Aufbau eines Führungsunterstützungssystems für Jugendhilfeeinrichtungen
©2003
Diplomarbeit
62 Seiten
Zusammenfassung
Inhaltsangabe:Zusammenfassung:
In den letzten Jahrzehnten haben sich unterschiedlichste computer-gestützte Systeme etabliert, die den Umgang mit Informationen im Management unterstützen sollen. Diese im amerikanischen Raum entstandenen Informationssysteme haben inzwischen auf allen Kontinenten branchenübergreifend Bedeutung erlangt. Trotz der Unterschiede der einzelnen Systeme haben sie die grundsätzlichen Ziele, Informationen zu speichern und zu bündeln, sowie die Zeit des Zugriffs auf und der Auswertung von vorhandenen Informationen zu reduzieren. Die Grundlage für Entscheidungen des Managements und die Dauer von Entscheidungsprozessen soll optimiert werden.
Grundlegende Hypothese der vorliegenden Arbeit ist, dass ein solches computergestütztes System auch in Jugendhilfeeinrichtungen gewinn-bringend eingesetzt werden kann und somit unterstützt eine solche Einrichtung an die aktuellen gesellschaftlichen Veränderungen zu adaptieren.
Neben einer allgemeinen theoretischen Auseinandersetzung mit der Thematik wird in der vorliegenden Arbeit ein konkretes Modell am Beispiel des Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. entwickelt und auf der Basis von Microsoft Excel umgesetzt.
Die auf den Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. bezogenen Ausführungen dieser Arbeit sind in weiten Teilen als exemplarisch für Jugendhilfeeinrichtungen in der Bundesrepublik Deutschland zu betrachten.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
Einleitung1
1.Computergestützte Managementsysteme (CMS)4
1.1Branchenübergreifende Darstellung4
1.1.1Historische Entwicklung von CMS und Überblick über unterschiedliche Konzepte4
1.1.2Theoretische Einordnung eines Führungsunterstützungssystems (FUS)7
1.1.3Allgemeine Anforderungen an ein FUS8
1.1.4Nutzen und Gefahren von FUS10
1.1.5Bestandteile eines FUS13
1.1.6Aufbau / Architektur eines FUS15
1.2Übertragung auf den Bereich der Jugendhilfe17
1.2.1Zentrale managementrelevante Aspekte der Jugendhilfebranche17
1.2.2Anforderungen an ein FUS für Jugendhilfeeinrichtungen20
1.2.3Bestandteile / Architektur eines FUS in einer Jugendhilfeeinrichtung24
2.Exemplarische Darstellung eines FUS für den Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V26
2.1Beschreibung des Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V26
2.1.1Organisationsvorstellung26
2.1.2Management im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V27
2.1.3Das Berichts- / Controllingsystem im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V28
2.2Ein FUS im Ev. Verein […]
In den letzten Jahrzehnten haben sich unterschiedlichste computer-gestützte Systeme etabliert, die den Umgang mit Informationen im Management unterstützen sollen. Diese im amerikanischen Raum entstandenen Informationssysteme haben inzwischen auf allen Kontinenten branchenübergreifend Bedeutung erlangt. Trotz der Unterschiede der einzelnen Systeme haben sie die grundsätzlichen Ziele, Informationen zu speichern und zu bündeln, sowie die Zeit des Zugriffs auf und der Auswertung von vorhandenen Informationen zu reduzieren. Die Grundlage für Entscheidungen des Managements und die Dauer von Entscheidungsprozessen soll optimiert werden.
Grundlegende Hypothese der vorliegenden Arbeit ist, dass ein solches computergestütztes System auch in Jugendhilfeeinrichtungen gewinn-bringend eingesetzt werden kann und somit unterstützt eine solche Einrichtung an die aktuellen gesellschaftlichen Veränderungen zu adaptieren.
Neben einer allgemeinen theoretischen Auseinandersetzung mit der Thematik wird in der vorliegenden Arbeit ein konkretes Modell am Beispiel des Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. entwickelt und auf der Basis von Microsoft Excel umgesetzt.
