Auswahl und Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in einem Unternehmen der Blechverarbeitung unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Infrastruktur
©2003
Diplomarbeit
107 Seiten
Zusammenfassung
Inhaltsangabe:Einleitung:
Heute wird von Kunden eine schnelle Geschäftsabwicklung von Unternehmen gefordert. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, ist eine stetige Verfügbarkeit von kaufmännischen und technischen Informationen in Form von Auftrags-, Projekt- und Produktunterlagen bei den Mitarbeitern Voraussetzung. Häufig wird der Zugriff auf auftragsrelevante Unterlagen dadurch gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter bzw. jede Abteilung viel Zeit damit verbringt, sich die Unterlagen zu kopieren, auszudrucken und in Ordnern bzw. Vorgangsmappen abzulegen.
Auf der anderen Seite nimmt die Komplexität von Aufgaben und Aufträgen stetig zu und die Unternehmen müssen (nicht nur intern) immer größere Datenmengen verarbeiten. Die Forderung nach umfassender Informationsverfügbarkeit ist mit der klassischen Papierablage immer schwieriger und nur unter hohem Ressourceneinsatz (z.B. Arbeitszeit) zu bewältigen. Unternehmen dürfen aber keinesfalls das Problem langer Dokumentzugriffszeiten und verzögerter Auskunftsbereitschaft herunterspielen (erfolgskritischer Faktor!).
Nicht allein der Preis eines Gutes ist ein wichtiges Kaufkriterium, sondern ebenfalls eine schnelle Auftragsabwicklung (z.B. kurze Lieferzeiten), die bedingungslose Einhaltung von zugesagten Lieferterminen und das Angebot von Serviceleistungen, z.B. schnelle Auskunftsbereitschaft etc.
Das Unternehmen dieser Arbeit erkannte schon frühzeitig die Potentiale von Dokumenten-Management-Systemen und plant bereits seit mehreren Jahren die Einführung eines solchen Systems. Die Planungen wurden im Februar 2003 mit dem Ziel abgeschlossen, ein DMS in den Vertriebsabteilungen für die Auftragsabwicklung einzuführen. Favorisiert wurde für diese Anforderung ein DMS in Form eines Vorgangsbearbeitungssystems.
Der Nutzen dieser Art von DMS liegt nicht wie bei klassischen Archivsystemen allein darin, abgeschlossene Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Platz sparend elektronisch zu archivieren, sondern sie sind darüber hinaus auf das Handling von aktuellen, sog. lebenden Dokumenten spezialisiert. Unternehmensprozesse werden somit vollständig in Vorgangsbearbeitungssystemen abgewickelt. Durch den Einsatz eines derartigen DMS sollen die Geschäftsprozesse des Unternehmens rationaler gestaltet werden.
Durch den zeitgleichen Zugriff mehrerer Sachbearbeiter auf relevante und vor allem aktuelle Auftragsinformationen soll gewährleistet werden, dass sich die in Kapitel 1.1 spezifizierten […]
Heute wird von Kunden eine schnelle Geschäftsabwicklung von Unternehmen gefordert. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, ist eine stetige Verfügbarkeit von kaufmännischen und technischen Informationen in Form von Auftrags-, Projekt- und Produktunterlagen bei den Mitarbeitern Voraussetzung. Häufig wird der Zugriff auf auftragsrelevante Unterlagen dadurch gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter bzw. jede Abteilung viel Zeit damit verbringt, sich die Unterlagen zu kopieren, auszudrucken und in Ordnern bzw. Vorgangsmappen abzulegen.
Auf der anderen Seite nimmt die Komplexität von Aufgaben und Aufträgen stetig zu und die Unternehmen müssen (nicht nur intern) immer größere Datenmengen verarbeiten. Die Forderung nach umfassender Informationsverfügbarkeit ist mit der klassischen Papierablage immer schwieriger und nur unter hohem Ressourceneinsatz (z.B. Arbeitszeit) zu bewältigen. Unternehmen dürfen aber keinesfalls das Problem langer Dokumentzugriffszeiten und verzögerter Auskunftsbereitschaft herunterspielen (erfolgskritischer Faktor!).
Nicht allein der Preis eines Gutes ist ein wichtiges Kaufkriterium, sondern ebenfalls eine schnelle Auftragsabwicklung (z.B. kurze Lieferzeiten), die bedingungslose Einhaltung von zugesagten Lieferterminen und das Angebot von Serviceleistungen, z.B. schnelle Auskunftsbereitschaft etc.
Das Unternehmen dieser Arbeit erkannte schon frühzeitig die Potentiale von Dokumenten-Management-Systemen und plant bereits seit mehreren Jahren die Einführung eines solchen Systems. Die Planungen wurden im Februar 2003 mit dem Ziel abgeschlossen, ein DMS in den Vertriebsabteilungen für die Auftragsabwicklung einzuführen. Favorisiert wurde für diese Anforderung ein DMS in Form eines Vorgangsbearbeitungssystems.
Der Nutzen dieser Art von DMS liegt nicht wie bei klassischen Archivsystemen allein darin, abgeschlossene Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Platz sparend elektronisch zu archivieren, sondern sie sind darüber hinaus auf das Handling von aktuellen, sog. lebenden Dokumenten spezialisiert. Unternehmensprozesse werden somit vollständig in Vorgangsbearbeitungssystemen abgewickelt. Durch den Einsatz eines derartigen DMS sollen die Geschäftsprozesse des Unternehmens rationaler gestaltet werden.
