Die Bewertung des Investitionsnutzens der Videokonferenztechnik, dargestellt am Beispiel der MVC Teleconferencing GmbH

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Gang der Untersuchung

3. Grundlegung

4. Ausgangssituation von Investitionsentscheidungen für Informations- und Kommunikationstechnik

5.1 Entwicklung und Funktion der Videokonferenztechnik
5.2 Einsatzgebiete

6. Vermarktungsstrategie

7.1 Allgemeine Vorraussetzungen für die Nutzung von Videokonferenzen
7.2 Qualifizierung von Multinationalen Konzernen

8. Erstellung eines Business Case zur Einführung von Videokonferenztechnik
8.1 Projektinitiierung
8.1.1 Definition und Abgrenzung
8.1.2 Alternativensuche
8.1.3 Projektabhängigkeiten
8.2 Wirkungsprognosen und Risikobewertung
8.2.1 Erhebung und Bewertung des Unternehmensnutzens
8.2.2 Initiierungsrisiken
8.2.3 Finanzierungsrisiken
8.2.4 Projektrealisierungsrisiken
8.2.5 Unternehmensrisiken
8.2.6 Näherungsrechungen einzelner Investitionsoptionen
8.2.7 Finanzielle Risiken
8.3 Projektentscheidung
8.4 Projektrealisierung
8.4.1 Projekt- und Ressourcenplanung
8.4.2 Projektimplementierung
8.4.3 Mitarbeitereinweisung
8.5 Betriebsphase
8.6 Projektkontrolle und -steuerung

9. Management Summary

10. Literaturverzeichnis

11. Anhang

12. Ehrenwörtliche Erklärung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

In den letzten 10 Jahren sind die Begriffe Dezentralisierung und Globalisierung zu Schlüsselwörtern einer modernen und fortschrittlichen Arbeitswelt geworden. Die räumliche Trennung von Unternehmenszentrale und Filialen, die Errichtung von Produktionsstätten im Ausland, die Ausgliederung von Unternehmensteilen, sowie die enge Zusammenarbeit mit ausländischen Geschäftspartnern, kennzeichnen diesen Wandel von Unternehmensstrategie und -struktur. Daher ist die internationale Ausrichtung der Geschäftsaktivitäten ein zentraler Baustein der Firmenstrategie.

Die Erschließung neuer Wachstumsmärkte in China und der Beitritt von 10 neuen Mitgliedsstaaten in die Europäische Union im Rahmen der EU-Osterweiterung sind nur zwei Beispiele für den globalen politischen und wirtschaftlichen Wandel. Unternehmen mit internationaler Aufstellung am Markt können sich diesen aktuellen Entwicklungen nicht verschließen, da die Chance für substanzielles Wachstum und wirtschaftlichen Erfolg stets von der Bereitschaft zu Veränderung abhängt. Dabei bilden der Zugang zu Informationen und die Möglichkeit der unternehmensweiten Kommunikation, Kooperation und Kollaboration die Grundlage der wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit vieler Unternehmen. Um diese vorhandenen Potentiale ausschöpfen zu können, gilt es die Informations- und Kommunikationsprozesse zu optimieren, um sowohl die Reaktionsfähigkeit, als auch die Innovationskraft eines Unternehmens an den Märkten nachhaltig zu verbessern. Die erfolgreiche Implementierung und Nutzung moderner Telekommunikationstechnologien wird dabei zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Unternehmenskommunikation.

Um die räumlichen und zeitlichen Barrieren, die sich im Zuge der einsetzenden Internationalisierung der Wirtschaft entwickelten, zu überwinden, musste eine Alternative zu herkömmlichen Geschäftsreisen gefunden werden. Dabei avancierte die Möglichkeit der gleichzeitigen Übertragung von Sprache, Daten und Video in Echtzeit und ohne Qualitätsverlust zum Antrieb für die Entwicklung der heutigen Videokonferenztechnik.

Der Einsatz von VK als schnelle, flexible und kostengünstige Alternative zu teuren und zeitintensiven Dienstreisen, ermöglicht die tägliche Zusammenkunft von nationalen sowie internationalen Geschäftspartnern und Kunden mit Mitarbeitern des eigenen Unternehmens.

