Der Einfluss der Informationstechnologie auf den Wirtschaftsprüfungsprozess
©2003
Diplomarbeit
101 Seiten
Zusammenfassung
Inhaltsangabe:Zusammenfassung:
Stellen Sie sich vor, sie sind ein Wirtschaftsprüfer und müssten im Nachhinein Buchungen überprüfen, deren Entstehung bereits ein halbes Jahr zurückliegt und dessen Quelldokumente nicht mehr in Papierform vorliegen. Die Buchungen wurden in Echtzeit abgewickelt und haben Einfluss auf Unternehmen in der ganzen Welt. Fehler könnten Sie zwar mit viel Mühe und langwierigen Nachforschungen noch entdecken, aber die Auswirkungen der falschen Buchungen wären längst irreversibel. Welchen Nutzen hat der Bestätigungsvermerk über den Jahresabschluss dann noch für seine Adressaten?
Es stellt sich die Frage, wie man den Wirtschaftsprüfungsprozess im Informationszeitalter verbessern und mit den Wünschen seiner Adressaten in Einklang bringen kann. Der Faktor Information gewinnt vor allem in den westlichen Industriestaaten immer mehr an Bedeutung, gleichzeitig lässt aber das Interesse an der Standarddienstleistung Jahresabschlussprüfung nach, obwohl es ein gesteigertes Bedürfnis nach Sicherheit gibt, dass die Informationen für die Zwecke, für die sie verwendet werden sollen, relevant und richtig sind.
Unternehmen setzen auf integrierte betriebswirtschaftliche Informationssysteme, mit deren Hilfe sie redundanzfreie Datenbestände auf Echtzeit-Basis zur Verfügung haben. Ein weiterer Trend zeichnet sich mit der verstärkten Integration der Informationssysteme verschiedener Unternehmen ab. Mit dem Wechsel der Klienten zu solchen papierlosen, integrierten Online-Buchführungssystemen, muss sich auch der Prüfungsprozess verändern.
Der Einfluss der Informationstechnologie auf den Wirtschaftsprüfungsprozess wird durch den Einsatz der Informationstechnologie seitens der Unternehmen und durch den Einsatz bei den Wirtschaftsprüfern selbst beeinflusst. Wirtschaftsprüfer können die Informationstechnologie nicht länger ignorieren, da von ihr die Ordnungsmäßigkeit von modernen DV-gestützte Buchführungssysteme zu einem großen Teil abhängt. Die aktuellen Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung erfordern die Veränderung der Verfahren, um im Informationszeitalter die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung weiterhin zu gewährleisten.
Ausgehend von Standards im Zusammenhang mit der Prüfung in einem EDV-Umfeld wird gezeigt wie neue technologische Möglichkeiten, darunter der Einsatz von CAATs (Computer-Assisted-Audit-Techniques) und Continuous Auditing, die Qualität der Jahresabschussprüfung verbessern können und für die Wirtschaftsprüfungskanzleien die […]
Stellen Sie sich vor, sie sind ein Wirtschaftsprüfer und müssten im Nachhinein Buchungen überprüfen, deren Entstehung bereits ein halbes Jahr zurückliegt und dessen Quelldokumente nicht mehr in Papierform vorliegen. Die Buchungen wurden in Echtzeit abgewickelt und haben Einfluss auf Unternehmen in der ganzen Welt. Fehler könnten Sie zwar mit viel Mühe und langwierigen Nachforschungen noch entdecken, aber die Auswirkungen der falschen Buchungen wären längst irreversibel. Welchen Nutzen hat der Bestätigungsvermerk über den Jahresabschluss dann noch für seine Adressaten?
Es stellt sich die Frage, wie man den Wirtschaftsprüfungsprozess im Informationszeitalter verbessern und mit den Wünschen seiner Adressaten in Einklang bringen kann. Der Faktor Information gewinnt vor allem in den westlichen Industriestaaten immer mehr an Bedeutung, gleichzeitig lässt aber das Interesse an der Standarddienstleistung Jahresabschlussprüfung nach, obwohl es ein gesteigertes Bedürfnis nach Sicherheit gibt, dass die Informationen für die Zwecke, für die sie verwendet werden sollen, relevant und richtig sind.
Unternehmen setzen auf integrierte betriebswirtschaftliche Informationssysteme, mit deren Hilfe sie redundanzfreie Datenbestände auf Echtzeit-Basis zur Verfügung haben. Ein weiterer Trend zeichnet sich mit der verstärkten Integration der Informationssysteme verschiedener Unternehmen ab. Mit dem Wechsel der Klienten zu solchen papierlosen, integrierten Online-Buchführungssystemen, muss sich auch der Prüfungsprozess verändern.
Der Einfluss der Informationstechnologie auf den Wirtschaftsprüfungsprozess wird durch den Einsatz der Informationstechnologie seitens der Unternehmen und durch den Einsatz bei den Wirtschaftsprüfern selbst beeinflusst. Wirtschaftsprüfer können die Informationstechnologie nicht länger ignorieren, da von ihr die Ordnungsmäßigkeit von modernen DV-gestützte Buchführungssysteme zu einem großen Teil abhängt. Die aktuellen Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung erfordern die Veränderung der Verfahren, um im Informationszeitalter die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung weiterhin zu gewährleisten.