Die auf den Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. bezogenen Ausführungen dieser Arbeit sind in weiten Teilen als exemplarisch für Jugendhilfeeinrichtungen in der Bundesrepublik Deutschland zu betrachten.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
Einleitung1
1.Computergestützte Managementsysteme (CMS)4
1.1Branchenübergreifende Darstellung4
1.1.1Historische Entwicklung von CMS und Überblick über unterschiedliche Konzepte4
1.1.2Theoretische Einordnung eines Führungsunterstützungssystems (FUS)7
1.1.3Allgemeine Anforderungen an ein FUS8
1.1.4Nutzen und Gefahren von FUS10
1.1.5Bestandteile eines FUS13
1.1.6Aufbau / Architektur eines FUS15
1.2Übertragung auf den Bereich der Jugendhilfe17
1.2.1Zentrale managementrelevante Aspekte der Jugendhilfebranche17
1.2.2Anforderungen an ein FUS für Jugendhilfeeinrichtungen20
1.2.3Bestandteile / Architektur eines FUS in einer Jugendhilfeeinrichtung24
2.Exemplarische Darstellung eines FUS für den Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V26
2.1Beschreibung des Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V26
2.1.1Organisationsvorstellung26
2.1.2Management im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V27
2.1.3Das Berichts- / Controllingsystem im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V28
2.2Ein FUS im Ev. Verein […]
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
ID 7490
Lüngen, Sven: Aufbau eines Führungsunterstützungssystems für Jugendhilfeeinrichtungen
Hamburg: Diplomica GmbH, 2003
Zugl.: Berufsakademie Stuttgart, Staatliche Studienakademie, Berufsakademie,
Diplomarbeit, 2003
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Diplomica GmbH
http://www.diplom.de, Hamburg 2003
Printed in Germany
II
Inhalt
Einleitung_________________________________________________ 1
1 Computergestützte Managementsysteme (CMS) _______________ 4
1.1 Branchenübergreifende Darstellung ___________________________ 4
1.1.1 Historische Entwicklung von CMS und Überblick über unterschiedliche
Konzepte _____________________________________________________ 4
1.1.2 Theoretische Einordnung eines Führungsunterstützungssystems (FUS)_____ 7
1.1.3 Allgemeine Anforderungen an ein FUS ______________________________ 8
1.1.4 Nutzen und Gefahren von FUS ___________________________________ 10
1.1.5 Bestandteile eines FUS _________________________________________ 13
1.1.6 Aufbau / Architektur eines FUS ___________________________________ 15
1.2 Übertragung auf den Bereich der Jugendhilfe __________________ 17
1.2.1 Zentrale managementrelevante Aspekte der Jugendhilfebranche _________ 17
1.2.2 Anforderungen an ein FUS für Jugendhilfeeinrichtungen________________ 20
1.2.3 Bestandteile / Architektur eines FUS in einer Jugendhilfeeinrichtung ______ 24
2 Exemplarische Darstellung eines FUS für den Ev. Verein für
Jugend- und Familienhilfe e.V._____________________________ 26
2.1
Beschreibung des Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V._ 26
2.1.1 Organisationsvorstellung ________________________________________ 26
2.1.2 Management im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. ___________ 27
2.1.3 Das Berichts- / Controllingsystem im Ev. Verein für Jugend- und
Familienhilfe e.V. ______________________________________________ 28
2.2
Ein FUS im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. _______ 30
2.2.1 Warum ein FUS? ______________________________________________ 30
2.2.2 Von der Geschäftsführung beschriebene Anforderungen an ein FUS im Ev.
Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V.____________________________ 32
2.2.3 Bestandteile des FUS im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. ____ 33
2.2.4 Aufbau / Architektur des FUS im Ev. Verein für Jugend- und
Familienhilfe e.V. ______________________________________________ 35
2.2.5 Entwicklung eines FUS für den Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. 36
2.2.6 EDV-Umsetzung des FUS im Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. _ 37
3 Schlussbetrachtungen ___________________________________ 42
Literatur _________________________________________________ 45
Anhang__________________________________________________ 48
III
Abbildungsverszeichnis
Abb. 1: Überblick über computergestützte Managementsysteme S. 6
Abb.2: Schnittmenge von Informationsbedarf, -nachfrage und
angebot (Vgl.: MICHEL, 1999, S. 127) S. 12
Abb.3: Architektur eines Führungsinformationssystems
(Vgl.: PFLÄGING, 2002: Hierachischer Aufbau der
Informationswelt eines verteilten Performance
Measurement) S. 16
Abb.4: Zusammenhang von Anforderungen an das
Management und an FUS S. 20
Abb.5: Einordnung des FUS des Ev. Verein für Jugend-
und Familienhilfe e.V. S. 31
Abb.6: Multidimensionale Datensicht im FUS des Ev. Verein
für Jugend- und Familienhilfe e.V. S. 36
IV
Abkürzungsverszeichnis
AO
Abgabenordnung
BGB
Bürgerliches Gesetzbuch
bzw.
