Studie zu Vor- und Nachteilen des Einsatzes von Warenwirtschaftssystemen

Inhalt

Verzeichnis der Verwendeten Abkürzungen

1 Einführung

2 Begriffserklärungen
2. 1 Die Warenwirtschaft
2. 2 Das Warenwirtschaftssystem

3 Historische Entwicklung von WWS

4 Varianten des WWS
4. 1 Das geschlossene WWS
4. 2 Das integrierte WWS
4. 3 Das mehrstufige WWS

5 Standart- oder Individualsoftware?
5. 1 Der Kriterienkatalog
5. 2 Gegenüberstellung von Standart- und Individualsoftware

6 Funktionsweise von WWS
6. 1 Grundfunktionsweise von WWS
6. 2 Funktionsweise eines WWS am Beispiel einer Standardsoftware

7 Aufgabenbereiche eines WWS

8 Vorteile von WWS

9 Nachteile von WWS

10 Notwendigkeit von WWS

11 Fazit

Literaturverzeichnis

Quellenangaben

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen

WWS - Warenwirtschaftssystem

EDV - Elektronische Datenverarbeitung

BRD - Bundesrepublik Deutschland

EAN - European articlenumber, dt. Europäische Artikelnummerierung

POS - Point of Sales (Ort des Verkaufes)

SQL - Structured Query Language, dt. Strukturierte Abfragesprache

1 Einführung

Die Warenwirtschaft in der heutigen Zeit ist geprägt durch den Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung. Eine flächenmäßige Zunahme der Verkaufsräume und ein damit verbundenes wachsendes Sortiment, stellen immer höhere Anforderungen an die Mitarbeiter der Handelsunternehmen sowie die EDV-Systeme.

Ständig höhere Erwartungen der Kunden im Bezug auf Preis-Leistungs-Verhältnis, Warenangebot- und -vielfalt, aber auch Service und Qualität, haben die Rahmenbedingungen für die Unternehmen gravierend verändert und den laufenden Wettbewerb untereinander zunehmend verschärft. Weitere Stichworte wie internationaler Wettbewerb, Globalisierung, sinkender privater Verbrauch, wachsende Sparquote oder auch die bevorstehende Mehrwertsteuererhöhung von 16% auf 19% zum 1. Januar 2007 tragen dazu bei, die Warenwirtschaft der Handelsunternehmen in der BRD zu verändern.

Für die Unternehmen wird es also bei diesem Preiskampf noch viel schwieriger, den Kundenwünschen in Bezug auf Sortimentspolitik gerecht zu werden. Die Frage stellt sich, inwieweit man diese Problemstellung intern umsetzten kann und wie die Übersichtlichkeit über das Sortiment gewahrt werden kann.

Handelsunternehmen haben als oberstes Ziele die Wettbewerbsfähigkeit und die damit verbundene Gewinnmaximierung. Doch wie können diese Ziele umgesetzt werden?

Ein Schlüssel dazu ist die „Rationalisierung“: Rationalisierung im Sinne der Überschaubarkeit, Beschleunigung und Vereinfachung. Ein Mittel der „Rationalisierung“ und somit eines wesentliche Unterstützung für die Unternehmen, ist dabei der Einsatz eines fortschrittlichen und ausgereiften WWS.

In der folgenden Arbeit werden WWS näher betrachtet. Zu Anfang der Arbeit werden Begrifflichkeiten und Grundlagen geklärt sowie verschiedene Varianten von WWS vorgestellt. Danach wird erklärt, warum WWS eingeführt werden, sowie deren Aufgabenbereiche und Notwendigkeit erläutert. Anschließend wird ausführlich auf das eigentliche Thema der Arbeit, die Vor- und Nachteile, sowie Probleme im Umgang mit WWS eingegangen.

2 Begriffserklärungen

2. 1 Die Warenwirtschaft

Unter Warenwirtschaft versteht man die Verwaltung, sowie die zeitliche, räumliche und mengenmäßige Planung und Steuerung der Artikel-, Produkt-, und Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seiner Umwelt.^[1] Die Warenwirtschaft koordiniert den Fluss der Waren zwischen Lieferanten (Zulieferern), Lagern und Kunden (Endkonsumenten).

Im weiteren Sinne setzt sich die Warenwirtschaft aus sämtlichen Prozessen, die für die Bewältigung von Geld-, Personal- und Warenvorgängen dienen zusammen und aus der damit verbundenen Kontrolle und Steuerung dieser Prozesse.^[2]

Die Warenwirtschaft reduziert sich jedoch im engeren Sinne ausschließlich auf ausführende Tätigkeiten auf Warenebene (im Zusammenhang mit der Ware) sowie auf Informations- und Managementtätigkeiten, die mit dem Warenprozess zusammenhängen. Jedes Unternehmen eines erfolgreichen Warengeschäfts benötigt jedoch eine Verknüpfung zwischen der Warenwirtschaft im engeren und der Warenwirtschaft im weiteren Sinne.^[3]

Der Begriff Warenwirtschaft ist weder in der Literatur noch in der Praxis eindeutig definiert. Deshalb folgen noch weitere Definitionen.

