Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der Beschaffung
©2004
Diplomarbeit
89 Seiten
Zusammenfassung
Inhaltsangabe:Zusammenfassung:
Durch zunehmenden Wettbewerbsdruck sind Unternehmen heute stärker denn je gezwungen, ihre Wertschöpfungsketten zu analysieren und optimieren. Bisher lagen die Untersuchungsschwerpunkte vor allem auf der Verbesserung des Waren- und Informationsflusses, in der letzten Zeit ist nun das Management des finanziellen Teils der Wertschöpfungskette, der Financial Supply Chain (FSC), in den Vordergrund der Diskussion gerückt. Gründe hierfür sind in der verbesserungsfähigen Qualität vieler Geschäftsprozesse im finanziellen Bereich zu finden, welche durch Medienbrüche, fehlende Automationsmechanismen, unzureichende inner- und zwischenbetriebliche Abstimmung oder mangelnde Transparenz gekennzeichnet sind. Die Verfügbarkeit und Weiterentwicklung soft- und hardwarebasierter IT-Lösungen und die dadurch fortschreitende Digitalisierbarkeit von Geschäftsprozessen kann als zweite Ursache für das Interesse am Management der FSC angesehen werden.
Die Auswertung von derzeit auf dem Markt vorhandenen IT-/Software-Lösungen zur Unterstützung der FSC bildet den Hauptteil dieser Arbeit. Dabei erfolgt eine Beschränkung auf die beschaffungsrelevanten Bereiche (Lieferantenauswahl, Preisfindung, Rechnungs- und Zahlungsabwicklung) eines Unternehmens.
Zunächst wird deshalb untersucht, aus welchen Teilprozessen die gesamte FSC besteht. Darauf folgend wird auf Grundlage der Aufgabengebiete der Beschaffung ein FSC-Sollprozeß entwickelt, der unter den Einflußbereich der Beschaffung fällt. Auf Basis dieses Sollprozesses findet anschließend die Untersuchung von existierenden IT-Lösungen statt. Vor der detaillierten Betrachtung der Teilprozesse werden vorab Optimierungsbereiche und mögliche Ziele eines IT-Einsatzes umrissen. Die einzelnen Untersuchungen münden schließlich in einer Zusammenfassung, welche den Nutzen und die Auswirkungen von IT zur Unterstützung der FSC aus Sicht der Beschaffung abschließend bewertet.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
1.Einleitung1
2.Charakteristika der FSC2
2.1Definition der FSC2
2.2Notwendigkeit und Ziel der Betrachtung der FSC4
3.FSC-Prozesse in der Beschaffung6
3.1Prozesse der FSC6
3.2Prozesse der FSC in der Beschaffung9
4.Optimierung der FSC in der Beschaffung12
4.1Optimierungsbereiche und Ziele12
4.2Voraussetzungen für die Optimierung13
5.Untersuchung der IT-Lösungen15
5.1Übersicht15
5.2Lieferantenauswahl und […]
Durch zunehmenden Wettbewerbsdruck sind Unternehmen heute stärker denn je gezwungen, ihre Wertschöpfungsketten zu analysieren und optimieren. Bisher lagen die Untersuchungsschwerpunkte vor allem auf der Verbesserung des Waren- und Informationsflusses, in der letzten Zeit ist nun das Management des finanziellen Teils der Wertschöpfungskette, der Financial Supply Chain (FSC), in den Vordergrund der Diskussion gerückt. Gründe hierfür sind in der verbesserungsfähigen Qualität vieler Geschäftsprozesse im finanziellen Bereich zu finden, welche durch Medienbrüche, fehlende Automationsmechanismen, unzureichende inner- und zwischenbetriebliche Abstimmung oder mangelnde Transparenz gekennzeichnet sind. Die Verfügbarkeit und Weiterentwicklung soft- und hardwarebasierter IT-Lösungen und die dadurch fortschreitende Digitalisierbarkeit von Geschäftsprozessen kann als zweite Ursache für das Interesse am Management der FSC angesehen werden.
Die Auswertung von derzeit auf dem Markt vorhandenen IT-/Software-Lösungen zur Unterstützung der FSC bildet den Hauptteil dieser Arbeit. Dabei erfolgt eine Beschränkung auf die beschaffungsrelevanten Bereiche (Lieferantenauswahl, Preisfindung, Rechnungs- und Zahlungsabwicklung) eines Unternehmens.
