Soziale Arbeit & EDV
Verwendung von EDV-Systemen in Institutionen sozialer Arbeit
©2002
Diplomarbeit
110 Seiten
Zusammenfassung
Inhaltsangabe:Gang der Untersuchung:
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Verwendung von EDV-Systemen, welche in der modernen Unternehmensführung unentbehrliche Instrumente und Arbeitsmittel darstellen. Die klassische Sozialarbeit hat bei derart technischen Systemen allerdings noch immer Berührungsängste, da eine Entmenschlichung ihrer Tätigkeit befürchtet wird. Um eine Aussage darüber treffen zu können, inwieweit EDV in der heutigen Sozialarbeit eine Rolle spielt und auf welchem Niveau sie stattfindet, wurde in vier unterschiedlich großen Einrichtungen sozialer Arbeit eine Mitarbeiterbefragung mittels eines Fragebogens durchgeführt.
Nach dem ersten Kapitel, welches in das Thema einführt, wird im zweiten Kapitel darauf eingegangen, welche Vorteile man sich von der Verwendung von EDV in Unternehmen verspricht.
Im dritten Kapitel werden die nötigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen genannt, die es zu berücksichtigen gilt, wenn man EDV erfolgreich einführen und verwenden möchte.
Das große vierte Kapitel widmet sich der empirischen Untersuchung in ihren Kriterien, ihrer Vorgehensweise und ihren Ergebnissen.
Im fünften Kapitel werden die vier zu Beginn aufgestellten Hypothesen auf ihre Richtigkeit hin überprüft, die gewonnenen Erkenntnisse zusammengefasst und das Fazit der Untersuchung formuliert.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
1.Einleitung1
2.Zweck der Verwendung von EDV-Systemen3
2.1Optimierung von Planung und Dokumentation sozialer Arbeit3
2.2Gewinnung von Führungs- und Management-Informationen4
2.3Effizienzsteigerung durch Verwaltungsrationalisierung6
2.4Kompetenzsteigerung durch Internet- und Wissensmanagement-Systeme7
3.Voraussetzungen9
3.1Verwendete Software9
3.2Qualifikation der Mitarbeiter10
3.3Motivation10
3.4Kommunikation11
3.5Datensicherheit12
3.5.1Hardware12
3.5.2Betriebssysteme13
3.5.3Antiviren-Software13
3.5.4Datensicherung14
3.5.5EDV-Beauftragte14
3.6Ergonomie15
4.Empirische Untersuchung16
4.1Arbeitshypothesen16
4.2Wahl des Instruments17
4.3Die Auswahl17
4.4Pretests18
4.5Der Fragebogen19
4.5.1Soziografische Daten19
4.5.2Anwendung und Qualifikation20
4.5.2.1Anzahl der Computer pro Mitarbeiter20
4.5.2.2Gemeinsame Nutzung eines Computers20
4.5.2.3Dauer der Verwendung20
4.5.2.4Häufigkeit der Verwendung20
4.5.2.5Anwenderprogramme21
4.5.2.6Zweck der Programme21
4.5.2.7Allgemeine Anwenderkenntnisse21
4.5.2.8Ursprung der […]
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Verwendung von EDV-Systemen, welche in der modernen Unternehmensführung unentbehrliche Instrumente und Arbeitsmittel darstellen. Die klassische Sozialarbeit hat bei derart technischen Systemen allerdings noch immer Berührungsängste, da eine Entmenschlichung ihrer Tätigkeit befürchtet wird. Um eine Aussage darüber treffen zu können, inwieweit EDV in der heutigen Sozialarbeit eine Rolle spielt und auf welchem Niveau sie stattfindet, wurde in vier unterschiedlich großen Einrichtungen sozialer Arbeit eine Mitarbeiterbefragung mittels eines Fragebogens durchgeführt.
Nach dem ersten Kapitel, welches in das Thema einführt, wird im zweiten Kapitel darauf eingegangen, welche Vorteile man sich von der Verwendung von EDV in Unternehmen verspricht.
Im dritten Kapitel werden die nötigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen genannt, die es zu berücksichtigen gilt, wenn man EDV erfolgreich einführen und verwenden möchte.
Das große vierte Kapitel widmet sich der empirischen Untersuchung in ihren Kriterien, ihrer Vorgehensweise und ihren Ergebnissen.