Diese Arbeit ist für alle Entscheider und Projektverantwortlichen in MNC gedacht, die sich dem Einsatz von Videokonferenzen bisher weitgehend verschlossen haben. Sie erhalten mit dem erstellten BC eine Vorlage zur ganzheitlichen Bewertung von Investitionsvorhaben im Bereich der Videokonferenztechnik.

Die wichtigsten Ziele dieser Arbeit sind:

a) Darlegung der erzielbaren Vorteile durch den Einsatz von Videokonferenzen
b) Identifizierung von Nutzungspotentialen für Videokonferenztechnik in multinationalen Großunternehmen
c) Bereitstellung einer Projektvorlage in Form eines Business Case, für die Initiierung eines Test-Projektes im eigenen Unternehmen
d) Berücksichtigung aller relevanter Informationen und Einflussfaktoren, die für Investitionsentscheidungen in Videokonferenztechnik für international operierende Großunternehmen von Bedeutung sind

Die Kernfragen der Arbeit lauten:

Welchen Investitionsnutzen bietet der Einsatz von Videokonferenztechnik und welche Risiken und Nutzenaspekte sind für die Investitionsbeurteilung und Investitionsentscheidung zu berücksichtigen?

2. Gang der Untersuchung

In der Grundlegung werden zunächst die MVC Teleconferencing GmbH und die MVC AG präsentiert. Es folgt ein erster Einstieg in die allgemeine Thematik von Investitionsentscheidungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik, der mit einer fokussierteren Betrachtung von Investitionen in Videokonferenztechnik abschließt.

Anschließend wird ein technischer Einblick über die Funktion und den Aufbau von Videokonferenzen gegeben, um den Leser mit der Wirkungsweise und den allgemeinen Einsatzgebieten dieser Technologie vertraut zu machen.

Ein Überblick über die in der Praxis verwendeten Kommunikationsinstrumente zur Vermarktung von VK, bildet das zentrale Element der MVC Vermarktungsstrategie. Im nächsten Abschnitt werden allgemeine Parameter ermittelt, die für die erfolgreiche Nutzung von VK erforderlich sind. Die international operierenden Großunternehmen, als Nutzergruppe mit dem größten Potential für die Einführung von Videokonferenzen, werden dann anhand zahlreicher typischer Merkmale für den Einsatz von Videokonferenztechnik qualifiziert.

Anschließend wird ein BC als Kernstück der Arbeit für die Bewertung des Investitionsnutzens der Videokonferenztechnik erstellt. Dieser umfasst in der Projektinitiierung zunächst alle projektspezifischen, formalen und technischen Vorraussetzungen für das Vorhaben, eine Alternativensuche und zu berücksichtigende Projektabhängigkeiten. Nach der Erstellung von betriebswirtschaftlichen Wirkungsprognosen werden die Ergebnisse einer Risikobewertung unterzogen. Die Ergebnisse dienen dann als Vorlage für die im BC folgende Projektentscheidung.

Nach einer positiven Bewertung des Investitionsvorhabens wird das Projekt mit den in der Praxis Anwendung findenden Schritten realisiert. Nachdem das Investitionsvorhaben vollständig in das Unternehmen implementiert wurde, folgt die Betriebsphase. Nach Ablauf der festgelegten Dauer der Testphase werden die tatsächlich eingetretenen Ergebnisse mit den im BC verankerten Zielvorgaben verglichen und Abweichungen festgehalten.

Ein ausführliches Management Summary bildet den Abschluss der Arbeit.

3. Grundlegung

Die MVC Teleconferencing GmbH bietet als führender Conferencing-Service-Provider die weltweite Schaltung von Video-, Audio- und Webkonferenzen an. Die MVC Teleconferencing GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der MVC Mobile Video Communication AG in Frankfurt, die zu den führenden europäischen Systemhäusern für Videokonferenztechnik gehört. Dabei integriert MVC Produkte führender Hersteller – von der Einzelplatzanwendung bis hin zur komplexen Netzwerklösung. Im März 2004 übernahm die MVC AG die Videokonferenzsparte Team World Service Center (TWSC) der Deutschen Telekom und wurde damit zum Marktführer in Deutschland im Bereich Videoconferencing.