beziehungsweise
CMS
computergestützte Managementsysteme
CRM
Customer Relationship Management
d.h.
das heisst
EDV
Elektronische Datenverarbeitung
etc.
et cetera
FIS
Führungsinformationssystem
FUS
Führungsunterstützungssystem
i.d.R.
in der Regel
KJHG
Kinder- und Jugendhilfegesetz
MIS
Managementinformationssystem
MUS
Managementunterstützungssystem
o.ä.
oder ähnlichem
QM
Qualitätsmanagement
SGB
Sozialgesetzbuch
z.B.
zum Beispiel
V
Ein Wort des Dankes
An dieser Stelle möchten ich allen Professoren, Dozenten und
Lehrbeauftragten der Berufsakademie Stuttgart danken, die mich während
meines Studiums betreut, begleitet und unterrichtet haben. Im Rahmen
des noch sehr jungen Studiengangs ,,Dienstleistungsmanagement für
Non-Profit-Organisationen" haben sie zu meiner fachlichen und
persönlichen Entwicklung beigetragen und mir die Möglichkeit gegeben
aktuelles Wissen aus Theorie und Praxis in meine Ausbildungsstätte, den
Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V. einbringen zu können.
Den dort tätigen Mitarbeitern gebührt weiterer Dank für drei Jahre
Ausbildung, die geduldige Beantwortung zahlreicher Fragen und den
kollegialen, kooperativen Umgang.
Weiteren Dank möchte ich meiner Familie und allen anderen, die
mir in der Studienzeit, in Praktika und bei der Erstellung der Diplomarbeit
mit Rat und Tat zur Seite standen, zukommen lassen.
In besonderer Weise möchten ich mich bei Herrn Prof. Dr. Johann
Steger bedanken, der mit viel Geduld, vielen Anregungen, konstruktiver
Kritik und gutem Zureden die Entstehung dieser Arbeit betreut hat, bei
Herrn Prof. Dr. Wolfgang Habelt, der mit dem Aufbau des genannten
Studiengangs mich nach Stuttgart an die Berufsakademie lockte und mich
während der Studienzeiten stets förderte, aber auch forderte, und bei
Herrn Burghard Asche, dem Geschäftsführer des Ev. Verein für Jugend-
und Familienhilfe e.V., der mich an seinem beruflichen Alltag umfassend
hat teilhaben lassen und für mich stets ein intensiver sowie interessanter
Diskussionspartner war.
Abschließend möchte ich Kathrin Schiffer für drei Jahre
,,durchhalten" zwischen Würzburg, Düsseldorf und Stuttgart danken. Ohne
ihre stetige Ermutigung und die Bereitschaft zahlreiche Einschränkungen
hinzunehmen, hätte ich dieses Studium so nicht absolvieren können.
Düsseldorf, 19. Mai 2003
Sven Lüngen
Einleitung
1
Einleitung
Der Sozialstaat der Bundesrepublik Deutschland steht vor den
grundlegendsten Veränderungen der Nachkriegsgeschichte. Umfassende
Reformen des Gesundheits- und Sozialversicherungssystems sowie der
Arbeitslosen- und der Sozialhilfe werden zur Zeit diskutiert und
unterschiedlichste Konzepte entwickelt. Die desolate Finanzsituation der
öffentlichen Haushalte wird zu einer Reduzierung der finanzierbaren
Leistungen führen und der einzelne Bürger und (potentielle)
Leistungsempfänger wird mehr Risiken privat abdecken sowie mehr
Eigenverantwortung übernehmen müssen.
,,Der Deutsche Staat ist hoch verschuldet" (Speck; 1999, S. 39), so dass
der Bund, die Länder und die Kommunen als Kostenträger sozialer
Dienstleistungen in den kommenden Jahren die Finanzierung sozialer
Non-Profit-Organisationen nicht mehr ausreichend absichern können
werden.