Ausgehend von Standards im Zusammenhang mit der Prüfung in einem EDV-Umfeld wird gezeigt wie neue technologische Möglichkeiten, darunter der Einsatz von CAATs (Computer-Assisted-Audit-Techniques) und Continuous Auditing, die Qualität der Jahresabschussprüfung verbessern können und für die Wirtschaftsprüfungskanzleien die […]
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
ID 7184
Fabian, Klaus: Der Einfluss der Informationstechnologie auf den
Wirtschaftsprüfungsprozess
Hamburg: Diplomica GmbH, 2003
Zugl.: Karls-Franzens-Universität Graz, Universität, Diplomarbeit, 2003
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Printed in Germany
I
Inhaltsverzeichnis
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ... III
ABBILDUNGSVERZEICHNIS...V
1
EINLEITUNG... 1
2
VERÄNDERUNGEN IM UMFELD DER WIRTSCHAFTSPRÜFUNG ... 4
2.1 Z
IELE DER
J
AHRESABSCHLUSSPRÜFUNG
... 4
2.2 EDV-E
INSATZ IM
R
ECHNUNGSWESEN DER
U
NTERNEHMEN
... 5
2.2.1
Grundlagen des computergestützten Rechnungswesens ... 5
2.2.2
Data Warehouse... 7
2.2.3
Moderne integrierte betriebswirtschaftliche Standardanwendungssoftware 9
2.2.4
Elektronischer Datenverkehr ... 12
2.3 N
EUE
H
ERAUSFORDERUNGEN FÜR DEN
W
IRTSCHAFTSPRÜFER
... 14
3
PRÜFUNG IN EINEM EDV-UMFELD ... 18
3.1 E
INLEITUNG
... 18
3.2 B
EACHTUNG DER
G
RUNDSÄTZE ORDNUNGSMÄßIGER
B
UCHFÜHRUNG
(G
O
B) ... 20
3.3 D
IE
E
IGENART VON
EDV-V
ERARBEITUNGEN
... 21
3.4 I
NTERNE
K
ONTROLLEN IN EINEM
EDV-U
MFELD
... 22
3.4.1
Allgemeine EDV-Kontrollen ... 23
3.4.2
EDV-Anwendungskontrollen... 24
3.5 B
ESTANDTEILE DER
D
OKUMENTATION
... 25
3.6 P
RÜFUNGSABLAUF
... 27
3.7 I
NFORMATION
S
YSTEM
A
UDIT AND
C
ONTROL
A
SSOCIATION
(ISACA)... 28
3.7.1
Kriterien für Qualität, Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit ... 29
4
ÜBERBLICK ÜBER DEN EINSATZ VON INFORMATIONSTECHNOLOGIE
IM WIRTSCHAFTSPRÜFUNGSPROZESS ... 31
4.1 E
INLEITUNG
... 31
4.2 A
NWENDUNGSMÖGLICHKEITEN VON COMPUTERGESTÜTZTEN
P
RÜFUNGSTECHNIKEN
... 32
4.3 P
RÜFUNGSSOFTWARE IN DER
P
LANUNG
... 33
4.3.1
Netzplantechnik ... 34
II
4.4 A
LLGEMEINE
P
RÜFUNGSSOFTWARE
... 35
4.4.1
Audit Command Language (ACL)... 39
4.4.2
AUDIT SYSTEM/2... 43
4.5 P
ROBLEMORIENTIERTE
W
ERKZEUGE
... 46
4.5.1
Integrated Test Facilities (ITF)... 47
4.5.2
Snapshot/Extended Record-Methode ... 50
4.5.3
System Control Audit Review File (SCARF) ... 52
4.5.4
Data and System Integrity Monitoring... 54
4.5.5
Profiling ... 54
4.5.6
Data Mining ... 55
4.6 E
XPERTENSYSTEME
... 56
4.6.1
Aufbau von Expertensystemen... 58
5
CONTINUOUS AUDITING ... 61
5.1 E
INLEITUNG
... 61
5.2 D
EFINITION
... 63
5.3 V
ORAUSSETZUNGEN FÜR
C
ONTINUOUS
A
UDITING
... 65
5.4 P
ROZESS
... 68
5.5 D
IGITALE
D
ATENANALYSE
... 73
5.5.1
Benford's Gesetz ... 74
5.6 A
GENTENTECHNOLOGIE
... 76
5.7 A
USBLICK UND
M
ÖGLICHKEITEN
... 80
6
ZUSAMMENFASSUNG ... 83
LITERATURVERZEICHNIS ... 86
III
Abkürzungsverzeichnis
Abs. ...Absatz
ACL ...Audit Command Language
AICPA...American Institute of Certified Public Accountants
akt...aktualisierte
AS/2...Audit System/2
Aufl. ...Auflage
AWV ...Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung
BAO...Bundesabgabenordnung
bzgl...Bezüglich
bzw. ...beziehungsweise
CPA ...Certified Public Accountant
COBIT ...Control Objectives for Information and related Technology
d.h. ...das heißt
EDI ...Electronic Data Interchange
EDIFACT ...EDI for Administration, Commerce and Transport
ERP ...Enterprise Resource Planning
erw...erweiterte
et al...Et alii
etc...et cetera
gem. ...gemäß
GoB ...Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung
GoBS...Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
GoDV...Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung
HGB...Handelsgesetzbuch
Hrsg...Herausgeber
IV
IAPS ...International Auditing Practice Statement (Prüfungsnorm, IFAC)
IBSIS ...integriertes betriebswirtschaftliches Standardinformationssystem
IDW ...Institut der Wirtschaftsprüfer
IDW EPS ...IDW Prüfungsstandards
IFAC ...International Federation of Accountants
ISA...International Standards on Auditing
ISACA...Information System Audit and Control Association
IT ...Informationstechnologie
ITF ...Integrated Test Facility
LAN ...Local Area Network
No...Number
ODBC ...Open DataBase Connectivity
OLE ...Object Linking and Embedding
o.V. ...ohne Verfasser
ROM ...Read Only Memory
S. ...Seite(n)
SAS ...Statement on Auditing Standards
u.U...unter Umständen
vgl...vergleiche
WAN ...Wide Area Network
XML ...eXtensible Markup Language
z.B. ...zum Beispiel
V
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Datengewinnung im Data Warehousing ... 7
Abbildung 2: Aufbau von AS/2... 44
Abbildung 3: Integrated-Test-Facility (ITF) ... 48
Abbildung 4: Snapshot-Methode ... 50
Abbildung 5: Extended Record Methode ... 51
Abbildung 6: SCARF-Methode ... 52
Abbildung 7: Funktionale Bestandteile eines typischen Expertensystems ... 58
Abbildung 8: Continuous Auditing Prozess... 68
Einleitung Seite
1
1 Einleitung
,,Angesichts der technologischen Entwicklung einer Gesellschaft, die zunehmend
auf Informationen basiert, werden sich Wirtschaftsprüfer mehr an der
Informationstechnologie beteiligen müssen."
