Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung
Notwendigkeiten, Konzepte und Perspektiven
©2003
Diplomarbeit
162 Seiten
Zusammenfassung
Inhaltsangabe:Einleitung:
Unser Leben ist geprägt von schnellen Veränderungen, die immer wieder zu neuen technologischen Entwicklungen führen, die wir anfangs oft ablehnen, aber später nicht missen wollen. Auf diese Weise entwickelten wir uns von der Industrie- zur Dienstleistungs-, Informations- und Wissensgesellschaft. Wer in dieser Zeit der anwachsenden Wissensbestände und der zunehmenden Informationsflut Sieger im Wettbewerb um Zeit, Informationen und Wissen sein möchte, muss mit dem Erfolgsfaktor Wissen richtig umgehen können. Aus diesem Bestreben heraus, Wissen zu ihrem Vorteil einsetzen zu können, bedienten sich zunächst global agierende Unternehmen aus der Informations- und Kommunikationsbranche der Instrumente des Wissensmanagements.
Aber Wissensmanagement ist nicht erst in den letzten Jahren entstanden, denn bereits in der Steinzeit wurde Wissen um Jagdmethoden, Nahrungssuche und Arbeitstechniken gesammelt und an die Nachkommen weitergegeben. Ohne diese Wissensvermittlung von Generation zu Generation wäre die Entwicklung der Menschheit bis zum heutigen Stand nicht möglich gewesen.
Nun wäre es ein Irrtum zu glauben, dass Wissensmanagement nur in internationalen Technologieunternehmen, in mittelständischen Unternehmen sowie in kleinen Unter-nehmen anzusiedeln ist. Gerade die Verwaltung stellt mit rund 4,2 Millionen Beamten, Angestellten und Arbeitern bundesweit, ihren Aufgaben sowie ihren Funktionen eine weitaus größere Notwendigkeit für das Management von Wissen dar, denn Verwaltungsarbeit ist zugleich Wissensarbeit. Leider hat sich der private, aber auch öffentliche Sektor bis zum heutigen Zeitpunkt nur gering mit dem Thema Wissensmanagement in der Verwaltung auseinandergesetzt, so dass nur wenige Lösungsansätze vorhanden sind. In diesem Kontext und aus der bis heute kaum berücksichtigten ministeriellen Verwaltungsarbeit entstand die Motivation das Thema Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung im Rahmen der Diplomarbeit zu untersuchen.
Ziel dieser Arbeit ist es zum einen, die Notwendigkeit von Wissensmanagement in der ministeriellen Verwaltung zu begründen, und zum anderen erste Lösungsansätze vorzustellen, um als Ergebnis eine Leitidee für einen Wissensmanagementansatz zu entwickeln.
Die gewonnenen Erkenntnisse beruhen auf einer Befragung in der Berliner Verwaltung sowie einer zweiten Befragung in den IT Stellen der Bundesministerien und Berliner Senatsverwaltungen.
Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
- Welches […]
Unser Leben ist geprägt von schnellen Veränderungen, die immer wieder zu neuen technologischen Entwicklungen führen, die wir anfangs oft ablehnen, aber später nicht missen wollen. Auf diese Weise entwickelten wir uns von der Industrie- zur Dienstleistungs-, Informations- und Wissensgesellschaft. Wer in dieser Zeit der anwachsenden Wissensbestände und der zunehmenden Informationsflut Sieger im Wettbewerb um Zeit, Informationen und Wissen sein möchte, muss mit dem Erfolgsfaktor Wissen richtig umgehen können. Aus diesem Bestreben heraus, Wissen zu ihrem Vorteil einsetzen zu können, bedienten sich zunächst global agierende Unternehmen aus der Informations- und Kommunikationsbranche der Instrumente des Wissensmanagements.
Aber Wissensmanagement ist nicht erst in den letzten Jahren entstanden, denn bereits in der Steinzeit wurde Wissen um Jagdmethoden, Nahrungssuche und Arbeitstechniken gesammelt und an die Nachkommen weitergegeben. Ohne diese Wissensvermittlung von Generation zu Generation wäre die Entwicklung der Menschheit bis zum heutigen Stand nicht möglich gewesen.
Nun wäre es ein Irrtum zu glauben, dass Wissensmanagement nur in internationalen Technologieunternehmen, in mittelständischen Unternehmen sowie in kleinen Unter-nehmen anzusiedeln ist. Gerade die Verwaltung stellt mit rund 4,2 Millionen Beamten, Angestellten und Arbeitern bundesweit, ihren Aufgaben sowie ihren Funktionen eine weitaus größere Notwendigkeit für das Management von Wissen dar, denn Verwaltungsarbeit ist zugleich Wissensarbeit. Leider hat sich der private, aber auch öffentliche Sektor bis zum heutigen Zeitpunkt nur gering mit dem Thema Wissensmanagement in der Verwaltung auseinandergesetzt, so dass nur wenige Lösungsansätze vorhanden sind. In diesem Kontext und aus der bis heute kaum berücksichtigten ministeriellen Verwaltungsarbeit entstand die Motivation das Thema Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung im Rahmen der Diplomarbeit zu untersuchen.
Ziel dieser Arbeit ist es zum einen, die Notwendigkeit von Wissensmanagement in der ministeriellen Verwaltung zu begründen, und zum anderen erste Lösungsansätze vorzustellen, um als Ergebnis eine Leitidee für einen Wissensmanagementansatz zu entwickeln.
Die gewonnenen Erkenntnisse beruhen auf einer Befragung in der Berliner Verwaltung sowie einer zweiten Befragung in den IT Stellen der Bundesministerien und Berliner Senatsverwaltungen.
Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
- Welches […]
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
ID 6536
Schmidt, Jacqueline: Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung -
Notwendigkeiten, Konzepte und Perspektiven
Hamburg: Diplomica GmbH, 2003
Zugl.: Wildau, Technische Fachhochschule, Diplomarbeit, 2003
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Diplomica GmbH
http://www.diplom.de, Hamburg 2003
Printed in Germany
Da draußen fließt ein großer Fluss von Wissen.
Anstatt Dämme zu bauen, um zu versuchen, das ganze
Wasser in handliche Einheiten (Flaschen) abzufüllen, geben wir
unseren Mitarbeitern lieber Kanus und einen Kompass
um sich auf dem Fluss zurechtzufinden.
1
1
www.brint.com/km/members/20120418/knowledgemanagement
, Download am 23.09.02
Inhaltsverzeichnis Seite I
INHALTSVERZEICHNIS
Abkürzungsverzeichnis
IV
Abbildungsverzeichnis
VI
Tabellenverzeichnis
VII
Anlagenverzeichnis
VIII
Glossar
IX
Vorwort
X
1. Einführung
1
1.1
Zielsetzung
der
Untersuchung
1
1.2
Aufbau
der
Arbeit
2
2.
Theoretische Grundlagen des Wissensmanagements
3
2.1
Was
ist
Wissen?
3
2.1.1
Abgrenzung zwischen Daten, Informationen und Wissen
5
2.1.2
Formen der Wissensspeicherung
6
2.2
Was
ist
Wissensmanagement?
9
2.2.1
Ziele des Wissensmanagements
12
2.2.2
Bausteine des Wissensmanagements
13
2.2.3
Instrumente des Wissensmanagements
16
3.
Die Ministerialverwaltung
24
3.1
Aufbau
und
Organisation
24
3.2
Informations- und Wissensarten der Ministerialverwaltung
25
3.3
Verwaltungskultur
28
3.4
Wandel
der
Verwaltung
29
4.
Notwendigkeiten von Wissensmanagement
in der Ministerialverwaltung
31
5. Bestandsanalyse:
Wissensmanagement
in der Ministerialverwaltung
33
5.1
Wissensmanagement auf der Bundesebene
35
5.1.1
Informations- und Wissensmanagement im Bundesverwaltungsamt
35
5.1.2
Vorhaben des Bundesministeriums für Bildung und Forschung
36
5.1.3
Wissensmanagement im Bundesministerium für Arbeit
37
Inhaltsverzeichnis Seite II
5.1.4
Vorhaben des Bundesministeriums für Umwelt
37
5.1.5
Vorhaben des Bundesministeriums für Verbraucherschutz,
Ernährung
und
Landwirtschaft
38
5.1.6
Wissensmanagement im Bundesamt für Finanzen
38
5.2 Wissensmanagement-Projekte
am
Beispiel einiger Bundesländer
38
5.2.1
Projekte im Finanzministerium und im Ministerium für Schule,
Wissenschaft und Forschung in Nordrhein-Westfalen
38
5.2.2
Wissensmanagement
in
der
Verwaltung
der Freien und Hansestadt Hamburg
39
5.2.3
Wissensmanagement in der Senatsverwaltung für Justiz und
in der Senatsverwaltung für Finanzen in Berlin
39
5.3
Gesamteinschätzung: Wissensmanagement
in
der
Ministerialverwaltung
39
6. Bedarfsanalyse:
Wissensmanagement in der Berliner Verwaltung
41
6.1
Untersuchungsmethodik und Befragungsumfang
41
6.2
Fragebogenerstellung
42
6.3
Untersuchungsfragen
42
6.4
Pretest und Fragebogen-Feedbacks
43
6.5
Auswertung, Analyse und Interpretation der Befragungsergebnisse
43
7.
