Wissensmanagement bei einem Automobilzulieferbetrieb

Schneider, Andreas

Wissensmanagement bei einem Automobilzulieferbetrieb

Exemplarische Entwicklung eines Intranet-Portals

von Andreas Schneider (Autor:in)

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Zusammenfassung

Inhaltsangabe:Problemstellung:
Im Rahmen der Diplomarbeit soll ein Intranet-Portal für den IT-Bereich des Unternehmens erstellt werden. Dabei sollen unter anderem ein Projektreporting und notwendige Informationsdienste zum Bereich "Personal Computer" gestaltet werden. Mithilfe des Portals sollen die Mitarbeiter des IT-Bereiches wichtige Informationen zentral abrufen, aber auch auf einfachem Wege selbst publizieren können. Informationsdienst "Personal Computer" beinhaltet die Einrichtung von Informationsforen wie z.B. "NewsGroups" und "FAQ", die zum Informationsaustausch zwischen den PC-Anwendern und dem IT-Bereich dienen sollen.
Die Frage danach, ob ein kommerzielles Contentmanagementsystem eingesetzt und an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden soll oder eine eigene Software-Lösung implementiert werden muss, soll erst im Laufe der Analysephase (Recherche und Bewertung) beantwortet werden. Die obengenannten Aufgaben und Probleme sollen dann mit geeigneten Mitteln gelöst werden. Die Arbeit befasst sich als erstes mit den Begriffen Knowledgemanagement und Contentmanagement. Weiter umfasst sie Recherche, Bewertung und gegebenenfalls Auswahl der notwendigen Softwaretools unter Berücksichtigung der gegebenen IT-Infrastruktur.

Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
1.Einführung/Aufgabenstellung3
2.Begriffsklärung4
2.1Was ist Knowledgemanagement4
2.2Was ist Contentmanagement7
3.Anforderungen/Bedarf10
3.1Anforderungen10
3.2Hard- und Software-Bedarf11
4.Komplett-Lösungen13
4.1Hyperwave Information Portal14
4.2Community Engine16
4.3Intrexx18
4.4Fazit21
5.Entwicklungshilfen für Web-Anwendungen23
5.1SilverStream 2.0227
5.2Tango Enterprise 3.5229
5.3Cold Fusion 4.531
5.4Fazit34
6.Anforderungsdefinition/Oberflächenprototyp36
6.1Anforderungsdefinition36
6.2Oberflächenprototyp43
7.Architektur47
7.1Software-Architektur47
7.2Datenbankarchitektur48
7.2.1Modellierungssprache50
7.2.2Informationssammlung52
7.2.3Datenmodell/Strukturierung der Information55
7.3Hardware-Architektur56
8.Entwurf58
8.1Software-Entwurf58
8.1.1Verwaltung der Auswahllisten58
8.1.2Erzeugung und Darstellung einer dynamischen Baumstruktur in der Navigationsleiste59
8.1.3Benutzerverwaltung62
8.1.4DVA-Workflow65
8.1.5FAQ-Workflow66
8.2Datenbankentwurf67
8.2.1Aufbau der […]

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

ID 4703

Schneider, Andreas: Wissensmanagement bei einem Automobilzulieferbetrieb: Exemplarische

Entwicklung eines Intranet-Portals / Andreas Schneider -

Hamburg: Diplomica GmbH, 2001

Zugl.: Nürnberg, Fachhochschule, Diplom, 2001

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Automobilzulieferbetrieb;

exemplarische Entwicklung

eines Intranet-Portals

Inhalt

1 Einführung/Aufgabenstellung

2 Begriffsklärung

2.1 Was ist Knowledgemanagement

2.2 Was ist Contentmanagement

3 Anforderungen/Bedarf

3.1 Anforderungen

3.2 Hard- und Software-Bedarf

4 Komplett-Lösungen

4.1 Hyperwave Information Portal

4.2 Community Engine

4.3 Intrexx

4.4 Fazit

5 Entwicklungshilfen für Web-Anwendungen

5.1 SilverStream 2.02

5.2 Tango Enterprise 3.52

5.3 Cold Fusion 4.5

5.4 Fazit

6 Anforderungsdefinition/Oberflächenprototyp

6.1 Anforderungsdefinition

6.2 Oberflächenprototyp

7 Architektur

7.1 Software-Architektur

7.2 Datenbankarchitektur

7.2.1 Modellierungssprache

7.2.2 Informationssammlung

7.2.3 Datenmodell/Strukturierung der Information

7.3 Hardware-Architektur

8 Entwurf

8.1 Software-Entwurf

8.1.1 Verwaltung der Auswahllisten

8.1.2 Erzeugung und Darstellung einer dynamischen Baumstruktur

in der Navigationsleiste

8.1.3 Benutzerverwaltung

8.1.4 DVA-Workflow

8.1.5 FAQ-Workflow

8.2 Datenbankentwurf

8.2.1 Aufbau der Datenbanktabellen

8.2.2 Datentypen

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exemplarische Entwicklung

eines Intranet-Portals

9 Implementierung

9.1 Programmierrichtlinien

9.1.1 Projekt-Verzeichnisstruktur

9.1.2 Namensgebung

9.1.3 Kommentierung

9.1.4 Formatierung

9.1.5 Beispiel

9.2 Anmerkung zur Realisierung

10 Zusammenfassung

11 Danksagung

12 Literaturverzeichnis

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exemplarische Entwicklung

eines Intranet-Portals

1 Einführung/Aufgabenstellung

Im Rahmen der Diplomarbeit soll ein Intranet-Portal für den IT-Bereich des

Unternehmens erstellt werden. Dabei sollen unter anderem ein Projektreporting und

notwendige Informationsdienste zum Bereich ,,Personal Computer" gestaltet werden.