Durch den zeitgleichen Zugriff mehrerer Sachbearbeiter auf relevante und vor allem aktuelle Auftragsinformationen soll gewährleistet werden, dass sich die in Kapitel 1.1 spezifizierten […]
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
ID 7552
Jeurink, Björn: Auswahl und Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in
einem Unternehmen der Blechverarbeitung unter Berücksichtigung der vorhandenen
IT-Infrastuktur
Hamburg: Diplomica GmbH, 2003
Zugl.: Fachhochschule Osnabrück, Fachhochschule, Diplomarbeit, 2003
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http://www.diplom.de, Hamburg 2003
Printed in Germany
Inhaltsverzeichnis
I
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung ____________________________________________________________________ 1
1.1
Problem- und Aufgabenstellung _______________________________________________ 1
1.2
Ziel der Arbeit ____________________________________________________________ 3
1.3
Gliederung der Arbeit _______________________________________________________ 5
2
Portrait des Unternehmens ______________________________________________________ 7
2.1
Leistungsprogramm ________________________________________________________ 7
2.2
Firmenprofil ______________________________________________________________ 8
2.3
Vertriebsstruktur___________________________________________________________ 9
3
Begriffsdefinitionen ___________________________________________________________ 10
3.1
Dokument _______________________________________________________________ 10
3.2
Dokumenten-Management __________________________________________________ 10
3.3
Dokumenten-Management-Systeme___________________________________________ 10
3.3.1
Ablage, Speicherung und Indizierung von Dokumenten _________________________ 11
3.3.2
Arten von Dokumentenindizes_____________________________________________ 12
3.3.3
Retrieval von Dokumenten _______________________________________________ 14
3.3.4
Technische Betrachtung einer Dokumentensuche ______________________________ 15
3.4
Workflow _______________________________________________________________ 16
4
Auftragsabwicklung___________________________________________________________ 17
4.1
Ablauforganisation ________________________________________________________ 17
4.1.1
Überblick und Visualisierung _____________________________________________ 17
4.1.2
Abwicklung einer Kundenanfrage __________________________________________ 18
4.1.3
Abwicklung eines Kundenauftrags _________________________________________ 21
4.2
IT-Infrastruktur des Unternehmens____________________________________________ 25
4.2.1
Kunden- & Projekt- Informationssystem _____________________________________ 25
4.2.2
ERP-System ___________________________________________________________ 25
4.2.3
Konstruktionssoftware ___________________________________________________ 27
4.2.4
Finanzbuchhaltungssystem _______________________________________________ 27
4.2.5
Fax-Software __________________________________________________________ 27
4.2.6
Sonstige Software ______________________________________________________ 28
4.2.7
Zuordnung der Software zu den Prozessen ___________________________________ 28
4.3
Schwachstellenanalyse _____________________________________________________ 30
4.3.1
Fehlende Datendurchgängigkeit ___________________________________________ 30
4.3.2
Schwieriges Handling der Papierdokumente __________________________________ 31
4.3.3
Fehlendes Informationsmanagement ________________________________________ 32
Inhaltsverzeichnis
II
5
Optimierungskonzept__________________________________________________________ 34
5.1
Einleitung _______________________________________________________________ 34
5.2
Entscheidungskriterien für den Einsatz eines DMS _______________________________ 34
5.2.1
Bewertung anderer Systeme_______________________________________________ 34
5.2.2
Schnittstellenstärke _____________________________________________________ 36
5.2.3
Nachteile und Grenzen eines DMS _________________________________________ 39
5.2.4
Vorteile eines DMS zu klassischen Archivierungsverfahren______________________ 40
5.2.5
Weitere Vorteile eines DMS ______________________________________________ 41
6
Projektplanung_______________________________________________________________ 43
6.1
Erläuterung des DMS-Projektablaufplans ______________________________________ 43
6.2
Vorstudie _______________________________________________________________ 45
6.3
Analysephase ____________________________________________________________ 47
6.3.1
Ist-Analyse ____________________________________________________________ 47
6.3.2
Soll-Konzept __________________________________________________________ 50
6.3.3
Entwicklung eines Kriterienkataloges _______________________________________ 51
6.4
Verschaffung eines Marktüberblicks __________________________________________ 52
6.4.1
Identifizierung potentieller DMS-Anbieter ___________________________________ 52
6.4.2
Identifizierung DMS-Anbieter für Pflichtenhefterstellung _______________________ 54
6.5
Pflichtenheft _____________________________________________________________ 56
6.5.1
Allgemeine Inhalte und Erläuterung der Vorgehensweise________________________ 56
6.5.2
Projektteam aufstellen ___________________________________________________ 58
6.5.3
Einführungsveranstaltung ________________________________________________ 58
6.5.4
Ablauf der Pflichtenhefterstellung __________________________________________ 59
6.5.5
Konkrete Inhalte des Pflichtenhefts _________________________________________ 60
6.6
Endgültige Produktauswahl _________________________________________________ 65
6.7
Abschließende Bewertung __________________________________________________ 66
7
Projektrealisierung____________________________________________________________ 69
7.1
Einleitung _______________________________________________________________ 69
7.2
Detailplanung mit Hilfe eines Projektstufenplans ________________________________ 71
7.2.1
Überblick _____________________________________________________________ 71
7.2.2
Phase I: Voraussetzungen schaffen _________________________________________ 73
7.2.3
Fazit nach Phase I ______________________________________________________ 76
7.2.4
Phase II: Installation des DMS_____________________________________________ 78
7.2.5