1
Der Faktor Information gewinnt vor allem in den westlichen Industriestaaten immer
mehr an Bedeutung. In Unternehmen bestimmt die Ressource Information als
vierter Produktionsfaktor über die Qualität der Entscheidungen hinaus auch
andere Produktionsfaktoren.
2
Dies schafft ein Bedürfnis nach Sicherheit, dass die
Informationen für die Zwecke, für die sie verwendet werden sollen, relevant und
richtig sind.
Unternehmen setzen auf integrierte betriebswirtschaftliche Informationssysteme,
mit deren Hilfe sie redundanzfreie Datenbestände auf Echtzeit-Basis zur
Verfügung haben.
3
Ein weiterer Trend zeichnet sich mit der verstärkten
Integration
4
der Informationssysteme verschiedener Unternehmen ab.
5
Mit dem
Wechsel der Klienten zu solchen papierlosen, integrierten Online-
Buchführungssystemen, muss sich auch der Prüfungsprozess verändern.
6
Wenn
Beweise ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, erhöht sich oft die
Gefahr von inkorrekter Eingabe oder Veränderung von Buchungen, die unentdeckt
bleiben. Da in modernen Informationssystemen vorliegende Beweise einfach
änderbar sind, ist die Aufdeckung von gefälschten oder geänderten Daten
schwierig.
Traditionell wird Beweisen, die aus Quellen außerhalb des Unternehmens
stammen, eine höhere Glaubwürdigkeit zugestanden. In EDI oder anderen
Systemen des elektronischen Datenaustauschs müssen Wirtschaftsprüfer
1
AICPA Future Issues Committee (1991)
2
Vgl. BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S.13
3
Vgl. BIERSTAKER/BURNABY/THIBODEAU (2001), S.161
4
z.B. EDIFACT mit oder ohne Internet, EDI-XML, etc.
5
Vgl. STAUD (2001), S.44
6
Vgl. BIERSTAKER/BURNABY/THIBODEAU (2001), S.159
Einleitung Seite
2
annehmen, dass diese externen Informationen
7
nicht mehr unbedingt unabhängig
von der Buchführung des Klienten erzeugt werden, da diese Systeme in
integrativer Weise miteinander verbunden sind.
8
Der Schlüssel zum Erhalt
ausreichender elektronischer Beweise liegt somit einerseits im Verständnis und
der Kontrolle von Kernprozessen des Klienten.
9
Andererseits könnte eine jährliche
Prüfung im Nachhinein nicht mehr ausreichen, um die Ordnungsmäßigkeit der
Buchführung zu gewährleisten.
10
Die Möglichkeiten der modernen Informationstechnologie erlauben es immer mehr
Unternehmen ihre Buchführungen täglich abzuschließen. Die Adressaten der
Jahresabschlüsse haben ein Interesse an zeitnahen Informationen. In Zukunft
könnten somit Unternehmen bei technischer Möglichkeit und ausreichender
Nachfrage über ein leicht zugängliches Informationsmedium wie das Internet
kontinuierliche Berichterstattung betreiben. Für die Adressaten würde dabei
geprüfte, publizierte Information an Wert gewinnen.
Diese Arbeit hat das Ziel, den Einfluss der Informationstechnologie auf den
Wirtschaftsprüfungsprozess darzustellen. Der Wirtschaftsprüfungsprozess ist
dabei durch den Einsatz der Informationstechnologie seitens der Unternehmen
und durch den Einsatz bei den Wirtschaftsprüfern selbst beeinflusst.
Wirtschaftsprüfer können die Informationstechnologie nicht länger ignorieren, da
von ihr die Ordnungsmäßigkeit von modernen DV-gestützte Buchführungssysteme
zu einem großen Teil abhängt. Viele Softwareanwendungen sind in der Planung
und substantiellen Prüfung nicht mehr wegzudenken. Die Wirksamkeit von
internen Kontrollen kann mit eingebetteten, problemorientierten
Softwarewerkzeugen beurteilt werden.