Projektreporting sieht vor allem die zentrale Bereitstellung und Bearbeitung von

Projektdokumentationen und der Projektterminpläne im Intranet vor. Mithilfe des

Portals sollen die Mitarbeiter des IT-Bereiches wichtige Informationen zentral

abrufen, aber auch auf einfachem Wege selbst publizieren können.

Informationsdienst ,,Personal Computer" beinhaltet die Einrichtung von

Informationsforen wie z.B. ,,NewsGroups" und ,,FAQ", die zum

Informationsaustausch zwischen den PC-Anwendern und dem IT-Bereich dienen

sollen. Damit trägt das Portal dazu bei, unternehmensspezifische Probleme lösen zu

helfen.

Die Frage danach, ob ein kommerzielles Contentmanagementsystem eingesetzt und

an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden soll oder eine eigene

Software-Lösung implementiert werden muss, soll erst im Laufe der Analysephase

(Recherche und Bewertung) beantwortet werden. Die obengenannten Aufgaben

und Probleme sollen dann mit geeigneten Mitteln gelöst werden.

Die Arbeit umfasst zunächst Recherche, Bewertung und gegebenenfalls Auswahl

der notwendigen Softwaretools unter Berücksichtigung der gegebenen IT-

Infrastruktur. Falls keine kommerziellen Tools verfügbar sind, soll die praktische

Umsetzung des Intranet-Portals und sowie die Erarbeitung der notwendigen

Organisationsrichtlinien erfolgen.

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2 Begriffsklärung

Bevor man zu der praktischen Umsetzung eines Knowledgemanagementsystems

übergeht, soll im folgenden die Frage ,,Was ist eigentlich Wissensmanagement?"

geklärt werden.

2.1 Was ist Knowledgemanagement?

,,Gewußt wie!", ,,Wissen ist Macht", ,,Wenn das Unternehmen wüßte, was es weiß!",

,,Die Halbwertzeit von Wissen wird immer kürzer!" diese Aussagen umreißen

Erfahrungen im Umgang mit Wissen, die Unternehmen und die Menschen in den

Unternehmen immer intensiver machen. Wo es früher noch möglich war,

Wissenslücken durch Intuition zu schließen, wird dies heute bereits gefährlich. Ein

systematischeres Vorgehen ist selbst für kleine Unternehmen überlebenswichtig

geworden.

Trotz allem werden zuverlässigen Studien

zufolge nur zwischen 20 und 40% des

vorhandenen Wissenspotentials ausgeschöpft. Damit liegt eine der wichtigsten

Ressourcen des Unternehmens, der "Rohstoff" seiner Zukunft, überwiegend brach.

Im Umgang mit sich schnell weiterentwickelnden technischen Möglichkeiten und

Lösungen, mit immer neuen Marktanforderungen kommt es darauf an, schnell zu

wissen, wie man damit umgeht, wie man Wissensvorsprung nutzen kann, um einen

Wettbewerbsvorsprung daraus zu machen, und wie man sicherstellt, dass das an

unterschiedlichen Ecken und Enden, in verschiedenen Köpfen und Quellen

vorhandene Wissen zur richtigen Zeit zur Verfügung steht. Und das in einem Umfeld,

in dem immer mehr Informationen auf die Entscheider im Unternehmen einströmen

und auch benötigt werden, wobei Informationen und Wissen ja nicht dasselbe sind.

Wissen wird aus Informationen erst dann, wenn die anwendungs- oder

situationsbezogene Bedeutung von Informationen erkannt wird und wenn aus der

mehr oder weniger wahllosen Flut von Informationen die relevanten herausgefiltert

und in bedeutungsgerechter Weise strukturiert werden. Informationen werden zu

Wissen, indem Vergleiche und Verbindungen zwischen Informationen hergestellt,

Konsequenzen des Handelns aufgezeigt und diese zur Diskussion gestellt werden.

Susanne Mühlbauer, Gerhard Versteegen ,,Wissensmanagement" (http://www.it-

research.net/de/reports/)

Franz Lehner, Uni Regensburg ,,Wissensmanagementsysteme" (http://www-wi.uni-

regensburg.de/(de)/forschung/)

,,Knowledge Management" Studie des ILOI-Instituts (http://www.iloi.de/studie.html)

Frank Lohse, Sven Lennartz ,, Wuchern mit Pfründen" (c't 21/2000)

Johann Baumeister ,,Daten werden Wissen" (itFOCUS 9/2000)

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(Abbildung 1: basierend auf Probst, Raub, Romhard (1999))

Die heute zur Verfügung stehenden Techniken und Medien der Kommunikation und

Informationsbereitstellung wie E-Mail, Telefax, Internet mit Zugang zu einer rapide

ansteigenden Fülle von Datenbanken und Web-Pages, aber auch das ins

unermeßlich ansteigende Volumen der in Printmedien (Fachbücher,

Fachzeitschriften, Katalogen, Broschüren usw.) enthaltenen Informationen

überfordern die traditionellen Methoden des Wissensmanagements.