Im fünften Kapitel werden die vier zu Beginn aufgestellten Hypothesen auf ihre Richtigkeit hin überprüft, die gewonnenen Erkenntnisse zusammengefasst und das Fazit der Untersuchung formuliert.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
1.Einleitung1
2.Zweck der Verwendung von EDV-Systemen3
2.1Optimierung von Planung und Dokumentation sozialer Arbeit3
2.2Gewinnung von Führungs- und Management-Informationen4
2.3Effizienzsteigerung durch Verwaltungsrationalisierung6
2.4Kompetenzsteigerung durch Internet- und Wissensmanagement-Systeme7
3.Voraussetzungen9
3.1Verwendete Software9
3.2Qualifikation der Mitarbeiter10
3.3Motivation10
3.4Kommunikation11
3.5Datensicherheit12
3.5.1Hardware12
3.5.2Betriebssysteme13
3.5.3Antiviren-Software13
3.5.4Datensicherung14
3.5.5EDV-Beauftragte14
3.6Ergonomie15
4.Empirische Untersuchung16
4.1Arbeitshypothesen16
4.2Wahl des Instruments17
4.3Die Auswahl17
4.4Pretests18
4.5Der Fragebogen19
4.5.1Soziografische Daten19
4.5.2Anwendung und Qualifikation20
4.5.2.1Anzahl der Computer pro Mitarbeiter20
4.5.2.2Gemeinsame Nutzung eines Computers20
4.5.2.3Dauer der Verwendung20
4.5.2.4Häufigkeit der Verwendung20
4.5.2.5Anwenderprogramme21
4.5.2.6Zweck der Programme21
4.5.2.7Allgemeine Anwenderkenntnisse21
4.5.2.8Ursprung der […]
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
ID 6670
Beck, Robert: Soziale Arbeit & EDV - Verwendung von EDV-Systemen in Institutionen
sozialer Arbeit
Hamburg: Diplomica GmbH, 2003
Zugl.: Weingarten, Fachhochschule, Diplomarbeit, 2002
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http://www.diplom.de, Hamburg 2003
Printed in Germany
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung ... 1
2
Zweck der Verwendung von EDV-Systemen... 3
2.1
Optimierung von Planung und Dokumentation sozialer Arbeit... 3
2.2
Gewinnung von Führungs- und Management-Informationen... 4
2.3
Effizienzsteigerung durch Verwaltungsrationalisierung... 6
2.4
Kompetenzsteigerung durch Internet- und
Wissensmanagement-Systeme... 7
3
Voraussetzungen ... 9
3.1
Verwendete Software ... 9
3.2
Qualifikation der Mitarbeiter... 10
3.3
Motivation ... 10
3.4
Kommunikation... 11
3.5
Datensicherheit... 12
3.5.1
Hardware... 12
3.5.2
Betriebssysteme... 13
3.5.3
Antiviren-Software... 13
3.5.4
Datensicherung ... 14
3.5.5
EDV-Beauftragte ... 14
3.6
Ergonomie ... 15
4
Empirische Untersuchung... 16
4.1
Arbeitshypothesen... 16
4.2
Wahl des Instruments... 17
4.3
Die Auswahl... 17
4.4
Pretests... 18
4.5
Der Fragebogen ... 19
4.5.1
Soziografische Daten... 19
4.5.2
Anwendung und Qualifikation ... 20
4.5.2.1
Anzahl der Computer pro Mitarbeiter ... 20
4.5.2.2
Gemeinsame Nutzung eines Computers ... 20
4.5.2.3
Dauer der Verwendung ... 20
4.5.2.4
Häufigkeit der Verwendung ... 20
4.5.2.5
Anwenderprogramme ... 21
4.5.2.6
Zweck der Programme ... 21
4.5.2.7
Allgemeine Anwenderkenntnisse ... 21
4.5.2.8
Ursprung der Anwenderkenntnisse ... 21
4.5.3
Motivation... 22
4.5.3.1
Notwendigkeit der Verwendung ... 22
4.5.3.2
Störung des Arbeitsbildes... 22
4.5.4
Kommunikation ... 22
4.5.4.1
Vernetzung mit einem Server... 22
4.5.4.2
Verwendung von Email... 22
4.5.4.3
Zugang zum Internet ... 23
4.5.5
Datensicherheit ... 23
4.5.5.1
Verwendetes Betriebssystem... 23
4.5.5.2
EDV-Beauftragter ... 24
4.5.6
Ergonomie... 24
4.5.6.1
Monitorgröße ... 24
4.5.6.2
Strahlenschutzrichtlinie... 24
4.6
Statistische Auswertung ... 24
4.6.1
Rücklauf ... 24
4.6.2
Erfassung der Daten ... 25
4.6.2.1
Mehrfachantworten bei offenen Fragen ... 26
4.6.2.2
Mehrfachantworten bei geschlossenen Fragen ... 27
4.6.2.3
Eindeutige Antworten bei offenen und geschlossenen Fragen... 28
4.6.3
Häufigkeiten ... 31
4.6.3.1
Alter ... 32
4.6.3.2
Geschlecht... 32
4.6.3.3
Schulabschlüsse... 33
4.6.3.4
Anzahl der Berufe... 33
4.6.3.5
Vorherige Berufe ... 34
4.6.3.6
Ausgeübter Beruf... 36
4.6.3.7
Funktion am Arbeitsplatz ... 37
4.6.3.8
Arbeitsfelder ... 38
4.6.3.9
Anzahl verwendeter Computer... 39
4.6.3.10
Computerteilung ... 39
4.6.3.11
Beginn der Arbeit mit Computern ... 40
4.6.3.12
Häufigkeit der Nutzung ... 41
4.6.3.13
Verwendete Programmarten ... 42
4.6.3.14
Aufgaben ... 43
4.6.3.15
Zusätzlich gut beherrschte Programme ... 45
4.6.3.16
Ursprung der Anwenderkenntnisse ... 46
4.6.3.17
Notwendigkeit der EDV-Verwendung und Störung
durch die Arbeit mit Computern... 48
4.6.3.18
Vernetzung mit Server... 49
4.6.3.19
Verwendung von Email... 49
4.6.3.20
Häufigkeit der Internetverwendung ... 50
4.6.3.21
Verwendete Betriebssysteme... 51
4.6.3.22
Spezieller EDV-Mitarbeiter ... 53
4.6.3.23
Monitorgröße ... 54
4.6.3.24
Entsprechung des Monitors nach TCO 95 oder 99... 56
4.6.4
Maße der zentralen Tendenz und der Variabilität... 56
4.6.4.1
Erklärung der Begriffe... 56
4.6.4.2
Alter ... 57
4.6.4.3
Anzahl erlernter Berufe... 58
4.6.4.4
Notwendigkeit und Störung ... 58
4.6.5
Kombinierte Merkmale ... 59
4.6.5.1
Alter ... 59
4.6.5.2
Geschlecht... 59
4.6.5.3
Schulabschluss... 61
4.6.5.4
Ausgeübte Berufe... 62
4.6.5.5
Funktion... 68
4.6.5.6
Arbeitsfeld (Institution)... 73
4.6.5.7
Computerteilung ... 84
4.6.6
Korrelationen... 84
4.6.6.1
Notwendigkeit und Störung ... 85
4.6.6.2
Anzahl der Programmarten und Aufgaben... 86
4.6.6.3
Vernetzung mit einem Server... 86
4.6.6.4
Email und Internet ... 87
5
Zusammenfassung... 88
5.1
Überprüfung der Hypothesen ... 88
5.2
Zusammenfassung weiterer Merkmale ... 90
5.2.1
Anzahl der Computer ... 90
5.2.2
Computerteilung... 90
5.2.3
Häufigkeit der Nutzung ... 91
5.2.4
Vernetzung... 91
5.2.5
Email ... 91
5.2.6
Internet ... 92
5.3
Fazit ... 93
6
Anhang... 94
7
Literatur ... 98
Abbildungsverzeichnis
Relative Häufigkeitsverteilung des Alters... 32
