellen Dokumenten-Workflow...
4.1.5 Sollmodellierung ganzheitlicher Prozeß
4.1.6 Soll-Modellierung Dokumenten-Workflow-Diskurs
4.1.7 Simulation des modellierten Dokumenten- Workflows
4.1.8 Prototyping des ganzheitlichen Geschäftsprozeßablaufes
4.2 Allgemeine Soll-Betrachtung
4.3 Allgemeines Dokumentenmanagement

5.0 Ausblick und Ergebnisbewertung

Literaturverzeichnis

Eidesstattliche Erklärung

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Geschichte der Anwendungsentwicklung,

Abb. 2: Geschäftsprozess vs. Workflow

Abb. 3: WfMC Workflow Referenz Modell

Abb. 4: Life-Cycle-Modell

Abb. 5: Workflow-Management-Regelkreis

Abb. 6 : Funktionale Gliederung des Unternehmens

Abb. 7: Daten als Quelle von Informationen

Abb. 8 : Elemente USE-CASE-Diagram

Abb. 9 : Vorgangsknoten

Abb. 10: Entitätsmenge und Attribute

Abb. 11: Geschäftsprozeßübersicht Teilprozeßketten

Abb. 12: Ereignisgesteuerte Prozeßkette allgemein

Abb. 13 : Attribute und Entitätsmenge

Abb. 14 : USE-CASE-Diagram Ist-Erfassung Azubi Verwaltung ganzheitlicher Process

Abb. 15: Vorgangsauschnitt Progressiv

Abb. 16: EPK für Vorgang

Abb. 17: Detaillierte EPK zu Vorgang

Abb. 18: IST-Bestelldokument

Abb. 19: USE-CASE-Diagram Soll-Modell Azubi Verwaltung ganzheitlicher Prozeß

Abb. 20: Urlaubsdokument des Auszubildenen

Abb. 21: Urlaubsdokument Ausbilder

Abb. 22: Soll-Bestelldokument Schaltflächen

Abb. 23 : alphabetische Ordnung

Abb. 24 : numerisch-alphabetische Sortierung

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Mitarbeiter Umfrage

Tabelle 2: Mitarbeiter Umfrage Software

Tabelle 3: Mitarbeiter Bearbeitungszeit

Tabelle 4: Administrative Kosten

Tabelle 5: Berechnungsbeispiel für

Tabelle 6: Charakteristika des kontinuierlichen Prozessmanagements und des Business Process Reengineering

Tabelle 7: Vergleich Produkt und Anwendung

Tabelle 8: Hardware Komponenten und Mindestanforderung

1.0 Einleitung

Ziel der Arbeit ist die genauere Untersuchung der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) anhand eines konkreten Szenarios. Die Untersuchung soll aufzeigen, welche Faktoren in Unternehmen die Einführung eines DMS bedingen können, welche strategischen, technologischen und führungsmäßigen Erwägungen Konzeption und Einführung der Systemlösung bestimmen.

In der Literatur finden sich hierzu zahlreiche theoretische Konzepte und Anwendungsbeispiele. Die Praxis zeigt jedoch häufig, daß die Situationen im Unternehmen bereits stark festgefahren sein kann, und somit umfassendere Konzepte, d.h. Konzepte, die Ansätze auf verschiedenen Ebenen (Technik, Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterführung) verfolgen, benötigt werden.

Die vorliegende Arbeit wird daher einen Ansatz anhand eines besonderen Szenarios erarbeiten.

1.1 Ausgangslage und Problemstellung

Primäres Szenario:

Das Unternehmen „Pikosoft“ ist mit 95 Mitarbeitern ein lokales mittelständisches Unternehmen für den Vertrieb von Softwareprodukten renommierter Softwarefirmen. Das Unternehmen vertreibt diese Produkte hauptsächlich über ein Internetportal. Die Abteilungen sind funktional und teilweise stark autonom ausgerichtet. Das begründet sich u. a. auf die verschieden Geschäftsabläufe wie .z. b. Vertrieb, Kundendienst, Rechnungswesen (Buchhaltung), Archivierung (Lager). Die Archivierung der Produkte ist aufgrund der verschiedenen Softwaresysteme autonom ausgerichtet. Der Mitarbeiterstamm besteht aus Sachbearbeiter(Facharbeiter), Technikern und Ingenieure.

Seit 2 Jahren betreut das Unternehmen ca. 15 Auszubildenden im Rahmen einer überbetrieblichen Ausbildungsstätte. Die Auszubildenden sollen helfen den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Für diese Aufgabe wird ein hauptamtlicher Ausbilder für die Koordination bestimmt.

Für die technische Betreuung wurde ein hauptamtlicher Administrator bestimmt.

Im weiteren Verlauf wird festgestellt, daß die Administration des Systems immer aufwendiger wird. Die schwierigen Organisationsstrukturen des Unternehmens und der Dokumentenabläufe werden problematischer.

Das E-Mailsystem zeigt gerade bei wichtigen Entscheidungsträgern im Unternehmen eine sehr hohe Auslastung. Die zu verarbeitende Dokumentenmenge hat sogar noch zugenommen.

Die angesetzten Kostenberechnungen ergeben, daß die erwartenden Kosteneinsparungen von der Systemverwaltung aufgebraucht werden.

Das Unternehmen verfügt bereits über ein ausbaufähiges Windows Client-Serversystem.

Das große Ziel - das gewünschte Dokument zur richtigen Zeit, am richtigen Ort bereitzustellen und das in kürzester Zeit, wurde nur teilweise erreicht. Die Mitarbeiter lehnen das Verwaltungssystem zunehmend ab.

1.2 Motivation

Es soll nun ein Weg gefunden werden, die Dokumentenverwaltung in ein Dokumentenmanagement-System zu transferieren. Dies ist vor allen dann notwendig, wenn mehrere Mitarbeiter zusammenarbeiten die auf verschiedene Büros oder gar Standorte verteilt sind. Es ist dabei notwendig, gängige Hardware und Software Standards in Verbindung mit einer optimalen Ergonomie zu bringen. Die Mitarbeiter sollen das Dokumenten-System richtig annehmen und anwenden können.