In bezug auf Echtzeit-Systeme wird seit geraumer Zeit der Einsatz von Continuous
Auditing gefordert. Dieses Verfahren könnte dabei die vielleicht bedeutendste
7
Lieferscheine, Kaufaufträge, etc.
8
Vgl. MORELAND (1997), S.48; BECHTEL (2001), S.178
9
Vgl. MORELAND (1997), S.48
10
Vgl REZAEE/ELAM/SHARBATOGHLIE (2001), S.157
Einleitung Seite
3
technologisch induzierte Veränderung im Wirtschaftsprüfungsprozess darstellen
und in Zukunft verstärkt zum Einsatz kommen. Es stellt sich vor allem die Frage,
ob in modernen, komplexen Informationssystemen der traditionelle,
rückwärtsgerichtete Ansatz nicht durch einen in die Zukunft blickenden,
präventiven Ansatz ersetzt werden sollte, um mit den neuen Anforderungen
zurechtzukommen.
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
4
2 Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung
2.1 Ziele der Jahresabschlussprüfung
Die Abschlussprüfung hat das Ziel, den Jahresabschluss, das Rechnungswesen
und den Lagebericht auf Übereinstimmung mit Gesetz und Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung zu überprüfen. Darüber hinaus wird geprüft, ob die
Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens durch den
Jahresabschluss und den Lagebericht zutreffend zum Ausdruck gebracht
werden.
11
,,Revisionen müssen zu einem Urteil über die Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit
des Prüfungsobjektes führen, auf das alle hiervon zu Unterrichtenden vertrauen
können
12
".
Ausgehend vom Grobziel der Ordnungsmäßigkeit lassen sich allgemeine und
spezielle Prüfungsziele definieren.
13
Wichtig für die Durchführung des Prüfungsauftrags sind die Ziele der
Urteilssicherheit und Wirtschaftlichkeit. Es sollte daher möglich sein, ein
hinreichend sicheres Prüfungsurteil bei minimalen Prüfungskosten zu erreichen.
Ein absolut sicheres Prüfungsurteil kann aufgrund von Ermessensentscheidungen
in bezug auf die Anwendung von Stichproben, der begrenzten Aussagekraft von
Prüfungsbeweisen, etc. in der Praxis nicht erreicht werden. In die
Wirtschaftlichkeitsüberlegungen sollten unmittelbar und mittelbar zurechenbare
Aufwendungen einbezogen werden sowie auf die möglichen Kosten von
Nachbearbeitungen und rechtlicher Inanspruchnahme bei
Schadenersatzforderungen nach wirtschaftlichen Verlusten beim Klienten nicht
vergessen werden.
14
11
Vgl. KRAUSE/BREIT (1997), 59; ISA (2000), S.19
12
LEFFSON (1985), Sp.2
13
Vgl. MANDL/KÖNIGSMAIER/JUNG (1996), S27f
14
Vgl. MARTEN/QUICK/RUHNKE (2001), S.141
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
5
2.2 EDV-Einsatz im Rechnungswesen der Unternehmen
2.2.1 Grundlagen des computergestützten Rechnungswesens
In der heutigen Buchungspraxis erfolgt die Erfassung und Aufbewahrung des
Buchungsstoffes praktisch ausschließlich auf sogenannten Datenträgern.
15
Ein für
die Ordnungsmäßigkeit von Buchführungen interessantes Problem stellt dabei die
Tatsache dar, dass magnetische Aufzeichnungen zu den am einfachsten (spurlos)
veränderbaren Medien gehören und sich ihre Verwendung für
Buchführungszwecke daher ausdrücklich verbieten würde.
16
Da magnetische
Aufzeichnungen aus ihrer physikalischen Natur heraus stets änderbar bleiben,
sind durch spezielle Vorrichtungen (technische u. organisatorische) tatsächliche
Änderungen einmal getroffener Aufzeichnungen zu verhindern.
17
Aus EDV-technischer Sicht kann man zwischen den Formen der
Stapelverarbeitung und Dialogbuchführung unterscheiden. In
Stapelverarbeitungssystemen (batch-orientated processing systems) werden die
Transaktionen zum Eingabezeitpunkt in einer separaten Journaldatei von den
Belegen erfasst und erst später (stapelweise) auf die Hauptbuchkonten
übertragen.
18
Beispiele für die Stapelverarbeitung sind unter anderem:
· Die wöchentliche Verarbeitung von Zeitaufschreibungen für die
Gehaltsabrechnung
· Die Verarbeitung von Barschecks, um die Kreditorendatei zu aktualisieren
· Die Verarbeitung von Rechnungsdaten, um die Debitorendatei zu
aktualisieren
Das Hauptbuch (general ledger) stellt das Rückgrad des automationsgestützten
Informationssystems dar. Dabei erfolgt die Aktualisierung der Hauptbuchdateien
15
Diskette, Magnetplattenspeicher, CD-ROM, etc.