Zunächst wird deshalb untersucht, aus welchen Teilprozessen die gesamte FSC besteht. Darauf folgend wird auf Grundlage der Aufgabengebiete der Beschaffung ein FSC-Sollprozeß entwickelt, der unter den Einflußbereich der Beschaffung fällt. Auf Basis dieses Sollprozesses findet anschließend die Untersuchung von existierenden IT-Lösungen statt. Vor der detaillierten Betrachtung der Teilprozesse werden vorab Optimierungsbereiche und mögliche Ziele eines IT-Einsatzes umrissen. Die einzelnen Untersuchungen münden schließlich in einer Zusammenfassung, welche den Nutzen und die Auswirkungen von IT zur Unterstützung der FSC aus Sicht der Beschaffung abschließend bewertet.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
1.Einleitung1
2.Charakteristika der FSC2
2.1Definition der FSC2
2.2Notwendigkeit und Ziel der Betrachtung der FSC4
3.FSC-Prozesse in der Beschaffung6
3.1Prozesse der FSC6
3.2Prozesse der FSC in der Beschaffung9
4.Optimierung der FSC in der Beschaffung12
4.1Optimierungsbereiche und Ziele12
4.2Voraussetzungen für die Optimierung13
5.Untersuchung der IT-Lösungen15
5.1Übersicht15
5.2Lieferantenauswahl und […]
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
ID 8446
Müller, Tobias: Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur
Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der
Beschaffung
Hamburg: Diplomica GmbH, 2004
Zugl.: Fachhochschule Ludwigshafen, Diplomarbeit, 2004
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Diplomica GmbH
http://www.diplom.de, Hamburg 2004
I
INHALTSVERZEICHNIS
Seite
Abkürzungsverzeichnis
III
Abbildungsverzeichnis
IV
1
Einleitung
1
2
Charakteristika der FSC
2
2.1
Definition der FSC
2
2.2
Notwendigkeit und Ziel der Betrachtung der FSC
4
3
FSC-Prozesse in der Beschaffung
6
3.1
Prozesse der FSC
6
3.2
Prozesse der FSC in der Beschaffung
9
4
Optimierung der FSC in der Beschaffung
12
4.1
Optimierungsbereiche und Ziele
12
4.2
Voraussetzungen für die Optimierung
13
5
Untersuchung der IT-Lösungen
15
5.1
Übersicht
15
5.2
Lieferantenauswahl und Preisfindung
16
5.2.1
Lieferantenmanagement
16
5.2.2
Anfragen
20
5.2.2.1 Grundlagen
20
5.2.2.2 Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen
21
5.2.2.3 Lieferantenbewerbung
23
5.2.3
Ausschreibungen
24
5.2.3.1 Grundlagen
24
5.2.3.2 Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen
25
5.2.4
Online-Auktionen
27
5.2.4.1 Grundlagen
27
5.2.4.2 Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen
29
5.2.5
Vertragsverwaltung
32
5.2.5.1 Grundlagen
32
5.2.5.2 Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen
33
5.2.6
Finanzierung
35
5.2.6.1 Grundlagen
35
5.2.6.2 IT-Verbesserungsmöglichkeiten
36
II
5.3
Rechnungsabwicklung
37
5.3.1
Grundlagen
37
5.3.2
Formen der Rechnungsstellung
40
5.3.3
Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen
44
5.3.4
Sicherheit bei der Rechnungsübertragung
47
5.4
Zahlungsabwicklung
50
5.4.1
Grundlagen
50
5.4.2
Optimierungsansätze
53
5.4.3
Zahlungssysteme und -arten
55
5.4.4
Payment Service Provider
59
5.4.5
Cash Management und Inhouse Banking
62
6
Überwachung und Analyse der FSC
65
7
Zusammenfassende Bewertung und Ausblick
68
Quellenverzeichnis
74
Anhang: Ausgewählte IT-Lösungen
für die Beschaffung zur Unterstützung der FSC
80
III
Abkürzungsverzeichnis
ASP
Application Service Providing
B2B
Business-to-Business
B2C
Business-to-Consumer
EBPP
Electronic Bill Presentment and Payment
EC
Electronic Cash
EDI
Electronic Data Interchange
ERP
Enterprise Resource Planning
IT
Information Technology
FSC
Financial Supply Chain
FSCM
Financial Supply Chain Management
PIN
Persönliche Identifikationsnummer
POZ
Point of Sale ohne Zahlungsgarantie
RFX
Request for ...
RFI
Request for Information
RFP
Request for Proposal
RFQ
Request for Quotation
SCM
Supply Chain Management
SET
Secure Electronic Transaction
SMS
Short Message Service
SPSS
Statistical Package for the Social Sciences
SRM
Supplier Relationship Management
SSL
Secure Socket Layer
SWIFT
Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication
IV
Abbildungsverzeichnis
Seite
Abb. 1:
Flüsse im Supply Chain Management
3
Abb. 2:
Verbesserungsfähige Bereiche der FSC
5
Abb. 3:
Einfluß des Kapitalrückflusses auf die Kapitalbindung
6
Abb. 4:
Basismodell der FSC
8
Abb. 5:
Aufgaben der Beschaffung
10
Abb. 6:
FSC-Modellprozeß in der Beschaffung
11
Abb. 7:
Optimierungsschwerpunkte der FSC in der Beschaffung
12
Abb. 8:
Anforderungskatalog an ein neues IT-System
14
Abb. 9:
Einfluß der IT auf die FSC
16
Abb. 10:
FSC-relevante Bereiche des SRM und entsprechende IT-Tools
17
Abb. 11:
E-RFX-Tools
19
Abb. 12:
Innerbetrieblicher Ablauf einer (Online-) Einkaufsauktion
27
Abb. 13:
Ablauf einer Auktion über einen Online-Dienstleister
28
Abb. 14:
Aufgabenbereiche einer Vertragsverwaltungssoftware
32
Abb. 15:
Einfluß auf die Finanzierung
35
Abb. 16:
Modellprozeß der Rechnungsabwicklung
38
Abb. 17:
Rechnungs- und Zahlungsabwicklung mit EBPP
39
Abb. 18:
Biller-Direct-Modell
41
Abb. 19:
Buyer-Direct-Modell
42
Abb. 20:
Consolidator-Modell
43
Abb. 21:
EDI-Modell
44
Abb. 22:
Funktionsumfang von Service Providern im Rechnungsbereich
46
Abb. 23:
Signaturprozesse
48
Abb. 24:
Ablauf einer Zahlungsabwicklung nach Rechnungserhalt
51
Abb. 25:
Einteilung von Zahlungssystemen
56
Abb. 26:
Zahlungsarten
58
Abb. 27:
Zahlung über einen Payment Service Provider
60
Abb. 28:
Nutzung eines zentralen Finanz-Servers
63
Abb. 29:
Ablauf einer Prozeßoptimierung
66
Abb. 30:
Datenanalyse
67
Abb. 31:
Analysebereiche der FSC
68
1 Einleitung
1
1 Einleitung
Durch zunehmenden Wettbewerbsdruck sind Unternehmen heute stärker denn je
gezwungen, ihre Wertschöpfungsketten zu analysieren und zu optimieren. Die
ganzheitliche
Betrachtung
und
das
Verständnis
für
eine
durchgehende
Versorgungskette, die mit anderen Ketten konkurriert und die es permanent zu
verbessern gilt, hat sich in der Unternehmenswelt in den letzten Jahren etabliert.