Die Organisation und Verwaltung von betrieblichen Dokumenten stellt immer wieder eine Herausforderung dar. Die Einbettung elektronischer Dokumente in ein Dokumentenmanagementsystem zeigt fallweise die Anzeichen der Software-Krise 80er Jahre (Zöller-Greer, 2003. S.1-3).

1.3 Zielsetzung

Zu Erarbeitung eines angemessenen Konzepts sollen Methoden der Geschäftsprozeßmodellierung herangezogen und am praktischen Beispieldiskurs erarbeitet werden.

Faktisch soll für das Unternehmen und dem Mitarbeiter erreicht werden das:

- die richtigen Dokumente,
- am richtigen Ort,
- zur richtigen Zeit,

dem richtigen Mitarbeiter in kürzester zur Verfügung stehen.

In einer Zeit hochentwickelter Informationstechnologie^[1] muß dieses Problem hinreichend lösbar sein. Speziell für ein mittelständiges Unternehmen kann das am Markt überlebenswichtig sein, wie das eingangs aufgeführte Szenario zeigt. Im Vordergrund steht in dieser Arbeit die in vielen Ansätzen vernachlässigte Interaktion zwischen Mensch und IT-Technologie^[2].

1.4 Lösungsansatzrahmen für ein mittelständisches Unternehmen

Für ein mittelständisches Unternehmen stellt sich die Frage in welcher Dimension die Konzeption eines DMS eingeordnet werden muß. In der Literatur findet man zahlreiche Fachthemen die ein sehr detailliertes und breites Feld zu diesem Themenbereich beschreiben. Im gegenwärtigem Zeitpunkt, haben große zum teil global agierende Unternehmen mit modernen IT-Technologien leistungsstarke Datenverarbeitungsnetze aufgebaut. Internet/Intranet, E-Mail, und Datenbanken gehören fast zur Grundausstattung in einem Unternehmen.

Für ein mittelständisches Unternehmen stellt sich nun die Frage, warum diese Gruppe von Unternehmen oftmals Schwierigkeiten haben diese Lösungen aufzugreifen. Die Gründe dafür können sein:

1. Anschaffungskosten,
2. Schwierigkeiten bei der Abbildung der Geschäftsprozesse in eine IT-Lösung,
3. mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter und Kunden im Unternehmen sowohl bei Einführung und später bei Bedienung eines Systems,
4. komplizierte Steuerungsfunktionen der Software.

Für die 4 genannten Gründe können folgende Ausführungen gelten:

Mit der Einführung des PC’s wurde ein fundamentaler Schritt in der Datenverarbeitungstechnologie realisiert. Der PC erreichten bis jetzt eine sehr hohe Leistungsfähigkeit vor allem in Bezug auf die Netzwerkfähigkeit. Für mittelständische Unternehmen stellt dies eine preiswerte alternative gegenüber Großrechneranlagen dar. Mit dem Einsatz von PC’s wurde die Büroarbeit zum einem wesentlich funktional verbessert. Zum anderen entstehen neue Kosten für die Wartung der PC Systeme.

Große zum teil global agierende Unternehmen haben bewiesen, das komplexe Geschäftsvorfälle durch den Wandel zur prozeßorientierten Organisationsgestaltung, IT-technisch gelöst werden können. Renommierte Softwarefirmen bieten Komplett-Lösungen für Hard und Software an. Für den PC gibt es ein breites Angebot an hochfunktionale Hardware und Software, auch preiswerten Sektor.

Die mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter an den neuen IT-Lösungen mußte auch in großen Unternehmen überwunden werden. Um das zu leisten wurde im Vorfeld die Unternehmensorganisation, im Besonderen die Mitarbeiter, auf die neuen Herausforderungen vorbereitet. Mit Hilfe von Schulungsprogrammen wurde ein erster wichtiger Schritt geleistet. Renommierte Softwarefirmen bieten des weiteren Webbasierte und PC basierte E-Learning-Programme an, die individuell genutzt werden können.

Mit entsprechender Qualifizierung der Mitarbeiter kann das notwendige Verständnis an den Softwarelösungen entwickelt werden. Dennoch kann die Kostenfrage für diese Lernsysteme ein erheblicher Faktor sein. Diese Kosten werden bei Anschaffung von Computersystemen oft nicht berücksichtigt oder unterschätzt.

In Bezug auf die Bedienbarkeit von der notwendigen Software muß von der universellen Verwendbarkeit der Software und deren funktionellen Leistungsfähigkeit ausgegangen werden. Viele Standard Softwareprodukte bieten bereits programmiertechnische Optionen an, die angewendet werden können, um die Softwareergonomie zu verbessern. Für die Unternehmen interne Dokumentenworkflow - Steuerung können programmiertechnische Lösungen in die Anwendungen integriert werden, die mit einer ergonomischen Gestaltung der Interaktionsflächen einhergehen. Es kann hier

von einer hinreichenden Leistungsfähigkeit der Standardsoftware, für ein mittelständisches Unternehmen, ausgegangen werden.

1.5 Fazit

Bereits aus dieser Sichtweise liegt die Schlußfolgerung nahe, daß die Schwierigkeiten im mittelständischen Unternehmen selbst zu finden sind. Es muß genau untersucht werden, ob die Geschäftsprozesse und deren Abläufe im mittelständischen Unternehmen ganzheitlich erfaßt sind.

Die mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter an den neuen IT-Lösungen liegt u. a. daran das noch immer viele Mitarbeiter die Grundfunktionen der verwendeten Software nicht richtig bedienen können oder nicht kennen oder diese nicht auf ergonomisch-intuitivem Wege zugänglich sind.

Entwickler und Unternehmen machen sich bis heute oft zu wenige Gedanken über die Eigenarten von Denk- und Arbeitsweisen von Mitarbeitern, die sich auf Software-unterstützte Prozesse umstellen sollen. Sicher kann und sollte man durch Schulung Unarten und Umständlichkeiten in den Arbeitsweisen vermeiden. Doch auch die Software muß sich an kanonische Denk- und Arbeitsweisen des Mitarbeiters anpassen und muß diese unterstützen. Der Mensch ist nicht eine Sub-Routine der Software, sondern bleibt Mensch – mit seinen typisch menschlichen Verhaltensweisen.

