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Einsatz von Informationssystemen in der Kommunalverwaltung

©2003 Diplomarbeit 117 Seiten

Zusammenfassung

Inhaltsangabe:Problemstellung:
Am Beispiel des kommunalen Bauhofes geht die Arbeit der Frage nach, wie der Einsatz eines Informationssystems in der Kommunalverwaltung erfolgen und wie ein derartiges Informationssystem aussehen kann. Dabei wird das Ziel verfolgt, dessen Einsatz im kommunalen Bauhof unter dem Gesichtspunkt einer möglichst großen Transparenz darzustellen, wobei der Informationssystemeinsatz vom Verfasser dieser Arbeit von Anfang an als Teil eines Organisationsentwicklungsprojektes im kommunalen Bauhof angesehen wird. Zuerst müssen die organisationsspezifischen Probleme gelöst werden, indem die Prozesse im System „Bauhof“ identifiziert, analysiert und optimiert werden. Erst dann kann ein zum System passendes Informationssystem konzipiert werden, denn nur optimierte Prozesse und Abläufe bilden die Voraussetzung für ein wirtschaftliches Handeln der kommunalen Bauhöfe. Die Arbeit beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit der Prozessgestaltung im kommunalen Bauhof. Neben der theoriegestützten, prozessbezogenen Ableitung anhand eines praktischen Beispiels sollen Ansätze zur Beschreibung und Gestaltung von Informationssystemen für den kommunalen Bauhof gegeben sowie die grundlegende Vorgehensweise für den Einsatz eines Informationssystems in der Kommunalverwaltung am Beispiel des kommunalen Bauhofes aufgezeigt werden.
Gang der Untersuchung:
Das erste Kapitel leitet in die Arbeit ein. Anschließend werden die für das Verständnis der Arbeit wichtigen Grundbegriffe vorgestellt (Kapitel 2). Ausgehend vom Ist-Zustand kommunaler Bauhöfe wird im dritten Kapitel die Gestaltung kommunaler Prozesse ausführlich erläutert und an einem Kernprozess beispielhaft dargestellt. Hierauf aufbauend wird im vierten Kapitel ein Konzept für ein Informationssystem unter dem Gesichtspunkt des Einsatzes im kommunalen Bauhof und der Einbindung in ein bestehendes kommunales Datenverarbeitungssystem erstellt. Kapitel fünf erläutert die Realisierung des Informationssystemeinsatzes anhand zweier bereits auf dem Markt befindlicher Bauhof-Informationssysteme und stellt deren Vor- und Nachteile dar. Das abschließende Kapitel 6 fasst die Ergebnisse zusammen und nimmt eine kritische Würdigung des Erreichten vor.

Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
InhaltsverzeichnisII
AbbildungsverzeichnisIV
AnlagenverzeichnisVIII
1.Informationssysteme als Lösung kommunaler Probleme1
1.1Problemstellung1
1.2Zielsetzung2
1.3Aufbau der […]

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis


ID 7279
Schwarz, Dieter: Einsatz von Informationssystemen in der Kommunalverwaltung
Hamburg: Diplomica GmbH, 2003
Zugl.: Private FernFachhochschule Darmstadt, Fachhochschule, Diplomarbeit, 2003
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,QKDOWVYHU]HLFKQLV
,QKDOWVYHU]HLFKQLV ,,
$EELOGXQJVYHU]HLFKQLV ,9
$QODJHQYHU]HLFKQLV 9,,,
,QIRUPDWLRQVV\VWHPH DOV /|VXQJ NRPPXQDOHU 3UREOHPH
1.1
Problemstellung... 1
1.2
Zielsetzung ... 2
1.3
Aufbau der Arbeit ... 2
%HJULIIVEHVWLPPXQJ
2.1
Information... 3
2.2
Informationssysteme... 4
2.2.1 Formen von Informationssystemen ... 5
2.2.2 Einteilung von Informationssystemen ... 6
.RPPXQDOH 3UR]HVVH XQG GHUHQ 6WHXHUXQJ
3.1
Prozesse in der Kommunalverwaltung ... 8
3.1.1 Beschreibung der Prozessgestaltung und -modellierung ... 11
3.1.2 Modellierung der betrieblichen Prozesse... 18
3.1.3 Modellierung der informationsverarbeitenden Prozesse ... 23
3.1.4 Schnittstellenbetrachtung ... 26
3.2
Steuerung in der Kommunalverwaltung ... 27
3.2.1 Umfrage zum Ist-Zustand in kommunalen Bauhöfen... 27
3.2.2 Bewertung der Umfrageergebnisse... 28
3.3
Beurteilung der kommunalen Prozesse und deren Steuerung ... 29
.RQ]HSW HLQHV UHFKQHUJHVWW]WHQ ,QIRUPDWLRQVV\VWHPV
4.1
Ist-Zustand kommunaler Informationssysteme ... 31
4.2
Anforderungen an ein rechnergestütztes Informationssystem ... 32
4.2.1 Grundsatz der Wirtschaftlichkeit... 33
4.2.2 Anforderungen an die Funktionalität... 35
II

4.2.3 Anforderungen an das System... 36
4.3
Konzept der Systemarchitektur ... 37
4.3.1 Benutzerschnittstelle ... 38
4.3.2 Applikationen ... 40
4.3.3 Datenbanksystem... 41
4.3.4 Endbenutzerwerkzeuge ... 42
4.4
Einbindung in vorhandene kommunale Datenverarbeitungsstrukturen... 43
%HWUDFKWXQJ DXVJHZlKOWHU %DXKRI,QIRUPDWLRQVV\VWHPH
5.1
Dialogverfahren ,,Bauhofabrechnung"
...44
5.1.1 Systemtechnische Funktionsweise des Bauhof-Verfahrens... 44
5.1.2 Anwendungstechnische Funktionsweise des Bauhof-Verfahrens... 46
5.1.3 Beurteilung des Bauhofverfahrens ... 49
5.2
ARES ... 49
5.2.1 Systemtechnische Funktionsweise von ARES ... 49
5.2.2 Anwendungstechnische Funktionsweise von ARES ... 50
5.2.3 Beurteilung des System ARES... 53
=XVDPPHQIDVVXQJ XQG 6FKOXVVEHWUDFKWXQJ
/LWHUDWXUYHU]HLFKQLV ;
III