Fazit nach Phase II ______________________________________________________ 80
7.2.6
Phase III: Erste Pilotphase ________________________________________________ 81
7.2.7
Fazit nach Phase III _____________________________________________________ 82
7.2.8
Phase IV: Einbau weiterer Schnittstellen_____________________________________ 83
7.2.9
Phase V: Zweite Pilotphase _______________________________________________ 85
7.2.10
Phase VI: Einbezug weiterer Abteilungen____________________________________ 86
Inhaltsverzeichnis
III
8
Kosten- & Nutzenanalyse der DMS-Einführung____________________________________ 87
8.1
Kostenanalyse____________________________________________________________ 87
8.2
Nutzenanalyse____________________________________________________________ 88
9
Ausblick_____________________________________________________________________ 91
10
Zusammenfassung ____________________________________________________________ 94
11
Quellenverzeichnis ____________________________________________________________ 96
11.1
Fachliteratur / Bücher ______________________________________________________ 96
11.2
Zeitschriften / Zeitungen / Publikationen _______________________________________ 96
11.3
Online-Datenbanken / Internetadressen ________________________________________ 98
Abbildungsverzeichnis
IV
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Speicherung der unterschiedlichsten Dokumente in einem DMS____________________ 11
Abbildung 2: Elektronischer Ablagevorgang _____________________________________________ 11
Abbildung 3: Darstellung der Nutz- und Metadaten in einem DMS ____________________________ 13
Abbildung 4: Beispiel für eine Recherchemaske in einem DMS _______________________________ 14
Abbildung 5: Ablauf einer Client-Dokumentenanfrage ______________________________________ 15
Abbildung 6: Symbolik der Ablaufdiagramme_____________________________________________ 17
Abbildung 7: Abwicklung einer Kundenanfrage ___________________________________________ 19
Abbildung 8: Abwicklung eines Kundenauftrags (Teil 1) ____________________________________ 21
Abbildung 9: Abwicklung eines Kundenauftrags (Teil 2) ____________________________________ 23
Abbildung 10: MFG/ PRO Aufgabenmodell ______________________________________________ 26
Abbildung 11: Eingesetzte Software beim Prozess ,,Angebotserstellung"________________________ 29
Abbildung 12: Eingesetzte Software beim Prozess ,,Kundenauftragsabwicklung" _________________ 29
Abbildung 13: Koordination von Angebots- und Auftragsphase _______________________________ 33
Abbildung 14: Wege der Dokumente in ein DMS __________________________________________ 37
Abbildung 15: Abwicklung der Vertriebsprozesse bei Einsatz eines DMS _______________________ 38
Abbildung 16: DMS-Projektablaufplan__________________________________________________ 44
Abbildung 17: Dokumenten-Analyse-Tabelle (Ausschnitt 1)__________________________________ 49
Abbildung 18: Dokumenten-Analyse-Tabelle (Ausschnitt 2)__________________________________ 49
Abbildung 19: Aktivitäten in einem Soll-Konzept __________________________________________ 50
Abbildung 20: Aktivitäten bis zur Auswahl des DMS-Anbieters für Pflichtenhefterstellung __________ 53
Abbildung 21: Darstellung der Vorgehensweise bei der Pflichtenhefterstellung __________________ 57
Abbildung 22: Kontinuierliche Inhaltskontrolle des Pflichtenhefts_____________________________ 60
Abbildung 23: Struktur des ,,Unternehmens-Vertriebs-DMS" ________________________________ 62
Abbildung 24: Hochrechnung der in den Abteilungen anfallenden Dokumente ___________________ 64
Abbildung 25: Zeitlicher Überblick über die Aktivitäten der Projektplanung_____________________ 66
Abbildung 26: Unterteilung der Projektrealisierung________________________________________ 69
Abbildung 27: Stufenplan der Projektrealisierung _________________________________________ 72
Abbildung 28: Geplante Tätigkeiten der 1. Phase__________________________________________ 73
Abbildung 29: Geplante Tätigkeiten der 2. Phase__________________________________________ 78
Abbildung 30: Geplante Tätigkeiten der 3. Phase__________________________________________ 81
Abbildung 31: Geplante Tätigkeiten der 4. Phase__________________________________________ 83
Abbildung 32: Geplante Tätigkeiten der 5. Phase__________________________________________ 85
Abkürzungsverzeichnis
V
Abkürzungsverzeichnis
AB
Auftragsbestätigung
AV
Arbeitsvorbereitung
BDE
Betriebsdatenerfassung
BMF
Bundesministerium für Finanzen
CAD
Computer Aided Design
CAM
Computer Aided Manufacturing
CIM
Computer Integrated Manufacturing
CS/ 2
Computergestütztes Finanzbuchhaltungssystem des Un-
ternehmens
CSV
Comma-Separated Variables (Dateiformat zum Auslesen
von Datenbankinhalten)
DM
Dokumenten-Management
DMS
(Computergestützte) Dokumenten-Management-
System(e); Abk. auch für Plural
DV
Datenverarbeitung
EAI
Enterprise Application Integration
EDV
Elektronische Datenverarbeitung
ERP
Enterprice Ressource Planning (System)
E-VV
Elektronischer Verkaufsvorgang
F & E
Unternehmensabteilung ,,Forschung & Entwicklung"
FA
Fertigungsauftrag
GDPdU
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen
GL
Geschäftsleitung
HPGL
Hewlett Packard Graphics Language (Kommandospra-
che für Drucker)
i.d.R.
In der Regel
ICR
Intelligent Character Recognition (Intelligentere Form der
Zeichenerkennung)
IT
Informationstechnik
MFG/ PRO Computergestütztes ERP-System des Unternehmens
NK
Nebenkosten
Abkürzungsverzeichnis
VI
OCR
Optical Character Recognition (optische Zeichen- bzw.
Buchstabenerkennung)
PAP
Projektablaufplan
PDF
Portable Document Format (Dateiformat für eine platt-
formübergreifende, elektronische Dokumentenveröffentli-
chung)
PM
Projektmanagement
PPS
Produktion-Planung-Steuerung (System)
QM
Qualitätsmanagement
TIFF
Tagged Image File Format (Dateiformat für ein Langzeit-
Bildformat)
Txt
Dateiendung einer Textdatei
u.U.
Unter Umständen
VISYS
Computergestütztes Kunden- & Projektinformations-
system des Unternehmens
VV
Verkaufsvorgang
WORM
Write Once Read Multiple (optische Speicherplatte, die
nicht wiederbeschreibbar ist)
XML
eXtensible Markup Language (Dateiformat für die Erleich-
terung von Web-Site-
Programmierung)
Einleitung
1
1 Einleitung
1.1 Problem- und Aufgabenstellung
Heute wird von Kunden eine ,,schnelle Geschäftsabwicklung" von Unternehmen
gefordert.