Es ist daher Aufgabe des Unternehmens, die Arbeitsweise seiner Mitarbeiter in den spezifischen, durch Software unterstützbaren Diskursen sorgfältig zu analysieren und bei Einkauf oder Beauftragung von Software-Lösungen zu berücksichtigen.

Die Büroarbeit wird sonst, wie viele Beispiele belegen, eher komplizierter als einfacher. Eine effektive wie effiziente Büroarbeit und Verwaltung, unter Beachtung ergonomischer Aspekte, kann dann höchstens teilweise erreicht werden.

Die Orientierung von Unternehmen an der effizienten und effektiven Ausführung der Geschäftlichen Einzelfunktionen hat in den vergangenen Jahrzehnten zur lokalen Optimierung und Perfektionierung von Funktionsbereichen geführt. Diese Entwicklung wurde in vielen großen Unternehmen in eine prozeßorientierte Unternehmensgestaltung umgewandelt.

In dieser Arbeit wird aus dieser bereits erfolgreichen Entwicklung ein Konzept entwickelt, das stark vereinfacht auf ein mittelständisches Unternehmen angewendet werden kann. Fundamental wird der Umbruch von der Funktions- zur Prozeßorientierung verfolgt. Auf Grund der nicht zu vernachlässigen Kostenfrage und der durchaus kritischen Komplexität der Geschäftsprozesse im mittelständischen Unternehmen, kann hier keine allumfassende detaillierte Beschreibung aller Möglichkeiten des Prozeßmanagement und der IT-Technologie geleistet werden.

Es werden 2 Methoden aus der Geschäftsprozeßmodellierung vorgestellt die genau das leisten sollen. Diese Methoden sind:

1. Reengineering und
2. Kontinuierliche Verbesserung

Schwerpunkt bildet das Reengineering als ganzheitlicher Ansatz für die Konzeption eines Dokumentenmanagementssystems. Auf die 2. Methode wird im Rahmen eines Web-basierten Dokumentes ergänzend Bezug genommen.

1.6 Aufbau der Arbeit

In Kapitel 2 wird im Rahmen eines mittelständischen Unternehmens ein Vorgehensmodell für ein Konzept zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems vorgestellt und angrenzende Thermenbereiche aufgriffen.

Dabei wird die Entwicklungsgeschichte der Unternehmensorganisation und der IT-Technologie eine historische Rolle einnehmen.

Vorrangig wird aus der Geschäftsprozeßmodellierung bereits bekannte Ansatz des Reengineering und nachfolgend der Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung fokussiert.

Weiterhin wird neben dem primären Ansatz der Geschäftsprozeßmodellierung der sekundäre Ansatz der Workflowmodellierung untersucht. Der Workflow als Bestandteil der Geschäftsprozesse wird zur Optimierung der Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Reengineering betrachtet.

Mit der Softwareentwicklung wird die ergonomische Gestaltung der Interaktion zwischen Mensch und Anwendung dabei in den Vordergrund gestellt.

Die Gesamtheit der Thematik wird zu einem ganzheitlichen Konzept entwickelt.

In Kapitel 3 werden die in Kapitel 2 vorgestellten Komponenten des Vorgehensmodells zur Konzeption eines Dokumentenmanagementsystems durch Einführung von Workflow und Groupware in einem mittelständischen Unternehmen am Beispiel des Unternehmens „Pikosoft“ angewendet.

Aus dem eingangs dargestellten primären Szenario wird jetzt ein beispielhaftes sekundäres Szenario zur Selektierung und Optimierung von relevanten Dokumentengeschäftsprozessen entwickelt. Zur Visualisierung von Geschäftsprozeß und Workflow wird das USE-CASE-DIAGRAMM angewendet.

Das Ziel dieses Kapitels ist es, relevante Geschäftsprozesse mit Hilfe von Modellen zu identifizieren und zu optimieren. Daraus wird einander aufbauend ein konkretes Konzept zur Realisierung eines DMS modelliert. Die Modelle sind aus der Fachliteratur entnommen und werden hier Beispielhaft angewendet. Die Beschreibung der angewendeten Modelle und deren Elemente beziehen sich direkt auf das eingangs angeführte Szenario bzw. spezieller auf das sekundäre Szenario. Für eine weitere detaillierte Beschreibung von Elementen muß in diesem Rahmen jeweils auf die Fachliteratur verwiesen werden.

Speziell werden folgende Dokumente im Szenario in Kapitel 3 beispielhaft selektiert:

- die Dokumentation der Urlaubverwaltung,
- Dokumentation der Verwaltung der Mitarbeiter,
- Dokumentation der Verwaltung der Azubis,
- Dokumentation der Verwaltung der Vertriebsabteilung in Bezug auf Mitarbeiter und Azubis,
- Dokumentation der Verwaltung der Vertriebsabteilung in Bezug auf die Verwaltung der Kunden-Bestellungen.

Die hier fokussierten Umstände bezüglich der Mitarbeiterakzeptanz bzw. Kundenakzeptanz und Effizienz sind in diesen Beispielen enthalten.

In Kapitel 4 wird auf Grundlage des in Kapitel zwei beschriebenen Konzeptes und dem beschriebenen Szenario ein beispielhafter Diskursausschnitt mit Hilfe der vorgestellten Modelle und in Bezug auf die Gruppenarbeit im mittelständischen Unternehmen modelliert. Die Interaktion zwischen Anwender (Benutzer) und der Anwendung (Software) wird abgegrenzt für ein Dokumentenmanagementsystem entworfen.

Dieser Dokumenten-Workflow wird dann weiter in ein logisches- und physisches Datenmodell überführt. Die Wahl dieses Diskursausschnittes soll typische Probleme in der Selektierung und Bewertung der vorhandenen Dokumente aufgreifen. Das relevante Dokument wird in Anlehnung eines „vorerst“ vereinfachten Datenbankmodells eindeutig^[3] erfaßt und mit spezifischen Attributen^[4] als Ganzes^[5] transferiert. Neben der Erfassung Der Dokumente und deren Informationen in einer zunächst vereinfachten Datenbank werden Grundzüge der erforderlichen Eingabemasken und der Zweckmäßigen Ausgabemasken aufgegriffen.