Dieser Gedanke ist Ausgangspunkt und zugleich Voraussetzung für das
Herausarbeiten und Bewerten des Finanzflusses entlang der Wertschöpfungskette, der
Financial Supply Chain (FSC). Bisher lagen die Untersuchungsschwerpunkte vor allem
auf der Verbesserung des Waren- und Informationsflusses. In der letzten Zeit ist nun
das Management des finanziellen Teils der Wertschöpfungskette in den Vordergrund
der Diskussion gerückt. Die Idee der Optimierung des physischen Warenflusses wird
auf den Finanzmittelfluß eines Unternehmens übertragen.
1
Demnach werden alle
Prozesse zusammengefaßt, welche den finanziellen Aspekten wirtschaftlichen
Handelns entsprechen. Ein Grund für die aktuelle Entwicklung ist in der
verbesserungsfähigen Qualität vieler Geschäftsprozesse im finanziellen Bereich zu
sehen. Diese sind unter anderem gekennzeichnet durch Medienbrüche, mangelnde
Transparenz, fehlende Automationsmechanismen, lange Kommunikationswege oder
eine unzureichende inner- und zwischenbetriebliche Abstimmung. Die Verfügbarkeit
und Weiterentwicklung soft- und hardwarebasierter IT-Lösungen und -Infrastrukturen
und die dadurch fortschreitende Digitalisierbarkeit von Geschäftsprozessen kann als
zweite Ursache für das Interesse am Management der FSC angesehen werden.
Die Auswertung der IT-Möglichkeiten bildet den Hauptteil dieser Arbeit. Dabei steht das
beschaffende Unternehmen im Vordergrund der Betrachtung. Der Aufgabenbereich der
Beschaffung hat in den letzten Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewonnen und
nimmt in vielen Unternehmen mittlerweile den größten Kostenblock ein. Dadurch wird
die Notwendigkeit einer umfassenden Prozeßverbesserung verstärkt. Obwohl in den
vergangenen Jahren bereits erhebliche Entwicklungen im Bereich der Beschaffung und
des Einkaufs vorangetrieben wurden, scheinen die Potentiale hier längst noch nicht
ausgeschöpft zu sein. Nach wie vor entstehen durch die Verfügbarkeit von neuen
1
Zipfel/Meindl, S. 557
2 Charakteristika der FSC
2
Informations- und Kommunikationstechnologien auch neue Optimierungsmöglich-
keiten.
Ziel dieser Arbeit ist die Darstellung, Überprüfung und Auswertung von
Nutzungsmöglichkeiten der IT durch die Beschaffung zur Unterstützung und
Verbesserung der FSC bzw. deren Teilprozesse. Es soll herausgearbeitet werden,
welche Ergebnisse bisher realisiert wurden und welche Zustände durch den Einsatz
vorhandener Mittel erreicht werden können. Zunächst wird deshalb untersucht, aus
welchen Teilprozessen die FSC insgesamt besteht. Darauf folgend wird auf Grundlage
der Aufgabengebiete und Teilprozesse der Beschaffung ein Sollprozeß der FSC
entwickelt, der dem Einflußbereich der Beschaffung zugerechnet werden kann. Auf
Basis dieses Sollprozesses findet anschließend die Untersuchung der zur Verfügung
stehenden IT-Lösungen statt. Dafür wurden Informationen von auf dem Markt
befindlichen IT-Lösungen herangezogen. Vor der detaillierten Betrachtung der
Teilprozesse werden vorab Optimierungsbereiche und mögliche Ziele des IT-Einsatzes
umrissen.
Die
einzelnen
Untersuchungen
münden
schließlich
in
einer
zusammenfassenden Bewertung. Neben dem Herausarbeiten des Entwicklungsstands
der Optimierung der "finanziellen" Supply Chain werden Fragen nach zukünftigen
Entwicklungen und Schwerpunkten geklärt. Dabei ist die Beschaffungsseite nicht
vollständig zu isolieren, sondern soll in eine funktions- und unternehmensübergreifende
Betrachtung eingebettet werden.
2 Charakteristika der FSC
2.1 Definition der FSC
Die Supply Chain beschreibt eine logistische Kette über Wertschöpfungsstufen,
Unternehmensbereiche und -grenzen hinweg. Innerhalb der Supply Chain erfolgt eine
enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Akteuren bezüglich dem Material-,
Informations- und Finanzfluß (Abb. 1). Die Entscheidungen aller Partner sind auf eine
2 Charakteristika der FSC
3
Abstimmung
der
verschiedenen
Flüsse
ausgerichtet.
Dabei
soll
jegliche
Verschwendung von Ressourcen vermieden werden. Das Supply Chain Management
(SCM) begegnet diesen Problemen, indem die gesamte Wertschöpfungskette unter
dem Gesichtspunkt einer ganzheitlichen Prozeßoptimierung betrachtet wird. Dabei soll
durch eine Integration aller Supply Chain-Prozesse sowie deren Analyse und Planung
die Effektivität und Effizienz der gesamten Kette gesteigert werden.
2
Um nachhaltige
Wettbewerbsvorteile zu erlangen, stehen die strenge Ausrichtung an den Bedürfnissen
der Kunden (hinsichtlich Preis, Qualität, Lieferzeit, Service) sowie die Reduzierung der
eigenen Kosten im Vordergrund.