16
Vgl. § 190 (3) HGB, § 131 (1) Z.6 BAO
17
Vgl. HÖRMANN (1997), S.192ff
18
Vgl. HANISCH/KEMPF (1990), S.285
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
6
im Direktzugriff meist auf monatlicher Basis. Davor müssen in den
Fremdanwendungen die Daten für die Fortschreibung des Hauptbuches
vorbereitet werden. Für das Design von Buchführungssystemen von großer
Bedeutung ist das Vorbereiten von Standard-Buchungssätzen (a pro forma set of
journal entries) für die wichtigsten monatlichen, quartalweisen oder jährlichen
Buchungen.
19
Automatische Programmkontrollen überwachen, ob die
Kontennummern sowie ihre Journalzuordnungen korrekt sind. Ungültige Daten
werden an der Eingabestelle zur Korrektur und Neueingabe zurückgewiesen.
20
Bei der echten Dialogverarbeitung (Real-Time-Processing) werden die
Dateneingaben sofort im System verarbeitet.
21
Für den Anwender stehen dabei
Daten zeitnah für Auswertungen und Berichte bereit.
22
Real-Time-Processing
Systeme sind sehr komplex und stellen den Anwender vor große
Herausforderungen. Durch ihre Komplexität verursachen sie mitunter hohe
Kosten. Die gleichzeitige Verarbeitung macht diese Systeme anfällig gegenüber
Hardware-, Software- und Verarbeitungsfehler (fehlerhafte und verfälschte
Eingaben).
Heute sind in der Praxis häufig noch Mischformen zwischen Dialog- und
Stapelverarbeitungssystemen im Einsatz. Die dialogorientierte Erfassung bleibt
dabei auf die Erfassung und Eingabe der Buchungen beschränkt. Damit ist es
möglich, den Beleg am Entstehungsort zu erfassen und den Anwender durch klare
Erfassungsmasken zu unterstützen. Die erfassten Daten werden
zwischengespeichert und nach Ende der Dialogzeit unter Einsatz von Batch-
Programmen verarbeitet.
23
19
Vgl. HÖRMANN (1997), S.19
20
BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S.86; GoBS (1995), Punkt 4.4
21
Vgl. HANISCH/KEMPF (1990), S.286
22
Vgl. BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S.122
23
Vgl. HANISCH/KEMPF (1990), S.286; BRINKMANN/ZEILINGER (2000),S.122 u. 123
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
7
2.2.2 Data Warehouse
In Unternehmen existieren häufig eine Vielzahl unterschiedlicher
Informationssysteme, die für die Unterstützung von operativen Tätigkeiten benötigt
werden.
24
Viele Unternehmen besitzen eine Fülle von Daten, die sie jedoch nicht
sinnvoll nutzen.
25
Im Grunde genommen definiert man ein Data Warehouse als ein
unternehmensintern unternehmensextern
Datenquellen
Marketing
Finanzen
Personal
Online
Daten-
banken
Fachzeits
chriften
Transformationsprogramme
Kunden
Produkte
Absatz-
regionen
Mit-
arbeiter
Data
Warehouse
Abbildung 1: Datengewinnung im Data Warehousing
26
Modell zur Speicherung und Analyse von betrieblichen Daten, die in den
Geschäftsprozessen anfallen.
27
Das Ziel ist dabei die Integration von Daten zur
Steuerung einzelner Geschäftsfelder und des Unternehmens.
28
Data Warehouse
dient den Unternehmen dabei als Werkzeug für das Kontroll- und Berichtswesen.
29
Es bezieht seine Daten aus unternehmensexternen und unternehmensinternen
(transaktionsbedingte Kundendaten, nichttransaktionsbedingte Kundendaten,
Daten aus Geschäftsprozessen, etc.) Quellen. Durch das Metadatenmodell erfolgt
24
Vgl. JUNG/WINTER (2000), S.4
25
Vgl. MUCKSCH (1999), S.171
26
Vgl. MUCKSCH (1999), S.180
27
Vgl. YOUNESS (2000), S.13
28
Vgl. JUNG/WINTER (2000), S.6
29
Vgl. STAUD (2001), S.38
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
8
eine systematische, strukturierte und nachvollziehbare Umwandlung der Rohdaten
in eine für die Verwendung in analyseorientierten Systemen geeignete Form.
Als Metadaten bezeichnet man Daten, die andere Daten in Data Warehouse
beschreiben.
30
Wichtig ist der Umstand, dass die Daten von den
verschiedenenDatenbanken nicht automatisch in das Data Warehouse
übernommen werden können, sondern das dazu folgende Schritte notwendig
sind:
31
· Ableitung (Daten werden aus mehreren Quellen und Formaten abgeleitet)
· Umwandlung (Daten werden an Entscheidungsprozesse angepasst und
umgewandelt)
· Überprüfung (fehlerhafte Daten werden eliminiert)
· Integration (überprüfte Daten werden in Data Warehouse gespeichert)
Data Warehouse speichert und organisiert Daten, die zu Analysezwecken
angefordert werden über lange Zeit. Diese Daten werden nicht mehr verändert
und dienen sozusagen als Abbild der Unternehmung eines bestimmten
Zeitpunktes für eine bestimmte Entscheidungssituation.
32
Der Nutzen von Data Warehouse für die Entscheidungsfindung hängt von der
Qualität und Aktualität der verfügbaren Daten ab. Data Warehouse wird so oft mit
neuen Daten aktualisiert, wie es notwendig erscheint, um einen Ausgleich
zwischen operationaler Effektivität und Bedarf an entscheidungsrelevanten,
zeitabhängigen Daten zu finden.