Speziell wird für den Diskursausschnitt ein beispielhaftes Dokument:

- Die Urlaubsverwaltung als Teil der allgemeinen Verwaltung der Auszubildenden.

ausgewählt.

Aus dem Szenario in Kapitel 3 wird der beispielhafte Diskursausschnitt in Form eines gesamtheitlichen USE-CASE-Diagrams für die IST-Modellierung und danach in der Soll-Modellierung dargelegt. Als praktischer Diskursausschnitt wird die Soll-Modellierung in MS-Access® umgesetzt. Mit diesem Softwaretool kann ein Testszenario schnell und flexibel umgesetzt und erprobt werden. In Bezug auf die technische Realisierung wird hier das Betriebssystem Windows verwendet. Das Softwaretool ACCESS ist Bestandteil des Softwarepaketes Microsoft-Office und steht somit im direkten Zusammenhang.

Die ergonomische Sichtweise auf das Urlaubsdokument steht weiterhin im Vordergrund. Das DMS basiert auf der relationalen Datenbank MS-Access®. Softwaretechnische notwendige Details werden in diesem Zusammenhang beschrieben. Eine gesamte und methodisch vollständige Software-Entwicklung für ein DMS auf Grundlage einer Access-Datenbank in Verbindung mit einem SQL-Server wird hier nicht dargelegt. Da es in dieser Arbeit nicht primär um die Entwicklung eine spezifischen DMS geht, sondern um die hier fokussierten Umstände bezüglich Mitarbeiterakzeptanz und Effizienz.

Aufgrund der enormen Wichtigkeit von Webbasierten Systemen wird auf das

- Dokument der Online-Kunden-Bestellungen,

näher eingegangen. Auch hier gilt primär die Mitarbeiterakzeptanz bzw. Kundenakzeptanz und den damit verbunden Problemen im Dokumentenmanagement.

Die 2. Methode, Kontinuierliche Verbesserung, aus der Geschäftsprozeßmodellierung wird hier als ergänzendes Beispiel angewendet. Das Bestelldokument wird als IST- und SOLL-Modellierung dargestellt. Der Fokus liegt eindeutig auf der ergonomischen Bedienbarkeit der Bestelldokuments. Es gilt zu beachten, daß die hier beschriebene Problematik im Zusammenhang mit dem beschriebenen Szenarium aus Kapitel drei steht. Es soll die Wichtigkeit einer ganzheitlichen Sichtweise auf die Problematik des DMS hervorgehoben werden. Somit kann dieses Beispiel in die in Kapitel 2 vorgestellte Konzeption eines Vorgehensmodells eingegliedert werden.

2.0 Abgrenzung und Integration bestehender Ansätze

Auf Grundlagen nutzbarer bestehender System (Hardware und Software) im Blickfeld der Ergonomie wird hier in Bezug der anfallenden Kosten direkt aufgesetzt. Die Betrachtungsweise liegt so in den Interaktionen zwischen Mensch und Technik im arbeitsteiligen Leistungsprozeß bzw. Verwaltungsprozeß.

Grundlegend wird von notwendigen bestehenden Systemen ausgegangen, die ggf. optimiert werden müssen.

Prinzipiell gelten folgende Abgrenzungen:

- Der heutige Grundstandard an Hard- und Software kann diese Herausforderung prinzipiell hinreichend und Kosteneffizient leisten.
- Das DMS kann auf Grundlage eines Client-Serversystems (Windows) aufgebaut werden.

Softwaretechnisch wird das DMS auf Grundlage der Basissoftware wie Microsoft Access realisiert. Das Microsoft Office Paket Professional bietet ein optimales Preis-Leistungsverhältnis.

In der Geschäftsprozeßmodellierung werden folgende Ansatzmethoden als Kernpunkte angesetzt:

a) Reengineering
b) Kontinuierliche Verbesserung.

Die Komponenten, Geschäftsprozeßmodellierung, integrierter Workflow und DMS werden im Rahmen der Softwareentwicklung in der ergonomischen Interaktion zwischen Anwender und Anwendung in einer allgemeinen Konzeption vorgestellt. Dazu ist es notwendig auf die Komponenten Geschäftsprozeßmodellierung, der Workflowmanagementsysteme und der Datenbankmanagementsysteme einzugehen. Die Umsetzung eines DMS baut darauf auf. Da die elektronische Verarbeitung der Dokumente mit den darin enthaltenen Informationen die Kernaufgabe bildet, wird ein Bezug zur technischen Realisierung hergestellt. Für die Realisierung eines DMS werden notwendige Komponenten für eine Softwareentwicklung aufgegriffen. Ergonomische Aspekte werden im abgegrenzten Ordnungsrahmen in der Interaktion zwischen Anwendung und Anwender dargestellt.

Der zu untersuchende Dokumentenablauf im Unternehmen zur Unterstützung der Geschäftsprozeßabläufe wird als Workflowmodell vereinfacht und dennoch ganzheitlich umrissen. Die relevanten Informationen werden mit Hilfe von elektronischen Dokumenten (Formularen) dem Anwender zur Verfügung gestellt.

Im Ergebnis des zu erreichenden Unternehmensziels soll eine Optimierung der Dokumenten-Geschäftsprozesse mit Hilfe von Dokumenten-Workflowsystemen und mit Hilfe des Reengineering erreicht werden.

Im Besonderen wird bei der Softwareentwicklung die Schnittstelle zwischen Anwender und Anwendung in einer ergonomischen Sichtweise auf Grundlage einer „kontinuierlichen Verbesserung“ untersucht.

2.1 Historische Hintergründe zu der Entwicklung von Unternehmensorganisationen und der Datenverarbeitung

Für die Lösung des Problems der zum Teil stark fest gefahrenen Strukturen im Unternehmen wird zunächst eine Analyse der Entwicklungsgeschichte durchgeführt. Dazu werden die verschiedenen Entwicklungsbereiche der Unternehmensverwaltung, der Büroarbeit und der Datenverarbeitung, näher

untersucht. Daraufhin werden die Bedeutung und relevante Zusammenhänge herausgestellt und als Ergebnis bewertet. Aus dieser Ansatzsichtweise heraus wird die Konzeption zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystem entwickelt.