3
[Abb. 1: Flüsse im Supply Chain Management]
4
Neben dem Waren- und Informationsfluß müssen Finanzbelege und -daten sowie
dazugehörige Informationen ausgetauscht und verarbeitet werden. Somit kann die FSC
als ein Bestandteil der übergeordneten Supply Chain betrachtet werden. Der
Finanzfluß
erstreckt
sich
als
Gesamtprozeß
über
eine
Vielzahl
von
Organisationseinheiten (Einkauf, Produktion, Verkauf, Verwaltung, Finanzen,
Management, usw.) und Unternehmen (Lieferanten, Kunden, Banken und sonstige
Dienstleister). Der Fluß finanzieller Mittel innerhalb der Supply Chain bildet die
Schnittstelle zwischen dem Logistik- und Finanzbereich.
5
Er ist der "monetäre Teil der
Logistikkette und arbeitet parallel zur physischen Supply Chain"
6
. Die FSC bildet die
finanziellen Transaktionen der Wertschöpfungskette ab. Sie setzt bereits vor der
2
Friedrich, S. 146 f.
3
Nenninger/Hillek, S. 1
4
angelehnt an Pfohl , S. 6
5
Pfohl/Elbert/Hofmann, S. 2 f.
6
Skiera/Pfaff, S. 47
Lieferanten
Dienstleister
Finanzmittelfluß
U n t e r n e h m e n
Dienstleister
Kunde
Beschaffung
Produktion
Absatz
Informationsfluß
Warenfluß
2 Charakteristika der FSC
4
Geschäftsanbahnung
ein
und
begleitet
den
gesamten
Prozeß
bis
zur
Zahlungsabwicklung.
7
In einigen Definitionen wird der Einflußbereich der FSC
allerdings nur auf das Versenden und Empfangen von Rechnungen oder
ausschließlich auf die Begleichung von Zahlungsverpflichtungen bzw. die
Transformation von Geldern reduziert.
8
Zweifelsohne sind Rechnungs- und
Zahlungsabwicklung zentrale Bestandteile der finanziellen Wertschöpfungskette, nicht
aber die einzigen.
Das Financial Supply Chain Management (FSCM) hat die Aufgabe, die
"logistikinduzierten Finanzprozesse"
9
zu steuern und zu optimieren. Die "kollaborative
und automatisierte Transaktionsabfolge zwischen Kunden, Zulieferern, Finanzinstituten
und Dienstleistern"
10
steht hierbei im Vordergrund. FSCM kann weiterhin als Konzept
verstanden werden, welches ein integriertes Finanzmanagement ermöglicht und zur
(web-basierten) Ablaufsteuerung und Automation der Finanzkette beiträgt. Oberstes
Ziel der Optimierung des Finanzmittelflusses ist es, den Wert der gesamten Supply
Chain zu steigern und damit die Wettbewerbsfähigkeit der ganzen Kette sowie deren
Teilnehmer zu verbessern.
11
Nur durch eine durchdachte Koordination der
Finanzströme kann dieses Ziel erreicht werden. Dies führt zu der Schlußfolgerung, daß
mit einem durchdachten Supply Chain Management sich nicht nur der Material- und
Informationsfluß, sondern auch der Finanzfluß unternehmensintern und -extern
optimieren läßt. In den folgenden Jahren werden die großen global tätigen
Unternehmen ein FSCM integriert haben und als Wettbewerbsvorteil nutzen.
12
2.2 Notwendigkeit und Ziel der Betrachtung der FSC
Jede Beanspruchung von Waren und Dienstleistungen verursacht finanzielle Prozesse.
Erst wenn auch diese Prozesse bis hin zur Zahlung vollständig abgewickelt worden
sind, kann für das Unternehmen bzw. die Wertschöpfungskette ein Mehrwert
7
siehe Kapitel 3.1
8
z. B. Simplyst AG
9
Stemmler/Seuring, S. 30
10
Skiera/Pfaff, S. 50
11
Pfohl/Elbert/Hofmann [1], S. 1
12
Killen&Associates, S. 10
2 Charakteristika der FSC
5
entstehen.
13
Somit erhält die gesonderte Untersuchung der Finanzströme ihre
Berechtigung.
Durch
Entwicklungsfortschritte
in
der
Informations-
und
Kommunikationstechnologie
sind
in
den
letzten
Jahren
zahlreiche
Optimierungspotentiale entstanden. Diese wurden bisher allerdings nur teilweise
genutzt. Gründe hierfür sind eine schwache Akzeptanz bei den (potentiellen) Partnern,
mangelndes Vertrauen in IT-Lösungen, Angst vor Fehlinvestitionen, schlechte
Informationsqualität, unzureichende Analysemöglichkeiten und dadurch eine fehlende
Übersicht und über den Finanzfluß und seine Auswirkungen. Ein Beispiel hierfür ist die
Rechnungsübermittlung per Post. Sie beansprucht in aller Regel innerhalb
Deutschlands mindestens zwei Arbeitstage, verursacht Valuta-Verluste und einen
hohen Verarbeitungsaufwand auf Käufer- und Verkäuferseite. Zudem wäre die
elektronische Rechnungsstellung für den Ersteller mit erheblich weniger Kosten
verbunden.
14
In technologischer und rechtlicher Hinsicht ist die elektronische
Rechnungsabwicklung jedoch möglich.