$EELOGXQJVYHU]HLFKQLV
$EE
Schematische Darstellung eines betrieblichen Informationssystems... 4
$EE
Schematische Darstellung eines datenbankbasierenden
Informationssystems... 6
$EE
Vorgehensmodell zur Abbildung der Prozesse in einem
Informationssystem ... 11
$EE
Erster Schritt zum Informationssystem ... 12
$EE
Musterformular zur Erfassung der Prozessidentifikation... 12
$EE
Zweiter Schritt zum Informationssystem ... 13
$EE
Dritter Schritt zum Informationssystem ... 15
$EE
Letzter Schritt zum Informationssystem ... 16
$EE
Sichten der prozessorientierten Organisationsgestaltung... 17
$EE
Schematisches Organigramm einer idealtypischen
Kommunalverwaltung ... 19
$EE
Schematisches Organigramm eines kommunalen Bauhofes ... 20
$EE
Wertschöpfungskette am Beispiel des kommunalen Winterdienstes... 21
$EE
Funktionsdiagramm des kommunalen Winterdienstes... 21
$EE
Der Kernprozess ,,Winterdienst durchführen" im Überblick ... 22
$EE
Kommunikationsbeziehung beim Kernprozess
,,Winterdienst durchführen" ... 24
$EE
Entity-Relationship-Diagramm des Prozesses
,,Winterdienst durchführen" ... 25
$EE
Grundstruktur des Bauhof-Informationssystems ... 38
$EE
Schematische Darstellung der Datenabfrage bei einem Bauhof-
Informationssystem ... 42
$EE
Klassisches Host-Umfeld mit Cluster und Kanalverbindung ... 45
$EE
Einstiegsmaske in das Bauhofverfahren mit allen Eingabe-
und Abfrageoptionen... 47
$EE
Eingabemaske zur Auftragserstellung... 48
$EE
Dauerauftrag ,,Abgefeierte Überstunden" ... 48
$EE
Maske zur Auftragserfassung ... 51
$EE
Maske zur Personaldatenerfassung ... 51
$EE
Maske zur Auftragsauswertung ... 52
IV

Anlage 1
$EE
Prozessverlauf ,,Mitarbeiter alarmieren" ... 1
$EE
Prozessverlauf ,,Mann/Gerät einteilen" ... 2
$EE
Prozessverlauf ,,Einsatz leiten" ... 3
$EE
Prozessverlauf ,,Geräteservice organisieren"... 4
$EE
Prozessverlauf ,,Leistungen abrechnen" ... 5
Anlage 2
$EE
Prozessverlauf ,,Mitarbeiter alarmieren" ... 1
$EE
Prozessverlauf ,,Mann/Gerät einteilen" ... 2
$EE
Prozessverlauf ,,Einsatz leiten" ... 3
$EE
Prozessverlauf ,,Geräteservice organisieren"... 4
$EE
Prozessverlauf ,,Leistungen abrechnen" ... 5
Anlage 3
$EE
Blatt 1... 1
$EE
Blatt 2... 2
$EE
Blatt 3... 3
$EE
Blatt 4... 4
$EE
Blatt 5... 5
$EE
Blatt 6... 6
$EE
Blatt 7... 7
$EE
Blatt 8... 8
$EE
Blatt 9... 9
Anlage 4
$EE
Existenz eines eigenen Bauhofes ... 1
$EE
Organisation des Bauhofes... 1
$EE
Kernaufgaben des Bauhofes... 2
$EE
Jahresarbeitsplan im Bauhof ... 3
$EE
Zuständigkeit für den Jahresarbeitsplan ... 3
$EE
Aufgabenkataster im Bauhof... 3
$EE
Einteilung in Produkte ... 4
$EE
Auftraggeber/Auftragnehmer-Strukturen ... 4
$EE
Budgetierung im Bauhof... 4
V

$EE
Qualitätsmanagement im Bauhof ... 5
$EE
Zufriedenheit mit den Bauhofleistungen ... 5
$EE
Gründe für die Unzufriedenheit ... 6
$EE
Hierarchische Aufteilung im Bauhof... 6
$EE
Bereiche im Bauhof ... 7
$EE
Zuständigkeiten im Bauhof ... 7
$EE
Zuständigkeit in der Kernverwaltung ... 8
$EE
Zuständig für die Auftragserteilung ... 8
$EE
Art der Auftragserteilung ... 8
$EE
Angebote an die Fachämter... 9
$EE
Regelmäßige Einsatzbesprechungen ... 9
$EE
Häufigkeit der Einsatzbesprechungen ... 10
$EE
Beteiligte an der Einsatzbesprechungen ... 10
$EE
Zuständigkeit für die Personaleinteilung ... 11
$EE
Existenz von Tagesaufträgen ... 11
$EE
Entscheidung über die Arbeitsreihenfolge... 11
$EE
Existenz von Arbeitszeitvorgaben... 12
$EE
Existenz von Arbeitskennzahlen ... 12
$EE
Art der Kennzahlen... 12
$EE
Rückmeldung nach Auftragsfertigstellung ... 13
$EE
Meldung an die Bauhofleitung... 13
$EE
Meldungsempfänger in der Verwaltung ... 13
$EE
Meldungsüberbringer in der Verwaltung... 14
$EE
Soll-/Ist-Vergleich ... 14
$EE
Zuständigkeit für den Vergleich... 14
$EE
Folgen der Überschreitung... 15
$EE
Zusammenhängende Arbeitserledigung ... 15
$EE
Gründe für eine fehlende zusammenhängende Arbeitserledigung... 16
$EE
Existenz der Aufgabenkritik im Bauhof ... 16
$EE
Existenz einer Produktpalette... 16
$EE
Vorkalkulierte Einheitspreise... 17
$EE
Kalkulation der Auftragskosten ... 17
$EE
Nachkalkulation der Auftragskosten ... 17
$EE
Kostenvergleich mit Dienstleistungsbetrieben... 18
$EE
Der Bauhof ist teuerer als Dienstleistungsbetriebe ... 18
VI

$EE
Nicht fremdvergebene Produkte... 18
$EE
Art der nicht fremdvergebenen Produkte... 19
$EE
Einsatz eines Managementsystems... 19
$EE
Art des Managementsystems... 20
$EE
Ausreichendes System ... 20
$EE
Vorteile des bestehenden Systems... 21
$EE
Nachteile des bestehenden Systems ... 21
$EE
Zufriedenheit mit den Abläufen im Bauhof ... 21
$EE
Verbesserungsmöglichkeiten des bestehenden Systems... 22
$EE
Existenz eines Inventarverzeichnisses im Bauhof... 23
$EE
Erfassung der eingehenden Materialien... 23
$EE
Erfassung der ausgehenden Materialien ... 23
$EE
Kosten-/Leistungsrechnung im Bauhof ... 24
$EE
Art der Stundenerfassung... 24
$EE
Art der Stundenverrechnung ... 24
$EE
EDV-Ausstattung im Bauhof ... 25
$EE
Art der EDV-Ausstattung im Bauhof ... 25
$EE
EDV-Einsatz bei den Arbeitskolonnen... 26
$EE
Art der EDV-Unterstützung bei den Arbeitskolonnen ... 26
$EE
Vernetzung zwischen Verwaltung und Bauhof... 26
$EE
Art der Vernetzung ... 27
$EE
Ausreichender EDV-Einsatz im Bauhof ... 27
$EE
Verbesserungspotentiale beim EDV-Einsatz im Bauhof... 28
$EE
Praktische Erwartungen an ein Informationssystem ... 28
$EE
Erhoffter Nutzen eines Informationssystems ... 29
VII