2.1.1 Entwicklung der Datenverarbeitung

Die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten mit den darin enthaltenen Informationen nimmt im industrialisierten Arbeitsprozeß seit je her eine Grundlegende Rolle ein. Der Austausch von Informationen zwischen Mensch zu Mensch und Mensch zu Maschine hat sich im Zuge der Automatisierung immer weiter entwickelt. Die Interaktion zwischen Mensch und Maschine wurde Funktional fokussiert. Die Datenverarbeitung wurde im Zuge der sich entwickelnden Datenverarbeitungstechnik in Hard- und Software getrennt. Aus der Datenverarbeitung entstand Software für Informationssysteme. Mit Software-Programmen konnten monolithische Anwenderprogramme funktionale Aufgaben erfüllen. So entstanden monolithische Architekturen. Vor allem in den Produktionsabläufen werden stark funktionsorientierte Systeme eingesetzt. Diese sind zwar effizient aber oft nicht flexibel anpaßbar. In den 70ziger Jahren entstanden Datenbanken für eine zentrale Datenverarbeitung. Mit der Weiterentwicklung entstanden in den 80ziger Jahren Benutzerschnittstellen für den Datenaustausch zwischen den Applikationen. Mit dem Einsatz von Personalcomputern wurde ein weiterer Schritt für die individuelle Datenverarbeitung auf Grundlage von Datenbankentwicklungen gemacht. Bis Ende der neunziger Jahre haben sich relationale Datenbanken etabliert. Unter Verwendung eines Client-Server-Prinzip entstanden vernetzte Datenbanksysteme mit einem zentralen Server und Unternehmensweit verteilte Clienten. Bis zur jetzigen Zeit, wurden darauf aufbauend, Softwareprodukte entwickelt, um Daten zwischen den Applikationen austauschen zu können. Es wurden weitere Systeme zum Austausch elektronischer Informationen entwickelt die in eine workflow-basierte Lösung^[6] (Müller, 2005.S.14) integriert sind. Zu diesen Systemen zählen u. a. das Dokumenten-Management-System (DMS) und Groupware-Applikationen.

Es erfolgte die Ausgliederung der Ablaufsteuerung aus diesen Workflowsystemen durch Unterstützung mit einem Workflowmanagementsystem (WFMS).

Das Ziel ist nun:

- Elektronische Dokumente mit seinen Informationen in einem Workflow ablaufen zu lassen.
- Die Eingabe, Ausgabe, Weiterleitung der Informationen und des gesamten Dokumentes in benutzergerechte Anwendungen ergonomisch zu gestalten.
- Wobei der manuelle Steuerungsaufwand dieses Ablaufes so gering wie möglich wird.

Das elektronische Dokument als ergonomische Anwendung mit optimal angepaßten Steuerelementen soll erreicht werden.

Ein Ansatz der Taylorisierung dieser Anwendungen soll in dieser Arbeit untersucht werden.

Taylorisierung:

Das wesentlichste Merkmal dieses entwickelten Produktionssystems ist die Aufteilung der Arbeit in kleinste Einheiten^[7]. Als Grundlage dieser Aufteilung bildeten die von Taylor durchgeführten Zeit- und Bewegungsstudien aller betrieblichen Tätigkeiten und Abläufe. Das Ziel war, das die Arbeiter ohne oder mit geringen Kenntnissen diese Arbeiten erfolgreich und in kurzer Zeit durchführen konnten. Dieses Ziel wurde auch erreicht. Zudem war eine Standardisierung der Werkzeuge und Arbeitseinheiten entsprechend einer Maschinenordnung in der Organisation eine wesentliche Voraussetzung^[8].

Papierdokumente blieben aber bis zur heutigen Zeit ein wesentlicher Bestandteil der Büro- und Verwaltungsabteilungen. Genehmigungsverfahren mit z. b. vielen Unterschriften waren im Papierformat fest etabliert. Historische Dokumenten-Abläufe in Form von Papierdokumenten bilden weiterhin Schnittstellen, einhergehend mit Medienbrüchen. Eine wirkliche Rationalisierung der Büroarbeit ist bis jetzt nicht erreicht worden.

2.1.2 Bedeutung für die Arbeitsorganisation und Arbeitsprozesse

Für die Arbeitsorganisation und Arbeitsprozesse in einem Unternehmen hatte diese Entwicklung eine Grundlegende Bedeutung. Mit einhergehen der Software- und Hardwareentwicklung entstand die Geschäftsprozeßmodellierung. In den Anfängen der Softwareentwicklung entstanden Anwendungen zur Abbildung der Geschäftsprozesse. Es stellten sich zahlreiche Schwierigkeiten heraus, so daß man von einer Softwarekrise sprechen konnte.

Hier können folgende Hauptprobleme genannt werden:

- „Die ausgelieferte Software ist fehlerhaft, zuweilen sogar unbrauchbar,“
- „die Software entspricht nicht den Erwartungen der Anwender“^[9],
- kostenintensive Nacharbeit.

Die Ursachen für diese Probleme sind unterschiedlich.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist die IT-Technik funktional soweit entwickelt, daß es möglich ist neue Konzepte zu finden, um die Geschäftsprozesse ergonomisch abbilden zu können.

Mit der Ausrichtung der Unternehmerischen Geschäftsprozesse in eine interne und externe Kundenorientierung wurde auch eine richtungsweisende Anforderung an die Softwareergonomie definiert.

Die Verwaltung von Dokumenten und der darin enthaltenen Informationen erreichte eine neue Dimension.

2.1.3 Zusammenhang zwischen Organisations- entwicklung und Softwareentwicklung

Es wird jetzt ein Zusammenhang zwischen der Unternehmerischen Organisationsentwicklung und der Abbildung von Geschäftsprozessen in der Softwareentwicklung hergestellt. Daraus wird ein Konzept entwickelt werden, wie ein optimales Dokumentenmanagementsystem basierend auf ein Workflowsystem in einer mittelständischen Unternehmerischen Organisation modelliert werden kann.