Um dieser Anforderung gerecht zu werden, ist eine stetige Verfügbarkeit von
kaufmännischen und technischen Informationen in Form von Auftrags-, Kun-
den-, Projekt- und Produktunterlagen bei den Mitarbeitern Voraussetzung.
Häufig wird der Zugriff auf auftragsrelevante Unterlagen dadurch gewährleistet,
dass jeder Mitarbeiter bzw. jede Abteilung viel Zeit damit verbringt, sich die Un-
terlagen zu kopieren, auszudrucken und in Ordnern bzw. Vorgangsmappen ab-
zulegen.
Auf der anderen Seite nimmt die Komplexität von Aufgaben und Aufträgen ste-
tig zu und die Unternehmen müssen (nicht nur intern) immer größere Daten-
mengen verarbeiten. Häufig stammen diese Informationen aus vielen unter-
schiedlichen EDV-Systemen, die nicht miteinander kommunizieren können.
Die Folge ist, dass Mitarbeiter immer mehr Arbeitszeit mit dem Drucken, Kopie-
ren und Zuordnen von Dokumenten aufwenden.
In Zeiten hoher Personalkosten, dynamischen Wettbewerbs und beschleunigten
Geschäftsprozessen stellt dies eine nachteilige Entwicklung dar.
,,Die Integration geschäftsrelevanter Informationen und Unterlagen und der
schnelle und effiziente Zugriff wird im heutigen Wettbewerb zu einem er-
folgskritischen Faktor. (...) Gerade die umfassende Verfügbarkeit von Infor-
mationen (...) wird benötigt; unabhängig von Applikationen und (Datei)-
Formaten."
1
Die Forderung nach ,,umfassender Informationsverfügbarkeit" ist mit der ,,klassi-
schen Papierablage" immer schwieriger und nur unter hohem Ressourcenein-
satz (z.B. Arbeitszeit) zu bewältigen.
Unternehmen dürfen aber keinesfalls das Problem langer Dokumentzugriffszei-
ten und verzögerter Auskunftsbereitschaft herunterspielen (,,erfolgskritischer
Faktor!").
1
Siehe NN: ,,Vom DMS zur Business Information Integration", In: Zeitschrift ,,CADNEWS", Ausgabe 04/2001
Einleitung
2
Fakt ist: Nicht allein der Preis eines Gutes ist ein wichtiges Kaufkriterium, son-
dern ebenfalls eine schnelle Auftragsabwicklung (z.B. kurze Lieferzeiten), die
bedingungslose Einhaltung von zugesagten Lieferterminen und das Angebot
von Serviceleistungen, z.B. schnelle Auskunftsbereitschaft etc.
Letztere sind Kaufkriterien, bei denen der Faktor ,,Zeit" ausschlaggebend ist.
Wird nun der These, dass...
,,Allein zwei Tage vergehen, bis wichtige Dokumente der Technikabteilung
zur Verfügung stehen und vom Vertrieb übergeben werden."
2
... ein wenig Beachtung geschenkt, so können bei Reduzierung von Dokument-
zugriffszeiten beachtliche Wettbewerbsvorteile erreicht werden.
Gelingt es einem Unternehmen Informationen umfassend und gleichzeitig ver-
fügbar zu machen, reduzieren sich automatisch Warte-, Liege- und Übergangs-
zeiten. Für auftragsrelevante Dokumente z.B. hat dies zur Folge, dass die in-
nerbetriebliche Vorgangsbearbeitung beschleunigt wird, was wiederum die Auf-
tragsdurchlaufzeit verkürzt.
Zusätzlich werden durch den Wegfall von Kopier- und Sortierzeiten bei Doku-
menten Personalressourcen freigesetzt, die anderweitig (besser) eingesetzt
werden können.
Alle diese Ressourcen sollen im Vertriebs- bzw. Verwaltungsbereich durch
computergestützte Dokumenten-Management-Systeme genutzt werden, die ei-
ne Auftragsabwicklung beinahe ,,papierlos" ermöglichen:
,,Leistungsfähige und zukunftsweisende Dokumenten-Management-Systeme
können hier die Rolle einer strategischen Informationsplattform in Unter-
nehmen einnehmen (...) und den nötigen Durchblick verschaffen."
3
Dass bereits viele Unternehmen DMS als eine Lösung bzw. Möglichkeit zur
Suchzeitenreduzierung identifiziert haben und konkrete Investitionen in diese
Technik planen, zeigt eine aktuelle Marktbefragung von DMS-Herstellern und
DMS-Anbietern. Demnach gehen 80 Prozent der Befragten von einem positiven
und wachstumsstarken Geschäftsjahr 2003 aus (Umsatzsteigerung von durch-
2
Siehe Fleschhut, Peter:,,Digitaler Durchblick: Dokumenten-Managementsysteme als strategische Informationsplattform
Enterprise Application Management", In: Zeitschrift ,,DOQ", 26.06.2001, Online im Internet: URL:http://www.d-velop.de
(12.05.03)
3
Siehe NN: ,,Vom DMS zur Business Information Integration", a.a.O.
Einleitung
3
schnittlich zehn Prozent werden erwartet)
4
. Aus dieser Befragung geht ebenfalls
hervor, dass hauptsächlich Industriebetriebe in die DMS-Technik investieren
(ca. 25 %).
1.2 Ziel der Arbeit
Das Unternehmen dieser Arbeit erkannte schon frühzeitig die Potentiale von
Dokumenten-Management-Systemen und plant bereits seit mehreren Jahren
die Einführung eines solchen Systems.
Die Planungen wurden im Februar 2003 mit dem Ziel abgeschlossen, ein DMS
in den Vertriebsabteilungen für die Auftragsabwicklung einzuführen. Favorisiert
wurde für diese Anforderung ein DMS in Form eines ,,Vorgangsbearbeitungs-
systems"
5
.