$QODJHQYHU]HLFKQLV
$QODJH
Ereignisgesteuerte Prozessketten des kommunalen Prozesses
,,Winterdienst durchführen"
$QODJH
Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten des kommunalen Prozesses
,,Winterdienst durchführen"
$QODJH
Fragebogen
$QODJH
Auswertung der zurückgesandten Fragebögen
VIII

,QIRUPDWLRQVV\VWHPH DOV /|VXQJ NRPPXQDOHU 3UREOHPH
3UREOHPGDUVWHOOXQJ
Kommunale Institutionen sind nach neuester Lesart Dienstleister für Wirtschaft und
Gesellschaft. Die Verbesserung ihrer Dienstleistungsangebote, mehr Bürgernähe und
auch die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung sind Indizien und Indikatoren
für ihren strukturellen Wandel zu betriebswirtschaftlich orientierten Dienstleistungsor-
ganisationen. Der kommunale Bauhof als Bestandteil einerseits und ausführendes Organ
des Dienstleisters ,,öffentliche Verwaltung" andererseits stellt hierbei häufig ein histo-
risch gewachsenes System dar, das den Wandel der öffentlichen Verwaltung nicht oder
nur ansatzweise mitvollzogen hat. Obwohl der Bauhof bemüht ist, alle an ihn herange-
tragenen berechtigten Wünsche und sämtliche erteilten Aufträge zu erfüllen, vollzieht
sich der Arbeitseinsatz oftmals unstrukturiert und ohne eine wirkliche Aufgabenkoordi-
nation, was dadurch erkennbar ist, dass zum Beispiel erteilte Aufträge kurzfristig geän-
dert werden. Ein derartiges Verfahren kann aber dazu führen, dass Aufgabenbereiche
vernachlässigt werden, zu denen von außen keine fortwährenden Anstöße kommen,
sodass erhebliche Verlustzeiten entstehen können. Da keine konkreten Anhaltspunkte
für die Personal- und Arbeitsmittelbemessung im Bauhof zu ermitteln sind, werden die
gegebenen Kapazitäten vielfach zu gering ausgenutzt. Hinzu kommt oftmals ein fehlen-
des betriebswirtschaftliches Denken der Beschäftigten und das Fehlen eines geeigneten
Planungs- und Steuerungssystems, sodass ein ineffizientes Arbeiten der Organisations-
einheit ,,Bauhof" zum Beispiel infolge fehlender Tages-, Wochen- und Monatsplanun-
gen eher die Regel als die Ausnahme ist. Einher geht vielfach auch eine geringe oder
gar eine fehlende Akzeptanz der Verwaltung gegenüber dem Bauhof, sodass das erzielte
Arbeitsergebnis des Bauhofes zumeist nicht den gestellten Erwartungen entspricht. Die-
ses führt in der Leitungsebene zu der Überzeugung, dass ein Steuerungsinstrument be-
nötigt wird. Mit der Einführung eines Informationssystems, so die allgemeine Denkwei-
se, sind automatisch alle Probleme gelöst und alle Vorgänge werden im kommunalen
Bauhof in idealtypischer Weise durchgeführt. Der Einsatz eines Informationssystems
wird oftmals jedoch nur aus der informationstechnischen Perspektive heraus betrachtet.
Doch ein Informationssystem erschöpft sich nicht darin, Informationen darzustellen,
sondern es hat auch einen starken Bezug zu den in der Verwaltung und im kommunalen
Bauhof ablaufenden Prozessen. Dieser Bezug wird häufig bei der Konzeption eines In-
formationssystems nicht oder nur beiläufig betrachtet, wodurch viele derartige Projekte
als teure Fehlschläge enden. Wie aber sieht der richtige Ablauf für den Einsatz eines
1

Informationssystems in der Kommunalverwaltung aus und auf welche Rahmenbedin-
gungen ist hierbei besonders zu achten?
=LHOVHW]XQJ XQG /|VXQJVDQVDW]
In der vorliegenden Arbeit soll ein Beitrag zur Beantwortung dieser Frage geleistet wer-
den. Am Beispiel des kommunalen Bauhofes geht die Arbeit der Frage nach, wie der
Einsatz eines Informationssystems in der Kommunalverwaltung erfolgen und wie ein
derartiges Informationssystem aussehen kann. Dabei wird das Ziel verfolgt, dessen Ein-
satz im kommunalen Bauhof unter dem Gesichtspunkt einer möglichst großen Transpa-
renz darzustellen, wobei der Informationssystemeinsatz vom Verfasser dieser Arbeit
von Anfang an als Teil eines Organisationsentwicklungsprojektes im kommunalen Bau-
hof angesehen wird. Zuerst müssen die organisationsspezifischen Probleme gelöst wer-
den, indem die Prozesse im System ,,Bauhof" identifiziert, analysiert und optimiert
werden. Erst dann kann ein zum System passendes Informationssystem konzipiert wer-
den, denn nur optimierte Prozesse und Abläufe bilden die Voraussetzung für ein wirt-
schaftliches Handeln der kommunalen Bauhöfe.
Die Arbeit beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit der Prozessgestaltung im kommuna-
len Bauhof, wobei dieses unter dem Gesichtspunkt des Einsatzes eines Informations-
systems geschieht, allerdings lässt der Bezugsrahmen Anknüpfungspunkte für weiter-
führende Arbeiten zu. Neben der theoriegestützten Ableitung der Prozessgestaltung an-
hand eines praktischen Beispiels sollen Ansätze zur Erklärung, Beschreibung und Ges-
taltung von Informationssystemen für den kommunalen Bauhof gegeben werden. Die
Arbeit stellt jedoch weder eine Organisationsuntersuchung im eigentlichen Sinne dar
noch soll sie ein Informationssystem entwickeln. Sie dient vielmehr dazu, die grundle-
gende Vorgehensweise für den Einsatz eines Informationssystems in der Kommunal-
verwaltung am Beispiel des kommunalen Bauhofes aufzuzeigen.
$XIEDX GHU $UEHLW
Das erste Kapitel leitet in die Arbeit ein. Anschließend werden die für das Verständnis
der Arbeit wichtigen Grundbegriffe vorgestellt (Kapitel 2). Ausgehend vom Ist-Zustand
kommunaler Bauhöfe wird im dritten Kapitel die Gestaltung kommunaler Prozesse aus-
führlich erläutert und an einem Kernprozess beispielhaft dargestellt. Hierauf aufbauend
wird im vierten Kapitel ein Konzept für ein Informationssystem unter dem Gesichts-
2