Für soziale Organisationen und damit auch für Jugendhilfeeinrichtungen
impliziert diese Entwicklung einschneidende Veränderungen und
erweiterte Anforderungen an das Management. Es gilt in der Zukunft sich
weitere Finanzierungsmöglichkeiten zu erschließen, sich auf den immer
mehr greifenden Steuerungsmechanismus Markt (Vgl.: OTTO; SCHNUR,
2000) vorzubereiten, die Effizienz der Unternehmen und vor allem deren
dispositive Funktionsbereiche zu erhöhen und dies alles ohne die
Besonderheiten des dritten Sektors zu vernachlässigen.
Es wird eine kritische und sensible Bewertung vonnöten sein, in wie weit
betriebswirtschaftliches Know-How aus dem Bereich der Wirtschaft auf
Non-Profit-Organisationen übertragbar ist, ohne die menschliche
Komponente der zu erbringenden Dienstleistungen zu vernachlässigen
und die moralisch-ethischen Aufträge der Organisationen zu gefährden.
Ein Erfolgsfaktor (nicht nur) für soziale Organisationen wird in Zukunft
sicherlich die Generierung, Speicherung, Auswertung und Analyse von
Informationen sein. Um im Management seriöse Entscheidungen treffen
und ein Unternehmen in dem Geflecht unterschiedlichster interner und
Einleitung
2
externer Anforderungen steuern zu können, wird der Umgang mit
Informationen und deren Komplexität grundlegend sein. Diese
Anforderung scheint vor dem Kontext genuiner Entwicklungen weiter an
Bedeutung zu gewinnen. Webersinke und Lindenlaub konstatieren, dass
sich die Datenmenge in Unternehmen Schätzungen nach alle fünf Jahre
verdoppelt (laut einer Studie der Bell Laboratories) (WEBERSINKE;
LINDENLAUB; 1994; S. 62).
Darüber hinaus beschreibt Hopfenbeck, dass sich die Halbwertszeit von
Informationen und Wissen in Organisationen drastisch verkürzt (Vgl.:
HOPFENBECK, 2001, S. 330). Da diese Trends sicherlich generelle
Bedeutung besitzen und nicht vor dem Non-Profit-Sektor halt machen,
wird es auch für Jugendhilfeeinrichtungen immer wichtiger werden,
relevante Informationen zu gewinnen, sie auszuwerten und richtig zu
verwenden, um letztlich einen Vorteil im aufkommenden Wettbewerb zu
erlangen.
In den letzten Jahrzehnten haben sich unterschiedlichste computer-
gestützte Systeme etabliert, die den Umgang mit Informationen im
Management unterstützen sollen. Diese im amerikanischen Raum
entstandenen Informationssysteme haben inzwischen auf allen
Kontinenten branchenübergreifend Bedeutung erlangt. Trotz der Unter-
schiede der einzelnen Systeme haben sie die grundsätzlichen Ziele,
Informationen zu speichern und zu bündeln, sowie die Zeit des Zugriffs auf
und der Auswertung von vorhandenen Informationen zu reduzieren. Die
Grundlage für Entscheidungen des Managements und die Dauer von
Entscheidungsprozessen soll optimiert werden.
Grundlegende Hypothese der vorliegenden Arbeit ist, dass ein solches
computergestütztes System auch in Jugendhilfeeinrichtungen gewinn-
bringend eingesetzt werden kann und dabei behilflich sein kann eine
solche Einrichtung an die beschriebenen Veränderungen zu adaptieren.
In der Literatur finden sich keine dem Autor bekannten, auf die Branche
der Jugendhilfe speziell ausgerichteten Erörterungen zum Thema
Managementinformationssysteme im Allgemeinen oder Führungs-
Einleitung
3
unterstützungssysteme im Speziellen. Somit ist die Übertragung der
Erfahrungen und Wissenständen aus anderen Branchen ein
Hauptanliegen der vorliegenden Arbeit.
Im ersten Kapitel werden nach einer branchenübergreifenden Darstellung
von computergestützten Managementsystemen die dort beschriebenen
Anforderungen und Bestandteile auf den Bereich der Jugendhilfe
übertragen. Da die Begrifflichkeiten rund um computergestützte
Informationssysteme in Theorie und Praxis nicht einheitlich verwendet
werden, wird hier ebenfalls ein Versuch einer sinnvollen Abgrenzung und
Zuordnung der wohl bedeutendsten Modelle sowie eine
Begriffsbestimmung von Führungsunterstützungssystemen vorgenommen.