Eine knappe Definition liefert Ebert^[4]

„Die Warenwirtschaft ist die Summe aller Tätigkeiten in bezug auf die Ware im Handelsbetrieb“

Erwin Conradi^[5], ehemaliger Aufsichtsratsvorsitzender der Metro AG, formuliert

„Die Warenwirtschaft ist das Herzstück der Administration in einem Handelsunternehmen; nur aus der Warenwirtschaft resultieren Gewinne.“

2. 2 Das Warenwirtschaftssystem

Die im Punkt ‚2. 1 Die Warenwirtschaft’ angesprochene bereichsübergreifende Verknüpfung zwischen Warenwirtschaft im weiteren und Warenwirtschaft im engeren Sinne nennt man Warenwirtschaftssystem. Im Laufe der Handelsentwicklung wurde erkannt, dass ohne diese Verknüpfung, ein Warengeschäft kaum erfolgreich betrieben werden konnte. Später entstand dann aus dieser bereichsübergreifenden, ganzheitlichen Betrachtungsweise der Begriff des Warenwirtschaftssystems. Wird heutzutage von der Steuerung der Warenwirtschaft in Handelsunternehmen gesprochen, ist damit im allgemeinen die Anwendung eines solchen System gemeint. Die verschiedenen Teilaufgaben eines WWS können entweder manuell erledigt werden (konventionelle WWS) oder mit Hilfe der EDV (computergestützte WWS).

Wie auch schon der Begriff Warenwirtschaft, lässt sich auch das „Warenwirtschaftssystem“ nur schwer einheitlich definieren. In der heutigen Zeit wird es in den unterschiedlichsten Zusammenhängen verwendet.

Eine etwas ältere, allgemeinere Definition stammt von Ebert^[6] : „Das Warenwirtschaftssystem ist die Summe aller auf die Waren gerichteten Informations- und Entscheidungsprozesse im Handelsbetrieb.“

Für Tietz^[7] hat ein WWS die Aufgabe, „Sortimente, Lagerbestände und alle damit in Verbindung stehenden Waren- und Zahlungsdispositionen zu optimieren. Der Begriff wird teilweise auch etwas enger gefasst.“

Noch eine andere Definition liefert Leismann: „Warenwirtschaftssysteme sind Verfahren, die darauf gerichtet sind, Warenbewegungen in Menge und Wert rationell zu erfassen und zu verarbeiten und die daraus resultierenden Informations- und Kommunikationssysteme zur Steuerung und Überwachung des Warenflusses zu tragen“.

Andere Verfasser beziehen in ihre Definitionen die Einflussgröße EDV im Bezug auf WWS mit ein. Schließlich stellt der Begriff in der heutigen betrieblichen Praxis ein Softwarepaket zur Überwachung und informativen Aufbereitung betrieblicher Warenströme dar, und zum anderen eine Funktion, die in der betrieblichen Aufbaustruktur auf eine vielfältige Art und Weise eingebettet ist.^[8]

Weitere spezifische Definitionen setzen voraus, das WWS computergestützte Programme sind. Computer sind jedoch erst seit den 90er Jahren notwendige Bestandteile von WWS. Dennoch bestanden sämtliche Aufgaben, die heute von Computern übernommen werden, auch schon früher. WWS konnten durch den Einsatz von modernen EDV Systemen jedoch technologisch fortschrittlicher und leistungsfähiger gemacht werden und bieten so immer mehr Möglichkeiten zur Rationalisierung.

Genau auf diese Aussagen bezieht Bierther^[9] seine Definition von WWS. Er fasst WWS, als Computergestützte Verfahren zur rationellen Abwicklung warenbegleitender Datenerfassung und -verarbeitung und daraus resultierender Kommunikations- und Informationssysteme auf.

Nach Katalog E, Begriffdefinitionen aus der Handels- und Absatzwirtschaft, ist ein Warenwirtschaftsystem ein computergestütztes Informationssystem, das Waren artikelgenau nach Menge und Wert in den Bereichen

- Disposition
- Bestellwesen
- Wareneingang
- Rechnungskontrolle
- Warenausgang
- Kassenabwicklung bzw. Fakturenerstellung zum Zweck der
- Bestandsführung und
- Erfolgssteuerung erfasst und bewirtschaftet.

WWS liefern Bewegungs- und Steuerungsinformationen über

- Lieferanten
- Kunden
- Waren
- Sonstige Marktpartner
- oder steuern automatisch.^[10]

3 Historische Entwicklung von WWS

In diesem Kapitel soll auf die historische Entwicklung von WWS eingegangen werden. Aufgezeigt werden dabei die Programmstrukturen von WWS und deren Komplexität. Außerdem wird erklärt, welche Schwachpunkte WWS haben und welchen Anforderungen sie bereits gerecht werden. Abschließend wird ein kurzer Überblick über die bereits heute absehbaren Entwicklungstendenzen des Handels (Industrie und Fertigung werden in der Fachliteratur vernachlässigt) und die daraus folgenden wandelnden Anforderungen an WWS gegeben.

Zur Ausgangssituation:

Bereits Erwin Conradi stellte fest, dass die Warenwirtschaft das Herzstück der Administration in einem Handelsunternehmen ist.^[11] Da die Warenwirtschaft nicht ohne ein System überleben kann, das sie organisiert, könnte man nicht treffender beschreiben, welche Bedeutung WWS heutzutage im Handel haben.

[...]

^[1] vgl. http: //www.wikipedia.org [15.10.2006]

^[2] vgl. Lerchenmüller, M. [1998], S. 418

^[3] vgl. Ahlert, D. / Olbricht R. [1994], S. 17

^[4] Ebert K. [1986], S. 64

^[5] Conradi E., Metro International AG, auf der 36. BAG-Tagung 1989 in Baden-Baden, zitiert nach: o.V.: Conradi – Metros Lohn für perfekte Warenwirtschaft, in: Lebensmittel Zeitung, Nr. 19, 15. April 1989, S. 4

^[6] Ebert, K. [1986], S. 58

^[7] Tietz, B. in Hertel, J. [1999], S. 2

^[8] vgl. Köckeritz, W. [1991], S. 6

^[9] vgl. Bierther, M. in Ebert, K. [1986], S. 56

^[10] vgl. Hertel, J. [1999], S. 3

^[11] siehe Fußnote 4