15
26
19
19
16
14
13
10
0
10
20
30
R
ec
hn
un
gs
st
el
lu
ng
Q
ua
lif
ik
at
io
n
R
ek
la
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sf
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Za
hl
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g
Fi
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Ab
si
ch
er
un
g
Prozesse der Financial Supply Chain
A
n
te
il
U
n
te
rn
e
h
m
e
n
i
n
%
[Abb. 2: Verbesserungsfähige Bereiche der FSC]
Innerhalb einer 2003 durchgeführten Studie des E-Finance Lab zu Stand und
Verbesserungspotentialen des Finanzflusses benannten deutsche Großunternehmen
diejenigen Teilprozesse, die aus ihrer Sicht das höchste Optimierungspotential
aufweisen (Abb. 2).
16
Gleichzeitig gaben über 42 Prozent der befragten Unternehmen
13
Stemmler/Seuring, S. 29
14
E-Finance Lab, 3 f.
15
siehe Kapitel 5.3
16
E-Finance Lab, S. 54 f.
3 FSC-Prozesse in der Beschaffung
6
an, mit der Gestaltung der Financial Supply Chain im eigenen Unternehmen zufrieden
zu sein.
17
Letztendlich geht es um die Verringerung der Kapitalbindung und damit um die
Sicherung der Liquidität des Unternehmens. Gerade in einer Phase schwachen
Wirtschaftswachstums ist eine Effizienzsteigerung mehr denn je notwenig.
Nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft die Beeinflussung der Kapitalbindung in
einem produzierenden Unternehmen bei einem Einkauf und Verkauf von Waren bzw.
Leistungen auf Ziel.
[Abb. 3: Einfluß des Kapitalrückflusses auf die Kapitalbindung]
18
3 FSC-Prozesse in der Beschaffung
3.1 Prozesse der FSC
Die FSC als Gesamtprozeß erstreckt sich über mehrere Bereiche. In der Literatur
finden sich allerdings unterschiedliche Angaben über deren Umfang. Bei der
Optimierung des Finanzflusses steht oft nur die Zahlungsabwicklung im Mittelpunkt,
17
E-Finance Lab, S. 24 f.
18
angelehnt an Skiera/Pfaff, S. 58
Zeit
Lagerdauer / Fertigungszeit
Wareneinkauf auf Ziel
Zahlungsausstand
Warenverkauf auf Ziel
Waren des
Lieferanten werden
angeliefert
Fertigungsende; dem
Kunden wird die
Rechnung gestellt
Zahlungseingang
durch den
Kunden
Unternehmen erhält
Waren und die
Rechnung
Unternehmen begleicht
die Lieferantenrechnung
Zahlungseingang
durch den
Kunden
KAPITALBINDUNG
3 FSC-Prozesse in der Beschaffung
7
somit wäre der Beginn der FSC die Rechnungsstellung bzw. -verarbeitung.
19
Letztendlich scheint sich aber das Modell der Autoren Pfaff, Skiera und Weiss
durchgesetzt zu haben. Es besitzt einen umfassenderen Ansatz, mit dem die FSC
bereits mit der Qualifizierung von potentiellen Teilnehmern und der Preisfindung, also
vor dem eigentlichen Geschäftsabschluß beginnt. Diese Tatsache erscheint logisch, da
das Ziel bzw. die Grundlage für eine Prozeßverbesserung die Betrachtung einer
durchgängigen Kette sein soll. Dieses Modell (siehe Abb. 4) soll deshalb als Grundlage
für die nachfolgenden Untersuchungen verwendet werden.
Der Hauptprozeß der FSC wird zunächst in zwei Bereiche unterschieden: Das
Financial Trade Enablement, welches die notwendigen Vorbereitungsprozesse vor
dem Geschäftsabschluß, dem sogenannten Fulfillment, umfaßt. Zum Financial Trade
Settlement zählen die darauf folgenden Abschlußprozesse. Grundsätzlich sind sowohl
die Beschaffung als auch der Absatz eines Unternehmens involviert. Wie in Abb. 4 zu
erkennen ist, beeinflußt sowohl der Käufer als auch der Verkäufer den Hauptprozeß
der FSC. Im folgenden sollen nun die Teilprozesse der FSC mit Rücksicht auf beide
Positionen kurz beschrieben werden:
20
Der Prozeß der Qualifizierung umfaßt die Suche und Auswahl neuer oder bereits
bestehender Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten oder Käufern. Hierunter fällt auch
die Echtheitsprüfung der Teilnehmer, die sogenannte Authentifizierung, sowie die
anschließende Bonitätsbewertung (Lieferantenbeurteilung, Kreditwürdigkeit. Der
Qualifizierungsprozeß steht am Anfang der Prozeßkette der FSC. Dadurch ist er von
besonderer Bedeutung, da durch ihn alle nachfolgenden Schritte beeinflußt werden.
Zum Preisfindungsprozeß gehören alle Maßnahmen, die zur endgültigen Preis- und
Konditionenfestlegung bzw. zu einem Geschäftsabschluß führen. Dazu zählen unter
anderem klassische Vertragsverhandlungen, Ausschreibungen, Auktionen oder
Börsen. Neben dem Preis müssen auch die dazugehörigen Zahlungs- und
Lieferbedingungen, wie Zahlungsart, Zahlungsziel, Rabatte, Liefertermine usw.
ausgehandelt und bewertet werden. Eng mit der Preisfindung verbunden ist aus Sicht
des Käufers die Auswahl der Lieferanten.
Vor Abschluß eines Geschäfts ist zusätzlich eine Absicherung der damit verbundenen
Risiken erforderlich. Voraussetzung ist zunächst das Erkennen von Gefahren, welche
19
z. B. Scheuermann/Luther, S. 64 oder Zipfel/Meindl, S. 557 ff.
20
Vgl. Pfaff/Skiera/Weiss, S. 67 ff.