Die Etablierung von Wissensmanagement am Beispiel der
Abteilung Stadt- und Freiraumplanung der Senatsverwaltung
für Stadtentwicklung in Berlin
48
7.1
Aufbau und Organisation der Senatsverwaltung für
Stadtentwicklung
in
Berlin
48
7.2
Die Abteilung Stadt- und Freiraumplanung
50
7.3
Anlass und Zielsetzung für die Einführung von Wissensmanagement 51
7.4
Umsetzung des Wissensmanagement-Projektes
52
7.5
Nutzen für die Abteilung als Organisation und für die MitarbeiterInnen 56
7.6
Konsequenzen der Etablierung des Wissensmanagement Projektes
57
7.7
Mitarbeiterbefragung zum abteilungsinternen Intranetangebot
57
7.7.1
Durchführungsmethodik und Befragungsumfang
57
7.7.2
Darstellung der Untersuchungsergebnisse
58
7.8
Ausblick
64
Inhaltsverzeichnis Seite III
8.
Die Planung einer Etablierung von Wissensmanagement am Beispiel
der Abteilung Städtebau und Projekte (II) der Senatsverwaltung
für Stadtentwicklung in Berlin
65
8.1
Die Abteilung Städtebau und Projekte
65
8.2
Anlass und Zielsetzung der Befragung in der Abteilung II
65
8.3
Durchführungsmethodik und Befragungsumfang
65
8.4
Auswertung und Interpretation der Befragungsergebnisse
66
9.
Konzept für ein Wissensmanagement
in der Ministerialverwaltung
69
9.1
Vorgehensmodell für Wissensmanagement-Projekte
69
9.2
Rechtliche
Rahmenbedingungen
72
9.3
Wissensmanagement-Lösungsvorschläge
für
die
Ministerialverwaltung
74
10.
Perspektiven des Wissensmanagement
in der Ministerialverwaltung
84
Anlagen
Literaturverzeichnis
XII
Eidesstattliche Erklärung
XVI
Abkürzungsverzeichnis Seite IV
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
Abb.
Abbildung
Abt.
Abteilung
Abt.L.
Abteilungsleiter
ADAC
Allgemeiner Deutscher Automobil Club
AG-Leiter
Arbeitsgruppenleiter
allg.
allgemein(e,r,s)
AZG
Allgemeines Zuständigkeitsgesetz
BMA
Bundesministerium für Arbeit
BMBF
Bundesministerium für Bildung und Forschung
BMU
Bundesministerium für Umwelt
BMVEL
Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung
und Landwirtschaft
BVA
Bundesverwaltungsamt
bsw.
beispielsweise
bzw.
beziehungsweise
GVPL
Geschäftsverteilungsplan
ders.
derselbe
et.al
und
andere
etc. et cetera (und das Übliche)
EU Europäische Union
FAQ
Frequently Asked Questions
GenRef
Generalreferat der SenStadt
IAS Informationsanforderungssystem
IT Informationstechnologie
ITVB
Internes Telefonverzeichnis Berlin
KM Knowledge Management (engl. für Wissensmanagement)
IuK Informations- und Kommunikationstechnologie
LDA
Landesdenkmalamt SenStadt
LIT Landesbetrieb für Informationstechnik
MA-Forum Mitarbeiter-Forum
MS Microsoft
NRW
Nordrhein-Westfalen
od. oder
o.S.
ohne
Seitenangabe
PDF
Portable Document Format
PDS
Partei des Demokratischen Sozialismus
Pers.
Persönliche
Ref.L.
Referatsleiter
SE Serviceeinheit
SenJust
Senatsverwaltung für Justiz
Abkürzungsverzeichnis Seite V
SenStadt Senatsverwaltung für Stadtentwicklung
SF Serviceeinheit Finanzen der SenStadt
SPD
Sozialdemokratische Partei Deutschlands
Tab.
Tabelle
TFH
Technische Fachhochschule
u.a. unter anderem
u.a.m.
und andere(s) mehr
US United State
vgl.
vergleiche
www.
world
wide
web
z.B.
zum
Beispiel
Abbildungsverzeichnis Seite VI
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abb. 1: Von der Agrar- bis zur Wissensgesellschaft
3
Abb. 2: Daten - Information - Wissen
6
Abb. 3: Wissensprozesse des Einzelnen
7
Abb. 4: Wissen - das ,,Eisbergprinzip"
7
Abb. 5: Die Wissensprozesse im Überblick
8
Abb. 6: Der ganzheitliche Ansatz von Wissensmanagement
11
Abb. 7: Ziele und Gründe zur Einführung von Wissensmanagement
13
Abb. 8: Bausteine des Wissensmanagements nach Probst
14
Abb. 9: Zunehmende Bedeutung von Wissen
16
Abb.10: Organisationsaufbau Senatsverwaltungen des Landes Berlin
25
Abb.11: Die Gestaltungsfelder von Wissen in der Verwaltung
28
Abb.12: Neuorientierung der Verwaltung
30
Abb.13: Neue Herausforderungen - Neue Antworten
30
Abb.14: beispielhafte Einsatzfelder in der Verwaltung
32
Abb.15: Ausschnitt aus dem Office.net des BVA
36
Abb.16: Aufteilung der Befragten in Arbeitsbereiche
44
Abb.17: Aufteilung der Befragten nach Positionen
44
Abb.18: Bewertungen der Intranetauftritte in der Berliner Verwaltung
46
Abb.19: Organigramm der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung
49
Abb.20: Referate der Abt. I der SenStadt
50
Abb.21: Der Flächennutzungsplan von Berlin (Auszug)
50
Abb.22: Ausschnitt aus einer hierarchischen Verzeichnisstruktur der SenStadt 51
Abb.23: Verteilung der Seitenanzahl der Referate der Abt.I
53
Abb.24: Internetauftritt der SenStadt
54
Abb.25: Intranetauftritt der SenStadt
54
Abb.26: Intranetauftritt der Abteilung I der SenStadt
55
Abb.27: Informationsnetzwerk
der Abt. I der SenStadt
59
Abb.28: Informationswege zur Wissensverteilung- und weitergabe der Abt. I
60
Abb.29: Bedeutung der Wissensquellen in der Abt. I der SenStadt
61
Abb.30: Nutzung der Wissensquellen in der Abt. I der SenStadt
61
Abb.31: Bewertungen des Intranets der Abt. I und SenStadt
62
Abb.32: Referate der Abt. II der SenStadt
65
Abb.33: Bedeutung der Wissensquellen in der Abt. II der Senstadt
67
Abb.34: Nutzung der Wissensquellen in der Abt. II der SenStadt
67
Abb.35: Bereitstellung des Arbeitsbereiches in das Intranet der Abt.II
68
Abb.36:
Wissensmanagement-Vorgehensmodell
70
Abb.37: Informationsanforderungssystem-Modell
78
Abb.38: Teile des Wissensmanagements
79
Abb.39: Vorstellung einer vereinheitlichten Arbeitsfläche für die
MitarbeiterInnen in der Ministerialverwaltung
80
Tabellenverzeichnis Seite VII
TABELLENVERZEICHNIS
Tab.1: Definitionen für Wissensmanagement
9
Tab.2: Anwendungen für Wissensmanagement
19
Tab.3: Die Wissensarten der Verwaltung
27
Anlagenverzeichnis Seite VIII
ANLAGENVERZEICHNIS
Anlage 1
Auslöse- und Antriebsfaktoren für die Verwaltungsreform in Beziehung gesetzt
mit den Anforderungen an zukunftsfähige Verwaltungsverfahren
Anlage 2
Positionierung der KM-Lösungsanbieter mit Referenzen aus der Verwaltung
Anlage 3
Antwort auf den Fragebogen zum Thema Wissensmanagement von der Senatsverwaltung
für Justiz vom 5.12.02
Anlage 4
Gesamtübersicht der Fragebogen-Rückmeldungen
Anlage 5
Fragebogen für die Wissensmanagement-Befragung in der Berliner Verwaltung
Anlage 6
Auswertung der Wissensmanagement-Befragung in der Berliner Verwaltung
Anlage 7
Fragebogen der Wissensmanagement-Befragung in der Abt.I der SenStadt
Anlage 8
Auswertung der Wissensmanagement-Befragung in der Abt. I der SenStadt
Anlage 9
Auswertung der Wissensmanagement-Befragung in der Abt. II der SenStadt
Glossar Seite IX
GLOSSAR
Foren:
Foren sind virtuelle Diskussionsrunden zur Kommunikation über ein Netzwerk, wie z.B.
Internet und Intranet.
E-Government:
E-Government umfasst die Abwicklung aller Prozesse im Zusammenhang mit der
öffentlichen Verwaltung mit Unterstützung von Informations- und Kommunikations-
techniken über elektronische Medien.
i
Mitarbeiterportal:
Ein Mitarbeiterportal dient der Kombination, Kategorisierung und Personalisierung von In-
formationen und Serviceangeboten. Es stellt eine zentrale Informations- und
Kommunikationsplattform dar, die Inhalte allen MitarbeiterInnen schnell und unkompliziert
zur Verfügung stellt und als internes Forum für das Management von Aufgaben dient.
Newsletter:
Mit Newsletter können Textinformationen an auserwählte Nutzerkreise gesteuert verteilt
werden.
Prozesswissen:
Prozesswissen wird als inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von
Aktivitäten verstanden, die zur Bearbeitung eines notwendigen Vorgangs unerlässlich sind.
Verwaltungsbehörde:
,,Eine Verwaltungsbehörde ist ein organisatorisch selbständiges (aber nicht rechtsfähiges)
Organ des Staates oder eines anderen Trägers öffentlicher Verwaltung, das Verwaltungs-
tätigkeit mit Wirkung nach außen ausübt."
ii
Wissen:
,,Die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von
Problemen einsetzen [...] Wissen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegen-
satz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden."
iii
Wissensmanagement:
Wissensmanagement ist, das durch Informationen, Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfah-
rungen geprägte Wissen sich selbst und anderen Personen zur richtigen Zeit, am richti-
gen Ort effektiv und effizient verfügbar zu machen.
i
Definition
von Rötter,A. (WEBAGENCY E-Commerce AG)
ii
Kuch et. Al. (1996), S.61
iii
Probst, G. et. al. (1997), S.44
Vorwort Seite X
VORWORT
Mein erstes praktisches Studiensemester absolvierte ich bei der IBM Deutschland GmbH.
