Personalgewinnung und -auswahl im öffentlichen Dienst

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Beschreibung der Ausgangslage
1.2 Fragestellung mit Präzisierung der relevanten Begriffe
1.3 Übersicht der Quellen zum Thema Personalauswahl und -gewinnung im öffentlichen Dienst
1.4 Methoden bzw. Vorgehensweisen

2 DIN-Norm 33430
2.1 Die DIN 33430 und ihre Konsequenzen für die Praxis
2.2 Anwendbarkeit der DIN 33430 in einer Behörde
2.3 Stand der Personalauswahl - Beispiele in der Praxis

3 Das Anforderungsprofil
3.1 Bedeutung von Anforderungsprofilen
3.2 Anforderungsanalyse nach DIN 33430 im Vergleich mit dem IST-Zustand in der Anstalt des öffentlichen Rechts
3.3 Methodische Schritte zur Erstellung von Anforderungsprofilen

4 Personalgewinnung
4.1 Stellenausschreibungsverfahren / Rekrutierungswege
4.2 E-Recruitment im Allgemeinen
4.3 Verstärkte Nutzung von Jobbörsen
4.4 Weitere Möglichkeiten der Bewerberansprache
4.5 Vergleich der Bewerbungswege
4.6 Bewerberverwaltung
4.7 Implementierung eines vollständigen E-Recuitment-Prozesses

5 Personalauswahl
5.1 Strukturierte und nachvollziehbare Auswahlverfahren
5.2 Anforderungen der DIN 33430 an Verfahren zur Eignungsbeurteilung
5.3 Strukturiertes Auswahlverfahren mit Interviewleitfaden
5.4 Durchführung eines Assesment-Center (AC)
5.5 Einsatz externer Dienstleister bei der Durchführung eines AC oder berufsbezogenen Tests
5.6 Kombination von Elementen des AC mit dem strukturierten Interview
5.7 Dokumentation des Auswahlverfahrens und der Auswahlentscheidung
5.8 Kommunikation mit den Bewerbern vor, während und nach dem Personalauswahlverfahren
5.9 Evaluation von Personalauswahlverfahren bzw. -entscheidungen
5.10 Qualifizierung der an Personalauswahlverfahren Beteiligten

6 Resümee

Quellenverzeichnis

Anhang

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 Vor- und Nachteile der DIN 33430

Tabelle 2 Stand der Anwendung von strukturierten Personalauswahlverfahren und Anforderungsprofilen in ausgewählten Behörden

Tabelle 3 Anforderungen der DIN 33430 im Vergleich mit dem Ist-Zustand in einer Behörde

Tabelle 4 Vergleich Elemente des E-Recruitment mit dem IST-Zustand

Tabelle 5 SWOT-Diagramm Jobbörsen versus Printmedien

Tabelle 6 Vergleich der Bewerbungswege des öffentlichen Dienstes mit der Privatwirtschaft

Tabelle 7 Vor- und Nachteile der Erstellung einer Bewerberverwaltung durch Eigenentwicklung oder von externen Anbietern

Tabelle 8 Übersicht über die eingesetzten Personalauswahlverfahren des öffentlichen Dienstes und der Privatwirtschaft

Tabelle 9 Anforderungen der DIN 33430 an Verfahren zur Eignungsbeurteilung im Vergleich mit dem IST-Zustand in einer Anstalt des öffentlichen Rechts

Tabelle 10 Checkliste AC

Tabelle 11 Vergleich AC mit strukturiertem Interview

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Karikatur - Personalauswahl

Abbildung 2 Bedeutung des Anforderungsprofils

Abbildung 3 Häufigkeit der angebotenen Bewerbungswege

Abbildung 4 Prozesschritte im E-Recruitment

Abbildung 5 Vergleich des Prozessablaufes von herkömmlicher Personalgewinnung mit E-Recruitment

Abbildung 6 Anforderungskriterien einer Stelle (Anforderungsprofil)

Abbildung 7 Fähigkeiten des Bewerbers (Bewerberprofil)

Abbildung 8 Profilvergleich - Anforderungskriterien mit Fähigkeiten des Bewerbers