Der Nutzen dieser Art von DMS liegt nicht wie bei klassischen Archivsystemen
allein darin, abgeschlossene Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewah-
rungsfristen Platz sparend elektronisch zu archivieren, sondern sie sind darüber
hinaus auf das Handling von aktuellen, sog. ,,lebenden" Dokumenten speziali-
siert. Unternehmensprozesse werden somit vollständig in Vorgangsbearbei-
tungssystemen abgewickelt.
Durch den Einsatz eines derartigen DMS sollen die Geschäftsprozesse des Un-
ternehmens rationaler gestaltet werden. Durch den zeitgleichen Zugriff mehre-
rer Sachbearbeiter auf relevante und vor allem aktuelle Auftragsinformationen
soll gewährleistet werden, dass sich die in Kapitel 1.1 spezifizierten Rationali-
sierungspotentiale einstellen und das stetig wachsende Auftragsvolumen in kür-
zester Zeit abgewickelt werden kann.
,,Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, insbesondere mit
Tendenz Vorgangsbearbeitung, ist immer mit Veränderungen der Ablaufor-
ganisation und unter Umständen auch mit Eingriffen in die Aufbauorganisa-
tion verbunden."
6
4
vgl. Körber, René Sven: ,,80 Prozent der DMS-Anbieter erwarten positives Geschäft", In: VOI (Verband Organisations-
und Informationssysteme), 12.03.2003, Online im Internet: URL: http://www.goodnews.de/pres.phtml (11.05.03)
5
Weitere Informationen zu den unterschiedlichen DMS-Arten: Leger, Lothar: ,,Dokumentenmanagement konzipieren",
In Zeitschrift ,,IT - Management", 08.09.2000, Online im Internet: URL:http://dmsmagazin.de/dms/fs.htm (12.05.03)
6
Siehe Leger, Lothar: ,,Dokumentenmanagement konzipieren", a.a.O.
Einleitung
4
Eine DMS-Einführung bedarf somit einer ausgiebigen Projektplanung. Es ist
wichtig, von vornherein mit einem angemessenen Projektmanagement frühzei-
tig die richtigen Weichen zu stellen. In diesem Zusammenhang hat es sich be-
währt, bei einer DMS-Einführung anhand eines DMS-Projektablaufplans (PAP)
vorzugehen. Die darin aufgeführten Aktivitäten werden in dieser Arbeit detailliert
beschrieben.
Die Beschreibung der Projektrealisierung ist ebenfalls Bestandteil dieser Arbeit.
Dabei auftretende Probleme werden erläutert und Lösungen für das Unterneh-
men aufgezeigt.
Das hier beschriebene Unternehmen eignet sich gut für eine exemplarische Be-
schreibung einer DMS-Einführung.
Es besitzt eine breite Produktpalette und setzt bei der Fertigung komplexer
Blechprodukte auf eine Mischung von Serien-, Varianten- und Sonderfertigung.
Die Metallbranche, in der das Unternehmen agiert, verlangt schnelle Reaktio-
nen und ein Höchstmaß an Flexibilität.
Diese Umgebungsvariablen gelten für viele weitere moderne Industrieunter-
nehmen. Es können somit leicht Parallelen zu anderen Unternehmen gezogen
werden.
Einleitung
5
1.3 Gliederung der Arbeit
Um die genannten Ziele zu erreichen, ist diese Arbeit folgendermaßen aufge-
baut:
Zunächst wird in Kapitel 2 das Unternehmen vorgestellt.
Im Kapitel 3 werden wichtige Begriffe zu DMS und die erforderlichen Arbeits-
schritte zur Dokumentenarchivierung und -suche erläutert.
Im Kapitel 4 erfolgt die Ist-Analyse. Die ,,Abwicklung einer Kundenanfrage" bzw.
,,Abwicklung eines Kundenauftrags" und die dabei eingesetzten Softwarepro-
gramme werden detailliert beschrieben. Abgeschlossen wird dieses Kapitel mit
einer Beschreibung und Analyse der Schwachstellen, die bei der Auftragsab-
wicklung auftreten.
In Kapitel 5 wird nach Lösungskonzepten für die bestehenden Probleme bei der
Auftragsabwicklung gesucht. Unterschiedliche Ansätze werden kurz auf ihr Lö-
sungspotential hin analysiert und letztendlich der Einsatz eines DMS als Lö-
sungsansatz mit dem größten Nutzen erkannt und anhand einer Vorteilsauflis-
tung begründet.
Inhalt von Kapitel 6 ist die detaillierte Beschreibung der Projektplanung für die
Einführung eines DMS. Alle Projektaktivitäten, wie z.B. die Erstellung einer Vor-
studie, die Durchführung der Analysephase, die Erstellung eines Pflichtenhefts
und die endgültige Bestimmung eines DMS-Anbieters werden detailliert be-
schrieben. Am Ende dieses Kapitels werden alle Aktivitäten kritisch hinterfragt
und die positiven und negativen Aspekte bzw. Erfahrungen aufgelistet.
Dieses Kapitel ist stark vergangenheitsbezogen. Die letzten Aktivitäten der Pro-
jektplanung wurden kurz vor Beginn dieser Arbeit abgeschlossen. Im Zuge die-
ser Arbeit wurden alle Aktivitäten nochmals detailliert aufgearbeitet. Insgesamt
dauerte die Projektplanung beim Kunden drei Jahre.
Auf die Projektplanung folgt die Projektrealisierung, bei der anhand eines Pro-
jektstufenplans vorgegangen wird.
Inhalt des 7. Kapitels sind die Erläuterung des Stufenplans und die detaillierte
Beschreibung der einzelnen Phasen. Nach Abschluss einer Phase werden die
vorher geplanten Tätigkeiten auf ihre Zielerreichung hin überprüft.
Einleitung
6
Abschließend wird kurz aufgelistet, was in einer Phase positiv und was negativ
verlaufen ist und in einer der nächsten Phasen geändert werden muss.