In den folgenden Ausführungen wird für die Beurteilung des Investitionsnutzens der Videokonferenztechnik lediglich der Bereich der Neuinvestitionen betrachtet.

Aus technischer Sicht werden die Vor- und Nachteile einer paketorientierten Datenübertragung über IP (Video over IP) gegenüber einer leitungsorientierten Übertragung über ISDN (Video over ISDN) erläutert.

Eine Fallunterscheidung zwischen drei verschiedenen Investitionsoptionen dient dabei als Entscheidungsgrundlage für die spätere Projektentscheidung. Die Preise für die Kalkulation der Betriebskosten werden der aktuellen Preisliste der MVC Teleconferencing GmbH entnommen.

Auch wenn viele allgemeine Vorraussetzungen für den Einsatz von Videokonferenzen existieren und somit eine Vielzahl von Unternehmen ein geeignetes Potential für die Einführung nach VK aufweisen, werden in dieser Arbeit ausschließlich multinationale Großunternehmen als Zielgruppe behandelt. Aufgrund ihrer dezentralen Unternehmensstruktur und Unternehmensgröße ergeben sich in vielen Bereichen Ansätze für den Umstieg von herkömmlichen Geschäftsreisen zu videobasiertem Informations- und Kommunikationstransfer.

4. Ausgangssituation von Investitionsentscheidungen für Informations- und Kommunikationstechnik (IuK)

Im Zuge der zunehmenden Globalisierung besteht selbst oder besonders für etablierte Unternehmen ein Zwang, aktiv die Zukunft zu gestalten. Um auch langfristig die eigene Position erfolgreich verteidigen oder sogar weiter ausbauen zu können, gilt es die Quellen neuer Gewinne oder Kosteneinsparungen kontinuierlich zu identifizieren und zu nutzen. Innovative Geschäftsideen oder die Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse im Unternehmen stellen deshalb Schlüsselfaktoren für gesundes Wachstum und unternehmerischen Erfolg dar. Sie sind die Antworten auf die bestehenden und zukünftigen Anforderungen des Marktes.