Relative Häufigkeitsverteilung der Geschlechter ... 32
Relative Häufigkeitsverteilung der Schulabschlüsse ... 33
Relative Häufigkeitsverteilung der Anzahl erlernter Berufe ... 33
Häufigkeitsverteilung der vorherigen Berufstypen ... 34
Relative Häufigkeitsverteilung der ausgeübten Berufe... 36
Relative Häufigkeitsverteilung der Funktion am Arbeitsplatz... 37
Relative Häufigkeitsverteilung der Mitarbeiter pro Arbeitsfeld ... 38
Relative Häufigkeitsverteilung der Anzahl verwendeter Computer pro Mitarbeiter ... 39
Relative Häufigkeitsverteilung der Computerteilung... 39
Relative Häufigkeitsverteilung des Beginns der Arbeit mit Computern ... 40
Relative Häufigkeitsverteilung der Nutzung ... 41
Häufigkeitsverteilung einzelner Programmarten... 42
Häufigkeitsverteilung einzelner Aufgaben... 43
Häufigkeitsverteilung einzelner zusätzlich gut beherrschter Programme... 45
Häufigkeitsverteilung der einzelnen Anwenderkenntnisquellen... 46
Relative Häufigkeitsverteilungen von Notwendigkeit und Störung ... 48
Relative Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Vernetzung ... 49
Relative Häufigkeitsverteilung der Emailverwendung... 49
Relative Häufigkeitsverteilung der Internetnutzung ... 50
Häufigkeitsverteilung der Angaben zum Betriebssystem ... 51
Relative Häufigkeitsverteilung der Betriebssysteme... 52
Relative Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Beschäftigung
eines speziellen EDV-Mitarbeiters ... 53
Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Monitorgröße ... 54
Relative Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Richtlinienkonformität ... 56
Mittelwerte der Notwendigkeit in Abhängigkeit vom ausgeübten Beruf... 65
Mittelwerte der Störung in Abhängigkeit vom ausgeübten Beruf... 66
Kombinierte Mittelwerte aus Notwendigkeit und Störung in Abhängigkeit
vom ausgeübten Beruf ... 66
Mittelwerte der Notwendigkeit in Abhängigkeit von der Funktion ... 70
Mittelwerte der Störung in Abhängigkeit von der Funktion ... 71
Kombinierte Mittelwerte aus Notwendigkeit und Störung in Abhängigkeit
von der Funktion ... 72
Mittelwerte der Anzahl der verwendeten Programmarten in Abhängigkeit
vom Arbeitsfeld ... 76
Mittelwerte der Anzahl der Aufgaben in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld ... 77
Mittelwerte der Notwendigkeit in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld ... 78
Mittelwerte der Störung in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld ... 79
Mittelwerte aus Notwendigkeit und Störung in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld... 80
Tabellenverzeichnis
Absolute Häufigkeitsverteilung des Alters... 32
Absolute Häufigkeitsverteilung der Geschlechter ... 32
Absolute Häufigkeitsverteilung der Schulabschlüsse ... 33
Absolute Häufigkeitsverteilung der Anzahl erlernter Berufe ... 33
Häufigkeitsverteilung der vorherigen Berufstypen in Abhängigkeit
zur Anzahl der Berufe ... 34
Häufigkeitsverteilung der vorherigen Berufstypen in Kombination miteinander ... 35
Absolute Häufigkeitsverteilung der ausgeübten Berufe... 36
Absolute Häufigkeitsverteilung der Funktion am Arbeitsplatz... 37
Absolute Häufigkeitsverteilung der Mitarbeiter pro Arbeitsfeld ... 38
Absolute Häufigkeitsverteilung der Anzahl verwendeter Computer pro Mitarbeiter ... 39
Absolute Häufigkeitsverteilung der Computerteilung... 39
Absolute Häufigkeitsverteilung des Beginns der Arbeit mit Computern ... 40
Absolute Häufigkeitsverteilung der Nutzung ... 41
Häufigkeitsverteilung kombinierter Programmarten... 43
Häufigkeitsverteilung kombinierter Aufgaben ... 44
Häufigkeitsverteilung kombinierter zusätzlich gut beherrschter Programme... 46
Häufigkeitsverteilung der kombinierten Anwenderkenntnisquellen ... 47
Absolute Häufigkeitsverteilung von Notwendigkeit und Störung ... 48
Absolute Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Vernetzung ... 49
Absolute Häufigkeitsverteilung der Emailverwendung... 49
Absolute Häufigkeitsverteilung der Internetnutzung ... 50
Häufigkeitsverteilung der kombinierten Betriebssysteme ... 51
Absolute Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Beschäftigung
eines speziellen EDV-Mitarbeiters ... 53
Häufigkeitsverteilung der kombinierten Monitorgrößen ... 55
Absolute Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Richtlinienkonformität ... 56
Zentralwerte und Variabilität beim Alter ... 57
Zentralwerte und Variabilität bei der Anzahl erlernter Berufe ... 58
Zentralwerte und Variabilität bei Notwendigkeit und Störung ... 58
Kreuztabelle aus Mittelwert des Alters und der Anzahl verwendeter Computer... 59
Kreuztabelle aus Geschlecht und Durchschnittsalter ... 60
Kreuztabelle aus Geschlecht und Notwendigkeit ... 60
Kreuztabelle aus Geschlecht und Störung... 60
Mittelwerte aus Notwendigkeit und Störung in Bezug auf das Geschlecht ... 60
Kreuztabelle aus Geschlecht und der Verwendung von Email... 61
Kreuztabelle aus Geschlecht und der Häufigkeit der Internetnutzung ... 61
Kreuztabelle aus Schulabschluss und der Anzahl verwendeter Computer ... 61
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und der Funktion am Arbeitsplatz... 62
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und der Anzahl verwendeter Computer... 63
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und Computerteilung ... 63
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und der Häufigkeit der Nutzung... 64
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und Notwendigkeit ... 64
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und Störung ... 65
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und der Verwendung von Email ... 67
