Webmanagement am Beispiel des Prodacta Intranet

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1 Warum Webmanagement immer notwendiger wird
1.1 Begriffserläuterungen
1.2 Die Vorteile eines Intranet, eines Internetauftrittes
1.3 Webmanagement wird immer mehr zum Thema
1.3.1 Die Informationsflut wird größer
1.3.2 Die Ansprüche an das Design nehmen zu
1.3.3 Arbeitszeit kostet Geld
1.3.4 Netscape contra Microsoft
1.4 Zusammenfassung

2 Webtechnologien und Hilfsmittel zur Web Entwicklung
2.1 Die verschiedenen Webtechnologien
2.1.1 Die Hypertext Markup Language (HTML)
2.1.2 Cascading Style Sheets (CSS)
2.1.3 Skriptsprachen
2.1.3.1 Clientseitiges Scripting
2.1.3.2 Serverseitiges Scripting
2.1.4 Java Applets
2.1.5 Dynamic HTML (DHTML)
2.1.6 Extensible Markup Language (XML)
2.2 Web Entwicklungswerkzeuge
2.2.1 Microsoft Frontpage
2.2.2 Microsoft Visual InterDev
2.2.3 Macromedia Dreamweaver
2.2.4 HoTMetaL PRO
2.3 Zusammenfassung

3 Die verschiedenen Möglichkeiten Webmanagement zu realisieren
3.1 Datenbankgestütztes Webmanagement mit Hilfe von serverseitigen Skripts
3.2 Webmanagement mit XML und JavaScript
3.3 Kombination von Datenbanken, XML, ASP und JavaScript
3.4 Active Directory Service Interfaces
3.5 Ontobroker
3.6 Webmanagement Tools
3.6.1 Panagon Web Publisher
3.6.2 UserLand Frontier
3.7 Einfache Ansätze mit herkömmlichen Methoden
3.8 Ergebnis

4 Lösungsansatz: Webmanagement beim Prodacta Intranet mit Hilfe des Panagon Web Publishers
4.1 Ist-Analyse
4.1.1 Technischer Stand
4.1.2 Administration und Pflege
4.2 Konzeption
4.3 Umsetzung / Realisierung
4.4 Ergebnis und kritische Anmerkungen

5 Fazit

Anhang

6 Literaturverzeichnis

7 Abbildungsildverzeichnis

8 Tabellenverzeichnis

Einleitung

Wie kann man ein bestehendes oder ein neues Web mit möglichst wenig Aufwand und trotzdem effizient pflegen?

Geringer Pflegeaufwand und hohe Aktualität und Funktionalität stehen leider im Gegensatz zueinander. Jede Firma oder Institution, die im World Wide Web auftritt, kennt dieses Dilemma und muss sich mit ihm auseinandersetzen.

In dieser Arbeit geht es darum, die verschiedenen Möglichkeiten des Webmanagements und die verschiedenen dazu notwendigen Techniken zu analysieren und zu beschreiben.

Eine dieser Möglichkeiten, der Einsatz eines kommerziellen Programms, wird am Beispiel des Prodacta Intranet umgesetzt, ausführlich beschrieben und mit möglichen Alternativen verglichen.

Im ersten Kapitel werden zuerst die Begriffe rund um das World Wide Web erklärt, anschließend werden die verschiedenen Gründe, die Webmanagement nötig machen, erläutert.

Kapitel zwei beschäftigt sich mit den unterschiedlichen Webtechnologien. Außerdem werden darin einige der gängigen HTML Editoren vorgestellt. Die ersten Ansätze und Möglichkeiten, wie Webmanagement zu realisieren ist, werden in Kapitel drei behandelt. Kapitel vier geht konkret auf den speziellen Fall des Prodacta Intranet ein. Zu diesem Zweck wird eine Ist-Analyse des bestehenden Intranet gemacht. Auf der Basis dieser Analyse wird das Konzept entwickelt, welches schließlich umgesetzt wird.