3 FSC-Prozesse in der Beschaffung
8
Financial Trade Enablement
Financial Trade Settlement
Absicherung
Finanzierung
Rechnungs-
stellung
Qualifizierung
Preisfindung
Zahlung
Rechnungs-
reklamation
Prüfung
K Ä U F E R / K U N D E
V E R K Ä U F E R / L I E F E R A N T
F
u
lf
il
lm
e
n
t
finanzieller oder logistischer Art sein können. Risiken auf Seiten des Käufers sind unter
anderem das Lieferungs-, Transport-, Länder-, Qualitäts-, Wechselkurs-, Währungs-
und Liquiditätsrisiko. Der Verkäufer trägt grundsätzlich die gleichen Risiken wie der
Käufer, jedoch ist für ihn zusätzlich das Zahlungseingangsrisiko sowie das Risiko der
Kreditvergabe von besonderer Relevanz.
[Abb. 4: Basismodell der FSC]
21
In der Finanzierungsphase geht es um die Finanzierung von Käufen bzw. Verkäufen.
Dabei muß unter Berücksichtigung der Aspekte Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosten
die Wahl der optimalen Finanzierungsform (Leasing, Ratenkredit, Diskontkredit, usw.)
ermittelt werden. Der Käufer hat darüber zu entscheiden, ob er seine Einkäufe aus
liquiden Mitteln selbst finanziert oder über den Lieferanten bzw. ein Kreditinstitut
fremdfinanzieren läßt. Der Verkäufer hingegen muß prüfen, ob und zu welchen
Konditionen er, aufbauend auf dem Qualifizierungsprozeß, dem Kunden einen
(Lieferanten-) Kredit gewährt.
Die Phase nach dem Geschäftsabschluß beginnt mit der Rechnungsstellung, d. h. in
der Praxis üblicherweise mit der Auslieferung der Waren an den Käufer. Der Verkäufer
hat die Aufgabe, die Rechnung zu erstellen und zu versenden. Der
Rechnungsempfang durch den Käufer ist ebenfalls diesem Prozeßabschnitt
zuzuordnen. Im Anschluß an die Rechnungsstellung erfolgt die Rechnungsprüfung.
Zunächst hat der Käufer dabei die Aufgabe, die Rechnung (und den Wareneingang)
mit der Bestellung abzugleichen. Außerdem ist zu überprüfen, ob die im Vertrag
vereinbarten Preise und Konditionen in der Rechnung richtig umgesetzt wurden. Der
21
angelehnt an Pfaff/Skiera/Weiss, S. 67
3 FSC-Prozesse in der Beschaffung
9
Verkäufer muß im Gegensatz dazu die eingehenden Zahlungen mit den zuvor
ausgestellten Rechnungen vergleichen. Ein wichtiger Bereich besonders für den
Verkäufer ist die Abwicklung und Verarbeitung von Rechnungsreklamationen. Sind in
der Rechnung Fehler enthalten, so wird der Käufer den Lieferanten informieren. Dieser
muß
die
Reklamation
schnellstmöglich
prüfen
und
bearbeiten,
um
die
Kundenbeziehung nicht zu gefährden, die Zahlung nicht weiter zu verzögern und den
internen Aufwand so gering wie möglich zu halten.
Der Zahlungsvorgang stellt das Ende der Prozeßkette dar. Der Käufer verbucht und
veranlaßt die Zahlung, der Verkäufer muß die eingegangenen Zahlungen überprüfen.
Die Zahlung kann auf unterschiedliche Weise vorgenommen werden (z. B. per
Lastschrift, Kreditkarte, Smartcard, SWIFT, etc.) und über verschiedene Wege
(Internet, Mobilgeräte, Call-Center, etc.) erfolgen. Diesem Teilprozeß ist auch die
innerbetriebliche Planung, Steuerung und Überwachung von Zahlungsströmen
zuzuordnen.
Die Analyse von Prozessen betrifft sowohl die Teilprozesse des Financial Trade
Enablements als auch diejenigen des Financial Trade Settlements. Es geht um die
durchgehende Analyse und Bewertung der gesamten FSC. Dadurch werden
Voraussetzungen
für
die
Prozeßoptimierung,
Planung
und
zukünftige
Vertragsverhandlungen geschaffen.
3.2 Prozesse der FSC in der Beschaffung
Auf Grundlage des im vorangegangenen Kapitels dargestellten Gesamtprozesses der
FSC soll nun herausgearbeitet werden, welche Bereiche der finanziellen
Wertschöpfungskette dem Beschaffungsbereich zugeordnet werden können bzw.
welchen Einfluß dieser auf die FSC nehmen kann.
Zum besseren Verständnis sind deshalb die generellen Aufgabenbereiche der
Beschaffung exemplarisch noch einmal aufgeführt (Abb. 5). Die Beschaffungsprozesse
werden nun mit den FSC-Prozessen aus Kapitel 3.1 abgeglichen, was als Ergebnis zu
einem Modellprozeß der FSC in der Beschaffung führt (Abb. 6). Es sind Prozesse auf
der Beschaffungsseite, welche die FSC betreffen bzw. Prozesse der FSC, die aus
3 FSC-Prozesse in der Beschaffung
10
Sicht der Beschaffung unterstützt und optimiert werden können. Sie dienen als
Grundlage der im Kapitel 5 folgenden Untersuchungen und Auswertungen der
entsprechenden IT-Möglichkeiten.
In den Bereich der Lieferantensuche und Preisfindung fällt das Konzept des
Lieferantenmanagements. Hierzu kann wiederum die Durchführung von Anfragen,
Ausschreibungen und Auktionen gerechnet werden, also alle Vorgänge, welche die
Auswahl der geeigneten Lieferanten ermöglichen. Die Preisfindung schließt alle
Möglichkeiten mit ein, die zur Festlegung eines verbindlichen Kaufpreises und den
dazugehörigen Konditionen führen. Dazu gehört ebenfalls die Phase nach
Vertragsabschluß, also die Verwaltung und Überwachung der Verträge. Im Falle einer
öffentlichen Ausschreibung beispielsweise deckt sich die Preisfindungsphase mit der
Lieferantenauswahl.