Kreuztabelle aus ausgeübtem Beruf und Häufigkeit der Internetnutzung ... 67
Kreuztabelle aus Funktion und der Anzahl verwendeter Computer ... 68
Kreuztabelle aus Funktion und Computerteilung... 68
Kreuztabelle aus Funktion und der Häufigkeit der Nutzung ... 69
Kreuztabelle aus Funktion und Notwendigkeit... 69
Kreuztabelle aus Funktion und Störung... 70
Kreuztabelle aus Funktion und der Verwendung von Email ... 72
Kreuztabelle aus Funktion und der Häufigkeit der Internetnutzung... 73
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Anzahl verwendeter Computer ... 73
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Computerteilung... 74
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Häufigkeit der Nutzung ... 74
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und verwendeten Programmarten ... 74
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Anzahl der verwendeten Programmarten... 75
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Aufgaben... 76
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Anzahl der Aufgaben ... 77
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und zusätzlich gut beherrschten Programmarten ... 78
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Notwendigkeit ... 78
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Störung... 79
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Vernetzung mit einem Server ... 80
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Verwendung von Email... 81
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Häufigkeit der Internetnutzung... 81
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Betriebssysteme ... 81
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Kombination angegebener Betriebssysteme... 82
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Anstellung eines EDV-Mitarbeiters... 82
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Monitorgröße... 83
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und der Kombination verwendeter Monitore... 83
Kreuztabelle aus Arbeitsfeld und Richtlinienkonformität... 83
Kreuztabelle aus Computerteilung und Anzahl der Rechner... 84
Maßkorrelation für Notwendigkeit und Störung nach Pearson ... 85
Rangkorrelationen nach Spearman ... 85
1 Einleitung
1 Einleitung
Die soziale Arbeit war innerhalb der letzten Jahrzehnte immer wieder
Veränderungen ausgesetzt. Diese Veränderungen kamen laut
K
REIDENWEIS
(2001) oft von außerhalb, wie z.B. der Methodenimport
aus den USA während der 50er Jahre, der Methoden wie Case Work
und Group Work mit sich brachte. Ende der 60er und Anfang der 70er
Jahre brachten Politik und Soziologie der sozialen Arbeit
Modernisierungsimpulse. Waren es während der 80er Jahre
Psychologie und Psychotherapie, die ihren Einfluss geltend machten,
so war es die Betriebswirtschaft in den 90ern, die Begriffe, wie
Controlling, Benchmarking oder Qualitätsmanagement mit sich brachte.
Derzeit zeichnet sich wieder ein neuer Trend in der sozialen Arbeit ab,
nämlich der zur Technisierung, was u.a. bedeutet, dass man sich den
Nutzen technischer Hilfsmittel stärker zu eigen macht. Technisierung
steht aber auch für eine weitergehende Entfremdung des
Sozialarbeiters, der sich einmal wünschte, Einzelfallhilfe zu leisten
(V
ERLEYSDONK
,
V
OGEL
1990: 9). Dies zeigt sich im Besonderen im
verstärkten Einsatz von EDV-Systemen, welche allgemein formuliert für
mehr Transparenz und Effizienz sorgen sollen.
Formulierungen wie ,,Steigerung von Transparenz und Effizienz" sind
aber auch zu einer Standardantwort auf die Frage geworden, welches
Ziel mit der Verwendung von EDV in der sozialen Arbeit eigentlich
erreicht werden soll. Vage Antworten wie ,,Arbeitsersparnis in der
Verwaltung" und ,,bessere Statistik" sind weitere Begründungen dafür,
warum man verstärkt in die EDV investieren sollte. Was verspricht man
sich eigentlich wirklich von der Verwendung der EDV in sozialen
Institutionen? Eines ist sicher, bereits vorhandene Abläufe sollen nicht
originalgetreu auf EDV-technischer Ebene nachgebildet werden.
Vielmehr sollen neue Qualitäten in Bereichen wie
Informationsaustausch, Dokumentation, Statistik und Controlling
erreicht werden (K
REIDENWEIS
1998: 10). Es geht unter anderem um die
Verarbeitung von Informationen, die für die Steuerung eines ganzen
1
1 Einleitung
Unternehmens, z.B. eines Wohlfahrtsverbands auf regionaler Ebene,
relevant sind.
Was sind die Voraussetzungen hierfür? Welche Punkte müssen
beachtet werden, damit Institutionen sozialer Arbeit hinsichtlich der
EDV auf derselben professionellen Ebene agieren können, wie es für
gewerbliche Unternehmen schon längst selbstverständlich ist?
Die relevanten Punkte sind:
·
die verwendete Standard- und Branchensoftware
·
die Qualifikation der Mitarbeiter in Bezug auf den Umgang
mit Computern und Programmen
·
die Motivation der Mitarbeiter bezüglich der EDV-
Verwendung
·
die technischen Möglichkeiten der Kommunikation
(Email sowie Information und Präsentation im Internet)
·
die Sicherheit der Daten (Hardware, Betriebssystem,
Virenschutz, Datensicherung und Systempflege)
·
die Ergonomie am Arbeitsplatz
Da dem praktischen Teil dieser Arbeit eine empirische Untersuchung in
Form einer Mitarbeiterbefragung zu Grunde liegt und der
durchschnittlich qualifizierte Mitarbeiter nur zu einem Teil des
Themenkomplexes befragt werden kann, wird das Spektrum auf solche
Fragen reduziert, zu denen er sich äußern kann. Dadurch kann zwar
eine Reihe interessanter Fragen nicht behandelt werden, aber diese
Abstriche müssen in Kauf genommen werden, wenn man keine
fehlerhaften Ergebnisse erhalten will.