In dieser Zeit lernte ich nicht nur die Kultur eines Wirtschaftsunternehmens kennen, son-
dern beschäftigte mich, im Zusammenhang einer Jour Fixe Veranstaltung, intensiv mit dem
Thema E-Government. Nachdem ich den Arbeitsalltag in der Wirtschaft miterleben durfte,
wollte ich mir noch ein eigenes Bild von der Arbeit in der Verwaltung machen, um mich
einerseits nach dem Studium für den richtigen Berufsweg zu entscheiden und anderseits
E-Government von der Verwaltungsseite mitzuerleben. Aus diesem Grund bewarb ich
mich, im Rahmen des zweiten Praxissemesters, in der Verwaltung und erhielt einen Prakti-
kantenplatz vom 02. September 2002 bis zum 28. Februar 2003 in der Senatsverwaltung
für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz in Berlin.
Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich mich mit der Thematik des Wissensmanagements noch
nicht auseinandergesetzt. Daher recherchierte ich im Internet und in Bibliotheken nach In-
formationsmaterial. Zunächst musste ich feststellen, dass sehr viel Literatur über Wis-
sensmanagement, jedoch kein Material bezüglich des Wissensmanagements in der öffent-
lichen Verwaltung vorhanden war. Aus dieser Notwendigkeit heraus führte ich somit eine
Befragung in der Verwaltung durch. Die daraus entstandenen Ergebnisse bildeten die
Grundlage der hier vorliegenden Diplomarbeit. In diesem Zusammenhang machte mir vor
allem die Auswertung der Fragebögen großen Spaß, da ich auf viele unterschiedliche Per-
sönlichkeiten stieß und sich dementsprechend unterschiedliche Meinungsbilder aufzeigten.
Im Laufe dieser Bearbeitungszeit und aufgrund diverser Messebesuche sowie Teilnahmen
an Anwenderforen stellte ich fest, dass Wissensmanagement ein sehr interessantes, aktu-
elles und kritisches Thema in der Verwaltung ist.
Hauptsächlich die Begegnungen mit MitarbeiterInnen aus der Verwaltung motivierten mich,
ein eigenes Konzept für Wissensmanagement in der Verwaltung aufzustellen. Ich möchte
dieses für weitere Diskussionen zur Verfügung stellen. Aufgrund der Tatsache, dass ich die
Befragungen selbst durchführte, bewertete und ein eigenes Konzept aufstellte, habe ich
diese Teile der Diplomarbeit in der Ich-Form geschrieben, da sich meine Meinung nicht
verallgemeinern lässt.
Ich möchte nun die Gelegenheit nutzen, mich an dieser Stelle bei allen mitwirkenden Per-
sonen zu bedanken. Hier sei an erster und besonderer Stelle Herr Detlef Cwojdzinski aus
der Senatsverwaltung für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz in Berlin genannt,
der mir durch seine Ratschläge, sein Interesse und seine Kritik eine sehr große Hilfe war.
Er begleitete die Erstellung der Diplomarbeit von der Entstehung im Frühjahr 2002 bis zu
ihrem Abschluss durch alle Höhen und Tiefen und erwies sich als wahre Hilfe. Er
verschaffte mir die wichtigsten Kontakte und ermöglichte mir die Teilnahme an zahlreichen
Messen und Kongressen. Ohne ihn wäre die vorliegende Diplomarbeit nicht entstanden.
Vorwort Seite XI
Mein zweiter besonderer Dank gebührt allen Mitarbeitern der Senatsverwaltungen, der Be-
zirksämter, der Senatskanzlei Berlin, den Bundesministerien und weiteren Verwaltungsbe-
hörden, die sich Zeit für meine Fragen genommen haben. Vor allem danke ich in diesem
Zusammenhang den Abteilungen I und II der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und
Frau Kays aus der Senatsverwaltung für Inneres, die durch ihr Engagement und ihre Mit-
hilfe einen großen Teil der Arbeit ermöglichten. Weiterhin sei auch an Frau Delius-Bätz aus
der Senatsverwaltung für Gesundheit, Soziales und Verbraucherschutz ein Dankeswort ge-
richtet, die mir in Literaturfragen stets weiterhelfen konnte.
Des Weiteren möchte ich mich bei allen Einzelpersonen der Firmen und der TFH Wildau
bedanken, die mir beratend zur Seite standen. Hier sind insbesondere zu nennen: Herr
Flügel (Detecon), Herr Korsch, Herr Hell sowie Herr Grote (T-Systems), Frau Schmidt-
Funke (Infora GmbH), Herr Bittner, Herr Tolkiehn und Herr Büttner von der TFH Wildau.
Meinen letzten, sehr großen und persönlichen Dank richte ich an meine Familie, meine
Freunde und an meine ehemalige Schullehrerin Frau Volk, die mich ebenfalls alle sehr
unterstützten.
Wildau, den 17.01.2003
Jacqueline Schmidt
Einführung
Seite 1
1. EINFÜHRUNG
Unser Leben ist geprägt von schnellen Veränderungen, die immer wieder zu neuen
technologischen Entwicklungen führen, die wir anfangs oft ablehnen, aber später nicht
missen wollen. Auf diese Weise entwickelten wir uns von der Industrie- zur
Dienstleistungs-, Informations- und Wissensgesellschaft. Wer in dieser Zeit der
anwachsenden Wissensbestände und der zunehmenden Informationsflut Sieger im
Wettbewerb um Zeit, Informationen und Wissen sein möchte, muss mit dem Erfolgsfaktor
Wissen richtig umgehen können. Aus diesem Bestreben heraus, Wissen zu ihrem Vorteil
einsetzen zu können, bedienten sich zunächst global agierende Unternehmen aus der
Informations- und Kommunikationsbranche der Instrumente des Wissensmanagements.
Aber Wissensmanagement ist nicht erst in den letzten Jahren entstanden, denn bereits in
der Steinzeit wurde Wissen um Jagdmethoden, Nahrungssuche und Arbeitstechniken ge-
sammelt und an die Nachkommen weitergegeben. Ohne diese Wissensvermittlung von
Generation zu Generation wäre die Entwicklung der Menschheit bis zum heutigen Stand
nicht möglich gewesen.
Nun wäre es ein Irrtum zu glauben, dass Wissensmanagement nur in internationalen
Technologieunternehmen, in mittelständischen Unternehmen sowie in kleinen Unter-
nehmen anzusiedeln ist. Gerade die Verwaltung stellt mit rund 4,2 Millionen Beamten, An-
gestellten und Arbeitern bundesweit, ihren Aufgaben sowie ihren Funktionen eine weitaus
größere Notwendigkeit für das Management von Wissen dar, denn Verwaltungsarbeit ist
zugleich Wissensarbeit. Leider hat sich der private, aber auch öffentliche Sektor bis zum
heutigen Zeitpunkt nur gering mit dem Thema Wissensmanagement in der Verwaltung
auseinandergesetzt, so dass nur wenige Lösungsansätze vorhanden sind. In diesem Kon-
text und aus der bis heute kaum berücksichtigten ministeriellen Verwaltungsarbeit entstand
die Motivation das Thema Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung im Rahmen
der Diplomarbeit zu untersuchen.
1.1
Zielsetzung der Arbeit
Ziel dieser Arbeit ist es zum einen, die Notwendigkeit von Wissensmanagement in der
ministeriellen Verwaltung zu begründen, und zum anderen erste Lösungsansätze vorzu-
stellen, um als Ergebnis eine Leitidee für einen Wissensmanagementansatz zu entwickeln.
Die gewonnenen Erkenntnisse beruhen auf einer Befragung in der Berliner Verwaltung
sowie einer zweiten Befragung in den IT Stellen der Bundesministerien und Berliner Se-
natsverwaltungen.
Einführung
Seite 2
Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
· Welches Wissen und welche Informationen benötigen die MitarbeiterInnen
der Ministerialverwaltung bei ihrer täglichen Arbeit?
· Welche vorhandenen Quellen benutzen die MitarbeiterInnen, um ihre benötig-
ten Informationen und Wissen zu erhalten?
· Inwieweit sind die MitarbeiterInnen in der Verwaltung bereit, ihr Wissen wei-
terzugeben?
· Wie ist der Stand von Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung?
· Hat Wissensmanagement in der ministeriellen Verwaltung eine Zukunft?
1.2
Aufbau der Arbeit
Der Aufbau der vorliegenden Diplomarbeit gliedert sich in zehn Kapitel:
Nach der Einführung stellt das zweite Kapitel die theoretischen und inhaltlichen Grundla-
gen des Wissensmanagements vor. Hier werden die Begriffe Wissen und Wissensmana-
gement umfassend erläutert.
Im dritten Kapitel werden zum Verständnis des Umfelds der Ministerialverwaltung einige
Grundlagen dargelegt. Daraus ergeben sich im vierten Kapitel die Notwendigkeiten des
Wissensmanagements in der Ministerialverwaltung. Dieser Theorieteil bildet die Grundlage
für die darauf folgenden praktischen Inhalte der Diplomarbeit, die sich an den Durchfüh-
rungen der Befragungen orientieren.
