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Bewerbermanagement

Eine empirische Studie zur Qualität und Effizienz

Diplomarbeit 2005 166 Seiten

BWL - Personal und Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Theorie zum Bewerbermanagement
2.1 Was ist Bewerbermanagement?
2.2 Der Bewerbungsprozess
2.3 Bewerbungsformen
2.4 Bedeutung von qualitativ hochwertigem und effizientem Bewerbermanagement
2.5 Hauptfehlerquellen im Bewerbermanagement
2.6 Entwicklungen im Bewerbermanagement
2.6.1 Bewerbermanagement-Systeme
2.6.2 Transparentes Bewerbermanagement
2.6.3 Bewerber Relationship Management

3 Die empirische Studie
3.1 Parameter für Qualität und Effizienz im Zusammenhang mit dem Bewerbermanagement und daraus abgeleitete hypothetische Behauptungen
3.1.1 Aktualität
3.1.2 Darstellbarkeit/Medienbrüche
3.1.3 Informationsgehalt
3.1.4 Innovation
3.1.5 Kommunikation
3.1.6 Kosten
3.1.7 Reaktion
3.1.8 Rechtliche Aspekte
3.1.9 Zufriedenheit
3.2 Zielgruppendefinition der Befragung
3.3 Wahl der Erhebungsmethode
3.4 Fragebogenkonstruktion
3.4.1 Struktur
3.4.2 Inhalt
3.4.2.1 Fragen abgeleitet aus den hypothetischen Behauptungen
3.4.2.2 Fragen zur Bestimmung von Unternehmen mit besonders positivem und negativem Bewerbermanagement
3.4.2.3 Fragen zu den Merkmalen der Stichprobe
3.4.3 Eingesetzte Technologien
3.5 Datenerhebung
3.5.1 Pretest
3.5.2 Maßnahmen zur Steigerung der Qualität und Quantität des Rücklaufs
3.5.3 Versand
3.6 Das Vorgehen bei der Auswertung
3.6.1 Datenbereinigung
3.6.2 Kodierung
3.6.3 Auswertung

4 Ergebnisse der Studie und Handlungsempfehlungen
4.1 Ergebnisse der Erhebung
4.1.1 Rücklauf
4.1.2 Merkmale der Stichprobe
4.1.3 Ergebnisse über Parameter für Qualität und Effizienz und Überprüfung der hypothetischen Behauptungen
4.1.3.1 Wichtigkeit einzelner Parameter
4.1.3.2 Aktualität
4.1.3.3 Darstellbarkeit/Medienbrüche
4.1.3.4 Informationsgehalt
4.1.3.5 Innovation
4.1.3.6 Kommunikation
4.1.3.7 Kosten
4.1.3.8 Reaktion
4.1.3.9 Rechtliche Aspekte
4.1.3.10 Zufriedenheit
4.1.4 Unternehmen mit besonders positivem und negativem Bewerbermanagement
4.2 Ergebnisse aus anderen Studien zur Unternehmenssicht
4.3 Verbesserungspotentiale und Handlungsempfehlungen für Unternehmen
4.3.1 Aktualität
4.3.2 Darstellbarkeit/Medienbrüche
4.3.3 Informationsgehalt
4.3.4 Innovation
4.3.5 Kommunikation
4.3.6 Kosten
4.3.7 Reaktion
4.3.8 Rechtliche Aspekte
4.3.9 Zufriedenheit

5 Fazit und Ausblick

Summary

Anhang 1: Programmierungsvorlage des Online-Fragebogens

Anhang 2: Screenshots des Online-Fragebogens

Anhang 3: Email bezüglich Auswahlkriterium „Noten“

Anhang 4: AMS Maske - Mailing

Anhang 5: Anmoderation

Anhang 6: Kodeplan

Anhang 7: Ergebnisdiagramme

Literaturverzeichnis

Versicherung

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Rekrutierungsprozessmodell nach Lorenz

Abb. 2: Fünf Stufen des Bewerbungsprozesses aus der Sicht des Bewerbers

Abb. 3: Fragen zur Untersuchung der hypothetischen Behauptungen

Abb. 4: Wichtigkeit einzelner Parameter bezogen auf den Bewerbungs- prozess

Abb. 5: Veraltete Stellenanzeigen

Abb. 6: Passgenauigkeit von Online-Formularen

Abb. 7: Bewerbungsmappe trotz elektronischer Bewerbung

Abb. 8: Bewerbungsmappe trotz elektronischer Bewerbung – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 9: Zufriedenheit mit Informationen zum Unternehmen auf Unternehmenshomepage

Abb. 10: Gewählte Absageform vom Unternehmen

Abb. 11: Vom Bewerber gewünschte Absageform

Abb. 12: Verbessertes Bewerbermanagement durch neue Bewerbungs- wege

Abb. 13: Möglichkeit zu transparentem Bewerbermanagement in der zeitlichen Betrachtung

Abb. 14: Aufmerksamkeit auf die vakante Stelle

Abb. 15: Mitteilung des Ablaufes des Rekrutierungsprozesses

Abb. 16: Nicht über Rekrutierungsprozess informiert

Abb. 17: Von Bewerbern präferierter Bewerbungsweg

Abb. 18: Kommunikationsform des Unternehmens – Eingangsbestätigung via

Abb. 19: Kommunikationsform des Unternehmens – Einladung zum Vorstellungsgespräch/Assessment Center via

Abb. 20: Kommunikationsform des Unternehmens – Absage nach Vorstellungsgespräch/Assesment Center via

Abb. 21: Kommunikationsform des Unternehmens – Jobangebot via

Abb. 22: Mängel im Schriftverkehr

Abb. 23: Erreichbarkeit der Mitarbeiter bzgl. Bewerbungsfragen

Abb. 24: Erreichbarkeit der Mitarbeiter bzgl. Bewerbungsfragen – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 25: Freundlichkeit der Mitarbeiter bei Bewerbungskontakten

Abb. 26: Freundlichkeit der Mitarbeiter bei Bewerbungskontakten - differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 27: Relevanz der Bewerbungskosten aus Bewerbersicht

Abb. 28: Gegenüberstellung der durchschnittlich erwarteten und tatsächlichen Reaktionszeiten

Abb. 29: Gegenüberstellung der durchschnittlichen tatsächlichen Reaktionszeiten - differenziert nach Absage und Jobangebot - im Vergleich mit der vom Bewerber durchschnittlich erwarteten Reaktionszeit

Abb. 30: Durchschnittliche tatsächliche Reaktionszeiten - differenziert nach Bewerbungsweg

Abb. 31: Keine Reaktion des Unternehmens auf eine Bewerbung – differenziert nach Präferenz des Bewerbungswege

Abb. 32: Zufriedenheit mit der Reaktionszeit der Mitarbeiter auf eine Email mit Bewerbungsfragen – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 33: Datenschutzklausel

Abb. 34: Keine Datenschutzklausel vorhanden

Abb. 35: Zufriedenheit der Bewerber mit dem Bewerbermanagement der Unternehmen

Abb. 36: Zufriedenheit der Bewerber mit dem Bewerbermanagement der Unternehmen - differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 37: Durchschnittliche Zufriedenheit der Bewerber mit dem Bewerber- management der Unternehmen - differenziert nach Unternehmensgröße

Abb. 38: Konsequenzen unzufriedener Bewerber mit dem Bewerbermanagement

Abb. 39: Verteilung des erreichten Bewerbungsstadiums - differenziert nach Unternehmen mit besonders positiv oder negativ empfundenen Bewerbermanagement

Abb. 40: 15 Unternehmen, deren Bewerbermanagement durch die Bewerber am positivsten bewertet wurde

Abb. 41: 15 Unternehmen, deren Bewerbermanagement durch die Bewerber am negativsten bewertet wurde

Abb. 42: Startseite des Online-Fragebogens

Abb. 43: Seite 1 des Online-Fragebogens

Abb. 44: Seite 7 des Online-Fragebogens

Abb. 45: Schlussseite des Online-Fragebogens

Abb. 46: AMS Eingabemaske – Mailing

Abb. 47: Ausschnitt des Kodeplans

Abb. 48: Alter der Befragungsteilnehmer

Abb. 49: Fachrichtung der Befragungsteilnehmer

Abb. 50: Anzahl der Jobwechsel der bereits berufstätigen Befragungsteilnehmer

Abb. 51: Verteilung der Abiturnoten

Abb. 52: Verteilung der Studiennoten

Abb. 53: Verteilung der Praktikumsanzahl

Abb. 54: Studienrelevante Auslandsaufenthalte der Befragten

Abb. 55: Fremdsprachenkenntnisse der Befragungsteilnehmer (fließend in Wort und Schrift)

Abb. 56: Letzter Bewerbungszeitpunkt

Abb. 57: Anzahl Bewerbungen in den letzten 12 Monaten

Abb. 58: Mitarbeiterzahl des Unternehmens der letzten Bewerbung

Abb. 59: Branche des Unternehmens der letzten Bewerbung

Abb. 60: Bewerbungszeitpunkt der letzten Bewerbung

Abb. 61: Grund für die letzte Bewerbung

Abb. 62: Bewerbungsweg der letzten Bewerbung

Abb. 63: Erreichtes Bewerbungsstadium bei der letzten Bewerbung

Abb. 64: Passgenauigkeit von Onlineformularen – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 65: Zufriedenheit mit Informationen zum Unternehmen auf Unternehmens - homepage – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 66: Möglichkeit zu transparentem Bewerbermanagement