punkt des Einsatzes im kommunalen Bauhof und der Einbindung in ein bestehendes
kommunales Datenverarbeitungssystem erstellt. Kapitel fünf erläutert die Realisierung
des Informationssystemeinsatzes anhand zweier bereits auf dem Markt befindlicher
Bauhof-Informationssysteme und stellt deren Vor- und Nachteile dar. Das abschließen-
de Kapitel 6 fasst die Ergebnisse zusammen und nimmt eine kritische Würdigung des
Erreichten vor.
%HJULIIVEHVWLPPXQJ
Probleme im Umgang mit Information haben in vielen Fällen große Auswirkungen, sei
es aufgrund fehlender oder falscher Information oder aufgrund einer Flut von Informa-
tionen. Die Ursachen dafür können vielfältiger Natur sein. Zum Beispiel kann eine feh-
lende Abstimmung zwischen dem Arbeitsprozess, der Organisation und der erforderli-
chen Information die Informationsversorgung stark beeinträchtigen, was sich wiederum
direkt auf den Erfolg des Verwaltungsprozesses auswirken kann. Dieses Kapitel hat
deshalb das Ziel, die Grundlagen zum Verständnis der nachfolgenden Kapitel zu erar-
beiten. Dabei sollen die Begriffe ,,Information" und ,,Informationssysteme" näher erläu-
tert und der Sinn und Zweck von Informationssystemen beschrieben werden.
,QIRUPDWLRQ
Wie
.UFPDU
in seinem Buch ,,Informationsmanagement" schreibt, wird Information
neben den klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Boden und Sachkapital heute als
vierter Produktionsfaktor angesehen [Krc, S. 13]. Daneben ist Information aber auch als
ein Wirtschaftsgut zu bezeichnen, das zur Deckung des Informationsbedarfs notwendig
ist [Krc, S. 14]. Dabei kann der Informationsbegriff unter zwei verschiedenen Gesichts-
punkten betrachtet werden. In der Alltagssprache ist eine Information die Mitteilung
von Tatsachen oder Ereignissen, die dem Hörer zuvor unbekannt waren und die ihm
eine Bedeutung vermitteln. Diese Bedeutung hat Auswirkungen auf sein weiteres Han-
deln. Unter dieser Betrachtung ist Information immer gebunden an einen spezifischen
Problemlösungszusammenhang. Der betriebsbezogene Informationsbegriff hingegen ist
auf alle Systeme verallgemeinert, die Signale erzeugen, verarbeiten und übertragen
können.
3

In der Kommunalverwaltung, aber auch in anderen betrieblichen Einrichtungen, wird
Information als Erfassung, Auswertung und Ablage von Daten verstanden, wobei Daten
unter diesem Blickwinkel Mitteilungen mit Informationsgehalt darstellen. Informatio-
nen selbst können dann als Daten angesehen werden, wenn sie für Verarbeitungszwecke
in eine maschinenverarbeitbare Form übertragen werden können. So werden zum Bei-
spiel Informationen auf einem Datenträger über die Arbeitsdauer einer Tätigkeit als
Daten bezeichnet, da dieser eine maschinelle Verarbeitung zulässt. Im Kontext einer
konkreten Fragestellung (Informationsnachfrage) werden Daten wieder zu Informatio-
nen.
Wie die Autoren
%LHWKDKQ
und
+XFK
in ihrem Buch ,,Informationssysteme für das Con-
trolling" schreiben, müssen Informationen, unabhängig von der Art und dem Inhalt,
zeitnah und korrekt sein. Sie müssen die Zustände möglichst objektiv wiedergeben und
sich inhaltlich, zeitlich und in der Form am Bedarf des Empfängers orientieren. Außer-
dem sollte der Nutzen der Information ihre Kosten übersteigen [Bie, S. 44].
,QIRUPDWLRQVV\VWHPH
Ein Informationssystem besteht aus miteinander in einer Kommunikationsbeziehung
stehenden Menschen und/oder Maschinen sowie aus den betrieblichen Informationspro-
zessen (Abb. 1).
$EE
Schematische Darstellung eines betrieblichen Informationssystems
4XHOOH
Eigene Erstellung
Das Zusammenwirken in einem System ist durch einen wechselseitigen Austausch von
Informationen gekennzeichnet. Ein Informationsfluss in eine Richtung (wie beim Be-
trachten einer Bildschirmseite oder aber beim Eingeben von Daten in ein Gerät) reicht
4

nicht aus und stellt noch kein Informationssystem dar. Der Mensch muss sowohl in das
System eingreifen können als auch Rückmeldungen von dem System erhalten.
Ein Informationssystem ist vom Grundsatz her ein System zur Informationsbeschaf-
fung, kann aber auch zur Unterstützung der strategischen und operativen Steuerung ein-
gesetzt werden. Es dient dabei der Abbildung der Leistungsprozesse und umfasst die
Gesamtheit aller an der Informationserstellung, -weiterleitung und ­verarbeitung
beteiligten Systeme (Hard- und Software) und Personen.
Informationssysteme sind besonders zum Zweck des betrieblichen Controllings zu ver-
wenden, wobei nach
%UJJHPHLHUV
Auffassung Controlling als ein erfolgs- und zielori-
entiertes Steuerungskonzept verstanden wird [Brü, S. 54]. Sie stellen hierfür unter-
schiedliche Planungs- und Kontrollmechanismen zur Steuerung von Abläufen und Pro-
zessen bereit. Informationssysteme sollen dabei helfen, die prozessbezogenen Daten zu
erfassen, zu sammeln, zu bearbeiten und zu verwertbaren Prozessinformationen zu-
sammenzusetzen.
)RUPHQ YRQ ,QIRUPDWLRQVV\VWHPHQ
Informationssysteme werden in manuelle, teilautomatisierte und automatisierte Systeme
unterschieden [Han, S. 134]. Manuelle Systeme bestehen ausschließlich aus Menschen
(Mensch-Mensch-Systeme), die in einer Kommunikations- und/oder Arbeitsbeziehung
zueinander stehen. Dieses bedeutet folgerichtig, dass die vorhandenen Strukturen in den
Kommunalverwaltungen Informationssysteme darstellen, da deren zentrale Aufgaben
immer noch die Bearbeitung und Unterhaltung des Verwaltungsapparates sind. Teil-
automatisierte Systeme bestehen aus Menschen und Maschinen (Mensch-Maschine-
Systeme), die im Kommunikations- und/oder Leistungsprozess zusammenwirken. Hier
greift das zwischenmenschliche Informationssystem einer Organisation und das techni-
sche Informationssystem derselben Organisation nahtlos ineinander. Vollständig auto-
matisierte, gesamtbetriebliche Informationssysteme sind nach Meinung der Autoren
+DQVHQ
und
1HXPDQQ
derzeit kaum realisierbar, da es bis heute nicht möglich ist, alle
betrieblichen Informationsprozesse zu programmieren und damit zu automatisieren
[Han, S. 134].
Informationssysteme können auch als datenbankbasierende Softwaresysteme gesehen
werden. Sie sind auf den Konzepten des Software Engineering aufgebaut und werden
5