Im Folgenden wird von Mitarbeitern und Anwendern die Rede sein. Die
ausschließliche Verwendung der männlichen Form stellt keine
Diskriminierung des weiblichen Geschlechts dar, sondern dient nur dem
Zweck der Vereinfachung und der besseren Lesbarkeit des Textes.
2
2
Zweck der Verwendung von EDV-Systemen
Diese Arbeit wurde mittels der Software ,,Duden Korrektor Plus" auf
orthografische und grammatikalische Richtigkeit gemäß der neuen
deutschen Rechtschreibung geprüft.
Der Begriff ,,Institution" wird in dieser Arbeit nicht in gesellschaftlichem
Kontext gesehen, sondern synonym mit dem Begriff ,,Einrichtung"
verwendet.
Ebenfalls synonym wird an einigen Stellen dieser Arbeit anstelle des
Begriffs ,,Computer" der Begriff ,,Rechner" verwendet.
2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen
Was verspricht man sich eigentlich konkret von der Verwendung von
EDV in Institutionen sozialer Arbeit? Es sind laut K
REIDENWEIS
(2001) im
Wesentlichen vier Punkte, die hierbei im Vordergrund stehen:
·
Optimierung von Planung und Dokumentation sozialer Arbeit
·
Gewinnung von Führungs- und Management-Informationen
·
Effizienzsteigerung durch Verwaltungsrationalisierung
·
Kompetenzsteigerung durch Internet- und
Wissensmanagement-Systeme
2.1 Optimierung von Planung und Dokumentation
sozialer Arbeit
Im Sinne eines modernen Qualitätsmanagements kann eine
Branchensoftware-Lösung, die sich an den Arbeitsprozessen in der
Praxis orientiert, durchaus eine strukturiertere Arbeitsweise
unterstützen. So können beispielsweise Aufnahme-Checklisten und
komfortable Hilfeplanungsformulare bereitgestellt werden oder wichtige
Informationen im Betreuungsverlauf sauber und nachvollziehbar
dokumentiert werden. Solche Informationen sind für den Notdienst oder
im Vertretungsfall wesentlich leichter und schneller aufzufinden, was
selbstverständlich auch für Fallübergaben an neue Kollegen gilt. Es
3
2
Zweck der Verwendung von EDV-Systemen
können damit aber auch - bei aller gebotenen Vorsicht - Erfolge oder
Misserfolge in der Arbeit mit Klienten ersichtlich gemacht werden und
eventuell kann man sogar die Gründe dafür erkennen.
2.2 Gewinnung von Führungs- und
Management-Informationen
Strategische Planung ist die permanente und systematische
Auseinandersetzung der Organisationen mit den Chancen und Risiken,
die in der zukünftigen Entwicklung ihrer Märkte und ihres weiteren
Umfelds liegen. Sie ist ein dialektischer Prozess, in der sich die Suche
nach potenziellen Problemen und deren Lösung abwechseln und
gegenwärtig akzeptierte Strategien eine ständige kritische Überprüfung
erfahren (S
CHOBER
1987: 183).
Operatives Controlling beschäftigt sich mit der permanenten Diagnose
der Unternehmenskennzahlen, die zum Messen der Ziel- oder
Planerfüllung verwendet werden. Es werden Daten in großer
Detaillierung erfasst und zu relevanten Informationen verdichtet, um
Entscheidungsprozesse zu unterstützen (M
ARTIN
1987: 175).
Ermittlung und Verarbeitung von Informationen, die für das
Management relevant sind, beeinflussen die strategische und
insbesondere die operative Unternehmenssteuerung. Eine gute
Branchensoftware kann beispielweise auf der Grundlage fallbezogen
erfasster Daten u.a. Auskunft geben über die Entwicklung der
Problemkonstellationen im eigenen Einzugsbereich, über die pro Fall
(und Problemkonstellation) aufgewendete Zeit und die Vermittlungs-
oder Behandlungserfolge. Diese Informationen leisten auch für die
Argumentation gegenüber Politik und Kostenträgern gute Dienste. Dies
ist deswegen so wichtig, da die Finanzierung sozialer Dienstleistungen
heute und in Zukunft immer mehr von konkreten Leistungen und
Erfolgen abhängig gemacht wird.
Die Institution wird nach innen transparenter und die Führungsebene
erhält aktuelle Informationen über das "betriebliche Geschehen". Damit
4
2
Zweck der Verwendung von EDV-Systemen
bekommt sie aber auch eine stärkere Verantwortung, die im Sinne einer
gezielten Steuerung genutzt werden muss. Beispielsweise ist denkbar,
dass solche Daten mittelfristig zu wichtigen Elementen eines neuen
Steuerungs- und Entwicklungsinstrumentariums wie der Balanced
Scorecard
1
werden.
Durch so genannte Management-Informationssysteme (MIS) werden
laut S
IEßEGGER
(1998: 20) Informationen auf jene, die führungsrelevant
sind, verdichtet, was eine Überflutung des Managements verhindert.
Bestehende Organisationsstrukturen werden durch MIS abgebildet,
wodurch eine differenzierte Analyse einzelner Bereiche sowie auch des
ganzen Unternehmens ermöglicht wird.
Im Einzelnen liefern MIS:
· grafische
Analysen
·
schnelle, bis zu (stunden-)aktuelle Informationen
· Risikobetrachtungen
·
die kritischen Erfolgsfaktoren
· Prognoserechnungen
· Simulationsrechnungen
·
Ursachenanalyse durch Drill-Down
· übersichtliche
Berichte
1
Die Balanced Scorecard (BSC) ist ein Controlling-Instrument, das dazu dient, das
tägliche Unternehmensgeschehen richtig zu steuern. Dazu zeigt die BSC den
aktuellen Kurs aller wichtigen Betriebsdaten an, wobei die Besonderheit in der
ganzheitlichen Darstellung von Unternehmenszusammenhängen und in der Art ihrer
Entstehung liegen.