Im fünften Kapitel wird anhand erster Projekte und Vorhaben dargestellt, inwieweit sich die
Thematik auf Bundes-, und Landesebene integriert hat. Nach dieser Bestandsanalyse folgt
die Bedarfsanalyse in der Berliner Ministerialverwaltung. Mit Hilfe eines Fragebogens wur-
de ermittelt, welches Wissen und welche Informationen benötigt werden, inwieweit Wis-
sensmanagement für die MitarbeiterInnen eine Rolle spielt und welche Probleme, Vorstel-
lungen und Wünsche sich von Seiten der MitarbeiterInnen aufzeigen. Im Anschluss wird
am Beispiel der Abteilung Stadt- und Freiraumplanung der Senatsverwaltung für Stadtent-
wicklung die Etablierung von Wissensmanagement vorgestellt. Im Vergleich dazu wird eine
zweite Abteilung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung beschrieben, die den Wis-
sensmanagementansatz der Stadt- und Freiraumplanung übernehmen möchte. Aus den
Resultaten der Befragungen beider Abteilungen und der Bedarfsanalyse ist dann ein Kon-
zept für Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung entstanden, welches im letzten
Kapitel der Arbeit vorstellt wird.
Abschließend wird zusammenfassend beurteilt, welche Perspektive Wissensmanagement
in der Ministerialverwaltung hat.
Was ist Wissen? Seite 3
_________________________________________________________________
2.
THEORETISCHE GRUNDLAGEN DES WISSENSMANAGEMENTS
2.1
Was ist Wissen?
Noch vor 2000 Jahren beherrschten Landwirtschaft, Handel und Handwerk die Arbeits-
welt. Erst als im Jahre 1785 James Watt die Dampfmaschine erfand, entstanden neue
Arbeitsweisen, wie beispielsweise die industrielle Massenproduktion. Infolge dieser
technologischen Revolution verlagerten sich die Produktionsfaktoren Arbeit und Boden
immer mehr zum Kapital. Ähnlich wie die Dampfmaschine veränderte Ende 1950 die Er-
findung des Computers die Welt. Anfangs vereinfachte der Computer nur die klassi-
schen Prozesse im Buchhaltungs- und Logistikwesen, aber mit der Erfindung des Inter-
nets verwandelte sich in den 90-iger Jahren die industrielle Gesellschaft zu der heutigen
Informations- und Wissensgesellschaft. Plötzlich nahm die Menge der Informationen
sehr stark zu, die Wissensbestände wurden komplexer und die Halbwertzeit von Wis-
sen
1
verkürzte sich immer mehr. Hinsichtlich dieser Veränderungen entwickelte sich der
Begriff ,,Wissen" zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren und wurde so, neben Arbeit,
Kapital und Boden, zum vierten Produktionsfaktor ernannt (siehe Abb.1).
Kapital
Industrielle
Gesellschaft Wissens-
gesellschaft
Arbeit
Agrar-
Wissen
gesellschaft
Boden
Abb.1: Von der Agrar- bis zur Wissensgesellschaft
2
Im Laufe dieser Zeit veränderten sich nicht nur die Arbeitsmethoden, sondern auch die
Lebensweisen der Menschen. Nur sehr wenige Menschen haben noch bzw. nehmen
sich für persönliche Angelegenheiten Zeit. Die meisten von ihnen empfinden die Zeit als
zu schnelllebig und befürchten, die Vielzahl von Informationen nicht mehr zeitgerecht
verarbeiten zu können. Diese Denkweise ist nachvollziehbar, wenn man berücksichtigt,
dass sich alle fünf bis sieben Jahre das weltweit verfügbare Wissen verdoppelt und täg-
lich bis zu 20.000 Publikationen auf der Welt erscheinen. Demzufolge gibt man heute
nicht mehr Wissen von Generation zu Generation weiter, sondern muss es von Tag zu
Tag oder oftmals auch von Stunde zu Stunde weitervermitteln.
1
Das Prinzip der ,,Halbwertzeit von Wissen" besagt, dass das Wissen von heute morgen bereits veraltet ist.
2
Götz, 2000, S. 48
Was ist Wissen? Seite 4
_________________________________________________________________
Versucht man nun, den Begriff Wissen zu definieren, ist dies nicht in einem Satz darzu-
legen. Die Literatur bietet zahlreiche Definitionsangebote und je nach Ansatzpunkt und
Betrachtungsweise fallen diese sehr unterschiedlich aus. Die von Davenport und
Prusak
3
aufgestellte Definition verdeutlicht, dass der Wissensbegriff sehr vielseitig und
daher schwer zu erklären ist:
,,Wissen ist eine fließende Mischung aus strukturierten
Erfahrungen, Wertvorstellungen, Kontextinformationen und Fachkenntnissen,
die in ihrer Gesamtheit einen Strukturrahmen zur Beurteilung und Eingliederung
neuer Erfahrungen und Informationen bietet. Entstehung und Anwendung von
Wissen vollziehen sich in den Köpfen der Wissensträger. In Organisationen ist
Wissen häufig nicht nur in Dokumenten oder Speichern enthalten, sondern
erfährt auch allmählich eine Einbettung in organisatorische Routine,
Prozesse, Praktiken und Normen."
Die wichtigste Erkenntnis aus dieser Definition ist, dass Wissen nur in den Köpfen der
Menschen entstehen und existieren kann. Wenn demzufolge Informationen zu Wissen
verarbeitet werden sollen, muss ein Mensch die Verknüpfung zwischen den verschiede-
nen Informationen herstellen, um sie dann in Wissen umzuwandeln und als solches wei-
terzugeben. Somit stellen die MitarbeiterInnen als Wissensträger und Entscheider die
wichtigste Ressource in der Verwaltung dar.
Außer dass MitarbeiterInnen viele Informationen in ihren Köpfen gespeichert haben, be-
sitzen sie weiterhin entsprechende fachspezifische Kenntnisse, sie sammeln in ihrer Be-
rufslaufbahn Erfahrungen im Umgang mit Menschen, Informationen und Prozessen
u.a.m. und sie eignen sich i.d.R. im Laufe der Zeit weitere Fähigkeiten an. Diese An-
sammlung aller Informationen, Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen wird im Rah-
men der vorliegenden Diplomarbeit als das Wissen bezeichnet.
Wissen ist die Ansammlung aller Informationen, Fähigkeiten, Kenntnisse und
Erfahrungen.
3
Davenport/ Prusak, 1999, o.S.
Was ist Wissen? Seite 5
_________________________________________________________________
2.1.1
Abgrenzung zwischen Daten, Informationen und Wissen
In den obigen Ausführungen sowie auch im Alltag wird häufig von Informationen und nur
selten von Wissen und Daten gesprochen. Und welcher Mitarbeiter kennt nicht Fragen
wie: ,,Können Sie mir heute noch die Daten auf den Tisch legen?" oder ,,Können Sie mir
die wichtigsten Informationen heraussuchen?"
Beschäftigt man sich jedoch eingehender mit der Thematik des Wissensmanagements,
sollte Wissen von Informationen und Daten eindeutig abgegrenzt werden, da ,,Erfolg be-
ziehungsweise Misserfolg unter Umständen entscheidend davon abhängen, (...) ob Da-
ten, Informationen und Wissen benötigt werden, was davon vorhanden ist und was mit
dem einen oder anderen bewirkt werden kann"
4
. Dies kann durch folgendes Beispiel ver-
deutlicht werden:
Der Abteilungsleiter erhält nach einer Sitzung Telefonnummern und speichert sie als
Daten in seiner Datenbank ab. Mit der Verknüpfung der dazugehörigen Namen und Po-
sitionen entstehen Informationen. Eines Tages möchte ein Mitarbeiter von dem Abtei-
lungsleiter wissen, welcher Mitarbeiter für den Fachbereich I verantwortlich ist, unter
welcher Nummer diese Person zu erreichen ist und welche Themen in diesem Fachbe-
reich aktuelle Priorität haben. Der Abteilungsleiter wird in diesem Fall nicht nach den
reinen Daten und Informationen, sondern nach seinem Wissensstand gefragt. Er wird in
diesem Fall nicht nur die angeforderten Informationen weitergeben, sondern zusätzlich
aus Erfahrungen berichten, zu welchen Zeiten die Person am besten erreichbar ist und
welche Themen Interesse wecken könnten.
Anhand dieses Beispiels soll aufgezeigt werden, dass Wissen mehr als nur Informatio-
nen umfasst. Grundlage bilden Daten, bestehend aus mehreren Zeichen, welche Num-
mern, Mengenangaben, aber auch Aktenzeichen sein können. Diese müssen erst in
Beziehung zueinander gesetzt werden, um daraus Informationen bilden zu können. Erst
mit der Intelligenz der MitarbeiterInnen können die Informationen verstanden und mit Er-
fahrungen ergänzt werden. Anhand des Beispiels hat der Abteilungsleiter aus Erfahrung
gelernt, dass Herr Müller ab 18 Uhr nicht mehr unter der Nummer 030-1234, sondern
über seine Mobilfunknummer zu erreichen ist. Erst aus der Verbindung von Informatio-
nen und Erfahrungen entsteht die höchste Ebene Wissen, das im Gegensatz zu den
neutralen Informationen immer personenabhängig ist.
Diese Beziehungen werden im Folgenden noch einmal in einem Modell veranschaulicht,
welches auf die von Probst
5
und der KGST
6
entwickelten Darstellungen aufbaut.
4
Davenport/ Prusak, 1998, o.S.
5
Gilbert Probst ist Professor für Organisation und Management an der Universität Genf (Schweiz).
6
Die KGSt ist der von Städten, Gemeinden und Kreisen gemeinsam getragene Fachverband für kommunales
Management.