Abb. 67: Erfahrung mit Bewerber Realtionship Management in der zeitlichen Betrachtung

Abb. 68: Mitteilung des Ablaufes des Rekrutierungsprozesses – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 69: Gründe für die Präferenz des Bewerbungsweges „Bewerbungsmappe“

Abb. 70: Gründe für die Präferenz des Bewerbungsweges „Email“

Abb. 71: Gründe für die Präferenz des Bewerbungsweges „Online-Formular“

Abb. 72: Andere Fehler im Schriftverkehr

Abb. 73: Mängel im Schriftverkehr - differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 74: Unternehmen mit spezieller Bewerberhotline

Abb. 75: Unternehmen mit spezieller Bewerberhotline – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 76: Zufriedenheit mit der Reaktionszeit der Mitarbeiter auf eine Email mit Bewerbungsfragen

Abb. 77: Vorhandene Datenschutzklausel – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 78: Frage nach Tabudaten – differenziert nach Absage und Jobangebot

Abb. 79: Art der Tabufragen

1 Einleitung

Einen qualifizierten Mitarbeiter zu rekrutieren ist für Unternehmen oft mühsam und kostspielig. Hoch qualifizierte Arbeitskräfte werden von mehreren Unternehmen gleichzeitig umworben. Ein qualitativ hochwertiges und effizientes Bewerbermanagement wird für Unternehmen auch unter diesem Gesichtspunkt immer wichtiger. Es kann dazu beitragen, den passenden Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu gewinnen, bevor ihn ein anderes Unternehmen für sich gewinnt. Hat ein Unternehmen sehr lange Prozesszeiten im Rekrutierungsprozess, so hat es die hoch qualifizierten Bewerber oft schon an ein anderes Unternehmen verloren. Ist ein Bewerber mit der Qualität des Bewerbermanagements unzufrieden, überlegt er sich höchst wahrscheinlich, ob er bei dem Unternehmen tatsächlich arbeiten möchte. Die Unternehmen sollten daher großen Wert auf hohe Qualität und Effizienz im Bewerbermanagement legen. Doch die Realität sieht scheinbar anders aus. Immer wieder hört man von Bewerbern, dass sie mit dem Bewerbermanagement von Unternehmen unzufrieden sind, teilweise sogar gar keine Reaktion auf eine Bewerbung erhalten. Solch ein Fehlverhalten von Unternehmen spricht sich nicht nur unter Bewerbern herum. Das Unternehmensimage kann durch ein schlechtes Bewerbermanagement negativ angegriffen werden.

Das Hauptziel dieser Arbeit ist es die Qualität und Effizienz des Bewerbermanagements empirisch zu untersuchen. Sind Bewerber, die von negativem Bewerbermanagement berichten, nur Einzelfälle oder stellen sie gar nur die Spitze des Eisberges dar? Sind womöglich sehr viele Bewerber mit dem Bewerbermanagement der Unternehmen unzufrieden? Auf dem Gebiet des Human Resource Management gibt es Studien, die sich jedoch nur am Rande mit diesem Thema beschäftigen. Es scheint keine Studie zu existieren, die ausschließlich und ausführlich das Thema Bewerbermanagement aufgreift. Keine Studie, in der auch Aspekte des Bewerbermanagements beleuchtet werden, gibt bisher ausführlich die Meinung der Bewerber wieder. Daher soll anhand dieser Arbeit die Bewerbersicht empirisch untersucht werden. Durch eine Online-Befragung wird im Laufe dieser Arbeit ergründet, wie Bewerber die Qualität und Effizienz des Bewerbermanagements der Unternehmen empfinden. Aus den Ergebnissen soll abgeleitet werden, ob es für Unternehmen im Bereich des Bewerbermanagements Verbesserungsbedarf gibt.

Die Wichtigkeit und Brisanz dieses Themas wurde durch eine hohe Umfragebeteiligung von über 1000 ausgefüllten Fragebögen sowie durch viele persönliche Meinungsäußerungen von Bewerbern auf die Befragung bestätigt.

Die empirische Untersuchung bezieht sich besonders auf Bewerber, die sich in Deutschland beworben haben. Bereits bei der Bestimmung der Zielgruppe wurde darauf Wert gelegt, dass ausschließlich Bewerber mit Studienabschluss oder Bewerber die sich im Studium befinden, für die Befragung berücksichtigt wurden. Andernfalls würden sich Ergebnisse zu sehr vermischen, da der Bewerbungsprozess eines gering qualifizierten Arbeitnehmers oft sehr vom Bewerberbungsprozess eines höher qualifizierten Bewerbers abweicht. Wie bereits kurz angeschnitten sind es vermutlich die hoch qualifizierten Bewerber, die ein Unternehmen durch schlechtes Bewerbermanagement verliert. Weiterhin sollte anhand der empirischen Untersuchung hauptsächlich das Bewerbermanagement von Unternehmen untersucht werden, bei denen Bewerber sich direkt (und nicht über einen externen Personaldienstleister) beworben haben.[1] Die Ergebnisse der Untersuchung stellen einen guten Querschnitt durch die Bewerberlandschaft mit Schwerpunkt auf Bewerber mit wirtschaftswissenschaftlichem Hintergrund dar.

Bevor die empirische Studie beschrieben wird, wird in Kapitel 2 das Bewerbermanagement theoretisch behandelt. Dies beinhaltet die Begriffsklärung des Bewerbermanagements sowie die Beschreibung des Bewerbungsprozesses und der unterschiedlichen Bewerbungsformen. Nach der Erläuterung der Bedeutung von qualitativ hochwertigem und effizientem Bewerbermanagement werden in der Theorie dargestellte Hauptfehlerquellen im Bewerbermanagement aufgezeigt. Der Theorieteil schließt mit der Darstellung von neueren Entwicklungen im Bewerbermanagement ab. In Kapitel 3 wird dann die empirische Studie eingeleitet. Zunächst werden hypothetische Behauptungen hergeleitet, aus denen anschließend die Fragen für die Erhebung formuliert werden. Danach wird in Kapitel 3 die Datenerhebung- und Auswertung beschrieben. Kapitel 4 dient der ausführlichen Ergebnisdarstellung sowie der Formulierung der daraus abgeleiteten Verbesserungspotentiale und Handlungsempfehlungen für Unternehmen.

2 Theorie zum Bewerbermanagement

In diesem Kapitel soll nach der Begriffsabgrenzung des Bewerbermanagements der Bewerbungsprozess beschrieben und anschließend auf die unterschiedlichen Bewerbungsformen eingegangen werden. Darauf folgend wird die Bedeutung von qualitativ hochwertigem und effizientem Bewerbermanagement erläutert. Nach Aufzeigen der in der Theorie genannten Hauptfehlerquellen im Bewerbermanagement werden neuere Entwicklungen vorgestellt, die auch dazu beitragen sollen, diese Fehler zu minimieren.

In Kapitel 3.1 werden einzelne Prozessbausteine des Bewerbermanagements unter dem Gesichtspunkt der Parameter für Qualität und Effizienz separat und detailliert beschrieben.[2]

2.1 Was ist Bewerbermanagement?

In der Fachliteratur gibt es nach dem Wissensstand des Verfassers dieser Arbeit keine deutliche und einheitliche Definition zum Wort „Bewerbermanagement“. Ein Grund hierfür könnte sein, dass das Bewerbermanagement als theoretischer Begriff und Untersuchungsgegenstand erst in jüngster Vergangenheit in der Theorie des Human Resource Managements gebraucht wird. Wohl wurde eine Definition zum „Bewerbermanagement-System“ gefunden, worauf in Punkt 2.6.1 näher eingegangen wird. Die dort beschriebenen Bestandteile und Merkmale eines Bewerbermanagement-Systems umfassen auch die einzelnen Aufgaben des Bewerbermanagements.

Das Bewerbermanagement ist in den Bereich der Personalbeschaffung einzuordnen. Es beschreibt den Umgang mit Bewerbern, das Abwickeln des Rekrutierungsprozesses, sowie das Auftreten des Unternehmens gegenüber den Bewerbern. Dabei soll das Bewerbermanagement den gesamten Bewerbungsprozess abdecken.[3]

Ähnliche Begriffe, die in der Theorie anstelle des Begriffs ‚Bewerbermanagement’ verwendet werden, sind ‚Bewerberverwaltung’[4] oder auch ‚Bewerberservice’[5].