zur Lenkung betrieblicher Abläufe und zur Bereitstellung von Informations- und Kom-
munikationsmöglichkeiten eingesetzt. Schematisch lässt sich ein derartiges Informa-
tionssystem, wie in Abbildung 2 darstellt, skizzieren.
$EE
Schematische Darstellung eines datenbankbasierenden Informationssystems
4XHOOH
Eigene Erstellung
In dieser Darstellung wird das Zusammenwirken zwischen den Prozessen und dem In-
formationssystem durch einen wechselseitigen Austausch von Informationen besonders
deutlich.
(LQWHLOXQJ YRQ ,QIRUPDWLRQVV\VWHPHQ
Informationssysteme werden eingeteilt
- in betriebliche und überbetriebliche Informationssysteme,
- in branchenspezifische und branchenübergreifende Informationssysteme und
- in funktionsbezogene und unternehmensbezogene Informationssysteme.
Es gibt aufgabenspezifisch unterschiedliche Informationssysteme.
+RUYiWK
unterschei-
det dabei in Planungs- und Kontrollsysteme, in Informationsversorgungssysteme und in
Koordinationssysteme zur Abstimmung von Planung, Kontrolle und Information. Er
macht in seiner Darstellung die Wechselbeziehungen zwischen dem Planungs- und
Kontrollsystem, dem Informationsversorgungssystem und dem Controllingsystem als
Bestandteile des Führungssystems deutlich [Hor, S. 110]. Dabei stellt das Controlling-
system ein wichtiges Hilfsinstrument für die Verwaltungsführung dar. Wie
%UJJHPHL
HU
ausführt, ist das Controlling durch seine Wahrnehmung eines breiten Aufgaben-
6

spektrums im Bereich der Informationsversorgung eine wesentliche Unterstützung für
die Verwaltungsführung [Brü, S. 97]. Neben den reinen Abfragesystemen gibt es Ent-
scheidungsunterstützungs-, Auswertungs-, Berichts- und Executive Informationssyste-
me, um nur einige der wesentlichsten Informationssystemarten zu nennen.
Administrationssysteme übernehmen die Abrechnung von ,,Massendaten" (zum Bei-
spiel die Durchführungsarbeiten) und die Verwaltung von Beständen. Dispositionssys-
teme dienen der Vorbereitung kurzfristiger, dispositiver Entscheidungen (zum Beispiel
das Mahnwesen in der kommunalen Finanzbuchhaltung, die Routenplanung im Winter-
dienst etc.). Beide Systeme unterstützen vorwiegend operative Tätigkeiten der unteren
bis mittleren Führungsebenen, während Planungs- und Kontrollsysteme den Führungs-
kräften bei Planungs- und Steuerungsaufgaben helfen. Planungs- und Kontrollsysteme
können auch zum Zweck des betrieblichen Controllings eingesetzt werden und geben
dabei Hinweise auf notwendige Korrekturmaßnahmen. Entscheidungsunterstützungs-
systeme sind im kommunalen Bereich eher selten zu finden. Sie helfen Fachspezialisten
bei der Entscheidungsvorbereitung durch die Untersuchung möglicher Handlungsalter-
nativen mit mathematischen Methoden und Modellen.
Das Ziel des Informationssystems muss es sein, die benötigten Informationen so
schnell, so korrekt und in so verwertbarer Form bereit zu stellen, dass die Prozessabläu-
fe den betrieblichen Zielen entsprechend geleitet, kontrolliert und optimiert werden
können. Das Integrieren der Stärken von Mensch und Maschine, die aus der Fähigkeit
Schlüsse zu ziehen und Speicher- und Rechenkapazitäten an einem Arbeitsplatz bereit
zu stellen bestehen, kann bei der Bewältigung teilstrukturierter Probleme helfen.
Aufgrund des Stellenwertes der rechnergestützten Informationssysteme in den Kommu-
nalverwaltungen beschäftigt sich die vorliegende Arbeit ausschließlich mit dieser Form
der betrieblichen Informationssysteme. Auch wenn im weiteren Textverlauf nur von
Informationssystemen gesprochen wird, ist doch immer ein Mensch-Mensch-System
gemeint, das Computer zur Teilautomation der informationsverarbeitenden Prozesse in
die betriebliche Informationsverarbeitung integriert.
7

.RPPXQDOH 3UR]HVVH XQG GHUHQ 6WHXHUXQJ
Dieses Kapitel betrachtet die Prozesse und deren Steuerung in der Kommunalverwal-
tung und ihrem Bauhof. Das Ziel ist es, Schwachstellen der bestehenden Ablauforgani-
sation und deren mögliche Optimierung herauszuarbeiten, um damit die Voraussetzun-
gen für die Erstellung eines Sollkonzeptes für ein Informationssystem zu schaffen.
3UR]HVVH LQ GHU .RPPXQDOYHUZDOWXQJ
Für den Begriff ,,Prozess" gibt es in der Literatur eine Vielzahl von Erklärungen und
Definitionen.
%LQQHU
beschreibt den Prozess als die sachlich logische, zusammengehöri-
ge Folge von Aktivitäten [Bin, S. 244]. Die Autoren
)LVFKHUPDQQV
und
/LHEHOW
definie-
ren den Prozess mit folgenden Sätzen: ,,Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente
Aufgaben sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Sie hat einen defi-
nierten Input und dient dazu, einen Wert für den Kunden zu schaffen (...)". Die beiden
Autoren führen weiter aus, dass sich mit dieser Definition alle Arten von Prozessen er-
fassen lassen [Fis, S. 23].
Die Prozessdefinition von
)LVFKHUPDQQV
und
/LHEHOW
legt alle für die spätere Prozess-
modellierung notwendigen Bestandteile offen, nämlich Aufgaben mit logischen Folge-
beziehungen, Inputs und Outputs, Kunde und Wert. Ein Prozess ist demnach eine Folge
von Aktivitäten, die inhaltlich abgeschlossen sind und in einem bestimmten logischen
Zusammenhang stehen. Mittels zusammenhängender Aktivitäten werden Inputs (Mate-
rial, Arbeitsleistung) durch einen Wertschöpfungsprozess in Outputs (Material, geleiste-
te Arbeit) umgewandelt, wobei die zu erbringenden Leistungen zuvor festgelegt wur-
den. Unter dem Gesichtspunkt der Aufgabenverrichtung kann ein Prozess im kommuna-
len Bauhof zum Beispiel ein Straßenreinigungsauftrag, ein Grünpflege- oder ein In-
standhaltungsauftrag sein. Unter dem Verrichtungsprinzip beschreibt ein Prozess, mit
welcher Tätigkeit etwas gemacht wird, zum Beispiel ,,Reinigung der Straße durchfüh-
ren", ,,Grünanlage mähen" oder ,,Instandhaltungen durchführen". Wird ein Prozess un-
ter dem Verrichtungsgesichtspunkt betrachtet, so fallen neben den reinen Ausführungs-
aufgaben auch Führungs- und Unterstützungsaufgaben an, die auf den Ablauf des Pro-
zesses einwirken [Fis, S. 32].
Prozesse stellen eine zielorientierte Symbiose aus betrieblichen Abläufen und den je-
weiligen Funktionsbereichen dar. Die richtige Organisation der Prozesse ist ein wesent-
8