In Kapitel 8 erfolgt die Überprüfung, ob die Einführung eines DMS zur Unter-
stützung der Auftragsabwicklung den erhofften Nutzen bringt. Hierzu werden
DMS-Testpersonen interviewt. Zusätzlich erfolgt eine erste Kosten-Nutzen-
Analyse der DMS-Einführung.
Die Arbeit endet in Kapitel 9 mit einem Ausblick auf den weiteren Verlauf des
DMS-Projekts und gibt Unternehmen, für die das Thema DMS ebenfalls inte-
ressant ist, Tipps, was bei einer DMS-Einführung zu beachten ist.
In einer Arbeit über DMS ist es unvermeidlich, bestimmte Fachbegriffe zu ver-
wenden. Obwohl versucht wurde, alle Begrifflichkeiten zu erklären, kann es
durchaus immer noch zu Verständnisschwierigkeiten kommen. Empfohlen wird
dem Leser hierfür das Internetlexikon mit Begrifflichkeiten speziell zum Thema
DMS
7
.
7
Vgl. Lexikon der DMS- Zeitschrift ,,DOQ", Online im Internet: URL:http://www.doq.de/lexikon.asp (11.05.03)
Portrait des Unternehmens
7
2 Portrait des Unternehmens
2.1 Leistungsprogramm
Das in dieser Arbeit beschriebene Unternehmen bietet innovative Erzeugnisse
aus den Bereichen Heizung-Kühlung-Lüftung (HKL), Eingangsmatten und
Schwimmbadroste (BAU) sowie innovative Gesundheitstechnik, Medizintechnik
und Pferde-Pflegeprodukte (MED) an.
Das Unternehmen ist ein europaweit agierendes, metallverarbeitendes Indust-
rieunternehmen mit Hauptsitz in Lingen (Ems).
Dem Kunden werden folgende Produkte angeboten:
·
Bereich HKL (Heizung, Kühlung, Lüftung).
Hochleistungs-Heizkörper, diverse Konvektoren (Ventilatorkonvektoren, Boden-
kanalheizungen, Kirchenheizungen), Türluftschleier, Luftwärmer, Lufterhitzer,
diverse Decken- und Dachventilatoren, Warmlufterzeuger, Deckenstrahlplatten,
Split-Klimasysteme, Kaltwassererzeuger etc.
Alle Produkte sind in verschiedenen Leistungsbereichen und Abmessungen
sowie als kundenspezifische Sonderanfertigungen erhältlich.
·
Bereich BAU (Gebäudeausrüstung)
Eingangsmatten, Roll- und Linearroste aus Alu, Messing, Edelstahl oder Kunst-
stoff in unterschiedlichen Farbtönen.
Auch hier kann alles nach Maß gefertigt werden.
·
Bereich MED (Medizintechnik)
Naturmoor-Packungen
(Warm-
und
Kaltbreipackungen),
Naturmoor-
Wannenbäder, Kälteträger.
Zu diesem Bereich gehört auch die gesamte Produktpalette aus dem Bereich
der Pferde-Pflege, wie z.B. Pferde-Solarien und Pferde-Warmluftduschen
(,,Pferde-Föhn").
Portrait des Unternehmens
8
2.2 Firmenprofil
Das Unternehmen wurde im Jahre 1972 gegründete. Zunächst wurden hei-
zungstechnische Erzeugnisse als Handelsware vertrieben. Im Laufe der Jahre
wurde schrittweise im Unternehmen von Fremdbezug auf Eigenproduktion um-
gestellt. Das Sortiment wurde verbreitert und das Vertriebsprogramm um an-
grenzende Bereiche ergänzt bzw. auf völlig neue Tätigkeitsbereiche erweitert.
Im Zusammenhang mit dem Fall der Mauer wurde 1991 ein Zweigwerk in Grä-
fenhainichen (Sachsen-Anhalt) gekauft und anschließend modernisiert.
Um den immer steigenden Ansprüchen der Kunden an die Qualität der Produk-
te gerecht zu werden, wurde das Unternehmen 1996 vom TÜV Rheinland nach
der Qualitätsnorm DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Heute erfüllt das Unternehmen
die Qualitätsnorm DIN EN ISO 9001:2000 (Prozessorientierter Ansatz).
Das Unternehmen beschäftigt zurzeit ca. 600 Mitarbeiter in den Produktions-
stätten Lingen (Ems), Gräfenhainichen und in weiteren (auch europäischen)
Vertriebsniederlassungen.
Insgesamt beträgt die Fertigungsfläche in den zwölf Lingener Hallen fast
45.000 Quadratmeter.
Ein 10.000 m
2
großer Hallenneubau in dem sich ein flexibles Blechbearbei-
tungszentrum mit 4 Stanz- und Nibbelautomaten und ein vollautomatisches
Blechlager befindet, wurde Mitte 2002 bezogen.
Portrait des Unternehmens
9
2.3 Vertriebsstruktur
Das Unternehmen vertreibt Produkte größtenteils in Deutschland. Jedoch ge-
winnt auch der Export immer mehr an Bedeutung. Exportiert wird ins europäi-
sche Ausland, wie zum Beispiel nach Österreich, Schweiz, Niederlande, Bel-
gien, England, Polen und Ungarn.
Der Verkauf in Deutschland ist regional organisiert. Jeder Region ist eine Ver-
triebsniederlassung vorangestellt, die bevorzugt in den Ballungszentren die
Vermarktung der Produkte übernimmt. Die Vertriebsniederlassungen befinden
sich in Hamburg, Lingen, Köln, Berlin, Gräfenhainichen, Würzburg und Mün-
chen. Unterstützt werden die Niederlassungen bei ihren Aufgaben durch fest
angestellte Fachberater im In- und Ausland, die im Außendienst tätig sind.