Es wurde festgestellt das bei der Entwickelung dieser Software Probleme aufweist. Diese sind:

- die Software ist fehlerhaft, teilweise sogar unbrauchbar,
- die Software entspricht nicht den Erwartungen der Anwender,
- kostenintensive Nacharbeit ist notwendig.

Die Ursachen die hier betrachtet werden sollen, liegen in der zu komplexen Unternehmensstruktur mit seinen vielen Schnittstellen und hierarchischen Kompetenzen.

Oftmals werden Unternehmen durch einzelne Personen gegründet. Durch die Expansion des bisher kleinen Unternehmens nimmt die Anzahl der Abteilungen mit Ihren Funktionen und deren Schnittstellen zu. Mit der ansteigenden Anzahl der Mitarbeiter wird der Verwaltungsaufwand umfangreicher. Die bis zum jetzigen Zeitpunkt hochentwickelte Informationstechnologie und deren Anwendungen sind sehr Komplex aber auch Leistungsfähig. Die Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen im Unternehmen besitzen u. a. entsprechend ihrer Arbeitsaufgaben einen zum Teil unterschiedlichen hohen Kenntnisstand in Bezug auf die Informationstechnologie und deren Anwendungen.

Auch Unternehmensinterne oder ggf. externe Schulungen können nicht immer den unterschiedlichen Entwicklungsstand im Unternehmen und zur Informationstechnologie und deren Software-Anwendungen überbrücken.

Dies hat zur Folge das Mitarbeiter oder auch ganze Mitarbeitergruppen dem System sehr kritisch gegenüberstehen oder gar ablehnen.

Während einige große, zum Teil globale, Unternehmen sich aus dem Mittelstand heraus weiterentwickelt haben, verbleiben viele mittelständische Unternehmen in diesem komplexen und kritischen Organisatorischen Zustand.

Die Verwaltung von diesen mittelständischen Unternehmen kann oftmals nur durch hohen Aufwand geleistet werden.

Da moderne Unternehmen bereits Ihre Geschäftsprozesse und Abläufe erfolgreich optimiert haben ist in der Abbildung von Geschäftsprozessen und Abläufen in der Geschäftsmodellierung ein wesentlicher Schritt geleistet worden.

2.1.4 Ergebnis

Die Abbildung komplizierter Geschäftsprozesse wurden bereits erfolgreich durchgeführt. Die Hardware- und Softwarelösungen bieten somit das technische Know-how

Während große Unternehmen bereits richtungsweise Konzepte für workflow-basierte Systeme wie

- Data Warehouse (Connolly, Begg, Strachan, 2002, S.908 bis 940) und
- Workflow Mining (Schimm, 2004)
entwickeln konnten, ist für mittelständische Unternehmen im Rahmen von Wirtschaftlichkeit, Kundennutzen, Reaktionsgeschwindigkeit^[10] kaum ein optimales Konzept zu finden.
Ziel von Data Warenhouse:
- „Integration von Firmendaten aus dem gesamten Unternehmen an nur eine Stelle,
- Von der aus die Benutzer ohne große Mühe Abfragen und Analysen ausführen, Berichte erstellen und Analysen durchführen können.“
- Insgesamt stellt Data Warenhouse eine Technologie zur Verwaltung und Analyse von Daten dar. (Connolly, Begg, Strachan, 2002 S. 910)
Bedeutung Workflow Mining:
- Die Entwicklung eines Workflow Mining basiert auf das Data Mining.
- Das „Data Mining befasst sich mit der Analyse von Daten und dem Einsatz von Softwaretechniken zum Erkennen verborgener und nicht erwarteter Muster und Beziehungen in Daten.“ (Connolly, Begg, Strachan, 2002 S. 952)
- Das Data Warenhouse bietet die Voraussetzung für die Bereitstellung von Daten für das Data Mining.

Was kann vorrangig, aus dieser Sichtweise heraus, festgestellt werden?

Es kann nicht nur an den komplexen Geschäftsprozessen und Abläufen eines mittelständischen Unternehmens liegen, wenn die IT-technische Umsetzung nicht den Anforderungen entspricht.

Die stark funktionalen hierarchischen Unternehmensstrukturen können nicht 1:1 softwaretechnisch abgebildet werden. Zu viele Schnittstellen im Geschäftsprozeßablauf sind eher hinderlich zu bewerten. Die historische Bürotätigkeit kann nur noch bedingt angewendet werden.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist die IT-Technik funktional soweit entwickelt, daß ein optimales Konzept für mittelständische Unternehmen werden muß, um die Geschäftsprozesse im Ordnungsrahmen eines DMS ergonomisch abbilden zu können. Das eingangs aufgeführte Szenarium muß anhand von Modellen daraufhin aufgelöst werden.

2.2 Allgemeine Konzeption zur Optimierung von komplexen Geschäftsprozessen und Abläufen im mittelständischen Unternehmen

2.2.1 Allgemein konzeptionelle Betrachtung

Um das Ziel, ein optimales Konzept zur Entwicklung eines DMS für ein mittelständisches Unternehmen zu finden, erreicht werden kann, wird in dieser Arbeit ein ganzheitlicher -dennoch vereinfachter- Ansatz, des Prozeßmanagements und Reengineering in Verbindung mit der Geschäftsprozeßmodellierung auf workflow-basierten Lösungen untersucht. Daraus soll ein Beispiel für ein DMS entwickelt werden.

Allgemein-methodisch gilt folgender konzeptioneller Ablauf:

- Unternehmensziel è Einführung eines DMS
- Wertschöpfungskette bzw. Verwaltungsprozeßketten werden durch Geschäftsprozesse realisiert
- Die daraus entstehenden Arbeitsaufgaben werden in den Arbeitsabläufen und Dokumentationsabläufen realisiert

Dies war über lange Zeit hierarchisch Abteilungs- bzw. Funktionsorientiert.

vertikale Sichtweise

Nachteil:

- Lange Verwaltungswege,
- Uneffektiv,

dadurch hohe Kosten.

Jetzt soll gesamtheitlich mit der Reengineering-Methode die Dokumentenverwaltung im Unternehmen optimiert werden.