licher Bestandteil für ein effizientes Arbeiten der Verwaltung und des Bauhofes. Wer-
den zum Beispiel Arbeitsaufträge nur mündlich oder aber nicht eindeutig formuliert an
die ausführenden Stellen im Bauhof übermittelt und sind die Beweggründe für den er-
teilten Auftrag nicht bekannt, so erfolgt die Umsetzung oftmals nicht zeitnah. Dieses
führt zu lang anhaltenden Missständen und zu einer zunehmenden Unzufriedenheit in
der Bevölkerung. Beschwerden wiederum bewirken, dass nun alle anderen Tätigkeiten
liegen oder stehen gelassen werden und der verzögerte Auftrag ausgeführt oder fertig-
gestellt wird. Die zurückgestellten Tätigkeiten ziehen ihrerseits Verstimmungen nach
sich, ein Teufelskreis aus schlechten Leistungen und Beschwerden ist die Folge.
Aus diesem häufig in der Praxis anzutreffenden Beispiel wird Folgendes deutlich. Ob-
wohl Prozesse betriebliche Abläufe darstellen, sind sie doch untrennbar mit den Organi-
sationsstrukturen verbunden, sodass folgerichtig eine Unterteilung in die Bereiche
´Aufbauorganisation´ und ´Ablauforganisation´ erfolgen muss. Wie
6FKHHU
in seinem
Buch ,,ARIS - Vom Geschäftsprozess zum Anwendungssystem" schreibt, ist die Auf-
bauorganisation eine Betrachtung zeitlich unabhängiger Hierarchien [Sch, S. 2]. Sie
stellt dar,
ZDV
zur betrieblichen Organisation gehört und
ZLH
die Organisationseinheiten
miteinander verbunden sind. Die Ablauforganisation hingegen behandelt das zeitlich-
logische Verhalten von Vorgängen, die der Aufgabenerfüllung einer Unternehmung
dienen [Sch, S. 3]. Sie beschreibt,
ZLH
die Organisationseinheiten und die damit ver-
bundenen Prozesse für sich und zusammen wirken. Beim Prozessablauf wirken beide
Organisationsformen unter Einbeziehung der prozessrelevanten Informationen zielori-
entiert zusammen. Deshalb ist eine wesentliche Voraussetzung für die Konzeption und
den Einsatz eines Informationssystems die Kenntnis über den betrieblichen Aufbau so-
wie über die betrieblichen Prozesse und deren Ziele. Dabei geht es immer auch um die
Gestaltung der betrieblichen Soll-Prozesse. Bevor also das Konzept für das Informati-
onssystem erstellt und festgelegt werden kann, ist die Frage zu klären, was Soll-
Prozesse eigentlich sind und wie man zu ihnen gelangt.
Ein Soll-Prozess ist ein fiktiver, nicht existenter Prozess, der ein Idealbild des betrachte-
ten Ablaufes unter dem Gesichtspunkt eines besonders guten Prozessergebnisses dar-
stellt. Soll-Prozesse werden zumeist im Verlauf der Schwachstellenanalyse als mögliche
alternative Abläufe erkannt. Sie können jedoch auch von Anfang an als Zielvorgabe
festgelegt worden sein. In beiden Fällen geht es darum, die Prozessabläufe und deren
Rahmenbedingungen bei der nachfolgenden Sollprozess-Optimierung so zu verändern,
9

dass die erdachten oder vorgegebenen Soll-Prozesse eingerichtet und zielorientiert
durchgeführt werden können. Dabei geschieht die Optimierung hauptsächlich mit, aber
auch ohne den Einsatz von Informationstechnik.
Oftmals ist es jedoch problematisch, Prozesse im kommunalen Bauhof als solche zu
erkennen. Sie sind häufig nicht gesteuert und laufen willkürlich ab. Die auftretenden
Mängel können nur schwer den sie verursachenden Teilprozessen zugeordnet werden.
Eine Verbesserung der Prozessabläufe sowie hieraus folgend eine Reduzierung der Ab-
laufmängel ist deshalb nur mit den Methoden der Ablaufanalyse und mit einer anschlie-
ßenden Synthese der zusammengehörigen Teilprozesse zu erreichen.
Zunächst müssen die Kernprozesse im Bauhof methodisch identifiziert, definiert und
gemeinsam mit allen Beteiligten funktionsübergreifend analysiert werden. Hier sind
Fragestellungen wichtig wie: ,,Wer macht etwas?", ,,Wo wird es gemacht?", ,,Wann
wird es getan?", ,,Wie wird es getan?" und ,,Womit wird es getan?". Denn die Mängel
brauchen ja nicht die Ursache des Problems zu sein, vielmehr kann es sich dabei auch
um Folgeerscheinungen handeln. Deshalb ist die Analyse von grundlegender Bedeu-
tung, da hier das auslösende Problem gesucht wird. Doch was sind die Kernprozesse im
kommunalen Bauhof und welche organisatorischen Zusammenhänge gibt es?
Kernprozesse stellen die Kernkompetenzen des Bauhofes dar. Sie zeichnen sich dadurch
aus, dass sie für den Bürger unmittelbar sichtbar und erfahrbar sind. Die Aufnahme der
betroffenen Kernprozesse macht es möglich, diese in einem repräsentativen Modell dar-
zustellen, wobei die Gestaltungsaufgabe von Modellen gemäß
.XJHOHU
in der Generie-
rung von Verbesserungs- und Lösungsideen zur Veränderung des Systems liegt [Kug,
S. 94]. Das Modell bildet die Basis für weitere Aktivitäten wie die Analyse der Prozess-
abläufe oder die Erstellung der Sollprozesse. Diese Aktivitäten sind wiederum die
Grundlage für die Optimierung der Soll-Prozesse und für die Konzeption, Entwicklung
und Einführung eines Informationssystems. Die einzelnen Aktivitätsschritte können
zusammengefasst in einem Vorgangsmodell dargestellt werden (Abb. 3). Durch eine
konsequente Einhaltung dieser Vorgehensweise ist sichergestellt, dass der Realitätsaus-
schnitt in optimierter Form in dem Informationssystem abgebildet wird.
Mit der Modellierung der Soll-Prozesse ist ein wichtiger Meilenstein in der Prozessor-
ganisation erreicht, da nun die Arbeitsabläufe dargestellt sind, wie sie nach Fertigstel-
10