Sich Fakten merken, sich zu erinnern, wer was weiß, Dokumentationssysteme in

Aktenordnern alles hoffnungslos unzureichend! Insbesondere weil ja das Wissen

von gestern und heute schon in absehbarer Zeit überholt sein wird. Und zwar nicht

nur die Inhalte, sondern häufig auch die Strukturen des Wissens. Das gilt heute für

mittelständische Unternehmen genauso wie für Großunternehmen.

Es wird also Zeit, etwas zu unternehmen, um das Wissensloch durch

systematischere Beschaffung, Aufbereitung und das zugänglich Machen von Wissen

zu verkleinern und hierdurch höhere Entscheidungssicherheit und möglichst auch

eine überlegene Zukunftsorientierung zu erlangen. Das nennt man

Wissensmanagement.

Definition:

Wissensmanagement ist ein ganzheitliches, integratives Konzept, das

psychologische, organisatorische und informationstechnologische Faktoren

beinhaltet, um die effektive Erschließung und den Transfer von Wissen zu

gewährleisten.

Es ergeben sich also für ein Unternehmen nach der Einführung von

Wissensmanagement eine ganze Reihe von Vorteilen und Nutzen:

- schneller Zugriff auf interne und externe Informations- und Wissensquellen

- Reduzierung des Zeitaufwandes bei der Suche nach Informationen

- Produktivitätssteigerung durch direkten Zugriff auf Informationen durch alle

Mitarbeiter

- Vermeidung von Redundanzen d.h. mehrfach ausgeführten Arbeiten

Norbert Wilkens, 1998

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- kontinuierlichere und schnellere Arbeitsabläufe durch ständigen

Informationszugang

- Reduzierung bzw. Ausschaltung von Informations-Übertragungsfehlern

- Förderung von Kommunikations- und Kooperationsbereitschaft sowie der

Teamentwicklung

- Unterstützung einer schnelleren, kostengünstigeren und wirksameren

Entscheidungsfindung

- schnelle und zuverlässige Vermittlung kompetenter Ansprechpartnern

- Reduzierung des Papierumlaufs und damit auch Einsparung beim

Papierverbrauch

- intensivere Kundenbindung

- Innovationszuwachs und damit bessere Wettbewerbschancen

- effizientere Nutzung bereits vorhandener bzw. neu implementierter

Informationstechnologie

- Möglichkeit der Kommunikation zwischen verschiedenen

Systemumgebungen durch Internet-Technologie

Als Fazit lässt sich zusammenfassen: Je früher Wissensmanagement Bestandteil

der Unternehmenskultur wird, desto eher kann das Unternehmen davon profitieren.

Die Hauptbestandteile eines Wissensmanagement-Models (nach N. Wilckens) bilden

die Wissenserschließung und der Wissenstransfer. Weiter umfasst das Modell vier

Ebenen:

1. die individuelle Ebene

2. die kollektive Ebene

3. die organisatorische Ebene

4. die (informations)technologische Ebene

Wissen entsteht in der Person (individuelle Ebene), wird dort gesammelt (interner

Wissenspool) und von dort auf die nächsthöhere, hier die kollektive, Ebene d.h. in

ein Team oder eine Gruppe übertragen. Damit Wissen entstehen kann, ist eine

mehrdimensionale Intelligenz erforderlich.

(Abbildung 2: Wissensmanagement-Model)

Wissenserschließung

Fachkompetenz

Sozialkompetenz

Wissenstransfer

Kommunikation

Kooperation

Wissensmanagement

Psychologie

Arbeitsorganisation

Informationstechnologie

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exemplarische Entwicklung

eines Intranet-Portals

Es bedarf also nicht nur meßbarer Intelligenz im Sinne des klassischen

Intelligenzquotienten , sondern eben auch "emotionaler" Intelligenz

. Das, was wir im

allgemeinen als "Intuition" bezeichnen, dieses feine Gespür für Situationen und den

richtigen Umgang mit anderen Menschen, ist ein sehr wichtiger Bestandteil

emotionaler Intelligenz. Diese Intuition bzw. soziale (interpersonale) Kompetenz ist

gemeinsam mit der notwendigen Fachkompetenz eine der wesentlichen

Voraussetzungen für die erfolgreiche Anwendung von Wissensmanagement im

Unternehmen. Und genauso wie die IQ-Leistung durch Training verbessert werden

kann, kann auch die soziale Kompetenz durch geeignete Entwicklungs- und

Coachingmaßnahmen gesteigert werden.

Wissensmanagement ist die Weiterentwicklung des Wissens und der Kompetenzen

von Mitarbeitern, Teams und Organisationseinheiten. Informationstechnologie kann

hierbei die Verwaltung und Weiterverbreitung von Wissen unterstützen. Ihre

Aufgabe besteht darin, die definierten Vorgaben aufgabenorientiert zu realisieren. So

wird das kollektive Wissen nutzbringend umgesetzt, dessen formale und inhaltlichen

Strukturen innerhalb der Teams auf der Organisationsebene analysiert und

entwickelt wurden. Bei der informationstechnologischen Realisierung wird in Zukunft

die Internet-Technologie, insbesondere das Intranet, eine sehr wichtige Position

einnehmen. Dadurch wird es möglich, Kooperation effektiver zu gestalten und

erfolgreiche Teamstrukturen zu bilden.