[Abb. 5: Aufgaben der Beschaffung]
Der nächste Prozeßabschnitt betrifft das Finden und optimale Ausnutzen der
geeigneten Finanzierung. Sie muß bereits bei der Preisfindung Berücksichtigung finden
und wird in Verbindung mit Liquiditäts- und Rentabilitätsbetrachtungen von
Lieferanten, Banken oder sonstigen Finanzdienstleistern in Anspruch genommen. Die
Phase der Rechnungsabwicklung auf Beschaffungsseite beginnt mit dem
Rechnungseingang. Da es sich in diesem Bereich um eine Massenabfertigung handelt
und die meisten Rechnungen in der heutigen Zeit immer noch in Papierform eingehen,
Bedarfsermittlung; Disposition
Beschaffungsmarktforschung
Preisfindung; Vertragsverhandlung
Lieferantensuche und -auswahl
Produktauswahl
Materialbereitstellung
Wareneingangsabwicklung
Lieferantenmanagement
Bestellabwicklung
Finanzierung
Rechnungsabwicklung
Zahlungsabwicklung
Beschaffungscontrolling
Risikoabsicherung
Qualitätssicherung
Vertrags-/Terminüberwachung
3 FSC-Prozesse in der Beschaffung
11
liegt bei der Zustellung und Bearbeitung ein großes Optimierungspotential. Ähnliches
gilt für die Zahlungsabwicklung. Auch hier steht die Verringerung des Aufwands durch
Automation und Standardisierung im Vordergrund. Verbesserungsansätze sind in der
zentralen
Verwaltung
innerbetrieblicher
Zahlungsvorgänge
sowie
in
der
Kommunikation zu Banken und Finanzdienstleistern zu sehen. Der Aspekt der
Sicherheit ist bei allen Prozeßabläufen zu berücksichtigen. Dabei geht es vor allem um
die Gewährleistung einer risikoarmen Behandlung und Übertragung von Daten. Die
Analyse und Überwachung der einzelnen Teilbereiche ist schließlich Voraussetzung für
das Funktionieren, Steuern und Bewerten der Prozeßkette.
[Abb. 6: FSC-Modellprozeß in der Beschaffung]
Lieferantensuche und Preisfindung
Anfragen, Ausschreibungen, Auktionen;
Lieferantenbewertung und -auswahl;
Vertragsverhandlung, -gestaltung, -überwachung
Finanzierung
Auswahl der geeigneten Form
Berücksichtigung von Liquidität und Rentabilität
Kommunikation mit Kreditgebern
Rechnungsabwicklung
Empfangen, Prüfen, Reklamieren, Freigeben, Verbuchen
und Archivieren von Rechnungen
Zahlungsabwicklung
Veranlassen, Überprüfen, Verbuchen von Zahlungen;
Cash Management; Pooling, Netting
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4 Optimierung der FSC in der Beschaffung
12
4 Optimierung der FSC in der Beschaffung
4.1 Optimierungsbereiche und Ziele
Nachdem in Kapitel 2.2 die allgemeinen Ziele herausgearbeitet wurden, die sowohl für
das SCM als auch für das FSCM gelten, sollen nun die beschaffungsspezifischen
Optimierungsbereiche näher betrachtet werden. Dabei liegt der Schwerpunkt nicht nur
auf den internen Prozessen des beschaffenden Unternehmens, sondern auch den
externen Verbindungen zu Lieferanten und sonstigen Partnern.
Kostenersparnis
Zeitersparnis
Qualitätsverbesserung
Lieferanten-
beziehung
einfache und schnelle Suche
und Kontaktaufnahme
schnellerer
Lieferantenzugriff; schnellere
Auswertungsmöglichkeit
größere Übersichtlichkeit
über Beziehungen;
Erreichen neuer Lieferanten;
Verbesserung der
Beziehung
Preisfindung
Erzielung besserer
Einkaufspreise; Automation
von Standardabwicklungen
schnellere Durchführung von
Verhandlungen
flexiblere Dokumentation
und Auswertung der
Preisermittlung
Finanzierung
schnellere Inanspruchnahme
von Krediten
schnellere
Genehmigungsphase und
Inanspruchnahme von
Krediten
Nutzung zusätzlicher
Finanzierungsformen
Rechnungs-
abwicklung
einfachere und
platzsparende Archivierung
schnellere Verfügbarkeit,
Eingangsbearbeitung und
Beanstandung
bessere Möglichkeit der
Einsichtnahme und
Nachprüfbarkeit
Zahlungs-
abwicklung
automatische
Zahlungsabwicklung;
weniger Bankgebühren
automatische Steuerung der
(internen) Zahlungsströme
flexiblere
Zahlungsmöglichkeiten;
bessere Steuerung der
Transaktionen
[Abb. 7: Optimierungsschwerpunkte der FSC in der Beschaffung]
22
Grundsätzlich kann die Prozeßverbesserung in die drei Bereiche Kosten, Zeit und
Qualität eingeteilt werden. Abbildung 7 zeigt exemplarisch die spezifischen
Optimierungsschwerpunkte, die je nach Anforderungen und Möglichkeiten erweitert
und spezifiziert werden müssen. Die Bereiche bzw. deren Ausprägungen stehen dabei
22
angelehnt an Nekolar, S. 16
4 Optimierung der FSC in der Beschaffung
13
in Wechselverbindung zueinander und können sich gegenseitig ergänzen. Eine
Reduktion der Prozeßdauer, beispielsweise, geht auch meistens mit einer Senkung der
Prozeßkosten einher. Bei der Durchführung einer Online-Auktion kann nicht nur der
Einstandspreis direkt gesenkt werden, es erfolgt außerdem eine Verkürzung der
Prozeßdauer sowie eine Reduktion der Prozeßkosten. Zusätzlich kann durch eine
Online-Auktion die Markttransparenz gesteigert werden.