In der vorliegenden Arbeit kommt es jedoch immer wieder zu
inkonsistentem Einsatz der unterschiedlichen Bezeichnungen, da die
verschiedenen Autoren die Bezeichnungen nicht einheitlich verwenden.
Die Bezeichnungen sind dann im Sinne der in den jeweiligen Abschnitten
behandelten Systeme zu verstehen.
Im zweiten Kapitel werden exemplarisch die Ausführungen an den realen
Gegebenheiten des Ev. Verein für Jugend- und Familienhilfe e.V.
abgeglichen und entsprechende Konkretisierungen beschrieben. Den
Abschluss der Arbeit bilden die Schlussbemerkungen in denen eine
kritische Bewertung des Führungsunterstützungssystems des Ev. Verein
für Jugend- und Familienhilfe e.V. vorgenommen wird sowie eine
abschließende Bewertung der Übertragbarkeit von computergestützten
Managementsystemen auf die Jugendhilfebranche.
Um den Rahmen der vorliegenden Arbeit nicht zu sprengen werden
Fragen der technischen und EDV-orientierten Umsetzung im ersten
Kapitel nicht diskutiert. Auch in den auf den Ev. Verein für Jugend- und
Familienhilfe e.V. bezogenen Darstellungen wird auf die neusten
technischen Entwicklungen von Managementinformationssystemen nicht
eingegangen, sondern lediglich eine für den Verein finanzierbare Lösung
mit Hilfe eines einfachen Tabellenkalkulationsprogramms vorgestellt.
1 Computergestützte Managementsysteme
4
1 Computergestützte Managementsysteme (CMS)
1.1 Branchenübergreifende Darstellung
1.1.1 Historische Entwicklung von CMS und Überblick über
unterschiedliche Konzepte
Die betriebliche Praxis zahlreicher Unternehmen in den verschiedensten
Branchen wurde seit dem 19. Jahrhundert durch den raschen technischen
Fortschritt geprägt. Auch im Bereich des dispositiven Faktors wurden
durch neue technische Möglichkeiten gravierende Änderungen im
Management bewirkt. So wurde z.B. mit der Einführung der elektronischen
Datenverarbeitung (EDV) Mitte des 20. Jahrhundert eine bis dahin nicht
handhabbare Datenmenge für das Management verarbeitbar.
,,In Anschluß an die zentrale Datenverarbeitung wurden in den 70er
Jahren Managementinformationssysteme (MIS) eingeführt. In den
80er Jahren kamen aus der Umgebung des Operations Research
die Decision Support Systems (DSS)" (HORVÁTH, 2003, S. 258).
Diese Entwicklungen waren geprägt durch die verschiedenen
Softwarefirmen, die mit ihren Lösungen dem Management ermöglichen
wollten, mit der Informationsflut ihres Unternehmens vernünftig
umzugehen (Vgl.: DORN, 1994, S. 13). Dabei entstanden unterschiedliche
Konzepte, mit jeweils etwas anderen Bezeichnungen die auf dem Markt
der CMS vertrieben wurden. Die grundlegende Wirkungsweise und Idee
aller dieser Systeme beruht jedoch auf dem durch Technologieeinsatz
bedingten Effekt, große Datenmengen auch in komplexen Systemen
sofort und überall bereitstellen zu können (Vgl.: KATTLER, 1994, S. 35).
Es gab Werkzeuge für unterschiedliche Zielgruppen wie z.B. für das
Management (MIS), die Führung einer Organisation
(Führungsinformationssysteme [FIS]) oder z.B. den Chef einer
Organisation (Chefinformationssysteme [CIS]) sowie für Teilbereiche einer
Organisation wie z.B. für die Personalabteilung (Personal-
informationssysteme [PIS]) oder das Controlling (Controlling-
informationssysteme [CIS]).