Investitionsentscheidungen, die nicht hinreichend durch die Offenlegung und Antizipation ihrer ursächlichen Chancen und Risiken abgesichert sind, provozieren folgenreiche Fehlschläge. Dass eine ausreichende Überprüfung der Chancen und Risiken von Investitionsprojekten bei Ihrer Initiierung für Unternehmen überlebenswichtig ist, hat die jüngste Vergangenheit für viele Beteiligte mehr als schmerzlich aufgezeigt. Die Entwicklungen der Jahre 1999 bis 2002 belegen eindrucksvoll die Reduzierung wirtschaftlichen Potentials innerhalb kürzester Zeit. Dieser Zeitraum war vor allem dadurch geprägt, dass viele Vorhaben umgesetzt wurden, die sich faktisch nicht durch die erforderliche unternehmerische bzw. wirtschaftliche Nachhaltigkeit auszeichneten und unrealistische Return on Investments (ROI) versprachen. Die entscheidenden Schwachstellen lassen sich bei der analytischen Vorbereitung der Investitionsentscheidungen lokalisieren. Suboptimale Entscheidungen werden in der Regel dann getroffen, wenn die Vorhaben nicht ganzheitlich erfasst, sowie bestimmte Informationen systematisch ausgeschlossen werden. Dominiert beispielsweise das Argument der strategischen Notwendigkeit eines Vorhabens die Entscheidungsfindung und werden Aussagen zu dessen Wirtschaftlichkeit systematisch in den Hintergrund gedrängt, können solche Entscheidungen eine unheilvolle Eigendynamik entwickeln. Wenn Ideen vorschnell oder unreif umgesetzt werden, steigt das Projektrisiko spürbar an und selbst aussichtsreiche Investitionen entpuppen sich als kurzfristiges Strohfeuer. Dabei hat der gestiegene Wettbewerbsdruck auf den Märkten immer wieder dazu geführt, Investitionen zu tätigen, ohne diese an den strategischen Unternehmenszielen entlang auszurichten. Die hohe Anzahl an Fehlentscheidungen und Fehlinvestitionen in der Vergangenheit haben die Unternehmen in höchstem Maße sensibilisiert. Der Mitteleinsatz für geplante Investitionsentscheidungen wird zunehmend kritischer hinterfragt, als noch vor dem Hintergrund des im Wesentlichen von IT- und e-Business-Projekten geprägten Phase der New Economy der Jahre 1999 bis 2002. Aufgrund dieser erhöhten Vorsicht bei der Bereitstellung finanzieller Mittel und der derzeitigen wirtschaftlichen Situation rückt die Wirtschaftlichkeit von Investitionsvorhaben wieder stärker in den Mittelpunkt des Genehmigungsprozesses. Da gerade in der jüngsten Vergangenheit der Prozess der Projektbewilligung häufig nicht transparent war, muss im Zuge der aktuellen Problemlage genau dies geändert werden. Klar nachvollziehbare sowie nachhaltige Entscheidungen stellen eine zentrale Herausforderung für die Projektverantwortlichen und Entscheider von Investitionsprojekten der jeweiligen Unternehmen dar. Die Diskrepanz zwischen dem im Projektantrag beinhalteten und dem später tatsächlich realisierten Nutzen muss dabei minimiert werden. Dies gilt auch für Investitionen im Bereich der Videokonferenztechnik. Dabei ist eine genaue betriebswirtschaftliche Analyse aller entstehenden Kosten und zu realisierenden Einsparungen ein ebenso erfolgskritischer Bestandteil des Investitionsvorhabens, wie die Bewertung aller quantitativen also nicht-messbaren Nutzenaspekte. Die Skepsis der Entscheider, die fehlende Akzeptanz der Anwender hinsichtlich der propagierten Nutzenaspekte, sowie eine schlechte Bildqualität und instabile Verbindungen hielten die weitere Entwicklung der Videokonferenztechnik lange Zeit zurück. Vor allem die fehlende Bandbreite, die nötig war, um das hohe Datenaufkommen während der Übertragung zu verarbeiten, verhinderte dauerhaft den Einzug von Videokonferenzen in die Firmennetzwerke. Neue, leistungsstarke Videosysteme, die Vorteile einer IP-basierten Kommunikation und die weiterentwickelten Unternehmensnetzwerke, bilden dagegen heute eine gute Ausgangssituation um sich die Vorzüge des Einsatzes von Videokonferenzen zu sichern.

5.1 Entwicklung und Funktion der Videokonferenztechnik

Videokonferenzen gibt es bereits seit Mitte der 60er Jahre. In Unternehmen wurden sie jedoch erst in den 80er Jahren eingesetzt. Auch damals konnten sich allerdings nur Großunternehmen diese Technologie leisten und das Risiko einer möglichen Fehlinvestition eingehen. Die Systeme waren damals nicht standardisiert und teuer und die Netze noch nicht in der Lage, das hohe Datenaufkommen zu verarbeiten, da Video eine sehr hohe Bandbreite voraussetzt. Aus diesem Grund wurde die neue Netztechnologie ISDN entwickelt und eingeführt. Dennoch mussten Möglichkeiten zur Komprimierung entwickelt werden, um die erforderliche Bandbreite zu reduzieren, und zwar ohne negative Auswirkungen auf die Bildqualität. Bedauerlicherweise konnte eine qualitativ hochwertige Videoübertragung nur durch die Verwendung mehrerer ISDN-Kanäle erreicht werden. Viele Unternehmen entschieden deshalb, dass die Vorteile dieses Mediums den finanziellen Aufwand nicht rechtfertigten. Alle Versuche, den Einsatz von Video over ISDN in den Unternehmen zu etablieren, schlugen fehl. Die spätere Entwicklung der leistungsstarken IP-Technologie, die auf einer paketorientierten Vermittlungstechnik basierte, eignete sich hervorragend für die Echtzeitübertragung von Sprache und Video. Video over IP ermöglicht heute kostengünstige Lösungen und bietet damit vermehrt auch kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, diese vielseitige Technologie in der internen und externen Unternehmenskommunikation anzuwenden.