D.h. Prozeß- und Dokumentenabläufe werden jetzt aus Prozeßsicht über die Funktionen und Abteilungen hinweg neu gestaltet.

Ansatzpunkt:

Horizontale Sichtweise, den Reengineering zielt auf Geschäftsprozesse

nicht auf Funktionen.

Vorteil:

- Höhere Durchlaufgeschwindigkeit
- Kosteneffiziens
- Effektiv

Es gilt folgende Reihenfolge zur Prioritätensetzung:

1. Geschäftsprozeß ( Reengineeringansatz gesamtheitlich, horinzontal)
2. Dokumenten-Workflow

Kann aus einem oder mehreren kompatiblen Teilflows bestehen.

Es folgt die Softwareentwicklung:

3. Datenbank (relational)

4. Datenbankmanagementsystem (DBMS)

5. DMS (Workflow und Groupware)

6. Ergonomisches elektronisches Dokument

7. Interaktion Mensch-DMS

Zu beachten ist hier das aus dem DBMS sich das WFMS sowie das DMS ergibt!

In diesem Ansatz wird festgelegt:

Geschäftsprozeß-WfMS-DBMS-DMS

2.2.2 Anforderung an das DMS

- Das DMS muß eine sichere, Konsistente und Redundanz freie Datenhaltung und Verarbeitung gewährleisten

- Weiterhin ist eine Rechteverwaltung der beteiligten Mitarbeiter sicher zu gewährleisten
- Die Bedienungselemente der Anwender-Software müssen sich ergonomisch gestalten lassen.
- Das DMS muß bei ggf. neuen oder zusätzlichen Anforderungen unkompliziert erweiterbar bzw. optimierbar sein.
- Die Mitarbeiter müssen das System schnell erlernen können.

Beispielsweise kann eine Umfrage zur Softwarebewertung mit Hilfe einer Exceltabelle erfolgen.

Exceltabelle Mitarbeiterumfrage Datenbank:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Exceltabelle Mitarbeiterumfrage Software:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Befragungen müssen entsprechend der vorliegenden Situation entsprechend angepaßt werden.

2.2.3 Kostenanalyse

Zur Kostenanalyse können Beispielsweise verschiedene Kriterien angewendet werden. Und müssen entsprechend der vorliegenden Situation entsprechend angepaßt werden.

Exceltabelle Mitarbeiterkosten in der Arbeitszeit:

Hier wird ein Vergleich Mitarbeiter-Arbeitszeit bisher bei Dokumentenverwaltung zu dem neuen System Beispielhaft vorgestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Mitarbeiter-Kosten für Administrative Arbeitsaufgaben:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Unter Beachtung der jeweiligen realen Situation muß zumindest eine Gesamtübersicht der relevanten Dokumenten-Bedienungs-Tätigkeiten vorliegen.

Weiterhin ist ein Kostenvergleich der variablen Anschaffungskosten sinnvoll.

Sowie ein Vergleich zur Einsparung des Altsystem (Papierdokumente, Ordner) zu den Anschaffungskosten des Neusystems.

Mit Microsoft Office Professional wurde ein optimales Softwaretool gefunden welches im Preis-Leistungsverhältnis für ein mittelständisches Unternehmen eine breite Basis und Anzahl an Software Tools bietet.

Vorrangig werden hier die Tools:

- Outlook für E-Mails
- ACCESS für die Datenbank
- Internetexplorer 6.0 für das Webbestellformular

angewendet.

Weitere Tools wie Lotus oder Oracle wurden hier nicht weiter betrachtet. Speziell wird aber auf Grund der notwendigen Leistungsfähigkeit auf den SQL-Server zurückgegriffen. Ein Kostenvergleich zwischen Oracle und SQL-Server wurde nicht realisiert. Das Lotus Tool kam auf Grund der geringen Kenntnisse der Mitarbeiter für das mittelständische Unternehmen nicht in Frage.

Weiterhin wurde ein Kostenvergleich durch den Einsatz eines DMS gegenüber dem Altsystem erstellt.

Excel-Tabelle 1 Urlaubsantrag = 1Aktivität:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Als Summe kann festgestellt werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Zur Durchlaufzeitberechnung gibt die Netzplantechnik genauere Informationen. Zu den Bedienungsaktivitäten werden entsprechende Elemente der Ergonomieberechnung herangezogen.

Im Kapitel 3 wird aus dem vorangestellten Szenario ein konkretes Konzept für ein mittelständisches Unternehmen erarbeitet.

Im Kapitel 4 wird daraufaufbauend ein praktischer Beispieldiskurs modelliert und so das Konzept auf seine Verwendungsfähigkeit hin bewertet.

2.3 Prozeßmanagement im mittelständischen Unternehmen

2.3.1 Allgemeiner Basisansatz

Für den Einsatz von Workflowsystemen als Basis für ein DMS müssen die Geschäftsprozesse im Unternehmen identifiziert werden. Für die angestrebt ganzheitliche Erfassung der Geschäftsprozesse müssen Ansätze und Methoden für ein Konzept gefunden werden. Für die Grundlegende Vorgehensweise findet das Prozeßmanagement und Reengineering seine Anwendung. Aus diesem breiten Feld werden Methoden herausgegriffen, welche die Problematik als ganzes umfassen. Für spezielle Techniken aus dem Prozeßmanagement muß dennoch auf die Fachliteratur verwiesen werden. In dieser Arbeit werden bereits bekannte Modelle und Vorgehensweisen aufgegriffen und neu geordnet, so daß ein Ordnungsrahmen für ein mittelständisches Unternehmen entsteht.

2.3.2 Ansatzmethoden für das Prozeßmanagement im mittelständischen Unternehmen

In einer Tabellarischen Gegenüberstellung von 2 grundsätzlichen Ansatzmethoden wird der Ausgangspunkt für die Geschäftsprozeßmodellierung gelegt. Diese Methoden^[11] (Becker, Kugeler, Rosemann, 2004. S. 300) sind:

1. Reengineering und
2. Kontinuierliche Verbesserung (KP)

der Prozeßabläufe.