lung der Prozessoptimierung aussehen sollen. Dementsprechend sorgfältig ist dieser
Schritt der Prozessorganisation durchzuführen. Wesentlich ist auch die Aufnahme aller
Schnittstellen, die zu anderen intern und extern betroffenen organisatorischen Einheiten
bestehen. Die Ergebnisse fließen anschließend in eine Prozessdokumentation ein und
können bei der Konzeption eines Informationssystems in ein Pflichtenheft übernommen
werden.
$EE
Vorgehensmodell zur Abbildung der Prozesse in einem Informationssystem
4XHOOH
Eigene Erstellung
Die Modellierung der betrieblichen und informationsverarbeitenden Prozesse des kom-
munalen Bauhofes ist in der Gesamtheit sehr komplex und würde den Rahmen dieser
Arbeit sprengen. Deshalb wird das Vorgehen zur Modellierung der optimierten Soll-
Prozesse in dieser Arbeit lediglich anhand eines Beispiel-Kernprozesses durchgeführt.
Eine weitergehende Untersuchung der Prozess-Strukturen des kommunalen Bauhofes
bleibt einer weiteren Arbeit vorbehalten.
%HVFKUHLEXQJ GHU 3UR]HVVJHVWDOWXQJ XQG PRGHOOLHUXQJ
Um Prozesse beschreiben zu können, müssen sie zunächst aufgenommen und modelliert
werden (Abb. 4). Ziel der Ist-Aufnahme und der anschließenden Modellierung ist es,
sich einen ganzheitlichen Eindruck von der bestehenden Organisations- und Aufbau-
struktur der zu untersuchenden Einrichtung zu verschaffen. Wie
6WHLQEXFK
in seinem
Buch ,,Organisation" schreibt, muss die Ist-Aufnahme mit den Zielen ,,Vollständigkeit",
,,Fehlerfreiheit" und ,,Wirtschaftlichkeit" durchgeführt werden [Ste, S. 236]. Die Pro-
zessmodellierung dient dazu, ein der Realität entsprechendes Modell der aufgenomme-
11

nen Einrichtung zu entwickeln. Das Hauptaugenmerk liegt bei diesem Schritt zunächst
auf der Betrachtung der wichtigsten Kernprozesse und auf solchen Prozessen, bei denen
ein Verbesserungspotential offensichtlich ist. Aber auch die Aufnahme der möglicher-
weise vorhandenen EDV-Unterstützung ist für die weitere Behandlung bedeutsam.
$EE
Erster Schritt zum Informationssystem
4XHOOH
Eigene Erstellung
Die Dokumentation der Ist-Aufnahme dient der Darstellung der Abläufe und der Ver-
antwortlichkeiten, der eingesetzten Ressourcen und der In- und Outputs für die einzel-
nen Aktivitäten. Aber auch die Kenntlichmachung der einzelnen Messpunkte mit den
eingesetzten Meßmethoden und die Darstellung der Schnittstellen mit dem darin ver-
einbarten Leistungsaustausch ist ein wesentlicher Bestandteil der Dokumentation. Dabei
muss das Ziel die Darstellung der komplexen Prozesse in übersichtlicher Form sein,
sodass die Ein- und Ausgabegrößen auf einen Blick erkannt werden können. Am ein-
fachsten ist die von
)LVFKHUPDQQV
und
/LHEHOW
beschriebene Methode der Prozessidenti-
fikation anzuwenden [Fis, S. 121]. Die Darstellung der Kernprozesse erfolgt bei dieser
Art der Prozessidentifikation in Form einer Tabelle (Abb. 5).
$EE
Musterformular zur Erfassung der Prozessidentifikation
Organisationseinheit
(Kunde)
Startereignis
(Input)
Prozess
Endereignis
(Output)
Empfänger
(Kunde)
4XHOOH
in Anlehnung an
)LVFKHUPDQQV/LHEHOW
(2000), S. 121
12

Sie ist auch für Ungeübte leicht nachvollziehbar und kann schon während der Ist-
Aufnahme verwendet werden.
Der Prozessfluss selbst kann jedoch auch graphisch dargestellt werden, wobei Struk-
togramme, Ablaufpläne oder aber die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) des ARIS-
Modellierungswerkzeugs nach
6FKHHU
[Sch] Verwendung finden können. Hierbei wer-
den die Prozessflüsse mit leicht verständlicher Symbolik sowie mit entsprechenden
Pfeilverbindungen als Prozessflussdiagramme entlang einer Zeitachse abgebildet. Nach
der Modellierung der Ist-Prozesse sind diese in einem zweiten Schritt zu analysieren
und zu Soll-Prozessen zu modellieren (Abb. 6).
$EE
Zweiter Schritt zum Informationssystem
4XHOOH
Eigene Erstellung
Unter der Analyse verstehen
)LVFKHUPDQQV
und
/LHEHOW
das Ordnen und Aufbereiten der
erhobenen Daten [Fis, S. 131]. Mit der Zerlegung der erkannten Prozesse in ihre Teil-
prozesse setzt die Ist-Analyse an den Ergebnissen der Ist-Aufnahme an. Unter Zuhilfe-
nahme der Prozesskostenrechnung, der Schwachstellenanalyse und dem Benchmarking
können die Teilprozesse auf mögliche Schwachstellen in der bestehenden Ablauforgani-
sation und auf Einsparmöglichkeiten überprüft werden. Aber auch durch das Verglei-
chen mit vorab formulierten Zielen und durch die Optimierung der Teilprozesse werden
die Voraussetzungen für die Erstellung eines Sollkonzeptes geschaffen. Die Analyse der
aufgenommenen EDV-Situation ist für die weitere Bearbeitung ebenfalls wichtig. Dabei
ist eine ergebnisoffene Lösungssuche bei der Ist-Analyse unabdingbar, selbst wenn ein
möglicher Lösungsansatz schon bei der Ist-Aufnahme erkennbar ist.
13