Punkt-zu-Punkt Verbindungen

Die einfachste Form einer Videokonferenz sind so genannte Punkt-zu-Punkt Verbindungen, die mit Hilfe von zwei kompatiblen Endsystemen aufgebaut werden können. Für diese Art von Konferenz ist keine Multipoint Control Unit^[1] (MCU) erforderlich. Um die Verbindung zu aktivieren, wird jeweils die ISDN bzw. IP-Adresse der Gegenstelle per Fernbedienung in das Videosystem eingegeben. Nach wenigen Sekunden sind die Konferenzteilnehmer miteinander verbunden und die Konferenz beginnt.

Mehrpunkt Verbindungen

Im Gegensatz zu Punkt-zu-Punkt Videokonferenzen (zwei Teilnehmer) werden bei Mehrpunkt-Schaltungen mehrere Videosysteme in einer Konferenz miteinander verbunden. Vorraussetzung dafür ist eine MCU, über die die Endsysteme miteinander verbunden werden. Dabei werden die Videosysteme, die von unterschiedlichen Herstellern wie Polycom oder Tandberg sein können, von der Brücke angewählt und einem „virtuellen“ Konferenzraum zugeordnet. Diese Art des Verbindungsaufbaus wird auch als dial-out^[2] bezeichnet und bietet dem Nutzer ein hohes Maß an Komfort, weil dieser automatisch in die Konferenz gelangt. Selbstverständlich ist umgekehrt auch eine Einwahl der Endsysteme auf der Brücke möglich. Bei einer dial-in^[3] Konferenz wählt sich jeder Konferenzteilnehmer selbst über die Videobrücke in die Konferenz ein. Dies geschieht über die eigens für diese Konferenz festgelegte Einwahlnummer, die in das Videosystem eingegeben wird. Während der Konferenz stehen zwei Videodarstellungen zur Auswahl. Ein sprachgesteuerter Modus (auch Voice-Activation), mit dem stets der Sprecher bei allen anderen Konferenzteilnehmern auf dem Monitor erscheint und der Bildteilungsmodus (auch Split Screen), der jedem Konferenzteilnehmer ein bestimmtes Fenster auf dem Monitor zuteilt. Die Videobrücken erfassen bei der Anwahl stets systemspezifische Parameter wie Bandbreite^[4], verwendete Audio- und Videoprotokolle oder Übertragungsparameter und passen sich diesen technischen Gegebenheiten an. Die Multipoint Videokonferenzen werden durch Operator überwacht. Die MCU Steuerungssoftware ermöglicht dabei vom Anfang bis zum Ende des Meetings ein verlässliches Monitoring der Videokonferenzen. Da dem Conferencing Provider bei der Anwahl der Teilnehmer Leitungskosten entstehen, sind dial-in Konferenzen günstiger als dial-out Konferenzen.

Videosystemtypen

In der Videokonferenztechnik existieren 3 verschiedene Typen von Endgeräten: Desk-Top Systeme, Set-Top Systeme und Gruppen-Systeme.

Diese unterscheiden sich grundlegend sowohl in der Vielzahl der zur Verfügung stehenden Anwendungen, der Art des Verbindungsaufbaus über ISDN, IP oder beide Protokolle, als auch in der Übertragungsqualität von Bild und Sprache.

Desk-Top-Systeme

Desktop-Systeme sind leistungsstarke Notebooks, die mit einer qualitativ hochwertigen Kamera, einer ISDN- oder Netzwerkkarte und der erforderlichen Videokonferenzsoftware ausgestattet sind. Der Anwender genießt dabei größtmögliche Mobilität und ist, unabhängig davon, ob er sich an seinem Arbeitsplatz oder auf Geschäftsreisen befindet, in der Lage, bei vorhandener Anschlussmöglichkeit an einer Konferenz teilzunehmen. Obwohl einige Desk-Top- Systeme Mehrpunkt-Konferenzen aus technischer Sicht unterstützen, werden diese zum Großteil für Punkt-zu-Punkt Verbindungen eingesetzt.

Set-Top-Systeme

Diese Konferenzgeräte vereinen Hard- und Softwarekomponenten in einer portablen, zentralen Einheit und werden auf großen Videomonitoren angebracht. Diese Endgeräte werden üblicherweise von mehreren Personen innerhalb einer Abteilung verwendet und sind daher die gängigsten Modelle.