Das Verbesserungspotential kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich
ausfallen und ist von der jeweils vorhandenen Prozeßqualität abhängig. Daher ist jeder
einzelne Prozeß zunächst dahingehend zu überprüfen, mit welchen Mitteln
Verbesserungen herbeigeführt werden können. Einige Ziele sind unter Umständen
nicht allein durch den Einsatz technologischer Anwendungen zu erreichen. Fällt die
Entscheidung zur Implementierung einer neuen IT-Lösung, gibt es bei der Umsetzung
eine Reihe von Erfolgsfaktoren zu beachten.
4.2 Voraussetzungen für die Optimierung
IT ist maßgeblich an der Umsetzung von Verbesserungen beteiligt bzw. macht diese
erst möglich. Vor der Anwendung neuer Lösungen müssen allerdings gewisse
Bedingungen gegeben sein. So ist zunächst die Identifikation der betroffenen
Prozeßstrukturen und -abläufe innerhalb des Unternehmens erforderlich. Dadurch wird
eine durchgängige Abbildung und Dokumentation der FSC ermöglicht, was wiederum
die Grundlage für die Überwachung der Aktivitäten darstellt. Erst durch eine klare
Definition der Geschäftsprozesse können diese bewertet, verglichen, bearbeitet, an
Dienstleister ausgelagert oder mit anderen internen und externen Prozessen gebündelt
werden.
23
Zur Überwachung empfiehlt sich die Einrichtung einer Prozeßkostenrechnung. Für die
systematische Erstellung, Auswertung, Verbesserung, Steuerung und Überwachung
von Geschäftsprozessen bieten sich Workflow-Management-Systeme an, welche
oftmals bereits in gängige ERP-Systeme eingebunden sind. Der Einsatz dieser
Systeme kann besonders bei standardisierten, sich ständig wiederholenden Abläufen
23
Nekolar, S. 31
4 Optimierung der FSC in der Beschaffung
14
Optimierungspotential freisetzen.
24
IT-Lösungen unterstützen diese Bereiche, indem
durch den Wegfall von Medienwechseln der Finanzmittelfluß komplett auf
elektronischer Basis abgewickelt werden soll. Damit neue IT-Systeme im eigenen
Unternehmen erfolgreich eingeführt werden können, ist eine Prüfung anhand
verschiedener Kriterien notwendig. Dabei werden Anforderungen sowohl an die neu zu
implementierende Software als auch an die Qualität der vorhandenen IT-Systeme
gestellt (Abb. 8). Zur Kontrolle des IT-Einsatzes muß grundsätzlich eine fortlaufende
Prüfung auf eine mögliche Auslagerung der Geschäftsprozesse erfolgen.
[Abb. 8: Anforderungskatalog an ein neues IT-System]
25
Die Schwierigkeiten bei der Unterstützung der FSC ergeben sich grundsätzlich aus den
eben genannten Voraussetzungen. Eine aussagekräftige Analyse kann z. B. dadurch
verhindert werden, daß aufgrund der unvollständigen Digitalisierung der Prozeßkette
kein
zeitnahes
Aufbereiten
der
Daten
möglich
ist
oder
aufgrund
der
24
SAP AG
25
Vgl. Schreiber, S. 75 ff.
Sind genügend
System-
Ressourcen
vorhanden, um das
neue IT-System zu
betreiben?
Werden alle
benötigten
Funktionen durch
die Lösung
abgedeckt?
Sind ausreichend
Schnittstellen für
die Integration und
den Daten-
austausch
vorhanden?
Welche Service-
Leistungen sind im
Vertrag
inbegriffen?
Welche
technischen
Voraussetzungen
erfordert die
Einbindung neuer
Teilnehmer?
Kann das IT-
System inter-
national (bzgl.
Teilnehmer, Doku-
mente, Sprachen)
eingesetzt werden?
Müssen die
Schnittstellen
nachträglich
manuell angepaßt
werden?
Ist eine
Anpassung der
Prozesse an die
Software möglich?
Wird das neue IT-
System von den
Benutzern
(Mitarbeiter,
Lieferanten, usw.)
akzeptiert?
Werden alle
benötigten
Dateiformate
unterstützt?
Standard- oder
Individualsoft-
ware? Anpassung
der Prozesse an
die IT oder
umgekehrt?
Ist die Lösung
Update-fähig,
erweiterbar und
damit
zukunftssicher?
In welchem Maße
müssen
Mitarbeiter
geschult werden?
Besteht rechtliche
Sicherheit beim
Einsatz des neuen
IT-Systems (z. B.
für die Haftung)?
Wurden Sicher-
heitsmaßnahmen
für ein mögliches
Versagen des
neuen IT-Systems
getroffen?
Ist eine
Einführungs-
strategie für das
neue IT-System
erforderlich?
Details
- Seiten
- Erscheinungsform
- Originalausgabe
- Jahr
- 2004
- ISBN (eBook)
- 9783832484460
- ISBN (Paperback)
- 9783838684468
- DOI
- 10.3239/9783832484460
- Dateigröße
- 869 KB
- Sprache
- Deutsch
- Institution / Hochschule
- Hochschule Ludwigshafen am Rhein – III
- Erscheinungsdatum
- 2004 (November)
- Note
- 1,3
- Schlagworte
- einkauf fscm finanzfluss