Was ist Wissen? Seite 6
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Wissensmanagement
Herr Müller ist ab 18 Uhr nicht mehr
unter der Nummer 030-1234, sondern über
seine Mobilfunknummer zu erreichen.
Informations-
I
NFORMATION
Die Telefonnummer von Herrn Müller ist
management
030-1234.
Datenmanagement
030-1234
,,1", ,,4", ,,9"
Abb.2: Daten - Information - Wissen
7
Die fließenden Übergänge der einzelnen Wissensentstehungsprozesse werden in
diesem Modell anhand einer gestrichelten Linie dargestellt, da ungewiss ist, wann Daten
zu einer Information werden oder Informationen zu Wissen. Des Weiteren kann mittels
der Pfeile nachvollzogen werden, dass nicht nur Informationen aus Daten und Wissen
aus Informationen entstehen, sondern im Umkehrschluss Wissen nur in Form von In-
formationen an andere vermittelt werden kann.
8
Es ist demzufolge ein dynamischer Pro-
zess, der nochmals aufzeigt, dass Wissen sich nicht ohne Zeichen, Daten und Informa-
tionen entwickeln kann.
In welcher Form Wissen gespeichert werden kann, stellt nun der folgende Abschnitt vor.
2.1.2
Formen der Wissensspeicherung
Das menschliche Wissen unterteilt sich in explizites und implizites Wissen. Explizites
Wissen ist auf verschiedenen Medien gespeichert, wie z.B. in Datenbanken oder in
Textdokumenten. Es ist digitalisierbar, formalisierbar, strukturierbar und im Vergleich
zum impliziten Wissen leichter zu verarbeiten, zu verteilen oder zu speichern. In einer
Abteilung z.B. werden Berichte in einer Akte abgelegt, auf die dann jeder Mitarbeiter
Zugriff haben sollte.
Im Gegensatz dazu ist implizites Wissen dadurch gekennzeichnet, dass es intuitiv, also
unbewusst, ist. Handelt ein Mitarbeiter in einer bekannten Situation automatisch, ohne
die Vorgänge zu erklären, geschieht dies für ihn selbstverständlich. Das implizite Wis-
sen basiert dabei auf Erfahrungen, Erinnerungen, persönlichen Vorstellungen und Ein-
stellungen, und ist somit weitgehend aktions- und personengebunden. Das bedeutet,
dass jeder Mitarbeiter seine eigenen persönlichen Erfahrungen während der Berufszeit
7
in Anlehnung an Probst/Raub/Romhardt, 2000, o.S. und Kassner, 2001, S.15
8
Kassner, 2001, S.16
D
ATEN
Z
EICHEN
W
ISSEN
Was ist Wissen? Seite 7
_________________________________________________________________
sammelt und somit im Kopf jedes einzelnen Mitarbeiters ein anderes implizites Wissen
verinnerlicht ist. Dieses Wissen ist in der Praxis kaum weiterzugeben und bleibt daher
oft ungenutzt. Dennoch ist es Ziel, das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter auch ande-
ren Mitarbeitern zugänglich zu machen, die dieses Wissen benötigen. Dabei stellt der
Übergang vom impliziten zu explizitem Wissen das Grundproblem des Wissensmana-
gements dar.
Wissen in impliziter Form muss sichtbar gemacht werden (explizit), um es an andere weitergeben zu können.
Abb.3: Wissensprozesse des Einzelnen
9
Die Unterscheidung zwischen diesen beiden Wissensformen ist deshalb so relevant, da
viele Führungskräfte den größten Teil ihrer Entscheidungen basierend auf implizitem
Wissen (aus Erfahrungen) treffen.
Neben explizitem (auf Medien gespeichertem Wissen) und implizitem Wissen (in den
Köpfen von Menschen gespeichertem Wissen) gibt es noch zusätzlich weitere Eintei-
lungen. Droske
10
unterscheidet neben explizitem und implizitem Wissen des Weiteren
strukturiertes Wissen (in Datenbanken gespeichertes Wissen) vom unstrukturierten
Wissen (Wissen aus E-Mail, Fax, Word-Dokumenten, Bildern, aber auch das in den
Köpfen der Menschen) sowie kollektives (für eine Personengruppe oder Organisation)
vom privaten Wissen (auf eine Person beschränktes Wissen). Der größte Teil des Wis-
sens stellt dennoch zum einen das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter (implizites
Wissen) und zum zweiten das bereits vergessene und veraltete Wissen dar. Die folgen-
de Grafik soll diese Erkenntnis anhand des ,,Eisbergprinzips" veranschaulichen:
Explizites Wissen
Implizites Wissen
Abb.4:
11
Veraltetes und vergessenes Wissen Wissen - das ,,Eisbergprinzip"
9
Wagner, 1999, o.S.
10
Droske, 2000, o.S.
11
eigene Darstellung
Was ist Wissen? Seite 8
_________________________________________________________________
Das gefährliche an einem Eisberg ist, dass man nur die Spitze erkennen kann. Die wah-
re Größe bleibt meist verborgen, da sie unter der Wasseroberfläche versteckt ist. Ge-
nauso ist es mit dem veralteten und vergessenen Wissen. Wenn das Wissen in den
Köpfen der MitarbeiterInnen nicht in explizites Wissen umgewandelt wird, entsteht un-
genutztes Potenzial, welches sich in veraltetem und vergessenem Wissen ausdrückt,
welches dann die untere Ebene des Eisberges bildet und unter der Wasseroberfläche
verborgen bleibt. Somit ist es für andere MitarbeiterInnen unerreichbar.
Zusammenfassung
Zusammenfassend werden alle beschriebenen Wissensprozesse in der folgenden Gra-
fik nochmals aufzeigt:
Wissensaufnahme Wissensspeicherung
Wissensweitergabe
Abb.5: Die Wissensprozesse im Überblick
12
Wissen sollte nicht mit Informationen und Daten gleichgesetzt werden, da erst der
Mensch die Informationen mit Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnissen verknüpfen
muss, um Wissen zu erhalten. Dieses Wissen kann in impliziter und/oder expliziter Form
vorliegen und sollte nach Möglichkeit effektiv an alle relevanten Wissensnutzer (Mitar-
beiterInnen) weitergegeben und geteilt werden, denn je zugänglicher Wissen wird, desto
wertvoller ist es für die gesamte Organisation. Dies ist unter anderem eine Aufgabe des
Wissensmanagements. Was Wissensmanagement im Einzelnen noch beinhaltet, wird
nun der nächste Abschnitt vorstellen.
12
eigene Darstellung
Wissen
Information
Daten
Zeichen
Implizites Wissen
(Verborgen, subjektiv)
Erfahrungen od. Ideen
in den Köpfen der
Mitarbeiter, die nicht
dokumentiert und somit
nicht für Dritte zugäng-
lich sind.
Explizites Wissen
(zugänglich, objektiv)
schriftlich dokumentiertes
od. in anderen Medien
gespeichertes Wissen.
Z I E L:
Wissen wird mit meh-
reren Mitarbeitern
geteilt:
kollektives Wissen
Was ist Wissensmanagement? Seite 9
Tab.1: Definitionen für Wissensmanagement
2.2
Was ist Wissensmanagement?
Kein Begriff wird derzeit so heftig diskutiert und in Frage gestellt wie Wissensmanage-
ment, auch unter der englischen Bezeichnung ,,Knowledge Management" bekannt. Ent-
sprechend der Vielzahl an Begriffsbestimmungen von Wissen gibt es auch hier die
unterschiedlichsten Definitionen, und wie bereits festgestellt, sind Definitionen immer
eine Frage des Standpunktes.
Eine einheitliche Vorstellung von dem Begriff Wissensmanagement besteht weder im
privaten noch im öffentlichen Sektor. Im Gegenteil, in der Verwaltung wird häufig sogar
Wissensmanagement mit der virtuellen Verwaltung, der lernenden Organisation oder
der Netzwerk-Organisation gleichgesetzt
13
.
Um dieses Phänomen zu verdeutlichen, werden im Folgenden einige Definitionen
aufgelistet:
Autor
Definition
Probst
14
[1999, S.45]
Wissensmanagement bildet ein integriertes Interventions-
konzept, das sich mit den Möglichkeiten zur Gestaltung der
organisationalen Wissensbasis befasst.
Willke [1998, S 39]
Wissensmanagement meint die Gesamtheit organisationaler
Strategien zur Schaffung einer ,,intelligenten" Organisation.
Heyde AG [2000]
Die effiziente Nutzung der Ressource Wissen mit dem Ziel,
diese für die Erreichung von Unternehmenszielen einzuset-
zen und daraus langfristige Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Bundesverwaltungsamt
15
Es umfasst den Informations- und Wissensbedarf aller an
den Geschäftsprozessen des BVA beteiligten Personen und
Institutionen; MitarbeiterInnen und deren Dienstwissen, Bür-
gerinnen und Bürger, Unternehmen, Zuwendungsempfän-
ger, andere Behörden und viele mehr. Die Realisierung er-
folgt stufenweise von innen nach außen [...].
13
Splitter, 2002, S.4
14
Probst/ Raub/ Romhardt, 1998, o.S.
15
BVA, 2001, o.S.
Was ist Wissensmanagement? Seite 10
Eigene Untersuchungen
16
in der Verwaltung haben ergeben, dass Wissensmanagement
meist mit den Begriff Informationsmanagement gleichgesetzt wird (siehe Anlage 5).
Doch grenzt sich Informationsmanagement von Wissensmanagement dahingehend ab,
dass es alle Informationen verwaltet, die außerhalb des menschlichen Gedächtnisses
gespeichert sind. Beim Wissensmanagement kommen zu diesen Informationen noch
die Informationsbestände hinzu, welche im menschlichen Gedächtnis gespeichert sind.