Gruppen-Systeme

Die Gruppen-Systeme zählen zu den leistungsstärksten Geräten und bieten dem Nutzer eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten auf höchstem Niveau. Diese Produktgruppe ist nicht selten in den Chefetagen von Großunternehmen anzutreffen und wird meist in eigens dafür eingerichteten Konferenzräumen installiert. Diese High-End-Geräte verfügen darüber hinaus über eine DuoVideo Funktion^[5] um einen weiteren Monitor an das Gerät anzuschließen, auf dem zusätzliche Anwendungen wie Application Sharing zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten genutzt werden können. Selbstverständlich ist die Vorführung von Präsentationen ebenfalls möglich.

Erfolgskritische Parameter

Entscheidend für den reibungslosen Ablauf einer Videokonferenz sind eine hochwertige Audioqualität und die optische Qualität der übertragenen Videobilder. Ersteres wird durch leistungsstarke 360° Raummikrofone sichergestellt, die in der Lage sind, jedes im Raum gesprochene Wort aufzunehmen und klar verständlich zu übertragen. Die Raummikrofone werden je nach Raumaufteilung in der Mitte des Raumes platziert. Dabei stellt das Gerät durch dynamische Echoaufhebung und Lärmreduktionsfilter sicher, dass es zu keinerlei unangenehmen akustischen Nebengeräuschen kommt. Das Hauptaugenmerk liegt bei der Diskussion um die Qualität der übertragenen Bilder einer Videokonferenz auf der zur Verfügung stehenden Brandbreite. Abhängig vom gewählten Verbindungsprotokoll und der technischen Leistungsfähigkeit des Videosystems liegen die üblicherweise genutzten Übertragungsraten über ISDN zwischen 128 und 768 Kbps und über IP zwischen 512 Kbps und 1 Mbit^[6].

Auch wenn die Qualität zu einem geringen Teil von dem jeweiligen Netzprovider abhängig ist, liefern die in der Praxis am häufigsten verwendeten Übertragungsraten von 384-512 Kbps flüssige Bilder in sehr guter Qualität.

5.2 Einsatzgebiete

Meetings

Meetings sind günstige und effiziente Alternativen zu herkömmlichen Besprechungen zwischen verschiedenen Standorten und Abteilungen im Unternehmen. Durch die geringe Vorlaufzeit lassen sich auch kurzfristig angesetzte Termine innerhalb kurzer Zeit realisieren. Die verbesserte Erreichbarkeit der Standorte ist für MNC ein Zugewinn im Rahmen der internen und externen Unternehmenskommunikation.

Projektmanagement

Durch den Einsatz von VK ist es möglich mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen an der Planung, Entwicklung und Koordination von Projekten teilhaben zu lassen. Die gemeinsame Arbeit von Projektteams erfolgt standort- und länderübergreifend.

Mitarbeiter-Trainings und E-Learning

VK bieten unterschiedliche Wege der Weiterbildung von Mitarbeitern und Führungskräften. Gezielte Schulungs- und Trainingsprogramme können jedem Mitarbeiter an jedem Standort des Unternehmens angeboten werden ohne dass dieser seinen Arbeitsplatz verlassen muss. Die hohen Kosten für unternehmensweite Schulungen werden spürbar gesenkt.

Personalauswahl

In einigen international operierenden Großunternehmen werden Vorstellungs-gespräche für Führungskräfte in erster Instanz per Videokonferenz durchgeführt. Erst nach einer ersten Vorauswahl, folgt das persönliche Gespräch.

Kundenservice

Der Kundenservice per VK ist eine schnelle und unkomplizierte Form der Kundenbetreuung und bietet MNC eine neue Dimension der Kundennähe. Der persönliche Kundenkontakt vor Ort, bleibt jedoch weiterhin wichtigster Bestandteil der Kundenpflege.