Alle Niederlassungen und Fachberater arbeiten Hand in Hand mit den Ver-
triebsabteilungen im Stammwerk, die größtenteils auch nach dem dargestellten
Schema organisiert sind. Seit jeher setzt das Unternehmen im HKL-Bereich
konsequent auf den dreistufigen Vertriebsweg:
Hersteller -> Fachgroßhandel -> Handwerk
Diese Vertriebsorganisation sorgt flächendeckend für eine umfassende, örtliche
Beratung von Bauherren, Architekten, Planern, dem Fachgroßhandel und dem
Handwerk. BAU- und MED-Produkte werden direkt an den Endkunden geliefert.
Begriffsdefinitionen
10
3 Begriffsdefinitionen
3.1 Dokument
Der Begriff ,,Dokument" wird in Verbindung mit computergestützten Dokumen-
ten-Management-Systemen breiter als beim klassischen papiergebundenen
Dokumenten-Management verwendet.
Ein Dokument beinhaltet jede digitale Form von Informationen bzw. Daten.
Es besteht entweder aus einem Einzelobjekt, wie z.B. einem Text, (gescannten)
Bild, Foto, Tabelle, technischer Zeichnung, Video bzw. Sound- Clip oder aus
Kombinationen dieser Objekte.
,,Das Dokument bildet heute die Grundlage für alle im Büro anfallenden Informa-
tionen. Aus informationstechnischer Sicht handelt es sich bei einem Dokument
in der Regel um eine Datei, die auf dem elektronischen Schreibtisch bearbeitet
werden kann".
8
3.2 Dokumenten-Management
,,Dokumenten-Management" steht für die ,,Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung
und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Per-
formance, Sicherheit und Zuverlässigkeit, unabhängig davon, wo und in wel-
chem Format die Dokumente gespeichert werden".
9
Ziel des Dokumenten-Managements ist es, die Anwender bei der Bearbeitung,
der Verwaltung, der Weitergabe und Ablage von Dokumenten zu unterstützen
und damit eine Verkürzung der Dokumentendurchlaufzeit und eine sofortige Be-
reitstellung notwendiger Informationen zu erreichen.
3.3 Dokumenten-Management-Systeme
Computergestützte Dokumenten-Management-Systeme dienen zur strukturier-
ten Ablage, Verwaltung und zum Retrieval (Wiederauffinden) von elektroni-
schen Dokumenten.
,,DMS sind darauf spezialisiert, Informationen zur Verfügung zu stellen und bil-
den die zentrale Basis zur Ablage bzw. Archivierung von Faxen, Briefen, ges-
8
Siehe Hansen, Hans Robert: ,,Wirtschaftsinformatik I: Grundlagen betrieblicher Informationsverarbeitung", 7. Aufl.,
Stuttgart 1998, Seite 225
9
Siehe A.I.S. GmbH, Bochum: ,,DMS Fiebel: Mehr Durchblick durch Dokumenten Management und Archivierung",
1. Auflage, Bochum 09.1999.
Begriffsdefinitionen
11
cannten Dokumenten, Dateien aus PC- und Host- Anwendungen, Zeichnungen,
Bildern etc."
10
Die folgende Abbildung zeigt die ,,Flut der unterschiedlichsten
Dokumente"
11
, die in einem DMS gespeichert bzw. archiviert und verwaltet wer-
den können:
Abbildung 1: Speicherung der unterschiedlichsten Dokumente in einem DMS
DMS werden häufig dort eingeführt, wo umfangreiche Unterlagen für einen
mehrfachen, oft auch simultanen Zugriff von verschiedenen Stellen aus vor-
gehalten werden müssen.
3.3.1 Ablage, Speicherung und Indizierung von Dokumenten
Die Ablage bzw. Speicherung von Dokumenten in einem DMS vollzieht sich in
mehreren Schritten:
Abbildung 2: Elektronischer Ablagevorgang
12
10
siehe Grieser:,,Mehr Übersicht durch weniger Papier",Zeitschrift ,,ITJournal",Ausgabe 4/2000,Seite 62 67,hier S. 62
11
vgl. ELO- Office: ,,Dokumentenmanagement mit ELO", Online im Internet:
URL:http:// www.synalis.de/produkte/produkte.html (14.03.2003); ebenfalls Quelle der Abbildung 1
12
Quelle: Bodendorf, Freimut : ,,Wirtschaftsinformatik im Dienstleistungsbereich", 1. Auflg.,Berlin 1999, S.50-53
Begriffsdefinitionen
12
Dokumente, die schon in elektronischer Form vorhanden sind, werden häufig
zuerst in ein DMS-Standarddateiformat überführt; meistens ist dies das Bildfor-
mat TIFF (Tagged Image File Format).
Das Bildformat TIFF gilt als das Langzeitdateiformat. Es entspricht internationa-
len Standards, besitzt einen hohen Kompressionsfaktor, gilt als unveränderbar
und die interne Dateistruktur hat sich in den letzten Jahren nie verändert.
Auch für Dokumente, die regelmäßig aus Anwendungssystemen ins DMS im-
portiert werden, wie z.B. Rechnungen aus einem Fakturierungsprogramm, wird
eine TIFF-Konvertierung durchgeführt.
Die Überführung von Papierdokumenten in die elektronische Form geschieht
durch Scannen. Hierbei wird von den Papierdokumenten ein elektronisches Ab-
bild erzeugt.
Bei textorientierten Unterlagen ist anschließend eine automatische Schrifter-
kennung, z.B. über OCR (Optical Character Recognition) oder ICR (Intelligent
Character Recognition), möglich. Diese beiden Abkürzungen stehen für die au-
tomatisierte Zeichen- bzw. Buchstabenerkennung durch ein Softwareprogramm.
Damit Dokumente nun in einem DMS erfolgreich recherchiert werden können,
müssen die Dokumente mit Attributen (Indizes) gekennzeichnet werden. Opti-
mal ist es, wenn Indizes automatisiert vergeben werden können. Beispielsweise
werden hierzu Dokumente mit Barcodes versehen.