5
2
Zweck der Verwendung von EDV-Systemen
Bei der funktionalen Unterstützung von Management und Controlling
wird unterschieden nach:
· Präsentationsfunktionalität
· Berichtsfunktionalität
· Analysefunktionalität
· Planungsfunktionalität
2.3 Effizienzsteigerung durch
Verwaltungsrationalisierung
Dieses Thema ist etwas heikel und wird - wenn überhaupt - oft nur mit
,,Samthandschuhen" angefasst. Das Wort Rationalisierung wird hier
aber bewusst verwendet, denn auch Einrichtungen der
Wohlfahrtsverbände müssen sich zunehmend dem Wettbewerb mit
privatwirtschaftlichen Anbietern stellen.
Der PC darf nicht länger nur als etwas modernere Schreibmaschine
begriffen werden, vielmehr geht es darum, die Möglichkeiten moderner
Büro- und Kommunikationssoftware konsequent zu nutzen. Das kann
natürlich auch bedeuten, dass dadurch künftig vor allem im
Sekretariats- oder Verwaltungsbereich Stellen wegfallen.
6
2
Zweck der Verwendung von EDV-Systemen
In den Verwaltungen mancher Einrichtungen lassen sich gravierende
Mängel erkennen:
·
Daten werden doppelt oder gar dreifach erfasst
·
Informationen werden im PC und zugleich auch auf Papier
festgehalten und müssen selbstverständlich auch aufwändig
abgeglichen werden, will man keine Datendivergenz
2
in Kauf
nehmen
·
In der Verarbeitung von Daten liegen zum Teil Medienbrüche
vor, d.h. Informationen werden von elektronischer Form zu
Papier gebracht, nur um sie nachher wieder eintippen zu
können
Eine konsequente Nutzung schon vorhandener Technik birgt hier ein
erhebliches Rationalisierungspotenzial.
2.4 Kompetenzsteigerung durch Internet- und
Wissensmanagement-Systeme
Hierbei handelt es sich um relativ neue Entwicklungen in der
Informationstechnik, die vor allem das Management und den
Informationsaustausch in der sozialen Arbeit betreffen.
Intranets
3
und Extranets
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haben sich hierfür als sehr nützliche
Werkzeuge herausgestellt, um den Informationsfluss und die
Abstimmung von Terminen, die Vorbereitung von Treffen, etc. zu
verbessern.
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Eine zunehmende inhaltliche Unterscheidung von an verschiedenen Orten
gespeicherten Daten zu ein und derselben Sache aufgrund einer mangelhaften
Synchronisierung
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Netzwerke innerhalb eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes, auch LAN (Local
Area Network) genannt
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Eine Netzwerkanbindung zu weiter entfernten Computern oder
Computernetzwerken, wie z.B. dem Internet, auch WAN (Wide Area Network) genannt
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Zweck der Verwendung von EDV-Systemen
Der zentrale Ansatz für die Zukunft besteht wohl in einem
intranetgestützten Wissensmanagement. Bislang wurde in sozialen
Organisationen der Umgang mit den eigenen Wissensressourcen
weitgehend dem Zufall überlassen. Ein Teil des Wissens sammelt sich
in den Köpfen der Mitarbeiter und geht bei deren Ausscheiden verloren.
Weitere Wissensbestände schlummern in Aktenschränken,
Bücherregalen oder auf Festplatten einzelner Arbeitsstationen.
Prinzipiell ist zwar viel Wissen vorhanden, den meisten Mitarbeitern ist
es aber nicht zugänglich oder erreicht sie nur mit Verlusten und
zeitlicher Verzögerung. Oftmals fehlt auch schlicht die Kenntnis
darüber, ob und wo das Wissen intern überhaupt verfügbar ist.
Intranet-gestützte Wissensmanagement-Systeme machen das
vorhandene Wissen in der Organisation jedem zugänglich, der es
benötigt. Hier genügt es aber nicht, einfach ein Programm zu kaufen.
Dazu ist auch eine Unternehmenskultur notwendig, die Wissen nicht
mehr als Faktor der persönlichen Macht begreift, sondern die
Weitergabe des Wissens fördert und belohnt.
Ein noch weitergehender Ansatz ist es, internes und externes Wissen,
z.B. Fachartikel, Gesetzestexte oder Kommentare in solchen Systemen
einzubinden und mit dem internen Wissen zu verknüpfen. Das kann
beispielsweise darin münden, dass vom internen Entwurf einer
Leistungsvereinbarung auf die betreffenden Paragrafen verwiesen wird
oder umgekehrt.
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3 Voraussetzungen
3 Voraussetzungen
3.1 Verwendete Software
Hier wird unterschieden in Standardsoftware, wie z.B. Officesuites, die
Module wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, etc. enthalten und
Software, die auf eine spezielle Branche oder gar auf ein spezielles
Unternehmen zugeschnitten ist. Die marktgängigen Officeprogramme
haben ungefähr denselben Leistungsumfang, deshalb sollte man das
Augenmerk auf die Verbreitung richten, damit erstellte Dokumente mit
Partnern evtl. ausgetauscht werden können. Aus demselben Grund
sollte man auch auf die Aktualität der Programme achten.
Will man die Informationstechnik in der sozialen Arbeit effektiv nutzen,
muss ein gewisses Grundverständnis für die elektronische
Datenverarbeitung und den Umgang mit Computern vorhanden sein.
Darüber hinaus brauchen die Mitarbeiter das, was man "Computer
literacy" nennt (K
REIDENWEIS
2001). Das ist einfach die Fähigkeit, mit
üblicher Standardsoftware wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation,
E-Mail oder Internet-Browser problemlos zu arbeiten. Für einen Teil von
uns ist das heute bereits Alltag, für andere gilt es noch allerlei - oft
mentale - Hindernisse aus dem Weg zu räumen.