1 Einleitung

1.1 Beschreibung der Ausgangslage

Qualifiziertes Personal auszuwählen und zu gewinnen ist eine der Hauptaufgaben von Personalabteilungen im öffentlichen Dienst. Aus der Vielzahl von Bewerbungen dann auch noch den „Richtigen“ auszuwählen, ist für Personalverantwortliche eine große Herausforderung. und daher sicherlich oftmals vergleichbar mit dem Suchen nach der „Nadel“ im so genannten „Heuhaufen“.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Karikatur - Personalauswahl^[1]

Eigenschaften wie Kreativität, Flexibilität oder Lernbereitschaft werden zwar von den Personalverantwortlichen gefordert, aber nur selten auch zum Gegenstand von Auswahlverfahren gemacht. Mit der Veröffentlichung der DIN-Norm 33430 „Anforderungen an Verfahren und deren Einsatz bei berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen“ im Jahr 2002 wurde die Diskussion über Qualität der Personalauswahl und die Optimierung von Auswahlprozessen neu belebt. Für eine erfolgreiche Personalentwicklung ist ein Personalauswahlverfahren erforderlich, dass die Potentialerkennung der auszuwählenden Mitarbeiter bzw. der künftigen Führungskräfte zum Ziel hat.^[2] Die hierfür einschlägigen Instrumente sind:

- Anforderungsprofile der zu besetzenden Stellen und

- strukturierte Auswahlverfahren zur Erstellung von Fähigkeitsprofilen der Bewerber.

Der öffentliche Dienst kann es sich gerade in finanziellen Krisenzeiten nicht leisten, Personal unprofessionell auszuwählen. „Denn jede Stellenbesetzung stellt eine erhebliche Investition in die Zukunft dar, die im günstigsten Fall einen Wertschöpfungsbeitrag beisteuert oder sich im schlechtesten Fall wertmindernd auswirkt.“^[3]

Aufgrund des demographischen Wandels wird in Zukunft der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter (z.B. im IT-Bereich) zwischen dem öffentlichen Dienst und der Privatwirtschaft zunehmen. Das Internet bietet neue Möglichkeiten, große Personenkreise schnell und direkt bei Stellenausschreibungen anzusprechen. Personalverantwortliche haben daher nicht nur die Aufgabe, Stellenanzeigen in den Jobbörsen mit der bestmöglichen Resonanz an Bewerberanzahl und -qualität zu platzieren, sondern auch die Möglichkeiten des „E-Recruitment“ zu nutzen.

Beispielhaft sollen Lösungswege und Verbesserungsvorschläge für die Personalgewinnung und -auswahl für eine Anstalt des öffentlichen Rechts dargestellt werden, wo aufgrund zahlreicher befristeter Verträge jedes Jahr knapp zwanzig Mitarbeiter neu eingestellt werden.

1.2 Fragestellung mit Präzisierung der relevanten Begriffe

Mit dieser Masterarbeit soll die folgende Fragestellung beantwortet werden:

Wie gewinnt und wählt der öffentliche Dienst (hier: eine Anstalt des öffentlichen Rechts) geeignete Mitarbeiter aus?

Hieraus lassen sich dann weitere Fragen ableiten:

- Ist es sinnvoll, die Grundsätze der DIN 33430 bei der Personalauswahl zu beachten? Entspricht die Qualität der Auswahlprozesse in der untersuchten Anstalt des öffentlichen Rechts dem Mindeststandard der DIN 33430?
- Wie müssen Anforderungsprofile unter Berücksichtigung der DIN 33430 in einer Behörde aussehen? Anforderungsprofile beschreiben neben abfragbaren fachlichen auch nicht fachbezogene Kompetenzen. Hierzu gehören Methodenwissen, Sozial-, und persönliche Kompetenzen. Ziel ist es, den richtigen Mitarbeiter so auszuwählen, dass das Anforderungsprofil der Stelle und das Fähigkeitsprofil des Bewerbers in möglichst großer Übereinstimmung stehen.
- Wie beeinflusst das Thema E-Recruitment die Personalgewinnung bzw. -auswahl in einer Behörde? E-Recruitment bezeichnet hierbei die komplette Abwicklung des Bewerbungsverfahrens mit Hilfe von elektronischen Medien.
- Welche Konsequenzen und Einflüsse hat die DIN 33430 für Personalauswahlverfahren? Wie gestaltet sich der Einsatz eines strukturierten Auswahlverfahrens mit Interviewleitfaden im Vergleich zum Assessment-Center (AC)?