1 Computergestützte Managementsysteme
5
Doch die wachsenden Anforderungen an das Management einer
Organisation führten zu weiteren Entwicklungen der Systeme. ,,Das
gutgemeinte Ziel der Management-Information führte zur
Informationsüberflutung in den Unternehmen. Somit waren intelligente
Informationssyteme gefordert, die in der Lage sind, aus Informationen
Nutzen zu schaffen (Vgl.: DORN, 1994, S. 14). Nicht nur die Sammlung
und Bereitstellung von Informationen, sondern deren sinnvolle
Kombination und Aggregation war nunmehr das Ziel der Systeme. Das
Management sollte gezielte Unterstützung bei Planungs-, Steuerungs-,
Kontroll- und Entscheidungsprozessen erfahren. Voraussetzung hierfür
war die Aggregation und Komprimierung von Daten und damit die
Reduktion von Komplexität. Hierdurch änderten sich die Bezeichnungen
von Informationssystemen zu Unterstützungssystemen.
Parallel erweiterte sich der zeitliche Bezugsrahmen solcher Systeme.
Während in den Anfängen der Informationssysteme vor allem
vergangenheitsorientiert Daten eingegeben und anschließend dargestellt
wurden, umfassen die neueren Systeme auch gegenwartsbezogene und
zukunftsweisende Komponenten. Auf der Basis von Daten aus der
Vergangenheit und aktuellen Trends werden Hypothesen über zukünftige
Entwicklungen gebildet, so dass Frühwarnfunktionen und die Darstellung
unterschiedlicher Szenarien möglich werden. Der Vergleich verschiedener
Kennzahlen bezogen auf unterschiedliche Perioden ist hierbei
grundlegend.
Diese vielfältigen Entwicklungen der Informationssysteme führen zu einem
kaum noch zu überschauenden Angebot solcher Systeme. Mit Hilfe der
Abbildung 1 sollen unterschiedliche Klassifikationen visualisiert werden,
die zumindest eine Einordnung der verschiedenen Konzepte ermöglicht.
Einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Konzepte bietet sie
allerdings nicht.
1 Computergestützte Managementsysteme
6
Hierachische
Einbindung
Funktionale
Zuordnung
Zeitlicher
Bezugsrahmen
Grad der
Komprimierung
von Informationen
Merkmal
Ausprägungsformen
Aufsichts-
gremium
TOP
M.
Geschäfts-
führung
middle
M.
lower
M.
...
Gesamt-
unternehmen
Einzelne
Abteilungen
Einzelne
Regionen
Einzelne
Divisionen
...
Vergangenheits-
bezogen
Gegenwarts-
bezogen
Zukunfts-
bezogen
Nicht komprimiert
komprimiert
Information
Unterstützung
Abb. 1: Überblick über computergestützte Managementsysteme
Abbildung 1 ermöglicht jedoch auch eine klare Begriffsbestimmung von
Führungsunterstützungssystemen (FUS), welche im weiteren Verlauf
dieser Arbeit zu Grunde gelegt werden soll.
FUS sind Systeme, welche die Geschäftsführung (hierachische
Einbindung) möglichst umfassend bezogen auf ihre (gesamt-)
unternehmerischen Aufgaben (funktionale Zuordnung) unterstützen. Durch
aggregierte Darstellung (Grad der Komprimierung) von Daten mit Hilfe von
Erfolgsfaktoren widerspiegelnden Kennzahlen und deren Visualisierung
sollen Periodenvergleiche Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft
(zeitlicher Bezugsrahmen) und somit die Wahrnehmung von Trends
möglich sein. Die strategische Ausrichtung der Gesamtorganisation, der
Ausbau von Wettbewerbsvorteilen und die frühzeitige Adaption an
veränderte interne und externe Bedingungen wird somit zielführend
unterstützt.
1 Computergestützte Managementsysteme
7
1.1.2 Theoretische Einordnung eines
Führungsunterstützungssystems (FUS)
Im Folgenden sollen in der gebotenen Kürze FUS in die Abläufe und
Funktionen einer Organisation eingeordnet werden.
FUS haben entsprechend der Beschreibungen im vorherigen Abschnitt die
Aufgabe, die Führung, d.h. die Entscheidungsträger einer Organisation
umfassend mit den für ihre Aufgabe relevanten Informationen zu
versorgen (Vgl: HORVÁTH, 2003, S. 258). Somit ist dieses
Organisationsmittel klar dem dispositiven Faktor einer Organisation
zuzuordnen, da es im Wertschöpfungsprozess einer Organisation
ausschließlich indirekt eine Rolle spielt (Es sei denn, es handelt sich um
eine Softwarefirma, die FUS als Produkt vertreibt).