1 Warum Webmanagement immer notwendiger wird

1.1 Begriffserläuterungen

- Internet Wer heutzutage von Internet spricht, meint in Wirklichkeit das World Wide Web. Das Internet ist jedoch ein Sammelbegriff für eine ganze Reihe von Diensten. Der Wohl am häufigsten genutzte Internetdienst dürfte ohne Zweifel E-Mail sein, das Versenden und Empfangen elektronischer Post. Daneben gibt es das weltweite Informationsnetz, das World Wide Web, kurz WWW genannt. Das Internet bietet noch eine ganze Reihe weiterer Dienste, wie z.B. Chat, Newsgroups, Gopher uvm., die aber für diese Arbeit nicht weiter von Bedeutung sind und deshalb hier nicht weiter beschrieben werden.
- Intranet Unter einem Intranet versteht man ein Netzwerk innerhalb einer Firma oder Organisation, welches die Techniken und Standards des Internet verwendet. Es ist in gewisser Weise ein firmeninternes Internet.
- Extranet Das Extranet ist der Teil des Intranet, auf das, im Gegensatz zum eigentlichen Intranet, auch autorisierte Außenstehende Zugriff haben.

1.2 Die Vorteile eines Intranet, eines Internetauftrittes

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

- Internet Microsoft [MiiM99] ist der Meinung, dass das Internet nachhaltig die Art und Weise beeinflusst, in der Unternehmen mit ihren Kunden und Partnern kommunizieren. Eine starke Internet-Präsenz versetzt Firmen in die Lage, ihre Kunden auf neue und innovative Wege zu erreichen und ihre Botschaft kosteneffizient zu vermitteln. Der Wandel ihrer Internet-Präsenz in ein Internet-Unternehmen, über das sie Umsatz generieren können, bietet die Möglichkeit, einen kostengünstigen Kanal für Geschäftstransaktionen im globalen Markt zu schaffen. Wie kein anderes Medium hat deshalb das Internet in kürzester Zeit seinen Siegeszug um die Welt angetreten und ist aus vielen Geschäftsbereichen nicht mehr wegzudenken. Während bis vor einigen Jahren eine Präsenz im World Wide Web hauptsächlich großen Firmen und wissenschaftlichen Einrichtungen vorbehalten war, entdecken momentan immer mehr kleinere und mittelständische Unternehmen, sowie Privatpersonen, die neuen Möglichkeiten die ihnen ein Internetauftritt bieten kann. Für viele Firmen ist ein Internetauftritt gleichzusetzen mit einer Prestigepräsentation. Schwächen im Internetauftritt würden einen enormen Imageverlust darstellen, den es unbedingt zu vermeiden gilt. Andere Firmen wickeln heute bereits Geschäfte über das Internet ab. Für solche Unternehmen ist eine gelungene Webseite bares Geld.