Bei Barcodes handelt es sich um einfache Strichcodes, die verschlüsselt Infor-
mationen enthalten und von Computern verarbeitet werden können.
Denkbar wäre auch eine automatisierte Vervollständigung von Indizes, z.B. die
Zuordnung des Kundennamens anhand der Kundennummer. Hierzu muss das
DMS an andere Computersysteme, wie z.B. Warenwirtschaftssysteme, gekop-
pelt sein und diese ,,abfragen" können.
Ist eine automatische Indizierung nicht möglich, müssen die Indizes für die Do-
kumente durch einen menschlichen Bearbeiter vergeben werden (ungünstigster
Fall).
3.3.2 Arten von Dokumentenindizes
Ein DMS ist häufig wie ein Aktenschrank aufgebaut, besitzt aber nicht die
Nachteile doppelter (kopierter) Dokumente.
Die Indizes zu einem Dokument werden in Nutz- und Metadaten aufgeteilt.
Begriffsdefinitionen
13
Die folgende Abbildung veranschaulicht die Zuordnung der Nutz- und Metada-
ten zu einem Dokument in einem DMS:
EK (Einkauf)
Versand
VK (Verkauf)
Angebot
Auftragsbestätigung
Gruppe
(Schublade)
Dokumententyp
(Register)
Attribute
(Dokument/Blatt)
Zugriffsrecht
(Schloß)
Mustermann
Musterstraße
Musterort
Rechnung 12345
Doku - ID
KD-Nr.
Datum
Nutzdaten
(Inhalt der Rechnung)
Rechnung
M
E
TA
D
A
TE
N
Abbildung 3: Darstellung der Nutz- und Metadaten in einem DMS
13
Es gilt:
·
Nutzdaten beschreiben den Dokumenteninhalt.
·
Metadaten sind Attribute zum Beschreiben eines Dokuments und ermög-
lichen eine schnelle Dokumentensuche (Retrieval).
Beispiele für Metadaten sind die Indizes ,,Erfassungsdatum", ,,Dokumen-
tentyp", ,,Autor" und ,,Berechtigungen".
Nutz- und Metadaten werden aufgrund ihrer unterschiedlichen Anforderungen
getrennt voneinander gespeichert:
·
Speicherung der Metadaten in einer Datenbank.
Sie müssen beim Retrieval schnell verfügbar sein. Zusätzlich werden in
der Datenbank für das eigentliche Dokument eine eindeutige Identifika-
tionsnummer und der Speicherort auf dem Speichermedium abgelegt.
·
Speicherung der Nutzdaten auf einem Speichermedium.
Hier müssen sehr große Datenmengen verwaltet werden. Als Speicher-
medium werden magnetische (Festplatten) oder optische Speicherme-
dien, z.B. WORM-Platten, verwendet.
Die Abkürzung WORM (Write Once Read Multiple) steht für ein opti-
sches Speichermedium, welches nicht wiederbeschreibbar ist.
13
Quelle: Eigene Darstellung
Begriffsdefinitionen
14
3.3.3 Retrieval von Dokumenten
Das anschließende Suchen nach Dokumenten erfolgt über Suchmasken oder
über Verzeichnisstrukturen. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine
Recherche-Maske in einem DMS:
Abbildung 4: Beispiel für eine Recherchemaske in einem DMS
14
Links in der Abbildung erfolgt die Dokumentensuche anhand konkreter Such-
begriffe, die in eine Suchmaske eingegeben bzw. direkt ausgewählt werden
können.
Die rechte Seite der Abbildung ermöglicht die Dokumentensuche anhand eines
Verzeichnisbaums; hier anhand von ,,Projekten".
Diese Suchmöglichkeit ermöglicht eine systematische Einschränkung der pas-
senden Dokumente und ist vorteilhaft, wenn der Name eines Dokuments nicht
genau bekannt ist oder schnell ein Gesamtüberblick benötigt wird.
Im unteren Teil der Abbildung werden die Ergebnisse der Recherche darge-
stellt; also die Dokumente, deren Indizes mit den Suchbegriffen übereinstim-
men.
14
Quelle: Saperion: ,,Innovationen Version 5.0, Neue Funktionen und Optionen", In: Saperion - Produktbroschüre (2003)
Begriffsdefinitionen
15
3.3.4 Technische Betrachtung einer Dokumentensuche
Dokumente werden gemäß obiger Beschreibung an das DMS übergeben, indi-
ziert und die Nutz- und Metadaten abgespeichert.
Technisch stellt sich die Suche nach einem Dokument folgendermaßen dar:
Abbildung 5: Ablauf einer Client-Dokumentenanfrage
15
Arbeitsplatzcomputer greifen zwecks Recherche auf den DMS-Server zu. Die-
ser leitet die Dokumentenanfrage weiter zur Datenbank, der den Speicherort
des Dokuments zurückgibt. Gemäß der Speicheranweisung greift der DMS-
Server auf das Speichermedium zu und leitet das Dokument an den Arbeits-
platzcomputer. Dort wird dann das Dokument am Bildschirm angezeigt.
15
Quelle: Eigene Darstellung
DMS
Server
Computer
Computer
Computer
Speichermedium
Verwalten der
Nutzdaten
Datenbank
Verwalten der
Metadaten
Dokumentenanfragen
Ind
ize
s
Dok
um
ente
Dok
um
ente
Doku
mente
Indiz
es
Details
- Seiten
- Erscheinungsform
- Originalausgabe
- Jahr
- 2003
- ISBN (eBook)
- 9783832475529
- ISBN (Paperback)
- 9783838675527
- DOI
- 10.3239/9783832475529
- Dateigröße
- 3 MB
- Sprache
- Deutsch
- Institution / Hochschule
- Katholische Fachhochschule Norddeutschland Osnabrück – unbekannt, Management und Technik
- Erscheinungsdatum
- 2003 (Dezember)
- Note
- 1,7
- Schlagworte
- auftragsabwicklung dms-projektablaufplan projektmanagement edv-projekt