2.2 Der Bewerbungsprozess

Im Folgenden wird der Bewerbungsprozess im Allgemeinen beschrieben. Hierbei wird nicht nach Bewerbungsformen differenziert, da diese unter Punkt 2.3 beschrieben werden. Da die empirische Studie die Sichtweise der Bewerber zum Bewerbermanagement untersuchen soll, wird an dieser Stelle der Bewerbungsprozess hauptsächlich aus Sicht der Bewerber beschrieben. Dabei wird an einigen Stellen auch auf den Rekrutierungsprozess eingegangen, der das Spiegelbild des Bewerbungsprozesses darstellt und somit die Unternehmenssicht beschreibt.[6] Einen guten Überblick über den Rekrutierungsprozess schafft das Modell von Lorenz (siehe Abbildung 1). Dieses soll aus oben genanntem Grund nicht vollständig erklärt werden, sondern an passender Stelle zu den jeweiligen Stufen des nachfolgenden Bewerbungsprozess-Modells nach Simon u.a. aufgegriffen werden. Bei dem Modell nach Lorenz ist allerdings zu beachten, dass es nicht allgemeingültig ist und nicht jeder dargestellte Schritt zwingend erforderlich ist. So muss etwa der Betriebsrat nicht jeder Bewerbung zustimmen.

Nach Auffassung des Verfassers dieser Arbeit ist allerdings dieses Modell nicht vollständig. Zwei wichtige Aspekte sind unbedingt zu berücksichtigen: Zum einen sollte nach dem Eingang der Bewerbungen an alle Bewerber eine Eingangsbestätigung versendet werden. Zum anderen berücksichtigt dieses Modell nicht die Möglichkeit, dass der Bewerber zu jedem Zeitpunkt seine Bewerbung zurückziehen oder ein Job-Angebot ablehnen könnte, so dass der Rekrutierungsprozess von neuem beginnen müsste.

Abb. 1 : Rekrutierungsprozessmodell nach Lorenz

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Lorenz, Michael: Personalauswahl. S. 47-48

Der Bewerbungsprozess lässt sich nach Simon u.a. in fünf aufeinander folgende Stufen untergliedern (siehe Abbildung 2):

- Bekanntheit
- Attraktivität
- Ernsthaftigkeit
- Angebot des Unternehmens
- Präferenz

Abb. 2 : Fünf Stufen des Bewerbungsprozesses aus der Sicht des Bewerbers

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 55

Es ist zu beachten, dass diese Untergliederung idealtypisch ist. Auf jede dieser fünf Stufen folgt eine Ja/Nein-Entscheidung. Werden alle Fragen mit „ja“ beantwortet, führt dieser Prozess zum Berufseinstieg im Unternehmen.[7]

Stufe 1: Bekanntheit

Die erste Stufe im Bewerbungsprozess fragt nach der Bekanntheit eines Unternehmens als potentieller Arbeitgeber und ist somit Grundvoraussetzung für eine Bewerbung.

Betrachtet man an dieser Stelle den Rekrutierungsprozess, so kann die Bekanntheit des Unternehmens und die Aufmerksamkeit auf eine vakante Stelle vor allem mit Hilfe von Stellenanzeigen erhöht werden.

Stufe 2: Attraktivität

Bekanntheit alleine reicht jedoch nicht aus, damit sich ein Bewerber bei einem Unternehmen bewirbt. Ein Arbeitgeber muss dem Bewerber auch attraktiv erscheinen.[8]

Stufe 3: Ernsthaftigkeit

Auch wenn ein Bewerber die ersten beiden Stufen des Bewerbungsprozesses mit „ja“ beantworten konnte, muss die Bewerbung nicht immer ernst gemeint sein. Ein gewisser Teil der Bewerber schickt folglich eine Bewerbung ab, obwohl bei ihnen schon vorher feststeht, dass sie ein mögliches Job-Angebot wahrscheinlich ablehnen werden. Gründe hierfür können sein, dass ein angehender Bewerber seinen Marktwert testen oder für ein ernst gemeintes Bewerbungsgespräch trainieren will. Der häufigste Grund ist allerdings, dass eine nicht ganz ernsthafte Bewerbung eine Notalternative darstellt, sollte ein Bewerber kein besseres Angebot erhalten. In diesem Fall kann aus einer nicht ernst gemeinten Bewerbung immer noch eine ernsthafte Bewerbung werden, wenn es dem Unternehmen gelingt, den Bewerber im weiteren Bewerbungsprozess umzustimmen.

Stufe 4: Angebot des Unternehmens

Diese Stufe ist die einzige im Bewerbungsprozess, in welcher der Bewerber keine Entscheidung treffen kann. Hier heißt es für ihn auf eine Entscheidung des Unternehmens zu warten. Für das Unternehmen hingegen verbirgt sich hinter dieser Stufe ein oft sehr aufwendiger und mehrstufiger Selektionsprozess und nimmt den größten Umfang im Rekrutierungsprozess ein. Im Rekrutierungsprozessmodell von Lorenz (siehe Abbildung 1) reicht diese Stufe vom Eingang der externen und internen Bewerbungen bis zum Zusenden des Arbeitsvertrages.

Stufe 5: Präferenz

Hat der Bewerber ein Job-Angebot von einem Unternehmen erhalten, muss er in dieser Stufe abwägen, ob er dieses Angebot annehmen will, ob er ein anderes Job-Angebot vorzieht oder ob er den gesamten Bewerbungsprozess erneut durchlaufen will und sich bei einem ganz anderen Unternehmen bewirbt.

Der Bewerber hat nun oft ein ganz anderes Bild von einem Unternehmen als in den ersten Stufen des Bewerbungsprozesses. Ein Unternehmen, das zu Beginn sehr attraktiv für ihn war, kann durch verschiedenste Erfahrungen im Bewerbungsprozess an Attraktivität verloren haben, zum Beispiel durch ein schlecht empfundenes Bewerbermanagement.

Als Folge aus den fünf Ja/Nein-Entscheidungen im Bewerbungsprozess kommt es dann entweder zur Einstellung des Bewerbers oder zum Abbruch des Bewerbungsprozesses.

2.3 Bewerbungsformen

An dieser Stelle soll auf die unterschiedlichen Bewerbungsformen eingegangen werden, da das Bewerbermanagement durch diese beeinflusst wird.

Grob ist zwischen der papierbasierten Bewerbung und der elektronischen Bewerbung zu unterscheiden. Zur papierbasierten Bewerbung zählen Bewerbungen mit der klassischen Bewerbungsmappe sowie Bewerbungen per Fax.[9] Bei den elektronischen Bewerbungsarten sind Email- und Online-Bewerbungen zu unterscheiden.[10] Online-Bewerbungen lassen sich wiederum untergliedern in Bewerbungen per Online-Formular, per privater Bewerberhomepage, per Online-Jobbörse oder per Online-Recruitingspiel.

Darüber hinaus sind Bewerbungen per Telefon, Bewerbungen über eine Personalvermittlung oder durch einen Headhunter möglich.

Email-Bewerbungen bieten gegenüber papierbasierten Bewerbungen den Vorteil, dass diese per Knopfdruck innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden können.[11] Allerdings können Bewerbungen per Email ein Problem darstellen, wenn die Dateianhänge zu groß sind oder nicht geöffnet werden können. Hierdurch würde sich der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter im Unternehmen erhöhen.

Bei der Bewerbung per Online-Formular gibt der Bewerber sein Profil in eine vordefinierte Maske ein. Die eingehende Bewerbung wird dann in den meisten Fällen in einem Bewerbermanagement-System bearbeitet und verwaltet (siehe hierzu auch Kapitel 2.6.1).[12] Der Vorteil für das Unternehmen liegt in der teilautomatisierten Weiterverarbeitung der eingehenden Bewerbungen, was oft eine Kostenersparnis und Effizienzsteigerung zur Folge hat.[13] Allerdings kann ein Bewerber durch ein Online-Formular seiner Bewerbung keine individuelle Note geben und sich somit nicht mehr durch gestalterische Elemente der Bewerbung von anderen Bewerbern abheben. Ein weiterer Nachteil kann sein, dass der Bewerber in der vorgegebenen Form nicht alle relevanten Informationen zu seinem Lebenslauf darstellen oder Dokumente nur bis zu einer bestimmten Datengröße der Bewerbungsform anhängen kann.[14]

Bei der Bewerberhomepage hinterlegt ein Bewerber seine Unterlagen auf einer Internetseite, auf die er in seinem Anschreiben verweist.[15] Bei der Online-Jobbörse kann der Bewerber sein Profil in ein Online-Formular eintragen. Es besteht die Möglichkeit, dass er daraufhin vom Unternehmen auf eine vakante Position angesprochen wird. Auch kann er sich über die Online-Jobbörse auf eine Stellenausschreibung eines Unternehmens direkt bewerben.[16] Unter einem Online-Recruitingspiel versteht man

„eine webbasierte Verknüpfung von Assessment Center Elementen und deren Einbettung in eine spielerische Rahmenhandlung zur zielorientierten Personalbeschaffung, mit der Möglichkeit, der Dokumentation und des Matchings der Leistungsergebnisse (Hard und Soft Skills) sowie der Option zum automatisierten Bewerber-Screening und -Ranking zur Unterstützung und Absicherung der Auswahlentscheidung“.[17]

Die Vorteile für den Bewerber bei der elektronischen Bewerbung allgemein liegen ganz deutlich in ihrer Einfachheit, Geschwindigkeit und Kostengünstigkeit.[18]

Grundsätzlich lassen sich die verschiedenen Bewerbungsformen in beide Richtungen überführen. Papierbasierte Bewerbungen können gescannt und somit wie elektronische Bewerbungen behandelt werden. Auf der anderen Seite können elektronische Bewerbungen durch einen Ausdruck wie papierbasierte Bewerbungen behandelt werden.[19] Hierdurch würde ein Medienbruch erzeugt, der in der Regel nicht erstrebenswert ist. (siehe hierzu auch Kapitel 3.1.2)

An dieser Stelle soll auch kurz auf den Datenschutz bei Online-Bewerbungen eingegangen werden. Da durch Online-Bewerbungen sehr sensible Daten ohne speziellen Schutz weltweit eingesehen werden könnten, müssen die Anforderungen des § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eingehalten werden.[20] Weiterhin muss der Bewerber mit der Verarbeitung der Daten einverstanden sein.[21] Dieses wird in den meisten Fällen durch das Klicken auf einen Zustimmungsbutton realisiert, durch den signalisiert wird, dass die Datenschutzklausel gelesen worden ist.