2.2 Was ist Contentmanagement(system)?

Im Gegensatz zu Knowledgemanagement ist Contentmanagement kein Konzept,

sondern eine Strategie, eine Technik, um Knowledgemanagement in die Tat

umzusetzen.

Um Wissensmanagement zu realisieren, bedarf es einer Lösung, die Wissen

verwaltet und dessen Transfer z.B. in Form sogenannter Diskussionsforen oder

News Groups ermöglichen kann. Dafür kommen vor allem zwei Ansätze in Frage.

Eine bereits erprobte Technologie wären Groupware-Anwendungen z.B. Lotus

Notes. Wegen des offenen Standards wird aber häufig das Intranet favorisiert, ein

auf Internet-Technologie basierendes lokales Netzwerk.

Was ist denn eigentlich das Besondere an einem Intranet? Zunächst ist ein Intranet

nichts anderes als ein Netzwerk, das mit Internet-Technologie (Web-Server und

TCP/IP-Protokoll) ausgestattet ist und nur innerhalb einer Gruppe, einer Abteilung

oder eines Unternehmens besteht. Da es mit derselben Technologie wie das Internet

arbeitet, kann man es auch so benutzen und bedienen wie das Internet. Es spielt

daher für die Handhabung keine Rolle, ob mit Daten gearbeitet wird, die auf einem

Intranet- oder auf einem Internet-Server liegen. Somit ist ein Intranet eigentlich die

ideale Ergänzung zum Internet, weil beide mit derselben Benutzeroberfläche, dem

,,Browser", bedient werden können. Außerdem existieren ausgefeilte

Sicherungsmöglichkeiten. So kann man ein Intranet durch eine ,,Firewall", spezielle

Hard- bzw. Software, als Bastion gegen Angriffe aus dem Internet ausbauen. Alle

Features, die vom Internet her bekannt sind, können auch im Intranet realisiert

werden (E-Mail, NewsGroups etc.).

Daniel Goleman ,,Emotionale Intelligenz" Hanser Verlag 1997

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exemplarische Entwicklung

eines Intranet-Portals

Hauptaufgabe eines Contentmanagementsystems (CMS), das auf Intranet-

Technologie aufbaut, ist die Koordination der Veröffentlichung von Dokumenten, so

dass konsistente und stets aktuelle Online-Publikationen vorliegen. Dabei steht im

Vordergrund immer die konsequente Trennung von Layout und Content (Struktur

und Inhalt) und die einfache Erstellung von Inhalten auch für User, die sich mit

HTML-Editoren nicht auskennen.

Grundsätzlich unterstützen CMS eine automatische Erstellung, Steuerung und

Organisation von Inhalten durch folgende wichtige Funktionen:

Dokumentenmanagement

Mit dem große Mengen von Publikationen verwaltet werden können. Dabei helfen

Seiten-Templates, Wizards und andere Software-Hilfen unerfahrenen Autoren und

Redakteuren bei der Erstellung von Seiten. Die einzelnen Benutzer greifen auf

vorgefertigte Templates zurück, innerhalb derer sie je nach Zugriffsrechten Texte

bearbeiten können, ohne in das Layout einzugreifen.

Workflowmanagement

Um Arbeitsabläufe zu koordinieren. Innerhalb des Systems wird ein Rollenkonzept

erstellt, dass die Arbeitsabläufe des Teams wiederspiegelt. So kann beispielsweise

festgelegt werden, dass bestimmte Inhalte eines Redakteurs erst veröffentlicht

werden, wenn ein Chefredakteur diese gesehen hat.

Eine Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung

Damit wird beispielsweise festgelegt, wer an welchen Teilen einer Site arbeiten darf

und was er dort ändern kann.

Importschnittstellen

Zum Einbinden von Dokumenten und multimedialen Inhalten. Diese Funktion ist

wichtig, damit auch andere Formate auf der Seite, wie PDF oder Flash, eingebunden

und verwaltet werden können.

Versionskontrollen

Um jederzeit den letzen Stand der Dokumente herstellen zu können und

sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an der jeweils aktuellsten Version arbeiten.

Indizierung und Suchen von Dokumenten

Hiermit wird ein jederzeitiges Auffinden von Dokumenten und Inhalten gewährleistet.

Dies kann zum Beispiel in Form einer graphischen Navigation erfolgen.

Sicherheit

Probleme durch zeitgleichen und gemeinsamen Zugriff von Autoren auf bestimmte

Teile müssen vom System verhindert werden, d.h. wird ein Dokument von einem

Redakteur genutzt, muss es für diese Zeit für andere gesperrt sein.

Sinn eines CMS ist also, dass mehrere Nutzer im Team an ein und derselben Site

arbeiten, wobei das System die Verwaltung der geänderten Inhalte übernimmt.

Die erste Frage, die sich die Geschäftsführung vor dem Einführen eines CMS stellen

sollte ist: ,,Ist der Einsatz eines CMS überhaupt sinnvoll?"