Diese Tatsache stellt an das Wissensmanagement eine erheblich größere Herausforde-
rung, da hier die Menschen als Wissensträger fungieren.
Eine deutliche Unterscheidung zwischen diesen und noch weiteren ähnlichen Begriffen,
wie z.B. Dokumentenmanagement, ist hier zwingend erforderlich, da sie in der Praxis oft
für Verwirrungen sorgen, häufig gleichgesetzt werden und beliebig austauschbar zu sein
scheinen.
Ein Grund für die vielseitigen Definitionen von Wissensmanagement könnte in der Kom-
plexität des Begriffs ,,Wissen" liegen, welcher bereits im ersten Abschnitt vorgestellt
wurde. Allein die verschiedenen Wissensarten zielen auf unterschiedliche Verständnis-
fragen ab. Hinzu kommt, dass jede Organisation, jedes Unternehmen sowie jede Ver-
waltungsbehörde einzigartig ist und somit Wissensmanagement immer spezifisch be-
schrieben bzw. definiert wird. Demnach ist das Thema Wissensmanagement nahezu so
komplex wie das menschliche Wissen selbst.
Neben der Diskussion nach der richtigen Definition von Wissensmanagement spielt der
ganzheitliche Ansatz eine viel wichtigere Rolle. Die neuste Technologie nutzt wenig,
wenn Mitarbeiter nicht bereit sind, ihr Wissen weiterzugeben und es getreu nach dem
Motto ,,Wissen ist Macht" zurückhalten. Demzufolge müssen alle Elemente, wie die
Kommunikation, die Verwaltungsstrukturen und -kultur, Barrieren, Anreizsysteme sowie
die technische Infrastruktur, in einem ganzheitlichen Wissensmanagementansatz be-
rücksichtigt werden.
Die Abbildung 6 stellt den ganzheitlichen Ansatz noch einmal zusammenfassend dar.
16
vgl. Kapitel 6-8
Was ist Wissensmanagement? Seite 11
Abb.6: Der ganzheitliche Ansatz von Wissensmanagement
17
Das Wissensmanagement in der Verwaltung für spezifische Zwecke unerlässlich ist, soll
anhand folgender Situation beschrieben werden:
Frau M. arbeitet in der Personalabteilung des Ministeriums und wechselt in die Zentral-
abteilung. Herr P. übernimmt ihre Stelle mit den gesamten Unterlagen und Datenban-
ken. Er braucht zwei Wochen, um das vorhandene Wissen der Frau M. zu verstehen, zu
verarbeiten und anwenden zu können. Ohne die Hilfe erfahrener Mitarbeiter würde er
noch länger benötigen. Herr P. muss aber noch nach Monaten bei Frau M. anrufen, um
zu erfahren, wo alte Ordner mit bestimmten Daten aufbewahrt werden. Kann das nicht
veröffentlichte Wissen der Frau M. in der Abteilung für die Verwaltung nach ihrer Ver-
setzung erhalten bleiben?
Das Beispiel zeigt, dass ein neuer Mitarbeiter in der Regel noch kein Wissen und keine
Erfahrungen über die Prozess-Abläufe haben wird. In der Einarbeitungszeit versucht er
möglichst schnell auf einen ausreichenden Wissensstand zu kommen, um selbständig
und produktiv arbeiten zu können. Probleme entstehen aber, wenn der frühere Mitarbei-
ter den Arbeitsplatz bereits gewechselt hat, so dass ein Wissenstransfer von Person zu
Person nicht mehr möglich ist. Auf diese Weise geht ein großer Teil des von dem frühe-
ren Mitarbeiter benutzten Wissens verloren. Um diesem Verlust entgegenzuwirken,
17
eigene Darstellung
Prozesse
Technologie
Mitarbeiter
Erfahrungen/
Erwartungen
Fähigkeiten/
Kenntnisse
Anreize
Hemmnisse
Verwaltungs-
prozesse
Handlungen
Entscheidungen
Intranet
Dokumenten-
Management
Workflow
Groupware
Ziele Strategien Kultur Aufbau Struktur
Organisation der Verwaltung
W
ISSENSMANAGEMENT
Politik
Unternehmen
Bürger
Verwaltung
Was ist Wissensmanagement? Seite 12
muss Wissen ausgetauscht werden. Die oben gestellte Frage kann also mit Hilfe von
Wissensmanagement bejaht werden. Denn es unterstützt eine schnellere Integration
von Auszubildenden oder Neulingen, ist somit stressreduzierender und ,,dient der Auf-
rechterhaltung der Organisationskultur"
18
. Am Beispiel ist weiterhin erkennbar, dass der
Wissenstransfer in der Verwaltung eher unstrukturiert und spontan stattfindet. Um den
Wissenstransfer in strukturierter Form optimal ablaufen zu lassen und damit bsw. die
Einarbeitung der MitarbeiterInnen zu verbessern, wird Wissensmanagement zweckmä-
ßig eingesetzt.
Im Folgenden wird Wissensmanagement mit eigenen Worten definiert. Dabei ist dieser
Definitionsansatz als Grundlage für die vorliegende Diplomarbeit zu berücksichtigen.
Wissensmanagement ist, das durch Informationen, Fähigkeiten, Kenntnisse
und Erfahrungen geprägte Wissen sich selbst und anderen Personen zur
richtigen Zeit, am richtigen Ort effektiv und effizient verfügbar zu machen.
Demzufolge ist Wissensmanagement notwendig, um auf das benötigte Wissen zugrei-
fen zu können, es effektiv und effizient zu nutzen und anderen Personen verfügbar zu
machen. Somit versucht auch die Verwaltung mit geeigneten Maßnahmen ihr vorhan-
denes und neues Wissen für den Erfolg ihres Wirkens nutzbar zu machen. Vorausset-
zung dafür wären zum einen geänderte Formen der Zusammenarbeit, moderne Infor-
mationstechnik, eine verstärkte Wissensorientierung der Mitarbeiter und zum anderen
das richtige Gleichgewicht zwischen den Zielen der Organisation und der Interessen der
Mitarbeiter.
19
In diesem Zusammenhang hat Wissensmanagement folgende Aufgaben:
den Erwerb von benötigtem Wissen,
die Identifikation des vorhandenen Wissens,
die Entwicklung und Erweiterung des bereits vorhandenen Wissens,
die Speicherung des Wissens für spätere Anwendungsfälle und schließlich
die Weitergabe des erweiterten, entwickelten und gespeicherten Wissens.
2.2.1
Ziele des Wissensmanagements
Aus den Aufgaben ergibt sich das primäre Ziel von Wissensmanagement: Wissen zu-
gänglich und wiederverwendbar zu machen, um die Wissensbestände effizienter zu
verwalten, sowie den internen Informationsfluss und die Entscheidungsprozesse in der
Verwaltung zu verbessern und damit Doppelarbeit oder Wiederholungen von Fehlern zu
vermeiden. Des Weiteren muss den einzelnen Mitarbeitern bewusst gemacht werden,
dass ihr Wissen auch von anderen Kollegen benötigt wird. Und wenn zudem noch jeder
18
Götz, 2000, o.S.
19
Splitter Nr.3/2002, S.4
Was ist Wissensmanagement? Seite 13
Mitarbeiter die Kenntnis darüber hat, wie er selbst zu seinem benötigten Wissen kom-
men kann, dann sind die wichtigsten Ziele des Wissensmanagements erreicht.
Abb.7: Ziele und Gründe zur Einführung von Wissensmanagement
20
2.2.2
Bausteine des Wissensmanagements
Einen recht einflussreichen praxisorientierten Ansatz von Wissensmanagement haben
die Autoren Probst et. al.
21
aufgestellt, der in Abb.8 schematisch dargestellt ist. Der
äußere Kreislauf mit den Elementen Wissensziele und Wissensbewertung stellt einen
traditionellen Managementprozess dar. Der innere Kreislauf zeigt die sechs Kernpro-
zesse Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissens(ver)teilung,
Wissensnutzung und Wissensbewahrung.
Diese Prozesse dürfen nie getrennt betrachtet werden, da sie sich gegenseitig beein-
flussen und nur gemeinsam ein umfassendes Konzept des Wissensmanagements dar-
stellen. Was sie im Einzelnen beinhalten, kann den Fragestellungen in der Grafik ent-
nommen werden.
Im weiteren Teil werden nun die einzelnen Bausteine von dem Feld ,,Wissensziele" aus-
gehend, entgegen dem Uhrzeigersinn kurz beschrieben.
20
Dr. Wulff, M. 2000 KGST Vortrag
21
Probst/ Raub/ Romhardt, 2000, o.S.
Verbesserung
Steuerung,
Effektivität und
Effizienz
Verbesserung
Service und
Bürgerzufriedenheit
Lernende
Organisation
und Mitarbeiter-
zufriedenheit
Verbesserung
Flexibilität und
Innovation
Komplexere
Umwelt
Zunehmende
Informationsflut
Ganzheitliche
Sachbearbeitung
/ Teamarbeit
Dezentralisierung
des Wissens
durch das ,,Neue
Steuerungsmodell"
Gründe zur Einführung von Wissensmanagement
Ziele von Wissensmanagement
Wissensmanagement
Was ist Wissensmanagement? Seite 14
Wissensziele
Feedback
Wissensbewertung
Wissensidentifikation
Wissensbewahrung
Wissenserwerb
Wissensnutzung
Wissensentwicklung
Wissens(ver)teilung
Abb.8: Bausteine des Wissensmanagements nach Probst
22
Sobald eine Organisation einen oder mehrere Bausteine des Wissensmanagements
vernachlässigt, entsteht eine Störung im Wissenskreislauf, die viele Wissensprobleme
zur Folge haben kann.