6. Vermarktungsstrategie

Die Vermarktung von Videokonferenztechnik zeichnet sich vor allem durch ein hohes Maß an Kundenorientierung aus, da sowohl kleine nationale Unternehmen als auch komplexe internationale Konzerne zu den Zielgruppen dieser Technologie zählen. Die Werbemaßnahmen sollten dabei ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Information und Interaktion mit dem Kunden enthalten. Ziel ist es demnach nicht nur über die technische Leistungsfähigkeit eines Videosystems zu sprechen, sondern dem Kunden möglichst viele Berührungspunkte mit dem Produkt und der gesamten Technologie zu schaffen. Da sowohl ISDN bzw. IP-kompatible Videosysteme unterschiedlicher Leistungsfähigkeit auf dem Markt erhältlich sind, können für jeden einzelnen Kunden maßgeschneiderte Videokonferenzlösungen entwickelt werden. Ein flächendeckendes Vertriebsnetz, mit einer regionalen Aufteilung in eigenständige Vertriebsgebiete sorgt dafür, dass jedes Unternehmen die auf den individuellen Bedarf zugeschnittenen Geräte erhält.

Pilotkunden

Um kleine und mittelständische Unternehmen von der Vorteilhaftigkeit einer Investition in Videokommunikation zu überzeugen, werden Pilotkunden zu Testzwecken aktuelle Videosysteme zur Verfügung gestellt. Große, innovative Unternehmen sind in diesem Fall die geeigneten Testpartner und haben die Aufgabe, die Technologie intensiv auf dessen Funktionalität und Bedienungsfreundlichkeit zu untersuchen. Diese Pilotkunden können sich nach erfolgreicher Testphase zu Key Accounts entwickeln und sind als Referenzkunden für die weitere Vermarktung der Videokonferenztechnologie unentbehrlich. Sie unterstützen durch die Kraft ihrer Marke und Ihren Ruf als Innovationsführer die gesamte Kommunikationsstrategie.

Kommunikationsinstrumente

Für gezielte Informationen über Produkt und Service, werden seit Jahren das Internet und Informationsbroschüren verwendet. Jedoch liegt der Fokus aller Werbemaßnamen stärker auf dem direkten Dialog mit dem Kunden. Die regelmäßige Präsenz auf Messen der IT- und Informationstechnologie, wie der Cebit in Hannover, sind daher auch bei MVC ein fester Bestandteil der firmeneigenen Kommunikationsstrategie. Der Vorteil liegt auf der Hand: Fachmessen wie Internet World, Systems oder Cebit bieten die Gelegenheit zur direkten Kontaktaufnahme mit Interessenten. Die technische Funktion des Produkts kann in Form einer Live-Schaltung unter Beweis gestellt und der Kunde eingehend vor Ort beraten werden. Die MVC AG und die MVC TC veranstaltete im September 2002 in den Städten Hamburg, Berlin, Hannover, Frankfurt, Stuttgart und München in Zusammenarbeit mit dem US-amerikanischen Branchenanalysten Wainhouse Research eine Roadshow zum Thema „Video over IP“. Neben Vorträgen von Rednern und Analytikern ausgewählter Endverbraucher und Technologieunternehmen, wurde im Ausstellungsbereich die Gelegenheit für Kundengespräche und Vorführungen geboten. Workshops bieten die Möglichkeit, den Kunden direkt in die Produktdemonstration zu integrieren und diesen erste Eindrücke und Erfahrungen mit der Technologie sammeln zu lassen.

7.1 Allgemeine Vorraussetzungen für die Nutzung von Videokonferenzen (VK)

Für eine erfolgreiche Einführung von Videokonferenztechnik müssen Unternehmen folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:

- die Fähigkeit einen möglichst großen Anteil der herkömmlichen Geschäftsreisen durch die regelmäßige und häufige Nutzung von Videokonferenzen zu ersetzen (Umwandlungsquote)
- die Möglichkeit durch diese Umwandlung im Vergleich zu Geschäftsreisen Kosteneinsparungen zu realisieren

Unternehmensgröße

Die Unternehmensgröße, definiert durch die Anzahl der nationalen und internationalen Standorte, ist demnach nicht der entscheidende dennoch aber ohne Zweifel einer der wichtigsten Parameter für die Qualifizierung von potentiellen Nutzergruppen. Abhängig vom genauen Potential für VK, ist der Einsatz dieser Kommunikationstechnik auch für 2 Standorte denkbar.

Grad der Internationalisierung

Je höher der Grad der Internationalisierung eines Unternehmens desto höher ist in der Regel das theoretische Kostenreduktionspotential. Dieses Kriterium ist jedoch nicht als primärer Gradmesser für die Einführung von Videokonferenztechnik zu verstehen.