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Der Einsatz von professionellen CMS wird für wirklich kleine Sites unrentabel sein,

jedoch drängen Anbieter auf den Markt, die sich genau dieser Zielgruppe

verschrieben haben. In folgenden Fällen sollte man aber auf jeden Fall ein CMS

einsetzen:

starker redaktioneller Inhalt

Bei der Pflege einer stark redaktionell orientierten Site, d.h. viele Inhalte werden oft

geändert, mehrere Online-Redakteure arbeiten am Inhalt, wird der Einsatz eines

derartigen Systems unersetzlich. Dies liegt daran, dass Möglichkeiten gegeben sein

müssen, den Zugriff auf einzelne Teile des Contents zu beschränken, nicht jeder soll

alles auf der Website ändern dürfen.

Unabhängigkeit von Agenturen und Internet-Dienstleistern

Ein weiterer Vorteil liegt in der Trennung von Inhalt und Layout. Traditionell sind die

Internet-Dienstleister, die das Angebot für die Firma erstellt haben, auch mit der

Pflege des Contents betraut. Beim Einsatz eines CMS besteht die Möglichkeit, das

Layout und das visuelle Framework weiter von der Agentur betreuen zu lassen,

teure Änderungen des Inhalts aber selbst zu übernehmen.

verteiltes Arbeiten

Bei großen Unternehmens-Sites ist es dagegen so, dass Inhalte zwar von mehreren

Personen erstellt werden, für die Einarbeitung dieser Inhalte aber eine Person, der

Webmaster, zuständig ist, weil er die technischen Kenntnisse besitzt. Hier hilft ein

CMS, indem es die Einarbeitung der Inhalte kompetenten, aber technisch

unerfahrenen Mitarbeitern überläßt und Fehler durch mangelnde Kenntnisse

verhindert. Ein weiterer Vorteil liegt in der Unterstützung von verteiltem Arbeiten an

einer Site von mehreren Standorten aus. Dies ist beispielsweise empfehlenswert bei

Autoherstellern, deren Händler ihre eigene Site im Design der Marke selbst pflegen

können.

Kosten

Sinnvoll ist es in solchen Fällen der Einsatz eines CMS auch durch geringere

Kosten, da sich jeder Mitarbeiter auf seine speziellen Fähigkeiten beziehen kann.

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3 Anforderungen/Bedarf

3.1 Anforderungen

Im Rahmen der Diplomarbeit soll ein Intranet-Portal entwickelt werden, das zwar

kein komplettes Contentmanagementsystem darstellt, aber folgende, typische CMS-

Merkmale aufweist:

1. geringer Administrationsaufwand und größtmögliche

Benutzerfreundlichkeit. Um zusätzlichen Administrationsaufwand zu

vermeiden, sollte Standardsoftware wie z.B. bereits auf den Workstations

installierte WWW-Browser zum Einsatz kommen. Das beschränkt den

Installationsaufwand auf die Server-Software und macht langwierige

Anwenderschulungen weitgehend überflüssig.

Unter Benutzerfreundlichkeit versteht man, dass eine Software sowohl

erfahrenen als auch unerfahrenen Benutzern eine komfortable Bedienung

ermöglicht. Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Qualitätsmerkmal einer

Software, das es erlaubt, die Aufwände für Einarbeitung, Benutzung oder

Prüfung so gering wie möglich zu halten (ISO/DP 9126).

Zu benutzerfreundlichen Eigenschaften von Programmen zählen:

- Einfacher Systemaufbau, eventuell mit mehreren Komplexitätsebenen

- gut strukturiertes, übersichtlich präsentiertes, aufgabengerechtes

Angebot an vom Benutzer nachvollziehbaren Funktionen

- jederzeitige Selbsterklärungsfähigkeit des Systems

- konsistentes, stets durchschaubares Systemverhalten auf allen Ebenen

- größtmögliche Flexibilität und Unterstützung hinsichtlich Vor- und

Zurückgehen, Unterbrechen und Fortsetzen von Dialogen

- bei fehlerhaften Eingaben verständliche Fehlermeldungen im Klartext mit

Korrekturhinweisen (auf Anforderung), möglichst geringe

Überraschungseffekte und keine fatalen Folgen

- kurze Antwortzeiten (das heißt nicht die Aufgabenerfüllung verzögernd;

bei kommerziellen Dialoganwendungen im Mittel unter zwei Sekunden).

Programme, die den skizzierten Anforderungen hinsichtlich

Aufgabenangemessenheit, Transparenz, Selbsterklärungsfähigkeit,

Konsistenz, Steuerbarkeit, Verlässlichkeit, Fehlertoleranz und

Antwortzeitverhalten entsprechen, werden als benutzerfreundlich bezeichnet.

2.Das Portal soll außerdem folgende Funktionen unterstützen:

- FAQ (häufig gestellte Fragen): Zusammenstellung häufig gestellter Fragen

und Antworten zu bestimmten Themenbereichen.

Es werden im Tagesgeschäft sehr viele Fragen an DV gestellt (telefonisch

und per Mail) wie z.B. ,,Wie kann ich auf einen Netzwerkdrucker zugreifen?"

oder ,,Wie richte ich in meinem Outlook einen persönlichen Ordner ein?", die

von den DV-Kollegen schon hundertfach beantwortet wurden und deren

Lösung eigentlich keine tiefen Computer-Kenntnisse bedarf. Um die

Mitarbeiter der DV-Abteilung zu entlasten und den anderen Kollegen die

Möglichkeit zu geben solche Probleme selbst schnell und ohne großen

Aufwand zu lösen, sind FAQs die optimale Lösung.