33
30
Vgl. MUCKSCH (1999), S.182ff
31
Vgl. WEISS (1998), S.4
32
Vgl. YOUNESS (2000), S.13
33
Vgl. BAUER/GÜNZEL (2001), S.42-46
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
9
2.2.3 Moderne integrierte betriebswirtschaftliche
Standardanwendungssoftware
Mit dem Beginn des neuen Jahrhunderts gehen einschneidende Veränderungen in
unserem sozialen und wirtschaftlichen Umfeld einher. Durch verbesserte
Verkehrsverbindungen und Telekommunikation ändern sich zunehmend die
Geschäftsprozesse.
34
Die Grenzen einer Unternehmung verblassen immer mehr,
wie man an Beispielen von elektronischen Märkten, Telekooperationen,
strategischen Netzwerken und virtuellen Organisationen sieht.
35
Internationale
Verflechtungen und immer komplexere Aufgabenstellungen für das Management
erfordern neue Softwarelösungen.
Ein Softwaretyp, dessen Urheber eine effiziente Lösung für das DV-Problem aller
Unternehmen anbieten, hat sich auf breiter Front durchgesetzt. Er wird
unterschiedlich benannt, z.B. Standardlösung, Standardsoftware,
Unternehmensweite Komplettlösung, Betriebswirtschaftliche Software oder auch
ERP-Software. In der Folge sprechen wir von einem integrierten
betriebswirtschaftlichen Standardinformationssystem (IBSIS).
,,Ein integriertes betriebswirtschaftliches Standardinformationssystem (IBSIS)
besteht aus einer Menge von Programmen, die für den Einsatz in mehreren
Organisationen entwickelt wurden und genau definierte betriebswirtschaftliche
Aufgaben unterstützen.
36
" Ein IBSIS kann durch Module und Parameter an
individuelle Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden und die
Komponenten sind im Sinne eines ganzheitlichen Informationssystems in
integrativer Weise miteinander verbunden.
Beispiele für integrierte betriebswirtschaftliche Standardinformationssysteme sind
SAP R/3, Produkte von Oracle, Peoplesoft oder Baan.
37
34
Vgl. BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S.3
35
Vgl. TOLKMIT/TEUSCH (1998), S.5
36
BARBITSCH (1996), S.13
37
Vgl. BARBITSCH (1996), S.13; STAUD (2001), S.40
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
10
2.2.3.1 Anforderungen an eine moderne Produktarchitektur
Ein IBSIS muss die eingangs erwähnten komplexen und globalen
Geschäftsprozesse von der Planung über die Durchführung bis zur Kontrolle
konform zur Ablauforganisation umfassend und effizient unterstützen. Die neuen
Rahmenbedingungen erfordern sowohl von der betriebswirtschaftlichen als auch
von der technologischen Seite Anpassungen, Erweiterungen und
Restrukturierungen des IBSIS.
38
Die Anforderungen an die technologische Infrastruktur betreffen dabei die
Skalierbarkeit des Systems, die schnelle Adaptierung an neue Technologien und
die Möglichkeit stetiger Erweiterungen und Verbesserungen. Die Wartungs- und
Upgradefähigkeit dürfen keinerlei Beschränkungen unterliegen.
39
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist zu bedenken, dass jede Veränderung der
Abläufe oder der Strukturen mit einer Anpassung der Software verbunden sein
muss.
40
2.2.3.2 Integration
Mit einer integrierten Architektur wird das Ziel verfolgt, ein ganzheitliches
Informationssystem zu gestalten. Die Kennzeichen der Integration sind:
41
· Redundanzfreie Datenhaltung
· Ständige Aktualität der Daten
· Möglichst detaillierte Abbildung der Verflechtungen aller Prozesse eines
Unternehmens
· Einmaliger Erfassungsaufwand
38
Vgl. STAUD (2001), S.41; TOLKMIT/TEUSCH (1998), S.8
39
Vgl. TOLKMIT/TEUSCH (1998), S.8
40
Vgl. STAUD (2001), S.41
41
Vgl. BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S. 43; MERTENS (2001), S.9
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
11
· Verringerung der Systemschnittstellen auf ein Minimum
· Einheitliche Bedieneroberfläche
Der Integrationsaspekt gliedert sich dabei in 2 Teile. Erstens unterstützt ein IBSIS
alle Geschäftsprozesse des kaufmännischen bzw. betriebswirtschaftlichen Bereich
eines Unternehmens einschließlich der Produktionsplanung (1.Integrationsaspekt).
Zweitens ist es für die konkreten Strukturen und Prozesse vieler Unternehmen
geeignet. (2.Integrationsaspekt)
42
Inzwischen sind diese Produkte auch auf die Abwicklung überbetrieblicher
Geschäftsprozesse ausgelegt.
43
Dies ist für die Kunden-Lieferanten-Beziehungen
und für den Überweisungsverkehr zwischen Banken von großer Bedeutung.
44
Die
technischen Lösungen für integrierte, überbetriebliche Prozesse sind bereits fertig.
Früher oder später könnten die Tätigkeiten bei Kauf- und Verkaufstransaktionen
zwischen den Geschäftspartnern automatisiert ablaufen.