Ein weiterer Bewerbungsweg, der nicht außer Acht gelassen werden sollte, aber sehr selten zum Einsatz kommt, sind Bewerbungen per Telefon.[22] Es ist jedoch fraglich, ob der Bewerber auf diesem Weg immer direkt bis zum Personalverantwortlichen vordringt oder lediglich die Aufforderung erhält, sich über einen anderen Bewerbungsweg zu bewerben.

Weiterhin können sich Bewerber über eine Personalvermittlung bewerben oder über einen Headhunter rekrutiert werden. Im Falle der Personalvermittlung beauftragt ein Unternehmen einen Personal-Dienstleister damit, das geeignete Personal zu rekrutieren. Das Unternehmen selbst führt dann häufig nur das letzte Auswahlinterview durch. Im Falle des Headhuntings beauftragt das Unternehmen oft einen Personal-Dienstleister, der darin spezialisiert ist, hoch qualifiziertes Personal auf dem Arbeitsmarkt ausfindig zu machen. Hierbei bewirbt sich der Bewerber also nicht aktiv, sondern wird vom Unternehmen kontaktiert.

Abschließend sollte erwähnt werden, dass es neben den Bewerbungen auf eine Stellenanzeige auch die Form der Initiativbewerbung, auch Eigenbewerbung oder Blindbewerbung genannt, gibt.[23] Hierbei bewirbt sich der Bewerber aus eigener Motivation bei einem Unternehmen, ohne dass dieses eine Stelle ausgeschrieben hat.

2.4 Bedeutung von qualitativ hochwertigem und effizientem Bewerbermanagement

Auch wenn aus der Unternehmensperspektive der Rekrutierungsprozess und somit auch das Bewerbermanagement lediglich einen unterstützenden Prozess darstellt, der nicht direkt dem Kundennutzen zuzuordnen ist[24], sollte ein Unternehmen trotzdem großen Wert auf ein qualitativ hochwertiges und effizientes Bewerbermanagement legen. Dafür sollen an dieser Stelle folgende Gründe erläutert werden:

- hochqualifizierte Mitarbeiter sind schwer zu rekrutieren,
- Kosten für eine Neueinstellung sind hoch,
- das Bewerbermanagement hat Einfluss auf das Unternehmensimage,
- Unternehmen sind mit einer steigenden Bewerberzahl konfrontiert.

In Zeiten mit hoher Arbeitslosigkeit und vielen Stellensuchenden, kommt es trotzdem häufig vor, dass bestimmte Stellen sehr schwer zu besetzen sind, wenn beispielsweise ein Unternehmen für eine Position einen High Potential sucht.[25] Diese Bewerber mit besonders hohen Qualifikationen sind auf dem Arbeitsmarkt stark nachgefragt und können sich oft ihren Wunscharbeitgeber aussuchen. Führt ein Unternehmen nun ein schlechtes Bewerbermanagement und braucht für die Bearbeitung der Bewerbung mehrere Wochen, so ist der Bewerber in der Zwischenzeit oft schon bei einem anderen Arbeitgeber eingestellt worden. Nur Bewerber ohne attraktive Alternativangebote oder Bewerber mit einer geringeren Qualifikation akzeptieren lange Bearbeitungszeiten.[26] Muss sich ein Unternehmen für einen Kandidaten entscheiden, von dem es nicht vollkommen überzeugt ist, so kann es sein, dass die Stelle schon nach wenigen Monaten neu zu besetzen ist. Dies führt zu Mehrkosten für das Unternehmen.

Entscheidet sich ein Bewerber gegen ein Stellenangebot oder nimmt er schon zu einem früheren Zeitpunkt im Bewerbungsprozess seine Bewerbung zurück, weil er durch das schlechte Bewerbermanagement ein negatives Bild von dem Unternehmen erhalten hat, so steigen die Einstellungskosten für das Unternehmen erheblich. Die Kosten pro Einstellung setzten sich zusammen aus:

- den Kosten der Stellenausschreibung,
- eventuell Beraterkosten,
- den Personalkosten der sachbearbeitenden Mitarbeiter,
- den Porto- und Materialkosten,
- den Personalkosten für die Durchsicht und die Auswertung der eingegangenen Be-

werbungen,

- den Personalkosten für die Vorstellungsgespräche,
- den Kosten für während der Bewerberauswahl nicht erledigte andere Arbeiten,
- eventuell Mehrarbeitskosten,
- sonstigen Kosten,
- den Kosten der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters,
- sowie den Kosten für die Mehrarbeit der einarbeitenden Kollegen.[27]

Die beiden letzten genannten Kosten entstehen allerdings nur, wenn der Bewerber das Jobangebot bereits akzeptiert hat, und sind daher nach Meinung des Verfassers nicht den Mehrkosten zuzuordnen, die durch ein schlechtes Bewerbermanagement entstehen. In der Fachliteratur gibt es keine einheitlichen Angaben zu der Höhe der Einstellungskosten. Sie reichen von 500 bis zu 100.000 Euro.[28] Ein Durchschnittswert ist mit 9.545 Euro angegeben.[29] Kosten für eine Fehlbesetzung werden mit einer Summe von 88.500 Euro[30] oder auch mit einer Summe von anderthalb Jahresgehältern[31] angesetzt.

Diese Beispielangaben zeigen deutlich, dass ein Unternehmen die Einstellungskosten nicht unterschätzen sollte und schon aus diesem Grund Wert auf ein qualitativ hochwertiges und effizientes Bewerbermanagement legen muss.

Weiterhin hat das Bewerbermanagement einen bedeutenden Einfluss auf das Unternehmensimage. Viele Personalmanager sind der Meinung, dass das Personalmarketing mit Eingang der Bewerbung beendet ist. Jedoch beginnt für viele Bewerber der engere Kontakt mit dem Unternehmen erst nach Abschicken der Bewerbung.[32] Simon u.a. behaupten, dass „die Eindrücke, die der Bewerber während des Bewerbungsprozesses durch den schriftlichen, telefonischen und persönlichen Kontakt zu Mitarbeitern des Unternehmens sammelt, eine stark personalimageverändernde Wirkung [haben]“.[33] Auch Rastetter schreibt, dass aus dem Verhalten der Mitarbeiter im Unternehmen auf Merkmale im Unternehmen geschlossen werden kann.[34] Ein Unternehmen sollte sich daher immer wieder bewusst machen, dass ein erfolgreiches Personalmarketing durch ein schlechtes Bewerbermanagement nachhaltig negativ beeinflusst werden kann.[35] Ein Unternehmen sollte sich für die Kommunikation mit den Bewerbern die gleichen Maßstäbe setzten, die es auch seinen Kunden gegenüber hat.

Schließlich sind auch Bewerber potentielle Kunden. Bewerber die mit dem Bewerbermanagement nicht zufrieden sind, werden ihre Unzufriedenheit oft auch anderen Personen mitteilen, wodurch das Unternehmensimage großen Schaden nehmen kann. Hieraus kann auch ein weiterer negativer Punkt folgen. Wenn sich ein schlechtes Bewerbermanagement unter Bewerbern rumspricht, können Unternehmen Schwierigkeiten bekommen in der Zukunft qualifiziertes Personal zu rekrutieren.

Dem letzten Punkt könnte man entgegen halten, dass aufgrund der hohen Arbeitslosigkeit die Zahl der Bewerbungen stark zunimmt. Diese Bewerberflut wird durch die schnelle und kostengünstige Bewerbung per Email oder Online-Formular zudem noch unterstützt. Allerdings erhöht sich hierdurch für das Unternehmen nicht automatisch die Anzahl an qualifizierten Bewerbern.[36] Durch die steigende Anzahl an Bewerbungen ist es für Unternehmen besonders wichtig, das Bewerbermanagement effizient zu betreiben, um hierdurch entstehende Mehrkosten im Rekrutierungsprozess so gering wie möglich zu halten.