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- Diskussionsforen (NewsGroups): Bezeichnung für eine Diskussionsgruppe

zu einem bestimmten Thema, wo die Anwender öffentlich Informationen

austauschen können. Im Unterschied zur E-Mail werden die Beiträge nicht

direkt an die Adresse eines bestimmten Teilnehmers geschickt, sondern alle

Teilnehmer können sie bei Bedarf abrufen. NewsGroups sind die Schwarzen

Bretter des Intranets.

Diskussionsforen können Mitarbeiter einer Abteilung oder einer Gruppe

innerhalb einer Abteilung bilden, um nützliche Infos untereinander

auszutauschen. Der wesentliche Vorteil eines Diskussionsforums ergibt sich

daraus, dass die Informationen nicht an jeden Einzelnen verschickt werden

müssen (wie herkömmlich per Mail), sondern allen Teilnehmern zur

Verfügung stehen und jederzeit abgerufen werden können.

- Publizieren von Informationen: Veröffentlichung aller Arten von

Informationen und Dateien ohne HTML-Kenntnisse. Neue Inhalte im Portal

können mit jedem beliebigen Web-Browser publiziert werden. Keine spezielle

Software ist dazu notwendig. Alle Informationen werden in der Portal-

Datenbank in Ihrem ursprünglichen Format verwaltet.

Sehr wichtige Funktion um z.B. Projekt-Publishing zu realisieren. Eine

Intranet-Site, wo zunächst nur die DV-Mitarbeiter ihre

Projektdokumentationen, Ablaufanweisungen, Terminpläne in Form von

Excel-Tabellen, Word-Dokumenten oder PDF-Dateien ablegen könnten um

andere Kollegen, die entsprechende Berechtigung (Rechtevergabe) dafür

haben, auf dem Laufenden zu halten, wäre sehr nützlich.

- integrierte Suchfunktion: Jedem Portal-Benutzer sollte eine umfangreiche

Suchfunktion zur Verfügung stehen, welche die Suche nach Problemen und

Lösungen erleichtert und beschleunigt.

- Exchange-Mail-Dienste wie z.B. ,,Mail to": Jeder Benutzer soll die

Möglichkeit haben aus den FAQ oder Diskussionsforen direkt über Mail

Server eine Mail z.B. an den Autor des jeweiligen Beitrags oder den Web-

Master zu senden.

- Vergabe von Rechten: Das Berechtigungskonzept erlaubt es für einzelne

Benutzer und Gruppen Autoren- und Publizierungsrechte für bestimmte

Kategorien einzuräumen.

Es gilt sicherzustellen, dass jeder die für ihn geeigneten Informationen erhält

nicht mehr aber auch nicht weniger. Dafür ist ein Regelwerk zu erstellen,

das den Zugriff eines jeden Mitarbeiters auf Informationen regelt und

überwacht.

3.2 Hard- und Software-Bedarf

Um eine Software-Lösung zu realisieren, die obengenannten Kriterien entspricht,

werden folgende Hard- bzw. Software-Komponenten benötigt:

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1. Hardware

- PC für den Internet Server und Web Application Server

- PC für einen DB-Server

2. Software

- Internet Server (Apache, MS Internet Information Server ...)

- Web Application Server (Cold Fusion Applicaton Server, NetObject

Authoring Server ...)

- Datenbank (Oracle 8, MS SQL 7.0 ...)

- Entwicklungsumgebung für Web-Anwendungen (Cold Fusion Studio,

NetObject Team Fusion Client, MS FrontPage...)

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eines Intranet-Portals

4 Komplett-Lösungen

Natürlich ist es möglich, selbst ein Intranet aufzubauen, teilweise sogar aus

kostenlosen Komponenten, aber es drängen immer mehr Anbieter auf den Markt, die

Fertig-Produkte anbieten.

Bevor man mit der Entwicklung eines eigenen Intranet Portals beginnt, und das Rad

noch mal erfindet, sollte man sich nach den Fertig-Lösungen umsehen.

Informationen zu diesem Thema gibt es genug - Internet, Fachzeitschriften,

Fachmessen usw. Man hat dadurch mehrere Vorteile. Zu einem muss man dann

nicht mehr ein System von Grund auf neu entwickeln, sondern kann das eine oder

andere Fertig-Produkt zu Grunde legen (optischer Aufbau, Struktur...). Zum anderen

können die Probleme, die bei der Entwicklung der Produkte aufgetreten sind,

vermieden werden.

Als Resultat einer umfangreichen Recherche:

- im Internet

- über Fachzeitschriften: PC Professionell, Internet Professionell, PC-Welt,

c't, itFOCUS

- über Fachmesse-Besuch: Systems in München

wurden drei Produkte ausgewählt:

- Hyperwave Information Portal (Hersteller Hyperwave)

- Community Engine (Hersteller Webfair)

- Intrexx (Hersteller United Planet)

Die oben genannten Produkte wurden hinsichtlich folgender Punkte miteinander

verglichen

Komponenten/Features

- FAQ

- Foren

- Publizieren von Infos

- Indizierung

- Exchange-Mail-Services

- Aktualisierung der Links

- Datenbanken

- Vergabe von Rechten

- Sonstige Eigenschaften

Qualitätsmerkmale

- Administrationsaufwand

- Benutzerfreundlichkeit

- Anpassungsfähigkeit

Preis

Da die Software-Produkte nicht in einer ausführbaren Version zur Verfügung standen, beruhen alle

Aussagen auf den Angaben (Prospekte, Dokumentationen, Beschreibungen, Mail-Verkehr ...) des

jeweiligen Herstellers. Sollten der eine oder der andere Punkt fehlen, so wurden keine passenden

Infos diesbezüglich gefunden.