23
In der Praxis kommt dies häufig vor, wenn beispielsweise eine
Abteilung ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen hat, doch weder Protokolle noch Erfah-
rungen dokumentiert wurden. Der Wissenskreislauf ist somit unterbrochen, da für Fol-
geprojekte kein Informationsmaterial zur Verfügung steht.
Für ein sinnvolles Funktionieren des Konzeptes setzen Probst et.al. voraus, dass Wis-
sensziele gesetzt werden. Nun fällt es nicht leicht, Wissensziele in der Verwaltung zu
definieren. Vor allem die private Wirtschaft unterscheidet sich in ihren Zielsetzungen
und -vorstellungen von dem öffentlichen Sektor. Ein Mitarbeiter der Akademie für Wis-
sensmanagement hat einmal mögliche Wissensziele für die Berliner Verwaltung aufge-
stellt
24
:
Effektivitätssteigerung der Arbeitsabläufe,
Vermeidung von Redundanzen und Suchprozessen,
Reduzierung von Informationsübertragungs- und Kommunikationsfehlern,
Förderung von Kooperationsbereitschaft sowie der Teamentwicklung,
Verbesserung der Kommunikation und des internen Informationsflusses,
schnellere, kostengünstigere und wirksamere Entscheidungsfindung,
22
Probst/ Raub/ Romhardt, 1999, S.58
23
Probst/ Raub/ Romhardt, 2000, o.S.
24
Splitter, 2002, S. 23-25
Wie gebe ich meinen Lernanstren-
gungen eine Richtung?
Wie messe ich den Erfolg
meiner Lernprozesse?
Wie verschaffe ich mir intern und extern
einen Überblick über vorhandenes Wis-
sen? Weiß ich, was ich weiß?
Wie schütze ich mich vor
Wissensverlusten?
Welche Fähigkeiten kaufe
ich mir extern ein?
Wie stelle ich mir die
Anwendung sicher?
Wie baue ich neues Wissen auf? Wie
entwickele ich aus eigener Kraft
neues Wissen?
Wie und mit welchen Maßnahmen
bringe ich das Wissen an den
richtigen Ort?
Was ist Wissensmanagement? Seite 15
Entlastung der IT- Stellen durch Vermeidung von wiederkehrenden Supportan-
fragen,
schneller Zugriff auf Informationsquellen,
eigenverantwortliches Handeln,
ständige Weiterbildung,
Persönlichkeitsentwicklung,
Verbesserung der Kundenbeziehung und des Kundennutzens (sowohl intern
als auch extern),
effizientere Nutzung bereits vorhandener bzw. neu implementierter Informati-
onstechnologie und
erfolgreiche Neugestaltung von Unternehmensprozessen im Rahmen der Ver-
waltungsreform.
Wissensidentifikation schafft Transparenz über internes und externes Wissen und ana-
lysiert, welche Wissenskapazitäten vorhanden sind und welche zur Erreichung der Wis-
sensziele noch fehlen. Anschließend werden durch den Wissenserwerb Maßnahmen
eingeleitet, um an das gewünschte Wissen zu gelangen, wie z.B. durch Fortbildung oder
Erwerb von Wissen anderer Verwaltungen. Die auf diese Weise gewonnenen Informati-
onen werden durch die Wissensentwicklung an die entsprechenden Anforderungen an-
gepasst. Bei der Wissensentwicklung steht, ähnlich wie beim Wissenserwerb, die Pro-
duktion erweiterter Fähigkeiten, neuer und verbesserter Ideen sowie leistungsfähigerer
Prozesse im Mittelpunkt.
25
Danach beginnt die Wissensverteilung, z.B. durch das Intra-
net oder andere Methoden. Sie ist zwingende Voraussetzung, um das in den Köpfen der
MitarbeiterInnnen befindliche Wissen der gesamten Organisation zugänglich zu ma-
chen. Darauf folgt die Bewahrung von Wissen, wo Wissen selektiert, gespeichert sowie
aktualisiert wird. In diesem Zusammenhang setzen viele Unternehmen sogenannte An-
reizsysteme und Austrittsbarrieren ein, um MitarbeiterInnen an ihre Organisation zu bin-
den und vorhandenes Wissen zu halten. Die in der darauf folgenden klassischen Wis-
sensnutzung gewonnenen neuen Erfahrungen, stehen nicht automatisch für die Zukunft
zur Verfügung. Einige für spätere Anwendungsfälle relevante Informationen finden sich
im Punkt Wissensbewahrung wieder.
Der entscheidende Faktor ,,Feedback" setzt sich aus der Wissensbewertung und den
Wissenszielen zusammen. Das bedeutet, dass durch Überprüfen und Bewerten des
verwendeten Wissens mit den vorher gesetzten Zielen, die Schaffung und Optimierung
von neuem Wissen gesteuert werden kann.
25
http://www.geocities.com/BourbonStreet/1517/km/basics/mod--probst-d.html
, Download am 20.11.02
Was ist Wissensmanagement? Seite 16
Im Rahmen dieser Diplomarbeit wird nicht detaillierter auf die einzelnen Bausteine ein-
gegangen.
26
Im folgenden Abschnitt werden jedoch anhand dieser Bausteine die In-
strumente des Wissensmanagements vorgestellt, um einen Überblick über die Vielfäl-
tigkeit der Lösungsansätze zu erhalten. Ein Schwerpunkt unter den Technologien bildet
in diesem Rahmen das Intranet.
2.2.3
Instrumente des Wissensmanagements
In den letzten Jahren hat sich die Informationstechnik zunehmend in Richtung der Wis-
sens-Inhalte bewegt, so dass auch in diesem Bereich Wissen verstärkt an Bedeutung
gewonnen hat. Wie der Abbildung 9 zu entnehmen ist, lag zu Beginn des Informations-
zeitalters der Schwerpunkt der Entwicklung und Anwendung auf der Hardware. Im Ge-
genzug stiegen die Komplexität und die Qualität der Software. Die Bedienung wurde
einfacher und immer mehr Anwender verlangten nach perfektionierteren und anwender-
freundlicheren Funktionalitäten. Somit wurden die Inhalte der Anwendungen in den letz-
ten Jahren immer wichtiger.
27
Abb.9: Zunehmende Bedeutung von Wissen
28
Auch die Bundes- und Landesregierung räumt dem Einsatz der Informationstechnologie
eine zentrale Bedeutung ein, um die moderne und leistungsfähige Verwaltung bedarfs-
gerechter zu gestalten. Unter dem Zwang, die Verwaltungsvorgänge mit immer weniger
Mitteln und Personal in immer kürzeren Zeiten abzuwickeln, versprechen die Technolo-
gieentwicklungen eine Unterstützung der Wissensverteilung und Speicherung sowie die
Förderung der Wissensnutzung im Rahmen des Wissensmanagements.
26
weiterführende Literatur: Probst/Raub/Romhardt, 2000 und Splitter Nr. 3/2002
27
Wagner, 1999, o.S.
28
Wagner, 1999, o.S.
Was ist Wissensmanagement? Seite 17
Instrumente zur Wissensidentifikation
Um ein Wissensmanagementsystem aufzubauen, müssen die vorhandenen Wissensres-
sourcen identifiziert werden. In diesem Schritt wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt,
die zum einen alle Fähigkeiten, Erfahrungen, Informationen und Wissen einer Organisation
identifiziert und zum anderen vorhandene Wissensdefizite aufdeckt.
29
Dabei dienen soge-
nannte Modellierungswerkzeuge
30
als Hilfsmittel, um z.B. die Wissensressourcen in Wis-
senslandkarten ( mehr zur Wissenslandkarte auf S.21) darzustellen. Auch das Internet
kann als hilfsreiches Instrument für die Identifikation von Wissen dienen. Auf diese Weise
können sich Organisationen im Vorfeld einen wichtigen Überblick über bestehende Struk-
turen und deren Ausbaufähigkeit verschaffen.
Instrumente für den Wissenserwerb und die Wissensentwicklung
In einer Organisation wie der Verwaltung entsteht ständig Wissen. Der einfachste Weg, um
dieses Wissen auszutauschen, ist immer noch das Gespräch. Viele Mitarbeiter wissen bei
auftretenden Problemen, an wen sie sich wenden können. Dies setzt allerdings ein großes
persönliches Netzwerk voraus, welches viele Jahre Erfahrung, Einsatz und eine hohe
Kommunikationsfähigkeit bedarf. Durch die sogenannten Kaffeepausen und -ecken aktua-
lisiert sich das Netzwerk der MitarbeiterInnen wie von selbst, doch erfreuen sich diese
,,Kaffeekränzchen" nicht allgemeiner Beliebtheit. In den seltensten Organisationen sind so-
genannte ,,Wissenszimmer" oder offene Zimmer eingerichtet, die mit Papier, Schreibmate-
rial, Internetzugang und Drucker ausgestattet sind, um Diskussionen oder selbst organi-
sierte Workshops durchzuführen. Auch offen stehende Türen können für ein angenehmes
,,Wissensklima" sorgen.
Diese besondere Form von Kommunikation, also das zufällige Gespräch auf dem Gang
oder in der Kantine oder das Treffen in einem Gesprächsraum, ist für eine Organisation
lebensnotwendig, denn es muss ein Wissenstransfer stattfinden. Dabei können technisch
sogenannte Wissenslandkarten bei dem Aufbau und der Verbreitung eines solchen Netz-
werkes helfen ( mehr zur Wissenslandkarte auf S.21).