Die entscheidende Vorgehensweise wird wie folgt festgelegt:

1. Grundsätzliche ganzheitliche Prozeßsicht, Top-down,
2. Fokus auf einzelne Prozeßabschnitte ist möglich

Aus der zuerst einmal beschrieben Problematik als Szenario, wie eingangs dargelegt, wird die ganzheitliche Sicht anhand eines Ist-Modells vereinfacht aber dennoch vollständig zusammenhängend erfaßt.

Mit einer Neudefinition der zu lösenden Aufgaben im Prozeß geht die Lösung der bisherigen Schwachstellen einher. Dies betrifft vor allem dem Ablauf behindernden Schnittstellen sowie ergonomisch unzureichend gelöste Anwendersoftware. Dem einher geht die technische Realisierung.

Prinzipiell geht es um ein DMS für betriebliche Geschäftsprozesse. Hier wird speziell der Ablauf der Mitarbeiterverwaltung in den Abteilungen und der Problematik der Online Bestelldokumente aufgegriffen.

Zur Veranschaulichung des Testszenarios wird hier als Basis das Datenbanksystem MS-ACCESS ab Version 97 sowie weiterhin der Internetexplorer ab Version 6.0 von Microsoft Windows verwendet.

Für detaillierte und spezielle Problemfelder muß auch hier auf weiterführende Literatur verwiesen werden.

In der nachfolgenden Tabelle werden beide Ansatzmethoden gegenüber gestellt (Becker, Kugeler, Rosemann, 2004. S. 300).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Obwohl beide Methoden wesentliche Unterschiede aufweisen, wird im ganzheitlichen umfassenden Vorgehen, der Weg zum Dokumentenmanagement-System an der Prozeßorientieren Reorganisation beginnen und zum kontinuierlichen Prozeßmanagement übergehen. Erst wenn die Reorganisation erfolgreich durchgeführt wurde kann zur kontinuierlichen Prozeßverbesserung übergegangen werden.

Ein Kundenorientiertes Qualitätsmanagement des modellierten Dokumenten-Management-Systems fördert den fokussierten Anwendernutzen. In entsprechender Effektivität und Effizienz!

Das Business Process Reengineering entstand im Zuge der Entwicklung und Einsatz moderner Informationstechnologien. Reengineering bedeutet, völlig neue Konzepte zu entwickeln. Reengineering-Projekte werden vielfach mit Unterstützung von DV- und Informationssystem-Beratern durchgeführt. Zur ganzheitlichen Betrachtung des Reengineering gilt einschränkend das nicht mehr nicht mehr als ca. 30 bis 40 Prozesse parallel betrachtet werden sollten. Daraus werden wiederum 3 bis 4 Prozesse ausgewählt die analysiert werden.

Zum KP zählen Aspekte wie Sanieren und Automatisieren unter der Sicht des ständigen Controlling (QM).

2.4 Vorgehensweise zur Modellierung der Geschäftsprozesse im mittelständischen Unternehmen

Es wird folgender Ablauf in der Vorgehensweise^[12] als Vorgehensmodell (Becker, Kugeler, Rosemann, 2004) angesetzt:

1. Zielstellung (Erfassung konkreter Prozeßausschnitte)
2. Vorbereitung (Workshop: Fachexperten für IT Technologie Fachexperten für die zu betrachtenden Prozeßabläufe im mittelständischen Unternehmen.
3. Ist-Erfassung der vorhandenen Prozesse und Systeme
4. Schnittstellen der Ablauf und Aufbauorganisation, Identifizierung von Schwachstellen
5. Soll-Modellierung (Anforderungen an die neuen Prozesse und des neuen integrierten Workflow-Systems.)
6. Modellierung eines logischen Datenmodells (ERD, UML, EPK) für die Workflowprozeß
7. Implementierung in ein physisches Datenmodell, Datenbank, als Basis für ein Workflow basierten Dokumentenablaufprozeß.
8. Erstellung des Dokumentenlayout (Formular, Bericht, Ein- und Ausgabemasken) in Form von Sichten auf die DB.
9. Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows im Geschäftsprozeß

Diese Ablaufschritte dienen als gesamtheitlicher Leitpfaden zur Konzeption der Geschäftsprozeßmodellierung. In diesem gesamtheitlichen prozeßorientierten Ablauf des zu betrachtenden Geschäftsprozesses ist Workflowmodellierung integriert. Die Workflowmodellierung ist die Grundlage für die Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems. Für die Entwicklung der Software für ein DMS wird hier das Spiral-Phasenmodell angewendet. In Kapitel 2.4.5 wird auf die Softwareentwicklung für ein workflow-basiertes DMS weiter eingegangen.

Für jeden Schritt der Vorgehensweise werden nachfolgend dem Szenario relevante, zunächst theoretische, Ansätze zusammengestellt.

[...]

^[1] Hier ist der Grundstandard an Hardware und Betriebssystem/Software für PC’s gemeint.

^[2] Hier soll vorzugsweise die Bedienbarkeit der Software in seiner Ergonomie betrachtet werden.

^[3] Hier wird in Anlehnung an ein Datenbanksystems der Primärschlüssel verwendet

^[4] Hier wird in Anlehnung an ein Datenbanksystems und dem Primärschlüssel die Attribute verwendet

^[5] Hier wird der Datensatz als ganzes in Anlehnung an ein DB-Systems und dem Primärschlüssel und den Attributen verwendet

^[6] Lösungsansatz für Zusammenhang Workflow und Geschäftsprozessmodellierung.

^[7] Die Aufteilung in kleinste Einheiten wird hier sinngemäß zur Reduzierung der Steuerungselemente angesehen.

^[8] Schwerpunkte für den Lösungsansatz werden hier umrissen.

^[9] Lösungsansatz für vergleich Softwareentwicklung – Organisationsentwicklung.

^[10] Lösungsansatz für Zusammenhang von modernen Organisationformen zu modernen Softwarelösungen. Das magische Dreieck soll mit optimalen Softwarelösungen unterstützt werden.

^[11] Hier beginnt das zu entwickelnde ganzheitliche Konzept dieser Arbeit.

^[12] Die Ablaufschritte für das Konzept setzen aus den zusammengestellten Ansätzen zusammen. Die Basis bildet das Prozessmanagement.