2.5 Hauptfehlerquellen im Bewerbermanagement

Nachdem im vorangegangenen Gliederungspunkt die Bedeutung von qualitativ hochwertigem und effizientem Bewerbermanagement besprochen wurde, wird nun auf die Hauptfehlerquellen im Bewerbermanagement hingewiesen, wie sie in der Literatur beschrieben werden. Diese sind:

- die Bearbeitungsdauer der Bewerbung,
- die persönliche Kommunikation während des Selektionsprozesses und
- die Formulierung einer Zu- und Absage.[37]

Nach Simon u.a. ist die häufigste Fehlerquelle im Bewerbermanagement die Bearbeitungsdauer. Diese sei generell viel zu hoch und schwankte extrem von Unternehmen zu Unternehmen und sogar innerhalb eines Unternehmens.[38] Zwar gibt es für die Bearbeitungsdauer einer Bewerbung in der Literatur keine starren Richtwerte, aber Simon u.a. halten eine Bearbeitungsdauer von sechs bis acht Wochen für akzeptabel.[39] (siehe auch Kapitel 3.1.7)

Die persönliche Kommunikation während des Selektionsprozesses gilt als weitere Hauptfehlerquelle. Die Zeiträume, in denen der Bewerber nichts vom Unternehmen hört, sollten nicht zu lang werden. Laut Simon u.a. sollte ein Zeitraum von zehn Tagen nicht überschritten werden. „Hört [der Bewerber] länger als zehn Tage nichts vom Unternehmen, wird er unruhig. Die Folge ist, dass er eine Absage antizipiert und beginnt, seine Einstellung zum Unternehmen unterbewußt zu verändern – um kognitive Dissonanzen zu vermeiden“.[40] Es empfiehlt sich folglich, den Bewerber spätestens alle 10 Tage schriftlich oder telefonisch zu kontaktieren, um ihn über den aktuellen Status zu informieren.

Die letzte Hauptfehlerquelle im Bewerbermanagement ist die Formulierung der Zu- und Absage. Laut Opplinger sollte die Mitteilung einer Zusage immer erst telefonisch erfolgen um dem Bewerber anschließend den Vertrag zuzusenden. Das Unternehmen sollte weiterhin darauf achten, dass es zu diesem Zeitpunkt noch nicht allen anderen Kandidaten absagt und sich somit nicht auf die mündliche Zusage des Bewerbers verlässt. Erst ein unterschriebener Arbeitsvertrag ist rechtsverbindlich.[41] Auf die Formulierung der Absage soll im Gliederungspunkt 3.1.3 näher Eingegangen werden.

Die in der Theorie beschriebenen Hauptfehlerquellen werden weitgehend auch Bestandteil der noch folgenden empirischen Studie sein.

Um Fehlerquellen im Bewerbermanagement gut im Auge zu behalten und um schnell auf Fehler aufmerksam zu werden, empfiehlt es sich für Unternehmen eine Statistik mit Kennzahlen zum Bewerbermanagement zu führen. Zu diesen Kennzahlen sollten unter anderem die durchschnittlichen Bearbeitungsdauern des Bewerbungsprozesses bei Zu- und Absage, die durchschnittliche Dauer der kommunikationslosen Phasen, sowie der Anteil der Bewerber, die während des Selektionsprozesses ihre Bewerbung zurückziehen oder ein Jobangebot ablehnen, gehören.[42]

2.6 Entwicklungen im Bewerbermanagement

Im letzten Gliederungspunkt des Theorieteils dieser Arbeit wird im Folgenden auf neue Entwicklungen im Bewerbermanagement hingewiesen. Dieses sind Bewerbermanagement-Systeme, transparentes Bewerbermanagement und Bewerber Relationship Management. Diese Tools haben gleichzeitig die Aufgabe, die im vorangegangenen Punkt besprochenen Fehlerquellen im Bewerbermanagement zu minimieren oder zu umgehen.

2.6.1 Bewerbermanagement-Systeme

Ein Bewerbermanagement-System ist eine Computer-Software für das Bewerbermanagement, welche die Arbeit in der Personalabteilung in der Regel erheblich entlasten, Kosten einsparen und die Durchlaufzeit einer Bewerbung verkürzen soll.[43] Auf die effizienzsteigernde Auswirkung auf das Bewerbermanagement wird am Ende dieses Gliederungspunktes noch näher eingegangen.

Ein Bewerbermanagement-System besteht im Kern aus den folgenden Funktions- und Leistungsmerkmalen.[44] Es beinhaltet das Anlegen von Stellenausschreibungen, die automatische Übernahme von Online-Bewerbungen, sowie das manuelle Einstellen von Bewerberdaten bei Print- und Emailbewerbungen. Weiterhin umfasst es die Dokumentenverwaltung, die Anbindung an den Stellenmarkt auf der unternehmenseigenen Homepage, die Einbindung von Fachabteilungen und das Erstellen von Serien-Emails und Serienbriefen. Ein zentrales Element des Bewerbermanagement-Systems ist das Anlegen einer Bewerberdatenbank (auch Kandidatenpool oder Talentwarehouse[45] genannt). In dieser werden alle Bewerberdaten gespeichert und verwaltet. Weiterhin bietet ein Bewerbermanagement-System eine Workflow-Dokumentation und die Möglichkeit des Erstellens von Statistiken, um erfolgskritische Faktoren wie Effektivität, Rekrutierungszeit, Kosten und Aufwand des Rekrutierungsprozesses zu kontrollieren.[46] Auch sollte jedes Bewerbermanagement-System die Suche nach geeigneten Kandidaten unterstützen. Hierauf aufbauend kann ein Bewerbermanagement-System je nach Anforderung eines Unternehmens eine Anbindung an externe Jobbörsen und Printmedien, eine Kalenderfunktion mit Eventmanagement, eine automatische Vorauswahl durch eine Filterfunktion mit Bewerberranking, eine Einbindung von Online-Assessments, die Auswahl mehrerer Sprachen, eine Erinnerungsfunktion bei Terminüberschreitung, sowie die Einbindung externer Dienstleister enthalten.[47] Weiterhin können Personalverantwortliche sogar per Handy den Bewerberstatus abfragen und weitere Arbeitsschritte auslösen.[48]

Nach Wolter bieten auf dem deutschen Markt etwa 100 Unternehmen Bewerbermanagement-Systeme an[49], wobei die Kosten für solch ein System je nach Anbieter, Funk- tionsumfang und Unternehmensgröße eine erhebliche Preisspanne aufweisen. Nach einer Untersuchung von Kaufmann und Klebl, in der 23 der marktführenden Softwareanbieter verglichen wurden, liegen die Kosten für ein Bewerbermanagement-System bei 3.000 bis 120.000 Euro.[50]

Diese Investition wird sich in den meisten Fällen relativ schnell amortisieren, da ein Bewerbermanagement-System in der Regel zu Kosten- und Zeiteinsparungen und somit zu einer Effizienzsteigerung im Bewerbermanagement führt. So sehen Experten in der Handhabung von eingehenden Bewerbungen bereits Einsparpotentiale von 20 bis 30 %.[51] Weitere Effizienzsteigerungspotentiale zeigt das Beispiel der Bertelsmann AG, bei der nach der Einführung der Bewerbermanagement-Software „Be-Cruiter“ pro Mitarbeiter 65 % mehr Bewerbungen bearbeitet werden konnten[52] und die Time-To-Hire um 57 % verkürzt wurde.[53] Zeitersparnis folgt auch daraus, dass sich bereits 80 % der weniger qualifizierten Bewerber durch die Vorselektion der Software herausfiltern lassen.[54] Nach Jäger „lässt sich ein Effizienzvorteil der ‚virtuellen’ gegenüber der ‚tradi- tionellen’ Bewerberabwicklung in einem Verhältnis von mindestens 1:8 feststellen“.[55] Allerdings ist fraglich, ob sich ein Bewerbermanagement-System auch für kleine Unternehmen rechnet.

2.6.2 Transparentes Bewerbermanagement

Transparentes Bewerbermanagement als neue Entwicklung im Bewerbermanagement ist nur unter Einsatz eines Bewerbermanagement-Systems möglich, dass im vorangehenden Kapitel beschrieben wurde. Transparentes Bewerbermanagement bedeutet, dass ein Bewerber jederzeit den Status und den Fortschritt seiner Bewerbung einsehen kann.[56] Hierfür erhält der Bewerber ein Passwort, mit dem er sich über das Internet in das Bewerbermanagement-System des Unternehmens einloggen kann[57]. Selbstverständlich kann er nur einen für ihn bestimmten Bereich einsehen und nicht die Daten anderer Bewerber. Das transparente Bewerbermanagement kann sogar soweit gehen, dass der Bewerber einsehen kann, bei welchem Personalverantwortlichen oder in welcher Abteilung sich die Bewerbung befindet und welche Kommentare die involvierten Mitarbeiter zur Bewerbung verfasst haben. Es stellt sich jedoch die Frage, ob die Unternehmen soviel Transparenz zulassen wollen. Der Vorteil des transparenten Bewerbermanagements liegt ganz deutlich darin, dass die Bewerber jederzeit auf dem aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses sind, ohne telefonisch oder per Email im Unternehmen nachfragen zu müssen, was auch dem Unternehmen Arbeitszeit einspart.