Für eine nicht zu vernachlässigende Anzahl von Mitarbeitern in sozialen
Institutionen stellt die Verwendung technischer Hilfsmittel im Umgang
mit Menschen immer noch einen Widerspruch dar. Diese ablehnende
Haltung führt zum Teil dazu, dass dieses Werkzeug nicht oder auf nur
sehr unprofessionelle Art und Weise verwendet wird. Die soziale Arbeit,
die sich in neuerer Zeit verstärkt darum bemüht, an Professionalität zu
gewinnen, kann sich dies aber nicht leisten, will sie auf vergleichbar
professioneller Ebene wie gewerbliche Unternehmen tätig werden.
Welche Voraussetzungen sind nun außer der verwendeten Software
noch für eine professionelle Umsetzung der EDV relevant?
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3 Voraussetzungen
3.2 Qualifikation der Mitarbeiter
Wie schon zu Beginn dieses Kapitels angeführt, sollte mit gängiger
Standardsoftware gearbeitet werden können, die Qualifikation der
Mitarbeiter ist also einer der entscheidenden Faktoren. Der souveräne
Umgang mit Standardsoftware ist natürlich nicht alles, oftmals werden
vor Ort maßgeschneiderte Programme verwendet, um den
Bedürfnissen der jeweiligen Institution nachzukommen. Den Umgang
mit Standardprogrammen erlernt man meist bereits auf der Schule oder
in Ausbildung und Studium, manchmal werden auch Kurse in
Volkshochschulen oder Softwarehäusern belegt. Die Handhabung
spezieller Programme hingegen erlernt man meist erst vor Ort. Um eine
wirklich effektive Nutzung dieser Programme zu gewährleisten, sollten
die Mitarbeiter in unternehmensinternen Kursen geschult werden, da
sich beim autodidaktischen Lernen gerne Fehler einschleichen und
verfestigen. Das Gleiche gilt übrigens auch für die Standardsoftware,
reine Autodidakten begehen bei Textverarbeitungsprogrammen wie
dem weit verbreiteten Microsoft Word oft Formatierungsfehler, die bei
größeren Dokumenten zu Mehrarbeit und irreversiblen Fehlern führen
können.
3.3 Motivation
Eine positive Haltung gegenüber der Arbeit mit Computern kann nicht
einfach vorausgesetzt werden. Genauso wenig wird sie erreicht, indem
man seine Mitarbeiter mit vollendeten Tatsachen und dem Argument,
dass es aus Gründen der Effektivität nötig wäre, konfrontiert. Gerade
bei Mitarbeitern sozialer Einrichtungen wird vermutet, dass wenn
überhaupt eine positive Haltung gegenüber der Verwendung von EDV
vorläge, ein Zwiespalt herrsche. Notwendig sei es ja schon, aber
trotzdem störe die Arbeit mit diesem technischen Hilfsmittel den
Umgang mit Menschen. Es ist wichtig, seine Mitarbeiter in den
Einführungsprozess mit einzubeziehen. Dies gilt vor allem, wenn es
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3 Voraussetzungen
darum geht, ein Unternehmen auf EDV umzustellen und die
entsprechende Branchensoftware auszusuchen, da die Mitarbeiter vor
Ort die Arbeitsabläufe kennen und wissen, welche zu verarbeitenden
Informationen relevant sind. Am besten ist es, eine Projektgruppe zu
formieren, die mehrere Hierarchieebenen überspannt und eine Auswahl
an Mitarbeitern der betroffenen Abteilungen enthält.
Beim Engagement einer externen Beratung ist darauf zu achten, dass
sowohl fundierte Erfahrungen im Sozialsektor als auch entsprechende
EDV-Kompetenzen im Bereich Soft- und Hardware vorliegen.
Privatwirtschaftlich organisierte Beratungsfirmen, die sich
ausschließlich in der freien Wirtschaft bewegen, können vielfach nur im
Bereich des Rechnungswesens agieren, während ihnen
inhaltlich-fachliche Fragestellungen fremd sind. Beratungsinstitute aus
dem Bereich der sozialen Arbeit hingegen haben ihren Schwerpunkt
weniger im Bereich Soft- und Hardware, sondern eher bei inhaltlichen
und organisationsstrukturellen Problemstellungen (vgl. K
REIDENWEIS
1993: 72-73).
Ist die Umstellung erfolgt und die gewählte Software installiert, wird die
bereits erwähnte Schulung der Mitarbeiter nötig, da die jeweiligen
Aufgaben sonst mangels Anwenderkenntnissen unnötig Zeit
beanspruchen, mehr Arbeit verursachen und dadurch höhere Kosten
verursachen. Das hat zur Folge, dass die Leistung, anstatt zu steigen,
sinkt und Frustration entsteht.
Dasselbe gilt natürlich auch für Programmaktualisierungen, damit die
Mitarbeiter mit evtl. Änderungen oder neuen Features zurechtkommen.
3.4 Kommunikation
Mit Kommunikation sind hier nicht die persönlichen Fähigkeiten zweier
oder mehrerer Mitarbeiter gemeint, sich auszutauschen. Vielmehr ist
die Rede von technischen Möglichen, um Informationen
auszutauschen. Dies beginnt bereits damit, dass mehrere Computer in
einem Unternehmen miteinander vernetzt sind. Daraus resultiert z.B.
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3 Voraussetzungen
die einfache Möglichkeit, Dokumente auszutauschen oder mehreren
Anwendern gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Basierend auf dieser
Infrastruktur sind aber auch die Voraussetzungen geschaffen, um Email
zu verwenden, sei es nur innerhalb eines Unternehmens oder auch
außerhalb über das Internet. Das Internet, respektive das so genannte
World Wide Web (WWW), das mit dem Internet umgangssprachlich
gleichgesetzt wird, bietet darüber hinaus noch andere Möglichkeiten,
sich auszutauschen. Man kann sich z.B. in Internetforen mit anderen
Interessierten zu einem Thema auseinander setzen. Diverse
Institutionen sind inzwischen auch per eigener Homepage im Internet
vertreten, um über sich zu informieren und Kontakte anzubieten.