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exemplarische Entwicklung

eines Intranet-Portals

4.1 Hyperwave Information Portal

Das Hyperwave Information Portal ist ein webbasiertes Unternehmensportal, das

Informationen strukturiert und speichert wie unterschiedlich oder komplex diese

Informationen auch sein mögen. Hyperwave integriert sie in ein

zusammenhängendes Wissenssystem und macht sie über einen einfachen

Standard-Webbrowser zugänglich. So können Benutzer Inhalte über eine einzige

Applikation abrufen, bearbeiten, sammeln und sogar selbst veröffentlichen. Diese

Möglichkeiten der Addition und Integration machen die Hyperwave-Lösung zu einem

echten Gewinn für jedes Unternehmen

Administrationsaufwand

Das Portal wurde vor allem für den Einsatz in Unternehmen mit komplizierter

Infrastruktur und großer Mitarbeiter-Zahl wie z.B. Siemens AG oder BMW AG

entwickelt und ist aufgrund der Vielzahl komplexer Funktionen nicht ohne Weiteres

zu administrieren. Es werden aber herstellerseitig reichlich Schulungen angeboten.

Benutzerfreundlichkeit

Statt in einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme nach zusammengehörenden

Informationen zu suchen, bietet das Hyperwave Information Portal die Möglichkeit,

über einen ,,Single Point of Information" die aufbereiteten Informationen aus vielen

anderen Datenquellen darzustellen schnell, effizient und ohne Migrationsaufwand.

Ohne langes Suchen finden die Mitarbeiter alles, was sie zum täglichen Arbeiten

brauchen. Und da der Zugriff über Standart Webbrowser wie den Netscape

Communicator oder MS Internet Explorer erfolgt, können die Mitarbeiter weiter

gewohnten Arbeitsumgebungen nutzen.

FAQs und Diskussionsforen

Das Hyperwave Information Portal ist als grundsätzlich kollaboratives System

angelegt und bietet darum zahlreiche Möglichkeiten zur Kommunikation und

Zusammenarbeit. Integrierte Diskussionsforen erlauben es, Ideen auszutauschen,

zu diskutieren und zu optimieren. Dies beschleunigt Entscheidungsprozesse und

macht sie einfach nachvollziehbar.

Publizieren von Informationen

Veraltete Informationen sind meistens wertlos und oft kontraproduktiv. Damit ein

Intranet produktiv genutzt werden kann, muss die vorhandene Information stets

aktuell sein. Das Hyperwave Information Portal ermöglicht allen Benutzern in den

Bereichen mit Schreibrechten, Dokumente selbst zu publizieren und umgeht damit

den Engpass des zentralen Webmasters.

Der integrierte, anpassbare HTML Editor und dialoggestützte Upload-Funktionen

ermöglichen es auch ohne spezielle Kenntnisse und ohne lange Einarbeitungszeit

Dokumente auf dem Server zu publizieren. Mit den Hyperwave Virtual Folders ist es

möglich direkt aus Windows Applikationen heraus oder im Windows File Explorer,

Dateien per Drag and Drop auf dem Server zu publizieren.

Trotz dieses hohen Freiheitsgrades für die Mitarbeiter und der daraus resultierenden

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Andreas Schneider (DT8)

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Automobilzulieferbetrieb;

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verteilten Autorenschaft ist durch die Trennung von Layout und Inhalt ein

gleichbleibendes Erscheinungsbild des Intranets gewährleistet. Auch die Navigation

in diesem dynamischen Informationsbestand ist durch automatisch aktualisierte

Navigationselemente stets sichergestellt

Indizierung

Jedes neue Dokument und jede Änderung werden sofort von der Verity

Volltextsuche indiziert Informationen sind daher unmittelbar und ohne das übliche

Warten auf die Reindizierung über die Suche verfügbar.

Mit der Möglichkeiten der integrierten Volltextsuche, die auch die semantische

Suche nach Wortfeldern unterstützt, ist es möglich, zu jedem Dokument alle

relevanten Dokumente darzustellen an welcher Stelle des Systems sie auch

gespeichert sein mögen.

Aktualisierung der Links

Wenn Informationen erst durch Ihre Verknüpfungen wertvoll werden, dann sollte

diesen Links besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Links, die entweder zu

Fehlermeldungen oder veralteten Dokumenten führen, lassen die Akzeptanz eines

Intranets drastisch sinken. Im hektischen Arbeitsalltag fehlt die Zeit, nach diesen

verlorenen Informationen zu forschen. Der Administrationsaufwand für das Pflegen

von Links in konventionellen Systemen ist enorm, wodurch die Linkkonsistenz nicht

mehr gewährleistet ist. Schnell sind Dokumente isoliert und damit nicht mehr

verfügbar, auch wenn Sie noch im System gespeichert sind.