Neben diesem neuen Verständnis von transparentem Bewerbermanagement, wie es im weiteren Verlauf der vorliegenden Arbeit verstanden werden soll, gab es aber auch schon vor dem Einsatz eines Bewerbermanagement-Systems den Begriff der Transparenz im Bewerbermanagement. Hierunter soll verstanden werden, dass ein Bewerber möglichst früh über die einzelnen Schritte im Rekrutierungsprozess aufgeklärt wird. Ein Bewerber könnte so mit Erhalt der Eingangsbestätigung oder auch schon in der Stellenanzeige über das Bewerbungsverfahren, über die Art, Anzahl und den Zeitpunkt der Bewerbungsgespräche und über die zu erwartende Dauer des Bewerbungsprozesses informiert werden.[58]

2.6.3 Bewerber Relationship Management

Für das Betreiben eines Bewerber Relationship Managements bildet ein erfolgreich implementiertes Bewerbermanagement-System (siehe Kapitel 2.6.1) die Grundlage. Anstatt Bewerber Relationship Management werden in der Fachliteratur auch die Be- griffe Candidate Relationship Management oder auch Talent Relationship Management verwendet.[59] Hierbei ist allerdings zu beachten, dass sich der Begriff des Talent Rela- tionship Managements nicht nur auf die Bewerber bezieht, sondern auch auf ehemalige Praktikanten, ehemalige Diplomanden und ehemalige Mitarbeiter, sowie andere Potentiale, die dem Unternehmen von einem anderen Kontakt bereits bekannt sind.[60] Das Bewerber Relationship Management wird dem Personalmarketing zugeordnet.[61] Die Vorstufe zum Bewerber Relationship Management war oder ist das Führen einer Bewerberkartei. In dieser werden Bewerber vermerkt, die zum Bewerbungszeitpunkt nicht berücksichtigt werden können, deren Profil für das Unternehmen aber trotzdem interessant ist. Diese werden dann bei passender freier Stelle kontaktiert.[62] Obwohl anzunehmen ist, dass diesen Vorgang noch immer einige Unternehmen auf diese Art und Weise praktizieren, wird er in der heutigen Zeit immer mehr durch die Bewerberdatenbank ersetzt (siehe Kapitel 2.6.1).

Bewerber Relationship Management bedeutet aber viel mehr als nur das Pflegen einer Bewerberdatenbank. „Denn, eine Datenbank verwaltet Kontakte – entwickelt aber kein Beziehungsmanagement“.[63] Ziel eines Bewerber Relationship Managements ist es ständig Kontakt zu den Bewerbern zu halten und nicht nur dann, wenn man diesen eine passende Stelle anbieten kann.[64] Auf diese Weise soll sich der Bewerber mit dem Unternehmen auseinandersetzen und eine Beziehung zum Unternehmen aufbauen.[65]

Tools zur Unterstützung dieser Kontaktpflege sind zum Beispiel das Versenden eines Newsletters, durch den der Bewerber in regelmäßigen Abständen die neuesten Unternehmensinformationen erhält, oder das Einrichten eines Chat-Raumes, in dem der Bewerber mit Unternehmensvertretern virtuell in Kontakt treten kann.[66] Ein Unternehmen sollte dabei darauf achten, dass der Bewerber durch solche Aktionen nicht in zu kleinen Zeitintervallen kontaktiert wird und sich hierdurch vom Unternehmen bedrängt fühlt. Um ein effektives Bewerber Relationship Management zu gewährleisten, sollte der Bewerber regelmäßig sein Profil in der Bewerberdatenbank aktualisieren.[67] Außerdem sollte er jederzeit die Möglichkeit haben, sein Profil zu löschen.

Ein Unternehmen würde kein Bewerber Relationship Management betreiben, wenn es hierdurch keinen Vorteil hätte. Der erste Vorteil ist, dass durch das Bewerber Relation- ship Management keine Potentiale verschenkt werden.[68] Jeder für das Unternehmen interessante Bewerber ist in der Zukunft für das Unternehmen erreichbar, auch wenn er für eine frühere Position eine Absage erhalten hat.

Somit haben Absageschreiben weniger schlechten Einfluss auf das Unternehmensimage.

Weiterhin sollte ein Unternehmen berücksichtigen, dass der finanzielle und zeitliche Aufwand, hochqualifizierte Bewerber zu rekrutieren, deutlich höher ist, als bereits interessierte Bewerber anhand eines Bewerber Relationship Managements ans Unternehmen zu binden und über dieses System Stellen zu besetzen.[69] So kann ein Unternehmen in den meisten Fällen Vakanzen viel schneller besetzten, indem es Kandidaten aus der Bewerberdatenbank anspricht. Laut Geke liegen die Kosten von 1000 bis 2000 Euro pro Einstellung durch das Bewerber Relationship Management deutlich unter den Rekrutierungskosten bei einer Einstellung auf traditionellem Wege.[70]

Allerdings ist fraglich, ob ein Unternehmen ausschließlich über das Bewerber Rela- tionship Management rekrutiert oder nicht doch zusätzlich Stellenanzeigen in den Medien veröffentlichen muss, was den Kostenvorteil reduzieren, wenn nicht gar aufheben würde.

Nach Geke können bis zu 30 % der Stellen über das Bewerber Relationship Management besetzt werden.[71] Einige US-amerikanische Unternehmen stellen bereits 40 % ihrer Mitarbeiter auf diese Weise ein.[72]

3 Die empirische Studie

3.1 Parameter für Qualität und Effizienz im Zusammenhang mit dem Bewerbermanagement und daraus abgeleitete hypothetische Behauptungen

Im Folgenden werden Parameter für Qualität und Effizienz im Zusammenhang mit dem Bewerbermanagement beschrieben, welche wegen der Übersichtlichkeit zu Gliederungspunkten zusammengefasst sind, insofern dies möglich und sinnvoll ist. Aus den Parametern werden als Untersuchungsgrundlage hypothetische Behauptungen[73] abgeleitet. Aus diesen Behauptungen werden in Gliederungspunkt 3.4.2.1 die Fragen aufgestellt, welche den Fragebogen zur Erhebung ergeben.

Die Parameter wurden teilweise im Theorieteil (siehe Kapitel 2) dieser Arbeit behandelt. Andere stellen eine Ergänzung dar.

3.1.1 Aktualität

Aktualität der Stellenanzeigen

Die für das Platzieren von Stellenanzeigen am häufigsten genutzten Medien sind die Printmedien und das Internet.[74] Es ist wichtig, dass die Stellenanzeigen von Unternehmen aktuell sind. Zum einen können hierdurch eingehende Bewerbungen reduziert werden, die sich auf bereits besetzte Stellen beziehen.[75] Zum anderen können veraltete Stellenausschreibungen auch einen negativen Einfluss auf das Unternehmensimage haben. Anzeigen in Printmedien sind zeitlich sehr begrenzt und müssen ständig neu geschaltet werden. Stellenanzeigen im Internet hingegen sind für einen sehr langen Zeitraum abrufbar, jedoch häufig nicht datiert.[76] Hieraus ergibt sich folgende hypothetische Behauptung:

- Veraltete Stellenanzeigen findet man häufiger im Internet als in Printmedien.

3.1.2 Darstellbarkeit/Medienbrüche

Darstellbarkeit der Bewerbung im Onlineformular

Wie schon in Kapitel 2 erläutert, kann ein Nachteil eines Online-Formulars sein, dass ein Bewerber seinen Lebenslauf aufgrund der Formularform nicht so darstellen kann wie er möchte. Hierdurch sieht der Bewerber die Qualität des Bewerbermanagements eingeschränkt, da er eventuell nicht alle relevanten Daten zu seiner Person angeben kann. Wenn er zudem zu große Dokumente nicht der Online-Form anhängen kann und diese per Post oder Email zusenden müsste, wäre dies ineffizient (siehe hierzu auch den folgenden Parameter Medienbrüche). Die hypothetischen Behauptungen lauten:

- Häufig können Bewerber ihren Lebenslauf nicht vollständig im Online-Formular

darstellen.

- Dokumente können oft aufgrund ihrer Größe nicht dem Online-Formular angehängt

werden.

Medienbrüche

Medienbrüche im Bewerbermanagement gibt es in verschiedenen Formen. Häufig können sie auftreten, wenn Unternehmen mit einem Bewerbermanagement-System arbeiten. Hängen Bewerber ihre Zeugnisse nicht dem Online-Bewerbungsformular an, sondern schicken diese auf dem Postweg nach, so müssen die Dokumente vom Unternehmen eingescannt und dem Bewerberprofil angehängt werden. Zu noch größeren Effizienzverlusten durch einen Medienbruch kommt es, wenn Bewerber nur eine Bewerbungsmappe schicken und das Unternehmen alle Daten in das Bewerbermanagement-System eintragen muss.[77] Arbeiten Unternehmen nicht mit einem Bewerbermanagement-System, so kann es zu Medienbrüchen kommen, wenn eingehende Bewerbungen per Email ausgedruckt werden müssen und anschließend wie eine klassische Bewerbungsmappe behandelt werden.[78] Aber auch die Unternehmen selbst tragen zur Entstehung von Medienbrüchen bei, etwa wenn sie darauf bestehen, zusätzlich zur Email- oder Onlinebewerbung eine klassische Bewerbungsmappe zu bekommen. Medienbrüche sind in jedem Fall ineffizient.[79] Folgende hypothetische Behauptung soll in dieser Arbeit untersucht werden:

- Unternehmen verlangen trotz Email- oder Onlinebewerbung oft die klassische Be-

werbungsmappe.