3.5 Datensicherheit
Die Sicherheit der eigenen Daten ist für ein Unternehmen ein äußerst
wichtiges und heikles Thema, da sie oft die Grundlage für die eigene
Arbeit bilden und ein Verlust derselben Schäden in Millionenhöhe
hervorrufen kann. Die Restauration verlorener Daten zieht eine
zeitweilige Handlungsunfähigkeit von Mitarbeitern oder gar der
gesamten Organisation nach sich und resultiert nicht selten darin, dass
ein Teil der Informationen endgültig verloren ist.
3.5.1 Hardware
Sollen Informationen sicher verarbeitet und zuverlässig gespeichert
werden können, ist die verwendete Hardware von großer Bedeutung,
denn sie bietet die nötige Grundlage für Stabilität und Zuverlässigkeit.
Dies kann von günstigen PCs, welche in Multimediahäusern und
inzwischen auch in Supermärkten für den Privatanwender angeboten
werden, nicht unbedingt erwartet werden. Besser ist es, Systeme zu
verwenden, die von Firmen, wie z.B. Dell, für den professionellen
Einsatz in Unternehmen konzipiert wurden. Diese sind zuweilen nicht
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3 Voraussetzungen
sonderlich multimediafähig, aber das ist für den Officegebrauch auch
meist nicht nötig, respektive nicht erwünscht.
3.5.2 Betriebssysteme
Neben der Hardware spielt auch das verwendete Betriebssystem eine
wichtige Rolle, da es erst die Interaktion der verschiedenen
Hardwarekomponenten ermöglicht. Auch hierbei ist zu beachten, eine
Lösung aus dem professionellen Sektor, wie z.B. Windows NT/2000
oder Linux zu verwenden. Diese Software wurde mit dem Schwerpunkt
auf Stabilität und Sicherheit konzipiert. Vereinzelt werden aber auch
aus Unkenntnis Betriebssysteme, wie z.B. Windows 98/ME verwendet,
die für den privaten Bereich entwickelt wurden, wo die Schwerpunkte
wieder anders gelagert sind. Dort haben Dinge wie Multimediafähigkeit
und Kompatibilität mit Spielen Vorrang vor Datensicherheit, da es oft
kein großer Schaden ist, wenn ein Brief verloren geht. Solche Verluste
lassen sich relativ leicht beheben.
3.5.3 Antiviren-Software
Ein zuverlässiger Schutz vor Computerviren ist inzwischen
unentbehrlich geworden, da ein einziges Virus wichtige Daten oder aber
auch das gesamte System zerstören kann. Praktisch jeden Tag
tauchen neue Viren auf, wobei es nicht mehr nur hoch qualifizierte
Programmierer sind, die neue Viren entwickeln, vielmehr kann seit dem
Erscheinen so genannter Viren-Kits beinahe jeder auf Knopfdruck neue
Typen erzeugen. Mit der Verwendung von Antiviren-Software allein ist
es aber nicht getan, sie muss auch regelmäßig aktualisiert werden, da
ein Virenscanner natürlich nur erkennt, was ihm auch bekannt ist. Diese
Aktualisierung sollte mindestens einmal im Monat, noch besser
wöchentlich, vollzogen werden und lässt sich - abhängig von der
Software - automatisieren, so dass nur ein minimaler administrativer
Aufwand entsteht.
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3 Voraussetzungen
3.5.4 Datensicherung
Datensicherung ist ein weiterer wichtiger Punkt, will man einen
,,Daten-GAU" vermeiden. Mit Datensicherung ist eine weitere
Abspeicherung bereits abgespeicherter Dateien an einem anderen Ort
oder noch besser auf einem anderen Datenträger, wie z.B. einem
Bandlaufwerk gemeint. Sollte trotz aller Sicherheitsmaßnahmen ein
Datenverlust auftreten, können die verlorenen Daten dann aus dieser
Sicherung heraus wieder hergestellt werden. Wenn mehrere Computer
mit einem so genannten Server
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vernetzt sind, sollte man seine Daten
auf diesem Server abspeichern. Er verfügt konzeptionsgemäß über
eine mehrstufige Absicherung der Daten, im Gegensatz zur
Arbeitsstation, dem PC, an dem man arbeitet. Wenn dort ein Schaden
vorliegt, sind die dort abgespeicherten Daten leicht verloren.
3.5.5 EDV-Beauftragte
Ab einem bestimmten Grad an Größe und Komplexität kann ein System
nicht mehr sich selbst überlassen werden, sondern muss regelmäßig
gewartet werden. Größere Unternehmen leisten sich einen oder auch
mehrere Mitarbeiter, deren einzige Aufgabe darin besteht, das
verwendete EDV-System zu pflegen. Sie kümmern sich um den Server,
die Arbeitsstationen und die darauf befindliche Software. Sie tragen
Sorge dafür, dass das System sich innerhalb bestimmter Richtlinien
bewegt und der hohe Standard bezüglich Leistung und Sicherheit
gewährleistet ist.
In der gewerblichen Wirtschaft sind aus ehemaligen EDV-Abteilungs-
leitern inzwischen sogenannte IT-Manager (CIO's
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) geworden, die nicht
mehr nur operative Aufgaben wahrnehmen, sondern unmittelbar im
Vorstand oder in der Geschäftsführung sitzen und zusammen mit den
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Ein zentraler Rechner, der u.a. dazu dient, Dateien für mehrere Benutzer
bereitzustellen
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Central Information Officers
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Details
- Seiten
- Erscheinungsform
- Originalausgabe
- Jahr
- 2002
- ISBN (eBook)
- 9783832466701
- ISBN (Paperback)
- 9783838666709
- DOI
- 10.3239/9783832466701
- Dateigröße
- 1.3 MB
- Sprache
- Deutsch
- Institution / Hochschule
- Hochschule Ravensburg-Weingarten – Sozialwesen
- Erscheinungsdatum
- 2003 (April)
- Note
- 2,5
- Schlagworte
- sozialarbeit sozialpädagogik computer