29
Wissensmanagement online,www.wissensmanagement.net/online/archiv/2001/[..], Download am 20.11.02
30
Beispiele für Modellierungswerkzeuge sind Produkte von Aris Toolset der IDS Scheer AG, Income der Promatis
AG etc.
Was ist Wissensmanagement? Seite 18
Instrumente zur Wissens(ver)teilung
Auch die besten Werkzeuge und Technologien des Wissensmanagements helfen wenig,
wenn das dokumentierte Wissen nicht dorthin gelangt, wo es benötigt wird. Ein WWW
31
in
Verbindung mit einer passenden graphischen Benutzerfläche wäre an dieser Stelle z.B. ein
entsprechendes Hilfsmittel. Das Intranet ist dabei eine der zur Zeit effektivsten und funkti-
onsfähigsten Methoden.
Doch was ist ein Intranet und was beinhaltet es im Einzelnen?
Der Begriff des Intranets entstand erst 1994 und trat mit der Einführung der vernetzten
multimedialen Dokumente in die Öffentlichkeit. Führende Unternehmen der US-Wirtschaft,
vor allem aus dem innovativen informationstechnischen Umfeld, legten die ersten Meilen-
steine in der Geschichte des Intranets. Heute setzt bereits mehr als die Hälfte der Unter-
nehmen den verkauften www-Server
32
ein und auch klein- und mittelständische Unter-
nehmen verbessern ihr Wissensmanagementsystem durch das Intranet. Doch was steckt
nun im Einzelnen dahinter?
Das Intranet ist ein firmeninternes Netzwerk, welches die Dienste und Techniken des In-
ternets nutzt. Aufgrund des internen Gebrauchs treten z.B. Probleme mit der Reaktionsge-
schwindigkeit nicht mehr auf. In Fachkreisen spricht man auch von dem privaten, veredel-
ten Internet. Es ist eine Plattform für den Austausch, die Systematisierung und Archivie-
rung von Wissen.
Der wesentliche Unterschied zum Internet besteht darin, dass das Intranet einen identifi-
zierbaren Benutzer und Betreiber besitzt. Es steht nur einer festdefinierten Menge zu, z.B.
einer Abteilung des Ministeriums X oder dem gesamten Ministerium X. Diese Menge kann
weiterhin Informationen aus dem allgemeinen Internet holen und benutzt zum Intranetzu-
gang den üblichen Internet-Browser. Bei der Verbindung zum Internet ist jedoch eine ge-
eignete Sicherungstechnik (Firewall) vorzusehen, um sich vor dem Zugriff Unberechtigter
auf das Intranet zu schützen. Jeder Mitarbeiter hat somit Zugang zu den bereitgestellten
Informationen, kann jederzeit Informationen anbieten, die meist wieder verwendet werden.
Vor allem spricht die anwenderfreundliche graphische Benutzeroberfläche für einen leich-
ten und schnelleren Zugang, womit aufwendige Schulungskosten entfallen. Es eignet sich
sowohl für dauerhafte, flüchtige Informationen als auch für große Informationsmengen.
Man verspricht sich mit dem Intranet folgende Vorteile
33
:
31
www = world wide web: ein Informationsdienst im Inter-/ Intranet
32
Programm, das auf einem speziellen PC läuft und auf Anforderung HTML-Dokumente an den Browser
überträgt.
33
Ob diese Punkte die MitarbeiterInnen in der Berliner Verwaltung als Vorteile des Intranets erkennen, kann den
Auswertungen siehe Anlagen 5,7 und 9 entnommen werden.
Was ist Wissensmanagement? Seite 19
es verbessert den Zugang zu Informationen,
es kann Kommunikations-Barrieren durchbrechen,
es unterstützt die Mitarbeiter auf allen Ebenen,
es kann Informationen an eine große Anzahl von Mitarbeitern verteilen und
es kann die Kosten erheblich senken.
Aufgrund dieser Vorteile dient das Intranet nicht nur als ein Kommunikationsmedium, son-
dern als Wissensbasis einer Organisation. Nebenbei übernimmt es die traditionelle Rolle
des Informationsverteilers und der Nutzer kann sich vermehrt auf die Rolle des Analytikers,
des Kritikers und des Ideengebers konzentrieren. ,,Damit wird das Intranet zum Motor des
Wandels vom Fließband zur lernenden Organisation. Dies ändert die Art und Weise, wie
Probleme in verteilten Systemen angegangen werden, wie verteilte Organisationen zu
managen sind und verändert den Wert, der den Mitarbeitern beigemessen wird."
34
Um die Möglichkeiten des Intranets voll auszuschöpfen, können bestimmte Anwendungen
und Dienste, die für das Wissensmanagement nützlich sind, ins Intranet integriert werden.
In der folgenden Tabelle werden einige von ihnen vorgestellt.
Dienste/
Anwendungen
Kurzbeschreibung
Newsgroups/
Diskussionsforen
Als ein elektronisches Schwarzes Brett zu sehen, wo man nach
bestimmten Themen ,,stöbern", Fragen stellen und beantworten
kann.
Chat
Chats dienen als Diskussionsforum für aktuelle Themen.
Suchmaschinen/
Agenten
Sie ermöglichen das Auffinden von Wissensinhalten und Wissens-
trägern. Suchmaschinen setzen Schlagwörter automatisch in Inhalte
um und bewerten zusätzlich die Relevanz der gefundenen Doku-
mente (wie Google aus dem Internet). Mit Agenten kann man die
Wissensbestände nach festzulegenden Themengebieten durch-
suchen lassen, die dann den Nutzer bei entsprechenden wichtigen
Inhalten benachrichtigen.
FAQ
Die FAQ-Seiten können als Hilfeseiten verstanden werden, die
gerade für Anfänger Fragen mit Antworten bieten können.
(Frequently Asked Questions)
Gelbe Seiten/
Expertenverzeichnis
Internes Telefonverzeichnis, das durch Angaben über individuelle
Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter erweitert ist
Tab.2: Anwendungen für Wissensmanagement
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KM @ Work- Teil 2
Was ist Wissensmanagement? Seite 20
In den meisten Fällen bildet das Intranet oder auch Groupware die grundlegende Architek-
tur für ein Wissensmanagementsystem. Groupware ist eine anerkannte und verbreitete
Technologie, die Mechanismen für Kommunikation, Koordination und Kooperation von Mit-
arbeitern in Arbeitsgruppen sowie Projekten bereitstellt. Das reicht von generell anwend-
baren Werkzeugen wie E-Mail oder elektronischer Kontaktverwaltung bis hin zu mehr spe-
zifischen Anwendungen wie Gruppenkalender und Diskussionsforen.
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,,Die Funktionalität
der gemeinsamen Arbeitsbereiche ist aus Sicht des Wissensmanagements besonders
hervorzuheben, da damit ein projekt- oder teamorientierter Zugriff auf eine Vielfalt von In-
formationsressourcen von unterschiedlichen Orten aus ermöglicht wird."
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Bei einer solchen Groupware-Anwendung kann z.B. in einem Retrieval System integriert
werden. Dieses System ermöglicht die Integration verschiedener Informationssysteme (wie
Internetseiten, Dokumentenmanagementsystem oder Groupware) für Suchanfragen. Die
Art der Suche wird als Stichwortsuche oder Volltextsuche bezeichnet. Sollen verwandte
Begriffe ebenfalls beachtet werden, so ist ein Thesaurus notwendig, der die verwandten
Begriffe verbindet und ordnet, sowie andere Beziehungen zwischen den beschriebenen
Merkmalen von Dokumenten aufzeigt.
Eine weitere Methode stellen sogenannte Mentorenprogramme dar. Sie dienen dazu,
dass neue Mitarbeiter von langjährigen Mitarbeitern nicht nur fachlich eingearbeitet wer-
den, sondern während der ersten Zeit auch mit der Kultur der Organisation vertraut ge-
macht werden. Damit werden implizites Wissen und Erfahrungen direkt weitergegeben und
die jungen MitarbeiterInnen können schon frühzeitig ihr eigenes Informationsnetzwerk auf-
bauen.
Instrumente zur Wissensbewahrung
,,Ist Wissen oder das Wissen über Erfahrungen und Qualifikationen von MitarbeiterInnen
als Information dokumentiert, so muss diese geeignet verwaltet werden. Die Verwaltung
von Wissen meint die Speicherung, Ablage und Bereitstellung des dokumentierten Wis-
sens."
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In diesem Zusammenhang bieten sich besonders Dokumenten-, Content- und
Führungsinformationssysteme an. Sie ermöglichen eine schnellere Suche der Informa-
tionen meist durch Setzen von Schlagwörtern. Diese Systeme müssen jedoch deutlich
voneinander abgegrenzt werden.
,,Wenn nicht dokumentiertes Wissen, sondern das Wissen über Wissensträger (Mitarbeite-
rInnen) verwaltet werden soll, leisten [sogenannte] Skill-Management-Systeme eine hilf-
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ExperTeam AG, KM Artikel.doc
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Föcker, E. 2001, o.S.
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Föcker, E. 2001, o.S.
Details
- Seiten
- Erscheinungsform
- Originalausgabe
- Jahr
- 2003
- ISBN (eBook)
- 9783832465360
- ISBN (Paperback)
- 9783838665368
- DOI
- 10.3239/9783832465360
- Dateigröße
- 5.6 MB
- Sprache
- Deutsch
- Institution / Hochschule
- Technische Hochschule Wildau, ehem. Technische Fachhochschule Wildau – Betriebswirtschaft/Wirtschaftsinformatik
- Erscheinungsdatum
- 2003 (März)
- Note
- 1,0
- Schlagworte
- intranet verwaltung