7.2 Qualifizierung von Multinationalen Kooperationen

Definition

„Multinationale Kooperationen sind meist auf oligopolistischen Märkten vertreten und zeichnen sich vor allem durch ihre überdurchschnittliche Unternehmensgröße aus. Aufgrund ihrer internationalen Geschäftsausrichtung besitzen sie meist eine oder mehrere Zentralen, sowie zahlreiche Tochtergesellschaften und Niederlassungen in verschiedenen Ländern.“ (S.G.Schoppe, Kompendium der Internationalen Betriebswirtschaft)

Sie arbeiten grenzüberschreitend in globalen Firmennetzwerken und bieten ihre Güter und Dienstleistungen auf den unterschiedlichsten Märkten der Welt an.

Die konsequente Verfolgung von Kosten- und/oder Differenzierungsvorteilen stellt dabei ein wichtiges Element innerhalb der strategischen Unternehmensführung dar. Ihre dezentrale Unternehmensstruktur bietet ein enormes Potential für die Einführung von Videokonferenztechnik, um große zeitliche und räumliche Distanzen kostengünstig zu überwinden. Die steigende Komplexität innerhalb der Unternehmensstruktur ist die Schwachstelle zahlreicher MNC.

Mit Hilfe der Videokonferenztechnik gelingt es einzelne Unternehmensteile enger zusammenzuführen und die Kommunikation unternehmensweit zu verbessern. Um trotz dezentraler Unternehmensstruktur handlungsfähig zu bleiben sind, bedarf es zusätzlich einer entscheidungsfähigen Unternehmensleitung.

Bei ausreichender Versorgung aller für die Entscheidungsfindung relevanter Standorte ist es möglich, einzelne wichtige Personen in diesen Prozess mit einzubeziehen. Externe Berater, Ingenieure oder andere Schlüsselpersonen deren Integration bisher durch fehlende Kommunikationsmittel erschwert wurde, erhalten bei Bedarf schnellen Zugang zu wichtigen unternehmerischen Entscheidungen. Ideen, Strategien und Projekte können mit den verantwortlichen Personen und deren Know-how entwickelt und geplant werden. Eine konsequentere und schnellere Umsetzung wird möglich und führt zu besseren Entscheidungen.

Der Einsatz von Videokonferenzen ermöglicht jedem Anwender, sich auf die wesentlichen Inhalte seiner Arbeit zu konzentrieren, entlastet von unnötigem Reisestress und hilft, die individuelle Produktivität zu steigern. Kurze Kommunikationswege und eine flexible Nutzung dieser Technologie unterstützen das von vielen internationalen Großunternehmen konsequent verfolgte Ziel der Optimierung von Geschäftsprozessen.

Die Reaktionsfähigkeit am Markt und die Innovationskraft werden dabei zu Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Ausweitung der unternehmerischen Aktivitäten und einer nachhaltigen Verbesserung der eigenen Marktposition. Der Einsatz von Videokonferenzen kann dabei die Grundlage für ein reibungsloses, länderübergreifendes Zusammenspiel innerhalb der Wertschöpfungskette bilden, um lukrative Geschäftsfelder neuer Märkte mit attraktiven Produkten zu erobern.

Die Fähigkeit von MNC die Mitarbeiter durch den Einsatz von VK nahezu ohne zeitliche und räumliche Beschränkungen kommunizieren und interagieren zu lassen, während Kosten gesenkt und die individuelle Produktivität gesteigert werden, unterstützt den weiteren technologischen Fortschritt und die Verfolgung substantiellen Wachstums.

Eine Analyse der Branchenzugehörigkeit wird nicht durchgeführt, da sie für den weiteren Verlauf der Arbeit keine relevanten Ergebnisse liefern würde. Denn MNC sind kein Phänomen einzelner, spezifischer Branchen, sondern existieren in nahezu allen wirtschaftlichen Bereichen gleichermaßen.

[...]

^[1] Externe Videokonferenzbrücke

^[2] Verbindung durch externe Anwahl

^[3] Verbindung durch Selbsteinwahl

^[4] transportierte Datenmenge in Kilobit pro Sekunde (Kbps)

^[5] Möglichkeit zum Anschluss weiterer Monitore

^[6] Megabit