- Intranet Laut Microsoft [MkiM1999] bietet ein Intranet einem Unternehmen die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern und autorisierten Partnern detaillierte und einfach zu aktualisierende Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Mitarbeiter suchen im Intranet gezielt nach Produktinformationen und Querverweisen zu geplanten Veranstaltungen wann und wo sie diese brauchen. Redundanz wird dadurch reduziert, Verwaltungskosten eingespart sowie die Kommunikation vereinheitlicht und stets aktuell gehalten. Allein durch Einsparungen im Bereich Druck und Verteilung von Informationen amortisiert sich die Investition in intern genutzte Webtechnologie oft schon nach kürzester Zeit. Das Ziel eines Intranet ist es, mehr Informationen für mehr Benutzer zuverlässig, sicher und preiswert verfügbar zu machen, Kommunikation und Informationsaustausch stehen also, ebenso wie im Internet, im Mittelpunkt. Mit Intranet-Funktionalität kann sich jedes Unternehmen eine neue, effektive Möglichkeit für den Zugriff, die Bearbeitung und Weitergabe von Daten eröffnen. Experten sagen deshalb einen Intranet-Markt voraus, der eine größere wirtschaftliche Bedeutung haben wird, als das eigentliche Internet. Intranet haben jedoch schon heute einen gewaltigen Einfluss auf die Unternehmens-DV und werden auch schon mittelfristig ein wesentliches Element einer Gesamtstrategie für die Informationstechnologie - insbesondere in mittleren und großen Unternehmen - sein, ja geradezu der Schlüssel für erfolgreiche Unternehmenskommunikation. Die richtige Intranet-Strategie ist somit wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens. Ein Intranet ist eigentlich kein einzelnes Produkt, sondern ein Satz von offenen, allgemein akzeptierten Standards, der in Anwendungen umgesetzt wird. Das kann theoretisch jeder, doch in der Praxis gibt es kaum umfassende Lösungen. Darüber hinaus gibt es in der Regel in Unternehmen eine bestehende DV-Landschaft, die zu berücksichtigen ist: Ein Intranet muss sich in diese bestehenden Umgebungen integrieren lassen. Auch übernimmt ein Intranet in der Regel geschäftskritische Funktionen, die Intranet-Lösung muss also sehr zuverlässig arbeiten, wenn sie diese tragende Rolle im unternehmensinternen Informationsmanagement und -austausch übernehmen soll. Doch auch wenn alle Standards erfüllt werden, gibt es noch viele Bereiche, in denen eine Intranet-Lösung verbessert werden kann, zum Beispiel durch Volltext-Indizierung von Informationen und Suchmaschinen, um Informationen einfach und komfortabel zu finden und darauf zugreifen zu können. Auch an die Zukunft muss gedacht werden, die Lösung muss mitwachsen können, also skalierbar sein, und dafür schon von vornherein alle notwendigen Voraussetzungen mitbringen wie Multiprozessor-Unterstützung, verteilte Server und gemeinsame Administration mehrerer Server. Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, ihre Applikationen auf der Basis von Webtechniken zu realisieren und über das Intranet zu verteilen. Dies bietet gegenüber der herkömmlichen Art der Softwareverteilung mittels Setup Dateien einige Vorteile. Neue Versionen sind sofort für alle Benutzer verfügbar, ohne das man auf eventuelle Probleme möglicher fehlerhafter Installationen seitens der Benutzer eingehen muss.

1.3 Webmanagement wird immer mehr zum Thema

1.3.1 Die Informationsflut wird größer

Es ist offensichtlich, dass Internet und vor allem Intranets immer beliebter werden. Mit jedem Tag werden mehr und mehr Informationen durch Webtechnologien verbreitet.

Da aber eine große Menge der Informationen nur kurze Zeit aktuell sind, müssen die im Internet oder Intranet befindlichen Dokumente ständig erneuert werden. Mit der Größe eines Webs steigt aber auch dessen Pflegeaufwand. Das Web wird unüberschaubar und es ist schwer die Inhalte aktuell zu halten.

Der Vorteil der Webtechnologie, Dokumente nur einmal abzulegen und per Hyperlinks darauf zuzugreifen, erweist sich hier als Falle. Wird ein HTML Dokument gelöscht, verschoben oder umbenannt, muss man alle Seiten, die mit einem Hyperlink auf dieses Dokument verweisen, anpassen, um tote Hyperlinks zu vermeiden. Auch möglich ist, dass einige Seiten gar nicht mehr erreicht werden können. Dem Webmaster bleibt meistens nichts anderes übrig, als alle Seiten durchzuklicken und zu prüfen, ob alle Seiten korrekt angezeigt werden und alle Hyperlinks korrekt sind.

Hier bilden sich sehr schnell große Datengräber, die unter Umständen eine Menge wertvollen Speicherplatz auf dem Webserver belegen. Solche überflüssige, nicht mehr benötigte Dateien zu finden und zu löschen, nimmt viel wertvolle Arbeitszeit in Anspruch.

Einige der Web Entwicklungstools, die auf dem Markt erhältlich sind, bieten die Möglichkeit Verknüpfungen und Hierarchien zwischen den einzelnen Webseiten grafisch darzustellen. Doch dies löst das Problem nicht einmal Ansatzweise. Es werden zwar die Seiten und Ihre Beziehungen zueinander angezeigt, nicht jedoch die Pfade, wo die jeweiligen Seiten zu finden sind. Außerdem befinden sich in größeren Webs dermaßen viele Querverknüpfungen, dass klare Abgrenzungen nicht möglich sind.