45
Diese hoch entwickelte
Form der Integration von Datenverarbeitungsvorgängen muss aus der Sicht der
Finanzbuchführung mit besonders sensiblen Kontrollmaßnahmen kombiniert sein,
damit keine Fehlbuchungen stattfinden können. In solchen Systemen können
Buchführungen von anderen Unternehmen im eigenen Unternehmen Buchungen
verursachen, auf die man praktisch keinen Einfluss hat, aber für die man die
alleinige Verantwortung der Richtigkeit trägt.
46
Die Integration führt zu einer Herausforderung für das Unternehmen und die
beschäftigten Mitarbeiter. Zum Beispiel können Einzelfälle kaum manuell
abgewickelt werden, auch wenn es einfacher und kostengünstiger wäre. Die
Implementierung und Systemtests sind komplexe Aufgaben, bei denen eine
Vielzahl von Wechselwirkungen berücksichtigt werden müssen. Gute EDV-
42
Vgl. STAUD (2001), S.38
43
z.B.: mySAP.com
44
Vgl. BECHTEL (2001), S.178
45
Vgl. BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S.32
46
Vgl. BECHTEL (2001), S.178
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
12
Kenntnisse sind zwingend notwendig. Außerdem ist ein Prozessverständnis für
alle Stellen des Unternehmens unerlässlich.
47
Wirtschaftsprüfer müssen ein tiefes Verständnis für solche Systeme gewinnen, um
ein vertrauensvolles Urteil über die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung abgeben
zu können.
48
In komplexen, großen DV-gestützten Buchführungssystemen kann
das Nachvollziehen von Transaktionsabläufen für Prüfer eine schwierige Aufgabe
darstellen.
49
,,Ein System ablaufen zu lassen ist die schnellste, kürzeste und einzig
sichere Methode, um darin verborgene Emergenzstrukturen zu erkennen. Es gibt
keine Abkürzungen zur tatsächlichen Darstellung einer komplizierten, nichtlinearen
Gleichung, um entdecken zu können, was sie tut. Zuviel von ihrem Verhalten ist
auf engstem Raum versteckt.
50
" Für den Wirtschaftsprüfungsprozess bedeutet das
den Einsatz von Verfahren, die dem Prüfer ein Systemverständnis vermitteln. Die
Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung kann nicht mehr allein durch substantielle
Prüfungen im Nachhinein garantiert werden.
2.2.4 Elektronischer Datenverkehr
,,Electronic Data Interchange ist der unternehmensübergreifende Austausch von
Geschäftsdaten zwischen Computern in einer standardisierten,
maschinenlesbaren Form.
51
"
Gemäß dieser Definition wird somit nur der Datenaustausch zwischen
Unternehmen als EDI betrachtet. Dieser unternehmensübergreifende IT-Einsatz
impliziert die Verwendung von standardisierten Datenformaten, da sich zumindest
zwei Unternehmen auf die Verwendung eines gemeinsamen Übertragungsformats
47
Vgl. MERTENS (2001), S.10; BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S.43
48
Vgl. BIERSTAKER/BURNABY/THIBODEAU (2001), S.161
49
Vgl. WEBER (1999), S.762
50
KELLY (1997), S.25
51
EMMELHAINZ, M.: EDI A total management Guide, 2
nd
Edition, New York 1993, S.4, zitiert
nach: SEFFINGA (1996), 7
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
13
einigen müssen. Der Vorteil einer elektronischen Übertragung liegt in der
Vermeidung von Medienbrüchen, die sich in Doppelerfassungen von
Geschäftsdaten, hoher Fehleranfälligkeit, hohen Zeitaufwand, hohen
Personalaufwand und größerer Unsicherheit manifestieren.
52
Ein Hauptmerkmal von Geschäftsbeziehungen, die mit Hilfe von EDI abgewickelt
werden, ist das Verschwinden des herkömmlichen, auf Papier basierenden
Buchungsprozesses. Bestellformulare und Rechnungen liegen nicht mehr in
Papierform vor. Für den Wirtschaftsprüfer ergeben sich einige Implikationen für die
Prüfung von Geschäftsprozessen, die auf EDI basieren. Er muss verstehen,
welche Rolle EDI für das Unternehmen spielt und wie es seine Geschäftsprozesse
beeinflusst. Die Grenzen der Buchhaltungsabteilung verschwimmen mit der
Umgebung, da nicht nur das eigene Computersystem einen Einfluss auf die
ordnungsmäßige Verbuchung der Geschäftsfälle ausübt, sondern auch die
Computersysteme der Geschäftspartner. Fehler und Sicherheitslücken in den
Systemen der Kunden oder Lieferanten beeinflussen somit das eigene System.
53
Elektronischer Datenaustausch (EDI) findet seit einem Vierteljahrhundert statt.
Trotz der langen Geschichte verfügen weltweit nur schätzungsweise 125.000
Organisationen über ein EDI-System. Aufgrund der Kosten und der Komplexität
finden es kleine und mittlere Unternehmen schwierig, ein traditionelles EDI-
System einzurichten und zu pflegen.
54
Mit der zunehmenden Verbreitung einer neuen Metasprache für das Internet
(XML
55
) werden in Zukunft auch kleine und mittlere Unternehmen, die Vorteile des
elektronischen Datenaustausches nutzen können.