In der Regel werden FUS dem Controlling zugeordnet (Vgl: z.B. HUCH,
1992; HORVÁTH, 2003).
,,Funktional gesehen ist Controlling ein Subsystem der Führung,
das Planung und Kontrolle sowie Informationsversorgung
systembildend und systemkoppelnd ergebniszielorientiert
koordiniert" (Vgl.: HORVÁTH, 1996, S. 141).
Die Parallelen zu der Aufgabenbeschreibung von FUS lassen diese
Zuordnung zum Controlling plausibel erscheinen. Controlling ist als
Dienstleistungsfunktion für das Management zu verstehen, welches sich
hierfür eines FUS als Organisationsmittel und zur technischen
Unterstützung bedienen kann. Das Controlling ist mit Hilfe eines FUS in
der Lage größere Datenmengen zeitnah zu verarbeiten und liefert und
koordiniert somit schnellere und sicherere Informationen als
Entscheidungsgrundlagen für das Management.
In der Literatur finden sich jedoch auch vereinzelt Zuordnungen zum
Management im Allgemeinen, was durch andere Verständnisse und
begriffliche Abgrenzungen von Management und Controlling begründet
werden kann (Vgl. z.B. DORN, 1994).
1 Computergestützte Managementsysteme
8
1.1.3 Allgemeine Anforderungen an ein FUS
Was die Geschäftsführung einer Organisation als Unterstützung
empfindet, wird stark von persönlichen Vorstellungen, Arbeits- und
Denkweisen sowie von der jeweiligen Organisation und darüber hinaus
von dem Markt bzw. der Branche in denen sich die Unternehmung
bewegt, abhängen. Somit sind die Anforderungen an FUS sehr
unterschiedlich und differenziert.
Trotzdem lassen sich allgemeine Erwartungen - in Theorie und Praxis - an
solche Systeme erkennen. Eine der wohl entscheidendsten
Voraussetzungen ist, dass ein solches System ein möglichst reales Abbild
der Wirklichkeit liefert und keine ,,Pseudorealität" geschaffen wird. Die
Nutzer des Systems müssen davon ausgehen können, dass die ihnen
bereitgestellten Informationen eine sinnvolle Grundlage für
Interpretationen, Bewertungen und Entscheidungen liefern. Somit wird
eine kontinuierliche Überprüfung der Validität und Reliabilität notwendig
sein. Die Qualität der integrierten Informationen muss regelmäßig
kontrolliert und durch den Abgleich mit externen Daten zusätzlich
abgesichert werden (vgl: KEMPF, 1994, S. 227). Weitere Notwendigkeiten
zur Gewährleistung einer realen Projektion im System wird die
kontinuierliche und vor allem konsistente Integration, Aktualisierung,
Generierung und Speicherung von Informationen im System sein.
Semen und Baumann verdichten die grundlegenden Anforderungen an
FUS in zwei Thesen:
,,Damit sie effizient und nutzbringend arbeiten können, müssen
folgende Basisvoraussetzungen erfüllt sein:
1. Gewährleistung von durchgängiger, konsistenter und relevanter
Informationsversorgung (Organisation und Technik)
2. Eine Firmenkultur, in der jeder aus Überzeugung alle relevanten
Informationen in das System einbringt, mit dem Ziel, das
Gesamtunternehmen erfolgreich zu halten und dadurch auch
selbst erfolgreich zu bleiben" (SEMEN; BAUMANN, 1994,
S. 43).
Die zweite Aussage der beiden Autoren verdeutlicht die Bedeutung der
Einbindung des Organisationsmittels in den Ablauf einer Organisation und
die Abhängigkeit von der Akzeptanz der Mitarbeiter. Das System kann nur
Details
- Seiten
- Erscheinungsform
- Originalausgabe
- Jahr
- 2003
- ISBN (eBook)
- 9783832474904
- ISBN (Paperback)
- 9783838674902
- DOI
- 10.3239/9783832474904
- Dateigröße
- 873 KB
- Sprache
- Deutsch
- Institution / Hochschule
- Duale Hochschule Baden-Württemberg, Stuttgart, früher: Berufsakademie Stuttgart – unbekannt
- Erscheinungsdatum
- 2003 (Dezember)
- Note
- 1,0
- Schlagworte
- jugendhilfeeinrichtung managamentinformationssystem kennzahlensystem controlling führungsunterstützungssystem