1.3.2 Die Ansprüche an das Design nehmen zu

Des Weiteren werden die Ansprüche der User an das Design und Layout der im Internet oder Intranet präsentierten Informationen immer größer. Trockene, statische Informationspräsentation wird heutzutage nicht mehr angenommen. Die Benutzer möchten die Informationen mit Bildern und Bewegungen schön aufbereitet haben. Da werden Hyperlinks als bunte Buttons dargestellt, Logos und Bilder werden eingesetzt um die Webseiten aufzupeppen. Sehr schnell enthält eine solche Seite 10 oder mehr Bilder. Diese müssen natürlich im Web abgelegt und mit der Webseite verknüpft werden. Bei solchen Mengen noch die Übersicht zu behalten wird fast unmöglich. Daneben werden heutzutage vermehrt Skriptcodes in die HTML Seiten eingebunden, um Bewegung auf die Seiten zu bringen. Aber Laufschriften, Popup Menüs und Navigationsbäumchen vergrößern nur die Unordnung im Web. Hatte der Webmaster bisher nur Links zwischen den HTML Dokumenten zu kontrollieren, existieren nun auch Hyperlinks innerhalb der Dokumente. Auch diese Verknüpfungen müssen gepflegt, kontrolliert und aktualisiert werden. Das bedeutet in den meisten Fällen, dass für jedes Dokument mindestens zwei Verknüpfungen aktualisiert werden müssen, d.h. der Aufwand hat sich verdoppelt.

Aber auch die Layout und Design Anforderungen an sich stellen die Verantwortlichen von Internet und Intranet vor weitere Probleme. Es wird verlangt, dass das Web ein einheitliches Layout erhält, d.h. alle Seiten sollen identisch formatiert sein, mit denselben Überschriften in gleichen Schriftgrößen. Somit müssen alle Dokumente diesem Layout angepasst werden, was in den meisten Fällen bedeutet, jedes einzelne HTML Dokument „von Hand“ zu bearbeiten und zu formatieren. Besonders bei sich regelmäßig ändernden Dokumenten entsteht ein sehr umfangreicher und zeitraubender Bearbeitungsaufwand, der im wesentlichen nur aus Formatierungen, wie Farben und Schriftgrößen ändern, besteht. Darüber hinaus ist es schwierig, alle Seiten genau gleich zu gestalten, wenn man diese Formatierungen manuell machen muss.

Sollte nun aber das Layout des Internet oder Intranet geändert werden, ist der Webmaster gezwungen alle HTML Dokumente erneut durchzugehen und zu bearbeiten, was mit dem entsprechenden Zeitaufwand und somit mit hohen Kosten verbunden ist. Diese Kosten entstehen bei jeder Änderung des Designs. Viele Firmen scheuen es aus diesem Grund, ihren Webauftritt zu ändern und anders zu gestalten.

1.3.3 Arbeitszeit kostet Geld

Die meisten, vor allem größeren Webs werden nicht von einer Person allein, sondern von einer ganzen Gruppe von Entwicklern und Administratoren gepflegt und bearbeitet.

All diese Personen müssen sich abstimmen, damit die Arbeiten nicht doppelt und dreifach gemacht werden oder ganz untergehen und vergessen werden. Einem HTML Dokument sieht man aber nicht ohne weiteres an, ob es sich um die aktuelle Version handelt oder nicht. Man muss sich das Dokument in einem Browser ansehen oder es unter Umständen sogar durchlesen und kann über die Aktualität trotzdem keine Klarheit gewinnen. Erschwerend hinzu kommt, dass der Webmaster über die Inhalte der Dokumente in der Regel nicht Bescheid weiß.

In den meisten Fällen können sich die Webadministratoren absprechen, da sie sich wahrscheinlich einen Schreibtisch teilen. Was ist aber, wenn sich die verschiedenen Administratoren in einer Woche einmal nicht sehen? Oder wenn sie gar an unterschiedlichen Standorten tätig sind?

Das Bearbeiten dieser Dokumente und ganz besonders all die kleinen Pannen kosten die Webmaster ungeheuer viel Zeit, die ihnen die Firma bezahlt, d.h. all dies kostet eine Firma bares Geld.