56
XML ist dabei eine
Kombination aus Text (Inhalt) und Codes zur Beschreibung des Inhalts (tags oder
markup). XML ist erweiterbar, d.h. man ist nicht auf eine vordefinierte Anzahl von
52
Vgl.SEFFINGA (1996), S.7ff
53
Vgl. MANCINO/HELMS (1998), S. 47
54
Vgl. MURCH/JOHNSON (2000), S.97; HOFFMAN (2001), S.41
55
XML - eXtensible Mark-up Language
56
Vgl. HOFFMAN (2001), S.41
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
14
,,tags" beschränkt sondern kann sich seine Eigenen definieren.
57
Außerdem ist
XML nicht ausschließlich für Maschinen sondern auch für Menschen in einem
normalen Texteditor lesbar.
58
2.3 Neue Herausforderungen für den Wirtschaftsprüfer
Ausgehend von einer dreitägigen Konferenz der AICPA
59
über die Situation des
Berufsstands Wirtschaftsprüfung kam man zu dem Schluss, dass die
Standarddienstleistung im Markt zunehmend auf Probleme trifft. Neben
rückläufigen bzw. stagnierenden Umsätzen zeigte sich auch eine allgemeine
Unzufriedenheit bei den Empfängern der Dienstleistungen.
60
Die
Jahresabschlussprüfung erfüllt nicht mehr das Informationsbedürfnis von
Investoren, Gläubigern und anderen Nutzern. Einerseits dienen die Informationen
aus dem Rechnungswesen traditionell als Unterstützung zur
Entscheidungsfindung.
61
Es besteht eine Tendenz zu aktuelleren,
entscheidungsrelevanten Informationen. Softwarekonzepte wie das SAP R/3
System
62
ermöglichen eine ganzheitliche Sicht auf alle Vorgänge in einer
Unternehmung und die Gewährung von zusammenhängenden
betriebswirtschaftlichen Daten über alle Prozessstufen und Organisationseinheiten
hinweg. Ein testierter Jahresabschluss, der eine begrenzte Aussage über
vergangenheitsbezogene Informationen enthält, verliert dabei naturgemäß für die
Entscheider an Bedeutung. Das Informationsbedürfnis der Interessenten wird
zunehmend durch alternative Informationsangebote erfüllt, z.B. durch externe
57
Vgl. AHMED et al. (2001), S.12
58
Vgl. HOFFMAN (2001), S.41
59
Santa-Fe-Konferenz (1993)
60
Vgl. BALLWIESER (2002), S.295
61
Vgl. WITTSIEPE (2002), S.118
62
R/3 steht dabei für Real-Time-System, Version 3; vgl. BRINKMANN/ZEILINGER (2000), S.19
Veränderungen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung Seite
15
Analysen, Banken oder durch komplexe Informationssysteme
63
im Unternehmen
selbst.
64
Als wahrscheinlich und technisch realisierbar kann der Übergang zu einer
kontinuierlichen Berichterstattung angesehen werden. Einige Unternehmen sind
bereits heute in der Lage, den täglichen Abschluss ihrer Buchführung
durchzuführen. In naher Zukunft könnten Unternehmen ihren Stakeholdern den
Zugang zu ihren Echtzeit-Informationen ermöglichen.
65
Betrachtend den Trend hin
zu einem kontinuierlichen Informationsfluss von finanzwirtschaftlichen Daten,
reicht eine Prüfung der Jahresabschlüsse einmal im Jahr im Nachhinein nicht
mehr aus.
66
Die Informationstechnologie erleichtert die Entwicklung virtueller Organisationen.
67
Von einer virtuellen Organisation kann ganz allgemein gesprochen werden, wenn
zwei oder mehrere Unternehmenseinheiten gemeinsam handeln, um ein
gemeinsames Ziel zu verfolgen. Als Beispiel für solche Strukturen können
Intranets genannt werden, die einem Hersteller und Lieferanten eine gemeinsame
identische Informationsplattform geben, in der Geschäftsprozesse abgewickelt
werden, z.B. automatisiert mit Hilfe von Software-Agenten
68
, die bei selbständigem
Feststellen von Lieferbedarf im System des Herstellers die Produktion beim
Lieferanten anstoßen.
69
Neue Entwicklungen der Informations- und
Kommunikationstechnologie helfen, traditionelle Grenzen von Raum und Zeit zu
überwinden und erleichtern somit die Herausbildung verteilter Arbeits- und
Organisationsformen.
70
63
z.B.: Data Warehouse, IBSIS
64
Vgl. WITTSIEPE (2002), S.118
65
Vgl. REZAEE et al. (2002), S.148
66
Vgl. WITTSIEPE (2002), S.120
67
Vgl. PICOT (2001), S.443
68
Vgl. Kapitel 5.6
69
Vgl. WITTSIEPE (2002), S.120
70
Vgl. PICOT (2001), S.443; BAILEY (2000), S.11
Details
- Seiten
- Erscheinungsform
- Originalausgabe
- Jahr
- 2003
- ISBN (eBook)
- 9783832471842
- ISBN (Paperback)
- 9783838671840
- DOI
- 10.3239/9783832471842
- Dateigröße
- 809 KB
- Sprache
- Deutsch
- Institution / Hochschule
- Karl-Franzens-Universität Graz – Sozial- und Wirtschaftswissenschaften
- Erscheinungsdatum
- 2003 (September)
- Note
- 2
- Schlagworte
- continuous auting computer assisted audit techniques caats edv-umfeld digitale datenanalyse computergestütztes rechnungswesen