Den Einstand in die Prozessanalyse bildet die Grundlagenanalyse. Sie hinterfragt, ob
der zu untersuchende Prozess für den Gesamtprozess zwingend notwendig oder aber
entbehrlich ist. So kann zum Beispiel erkannt werden, ob Arbeiten doppelt ausgeführt
werden oder ob die Kosten der Arbeit ihren betrieblichen Nutzen übersteigen und gege-
benenfalls fremdvergeben werden sollten. Das Benchmarking (auch Kennzahlenanalyse
genannt), ist die Analysemethode, mit deren Hilfe Soll-Kennzahlen, die einen ge-
wünschten oder anzustrebenden Zustand beschreiben, mit Ist-Kennzahlen, die den tat-
sächlichen Zustand beschreiben, verglichen werden. Kennzahlen selbst sind bewusst
verdichtete Daten der komplexen Realität [Web, S, 204].
+RUYiWK
stellt hierzu fest, dass
Kennzahlen ein geeignetes Hilfsinstrument für die Planung und die Kontrolle darstellt
[Hor, S. 509]. Die Kennzahlenanalyse ermöglicht eine Aussage über die Stärken oder
Schwächen des Prozesses oder des Teilprozesses. Der Vorteil dieser Methode liegt dar-
in, dass sich die Analyse auf wenige Kennwerte (Kennzahlen) konzentrieren kann.
Hierdurch ist eine schnelle Information der Leitungsebene über Stärken oder Schwä-
chen des Prozesses oder des Teilprozesses möglich.
Das Hauptziel der Prozessanalyse ist es jedoch, die Prozesse von Grund auf zu verein-
fachen, zu beschleunigen und zu standardisieren. Dabei ist Blindleistung zu eliminieren,
Fehlleistung zu reduzieren, Serviceleistung zu integrieren und Wertschöpfungsleistung
zu simplifizieren [Bin, S. 257]. Damit werden gleichzeitig Schnittstellen reduziert und
die Prozessdurchlaufzeiten verkürzt. Durch das Zusammenlegen von Aktivitäten und
durch die sinnvolle Verlagerung von Prozessfunktionen in andere Betriebsbereiche wird
zudem eine einfache und überschaubare Ablauffolge erreicht. Das Ergebnis sind Soll-
Prozesse, auf deren Grundlage die eigentliche Methodik der Prozessgestaltung erarbeitet
wird.
Der dritte und unter dem Gesichtspunkt einer wirtschaftlichen Betriebsführung wohl der
wichtigste Schritt ist die Optimierung und Modellierung der Sollprozesse (Abb. 7).
Grundlage hierfür ist eine gewissenhaft durchgeführte Analyse des Ist-Zustandes, wobei
die Stärken und Schwächen anhand gemessener oder errechneter Werte herausgearbeitet
wurden und der Kennzahlenvergleich als Meßlatte für die Notwendigkeit einer Modifi-
zierung des Ist-Zustandes herangezogen wird.
Zur Optimierung der Soll-Prozesse wird die bestehende Aufbauorganisation sowohl des
kommunalen Bauhofes wie auch der angrenzenden Verwaltungsbereiche in einem Or-
14

ganigramm und die vorhandene Ablauforganisation mit den jeweiligen Prozessen in
Form von Prozessketten dargestellt. Gleichzeitig wird die jeweils für eine Funktion zu-
ständige Organisationseinheit und die zu bearbeitenden Informationsobjekte (zum Bei-
spiel Formulare und Belege) festgehalten.
$EE
Dritter Schritt zum Informationssystem
4XHOOH
Eigene Erstellung
Parallel dazu wird der bestehende Informationsaustausch der Funktionsbereiche unter-
einander, der zur Aufgabenerfüllung notwendig ist, in einem Informationsflussdia-
gramm dargestellt. Auf diese Weise werden besondere Problembereiche und Schwach-
stellen innerhalb des Prozesses transparent gemacht, wie zum Beispiel eine redundante
Funktionsausführung, Organisationsbrüche, Informationsmedienbrüche oder aber eine
fehlende Datenverarbeitungsunterstützung. An dieser Stelle zeichnet sich dann bereits
ein anwendbares Soll-Konzept ab.
Ein ebenso wesentlicher Gesichtspunkt der Optimierung und Modellierung von Soll-
Prozessen ist die Definition von Erfolgsmaßstäben, mit deren Hilfe der Prozess später
gemessen und beurteilt werden kann. Das kann zum Beispiel die Festlegung einer Bear-
beitungszeit für einen Prozess oder einen Teilprozess sein, etwa die Mähdauer für einen
Sportplatz oder die Anzahl der an einem Tag zu pflanzenden Bäume.
Besonderes Ziel der Optimierung ist es, durchgängige Prozesse ohne Schnittstellen, von
der Beauftragung durch das Fachamt bis zur Abrechnung der fertigen Leistung mit dem
Fachamt, zu erhalten. Möglichst wenig prozessbedingte Schnittstellen zwischen den
einzelnen Segmenten der Aufbauorganisation bedeutet einerseits, dass im Prozessver-
15

lauf weniger Reibungsverluste entstehen können, dass andererseits aber dennoch eine
optimale Erfüllung der Aufgaben ermöglicht wird. Die im Verlauf der Ist-
Prozessdarstellung erkannten Schwachstellen werden bei der Optimierung der Soll-
Prozesse betrachtet und gegebenenfalls beseitigt. Das optimierte Soll-Prozessmodell
wird auch hinsichtlich seiner Unterstützung durch Informationsverarbeitungsfunktiona-
litäten untersucht. Informationsbedarfe der Prozesse und eine eventuelle Abdeckung
dieser Informationsbedarfe durch die vorhandenen informationsverarbeitenden Systeme
wird hierbei dokumentiert.
Der letzte Schritt ist die Umsetzung der optimierten Sollprozesse in ein Informations-
system (Abb. 8). Mit den Kernprozessen des Geschäftsbereichs werden die Prozesse
und die Organisationseinheiten, die daran beteiligt sind, aufgezeigt. Zu den Prozessen
werden die Informationsverarbeitungsfunktionalitäten gespiegelt, die ihrerseits auf In-
formationsobjekte zugreifen. Somit ist die Geschäftsprozess-Architektur eine Spiege-
lung der Kernprozesse unter Berücksichtigung der organisatorischen Prozesslandschaft
und unter Verwendung von Informationsverarbeitungsfunktionalitäten und Informa-
tionsobjekten.
$EE
Letzter Schritt zum Informationssystem
4XHOOH
Eigene Erstellung
Es gibt verschiedene Methoden zur Modellierung der Prozesse. Allerdings haben die
verschiedenen Methoden neben der unterschiedlichen Darstellungsart auch unterschied-
liche Modellierungsanlässe. Zu erwähnen ist hier die Unified Modelling Language
(UML), die eine rein objektorientierte Modellierungsmethode ist. Sie findet ihren Ein-
satz verstärkt in der Planungsphase und beim Softwareentwurf als Beschreibungsmög-
16

Details

Seiten
Erscheinungsform
Originalausgabe
Jahr
2003
ISBN (eBook)
9783832472795
ISBN (Paperback)
9783838672793
DOI
10.3239/9783832472795
Dateigröße
3.9 MB
Sprache
Deutsch
Institution / Hochschule
Private FernFachhochschule Darmstadt; Standort Pfungstadt – Informatik
Erscheinungsdatum
2003 (Oktober)
Note
2,0
Schlagworte
bauhof controlling steuerung arbeitsprozess bauhofinformationssystem
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Titel: Einsatz von Informationssystemen in der Kommunalverwaltung
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