Hyperwave löst dieses Problem ohne Administrationsaufwand indem alle Hyperlinks

als bidirektionale Links in Datenbankobjekten festgehalten werden: Jede Änderung

des Quell- oder Zieldokuments veranlasst automatisch eine Aktualisierung aller

betroffenen Dokumente. Ist das Zielobjekt eines Links nicht verfügbar, etwa weil es

gelöscht wurde oder weil der aktuelle Benutzer keine Leserechte darauf hat, so wird

der Link nicht dargestellt. Auf gleiche Weise wird sichergestellt, dass Links immer

auf die aktuellste Version eines Dokumentes verweisen.

Anpassungsfähigkeit

Praktisch alle Charakteristika des Hyperwave Information Portals können vom

Benutzer personalisiert werden. Optisch wie funktional, von der Gestaltung der

Oberfläche bis zur tatsächlichen Präsentation der Inhalte. Das erspart komplizierte

Einarbeitung und steigert die Akzeptanz. Jeder Mitarbeiter kreiert einfach die

Umgebung, die für seinen Aufgabenbereich sinnvoll ist und die seinen

Arbeitsgewohnheiten entgegenkommt.

Natürlich existieren in Unternehmen unterschiedliche Anforderungen, um individuelle

Informationsumgebungen ansprechen zu können. Anwendungsentwicklern bietet

das Hyperwave Information Portal daher viele Möglichkeiten, individuelle, modulare

Lösungen zu entwickeln. Möglich wird das durch eine leistungsfähige API für Server-

side Javascript, C++ und Java.

Rechtevergabe

Jeder Anwender eines Unternehmens hat abhängig von seinen Aufgaben ein

anderes, sehr individuelles Informationsbedürfnis. Um diesen Informationsbedarf zu

genügen und damit sowohl die Produktivität als auch die Akzeptanz des Systems zu

maximieren, reicht ein statisch aufgebautes Intranet nicht mehr aus: Das Hyperwave

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Information Portal unterstützt über Rollenkonzepte den spezifische

Informationsbedarf bestimmter Aufgabengebiete und ermöglich darüber hinaus die

individuelle Personalisierung des Portals für jeden einzelnen Anwender in den

Grenzen, die der Administrator festlegt.

Datenbanken

Momentan wird Oracle 8 (auch Oracle 8i) als Standard-Datenbank eingesetzt. In der

nächsten Version (6.0) wird auch MS SQL als Standard-Datenbank unterstützt. Die

Anbindung zu anderen Datenbanken ist in Projekten mehrmals erfolgreich

durchgeführt worden.

Sonstiges

In dieser Kategorie sind zwei zusätzlichen Funktionen erwähnenswert.

Automatische Information: Um den Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern

und die Produktivität zu erhöhen, stellt das Hyperwave Information Portal Funktionen

zur Verfügung, die den Anwender automatisch informieren wenn bestimmte

Ereignisse eintreten. So wird der Anwender benachrichtigt, wenn Dokumente in

einem Freigabeprozess für ihn zur Bearbeitung bereitliegen, wenn bestimmte

Dokumente geändert wurden oder neue Dokumente zu einem spezifischen

Themengebiet publiziert wurden. Diese automatischen Benachrichtigungen erfolgen

entweder beim Anmelden an das System oder per Email. Die Mitarbeiter bleiben

immer up to date, ohne selbst viel Zeit mit der Suche nach neuen Informationen zu

verbringen.

Versionieren der Dokumente: um sicherzustellen, dass alle publizierten

Informationen aktuell und gültig sind, stehen im Hyperwave Information Portal alle

Möglichkeiten eines Dokumentmanagementsystems zur Verfügung: Mit

Versionskontrolle, Versionsverlauf und Workflow-Mechanismen stellt man sicher,

dass die Mitarbeiter auf einer korrekten Informationsgrundlage arbeiten.

Preis

Über den Preis kann man leider keine genauen Angaben machen. Die Hyperwave-

Software kostet in der aktuellen Version um die DM 45.000. Dazu kommen Lizenz-

(auf User-Anzahl basiert), Support- und Consulting-Kosten. Diese sind in jedem

Projekt anders und werden individuell gerechnet.

4.2 Community Engine

webfair Community Engine ist eine Informations- und Kommunikations-Software,

über die Mitarbeiter, Geschäftspartner und Händler Informationen, Erfahrungen,

Ideen und Feedback über Internet, Intranet und Extranet austauschen können.

Mit Community Engine sind Unternehmen in der Lage, zeitnah auf

Marktentwicklungen zu reagieren, Geschäftsmodelle kundenorientiert

weiterzuentwickeln, unternehmensinterne Arbeitsprozesse zu beschleunigen und

Informations-, Kommunikations- und Verwaltungskosten drastisch zu senken -

Mehrwerte, die in klaren Wettbewerbsvorteilen resultieren.

Details

Seiten
Erscheinungsform: Originalausgabe
Jahr: 2001
ISBN (eBook): 9783832447038
ISBN (Paperback): 9783838647036
DOI: 10.3239/9783832447038
Dateigröße: 1.9 MB
Sprache: Deutsch
Institution / Hochschule: Georg-Simon-Ohm-Hochschule Nürnberg – Nachrichten- und Feinwerktechnik
Erscheinungsdatum: 2001 (November)
Note: 2,0
Schlagworte: web-anwendungen application server web-technologien contentmanagement

Autor

Andreas Schneider (Autor:in)