1.3 Übersicht der Quellen zum Thema Personalauswahl und -gewinnung im öffentlichen Dienst

Neben Recherchen in der KGSt^[4] -Wissensdatenbank KIKOS und im Internet zum Thema Personalauswahl und -gewinnung wird für diese Masterarbeit auch einschlägige Fachliteratur zu diesen Themengebieten verwendet. Von besonderer Bedeutung ist hier neben zahlreichen behördeninternen Richtlinien und Verfahrensanweisungen insbesondere der KGSt-Bericht Nr. 10 über die professionelle Personalauswahl. Die Aussagen der DIN 33430 werden durch verschiedene Fachaufsätze ergänzt. Artikel in Fachzeitschriften, Unterlagen der Jobbörse Monster.de sowie eine Studie über Jobbörsen sind die Grundlage für den Abschnitt über Stellenausschreibungsverfahren. Da zu den Aufgaben des Verfassers neben der Durchführung von Bewerbungsgesprächen auch die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen gehört, fließen eigene Beobachtungen und Erfahrungen ebenfalls in die Masterarbeit ein.

1.4 Methoden bzw. Vorgehensweisen

Eine Analyse und Auswertung der in 1.3 genannten Dokumentenquellen bildet die empirische Basis dieser Masterarbeit. Theoretische Aussagen der Fachliteratur und z.B. der DIN 33430 werden mit eigenen Beobachtungen von Verfahrensweisen in einer Anstalt des öffentlichen Rechts verglichen. Aus der Gegenüberstellung eines Soll-Zustandes mit dem Ist-Zustand kann sich dann ein Optimierungsbedarf oder eine Handlungsempfehlung ergeben. Es sollen unter Zuhilfenahme der Dokumentenquellen Lösungswege für die Verbesserung der Personalauswahl und -gewinnung auf ihre Anwendbarkeit untersucht werden. Sofern die Prüfung auf Anwendbarkeit in der Anstalt des öffentlichen Rechts positiv ausfällt, wird dann in einem weiteren Schritt die praktische Umsetzbarkeit skizziert.

2 DIN-Norm 33430

2.1 Die DIN 33430 und ihre Konsequenzen für die Praxis

Die vom Deutschen Institut für Normung herausgegebene DIN 33430 stellt Qualitätsstandards zu Inhalt und Ablauf von Verfahren für die Personalauswahl und Personalentwicklung (z.B. Einstellungsinterviews, Assessment-Center, Beurteilungsverfahren) und zur Qualifikation der internen und externen Auftragnehmer auf.^[5] „Nach dieser Norm sind im Vorfeld einer Auswahlentscheidung

- der Ablauf zu planen,
- eine Anforderungsanalyse zu erstellen,
- die Bewertungskriterien und Auswertungsschritte festzulegen,
- eine Dokumentation zu erstellen,

um insbesondere den Bezug zu den Anforderungen und den Prozess der Urteilsfindung nachvollziehen zu können und die Beurteiler zu qualifizieren.“^[6]

Die DIN 33430^[7]

- trifft Aussagen zur Arbeits- und Anforderungsanalyse als Grundlage jeglichen Verfahrens,
- beinhaltet Vorgaben für die im Prozess der Eignungsbeurteilung eingesetzten Verfahren wie z.B. AC und Interviews,
- beschreibt Qualifikationsanforderungen an Personen, die neue Mitarbeiter auswählen,
- fixiert vorab Regeln zur Durchführung, Auswertung und Interpretation,
- weist auf die Notwendigkeit der Qualitätssicherung und Evaluation hin, zu denen auch eine vollständige Dokumentation gehört,
- schließt die Perspektive der Bewerber mit ein, indem deren Feedbackerwartungen berücksichtigt werden.

[...]

^[1] Siehe http://www.kleimannpartner.de/images/3288.gif, Stand 20.12.2005

^[2] Vgl. Rahmenkonzept für die Personalentwicklung im Bereich des Bundesministeriums für Arbeit, 1999

^[3] Siehe KGSt-Bericht Nr. 10, 2003, S. 11

^[4] Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement

^[5] Vgl. http://www.pe-solution.de/din_33430.html, DIN 33430, Stand 12.11.2005

^[6] Vgl. Wewer, 2005, S. 263

^[7] Vgl. KGSt-Bericht Nr. 10, 2003, S. 23; Gourmelon, 2003, S. 292