FileNet führt auf ihrer Webseite mit der Produktbeschreibung des Panagon Web Publisher [IPbPWP] ein Rechenbeispiel an: „Ein typischer Webmaster kostet im Schnitt 65 $ pro Stunde. Es dauert normalerweise eine Stunde ein HTML Dokument zu erstellen, zu verlinken und zu veröffentlichen. Bei einer Menge von 300 Dokumenten pro Monat kostet dies die Firma 19500 $.“

Angenommen der Firma gelingt es den Zeitaufwand für das Veröffentlichen der Dokumente auf die Hälfte zu reduzieren, würde sie pro Monat fast 10000 $ sparen.

Aus diesem Grund haben sehr viele Firmen die Pflege Ihres Internet und Intranet an sogenannte Multimediafirmen vergeben. Diese haben sich auf Web Entwicklung und Administration spezialisiert. Damit sparen die Firmen gegenüber einem eigenen Webmaster eine Menge Geld, und sie schieben die Verantwortung an einen Dritten ab. Aber durch die Zuhilfenahme einer Firma verlängern sich die Laufwege der Dokumente, und die Reaktionszeiten werden größer, was bedeutet, dass es länger dauert, bis die Dokumente im Netz stehen. Außerdem ist die Vergabe solcher Dienstleistungen immer mit Risiken verbunden.

In fast allen Firmen und Institutionen sind der Autor der im Web zu veröffentlichenden Dokumente und der Web Administrator, welcher die Dokumente letztlich im Web veröffentlicht, verschiedene Personen. Hinzu kommt, dass die Autoren in den meisten Fällen keinerlei HTML Kenntnisse besitzen. Normalerweise sind dies Mitarbeiter vom Marketing oder Führungskräfte, die sich verständlicherweise nicht mit HTML auseinandersetzen möchten. Sie erstellen Ihre Dokumente wie gewohnt mit Word, Excel oder ähnlichen Office Programmen und reichen diese an den Webmaster weiter, damit er sie ins Internet oder Intranet stellen kann. Die aktuell gebräuchlichen Office Programme bieten zwar alle eine HTML Konvertierungsfunktion, aber diese lässt sich allenfalls für das Übersetzen von ein paar Zeilen einfachem Text verwenden. Bei komplizierteren Dokumenten, wie etwa Text mit Bildern oder Text mit Tabellen, versagen die HTML Konvertierungsfunktionen. Dem Webmaster bleibt also in den meisten Fällen nichts anderes übrig, als das Dokument noch einmal, diesmal in HTML, zu erstellen. Die Firmen müssen also den Großteil ihrer Dokumente zweimal erstellen, was natürlich doppelt Zeit und somit doppelt Geld kostet.

1.3.4 Netscape contra Microsoft

Eine weitere Hürde ist die Diskrepanz der beiden am meisten verbreiteten Browser, dem Netscape Navigator und dem Microsoft Internet Explorer. Die Unterschiede der beiden Programme sind an manchen Stellen so gravierend, dass den Web Entwicklern als letzte Möglichkeit oftmals nur die Erstellung von zwei Dokumenten bleibt, eines für den Navigator und eines für den Internet Explorer. Besonders die Interpretationen von Style Sheets und JavaScript Funktionen der beiden Browser weichen sehr stark voneinander ab.

Um ein selbstdefiniertes Objekt im Netscape Navigator anzusprechen ist die folgende JavaScript Zeile nötig:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1.4 Zusammenfassung

Nun ist offensichtlich, dass Webmanagement kein Thema ist, das auf die leichte Schulter genommen werden kann. Während in der Produktion rationalisiert und automatisiert wird, wird die Webverwaltung "noch per Hand gemacht". Doch auch hier bieten sich Möglichkeiten zur effektiveren Arbeitsgestaltung.

Der Traum vom perfekten Webmanagement ist ein System, in welchem die Informationen direkt, ohne zutun des Webmasters ins Web gelangen. Da eine solche Vorstellung etwas übertrieben ist, wäre es bereits zufriedenstellend, wenn die Veröffentlichung sich dauernd ändernder Dokumente automatisierbar wäre. Es bleibt also festzuhalten: Eine gute Webmanagement Lösung sollte möglichst viele, vor allem aber immer wiederkehrende Vorgänge automatisiert haben, um den Webmaster zu entlasten.