3.1.3 Informationsgehalt

Informationen zum Unternehmen auf der Unternehmenshomepage

Da die Attraktivität eines Unternehmens im Bewerbungsprozess eine bedeutende Rolle spielt (siehe Kapitel 2.2), sollte der Bewerber die Chance haben, sich noch vor der Bewerbung ausreichend über das Unternehmen zu informieren. Eine gute Möglichkeit bietet hierfür die Unternehmenshomepage.[80] Es ist allerdings fraglich, ob alle Unternehmen ausreichend Informationen auf ihrer Homepage zur Verfügung stellen. Daher lautet die hypothetische Behauptung:

- Der Informationsgehalt zum Unternehmen auf der Unternehmenshomepage ist für

den Bewerber nicht zufrieden stellend.

Informationsgehalt der Absage

Wie bereits in Kapitel 2.5 besprochen zählt nach Simon u.a. die Absagenformulierung zu den Hauptfehlerquellen im Bewerbermanagement.[81] Daher sollten Unternehmen hierbei besonders auf die Erwartungen der Bewerber eingehen. Es ist anzunehmen, dass ein Bewerber eine Absage erwartet, in welcher der Absagegrund möglichst individuell erläutert wird. Dieser Meinung ist auch Sennholz und sagt zudem, dass eine Absage „liebenswürdige Notlügen“ enthalten darf, ehrliche Begründungen enthalten sollte und dass der Bewerber auch noch nach Erhalt der Absage am Unternehmen interessiert sein sollte.[82] Für ein Unternehmen ist es dagegen häufig zu viel Aufwand bei jedem Bewerber sehr detailliert auf die Absagegründe einzugehen. In diesem Punkt steht die Effizienz konträr zur Qualität im Bewerbermanagement. Dieses Problem lässt sich lösen, wenn das Unternehmen dem Bewerber im Absageschreiben anbietet sich telefonisch über die Absagegründe zu informieren.[83] Allerdings würde dies nach Auffassung des Verfassers eventuell zu noch größeren Effizienzverlusten führen, wenn sich daraufhin jeder abgesagte Bewerber telefonisch beim Unternehmen meldet. Um das Absageschreiben nicht zu standardisiert erscheinen zu lassen, rät Lorenz verschiedene Absagetexte vorzubereiten. Es sollten verschieden Texte für Absagen bezüglich Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung, für Blindbewerbungen, für interne Bewerbungen und für Absagen nach einem Vorstellungsgespräch oder Assessment Center formuliert werden.[84] Die hypothetischen Behauptungen zu diesem Parameter lauten:

- Das Unternehmen wählt in den meisten Fällen eine Absage ohne Nennung von

Gründen.

- Bewerber wünschen sich ein Absageschreiben mit Nennung von sehr individuellen

Gründen.

3.1.4 Innovation

Veränderung des Bewerbermanagements durch Email- und Onlinebewerbung

Der Bewerber sollte durch den Einsatz von Email- und Onlinebewerbungen eine Verbesserung im Bewerbermanagement erfahren. Gründe hierfür wurden bereits in Kapitel 2 aufgeführt. Allerdings wurden auch Gründe aufgezeigt, die nicht unbedingt eine Verbesserung darstellen würden. Daher ist fraglich, ob die Bewerber den Einsatz von Email- und Online-Bewerbung als Fortschritt sehen. Die folgende hypothetische Behauptung ist zu prüfen:

- Das Bewerbermanagement hat sich durch neue Bewerbungswege wie Email oder

Online-Formulare verbessert.

Transparentes Bewerbermanagement

Das transparente Bewerbermanagement wurde sehr ausführlich in Kapitel 2.6.2 besprochen und soll daher an dieser Stelle nicht noch einmal beschrieben werden. Da das transparente Bewerbermanagement eine neue Entwicklung im Bewerbermanagement darstellt, lautet die hypothetische Behauptung:

- Erst wenige Unternehmen praktizieren transparentes Bewerbermanagement.

Bewerber Relationship Management

Das Bewerber Relationship Management wurde bereits sehr detailliert in Kapitel 2.6.3 beschrieben und soll an dieser Stelle nicht noch einmal wiederholt werden. Die hypothetische Behauptung zu diesem Parameter lautet:

- Das Bewerber Relationship Management wird erst von wenigen Unternehmen be-

trieben.

3.1.5 Kommunikation

Kommunikation der vakanten Stelle

Damit der Bewerber auf die vakante Stelle aufmerksam wird, muss das Unternehmen diese auch zu ihm kommunizieren. Hierfür gibt es unterschiedliche Wege der Personal-werbung.[85] Zum einen gibt es interne Stellenausschreibungen, die sehr kostengünstig sind. Dann gibt es Stellenanzeigen in Printmedien und Stellenanzeigen im Internet, welche sich aufteilen lassen in Stellenanzeigen auf der Unternehmenshomepage und Stellenanzeigen in Online-Stellenbörsen. Zu Stellenanzeigen in Printmedien und im Internet wurde bereits in Kapitel 3.1.1 auf die Aktualitätsproblematik hingewiesen. Weiterhin können vakante Stellen auch über private Kontakte kommuniziert werden. Relativ teuer ist es, die vakante Stelle über einen Personalberater oder Headhunter zu kommunizieren oder über Jobmessen zu rekrutieren. Über diesen Weg kann das Unternehmen allerdings oft sehr schnell qualifiziertes Personal finden.[86] Eine kostenlose Form stellt dagegen die Stellenausschreibung über die Bundesagentur für Arbeit dar.[87]

Aufgrund der großen Anzahl der unterschiedlichen Wege der Personalwerbung kann folgende hypothetische Behauptung aufgestellt werden:

- Bestimmte Kommunikationswege führen am häufigsten zur Aufmerksamkeit auf die

vakante Stelle.

Kommunikation des Ablaufes des Rekrutierungsprozesses

Die einzelnen Schritte des Rekrutierungsprozesses sollten dem Bewerber so früh wie möglich mitgeteilt werden.[88] Der Bewerber kann zum Beispiel zusammen mit der Eingangsbestätigung einen Ablaufplan über den weiteren Rekrutierungsprozess erhalten. Auch kann das Unternehmen den genauen Ablauf bereits in der Stellenanzeige beschreiben. Auf diese Weise weiß der Bewerber, was ihn erwartet und auf welchen Zeitraum er sich einstellen muss, bis er das Jobangebot erhalten würde. Das Unternehmen spart durch diese offene Kommunikation Arbeitszeit ein, die es für das Bearbeiten von Fragen zum Rekrutierungsprozess aufwenden müsste. Da fraglich ist, ob Unternehmen bereits die offene Kommunikation des Ablaufes des Rekrutierungsprozesses betreiben, ergibt sich die folgende hypothetische Behauptung:

- Der Ablauf des Rekrutierungsprozesses wird oft nicht zu Beginn des Bewerbungs-

prozesses oder gar nicht vom Unternehmen kommuniziert.

Bewerbungsweg

Die unterschiedlichen Bewerbungswege wie Bewerbung per Bewerbungsmappe, Email oder Online-Formular, um hier nur einige zu nennen, wurden bereits in Kapitel 2.3 beschrieben. Ein Unternehmen sollte den Bewerbungsweg betont kommunizieren, welcher am effizientesten für das Unternehmen ist. Fraglich allerdings ist, ob auch der Bewerber genau denselben Bewerbungsweg präferiert. Es ist anzunehmen, dass er sich auf dem von ihm bevorzugten Weg bewerben möchte. Dies kann zu einem Präferenzkonflikt zwischen Unternehmen und Bewerber führen. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen die Bewerbung per traditioneller Bewerbungsmappe am häufigsten bevorzugen, worauf in Kapitel 4.2 noch näher eingegangen werden soll. Die RTL Gruppe Deutschland geht sogar so weit, dass sie auf ihrer Internetseite kommuniziert, dass sie Bewerbungen per Email nicht bearbeitet.[89] Vermutlich handelt es sich bei der RTL Gruppe nicht um einen Einzelfall. Dies zu untersuchen ist allerdings nicht Zielsetzung dieser Arbeit und würde den Umfang zu sehr ausweiten. Um zu untersuchen, ob der Bewerber einen bestimmten Bewerbungsweg bevorzugt und ob es einen Präferenzkonflikt zwischen Unternehmen und Bewerber gibt, lauten die hypothetischen Behauptungen zu diesem Parameter:

[...]


[1] Anmerkung: Es ist anzunehmen, dass das Bewerbermanagement über einen externen Personaldienstleister eine sehr viel höhere Qualität und Effizienz aufweist. Es wurde jedoch aus Gründen des Umfangs dieser Arbeit davon abgesehen das Outsourcen des Bewerbermanagements an einen Personaldienstleister mit in die Untersuchung einzubeziehen.