Um dies zu erreichen, stehen einem die verschiedensten Techniken und Entwicklungswerkzeuge zur Verfügung. Bevor also konkret auf die einzelnen Möglichkeiten Webmanagement umzusetzen eingegangen werden kann, soll das nächste Kapitel einen Überblick über die verschiedenen Webtechniken (Kapitel 2.1: Die verschiedenen Webtechnologien) geben, sowie einige HTML Entwicklungswerkzeuge (Kapitel 2.2: Web Entwicklungswerkzeuge) beschreiben.

2 Webtechnologien und Hilfsmittel zur Web Entwicklung

2.1 Die verschiedenen Webtechnologien

Seit der Geburt des Internet hat sich neben dem Internet selbst auch dessen Sprache weiterentwickelt. Wurde vor einigen Jahren noch reiner Text auf den Internetseiten dargestellt, so können heute mittels Programmiersprachen umfangreiche und komplexe Anwendungen erstellt und eingesetzt werden. Besonders sogenannte Online Shops, auch eCommerce genannt, werden im World Wide Web immer verbreiteter.

2.1.1 Die Hypertext Markup Language (HTML)

Die Hypertext Markup Language ist nach William J. Pardi [WjP99] die Basis des World Wide Web. Es bietet einen standardisierten Weg zur Erzeugung von Seiten mit formatierten Informationen, die einem immer weiter anwachsenden, weltweiten Publikum über das Internet zur Verfügung gestellt werden können. HTML hat spürbar die Art und Weise verändert, auf die die Leute Informationen senden und empfangen.

Die Hypertext Markup Language wurde von Tim Berner-Lee am Kernforschungszentrum CERN in Genf entwickelt. HTML basiert komplett auf SGML. Dadurch wird dem Computer der allgemeine Aufbau einer Webseite mitgeteilt. Es werden sogenannte Tags verwendet, um die Struktur eines Dokumentes zu bestimmen.

Ein HTML Dokument enthält immer zwei Arten von Informationen:

- Den Inhalt, der aus Texten und Verweisen auf zu ladende Dateien wie z.B. Grafiken, besteht.
- Formatierungshinweise und sonstige Markierungen, wie Verknüpfungen zu anderen Dokumenten. Diese werden Tags genannt und sind so etwas wie die Programmierbefehle von HTML.

HTML ist sehr einfach zu erlernen, was mit Sicherheit zur rasanten Verbreitung des World Wide Web beigetragen hat. Eigentlich beschreibt die Hypertext Markup Language nur die Struktur der Webseite, nicht die Formatierung. Heutzutage wird HTML hauptsächlich dafür benutzt, das Layout einer Seite zu bestimmen. Tabellen z.B. werden oft missbraucht, um Bilder oder Ähnliches auf der Webseite zu positionieren. Der große Vorteil der Hypertext Markup Language ist die Plattformunabhängigkeit. Es gibt heute wohl kaum noch Rechner auf denen nicht irgendein Browser läuft. Selbst die meisten Office Programme können mittlerweile HTML lesen, bzw. haben Exportfunktionen nach HTML. Mittlerweile wird HTML nicht nur im Web eingesetzt, sondern hält immer mehr Einzug in alle möglichen Formen der Datenpräsentation.

HTML gibt es mittlerweile in der vierten Version. Seit den Anfängen hat sich einiges verändert. Neue Tags kamen hinzu, andere wurden entfernt. Für die Standardisierung der Hypertext Markup Language ist das W3C zuständig. Das W3C kümmert sich neben HTML auch um alle anderen Webtechniken, mit dem großen Ziel das World Wide Web zu vereinheitlichen und unter einen Hut zu bringen.

Zum erstellen von HTML Dokumenten benötigt man nicht viel: Ein einfacher Texteditor reicht schon aus.

Komfortabler ist es natürlich, die HTML Dokumente mit Hilfe eines sogenannten HTML Editors zu erstellen. Die meisten helfen beim einfügen von Text und Grafiken, indem sie den notwendigen Quelltext automatisch erzeugen.

Einige gängige HTML Entwicklungswerkzeuge werden in Kapitel 2.2 (Web Entwicklungswerkzeuge) kurz beschrieben.

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