[2] Anmerkung: Dieser Punkt befindet sich in der vorliegenden Arbeit nicht im Theorieteil, da aus den einzelnen Parametern direkt die Thesen und anschließend die Fragen für die empirische Studie hergeleitet werden.

[3] Vgl. Wolter, Ralf-Peter: Innovationssprünge. URL siehe Literaturverzeichnis

[4] Vgl. Lorenz, Michael: Personalauswahl. S. 47-57

[5] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 193-198

[6] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 58

[7] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S.55-59

[8] Anmerkung: Es ist allerdings fraglich, ob dieser Stufe in der heutigen Arbeitsmarktlage eine sehr hohe Bedeutung zukommt. Die meisten Bewerber werden sich auch bei Unternehmen bewerben, die nicht als besonders attraktiv erscheinen, um einen Arbeitsplatz zu bekommen. Nur Bewerber, die von Unternehmen besonders nachgefragt werden, können diese Stufe in ihrem Bewerbungsprozess berücksichtigen.

[9] Vgl. König, Wolfgang u.a.: Recruiting Trends 2005. S. 39

[10] Vgl. König, Wolfgang; Keim, Tobias; Westarp, Falk von: Bewerbungspraxis 2004. S.19

[11] Vgl. König, Wolfgang u.a.: Recruiting Trends 2004. S. 26

[12] Vgl. König, Wolfgang u.a.: Recruiting Trends 2004. S. 26

[13] Vgl. Kerkow, Holger; Kipker, Ingo: Das Internet im Personalmarketing. S. 59

[14] Vgl. Bruns, Iris; Althoff, Simone: Bewerbungsformulare im Internet. S. 63-70

[15] Vgl. Schwertfeger, Bärbel: Online-Bewerbung. URL siehe Literaturverzeichnis

[16] Vgl. Lorenz, Michael: Personalauswahl. S. 43-46

[17] Beck, Christoph: Professionelles E-Recruitment. S. 68

[18] Vgl. König, Wolfgang; Keim, Tobias; Westarp, Falk von: Bewerbungspraxis 2004. S. 21

[19] Vgl. König, Wolfgang u.a.: Recruiting Trends 2004. S. 26

[20] Vgl. o.V.: Datenschutz bei Online-Bewerbungen. URL siehe Literaturverzeichnis

[21] Vgl. Felder, Rupert: Datenschutz im Bewerbermanagement. S. 69

[22] Vgl. König, Wolfgang; Keim, Tobias; Westarp, Falk von: Bewerbungspraxis 2004. S. 19

[23] Vgl. Jung, Hans: Personalwirtschaft. S. 138

[24] Vgl. Eisele, Daniela: Online-Bewerbungssysteme in der Personalbeschaffung. S. 88

[25] Vgl. Lorenz, Michael: Personalauswahl. S. 11

[26] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 194

[27] Vgl. Lorenz, Michael: Personalauswahl. S. 11-12

[28] Anmerkung: Hierbei ist allerdings die jeweilige zu besetzende Stelle zu berücksichtigen.

[29] Vgl. Psychologie Transfer: Personalanwerbung und –Auswahl. S. 58-60

[30] Vgl. Weckmüller, Heiko: Führungskräftebeschaffung. S. 28f.

[31] Vgl. Eisele, Daniela: Online-Bewerbungssysteme in der Personalbeschaffung. S. 133

[32] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 194

[33] Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 194

[34] Vgl. Rastetter, Daniela: Personalmarketing. S. 165f.

[35] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 198

[36] Vgl. Lorenz, Michael: Personalauswahl. S. 10

[37] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 194-195

[38] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 195

[39] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 195

[40] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 195

[41] Vgl. Oppliger, Markus: Personalsuche und Personalselektion. S. 65

[42] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 198

[43] Vgl. Wolter, Ralf-Peter: Über 100 Lösungen. URL siehe Literaturverzeichnis

[44] Vgl. Wolter, Ralf-Peter: Über 100 Lösungen. URL siehe Literaturverzeichnis

[45] Vgl. Visser, Pepijn: E-Recruiting mit mySAP. URL siehe Literaturverzeichnis

[46] Waizmann, Franz: Bewerbermanagement. S. 27

[47] Vgl. Wolter, Ralf-Peter: Über 100 Lösungen. URL siehe Literaturverzeichnis

[48] Vgl. Kaufmann, Michael; Klebl, Marcel: E-Cruiting. S. 24

[49] Vgl. Wolter, Ralf-Peter: Über 100 Lösungen. URL siehe Literaturverzeichnis

[50] Vgl. Kaufmann, Michael; Klebl, Marcel: E-Cruiting. S. 22-26.

[51] Vgl. Sichau, Ingeborg: Digitales Bewerbermanagement. S. 55

[52] Vgl. Sichau, Ingeborg: E-Recruiting. S. 48

[53] Vgl. Sichau, Ingeborg: Digitales Bewerbermanagement. S. 55

[54] Vgl. Wolter, Ralf-Peter: Innovationssprünge. URL siehe Literaturverzeichnis

[55] Jäger, Wolfgang: Personalmarketing. S. 111

[56] Vgl. Gronerad, Markus; Reckenfeld, Markus: Effiziente Personalbeschaffung. URL siehe Literaturverzeichnis

[57] Vgl. Händschke, Eva: Schnell und effizient reagieren. S. 26

[58] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 196

[59] Vgl. Eisele, Daniela: Online-Bewerbungssysteme in der Personalbeschaffung. S. 17

[60] Vgl. Geke, Michael: Interessante Kandidaten ans Unternehmen binden. S. 42, sowie Haworth, John: Talent Relationship Management. URL siehe Literaturverzeichnis

[61] Vgl. Eisele, Daniela: Online-Bewerbungssysteme in der Personalbeschaffung. S. 17

[62] Vgl. Jung, Hans: Personalwirtschaft. S. 138

[63] Vgl. Geke, Michael: Interessante Kandidaten ans Unternehmen binden. S. 40

[64] Vgl. Kleb, Thomas; Schwedes, Frank: Modernes Personalmarketing. S. 6

[65] Vgl. Geke, Michael: Interessante Kandidaten ans Unternehmen binden. S. 41

[66] Vgl. Geke, Michale: E-Recruiting und E-Relationship-Management. S. 14

[67] Vgl. Eisele, Daniela: Online-Bewerbungssysteme in der Personalbeschaffung. S. 223

[68] Vgl. Geke, Michale: E-Recruiting und E-Relationship-Management. S.14

[69] Vgl. Visser, Pepijn: E-Recruiting mit mySAP. URL siehe Literaturverzeichnis

[70] Vgl. Geke, Michael: Interessante Kandidaten ans Unternehmen binden. S. 45

[71] Vgl. Geke, Michael: Interessante Kandidaten ans Unternehmen binden. S. 42

[72] Vgl. Wolter, Ralf-Peter: Über 100 Lösungen. URL siehe Literaturverzeichnis

[73] Anmerkung: An dieser Stelle wird nicht der Begriff der These oder Hypothese verwendet, weil in der Auswertung auf statistische Hypothesentests verzichtet werden soll.

[74] Vgl. Eco Forum e.V.; stellenanzeigen.de: Trendbarometer Personalwesen. URL siehe Literaturverzeichnis

[75] Vgl. Jäger, Katja; Schumacher, Solveig: Personalm@arketing für Top-Nachwuchs. S. 262

[76] Vgl. Göritz, Anja: Personalmarketing im Internet. S. 12, sowie Jung, Hans: Personalwirtschaft. S. 142

[77] Vgl. Sichau, Ingeborg: E-Recruiting. S. 48

[78] Vgl. Sichau, Ingeborg: Digitales Bewerbermanagement. S. 55

[79] Vgl. Jetter, Wolfgang: Effiziente Personalauswahl. S. 71

[80] Vgl. Jetter, Wolfgang: Effiziente Personalauswahl. S. 56-57

[81] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 194-195

[82] Vgl. Sennholz, Udo: Besser um Bewerber werben. S. 131

[83] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 198

[84] Vgl. Lorenz, Michael: Personalauswahl. S. 52

[85] Vgl. Oppliger, Markus: Personalsuche und Personalselektion. S. 25-26

[86] Vgl. Jetter, Wolfgang: Effiziente Personalauswahl. S. 64-67

[87] Vgl. Jetter, Wolfgang: Effiziente Personalauswahl. S. 64

[88] Vgl. Simon, Hermann u.a.: Effektives Personalmarketing. S. 196

[89] Vgl. RTL: Richtig bewerben. URL siehe Literaturverzeichnis

Details

Seiten
166
Erscheinungsform
Originalausgabe
Jahr
2005
ISBN (eBook)
9783832490027
ISBN (Buch)
9783838690025
Dateigröße
1.5 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v224161
Institution / Hochschule
Fachhochschule Dortmund – Wirtschaft
Note
1,0
Schlagworte
human resource management recruiting bewerbung bewerberzufriedenheit kommunikation

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Titel: Bewerbermanagement